St.meld. nr. 22 (1999-2000)

Kjelder til kunnskap og oppleving

Til innholdsfortegnelse

4 Status og hovudutfordringar på arkivområdet

4.1 Presentasjon av arkivsektoren

4.1.1 Arkiv - kjenneteikn og funksjon

Arkiv vert nytta som nemning både på ei gruppe institusjonar og på det dokumenttilfanget desse institusjonane oppbevarer og gjer tilgjengeleg for ettertida. I den siste tydinga kan eit arkiv definerast som summen av dei dokumenta som er laga av eller komne inn til ein enkelt arkivskapar, og som denne tek vare for å kunna dokumentera sine eigne aktivitetar eller handlingar. Nemninga arkivskapar kan omfatta alt frå offentlege organ, via bedrifter, institusjonar og organisasjonar av alle slag, til privatpersonar.

Arkiv oppstår primært for å fungera som internt minne og informasjonskjelde for arkivskaparen. Normalt er det fyrst når arkivdokumenta har nådd ein alder som gjer at den interne dokumentasjonsverdien er sterkt redusert, at det er aktuelt å la ein arkivinstitusjon ta hand om dei for ettertida. Dette har samanheng med at alderen ofte tilfører arkivet ein meir allmenn dokumentasjonsverdi. I ein arkivinstitusjon kan dermed eit arkiv få nytt liv som samfunnsmessig dokumentasjon, etter å ha utspelt si aktuelle rolle i den verksemda der arkivet oppstod.

Den prosessen som består i at arkiv vert skapt, vert til vanleg kalla arkivdanning, medan den funksjonen ein arkivinstitusjon skal ivareta, kan omtalast som ein depotfunksjon, og arkivinstitusjonar kan difor også kallast depotinstitusjonareller arkivdepot.Vidare nyttar ein uttrykket avlevering når ein arkivinstitusjon tek over både den fysiske oppbevaringa og eigedomsretten til eit arkiv. Dersom arkivskapar framleis skal eiga arkivet etter at det fysisk er flytta til arkivinstitusjonen, talar ein i staden om deponering.

Verdien av eit arkiv, anten det er avlevert, deponert eller framleis i aktiv bruk hos arkivskapar, er altså avhengig av at det kan nyttast som dokumentasjon. Arkivdokumentasjon oppstår ved at tekst, bilete eller lyd som gjev att, avspeglar, gjer greie for, eller på annan måte representerer ein aktivitet eller ei handling, vert festa til eit medium for bevaring og seinare bruk. Dokumentasjonen vil dermed kunne fungera som eit slags prov på kva som gjekk føre seg. Den vanlegaste forma for dokumentasjon er tekstdokument på papir. Men arkivdokument kan også ha form av fotografi, teikningar, andre bilete, lydfestingar, film, video etc., og dei kan festast til andre medium enn papir. I dag er elektroniske medium på veg til å ta over meir og meir av den dokumentasjonen som vert produsert, anten det gjeld tekst, lyd eller bilete.

Karakteristisk for arkiv er elles at det einskilde arkivdokumentet som regel er unikt, ved at det berre eksisterer i form av ein einskild originalversjon hos ein einskild arkivskapar. Arkiv vert såleis ikkje til med sikte på spreiing til ein vidare krins, slik tilfellet er med bøker og andre allment tilgjengelege dokument. Dermed er det trekt eit skilje mellom arkivmateriale og det typiske bibliotekmateriale. Det er opphavssituasjonen som definerer eit gjeve dokument som eit arkivdokument. Arkiv oppstår som eit administrativt hjelpemiddel og dermed som eit biprodukt av den eigentlege verksemda hjå ein arkivskapar.

Men det finst unnatak frå dette hovudmønsteret. Av og til kan arkiv oppstå gjennom innsamling av einskilddokument med det medvetne føremålet å skapa arkiv. Dette har mykje til felles med innsamling av materielle gjenstandar til museumssamlingar, men ein skilnad er at arkivskaparen ofte også skaper sjølve det materialet som vert samla inn. Dette heng saman med at det som regel dreier seg om immaterielle kulturytringar som må nedteiknast i skriftleg form eller takast opp som lyd, film eller bilete. Det kan vera munnleg tradisjonsstoff, folkloristisk stoff som viser segner og eventyr, eller andre personlege minne som vert samla gjennom lydbandopptak eller innhenting av skriftlege svar på utsende spørjeskjema. Det kan også vera dialekter, stadnamn og anna ordtilfang, musikk- og danseformer, arbeidsprosessar og handverksteknikkar, oppmålingar av bygningar og byplanar o.l. Med ei samlenemning kan slikt materiale kallast for tradisjonsarkiv, og i fagvitskapleg terminologi vert det også omtala som initierte kjelder.

4.1.2 Historisk tilbakeblikk

Arkivdelar i form einskildståande dokument eller meir eller mindre uavgrensa dokumentmengder, det vi kan kalla arkivmateriale, har arkeologane støtt på ved utgravingar i dei eldste samfunn. Truleg har arkiv vorte danna så lenge det har funnest skrivne ord eller oppteikningar av eit eller anna slag. Noko forenkla kan ein seia at dei gamle statsmaktene frå byrjinga såg på arkiv og arkivhald fyrst og fremst som eit vern om offentleg eigedom og maktutøving.

Det fyrste vitnemålet om arkivdanning hos den norske kongemakta finn vi i Sverre-soga. Her heiter det at kong Sverre lét skriva opp heile det forliket han gjorde med Harald Orknøyjarl, og han lét bokføra alle dei gardar og eigedomar på Orknøyane og Hjaltland som hadde tilhøyrt dei mennene som fall ved slaget i Florvåg i 1195. Utanom slike jordebøker, heimelsbrev og andre dokument av særleg økonomisk verde som administrasjonen stendig hadde bruk for, må vi tru at kongemakta også tidleg tok vare på brevskifte med framande makter, særleg traktatar.

Då Håkon V Magnusson ved byrjinga av 1200-talet flytta sentraladministrasjonen til Oslo, vart den nye borga som kongen bygde på Akersneset, snart teken i bruk som den tryggaste gøymestaden for det kongelege administrasjonsarkivet. Frå slutten av 1300-talet vart det herifrå overført ein god del dokument til det dansk-norske felleskanselliet i Kalundborg, seinare København. Men frå slutten av 1500-talet vart Akershus tilhaldsstaden for nye sentraladministrative embete i Noreg, og desse gav opphav til ny arkivdanning på festningen.

Med utgangspunkt i denne arkivdanninga kan ein seia et borga etter kvart også fekk ein faktisk depotfunksjon ved at delar av dei gamle administrasjonsarkiva vart verande der opp gjennom hundreåra. I tillegg vart det etter kvart overført til Akershus ein del arkiv som var danna andre stader. Men det meste av det eldre arkivmaterialet gjekk tapt ved ein brann i 1527, og mykje vart også øydelagt eller kom på avvegar seinare.

Moderne norsk arkivhistorie har sitt opphav i 1817. På våren det året braut nokre soldatar seg inn i arkivet på Akershus og tok med seg ei mengd protokollar som dei sidan slengde frå seg eller selde til handelsmenn ute på byen. Dette var ein vekkar, og ved kgl.res. av 6. juni 1817 vart det norske riksarkivet formelt etablert, frå byrjinga administrativt knytt til Finansdepartementet og lauseleg organisert med ein styrar i bistilling. I 1839 vart det fastsett at institusjonen skulle verta eit eige kontor i Finansdepartementet under leiing av ein «Bureauchef som Archivarius». Eit snautt år seinare vart Henrik Wergeland utnemnd i det nye embetet, og han var dermed den fyrste riksarkivaren i Noreg.

Ved ei stor departementsreform i 1846 vart riksarkivkontoret overført frå Finansdepartementet til Kyrkjedepartementet, og i 1875 vart Riksarkivet skilt ut frå departementet som eigen institusjon og riksarkivarembetet oppgradert til ei sjølvstendig embetsstilling. Departementsoverføringa i 1846 var elles grunngjeven slik i resolusjonsføredraget:

«Endelig antage vi, at Rigsarchivet, som nu henhører under Finants-Departementet, bør henlægges til Kirke-Departementet, under hvis Bestyrelse nu henhører Musæer og Bibliotheker, med hvilke Rigsarchivet i en vis Henseende synes at staae i nær Forbindelse, (...)»

I 1837 vart det fastsett at også lokale styresmakter skulle senda inn dei eldre arkiva sine til Riksarkivet. Denne sentralistiske løysinga har gradvis vorte erstatta av eigne regionale arkivinstitusjonar, fyrst Centralarkivet for Trondhjems og Tromsø stift i 1850 og Stiftsarkivet i Bergen i 1885. Riksarkivet vart verande lokalarkiv for Aust- og Sørlandet til 1914, men det året vart Stiftsarkivet for Oslo etablert som eigen institusjon, og herifrå vart Stiftsarkivet i Hamar utskilt i 1917, Statsarkivet i Kristiansand i 1935 og Statsarkivet i Kongsberg i 1995. Namneskiftet frå stiftsarkiv til statsarkiv skjedde i 1919. Statsarkivet i Stavanger vart utskilt som eigen arkivinstitusjon for Rogaland i 1970, og Statsarkivet i Tromsø fekk i 1988 ansvaret for Finnmark, Troms og Svalbard.

Dei fyrste stiftsarkiva sorterte direkte under vedkomande stiftsdireksjon utan noko samband med Riksarkivet, men i Kronprinsregentens resolusjon av 25. mars 1904 fekk Riksarkivaren den overordna leiinga av «Rigets Arkivvæsen». Med dette hadde embetet fått den dobbeltstillinga det framleis har. Riksarkivaren er både leiar for heile den tenestegreina som frå 1935 ber nemninga Arkivverket, og dessutan direkte styrar for Riksarkivet, den eine av dei no ni institusjonane i Arkivverket.

Heilt frå det kommunale sjølvstyret vart innført gjennom formannskapslovene av 1837, har kommunane hatt ansvaret for depotfunksjonen for sine eigne eldre arkiv. Frå om lag 1915 har likevel Riksarkivaren oppfatta det som ein del av ansvaret sitt å føra tilsyn med dei kommunale arkiva, og i lov om kommunestyre på landet frå 1921 vart det fyrste gongen lovfesta at staten skulle ha kontrollansvar overfor kommunane i arkivspørsmål. I 1948 vart dette ansvaret formelt delegert til Riksarkivaren. Trass i klare lovbod og statleg tilsyn er det berre få kommunar som til no har etablert sin eigen arkivinstitusjon eller tilsvarande depotordningar. Den eldste av desse er Kommunearkivet i Oslo, no Oslo byarkiv, som vart oppretta i 1907.

Den einaste private arkivinstitusjonen med ei lang historie er Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, oppretta i 1909 etter svensk førebilete, på initiativ av formannen i Norsk Jern- og Metallarbeiderforbund og gjennom eit nært samarbeid mellom Landsorganisasjonen og Arbeidarpartiet, som enno eig institusjonen i fellesskap.

4.1.3 Dagens arkivlandskap

Dagens arkivlandskap er sterkt dominert av dei ni arkivinstitusjonane i Arkivverket, Riksarkivet og åtte regionale statsarkiv. Ved utgangen av 1998 hadde desse ein arkivbestand på vel 140 000 hyllemeter papirarkiv, dessutan 821 magnetband og 77 CD-rom-plater med edb-basert arkivmateriale, og det vart utført i alt 193 årsverk. Arkivlandskapet utanfor Arkivverket er meir fragmentert og skal her omtalast noko nærare.

Dei aller fleste institusjonar som arbeider med vern og formidling av arkiv utanfor Arkivverket, er organiserte i Landslaget for lokal- og privatarkiv, som vart stifta i 1986. Fram til 1997 var organisasjonen driven på friviljug basis, men det er no oppretta eit sekretariat med ein tilsett i halv stilling. Føremålet er å fremja vern og formidling av kommunalt og privat arkivtilfang i Noreg og heva det faglege nivået på dette arbeidet. Organisasjonen har 152 medlemmer når vi ser bort frå nokre personlege medlemskap og einskildinstitusjonar i Arkivverket. 109 av desse medlemsinstitusjonane som svara på eit spørjeskjema i 1997, hadde ein samla arkivbestand på vel 60 000 hyllemeter, fordelt på vel 22 000 arkiv. Av desse 109 er det 46 arkivinstitusjonar, 35 museum, 5 bibliotek, 2 historielag, 4 organisasjonsarkiv, 1 bedriftsarkiv, 14 kommunar og 2 fylkeskommunar.

Nemninga arkivinstitusjon er her nytta i vid tyding og omfattar m.a. fem regionale institusjonar av Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek. Fleire av desse slit tungt med å halda aktiviteten oppe, og det kan vera tvilsamt om dei alle oppfyller krava til ein streng definisjon av omgrepet arkivinstitusjon. Ein slik definisjon føreset at institusjonen oppbevarer arkiv på permanent basis, at materialet er ordna og katalogisert, og at det finst arkivfagleg tilsette til å ta seg av publikum. Desse aktivitetane bør også utgjera ein monaleg del av den samla verksemda for at vi skal kunna tala om ein rein arkivinstitusjon.

Talet på 46 registrerte arkivinstitusjonar inkluderer også fem interkommunale arkivordningar, forkorta IKA. Dette er institusjonar som i utgangspunktet ikkje har hatt til oppgåve å oppbevara arkiv på permanent basis. Dei er likevel strategisk svært viktige institusjonar for dei kommunale arkivfunksjonane og arbeider primært med å spora opp, ordna og registrera gamle arkivsaker i medlemskommunane, i tillegg til at dei driv rettleiing og opplæring i arkivdanning og anna arkivarbeid på konsulentbasis. Dei er i hovudsak komne til på initiativ frå Riksarkivaren og byggjer på friviljug tilslutnad frå medlemskommunane. Ei av dei fem IKA-ordningane dekkjer tre fylke, i fire fylke finst institusjonar som kombinerer IKA-funksjonen med andre oppgåver, og i Finnmark finst ei relativt nyetablert IKA-ordning som ikkje er LLP-medlem. Dette inneber at det i alt finst ti IKA-ordningar som dekkjer til saman tolv fylke. Ved utgangen av 1998 var det samla medlemstalet i desse tolv fylka 192 kommunar og fire fylkeskommunar. Dette inneber at 65 pst. av primærkommunane har eit reelt tilbod om IKA-medlemskap, og at vel 55 pst. av desse til no har meldt seg inn. Dette utgjer 44 pst. av alle kommunane i landet. IKA-ordningar vantar heilt i Østfold, Akershus, Oppland, Hedmark, Møre og Romsdal og Sør-Trøndelag.

Også 14 lokalhistoriske arkiv eller bygdearkiv inngår i talet på 46 arkivinstitusjonar som har svara på spørjeskjemaet. Desse dekkjer til vanleg eit geografisk område som svarar til ein kommune. Nokre av dei oppbevarer og betener også det eldre arkivet i kommunen, men dei fleste arbeider berre med privatarkiv. I tillegg kan dei ha mykje trykt materiale og kopiar av offentleg arkivmateriale som omhandlar det aktuelle geografiske området. Gruppa på 46 arkivinstitusjonar omfattar seks avdelingar av det desentraliserte regionalhistoriske arkivet Opplandsarkivet og dessutan to avdelingar av det såkalla Norddalsarkivet, også dette i Oppland fylke. Desse arbeider med å spora opp, samla inn, registrera og ordna privatarkiv og å oppmuntra til lokalhistorisk interesse og arbeid m.a. ved kurs og seminar.

Viktige arkivinstitusjonar av dei 46 registrerte er elles Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, byarkiva i Oslo, Bergen og Stavanger og hovudarkivet i Ålesund, fylkesarkiva i Vestfold, Oppland, Hordaland, og Sogn og Fjordane, dessutan Aust-Agder-Arkivet og Arkiv i Nordland. Med unnatak av den fyrste er alle desse institusjonar som heilt eller delvis arbeider med kommunale arkiv. I tillegg kjem Samisk arkiv i Kautokeino, som vart etablert med permanent drift i 1995. Arbeidsfeltet er samiske privatarkiv og i tillegg munnleg tradisjonsmateriale og anna materiale som dokumenterer samisk språk og kultur.

Utanom arkivinstitusjonar er museumden største institusjonsgruppa i Landslaget for lokal- og privatarkiv, og desse omfattar eit vidt spekter av museumstypar. Nokre av dei har ganske store mengder med arkivmateriale og arbeider aktivt med det, andre har etter måten lite materiale som dei berre oppbevarer. Det aller meste er privatarkiv. Blant biblioteka er det særleg Nasjonalbiblioteket og universitetsbiblioteka som må nemnast. Desse har etter måten mykje arkivmateriale, og det er personarkiv som dominerer. Einskilde folkebibliotek oppbevarer eldre kommunalt arkivmateriale.

Den største arkivfaglege interesseorganisasjonen i landet er Norsk arkivråd, som vart stifta i 1961 og er open for alle som arbeider med arkiv både i offentleg og privat sektor. Føremålet er å arbeida for ei effektiv organisering av arkivarbeidet hos arkivskaparane og skapa forståing for den viktige funksjonen arkivarbeidet har.

Norsk lokalhistorisk institutt er ein statsinstitusjon som er oppført på arkivkapitlet i statsbudsjettet, men er ingen arkivinstitusjon. Instituttet har fyrst og fremst faglege og praktiske koordinerings- og rettleiingsfunksjonar i høve til mykje av det lokal- og regionalhistoriske arbeidet som går føre seg landet over, særleg skriving og produksjon av by- og bygdebøker o.l. Instituttet gjev ut og ajourfører relevante bibliografiar og kjeldeoversyn og driv informasjon overfor ulike lokalhistoriske miljø.

4.1.4 Statleg styring

Den samla nettoløyvinga til arkivformål over kulturbudsjettet utgjorde i 1999 141,7 mill kroner, og av dette gjekk 135,7 mill. til Arkivverket, 132 mill. til drift og 3,7 mill. til utstyr og vedlikehald. Resten var ei driftsløyving til Norsk lokalhistorisk institutt og driftstilskot til Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, Samisk Arkiv, Landslaget for lokal- og privatarkiv og stiftinga Asta. Av driftsløyvinga til Arkivverket gjekk vel 45 pst. til husleige og bygningsdrift.

I tillegg til å vera kulturverninstitusjon med oppgåve å bevara og formidla arkiv er Arkivverket også forvaltningsorgan med fullmakter for Riksarkivaren til å føra tilsyn med alt arkivarbeid i offentlege organ og til å gjera vedtak innanfor definerte rammer, både i form av enkeltvedtak og forskrifter. Riksarkivarens tilsynsfunksjon går attende til Kronprinsregentens resolusjon av 1904, men fullmaktene er seinare utvida og er no forankra i arkivlova frå 1992, som trådte i kraft 1. januar 1999, saman med ei omfattande forskrift om offentlege arkiv, arkivforskrifta.

I tillegg til Riksarkivarens fullmakter og oppgåver regulerer lova også pliktene til arkivskaparane. Lova har ulike kapittel for arkiv av offentleg og privat opphav og er lite vidtgåande i høve til private arkivskaparar. Det er berre dersom Riksarkivaren registrerer eit arkiv som særskilt verneverdig, at det får rettsverknader for arkivskaparen. For alle offentlege organ fastset lova at dei pliktar å halda arkiv, og at arkivet skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Ho gjev Riksarkivaren heimel til å inspisera offentlege arkiv og til å ileggja pålegg som måtte vera naudsynte for å oppfylla føresegner i eller i medhald i av lova. Riksarkivaren kan krevja å få seg førelagt for godkjenning slikt som journalsystem, arkivnyklar, arkivinstruksar m.m., og offentlege organ pliktar på førespurnad å gje Riksarkivaren opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva. Riksarkivaren kan be om regelmessige rapportar.

Den tilhøyrande forskrifta regulerer i prinsippet alle arkivspørsmål heilt frå dokumenta vert oppretta, via utskiljing og avlevering av bevaringsverdig materiale, til forholda for oppbevaring og tilgjengeleggjering for ettertida. Frå før fanst reglar om statlege arkiv i ulike kongelege resolusjonar og ei rad administrative føresegner. Visse reglar for kommunale arkiv er tidlegare gjevne med heimel i kommunelovene. Det meste av dette er no i forenkla og tilpassa form samla i arkivforskrifta og dermed innordna under den nye, felles lovheimelen som arkivlova representerer. Føresegnene i forskrifta er i all hovudsak felles for stat og kommune. Ho vil difor ha særleg mykje å seia for utvikling av meir rasjonelle og forsvarlege arkivfunksjonar i kommunane, der det tidlegare regelverket var langt mindre omfattande enn i staten.

Men også i den nye forskrifta er det på nokre punkt ei viss differensiering mellom statlege og kommunale arkiv. Dette har fyrst og fremst samanheng med at det berre er statsorgan som avleverer til Arkivverket. Forskrifta definerer og spesifiserer såleis det kommunale depotansvaret for seg, ved at ho inneheld eit uttrykkjeleg pålegg til kommunar og fylkeskommunar om å oppretta eigne ordningar for arkivdepot. Det inneber som eit minimum at det må gjerast ei formell ansvarsplassering når det gjeld dei løpande depotoppgåvene, og at kommunen må disponera lokale for forsvarleg oppbevaring av dei eldre og avslutta arkiva sine.

4.2 Arkiv som samfunnsinstitusjon

4.2.1 Arkiv - to funksjonar

Arkivlova har som føremål å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. Formuleringa avspeglar det doble perspektivet ein må ha for auga når ein skal vurdera dokumentasjonsverdet i eit arkivmateriale og dermed den rolle arkivinstitusjonane spelar i samfunnet.

Uttrykket forvaltningsmessig og rettsleg dokumentasjon peiker på primærfunksjonen, det som gjer at arkiv oppstår. Arkivet trengst for å gje arkivskapar naudsynt oversyn over eigen aktivitet, og for å kunna dokumentera handlingane sine overfor andre, det sistnemnde både for å kunna stå til ansvar overfor det samfunnet han er ein del av, og for å kunna dokumentera eigne rettar og krav i høve til andre aktørar. Dette krev at dokumenta er tilgjengelege også ei tid etter at dei er ferdigbehandla. Som regel er likevel ikkje tidshorisonten svært lang. Etter få år er det meste arkivmaterialet som oftast ute av aktiv bruk hos arkivskapar, og trongen for å ha materialet tilgjengeleg minkar gradvis etter kvart som tida går.

Men det finst mange unnatak frå dette hovudmønsteret. Visse typar arkivopplysningar har forvaltningsmessig og rettsleg dokumentasjonsverde over lang tid. Det kan gjelda materiale som dokumenterer eigedomstilhøve o.l., og ikkje minst materiale som inneheld opplysningar om einskildpersonar. Ofte kan arkiverte personopplysningar vera særs viktige i alle fall så lenge vedkomande person er i live, og ofte vil mykje persondokumentasjon også vera av stort verde for dei næraste etterkomarane. Her er det tale om eit forvaltningsmessig og rettsleg dokumentajonsverde som på grunn av tidsperspektivet på sett og vis overskrir grensene for den eigentlege primærfunksjonen.

Uttrykket kulturelt eller forskingsmessig verde peiker på sekundærfunksjonen, det meir allmenne, samfunnsmessige informasjons- og dokumentasjonsverdet som både i tid og funksjon går langt utover og er heilt uavhengig av dei eigne behova til den private eller offentlege aktøren der arkivet i si tid oppstod. Her er tidsperspektivet i prinsippet uavgrensa. Sekundærfunksjonen er knytt til samfunnets kulturarv og historisk orientert forsking. Eit arkivmateriale kan i så måte fungera på to måtar.

For det fyrste er det spor etter aktivitetar og handlingar som har gått føre seg, og kan vitna om spørsmål som vart handsama, avgjerder som vart tekne, faktorar som verka inn på den einskilde avgjerda, og kva prosessar og handlingsmønster som låg til grunn. For det andre kan eit arkivmateriale innehalda informasjon om heilt andre tilhøve enn dei som direkte gjeld verksemda til arkivskaparen. Når til dømes kyrkjebøkene er noko av det mest etterspurde og brukte av eldre norsk arkivmateriale, er det fyrst og fremst fordi kyrkjebøkene er så sentrale som demografisk kjeldemateriale.

Arkiva representerer eit fundament for kulturarven vår og ein sentral del av den kollektive minnefunksjonen i samfunnet. Arkivvernet er eit middel til å skapa og halda ved like kulturell identitet og historisk medvit. Mykje av grunnlaget for slike allmenne kjensler for samanhengar i tid og rom vert utvikla og utdjupa gjennom historisk orientert forsking, ved at informasjon og dokumentasjon frå arkiva er gjenstand for systematiske studium med vitskaplege metodar.

4.2.2 Arkiv - vitskap og kultur

Det som kjenneteiknar arkiva i høve til andre typar kulturarvsmateriale, er at dei utgjer primærkjelder i skriftleg form. Slik sett er arkiv grunnlaget for det meste av det som elles finst av informasjon og kunnskap om og tolking og forklaring av faktiske handlingar og hendingsgangar i fortida. Ikkje noko anna kjeldemateriale kan gje oss like presis og uttrykkjeleg informasjon om faktiske hendingar og uttalte motiv som det vi kan lesa ut av den primærdokumentasjonen som eit arkiv representerer. Bevarte arkiv er difor eit uunnverleg grunnlag både for vår nærkontakt med fortida og for å kunne gje komande generasjonar tilsvarande samband attende til vår eiga tid. Av dette følgjer at det vi i dag bevarer av arkivdokumentasjon, i stor grad vil danna grunnlaget for kva kunnskap og informasjon som ettertida skal få tilgang til om vår tid.

Som forskingsmateriale har såleis arkiv både potensielt og aktuelt verde. Det aktuelle verdet er todelt; det kjem til uttrykk når eit arkivmateriale er gjenstand for aktiv gransking, men også ved at materiale som tidlegare er nytta i eit forskingsarbeid, fungerer som referansegrunnlag for det arbeidet som alt er gjort. Det er eit fundamentalt vitskapleg prinsipp at det både i samtid og ettertid skal vera råd å konsultera det kjeldegrunnlaget som er nytta i forskings- og granskingsrapportar. Dersom dette ikkje lèt seg gjera, f.eks. fordi kjeldematerialet i mellomtida er øydelagt, vil også tidlegare premissar og konklusjonar kunna trekkjast i tvil. Informasjonsverdet og dermed tilliten til tidlegare granskings- og forskingsarbeid vert sterkt avgrensa dersom primærdokumentasjonen ikkje er bevart.

Dette inneber ikkje at bevaring av det kjeldematerialet som er nytta, er ein garanti for at tidlegare forskings- eller granskingsresultat vil stå urokka til evig tid. Tvert imot; ingen vurderingar er endelege, og historia kan aldri skrivast ein gong for alle. Det finst talrike døme på at perspektivet endrar seg med tida, og at gamle konklusjonar kan verta mykje endra med målestokkar frå ei ny tid. Det er difor fundamentalt viktig at ettertida også har høve til å vurdera på nytt utifrå eigne føresetnader det kjeldematerialet som er nytta i tidlegare forskings- og granskingsarbeid.

Sjølv om eit arkivmateriale er dokumentasjon og primærkjelde, må det alltid tolkast og vurderast i samsvar med vitskaplege prinsipp og kjeldekritisk metode. Men heile føresetnaden for at dette skal lata seg gjera, er som regel at materialet er bevart og gjort tilgjengeleg i ein arkivinstitusjon. Bevaring av arkiv, både materiale som tidlegare er granska, og materiale med potensielt forskingsverde, utgjer fundamentet i vernet om vår historiske arv.

Det må strekast under at forskingspotensialet i bevarte arkiv oftast representerer eit sentralt kunnskapsgrunnlag innanfor eit vidt spekter av fag, m.a. innanfor medisinske og andre naturvitskaplege disiplinar. Men også samfunnsvitskapleg og humanistisk forsking i vid forstand kan på grunnlag av slike data finna fram til måtar å handtera ulike samfunnsproblem på til beste for det einskilde mennesket. Arkiv fungerer altså ikkje berre som kjeldemateriale for historiefagleg forsking, men for historisk orientert forsking over eit breitt fagleg spekter.

4.2.3 Arkiv - demokrati og rettsstat

«Quod non est in actis, non est in mundo», skal ein romersk byråkrat ein gong ha uttalt: «Den som ikkje finst i arkivet, eksisterer ikkje.» Dette refererer til ein situasjon der det å registrera eit menneske ved fødselen utgjorde sjølve grunnlaget for å høyra til i samfunnet. Den som ikkje fanst i arkivet, eksisterte ikkje som samfunnsmedlem. Så dramatisk er det til vanleg ikkje i det moderne samfunnet. Men vi skal ikkje gå lenger enn til situasjonen for flyktningar og asylsøkjarar for å få auga på kva det kan ha å seia for eit menneske å kunna dokumentera eigen identitet.

Meldingar som kom frå krigen i Kosovo, illustrerer på særleg dramatisk måte korleis arkiva utgjer ein sentral del av det som konstituerer eit fungerande sivilisert samfunn. Her skal arkiv ha vorte systematisk øydelagde som eit ledd i den etniske reinsinga. Offentlege dokumentasjonssystem som var bygde opp over lang tid for å sikra individuelle rettar, vart sletta for alltid for å hindra at dei som vart jaga på flukt, skulle kunna dokumentera identitet og eigedom dersom dei var i stand til å venda attende. Arkivet vart krigsmål; kunne ein ikkje få fjerna ei heil folkegruppe frå eit område på direkte vis, kunne det i staden skje indirekte gjennom åtak på arkiva.

Det offentlege forvaltningsapparatet er oppretta for å tene fellesinteressene i samfunnet og samstundes interessene til den einskilde borgar. Men på same tid er dette apparatet gjeve fullmakter over eit vidt spekter til å gripa inn i rettssfæren og andre vitale interesser hos det einskilde private rettssubjektet, og det er på mange måtar avgjerande at det lèt seg gjera i ettertid å dokumentera korleis desse fullmaktene er nytta.

I eit demokratisk samfunn bygd på rettsstatlege prinsipp er det eit fundamentalt krav at det offentlege ikkje berre syter for å ivareta grunnleggjande dokumentasjonsbehov i høve til identitet og eigedom, men også ser seg pliktig til å dokumentera sine eigne handlingar overfor samfunnsmedlemmene. Stat og kommune må ha ansvaret for å dokumentera sin eigen aktivitet både på godt og vondt for ei uavgrensa framtid dersom samfunnsmedlemmene, både einskildpersonar og grupper, skal kunna hevda sine rettar og interesser både i eit kortsiktig og langsiktig perspektiv. Som samfunnsborgarar skal vi kunna kjenna oss trygge på at det offentlege følgjer spelereglar som ikkje skuslar bort våre langsiktige interesser og rettar til fordel for våre meir kortsiktige behov, og som ikkje driv selektiv dokumentasjon for å skjula eigne manglar eller eiga kritikkverdig verksemd.

Arkivvern og arkivinstitusjonar er ein del av den institusjonelle infrastrukturen som trengst i eit levande demokrati, ved at det legg til rette for eit aktivt og opplyst ordskifte tufta på den retten den einskilde har til fritt å ytra sine meiningar basert på fri tilgang til informasjon. På same måten som ein demokratisk stat har plikt til å dokumentera krav og rettar som den einskilde måtte ha overfor det offentlege sjølv, har også det offentlege ei særskild plikt til å representera og forsvara dei interessene som den einskilde har i høve til både storsamfunnet og andre kollektive einingar som dannar rammer om livet til den einskilde borgar.

4.3 Bestandsetablering - utvalsprinsipp og -praksis

4.3.1 Kontekst og proveniens

Ikkje noko samfunn kan ta vare på alt som vert skapt av arkiv i privat og offentleg verksemd. Både for å spara oppbevaringskostnader og for å unngå at viktig informasjon druknar i uvesentleg materiale, må ein velja ut kva som er verdt å bevara for ettertida.

Det grunnleggjande utgangspunktet når slik utveljing skal gjerast, er å bevara den konteksten som det einskilde dokumentet har oppstått innanfor. Dette omfattar dokumentregister, det fysiske sambandet mellom dokument i same sak eller om same tema, og sambandet mellom dokumenta og den administrative tilknytinga og behandlingsmessige statusen deira. Eit einskilt arkivdokument åleine vil berre unnataksvis gje meiningsfull kunnskap og dokumentasjon. Som oftast er kontekstinformasjon heilt naudsynt for seinare gjenfinning, for å forstå dokumentinnhaldet rett og for å vurdera kva verde det har som dokumentasjon. Likeins kan einskilddokument som i seg sjølv ikkje har særleg substansielt innhald, vera avgjerande for å rekonstruera eit hendingsforløp eller fortelja korleis ei sak har vore handsama.

Dette faglege grunnlaget har viktige konsekvensar for korleis dei einskilde dokumenta vert ordna og arkiverte, for korleis dei må handsamast etter at dei er gått ut av administrativ bruk, og for det utvalet av dokument som til slutt skal avleverast og såleis gå inn som ein del av arkivbestanden i ein arkivinstitusjon.

Motsett det som er tilfelle for bibliotek og museum, vil ein arkivinstitusjon ikkje velja ut einskilddokument eller einskildgjenstandar, ordna og registrera dei etter emne eller type, og gradvis byggja opp ei samling av einskildobjekt der tilvoksteren av nye objekt går inn som ein integrert del av tidlegare innsamla bestand. Arkivinstitusjonen interesser seg i staden for heilskapen i det arkivmaterialet som skriv seg frå verksemda til ein arkivskapar, og må passa på å bevara dette materialet i den orden det opphavleg oppstod, og utan å blanda dei einskilde dokumenta saman med arkivmateriale frå andre arkivskaparar. Det er dette som i arkivfagleg terminologi går under nemninga proveniensprinsippet, og som i brei internasjonal samanheng utgjer eit fagleg grunnlag for profesjonell arkivistikk og offentleg arkivvern.

Det følgjer av omsynet til å bevara kontekst og opphav at ein arkivinstitusjon sjeldan kan operera med det einskilde dokumentet som den grunnleggjande fysiske eininga. Det typiske er at det einskilde arkivdokumentet inngår i ei sak og vert arkivert saman med dei andre dokumenta i saka i eit omslag, eit legg eller ei mappe. Mapper med likearta saker vert til vanleg samla i esker, og eskene er då dei minste fysiske einingane som vert stilte opp i hyller på same måten som bøkene i eit bibliotek. Ei slik arkiveske går gjerne under nemninga arkivstykke, og det finst også andre slags arkivstykke som til dømes pakker, protokollar, filmrullar, magnetband og diskettar. Ei rekkje av arkivstykke av same karakter eller type vert ofte referert til som ein arkivserie, og alle arkivseriane til saman utgjer heile arkivet etter vedkomande arkivskapar, i arkivfagleg samanheng meir presist omtalt som eit enkeltarkiv.

4.3.2 Arkivavgrensing og kassasjon

Sjølv om enkeltarkivet i prinsippet utgjer ein heilskap som i utgangspunktet skal haldast intakt som ei samla eining, vil det likevel gå føre seg utval av dokument på ulike nivå innanfor eit enkeltarkiv. Det kan såleis i ulike fasar av den livssyklusen som eit arkiv går igjennom, verta skilt ut materiale som ikkje skal takast vare på for ettertida. Slik utskiljing vert i arkivfagleg terminologi og i den nye arkivforskrifta anten definert som arkivavgrensing eller kassasjon.

Konteksten mellom dei einskilde dokumenta i eit arkiv legg premissar for korleis ein på forsvarleg måte kan gå fram for å redusera volumet av det materialet som skal takast vare på for ettertida. Utskiljing av einskilddokument må helst skje så tidleg som råd er i arkivets livsyklus, helst som eit ledd i sjølve arkivdanninga. Her gjeld det å hindra at overflødig arkivmateriale oppstår, og at unødvendig stoff vert teke inn i arkivet. I arkivforskrifta er det fastsett at såkalla arkivavgrensing bør gjennomførest i samband med postbehandling eller arkivering. Dersom dette ikkje er skjedd, skal det gjerast ved bortsetjing eller seinast ved avlevering til arkivdepot.

Arkivavgrensing gjeld dokument som verken er gjenstand for sakshandsaming eller har verde som dokumentasjon. Slikt som trykksaker, rundskriv og anna mangfalda eller allment tilgjengeleg materiale, konsept, utkast, kladdar og kladdenotat, ekstra kopiar og interne meldingar vil til vanleg verta gjorde til gjenstand for arkivavgrensing. Dette er som regel arkivframandt materiale eller materiale som ikkje er unikt og difor ikkje har eige informasjonsverde i høve til andre arkivdokument. Difor kan det oftast fjernast utan at den indre samanhengen i arkivet vert broten opp. Allment tilgjengeleg materiale av norsk opphav vert i staden fanga opp av pliktavleveringslova og vil såleis gå inn i dei nasjonale biblioteksamlingane, jf. kap. 5.

Heilt annleis er både rettsgrunnlaget og den praktiske gjennomføringa når det gjeld kassasjon.Dette gjeld utskiljing av unikt arkivmateriale som har vore gjenstand for sakshandsaming, eller som for ei tid har hatt verde som dokumentasjon, men som ikkje vert vurdert å ha dokumentasjonsverde for ei uavgrensa ettertid. Føresetnaden er at kassasjon skal skje på eit høgare nivå i dokumenthierarkiet, det vil seia at ein kasserer heile einingar som til dømes mapper, legg, løkar, eller heile arkivstykke, eventuelt heile arkivseriar. Dette krev at materialet er føremålstenleg ordna og registrert. Dermed unngår ein såkalla plukk-kassasjon, som inneber at ein må gå gjennom eit arkiv ark for ark, noko som er særs tidkrevjande og kostbart.

Det har lenge vore føresetnaden at kassasjon i offentlege arkiv skal gjennomførast av den einskilde arkivskaparen, og det har i staten vore instruksfesta at dette skal skje før avlevering til Arkivverket. Men instruksen har samstundes kravd at all kassasjon må vera i samsvar med reglar som Riksarkivaren har godkjent på førehand. Riksarkivaren har utarbeidd og fastsett felles kassasjonsreglar for internadministrative saker i alle statlege organ. Men størstedelen av arkivmassen omfattar fagsaker som er spesielle for det einskilde organet, og her er Riksarkivaren difor avhengig av at kvart organ eller kvar etat utarbeider framlegg til eigne kassasjonsreglar, og dette har også vore instruksfesta.

Men i praksis har dette oftast ikkje vore følgt opp, og det har gjort sitt til å forseinka og fordyra avleveringsprosessen, delvis også at Arkivverket har måtta ta imot materiale utan den volumreduksjonen som ein kan oppnå gjennom forsvarleg kassasjon. Enno er det få statsorgan som har godkjende kassasjonsreglar for fagsakene. Her ligg difor ei stor oppgåve for åra framover, ei oppgåve som må løysast m.a. for å få kontroll med det store avleveringsetterslepet i statsforvaltninga, jf. kap. 4.4.2.

Pålegget om at statlege organ skal utarbeida eigne kassasjonsreglar, er no forankra i lov ved at det er innarbeidd i arkivforskrifta, og det er også forskriftsfesta at Riksarkivaren kan be overordna organ samordna arbeidet med slike reglar. Statsforvaltninga vil likevel trenga omfattande arkivfagleg rettleiing frå Riksarkivaren for å kunna utarbeida kassasjonsreglar som i form og innhald held ein standard som gjer at dei kan godkjennast utan omfattande sakshandsaming og etterarbeid. Framdrifta i dette arbeidet vil difor også vera avhengig av kapasiteten i Arkivverket, som i dag er for liten.

I kommunesektoren er det tilsynelatande eit enklare utgangspunkt for kassasjonsarbeidet, fordi alle kommunar i stor grad har felles funksjonar og dermed i hovudsak einsarta fagsaker. Tilsvarande gjeld for alle fylkeskommunar. Difor har Riksarkivaren kunna fastsetja felles retningsliner for arkivavgrensing og kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiv.

Men gjeldande reglar treng revisjon og utfylling, eit arbeid som også vil krevja kapasitet og fagleg rettleiing frå Arkivverket si side. Eit utval oppnemnt av Riksarkivaren og Kommunenes Sentralforbund har lagt fram forslag til framgangsmåte og kostnadsoverslag for utvikling av etatsspesifikke bevaringsrettleiingar i kommunesektoren. Det er likevel usikkert om det er føremålstenleg å gå vidare med dette før det er sett i samanheng med kassasjonsbehovet for fagsakene i statleg sektor og med behovet for kompetanseoppbygging i kommunane. Riksarkivaren vil no setja ned eit utval som skal greia ut kassasjonsproblemet i all offentleg forvaltning.

4.3.3 Vilkårleg og skadeleg kassasjon

Kassasjon inneber at arkivmateriale vert makulert eller sletta, dvs. at dokumentet eller dokumentinnhaldet vert fysisk øydelagt eller fjerna på ein slik måte at det aldri seinare kan gjenopprettast. Sidan eit arkivdokument som regel er unikt, er kassasjon difor ei ugjenkalleleg handling. Dessverre er det mange døme på at bevaringsverdig arkivmateriale opp gjennom åra er vorte kassert, anten i direkte strid med gjeldande arkivføresegner eller på grunn av uklårt, uoversiktleg eller ufullstendig regelverk. Også materielle faktorar som plassmangel, hyppig omorganisering og flytting av institusjonar og einingar, liten kompetanse og fagleg rettleiing og generell nedprioritering av arkivfunksjonen har truleg vore medverkande årsaker til mykje vilkårleg kassasjon.

Det best dokumenterte dømet på skadeleg og til dels uheimla kassasjon gjeld arkiv i Forsvaret og Forsvarsdepartementet frå perioden 1945-70. Eit offentleg utval som vart nedsett for å granska det som var skjedd, konkluderte i NOU 1990:7 med at dei forskingsmessige konsekvensane måtte karakteriserast som svært alvorlege, og at det ikkje var tvil om at «viktige kilder til norsk forsvars- og sikkerhetspolitisk historie i etterkrigstiden har gått ugjenkallelig tapt ved det som har funnet sted.» Seinare har arkivfunksjonane i Forsvaret vorte mykje betre, og det er også etablert ei eiga avdeling for forsvarsarkiv i Riksarkivet. Forsvaret er ein av svært få større etatar som i dag har godkjende kassasjonsreglar for fagsakene.

Avgjerder om kassasjon og bevaring reiser mange prinsipielle og praktiske spørsmål som krev særskild fagkompetanse. Innanfor fagfeltet arkivistikk er det vakse fram eit teoretisk grunnlag for å vurdera bevaringsverdet i eit arkivmateriale, og det er utvikla ulike utvalsprinsipp og praktiske metodar for seleksjon av materiale som kan kasserast. Dette grunnlaget er ikkje statisk; det pågår eit kontinuerleg fagleg ordskifte, også i internasjonal samanheng, både om det teoretiske verdegrunnlaget og dei meir praktiske metodane, m.a. i lys av den teknologiske utviklinga. Her i landet er det Riksarkivaren som til kvar tid forvaltar det naudsynte faglege fundamentet, og det er difor heilt avgjerande at all kassasjon i offentlege arkiv er forankra hos Riksarkivaren som statleg arkivstyresmakt.

Riksarkivaren har hatt fullmakt til å treffa avgjerder om kassasjon i statlege arkiv sidan 1961. I 1987 vart det gjennomført visse endringar i kassasjonsordninga i staten, m.a. ei styrking av Riksarkivarens fullmaktsgrunnlag. Likevel har det funnest eigne instruksar for spesielle forvaltningsområde som har innehalde særskilde føresegner om sletting, makulering og liknande. Også i særlovggjevinga finst einskilde slike føresegner. Det rettslege grunnlaget har såleis ikkje vore så klårt at det har late seg gjera å byggja opp ein konsekvent og arkivfagleg forsvarleg praksis i alle spørsmål som gjeld bevaring eller kassasjon.

Denne noko uklåre situasjonen er mykje endra etter at arkivlova tok til å gjelda. Lova set forbod mot kassasjon i offentlege arkiv, med mindre det skjer i samsvar med føresegner gjevne i eller i medhald av lova, eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, og den tilhøyrande forskrifta inneber at alle kassasjonsreglar skal vera fastsette eller godkjende av Riksarkivaren. Etter § 22 i lova kan den som med vilje handlar i strid med føresegner i eller i medhald av lova, straffast med bøter. I forskrifta er det uttrykkjeleg presisert at dette straffetrugsmålet rettar seg mot kvar einskild tenestemann som medverkar til at det vert kassert arkivmateriale i strid med føresegnene i lov og forskrift.

For å koma bort frå dei noko uklåre kompetansetilhøva ein tidlegare har hatt, er det fastsett at kassasjonsforbodet i arkivlova går framom eventuelle føresegner om kassasjon i eller i medhald av andre lover. Rett nok er det her gjort unnatak for personregisterlova, men det er likevel eit langt steg framover at ein har fått lovfesta ei tilnærma samling av det legale grunnlaget for kassasjon i offentlege arkiv. Dette inneber at framtidige føresegner og avgjerder om kva det er verdt å ta vare på for ettertida, kan tuftast på overordna og heilskaplege vurderingar med arkivfagleg forankring. Dermed unngår ein vonleg at eit så fundamentalt spørsmål som kva samfunnet skal dokumentera for ettertida, vert styrt av kortsiktige vurderingar og meir situasjonsprega eller sektororienterte omsyn. Eit klårt og utvetydig regelverk og avklarte kompetansetilhøve må reknast som ein naudsynt om ikkje ein tilstrekkjeleg føresetnad for å unngå skadeleg kassasjon.

4.3.4 Arkivvern og personvern

Spørsmålet om bevaring eller kassasjon får ofte ein ekstra dimensjon når det er tale om personopplysningar, særleg dersom dei vert oppfatta å ha svært ømtolig eller sensitiv karakter. Då kan kassasjon verta grunngjeven med eit ynske om å hindra at opplysningane skal få leva vidare, av omsyn til personvernet. Dei fleste arkiv inneheld personopplysningar; dei finst spreidde rundt om i saksdokument av mange slag, fordi dei er komne til og vortne arkiverte som resultat av sakshandsaming. Men ikkje sjeldan finst personopplysningar i registerform, oftast elektroniske register. Dette kan auka faren for misbruk av opplysningane.

Etter gjeldande personregisterlov krevst konsesjon for å oppretta personregister som skal gjera bruk av elektroniske hjelpemiddel. Når slike konsesjonar vert gjevne, kan Datatilsynet stilla vilkår om sletting eller ikkje-bruk av opplysningar etter ei viss tid, eventuelt «overføring til godkjend arkivinstitusjon». For statlege personregister har det sidan 1985 vore regulert i avtale mellom Datatilsynet og Riksarkivaren korleis dette skal praktiserast. Det er her fastsett at personregister som er etablert i statsforvaltninga, normalt skal avleverast til Arkivverket, og at dette også gjeld sjølv om det er fastsett særskilde slettingsføresegner i konsesjonsvilkåra, så langt Datatilsynet finn det forsvarleg av personverngrunnar. Det heiter likevel at Datatilsynet «i spesielle tilfeller, hvor det dreier seg om særlig følsomme registre», kan krevja ubetinga sletting av registeret. I arkivlova er det no fastsett at slik sletting ikkje i noko fall kan skje utan at det fyrst er innhenta fråsegn frå Riksarkivaren.

Spørsmålet om sletting eller bevaring reiser særlege spørsmål dersom det gjeld urette eller ufullstendige einskildopplysningar i eit personregister, eller einskildopplysningar som det ikkje har vore høve til å ta inn i registeret. Her krev personregisterlova retting, sletting eller supplering dersom mangelen kan få noko å seia for den registrerte, og Datatilsynet kan i så fall gje pålegg om dette. Samstundes er det i arkivlova fastsett at ein ikkje kan retta opplysningar på ein slik måte at urette eller ufullstendige opplysningar vert sletta, dersom dei har hatt noko å seia for til dømes ei saksførebuing eller eit vedtak. Føremålet er å sikra at feil som har vore til skade for vedkomande person, f.eks. feilbehandling i sjukehus, seinare skal kunna dokumenterast, slik at ansvar kan gjerast gjeldande. Dersom det i konkrete tilfelle skulle oppstå ein konflikt mellom desse føresegnene, er det likevel i arkivlova fastsett at personregisterlova går føre.

Kort oppsummert er gjeldande rett slik at det er Datatilsynet som i utgangspunktet har avgjerdsretten dersom tilsynet krev ubetinga sletting i strid med Riksarkivarens vurdering, men det normale vil vera at opplysningar i eit statleg personregister som Riksarkivaren på arkivfagleg grunnlag finn bevaringsverdig, skal avleverast til Arkivverket etter dei ordinære avleveringsreglane og prosedyrane som no er heimla i arkivlova. Lov- og regelgrunnlaget er likevel noko innfløkt, og det ligg også av andre grunnar ei pedagogisk utfordring i å få dei einskilde arkivskaparane til å etterleva bevarings- og avleveringsplikta på dette området. Mellom anna har det vist seg at mange av dei har vanskar med å forstå skiljet mellom avlevering til Riksarkivet, som dei er pliktige til, og utlevering av opplysningar til ein tredjepart, som det til vanleg er forbod mot. I tillegg kjem at standardkonsesjonane frå Datatilsynet har vore formulerte slik at mange har oppfatta at dei har stått fritt til sjølve å velja mellom sletting og avlevering.

Regjeringa har i Ot.prp. nr. 92 (1998-99) fremja forslag til lov om handsaming av personopplysningar til erstatning for noverande personregisterlov. Den nye lova vil vonleg leggja grunnlaget for eit ryddigare landskap i grenselandet mellom personvern og arkivvern. Det vil framleis vera slik at eit slettingsvedtak frå Datatilsynet vil gå framom eit eventuelt kassasjonsforbod etter arkivlova, men det er grunn til å tru at ein slik konflikt ikkje så ofte vil oppstå. Den nye lovproposisjonen drøftar tilhøvet mellom personvern og arkivvern meir inngåande enn før og strekar under at sletting bør nyttast med varsemd og berre når svært sterke personverngrunnar taler for det, jf. Ot.prp. nr. 92 (1998-99) kap. 5.5.5. I Ot.prp. nr. 5 (1999-2000) er det fremja forslag til lov om helseregister og handsaming av helseopplysningar, som vil vera ei spesiallov i høve til personopplysningslova. Her er tilhøvet til arkivlova og arkivvernet løyst om lag på tilsvarande måte som i den generelle personopplysningslova.

På generelt grunnlag skal vi i det følgjande gjera nærare greie for grunnar som talar for at det ofte er behov for å bevara ulike personopplysningar for ettertida, og korleis dette kan gjerast med minst mogleg risiko for at opplysningane seinare kan misbrukast.

Det kan fyrst vera grunn til å dempa inntrykket av at arkivvern primært står i motsetnad til personvern. Den diskresjonen eit individ bør ha krav på i høve til nærgåande opplysningar om eigen person, kan i stor grad tryggjast på annan måte enn ved irreversibel sletting av arkivopplysningar. Slik sletting vil på lengre sikt kunna vera til størst skade for vedkomande individ sjølv, eller nære etterkomarar, jamvel om det på kort sikt kan opplevast som personvern. Eintydige rapportar frå Arkivverket tufta på lang røynsle med personømtolige arkiv tilseier at det er det einskilde mennesket sjølv som har mest å tena på at det er bevart persondokumentasjon i offentlege arkiv.

Det kan likevel vera eit problem for den einskilde å få vita om ømtolige opplysningar om eigen person dersom dei har vore urettmessig samla inn eller urettmessig kan ha vore nytta til skade for vedkomande, eller oppysningar som kanskje ikkje er rette. Ofte vil ein då kunna kjenna seg utsett for eit overgrep, og ei slik kjensle av invasjon i privatlivet kan vera sterk. Ein naturleg reaksjon er då å ynskja opplysningane sletta for alltid. Noko av det som likevel kan tala imot sletting i eit slikt tilfelle, er at ein ved det også tek bort noko av ansvarsbøra frå overgriparen. Dersom statlege styresmakter i fortida har forgripe seg overfor borgarane, er det til sjuande og sist i offeret si interesse at overgriparen står til ansvar for det som har gått føre seg. Det kan staten vanskeleg gjera utan at dokumentasjonen er bevart. Utfordringa vert å bevara dokumentasjonen på ein slik måte at ubehaget for den einskilde vert redusert så mykje som mogleg.

For seinare generasjonar vil perspektivet flytta seg frå det einskilde overgrepet over til den rolle overgriparen spelte og dei metodane han nytta. Trass i alle ulovlege overgrep som vart begått av okkupasjonsmakta under siste krig, og som er dokumenterte i arkiva, ville knapt nokon nolevande koma på den tanken å krevja at opplysningane skulle slettast, heller ikkje om mykje av det som står, er lygn som er tufta på tysting eller sladder. Etter femti år innser ein mykje lettare behovet for å ha overgrepa dokumenterte, sjølv om dei konkrete opplysningane enno kan kjennast nærgåande og brysame for dei det gjeld.

I eit moderne demokrati bør det vera eit overordna krav at samfunnet syter for langsiktig bevaring og sikring av informasjon med dokumentasjonsverde for den einskilde eller fellesskapet, og at det samstundes er etablert ordningar som gjer at slik informasjon ikkje kan misbrukast. Rett nok vil ein viss fare for misbruk alltid vera til stades, men samfunnet må sørgja for ordningar, kontrollsystem og sanksjonar som er slik at misbruk vanskeleg kan skje, og dersom det likevel skulle skje, at dei raskt kan ettersporast og påtalast.

For personømtolige opplysningar er det særleg viktig med depotordningar som gjer at materialet reint fysisk er sikra på ein slik måte at uvedkomande ikkje kan få tilgang til opplysningane. Dessutan må ein ha føresegner som avgrensar den rettmessige tilgangen til og bruken av opplysningane i tilpassa grad. Arkivverket har lang røynsle med å handtera balansen mellom diskresjon og innsyn. Men ein ser også at balansegangen kan vera vanskeleg, og at utviklinga gjer at einskilde problem kjem til uttrykk på ein ny måte og meir sett på spissen. Det overordna utgangspunktet for arkivnstitusjonane generelt og Arkivverket spesielt må vera å unngå både å avsløra og å dekkja til. Dei må sjå til at naudsynt arkivinformasjon er tilgjengeleg når einskildpersonar og samfunnsinteresser krev det, og samstundes vera eit vern mot utillateleg tilgang og bruk av informasjon av omsyn til den einskildes personvern og samfunnets vel.

4.3.5 Vern av privatarkiv

Det meste av det som er sagt under kap. 4.3.2 - 4.3.4 ovanfor, gjeld primært for offentlege arkiv. For arkiv etter privat verksemd har det aldri funnest noka plikt til bevaring eller avlevering til arkivinstitusjon. Heller ikkje arkivlova innfører noka slik plikt, men lova legg likevel til rette for eit meir systematisk arbeid med vern av privatarkiv i offentleg og delvis i privat regi. Lova innfører m.a. det kvalifiserande utvalskriteriet verneverdig, men omgrepet er ikkje nærare definert, og lova går ikkje lenger enn å fastsetja at Riksarkivaren skal halda oversyn over slike privatarkiv.

Visse privatarkiv kan likevel Riksarkivaren registrera som særskilt verneverdige. Slik registrering får einskilde rettsverknader for arkiveigaren, fyrst og fremst opplysningsplikt i visse høve, rett for Riksarkivaren til å kopiera arkivet i gjevne situasjonar og forbod mot oppdeling, utførsle og øydelegging. Det framgår likevel av førearbeida at retten til å erklæra eit arkiv som særskilt verneverdig er tenkt brukt i sjeldne tilfelle og berre overfor arkiv som må karakteriserast som forskingsmessig uerstatteleg eller som ein nasjonal kulturskatt.

Sjølv om lova altså ikkje inneber plikt til avlevering av privatarkiv til Arkivverket, legg ho likevel til rette for avlevering eller deponering av verneverdige privatarkiv. Men dette må i prinsippet avtalast i kvart einskilt høve og er til sjuande og sist tufta på friviljug medverknad eller aktivt ynske frå arkivskaparen. Denne skilnaden i det legale grunnlaget for bevaring og avlevering av offentlege og private arkiv er i hovudsak ei vidareføring av den situasjonen ein hadde også før arkivlova tok til å gjelda.

Ein god del privatarkiv er likevel tekne hand om av ulike institusjonar opp gjennom åra. Riksarkivet har teke vare på privatarkiv heilt sidan midten av førre hundreåret, og også statsarkiva har lang tradisjon i dette arbeidet. I 1951 gjekk Riksarkivaren, Universitetsbiblioteket i Oslo og ulike foreiningar saman om å etablera Privatarkivkommisjonen, med oppgåve å arbeida for registrering og bevaring av privatarkiv. Kommisjonen vart i 1977 avløyst av Norsk Privatarkivinstitutt, som så i 1987 vart omgjort til ei avdeling i Riksarkivet. Dermed fekk Arkivverkets ansvar for vern av privatarkiv også eit organisatorisk uttrykk, og i arkivlova er dette ansvaret formalisert.

Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek (AAB) har til hovudoppgåve å ta vare på arkiva etter arkivskaparar i arbeidarrørsla, men også grupper, personar og organisasjonar i ei gråsone omkring arbeidarrørsla kan avlevera til AAB. Arkivbestanden i dag er rekna til ca. 5000 hyllemeter fordelt på 1700 arkivskaparar. Til samanlikning er bestanden av privatarkiv i Riksarkivet om lag 7000 hyllemeter. I praksis har det statlege Riksarkivet og det private AAB delt det nasjonale ansvaret seg imellom når det gjeld arbeidet med å bevara privatarkiv av landsomfattande eller nasjonal karakter. Denne faktiske ansvarsdelinga er førebels ikkje formalisert, men det ligg føre utkast til eit dokument som drøftar grenseoppgangen dei to imellom meir i detalj. Dei samarbeider også om arkivfaglege spørsmål, og Riksarkivet er representert i styret for AAB. Ansvarsdelinga kjem m.a. til uttrykk ved at dei historiske arkiva etter dei politiske partia på den ikkje-sosialistiske sida i stor grad er avleverte til Riksarkivet, medan Arbeidarpartiet og dei andre partia på venstresida har avlevert til AAB. AAB har fått statleg driftstilskot sidan 1972, og dette utgjer i dag om lag ein tredjedel av inntektene.

Ei talmessig samanlikning av bevarte offentlege og private arkiv er vanskeleg å gjera. Offentleg verksemd er mindre omfattande enn alle former for privat verksemd i samfunnet, og den samla private arkivskapinga er truleg mange gonger større enn den offentlege. På den andre sida vil det vera mykje privat arkivskaping som har inga eller svært lita samfunnsinteresse. Det er likevel ikkje til å koma utanom at det synest å vera eit visst mishøve mellom bevart offentleg og privat arkivmateriale. Frå tid til anna er det difor teke til orde for at ein større del av den statlege innsatsen på arkivområdet må nyttast til privatarkivarbeid, for å unngå at ein i framtida skal sitja att med eit skeivt kjeldegrunnlag for innsikt i og dokumentasjon av norsk samfunnsliv. Tankegangen er at dette vil kunna føra til at f.eks. framtidig historieskriving vil gje den offentlege sektoren større plass og ei meir sentral rolle i samfunnsutviklinga i høve til private aktørar enn det som det i røynda er grunnlag for.

På den andre sida må det minnast om at bevaring av offentlege arkiv har ei breiare grunngjeving enn å dekkja behovet for kjelder til forsking og kulturell identitetsbygging. Det dreier seg òg om rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon, og offentlege arkiv fungerer i så måte som ein reiskap for å realisera viktige rettar og velferdskrav for borgarar i eit demokrati, jf. kap. 4.2.3. Privatisering av offentleg verksemd fører likevel til ei viss modifisering av denne skilnaden mellom private og offentlege arkiv. Denne utviklinga inneber at stendig meir av den fellesskapsrelaterte verksemda i samfunnet skjer i private former, og at privat arkivskaping aukar i omfang i høve til offentleg. Det er såleis fleire grunnar til at det er behov for å styrkja arbeidet med bevaring og formidling av privatarkiv i åra framover. Ein kjem likevel ikkje unna at dette arbeidet også heretter må tuftast på eit etter måten strengt utvalsprinsipp.

Når ein såleis må akseptera eit avgrensa bevaringsomfang, vert det endå viktigare kva for utvalsmetode samfunnet nyttar; det vil i praksis seia kor systematisk og planmessig utvalet av privatarkiv kan gjerast. Tradisjonelt har utvalet av bevarte privatarkiv i liten grad skjedd systematisk. Inntil for 10 - 15 år sidan var til dømes privatarkivarbeidet i Riksarkivet prega av slump og passivt mottak i form av gåver. Innanfor einskilde grupper av privatarkiv er det likevel gjennomført meir planmessige bevaringsaksjonar. Særleg gjeld dette for organisasjonsarkiv. Det har såleis gått føre seg ei systematisk innsamling og registrering av fråhaldsarkiv, vitskapshistoriske arkiv, arkiv etter religiøse organisasjonar, politiske parti, kvinnehistoriske arkiv og til dels EF-arkiv. Men utover dette har metodane også på dette feltet vore prega av brannutrykkingar, tilfeldige førespurnader og personleg interesse hos arkivarane.

Gjennom føresegnene i arkivlova er det no lagt til rette for eit meir systematisk privatarkivarbeid med Riksarkivaren som den sentrale koordinatoren og faglege premissleverandøren. Lova seier at Riksarkivaren gjev nærare retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket, og han kan fastsetja at desse også skal gjelda, heilt eller delvis, både for andre offentlege organ som tek vare på privatarkiv, og for private institusjonar som mottek offentleg støtte til slikt arbeid. Føremålet er at Rikarkivaren skal få til ei viss samordning, slik at bevaringsarbeidet både vert meir planmessig og kostnadseffektivt. Dei retningslinene Riksarkivaren skal gje, vil gjelda i høve til slikt som til dømes ordning, registrering, kassasjon, oppbevaring og tilgjenge. Det dreier seg elles om generelle retningsliner og ikkje detaljerte instruksar. Riksarkivaren arbeider dessutan med å laga skriftlege rettleiingar og handbøker både for private arkivskaparar og depotinstitusjonar.

Lova har også som føresetnad at det kan etablerast eit funksjonelt samarbeid mellom Arkivverket og alle dei andre institusjonane som arbeider med vern av privatarkiv. Meininga er at dette skal skje ved at Riksarkivet og statsarkiva inngår formelle samarbeidsavtaler med aktuelle institusjonar. Arbeidet med å førebu slike avtaler er i gang. Samarbeid er ein føresetnad for at Riksarkivaren skal kunna etablera og halda à jour ein nasjonal verneplan for privatarkiv. Verneplanarbeidet skal ikkje byggja på totalregistreringar, men det skal lagast sektoroversyn, utvalskriterium og gjennomførast konkrete undersøkingar og vurderingar av arkiv og arkivskaparar. Kor langt det er råd å koma i verneplanarbeidet på stutt sikt, vil vera avhengig av ei samla prioritering som Riksarkivaren må gjera av dei totale ressursane som kan setjast av til føremålet.

Arkiv etter bedrifter og industriverksemder representerer spesielle problem i høve til oppbevaring, tilgjengeleggjering og finansiering. Dei store industribedriftene er ofte berebjelken i det økonomiske, sosiale og kulturelle livet i lokalsamfunnet eller i ein større region. Det skjer dessutan stendige strukturendringar, og all røynsle viser at det er i omstillingssituasjonar at arkiv står i særleg fare for å gå tapt. Men særproblema med slike arkiv har òg samanheng med at dei oftast er svært omfangsrike og difor føreset stor magasinkapasitet. Den samfunnsomformande krafta som særleg industribedriftene har hatt dei siste generasjonane, tilseier at ein her burde gjort ein større innsats på arkivsida. I Danmark finst til dømes ein eigen arkivinstitusjon, eit sentralt ervervsarkiv, som no er organisert innanfor det danske arkivverket.

Arkivlova legg til rette for eit meir systematisk privatarkivarbeid, men det ligg ikkje i dette nokon utvida statleg innsats. For også å få til ei naudsynt styrking av omfanget av dette arbeidet vil departementet skipa til ei statleg støtteordning for vern og formidling av privatarkiv.

4.4 Arkivbevaring - nye og gamle utfordringar

4.4.1 Frå papirbasert til elektronisk arkivmateriale

Skrifta på dei 3 800 år gamle steintavlene frå Mesopotamia er framleis lesbar. Det same er delar av den hebraiske bibel på dei rundt 2 000 år gamle dødehavsrullane. Det eldste dokumentet som er bevart i det norske Riksarkivet, ein pavebulle på pergament frå 28. januar 1189, er òg lett å lesa for alle som kan latin. Også papirbaserte tekstdokument kan som oftast bevarast i lesbar stand i hundrevis av år. Den elektroniske versjonen av eit dokument som er produsert i eit moderne tekstbehandlingssystem derimot, er det til vanleg uråd å få lesbar tilgang til etter fem - ti år. Stendige skifte av teknologi med endringar i systemarkitektur og metodar for koding av tekst gjer at nye generasjonar av datautstyr ikkje kan tolka eldre informasjon. Trass i dette er det eit mål at offentleg forvaltning skal kunna slutta å arkivera papirutskrifter av offisielle saksdokument. Og brev som vert mottekne på papir, er det meininga å kassera etter at dei er overførte til elektronisk lagringsmedium ved såkalla skanning.

Dette omskiftet vil vonleg føra til ei monaleg effektivisering av offentleg sakshandsaming og dokumentutveksling, og etter kvart som produksjonen av nye papirdokument tek slutt, vil ein dessutan spara mykje oppbevaringsplass hos arkivskaparane og med tid og stunder også i arkivinstitusjonane. Men samstundes reiser det seg nye spørsmål av heilt grunnleggjande karakter både i eit kulturpolitisk og eit vidare samfunnspolitisk perspektiv.

Det meste av den kunnskapen vi har om fortida innanfor historisk tid, er tufta på bevaring av skriftlege kjelder. Hovudspørsmålet er korleis det skal lata seg gjera for dei generasjonane som kjem etter oss, å få tilgang til skriftlege primærkjelder frå vår tid dersom desse berre finst i elektronisk form? Også på relativt kort sikt vil det by på store utfordringar å halda elektronisk arkivmateriale teknologisk tilgjengeleg. Faren er at spora etter verksemda i offentleg forvaltning gradvis kan verta sletta i takt med teknologiske endringar i programvare og maskinelt utstyr. Då vil forvaltninga ikkje kunna stillast til ansvar for handlingane sine overfor borgarane verken i samtid eller ettertid. Utan tilgang til arkiverte dokument vil avgjerdsgrunnlaget svikta, og sentrale sakshandsamingskrav som presedens og likebehandling vil ikkje kunna oppfyllast. I praksis vert det heller ikkje alltid råd å innfri kravet til innsyn, og resultatet vil verta ei meir lukka forvaltning.

Overgangen til elektronisk arkivering av formelle saksdokument har lenge vore førebudd, og det er i denne fasen avgjerande at Riksarkivaren har kapasitet til å delta for fullt i arbeidet med å utvikla tekniske løysingar og administrative rutinar som så langt det er råd kan medverka til at omlegginga skjer på arkivmessig forsvarleg måte, jf. nærare omtale under kap. 4.4.5.

Ei langt meir akutt utfordring er at det i offentleg forvaltning alt i fleire tiår har vorte skapt store mengder elektronisk arkivmateriale som i utgangspunktet er av eit anna slag, materiale som det aldri har vore aktuelt å kunna arkivera på papir, og der det ikkje på førehand er utvikla naudsynte mekanismar for utskiljing av bevaringsverdig informasjon. Dette gjeld elektroniske register og databasar, særleg i tilknyting til eit mangfald av spesialiserte fagsystem. Her er det oppstått eit stort bevarings- og avleveringsetterslep, og ein må rekna med at mykje verdfull arkivinformasjon alt er gått tapt, både i staten og i kommunane. Rekna i ressursbehov ser det ut til at dette er den største utfordringa på arkivområdet i åra framover, jf. nærare omtale under kap. 4.4.4.

Eit tilleggsproblem ved langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale er knytt til sjølve lagringsmediet. Inntil 1995 vart alt elektronisk arkivmateriale i Arkivverket lagra på tradisjonelle magnetband, som var det einaste standardiserte mediet som var tilfredsstillande for føremålet. Gradvis avmagnetisering gjer likevel at slikt materiale hyppig må testast og kopierast over på nye, friske band. Dette vedlikehaldsbehovet aukar i takt med ein veksande bestand av elektronisk arkivmateriale, og det er ein sårbar aktivitet som ikkje tåler kontinuitetsbrot. Dei siste åra har Riksarkivet difor byrja å ta i bruk optiske plater som nytt standardisert lagringsmedium. Dette er eit meir robust og haldbart medium, som også har den føremonen framfor magnetband at det ikkje må oppbevarast i særskilde klimarom. Men langtidslagring på optiske plater eliminerer på ingen måte behovet for periodisk kontroll og kopiering.

I mange år enno vil arkivinstitusjonane måtta ta hand om mykje tradisjonelt papirbasert arkivmateriale parallelt med dei nye, store utfordringane frå det elektroniske materialet. Dette heng saman med at arkiv normalt ikkje skal avleverast før etter 25-30 år. Statlege saksarkiv som skal avleverast i den komande 25-årsperioden, er altså papirdokument som allereie er skapt. Også her slit ein dessutan med eit monaleg avleveringsetterslep, dvs. materiale som er endå eldre enn 25 år, men som likevel ikkje er avlevert.

Så lenge som 25-30 år kan ein ikkje venta med å ta hand om sårbart elektronisk arkivmateriale, dersom ein skal unngå at informasjonsinnhaldet vert sletta, endra, eller teknologisk utilgjengeleg, eller at det misser dokumentasjonsverde pga. ukontrollerte teknologiske endringar. I arkivforskrifta er det difor fastsett at Riksarkivaren kan krevja deponert kopiar av elektronisk arkivmateriale på eit tidlegare tidspunkt. Dette er det som fører til at Arkivverket dei neste 25 åra får ei dobbel oppgåve, ved at dei må arbeida med å ta hand om arkiv både frå den føregåande og inneverande 25-årsperioden.

4.4.2 Avlevering av statlege papirarkiv

Avleveringsbehovet for papirbasert arkivmateriale i staten og dermed også magasinbehovet i Arkivverket fram til om lag 2025 er ein funksjon av tilvoksteren av bevaringsverdig materiale dei siste 25 åra med tillegg av tidlegare etterslep. Dessutan må det setjast av plass til avlevering av privatarkiv. Privatarkiv utgjer i dag ca. 10 pst. av totalbestanden i Arkivverket. Tala for tilvokster og etterslep byggjer på den føresetnaden at arkivvolumet skal vera redusert gjennom føreskriven arkivavgrensing og kassasjon.

På grunnlag av framskriving av utrekningar frå byrjinga av 1980-talet vart det samla avleveringsetterslepet i sentralforvaltninga vurdert til om lag 45 000 hyllemeter ved utgangen av 1991, medan overslaget for lokal- og regional statsforvaltning var 25 000. Tala har bygd på svært usikkert grunnlag, og Riksarkivaren gjennomføra i 1998 ei ny kartlegging basert på utsende spørjeskjema. Denne undersøkinga har stadfest at etterslepstala framleis vil vera usikre, ikkje minst fordi det er mange metodiske og praktiske problem med slik informasjonsinnhenting. Svarprosenten er låg, og det har elles vist seg å variera mykje korleis arkivpersonalet har forstått dei utsende spørjeskjemaa, og kor nøyaktige dei har vore i svara sine.

Dei innkomne svara har likevel gjeve klåre indikasjonar på at det tidlegare overslaget for sentralforvaltninga har vore mykje for høgt. Riksarkivaren har no funne grunnlag for å redusera overslaget over akkumulert etterslep ved utgangen av 1998 til 27 000 hyllemeter. Også for lokal- og regional statsforvaltning er overslaget noko nedjustert, til om lag 20 000 hyllemeter. Ein del av forklaringa på den sterke reduksjonen kan vera at dei kassasjonsreglane for fellessakene i statlege organ som Riksarkivaren fastsette i 1988, jf. kap. 4.3.2, har ført til meir effektiv kassasjon enn tidlegare. Særleg for sentralforvaltninga, der reduksjonen er størst, har kartlegginga også ført til ei monaleg nedjustering av stipulert årleg tilvokster av avleveringsmoge materiale. Riksarkivaren har no funne det forsvarleg å stipulera årstilvoksteren til 2 400 hyllemeter i gjennomsnitt heilt fram til 1998, mot tidlegare vel 3 500 hyllemeter.

Etter dette er det altså eit årleg avleveringsomfang på 2 400 hyllemeter som må til for å hindra at etterslepet i sentralforvaltninga skal auka i åra som kjem. Dersom ein i tillegg tek tida til hjelp for å fjerna heile etterslepet på 27 000 hyllemeter, krevst det eit årleg avleveringsomfang på i alt 3 480 hyllemeter i gjennomsnitt kvart år frå og med 1999 til og med 2023. Til samanlikning har det faktiske avleveringsomfanget til Riksarkivet i perioden 1992-98 vore på 1 750 hyllemeter i gjennomsnitt. Dette talet omfattar også avleveringar frå lokale og regionale forsvarseiningar, idet arkivmateriale frå heile Forsvaret no vert avlevert til det sentrale Forsvarsarkivet i Riksarkivet. Til gjengjeld avleverer sentrale direktorat utanfor Oslo-området til næraste statsarkiv.

Det krevst altså ei fordobling av det gjennomsnittlege avleveringsomfanget frå dei siste åra for å koma à jour med det avleveringsmogne arkivmaterialet frå sentralforvaltninga innan 2025. Dersom ein skal få bukt med etterslepet raskare, til dømes på ti år, krevst eit årleg avleveringsomfang dei næraste åra på 5 100 hyllemeter.

Når det gjeld situasjonen i lokal og regional statsforvaltning, er det fyrst og fremst Statsarkivet i Trondheim, og dinest Kongsberg, Kristiansand og til dels Tromsø, som slit med eit monaleg etterslep. I Trondheim trengst godt over ei fordobling av avleveringsomfanget frå dei siste åra for å koma à jour med etterslepet innan 2025, og over ei tredobling for å få til dette på ti år. Trondheim er det overlegent største statsarkivdistriktet, særleg i geografisk utstrekning, ettersom det omfattar både Møre og Romdsdal og Nordland i tillegg til dei to Trøndelags-fylka. Nyleg har Riksarkivaren teke til orde for å leggja Nordland inn under Statsarkivet i Tromsø. Tabell 4.1 viser situasjonen meir i detalj for kvart einskilt statsarkiv, basert på noverande distriktsinndeling. Dei to siste kolonnane viser kor mykje som må avleverast i året for å byggja ned etterslepet på respektive 25 og 10 år.

Tabell 4.1 Oversyn over tidlegare avleveringsomfang til statsarkiva, tilvokster og avleveringsetterslep i lokal og regional statsforvaltning og avleveringsbehov framover.

StatsarkivGj.snittleg avlevering siste sju årÅrleg tilvokster 1974-1998Avleveringsetterslep 1998Avleveringsbehov pr. år 1999-2023Avleveringsbehov pr. år 1999-2008
Oslo7506041 500664754
Kongsberg3124004 300572830
Hamar244240300252270
Kristiansand1692601 500320410
Stavanger211264500284314
Bergen5862801 000320380
Trondheim6481 06410 0001 4642 064
Tromsø3182601 000300360
Sum3 2383 37220 1004 1765 382
Gj.snitt4054212 512522673

For å auka det årlege avleveringsomfanget er ledig magasinkapasitet ein grunnleggjande føresetnad. Gjennom nesten heile si historie har Riksarkivet slitt med å få plass til dei veksande arkivmengende, og også i nyare tid har dette vore eit problem både i Riksarkivet og i statsarkiva, men i dag er manglande magasinkapasitet ikkje eit heilt akutt problem i etaten. Etter kvart må likevel magasinkapasiteten byggjast vidare ut for at planmessige avleveringar skal kunne gjennomførest. Det er gjort nærare greie for utbyggings- og leigebehova i Arkivverket i kap. 9.

Ein annan faktor som verkar inn på avleveringsomfanget, er mottakskapasiteten i Arkivverket og dei oppgåvene som høyrer til, fyrst og fremst katalogiseringsarbeidet. Det er likevel ein tredje faktor som er meir avgjerande, og det er at dei einskilde arkivskaparane i forvaltninga tidsnok set av dei ressursane som trengst for å klårgjera arkiva, slik at dei kan avleverast i den stand som Riksarkivaren krev. Dersom ein skulle fråvika krav til ordning, merking, listeføring og gjennomført arkivavgrensing og kassasjon, ville det i staden føra til ei opphoping av uordna arkiv i Arkivverket. Dette inneber at materialet ikkje ville vera tilgjengeleg for bruk utan kostbart etterarbeid.

Dersom arkivskaparane tidlegare hadde handsama arkiva sine heilt ut etter reglane, ville dei i stor grad vore sparte for mykje etterarbeid og ekstra kostnader i samband med avleveringa. Grunnen til at dette ikkje skjer, er dels for dårleg arkivkompetanse og dels ei nedprioritering av oppgåver som ikkje kjennest påtrengjande i det daglege. Konsekvensen er at ein sparer ressursar på stutt sikt mot at kostnadene aukar på lengre sikt.

For å få gjennomført ei avlevering må ofte Riksarkivet og statsarkiva påta seg å utføra det forsømde ordningsarbeidet på oppdrag. I 1997 hadde slike tiltak eit omfang på 8 mill. kroner i heile Arkivverket, og dei vart gjennomførte ved engasjement av ekstrahjelp. Sjølv om Arkivverket får dekt kostnadene til sjølve ordningsarbeidet, går det likevel med ein del tid for det faste personalet til administrasjon og prosjektleiing. Det største problemet er likevel at det arbeidet det avleverande organet må gjera for å skaffa til vegar naudsynte budsjettmidlar, forseinkar heile avleveringsprosessen og gjer han langt meir omstendeleg og tungvint enn ynskjeleg. Alt i alt er det desse mekanismane ute i statsforvaltninga som utgjer flaskehalsen i arbeidet med å få til den naudsynte auken i avleveringsomfanget. For å motverka desse mekanismane må Arkivverket ha kapasitet til å driva aktivt tilsyns- og rettleiingsarbeid. Både denne eksterne pådrivar-funksjonen og den interne mottakskapasiteten gjer altså sitt til at ressursinnsatsen i Arkivverket er eit springande punkt.

4.4.3 Bevarings- og depotsituasjonen i kommunane

Norske kommunar har alltid hatt ei lovpålagd bevaringsplikt, men inga avleveringsplikt eller klårt definert depotplikt. Dette har resultert i eit etterslep som ikkje berre er av kvantitativ karakter som i staten. Dei fleste kommunane har ikkje etablert institusjonelle og fysiske føresetnader som gjer dei i stand til å ivareta dei grunnleggjande depotoppgåvene som i staten vert tekne hand om av Arkivverket.

Det var alt i formannskapslovene av 1837 fastsett at ordføraren hadde ansvaret for protokollar, arkiv og korrespondanse og skulle leggja dette fram for amtmannen når han bad om det. Ved ordførarskifte skulle han overlata arkivet til etterfølgjaren sin. Føresegnene vart utvida og utbygde i seinare kommunelover, i 1921, 1938, 1954 og 1961. I kommunelovene av 1938 kom det til dømes inn ei utvida føresegn om oppbevaring og ordning av arkiva. Departementet kunne no påleggja kommunane å innreia rom slik at arkivsakene kunne oppbevarast trygt. Dette vart ført vidare i kommunelova av 1954, der det var fastsett at departementet kunne gje forskrifter om oppbevaring og ordning av og tilsyn med kommunearkiva, m.a. at ein kommune innan ein gjeven frist skulle ha innreidd rom slik at arkivsakene var trygt oppbevarte. Likelydande føresegner vart tekne inn i lov om fylkeskommunar frå 1961.

Det har likevel ikkje vore gjeve generelle forskrifter til utfylling av dei lovføresegnene som det er vist til ovanfor. Men ved kgl. res. av 9. juni 1948 fekk Riksarkivaren rett til å inspisera kommunearkiva, og det er gjeve ei rekkje pålegg til kommunane i samband med slike inspeksjonar. I 1977 fekk Riksarkivaren tilsvarande inspeksjonsrett i fylkeskommunale arkiv. I 1985 fastsette Riksarkivaren retningsliner for bygging, sikring, innreiing og bruk av arkiv i kommunale, fylkeskommunale og statlege administrasjonar.

Trass i desse lover og føresegner har mykje kommunalt arkivmateriale gått tapt eller vorte øydelagt opp gjennom åra. Ved flytting til nye kontor, m.a. ved kommunesamanslåingar, er arkivsaker attgløymde i dei gamle lokala. Det materialet som framleis er samla, er ikkje sjeldan uordna og dermed i praksis utilgjengeleg. Andre stader er arkiva vortne omordna på ein slik måte at den indre samanhengen i arkivet heilt eller delvis er broten opp. Mykje er gradvis vorte øydelagt etter å ha lege i lokale som er fuktige og også elles dårleg eigna til oppbevaring av arkiv.

Mykje har likevel betra seg dei siste ti - femten åra, ikkje minst takk vera dei interkommunale arkivordningane, jf. kap. 4.1.3. Desse har likevel ikkje hatt permanente depotoppgåver for medlemskommunane, og ikkje alle kommunar og fylkeskommunar er enno komne med i dette samarbeidet. Bevaringssituasjonen i dag er alt i alt prega av svært store skilnader frå den eine kommunen til den andre. Noko samla oversyn finst likevel ikkje.

Ei føremålstenleg depotordning krev at arkivmaterialet er fysisk sikra, at det er ordna og katalogisert slik at det er råd å finna fram i det, og at det finst personale som kan ta seg av førespurnader frå publikum og driva aktiv formidling av den informasjonen som finst i kommunearkiva. Av desse tre oppgåvene er verksemda til dei interkommunale arkivordningane (IKA) i hovudsak avgrensa til ordnings- og katalogiseringsarbeid. Rett nok kan dei også ta på seg forsvarleg oppbevaring av materialet etter at det er ordna, men føresetnaden er at det skal attende til opphavskommunen for permanent oppbevaring.

Det er no viktig med fortgang i arbeidet for å få løyst det kommunale magasinbehovet. Mykje av det arbeidet dei interkommunale arkivordningane har nedlagt i ordning og katalogisering, kan såleis verta spolert dersom arkivmaterialet må førast attende til dårlege lokale som ikkje kan hindra vidare vanskjøtsel. Forsvarlege arkivlokale er elles ein innebygd føresetnad dersom kommunane skal oppfylla det kravet om eigne depotordningar som no er uttrykkjeleg fastsett og definert i forskrift til arkivlova.

Ei kartlegging som vart gjennomført i regi av dei interkommunale arkivordningane i Troms og Hordaland i 1997, viste at det i desse to fylka var til saman 24 kommunar, vel 40 pst., som allereie disponerte tilfredsstillande arkivlokale, sjølv om det også her kunne vera visse manglar, fyrst og fremst med tanke på klimastabilitet. Av dei andre kommunane var det 17 som kunne finna løysingar gjennom utbetringar i eksisterande bygg eller i annan kommunal bygning. I 14 kommunar, vel 20 pst., ville nybygg vera einaste løysinga for å skaffa tilfredsstillande arkivlokale innanfor kommunegrensene. Fire kommunar i Troms var ikkje omfatta av kartlegginga, fordi dei ikkje var medlem i den interkommunale arkivordninga.

Gjennom forskrift til arkivlova er det no lagt til rette for ei fleksibel og tilpassa løysing av det kommunale magasinbehovet. Forskrifta definerer kva minstestandard som må oppfyllast med tanke på å sikra arkivmaterialet mot å verta skadd eller øydelagt av varme, vatn eller uhøveleg klima og for å hindra at det kjem i uvedkomande hender. Dinest krev forskrifta at kommunane innan 1. januar 2002 skal ha kartlagt arkivlokala sine, og at dei som ikkje oppfyller den definerte minstestandarden, skal leggja fram naudsynte planar som viser korleis dei vil løysa dette problemet. Forskrifta opnar for ei svært lang gjennomføringstid, heile ti år etter at planane er godkjende. Dette er gjort av omsyn til dei kommunane som eventuelt må gjera større bygningsmessige investeringar. Det er også opning for dispensasjonar og særskilde løysingar i unnatakstilfelle.

Arkivforskrifta har ei føresegn om at kommunar og fylkeskommunar kan overføra depotoppgåver til ei interkommunal depotordning, og dette kan for mange kommunar visa seg å verta ei føremålstenleg og kostnadseffektiv løysing. Rett nok er det til no ikkje etablert slikt interkommunalt samarbeid nokon stad i landet, men det har vore drøfta om dei interkommunale arkivordningane kan utbyggjast til å ivareta depotfunksjonen for medlemskommunane. Dette vil i så fall innebera at dei avleverte arkiva frå medlemskommunane må oppbevarast og betenast frå eit felles regionalt depot.

Det vil rett nok liggja ei viss ulempe i å deponera arkivet utanfor kommunen. Samanlikna med dagens situasjon der mykje av det eldre arkivmaterialet ikkje er tilgjengeleg for bruk verken i eller utanfor kommunen, vil likevel ei slik sentralisert depotløysing framstå som ei stor vinning. Føremonen er elles at eit slikt regionalt depot kan gje betre sørvis til publikum, og at den einskilde kommunen vil kunna spara monaleg både i investeringar og driftsutgifter. Spørsmålet om slike interkommunale depotordningar er nærare utgreidd i ein rapport som vart lagd fram for Riksarkivaren og Kommunenes Sentralforbund i januar 1998. Slike samarbeidsløysingar kan elles verta aktualiserte gjennom dei særlege utfordringane som knyter seg til å bevara elektronisk arkivmateriale.

4.4.4 Bevaring av eksisterande elektronisk arkivmateriale

Elektronisk databehandling vart introdusert i statsforvaltninga i 1958, medan Riksarkivet tok imot dei fyrste avleveringane i 1985. Det er avlevert informasjon frå m.a. Likningsregisteret, Motorvognregisteret, Folketrygdsystemet, Sjømannsregisteret, Medisinsk fødselsregister, Helsepersonellregisteret, Pensjonsregisteret, Straffesaksregisteret, Grunneigedomsregisteret og Framandkontrollregisteret. Frå om lag 1990 har arbeidet med å få i gang avleveringar frå nye system langt på veg stoppa opp, dels fordi andre edb-oppgåver har lagt beslag på aktuell fagkompetanse i Riksarkivet, dels fordi det er vakse fram eit mangfald av etatsvise og institusjonsspesifikke fagsystem som har gjort oppgåva med å kartleggja og få avlevert bevaringsverdig materiale langt meir kompleks og omfattande enn før.

Frå oppgåver som er innhenta gjennom utsende spørjeskjema, er det no identifisert 584 bevaringsaktuelle elektroniske fagsystem eller journalføringssystem i statsforvaltninga, og av desse finst meir enn 11 000 systemførekomstar. Kor stor del av dette som så viser seg å innehalda bevaringsverdig informasjon, kan berre eit detaljert feltarbeid frå Arkivverket gje svar på. Det er likevel all grunn til å tru at ein i dette materialet vil finna noko av den mest informasjonsmetta dokumentasjonen av norsk samfunnsutvikling og norske samfunnstilhøve gjennom dei siste tre-fire tiåra, med andre ord arkivinformasjon av stort verde for framtidig forsking. Bevaring av delar av dette materialet vil truleg også vera naudsynt for å kunna dokumentera klientforhold av ulike slag.

Det vidare feltarbeidet frå Arkivverket vil også visa i kva grad det i utgangspunktet er teknisk mogleg å bevara informasjonen for ettertida. Dersom eit eldre system eller ein systemførekomst ikkje lenger er operativ, og alle systemdata berre ligg lagra på backup-medium i original form, vil dei berre kunna tolkast og lesast av den opphavlege maskin- og programvaren, som derimot ikkje kan nyttast til å trekkja ut informasjon i den teknologiuavhengige forma som er ein føresetnad for langtidslagring. Då vil informasjonen i praksis vera gått tapt for ettertida, sjølv om han framleis ligg digitalt intakt på backup-mediet. Det er kjent frå ei kartlegging som Interkommunalt Arkiv i Hordaland gjennomførte i 1997, at dette er situasjonen for ein del kommunalt arkivmateriale i fylket.

Avlevering av elektronisk informasjon i teknologiuavhengig form inneber at dei data som skal takast vare på, må trekkjast ut frå det opphavlege systemet, slik at dei kan lagrast som såkalla «flate filer». Det inneber at ein lagrar rådata i ei fragmentert form som ikkje ligg praktisk til rette for ny bruk. Men metoden bevarer potensialet for seinare bruk og kan nyttast til å gjenskapa informasjonen i lesbar form, under føresetnad av at det følgjer med ein heilt nøyaktig dokumentasjon av strukturen i det opphavlege systemet. Riksarkivet har utvikla naudsynte metodar og verkty for teknisk å handtera dei operasjonane som skal til, og ligg her langt framme i internasjonal målestokk.

Men systemdokumentasjonen er ein kritisk faktor, og kvar einskild avlevering må testast mot den dokumentasjonen som følgjer med. Problemet med mangelfull dokumentasjon har auka i takt med utviklinga av stendig meir komplekse system, og sjølve testaktiviteten er i alle høve ein arbeidskrevjande operasjon. I ein omfattande rapport som Riksarkivaren nyleg har fått utarbeidt, er det lagt til grunn at testinga av ei avlevering frå eitt av dei 584 identifiserte systema vil krevja i gjennomsnitt 15 dagsverk, medan testinga av ei avlevering frå andre førekomstar av det same systemet vil krevja 5 dagsverk. Gjeldande avleveringsreglar inneber i utgangspunktet at avlevering frå det einskilde systemet eller den einskilde systemførekomsten skal skje ein gong kvart femte år.

Ved sidan av denne særs arbeidskrevjande tekniske handteringa ved avlevering vil det også gå med ressursar i Arkivverket til å vurdera om informasjon frå kvart einskilt system eller kvar einskild systemførekomst i det heile er bevaringsverdig, til teknisk førebuing av avleveringa, seinare periodisk konvertering til nye format og lagringsmedium, og endeleg til produksjon av brukarversjonar av avlevert materiale. Samla sett må difor Arkivverket tilførast omfattande ressursar innanfor IKT-feltet dersom det i det heile skal lata seg gjera å ta hand om berre delar av dei store utfordringane ein her står overfor. I dag har etaten berre seks stillingar til å handtera alle slags oppgåver i samband med elektroniske arkiv. Det må difor til ei monaleg kapasitetsoppbygging dei næraste åra.

Mange elektroniske fagsystem i forvaltninga er slik innretta at ny informasjon som vert lagd inn som ledd i ordinær administrativ oppdatering, fører til at tidlegare informasjon vert overskriven og dermed ugjenkalleleg sletta. Dette er ein av grunnane til at det hastar med ei nærare kartlegging slik at ein får etablert faste avleveringsrutinar.

Andre system akkumulerer stendig ny informasjon i tillegg til den gamle, men det er likevel behov for sanering frå tid til anna. Bevaring av eldre informasjon kan då skje ved overføring til ein historisk base, som så i neste omgang kan avleverast, men dette krev også innarbeidde rutinar, som igjen er avhengig av medvit og kompetanse hos arkivskapar. Også det å få etablert slike rutinar krev omfattande rettleiing og oppfølging frå Arkivverket si side.

Ein avgjerande føresetnad er at Riksarkivaren får kapasitet til å delta i utviklinga av dei nye datasystema som kjem til å skapa framtidig elektronisk arkivmateriale, slik at desse allereie når dei vert utforma får innebygde funksjonar for utskiljing og avlevering av bevaringsverdig informasjon. Det inneber at ein alt i utviklingsfasen kan ta standpunkt til bevaring og kassasjon, slik at naudsynte opplegg for effektuering kan innarbeidast i system, rutinar og planar hos den einskilde arkivskapar. På lengre sikt vil dette spara store ressursar.

Den nemnde rapporten som Interkommunalt arkiv i Hordaland utarbeidde i 1997, slår fast at mykje arkivverdig informasjon alt er gått tapt i Hordalands-kommunane. Som regel er slikt tap ein direkte funksjon av at kommunen har gått over frå eit edb-system til eit anna. Informasjonen som er lagra i det gamle systemet, vert utilgjengeleg så snart kommunane kvittar seg med det gamle utstyret. Kartlegginga dokumenterer til dømes at dette også har skjedd med mange av dei fyrste elektroniske postjournalane som vart tekne i bruk på 1980-talet. Dette inneber at kommunane har missa det verktyet som skal til for å finna fram også i det papirbaserte arkivmaterialet frå den perioden dei tapte journalane dekkjer.

Av rapporten framgår vidare at elektroniske fagsystem for til dømes lækjarkontor, sosialkontor, barnevernskontor, teknisk kontor, skular og bibliotek ofte inneheld arkivverdig informasjon som ikkje finst i papirform, m.a. kan dette omfatta delar av arkivskapar sin eigen korrespondanse. I slike tilfelle er altså berre inngåande skriv å finna på papir, medan det som arkivskapar sjølv har produsert, berre eksisterer som elektroniske dokument. Det framgår til dømes at fleire sosialkontor og pleie- og omsorgskontor i stor grad har klientarkiva sine berre på harddisk, og det same gjeld i stor grad pasientjournalar på lækjarkontora.

Generelt må det konkluderast med at det i kommunesektoren står endå meir att å gjera enn i staten for å få kontroll med bevaringssituasjonen for elektronisk arkivmateriale. Her er det både tale om å vekkja til medvit om problemet og å finna fram til tekniske løysingar og administrative rutinar og ordningar. Det er i dette perspektivet at interkommunalt depotsamarbeid truleg vil vera særleg føremålstenleg, då ein neppe kan venta at kvar einskild kommune åleine kan løysa dei utfordringane ein her står overfor.

4.4.5 Elektronisk arkivering av framtidige saksdokument

Elektronisk arkivering av tradisjonelle saksdokument, m.a. det som i dag er inn- og utgåande brev med handskrivne underskrifter, krev andre tekniske løysingar enn dei det er gjort greie for ovanfor. Saksdokument kan ikkje reduserast til rådata ved arkivering. Innhaldselement som skjema og tabellar, figurar, bilete og illustrasjonar ville då verta reinska bort, og det same gjeld alle andre element som gjev eit dokument struktur, stil og preg. Saksdokument må kunne arkiverast i ei form som inkluderer slike element, i det minste alle innhaldselement. Ein nyttar gjerne nemninga dokumentformat om måten dei ulike elementa i eit dokument er koda og organiserte på. Men metodane for slik dokumentformatering er talrike og oftast ulike frå den eine produsenten til den andre. I tillegg er dei i stendig endring. For at elektroniske saksdokument som vert arkiverte på eit gjeve tidspunkt, skal kunne framvisast og lesast på framtidig utstyr, må det difor nyttast standardiserte dokumentformat. Ved arkivering må saksdokumenta konverterast til eit dokumentformat som er spesielt utvalt som arkivformat i den offentlege forvaltninga.

Eit dokumentformat for arkivering som sikrar at saksdokument framleis er lesbare for ettertida, må vera maksimalt flyttbart mellom alle dei spesifikke teknologiplattformene som finst i bruk. Ved å velja eit felles arkivformat som har status som internasjonal standard, anten reint faktisk eller aller helst ved å vera formelt utpeikt, og som i tillegg har støtte i ferdige produkt med sterk marknadsposisjon, aukar ein sjansen for at formatet vil bestå i lang tid. Men nokon garanti for tid og æve representerer heller ikkje ein vedteken og godt etablert standard. Også standardar vil ha sine generasjonsskifte, og ein må difor rekna med seinare konverteringar til nye standardiserte format. Slike konverteringar vil alltid representera ein fare for tap av element i dokumenta. Men eit formålstenleg standardval vil gjera at konverteringar vil skje sjeldnare og med minst mogleg risiko.

Problemet er at det for generelle arkivformål enno ikkje er utvikla fullgode dokumentformat med internasjonal godkjenning (ISO-standardar). Det er heller ikkje utsikter til at dette vil skje så langt fram som ein i dag kan sjå. Dette inneber at dokumentformat må veljast på eit lågare ambisjonsnivå enn ønskjeleg, og ein må difor rekna med at seinare konverteringar vil måtta gjerast oftare og med større risiko enn det som elles ville vore situasjonen.

Frå Riksarkivaren si side er det likevel lagt til grunn at det vil vera forsvarleg å ta til med elektronisk arkivering dersom ein nyttar eit dokumentformat som det er gjort nærare greie for i den kravspesifikasjonen for elektronisk arkiv som Riksarkivaren nyleg har utarbeidd. I forskrifta til arkivlova er det teke inn ein heimel for Riksarkivaren til å tillata slik arkivering under føresetnad av at det vert nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak. Denne godkjenningsordninga og det vidare utviklingsarbeidet med omsyn til tekniske løysingar og administrative rutinar på dette feltet vil krevja omfattande oppfølging og sakshandsaming i Arkivverket i åra framover. Dette kjem i tillegg til dei oppgåvene som det er gjort greie for under kap. 4.4.4.

Saksdokument må ikkje berre vera lesbare for ettertida. Ein mottakar av eit elektronisk overført dokument må også kunna stola på at dokumentinnhaldet ikkje er endra gjennom medveten manipulasjon eller teknisk forvrenging ved overføringa, og han må vera trygg på at avsendaren ikkje er falsk m.m. Digital signatur er introdusert som ein ny og sikker metode for å autentisera eit dokument. Slike signaturar vil då overta den funksjonen som dei handskrivne brevunderskriftene har på eit papirdokument. Men dette gjeld altså ved utveksling av elektroniske saksdokument. Derimot er det ikkje utvikla løysingar for langtidsbevaring og langtidsautentisering av digitale signaturar. Her er følgjeleg eit uløyst problem, som Riksarkivaren vil måtta arbeida med å finna ut av.

Overgangen til elektronisk arkivering reiser elles eit tilleggsproblem. Det operative ansvaret Riksarkivaren i dag har for statleg arkivmateriale, avgrensar seg til å bevara og gjera materialet tilgjengeleg for ettertida, og Arkivverket overtek normalt råderetten over arkivmaterialet gjennom avlevering når det er 25-30 år gammalt. Elektronisk arkivmateriale må likevel eksporterast til Arkivverket på eit langt tidlegare tidspunkt, slik at det der kan haldast teknologisk ved like slik det er gjort greie for ovanfor. Denne eksportoperasjonen er i arkivforskrifta ikkje definert som avlevering, men som deponering av kopiar. Dermed har arkivskaparen framleis eigedoms- og råderetten over materialet, noko som må sjåast i samanheng med at arkivskaparane enno vil ha mykje bruk for materialet for sine eigne administrative behov og av omsyn til sitt publikum.

Det er likevel ikkje truleg at kvar einskild arkivskapar vil kunna halda materialet teknologisk tilgjengeleg for eigen bruk fram til Arkivverket tek over ansvaret etter 25-30 år. Ei mogleg løysing ville vera at Arkivverket overtok store delar av funksjonen som administrativt arkiv for heile statsforvaltninga, i tillegg til den noverande depotfunksjonen. Dette ville i så fall vera å tilleggja Arkivverket ei prinsipielt ny og svært ressurskrevjande oppgåve, og det kan tenkjast at det finst alternative løysingar.

Problemstillinga ligg i utgangspunktet utanfor ramma for denne meldinga, men Arbeids- og administrasjonsdepartementet som ansvarleg fagdepartementet for dei forvaltningspolitiske samordningsfunksjonane i staten har teke initiativet til ei utgreiing som truleg vil verta gjennomført i 2000. Utgreiinga vil skje i samråd med m.a. Riksarkivaren og Kulturdepartementet.

4.5 Tilrettelegging og tilgjengeleggjering av arkiv

Tilrettelegging og tilgjengeleggjering siktar til ulike måtar å registrera og bearbeida arkivinformasjonen på. Slik informasjonsforvaltning kan ha fleire funksjonar. Det kan gje meir kompakt lagring og meir effektiv framfinning av relevant informasjon, det kan bidra til å verna originalmateriale mot slitasje eller vedlikehalda informasjonen på anna vis, og ikkje minst har det den funksjonen at det vert enklare for brukarane å gjera seg nytte av informasjonen og å distribuera arkivinformasjon til eit større publikum. Bruk av IKT har opna nye utvegar for effektiv informasjonsforvaltning, men tilrettelegging og tilgjengeleggjering av arkivinformasjon omfattar også andre tiltak.

4.5.1 Journalar, katalogar og arkivnyklar

Journalføring er noko det finst lang tradisjon og innarbeidde rutinar for både i offentleg og privat sektor, fordi dette spring direkte ut av eit administrativt behov. Journalføring av innkomne brev etter eit fastsett mønster vart påbode i det dansknorske Rentekammeret ved kgl. res. av 18. august 1740, og dette systemet vart vidareutvikla av den norske sentraladministrasjonen etter 1814. Eit uttrykkjeleg påbod om journalføring i all offentleg forvaltning har vi derimot ikkje hatt før arkivforskrifta vart fastsett frå 1. januar 1999.

Den tradisjonelle brevjournalen er eit kronologisk årsregister over alle innkomne skriftlege førespurnader og over saker initierte av vedkomande arkivskapar og som resulterte i utgåande brev, såkalla initiativekspedisjonar. Alle dokument fekk ved registreringa eit unikt journalnummer, og ved fram- og attendevising til eit etterfølgjande og føregåande journalnummer vart dokumenta lenka i hop til saker. Alle ihoplenka dokument vart samla på det siste journalnummeret i saka, og alle sakene vart arkiverte i nummerorden. Journalen er dermed uunnverleg for å finna fram i desse gamle arkiva.

Frå midten av 1800-talet fekk vi ei gradvis utvikling i retning av emnevis ordning av sakene på tvers av journalnummer, og frå om lag 1920 er hovudmassen av arkiva emneinndelte. Dette gjorde det mogleg for Arkivverket å laga arkivkatalogar, dvs. oversyn som gjev opplysningar om innhaldet i kvart einskilt arkivstykke. Emneinndelinga gjorde det også lettare å gjennomføra naudsynt kassasjon. Dei nye arkivnyklane frå byrjinga av 1960-talet førte med seg ei meir gjennomført emneordning av heile saksarkivet etter eit meir einsarta system. Som framfinningsmiddel er både katalogane og arkivnyklane eit viktig supplement til dei tradisjonelle journalane, og det er i dag fyrst og fremst katalogane som vert nytta av personale og brukarar ved direkte framsøking og tinging av arkivsaker på Arkivverket sine lesesalar. Men ettersom arkivkatalogane berre gjev opplysningar på arkivstykkenivå, er likevel journalen det beste og viktigaste hjelpemiddelet når det er behov for å ta seg fram i arkivet på dokument- og saksnivå.

Dei elektroniske journalføringssystema som no vert nytta i offentleg og privat verksemd, vil etter kvart også føra med seg ei effektivisering av framfinningsfunksjonen i arkivinstitusjonane. Takk vera eit standardiseringsarbeid som har gått føre seg på dette området sidan midten av 1980-talet, er det lagt grunnlaget for ei optimalisering av det potensialet som ligg innebygd i dei elektroniske journalane. Praktisk talt all elektronisk journalføring i offentleg forvaltning er no basert på system som følgjer den såkalla Noark-standarden, som sidan 1989 vert forvalta av Riksarkivaren. Så langt ein kjenner til, er dette det mest vellukka standardiseringstiltaket på verdsbasis på sitt område. Det inneber m.a. at dei elektroniske journalane også vil vera direkte tilrettelagde for seinare bruk når dei vert avleverte til statlege og kommunale depotinstitusjonar. Gjennom eit omfattande prosjekt gjennomført i regi av Riksarkivaren i 1997-98 er standarden no utbygd til også å omfatta fullstendige spesifikasjonar for arkivering av elektroniske saksdokument, integrert med e-postbasert dokumentutveksling og intern elektronisk saksgang. Her er også peikt ut fire standardiserte format som akseptable for arkivering av elektroniske saksdokument, jf. kap 4.4.5.

4.5.2 Ordning og katalogisering

Arbeidet med arkivkatalogane er avhengig av det førearbeidet som det er føresetnaden at arkivskaparane sjølve skal gjera. Dette består i å samla arkivmaterialet i pakker eller esker, ordna desse og andre slags arkivstykke fortløpande etter arkivnykkelen, etter at dei er forsynte med etikettar som m.a. viser kva dei inneheld og kva tidsperiode materialet omfattar. I tillegg skal det lagast ei liste med oversyn over innhaldet i kvart einskilt arkivstykke, og det er denne lista som dannar grunnlaget for den seinare katalogen. Meininga er at dette skal gjerast etter kvart som arkivmaterialet går ut av jamleg administrativ bruk, og det må seinast vera gjort før materialet skal avleverast til arkivdepot. Det har lenge vore klare reglar om dette for statlege arkivskaparar, medan det fyrst var med arkivforskrifta at også kommunar og fylkeskommunar vart omfatta av desse føresegnene.

Mykje statleg arkivmateriale har ikkje vore behandla etter desse reglane, og det er ingen heimel for å stilla tilsvarande krav til private arkiveigarar. Ved utgangen av 1998 var det då også om lag 11 000 hyllemeter arkivmateriale i Arkivverket som var meir eller mindre uordna og ukatalogisert og dermed utilgjengeleg eller vanskeleg tilgjengeleg for bruk. Dette utgjer om lag 8 pst. av den totale arkivbestanden i etaten.

Det er fleire grunnar til at dette ordningsetterslepet har oppstått. Før 1965 var ikkje avleveringsreglane klare nok, og elles har nedlegging og omorganisering i forvaltninga gjort at det naudsynt å ta imot mange såkalla herrelause arkiv gjennom reine redningsaksjonar. Dessutan sleit særleg Riksarkivet etter krigen med liten eller ingen magasinreserve, og store mengder arkivmateriale hopa seg opp rundt om i forvaltninga. Då dei nye fjellmagasina på Kringsjå vart tekne i bruk i 1978-79, måtte ein ta imot mengder av arkivmateriale for å lette presset, og svært mykje av dette var uordna.

Det har hendt at arkivmateriale i ettertid er vorte ordna med ekstern finansiering, men dette føreset at bruksinteressa er særleg stor. Det største ordningsprosjektet av dette slaget gjaldt 1 200 hyllemeter arkivmateriale etter Nortraship, som i si tid var avlevert i uordna stand då det gamle Handelsdepartementet flytta til nye lokale. Her var det eit stort forskingsprosjekt om handelsflåten under krigen som gjorde at Noregs forskingsråd gjekk inn med ekstraordinære midlar. I stor grad har Arkivverket elles nytta ordinære budsjettmidlar til ordning av eigen arkivbestand. Arbeidet har i stor grad vore organisert i særskilde prosjekt med fast tilsette som prosjektleiarar, medan sjølve ordningsarbeidet ofte har vore utført av engasjert personale, som sivilarbeidarar, ledigmelde, pensjonistar og andre. Dei siste åra har m.a. reduksjonen i tilgangen på sysselsetjingsmidlar ført til ein monaleg nedgang i omfanget av slike ordningsprosjekt.

Det ville kosta i storleiksorden 30 - 40 mill. kroner å ordna og katalogisera heile ordningsetterslepet på 11 000 hyllemeter, men det er ikkje utsikter til at Arkivverket innanfor eksisterande budsjettrammer kan prioritera dette arbeidet særleg høgt. Hovudutfordringa vert å hindra at etterslepet aukar. Ein føresetnad for dette er at avleveringsreglane for statlege arkivskaparar vert handheva strengt, og at ein tilsvarande krev av private arkivskaparar som ynskjer å avlevera til Arkivverket, at dei tek på seg alle kostnadene til ordning og katalogisering. Dette er ei line som Arkivverket har freista følgja nokså konsekvenst dei siste 10 - 15 åra, og også Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek er i ferd med å innarbeida tilsvarande praksis.

Av og til vil ein privat arkivskapar kunna oppfatta det som urimeleg at han «må betala for å gje frå seg ei gåve», men som regel er det ikkje vanskeleg å få forståing for det rimelege i at ein arkivskapar tek på seg den eingongskostnaden som krevst for å gjera arkivet tilgjengeleg, når arkivinstitusjonen på si side tek alle framtidige kostnader til oppbevaring og betening av arkivet. Ein mest mogleg konsekvent praksis er her viktig, men i heilt spesielle tilfelle kan det vera naudsynt å fråvika prinsippet for å få berga eit viktig arkiv som elles kunne gå tapt, eller for å hjelpa ein arkivskapar som er heilt utan eigne midlar.

4.5.3 Asta - Arkivsystem for alle

I dei siste åra har Arkivverket og ein del andre arkivinstitusjonar teke til å registrera alle nye arkivkatalogar direkte i eit elektronisk informasjonssystem som er utvikla i eit samarbeid mellom Riksarkivet og Landslaget for lokal- og privatarkiv. Systemet vil gjera den registrerte informasjonen elektronisk søkbar, og det er oppretta ei eiga stifting som har med forvaltning og distribusjon av systemet å gjera. Etter kvart er det meininga å gje arkivskaparane høve til å registrera avleveringslistene sine direkte inn i systemet. Dette vil monaleg effektivisera både avleveringsoperasjonen og sjølve katalogproduksjonen.

Asta skal også fungera som eit informasjonssystem som gjev oversyn over arkivskaparar, mottekne avleveringar frå den einskilde arkivskaparen og arkivmateriale som enno ikkje er avlevert, og det vil kunna nyttast som depotstyringssystem. Vel så viktig er at Asta med tida vil gjera det svært mykje lettare for publikum å få oversyn over innhaldet i arkiva på arkivstykkenivå, slik at dei raskt kan søkja fram aktuelt materiale. Det er såleis meininga at systemet etter kvart skal verta tilgjengeleg over ulike datanett, m.a. Internett.

Til liks med Noark er Asta døme på eit standardiseringsarbeid som ligg langt framme i internasjonal samanheng. Systemet representerer ein felles mal for forvaltning og distribusjon av arkivinformasjon på tvers av institusjonsgrenser og typar arkivmateriale. Dette inneber at systemet vil danna grunnlaget for ein felles samkatalog for arkiv frå heile landet. Det må likevel takast det atterhaldet at Asta framleis er i ein utviklingsfase, og at ein ikkje vil få fullt utbytte av systemet før også alle gamle katalogar er skrivne inn. Men dette vil knapt kunne skje i særleg omfang på kort sikt, ettersom dette berre i Arkivverket ville krevja i storleiksorden 50 årsverk.

Bakgrunnen for Asta var at det på 1980-talet heldt på å utvikla seg ulike system for elektronisk registrering av privatarkiv. Gjennom Asta er denne utviklinga avverga, og det er no semje om at samkatalogen for privatarkiv skal byggjast vidare ut på grunnlag av den felles standarden som Asta representerer. Gjennom arkivlova har dessutan Riksarkivaren fått heimel til å fastsetja at dei same retningslinene som gjeld for privatarkivarbeidet i Arkivverket, også skal gjelda for andre offentlege organ som arbeider med å ta vare på privatarkiv, og for private institusjonar som mottek offentleg tilskot til arbeidet med vern av privatarkiv. Føresetnaden er også at samkatalogen skal femna om arkiv som vert tekne hand om av reint private institusjonar som ikkje får offentleg tilskot.

Riksarkivet vil såleis ha ansvaret for å koordinera arbeidet med samkatalogen, som enno er i ein tidleg fase. Mykje registreringsarbeid må gjerast før katalogen kan verta det instrumentet han er meint å vera. Mellom anna må alle små og store institusjonar som oppbevarer privatarkiv, kunna skaffa seg naudsynt utstyr og programvare slik at dei får tilgang til Asta-systemet og sjølve kan registrera arkiva sine direkte i databasen, og dei må ha økonomi til å dekkja kostnadene ved å driva og vedlikehalda programvaren. For særleg små institusjonar kan dette by på problem. Omfanget og kvaliteten av informasjonen i samkatalogen er såleis avhengig av den innsatsen som skjer i kvar einskild oppbevaringsinstitusjon.

Den fyrste utgåva av samkatalogen vart likevel lagd ut på Internett sommaren 1998, og i januar 1999 inneheldt Internett-katalogen informasjon frå sju ulike institusjonar. Riksarkivaren har elles sett ned ei arbeidsgruppe som innan kort tid skal utarbeida framlegg til korleis hovudkatalogen i Riksarkivet kan leggjast til rette for Internett, eit arbeid som skal samordnast med krava i samkatalogen over privatarkiv. Ei omfattande handbok for Riksarkivet med rettleiing for brukarane, som Riksarkivaren fekk utarbeidt i 1992, er elles tilgjengeleg på Internett.

4.5.4 Mikrofilming av papirbasert arkivmateriale

Vi har hittil behandla tilrettelegging og tilgjengeleggjering av arkiv gjennom ulike former for referanse- eller metainformasjon. Men også den substansielle arkivinformasjonen kan tilretteleggjast og gjerast lettare tilgjengeleg på andre måtar enn berre ved å ordna det originale arkivmaterialet. Det kan skje ved å frikople den tekstlege arkivinformasjonen frå det originale fysiske medieunderlaget, som tradisjonelt består av pergament eller papir.

Pergament er reinsa og tørka dyreskinn og vart brukt som skrivemateriale allereie av assyrarane og dei gamle egyptarane. Det var einerådande i Europa inntil papiret vart kjent og i løpet av 1400-talet for alvor byrja å ta over for pergament som skrive- og trykkunderlag. Papir vart opphavleg framstilt av lin- og bomullsklutar, og dette papiret var mindre utsett for kjemisk nedbryting enn papir av tremasse, som tok over som råmateriale i papirproduksjonen frå om lag 1850. Eldre papir av tremasse inneheld stoffet lignin som gjer at papiret gulnar og vert sprøtt etter ganske stutt tid. Elles er det mykje papir som er tilsett lim som gjev forsuring og fører til at papirfibrane vert kortare og kortare. Alt dette gjer at mykje eldre papirbasert arkivmateriale er sterkt utsett for slitasje og nedbryting, men dette kan til ein viss grad motverkast ved å oppbevara papiret i magasin med tilpassa temperatur og fukt og verna mot ulike former for luftforureining.

Mikrofilming er tradisjonelt den metoden som har vore nytta dels for å verna originalmaterialet mot bruksslitasje og ytterlegare nedbryting, men også for å gjera mykje etterspurd informasjon lettare tilgjengeleg for brukarane. Mikrofilming kan også spara plass i dagleg- og bortsetjingsarkiv, og det gjev større tryggleik for originaldokument i tilfelle brann o.l. Det var på initiativ frå Riksarkivaren at Justisdepartementet i 1942 tok til å filma grunnbøkene ved alle soreskriveria og byfutembeta, og dei ferdige filmane vart oppbevarte i Kongens Gruve i Kongsberg, der Riksarkivet frå 1943 hadde oppretta eit eige tryggingsdepot. Frå slutten av 1944 byrja ein i Kongens Gruve også å mikrofilma eldre kyrkjebøker.

Rett etter krigen tok Mormonarkyrkja kontakt med Riksarkivaren for å få lov å filma alle norske kyrkjebøker eldre enn 1875, og dette gav Arkivverket ein eineståande sjanse til å få filma mykje materiale som var sterkt utsett for slitasje. Den fyrste avtalen med mormonarane vart inngått i 1947 og gav Riksarkivet eigedomsretten til originalfilmane, eit svært gunstig avtalevilkår, som gjorde at Riksarkivet fekk kontrollen over den vidare distribusjonen av filmane. Nye avtaler med mormonarane vart inngått i 1958, 1979 og 1989, og mormonarfilminga, som vart avslutta i 1993, har også omfatta mykje anna personhistorisk arkivmateriale, så som folketeljingar, skifteprotokollar, pantebøker osv. Mormonarane har no flytta filmverksemda til land dei ikkje tidlegare hadde tilgang til, m.a. i Aust-Europa. Difor har Riksarkivet sjølv vidareført mikrofilminga av kyrkjebøker dei siste åra.

Elles har Riksarkivet på eiga hand gjennomført tryggingsfilming av andre arkivseriar som det er viktig å skåna for handtering på lesesalen, eller som ikkje har vore tilgjengelege i Noreg. Blant det siste kan nemnast protokollseriar frå den dansk-norske sentraladministrasjonen før 1814. Ved den dansk-norske arkivavtalen inngått 21. mai 1991 vart det såleis semje om å utveksla mikrofilmkopiar av ei rekkje arkivseriar i Danmark og Noreg som er av felles interesse for dei to landa, i alt om lag 4 millionar sider. Mikrofilminga skulle vera avslutta seinast åtte år etter at avtalen vart inngått, og Riksarkivaren har i brev til departementet av 1. juni 1999 meldt frå om at den avtalefesta mikrofilminga i Noreg er avslutta i samsvar med avtalen, og at dei siste kopiane var i ferd med å verta klargjorde for oversending til Danmark.

Teknologien for avfotografering og lesing av mikrofilm er etter måten enkel og billig, og oppbevart under rette klimatiske tilhøve har originalfilmen ei levetid på fleire hundre år. Hovudparten av den mikrofilminga som no pågår i Arkivverket, gjeld det sterkt etterspurde eigedomshistoriske materialet som er avlevert frå sorenskriveria til statsarkiva. Dette omfattar pantebøker og panteregister frå byrjinga av 1700-talet til 1936 og utgjer om lag 11 000 band med protokollar eller i alt vel 9 mill. sider. Om lag 11 årsverk, som svarar til 70 pst. av saksbehandlingstida i statsarkiva, eller ein tredjedel av saksbehandlingstida i heile Arkivverket, går med til å behandla førespurnader om dokumentasjon frå dette arkivmaterialet, og den aukande slitasjen på protokollane og protokollsidene gjer at det berre er eit tidsspørsmål før originalmaterialet vil vera heilt øydelagt. Arbeidet med å mikrofilma alt dette tinglysingsmaterialet vart i 1994 kostnadsrekna til vel 16 mill. kroner. Prosjektet kom i gang i 1996-97, og ein har førebels makta å setja av om lag 1,4 mill. kroner årleg, noko som inneber at det enno vil ta mange år før det heile er avslutta.

I tillegg kjem at det lenge har vore behov for å avlevera også tinglysingsmateriale frå tida etter 1936, både fordi dette tek opp mykje plass ved dei lokale tinglysingskontora, og fordi materialet mange stader er dårleg brannsikra og utsett for slitasje. Det mest utsette materialet, dei såkalla grunnboksblada, er eit lausbladsystem med eitt blad for kvar skyldsett eigedom. Blada gjev oversyn over alle dokumenta som er tinglyste på eigedomen frå 1936 til 1989, då elektronisk grunnbok kom i bruk. Justisdepartementet har mikrofilma alle grunnboksblada og er no i gang med å digitalisera mikrofilmen. Siktepunktet er at dei originale grunnboksblada skal avleverast til statsarkiva for rein oppbevaring, medan informasjonen til sakshandsaming skal hentast fram på pc-skjerm ved sorenskrivarkontora. Pantebøkene, som inneheld gjenpartar av tinglyste dokument, vert verande ved sorenskrivarkontora og skal nyttast i original. Dermed kan ein utsetja avleveringa og dermed overføring av arbeidsoppgåver til statsarkiva.

4.5.5 Digitalisering av arkivmateriale

For å skanna eldre arkivmateriale, særleg direkte frå originaldokumentet, må ein ha svært høg oppløysingsgrad for at teksten skal verta godt leseleg, og dette krev omfattande lagrings- og behandlingskapasitet. Særleg gjeld dette for handskriven tekst. Til no har difor digitalisering av arkivmateriale stort sett ikkje vore basert på slik fotografisk registrering, men på rein avskrift, dvs. manuell innskriving av originalteksten i eit edb-system. Dette er langt meir arbeidskrevjande enn både skanning og mikrofilming, men det gjev samstundes heilt andre opningar for bearbeiding og spreiing av informasjonsinnhaldet.

Opptakten til slik dataregistrering av kjelder i Arkivverket skjedde i Bergen i 1968. I samarbeid mellom Statsarkivet og Universitetet byrja ein då å edb-registrera folketeljinga frå 1801. Opp gjennom åra er det gjennomført fleire større og mindre prosjekt av liknande karakter, utan at Arkivverket sjølv har kunna setja av særlege ressursar til dette sett i høve til omfanget av dei oppgåvene ein har stått overfor. Nye registreringsrutinar kan føra til at slik digitalisering i framtida vert langt mindre arbeidskrevjande enn i dag, men røynslene til no tilseier at det vil krevja i storleiksorden 100-150 årsverk for å dataregistrera ei einskild av folketeljingane frå slutten av 1800-talet. Difor har Arkivverket fyrst og fremst vore med som fagleg samarbeidspartnar i prosjekt drivne i regi av andre instansar, frå byrjinga av 1980-talet særleg Registreringssentralen for historiske data ved Universitetet i Tromsø og frå 1993 Televerket/Telenor gjennom det såkalla Teleslekt-prosjektet. Begge desse tiltaka vart i si tid starta for å finna alternativ sysselsetjing pga. av omstillinga i telesektoren, og også ulike mindre prosjekt av tilsvarande karakter har kome i gang og vore finansierte som særskilde sysselsetjingstiltak.

Frå 1. juni 1998 overtok Arkivverket den databasen der Teleslekt-prosjektet hadde registrert data frå folketeljingane i 1865 og 1900. Samstundes tilsette Arkivverket også delar av det personalet som hadde vore sysselsett med registrering innanfor prosjektet, slik at arbeidet med vidare registrering av dei mellomliggjande folketeljingane kunne halda fram. Dermed er arbeidet med slik digitalisering av arkivmateriale etablert som ei fast verksemd innanfor Arkivverket, den etaten som eig originalmaterialet, og som har det som ein integrert del av oppgåva si å gjera tilgjengeleg og formidla slikt materiale uansett i kva form det skjer. Gjennom denne operasjonen vert digitalisert arkivmateriale no gjort tilgjengeleg som gratisteneste over Internett. Det meste av det materialet som elles har vorte digitalisert utanfor Arkivverket opp gjennom åra, har vore formidla gjennom betalingstenester av ulike slag, og ein har søkt å finansiera sjølve registreringsarbeidet gjennom dei inntektene dette har gjeve.

Digitalisering er arbeidskrevjande og dermed svært kostbart. Sjølv på relativt lang sikt er det difor berre ein mindre del av det totale arkivtilfanget som kan leggjast til rette på denne måten. Dette inneber at det må gjerast eit strengt utval, og ein kan spørja om det her har funnest gjennomtenkte utvalskriterium, eller om det er meir eller mindre tilfeldig kva som hittil er vorte digitalisert.

Dette må også sjåast i samanheng med at arbeidskrevjande digitalisering lettast kan finansierast som ekstraordinær verksemd i situasjonar der det anten er behov for alternativ sysselsetjing, eller der spesielle brukargrupper etterspør materialet i digitalisert form. Ofte har det vore ein kombinasjon av desse faktorane som har gjort seg gjeldande. Føremonen med dette er at ein har fått gjennomført mykje digitaliseringsarbeid langt raskare enn elles. Ulempa er at det ikkje har vore noka sentral samordning av utval og prioriteringar, slik ein til dømes kunne ha fått dersom Arkivverket sjølv hadde kunna styra arbeidet med digitalisering av sitt eige materiale.

4.6 Samfunnskontakt og formidling

4.6.1 Arkiv - ein kollektiv eigedom

Det er eit kjenneteikn ved eit moderne demokratisk samfunn at det gjer arkiva sine tilgjengelege for innsyn og bruk, slik at folk kan få innsikt i dei føresetnadene som samfunnet byggjer på, og slik at dei kan dokumentera individuelle og kollektive rettar, jf. kap 4.2. Arkivarbeidet har såleis eit føremål som går lenger enn å dekkja aktuelle bruksbehov for offentlege styresmakter og makthavarar eller ein intellektuell elite, eller for potensiell bruk i ei fjern framtid. Dei eldre arkiva er i sitt vesen ein kollektiv eigedom, og arkivinstitusjonane forvaltar dei på vegner av folket og må gjera prioriteringane sine ut frå overordna vurderingar av kva som er til samfunnets beste.

I eit slikt perspektiv bør det ikkje vera nok å leggja til rette for at materialet er tilgjengeleg når nokon spør etter det. Det krevst også ei aktiv marknadsføring og formidling for å stimulera til auka bruk av arkivinformasjon i vidare krinsar, slik at samfunnet og den einskilde får optimal nytte av den informasjon og dokumentasjon som arkivinstitusjonane tek vare på. Oppgåvene må rett nok vegast mot kvarandre, og formidling ville i lengda gje lita meining dersom ein forsømde arbeidet med utveljing, bevaring og tilrettelegging av arkivinformasjon.

Likevel kan enno mykje gjerast for å utvikla formidlingsfunksjonane på arkivområdet. Det er truleg rett å seia at det aktive formidlingsarbeidet oftast har hamna bak i køen i høve til meir påtrengjande oppgåver. Innanfor tronge ressursrammer har det vore naudsynt å konsentrera innsatsen om å berga og bevara arkiv og å betena tradisjonelle brukargrupper som har vendt seg til arkivinstitusjonane av eige tiltak. Men det har nok også vore slik at ambisjonen om ei aktiv, utoverretta formidling kanskje ikkje har vore sterk nok. I alle fall har ikkje slik formidling vore sett på som ei primærppgåve for arkivinstitusjonane. I dag er det teikn til eit endra og utvida ambisjonsnivå innanfor dei dominerande arkivmiljøa, delvis som ledd i ei allmenn modernisering for å styrkja det institusjonelle legitimitetsgrunnlaget, delvis som svar på dei nye utvegane som opnar seg ved å ta i bruk IKT for å effektivisera og demokratisera tilgangen til sentrale arkivseriar.

4.6.2 Møtet mellom arkivinstitusjonane og brukarane

Det direkte møtet mellom arkivinstitusjonane og brukarane av arkivinformasjon skjer tradisjonelt på tre måtar, for det fyrste ved utlån av originale arkivsaker eller mikrofilmkopiar til bruk på institusjonens lesesal, for det andre ved handsaming av skriftlege førespurnader eller telefonførespurnader og for det tredje ved sal av avskrifter, utskrifter, fotokopiar, mikrofilmkopiar og liknande. Nokre tal frå Arkivverket kan illustrera omfanget av denne formidlinga i 1998. Dei ni institusjonane i Arkivverket registrerte dette året til saman nærare 40 500 lesesalsbesøk og 61 500 utlånte arkivstykke. Talet på mottekne brev var 23 250, og det var om lag 25 000 telefonførespurnader. Vidare vart det utlevert over 157 000 fotokopiar, 22 300 meter med mikrofilmkopiar og 16 300 stk. mikrofilmkort, 2 880 avskrifter til rettsbruk, 400 attestar og 2 125 fotografi.

Alt i alt brukte Arkivverket 49,5 årsverk i 1998 til å ta seg av denne direkte publikumskontakten, og dette utgjorde vel fjerdeparten av dei årsverka som etaten disponerte. Vakthald og betening på lesesalane stod for 21,4 årsverk, medan den totale sakshandsaminga elles svarte for 28,1 årsverk. Det er særleg grunn til å merka seg at nesten 18 av desse 28 årsverka gjekk med til å behandla saker som gjaldt retts- og velferdsdokumentasjon av ulike slag, medan berre vel 6 årsverk var saker som gjaldt forskingsmessig bruk av arkivinformasjon. Dei resterande 4 årsverka gjekk med til meir hobbyprega arkivbruk, m.a. slektsforsking. Det kan her nemnast at Noreg skil seg klårt ut frå dei andre nordiske landa ved at fleirtalet av førespurnadene til Arkivverket gjeld dokumentasjon til juridisk bruk, og ikkje til forsking og andre kulturformål.

Arkivverket har det siste tiåret lagt stor vekt på å effektivisera og vidareutvikla publikumstenestene sine. Dette har skjedd m.a. ved ulike omorganiseringar og etableringa av ei eiga publikumsavdeling. Det har også vore arbeidt med å utvikla ein meir einsarta tenestestandard dei einskilde institusjonane imellom. Det er lagt vekt på at det til sjuande og sist er brukarane sine behov som må vera den overordna rettesnora for utforminga av publikumstilbodet. Dimensjoneringa av den totale publikumstenesta må samstundes balanserast i høve til andre grunnleggjande funksjonar som Arkivverket må ivareta, og det krevst også ein rimeleg balanse i prioriteringa mellom ulike publikumsgrupper. Viktige tema her er særleg kor mykje ein skal satsa på å gje grundig tilrettelegging og rettleiing for dei relativt få profesjonelle brukarane i høve til å spreia tilbodet til dei mange. Tilhøvet til brukarane må også ha både eit kortsiktig og eit langsiktig perspektiv.

4.6.3 Spesielle formidlingsformer

Ein viktig og spesiell formidlingsfunksjon er arbeidet med å leggja til rette eldre kjeldemateriale til norsk språk og historie, særleg til bruk for profesjonell forsking. Dette arbeidet, som resulterer i trykte utgjevingar av utvalde kjelder som er henta både frå Arkivverket og utanfrå, har lange tradisjonar, og sjølve flaggskipet i dette permanente prosjektet, det såkalla Diplomatarium Norvegicum, kom ut med fyrste bandet i 1847. I 1934 vart utgjevarverksemda organisert i eit eige institutt, som så i 1991 vart integrert i Arkivverket og organisert som ei avdeling i Riksarkivet.

Når det er tale om formidling til eit breitt publikum, må spesialt nemnast den spreiinga av arkivinformasjon som ein oppnår ved bruk av nyare medium. For det fyrste har Riksarkivet i dag ein bestand av mikrofilm som tel om lag 20 000 rullar og 75 000 mikrofilmkort og omfattar arkivmateriale både i Riksarkivet og ved statsarkiva. Riksarkivet formidlar kjøp av mikrofilmkopiar i form av rullfilm eller mikrofilmkort. Dessutan har biblioteksektoren kjøpt svært mykje mikrofilm av arkivmateriale og driv fjernlån for slektsgranskarar. Svært mange av desse har skaffa seg leseapparat for heimebruk, men som regel er også leseapparat for mikrofilm tilgjengelege på folkebiblioteka. Fleire historielag, ofte i samarbeid med folkebiblioteket eller kulturkontoret på staden, har også bygd opp eigne lokalsamlingar med eit monaleg innslag av mikrofilm av avlevert arkivmateriale som i si tid vart skapt i lokalsamfunnet.

Etter at Riksarkivaren opna det såkalla Digitalarkivet som Internett-basert gratisteneste i januar 1998, har ein fått demonstrert det store formidlingspotensialet eit slikt tilbod representerer, jf. kap. 4.5.5. Allereie stutt tid etter opninga vart den nye nettstaden oppsøkt av 400 - 450 brukarar kvar dag, og dei søkte seg fram til om lag 13 000 sider som eit dagleg gjennomsnitt. Etter omtale i dagspressa noko seinare auka desse tala til 1 000 brukarar og 30 000 sider. I jula 1998 vart dette nivået fordobla. Om lag halvtanna år etter opninga var det registrert i alt 776 000 påloggingar og meir enn 26 mill. søk, og Digitalarkivet var på under eit år etablert som ein av dei mest populære nettstadene i Noreg. Alt tilseier at trafikken vil auka monaleg etter kvart som stendig meir demografisk kjeldemateriale vert lagt ut. Ikkje minst vil dette kunna føra til sterkt auka aktivitet innanfor slektsgransking.

Befolkningshistorisk kjeldemateriale formidla på denne måten vil kunna visa seg å ha over lag stor nytteverdi i ulike former for undervisning. Alt lenge har slikt kjeldemateriale vore brukt, særleg på universitetsnivå, men også i grunnskulen og vidaregåande skule. Med auka vekt på prosjektarbeid i skulen og det at opplæringa i IKT vert integrert i andre fag, vil Digitalarkivet kunna få ein svært sentral plass på alle nivå i utdanningssystemet. Det standardiserte oppsettet gjer at materialet kan analyserast maskinelt på ulike måtar, og arbeidet med kjeldene kan leggjast på forskjellig teoretiseringsnivå. Folketeljingar kan studerast på nasjonalt eller lokalt plan og høver godt til samanlikningar både med stoff i lærebøker, mellom ulike område i landet og mellom ulike tidspunkt.

4.6.4 Rettslege og praktiske rammevilkår for tilgangen til arkiv

Det er i Noreg ikkje lovfesta nokon generell rett til innsyn i dokument frå eldre og avslutta arkiv etter offentlege og private arkivskaparar, anten desse er avleverte til ein offentleg eller privat arkivinstitusjon eller ikkje. Men dokument frå offentleg forvaltning er omfatta av føresegnene i offentlegheitslova, og den retten til innsyn som her er slått fast, gjeld også etter at arkivet er avlevert til depotinstitusjon. Lova gjeld likevel ikkje for dokument som oppstod før ho vart sett i verk, dvs. 1. juli 1971. Det inneber at det meste av det arkivmaterialet som til no er avlevert til Arkivverket, ikkje kjem inn under den lovfesta innsynsretten. Men Arkivverket har som mål at avleverte arkiv så langt råd er skal vera opne for bruk, og offentlegheitslova vert difor lagd til grunn også for eldre materiale. Reelt sett har det difor ikkje noko å seia for innsynspraksisen i Arkivverket at dokument frå før og etter 1. juli 1971 har ulik rettsleg status. Heller ikkje i kommunane synest denne rettslege skilnaden å ha praktiske konsekvensar.

Den verkelege hindringa for innsyn og bruk av eldre arkivmateriale ligg på eit heilt anna plan. Innsynsretten, anten han er rettsleg fundert eller ikkje, vert nemleg illusorisk dersom arkivmaterialet er så mangelfullt ordna eller katalogisert at det i praksis ikkje lèt seg gjera å identifisera eller finna fram relevante arkivdelar, jf. kap 4.5.2. Vi må rekna med at dette problemet er særleg stort i kommunesektoren. Her kjem i tillegg at mange kommunar ikkje har ordningar for å betena publikum som ynskjer tilgang til arkivet.

Som oftast vil fungerande depotordningar vera ein føresetnad for tilgang til eldre og avslutta arkivmateriale. I alle fall vert tilgangen i praksis mykje lettare når materialet er avlevert til depot. Avlevering er som regel det som skal til for å få materialet endeleg ordna og katalogisert, og særleg med tanke på meir aktiv formidling er avlevering ein avgjerande føresetnad. Ein depotinstitusjon har som føremål å gjera arkivet tilgjengeleg for bruk, medan det før avlevering vil vera plassert i eit bortsetjingsarkiv hos den einskilde arkivskapar. I denne fasen er arkivet i ein slags dvaletilstand, berre sporadisk konsultert for arkivskapars eige behov, og i praksis tilnærma utilgjengeleg for andre.

Etter at statleg arkivmateriale er avlevert til Arkivverket, er det Riksarkivaren som avgjer alle spørsmål om tilgang til materialet, også for dokument som arkivskapar har utarbeidd for den interne saksførebuinga si, såkalla organinterne dokument. Desse tapar ikkje den interne karakteren sin ved at dei vert avleverte til Arkivverket, og det ville difor framleis vera heimel for å unnta dei frå innsyn etter offentlegheitslova § 5 fyrste ledd. Men Arkivverket har aldri lagt restriksjonar på tilgangen til slike dokument, med mindre dei har innehalde graderte eller teiepliktige opplysningar. Dette må sjåast i samanheng med at dokumenta som oftast er minst 25 - 30 år gamle når Arkivverket får hand om dei. I eit slikt tidsperspektiv vil interne vurderingar og prosessar i offentleg forvaltning og politikk vera eit sentralt forskingsobjekt, og interne dokument utgjer her eit uunnverleg kjeldemateriale.

Det at offentlege arkiv vert tekne vare på for ettertida, kan i dette perspektivet sjåast som ei utviding og vidareføring av eit offentlegheitsprinsipp som tradisjonelt vert forstått fyrst og fremst som retten til innsyn i aktuelle saker og prosessar. Men ein innsynsrett vert ikkje utan aktuelt verde sjølv om dokumenta ikkje har direkte tilknyting til løpande saker. Innsikt i prosessar og avgjerder i fortida kan såleis ha positiv innverknad i den aktuelle samfunnsdebatten, særleg når han er basert på eit vitskapleg grunnlag. Den historiske avstanden vil kunna gje eit breiare og meir reflektert bilete av hendingsforløp og sakskompleks. Medvitet om historias dom kan dessutan verka disiplinerande både på offentleg forvaltning og politiske aktørar og såleis gjera sitt til at fellesressursane i samfunnet vert forvalta på ein føremålstenleg og demokratisk måte.

Også arkiv etter privat verksemd vert i utgangspunktet offentleg tilgjengeleg dersom det vert avlevert til Arkivverket eller annan arkivinstitusjon. Ein privat arkivskapar kan likevel leggja restriksjonar på bruken av arkivet som vilkår for avlevering. Ettersom avlevering skjer på friviljug grunnlag, ville alternativet til å akseptera dette ofte vera at arkivet ikkje vart avlevert i det heile og dermed heller ikkje sikra bevaring for ettertida. Det er no heimla i arkivlova at ein privat arkiveigar kan fastsetja særskilde avgrensingar i tilgjenget til eit verneverdig arkiv som vert avlevert til eller deponert i Arkivverket eller annan arkivinstitusjon. Dessutan vil slike restriksjonar eller klausular alltid vera tidsvgrensa. I arkivlova er det fastsett at dei ikkje i noko tilfelle kan gjerast gjeldande ut over hundre år etter avlevering eller deponering. I dei fleste høve vil klausulen ved avlevering til Arkivverket gå ut på at Riksarkivaren kan tillata innsyn dersom nærare vilkår er oppfylte, men i ein del tilfelle vil arkivet ikkje kunna brukast utan at arkivskapar sjølv har gjeve samtykke til det.

Grunnen til at avleverte privatarkiv vert klausulerte, kan i nokre tilfelle vera at dei inneheld person- eller forretningsopplysningar som kjem inn under føresegnene om teieplikt i forvaltningslova. Også i offentlege arkiv finst teiepliktige opplysningar, særleg personopplysningar. I tillegg kan det her finnast informasjon som gjeld nasjonale tryggingsinteresser eller liknande, og einskilde offentlege dokument kan difor vera graderte etter tryggings- eller verneinstruksen. Det finst likevel etter måten lite graderte dokument i det arkivmaterialet som er avlevert til Arkivverket. Dette har samanheng med at det i begge dei nemnde instruksane er fastsett at ei gradering som hovudregel fell bort automatisk seinast etter 30 år.

4.6.5 Tilgang til avleverte personopplysningar

Avgradering inneber ikkje automatisk at dokument samstundes kan gjerast fritt tilgjengeleg. Også eit slikt dokument vil nemleg kunna innehalda opplysningar som kjem inn under føresegner om teieplikt. Teiepliktige personopplysningar er elles det som representerer den klårt største avgrensinga i den frie tilgangen til arkivmateriale i Arkivverket. Det har også praktiske grunnar, fordi det i ein del mykje etterspurde arkiv finst personopplysningar spreidde omkring i eit stort materiale, slik at det i praksis ikkje lèt seg gjera å skilja ut eller skjerma dei aktuelle opplysningane. Den einaste utvegen er då å leggja restriksjonar på tilgangen til heile arkivet eller arkivdelen.

Føresegnene om teieplikt i forvaltningslova gjeld i utgangspunktet i 60 år. Dette inneber til dømes at ein no nærmar seg det tidspunktet då teieplikta fell bort for personopplysningar frå okkupasjonstida. Etter lova kan Kongen likevel fastsetja andre tidsgrenser enn 60 år, og denne fullmakta er ved kongeleg resolusjon av 11. desember 1977 delegert til Justisdepartementet, som samstundes fastsette at teieplikta for personlege opplysningar i barnevernssaker ikkje fell bort før etter 80 år. Seinare har Justisdepartementet fastsett at teieplikta i adopsjonssaker skal gjelda i 100 år.

I same resolusjonen er Riksarkivaren gjeven fullmakt til å avgjera at teieplikta skal gjelda ut over 60 år for opplysningar i saker som er oppbevarte i Arkivverket. Føresetnaden er at omsynet til personvernet tilseier det, og at slik forlenging vert fastsett «i det einskilde tilfelle». Med utgangspunkt i denne fullmakta nyttar Arkivverket til vanleg 80 år som grense når det gjeld opplysningar om straffbare forhold, helseforhold og visse familieforhold. Når eit arkiv eller ein arkivdel med personopplysningar som i utgangspunktet kjem inn under teieplikta, har nådd ein alder som svarar til den aktuelle tidsgrensa, vil arkivet eller arkivdelen kunna gjerast fritt tilgjengeleg.

Men arkivet eller arkivdelen er ikkje absolutt stengt for innsyn før dette tidspunktet heller. Forvaltningslova har fleire føresegner som avgrensar teieplikta. Det som særleg må nemnast her, er at teieplikt ikkje hindrar partsinnsyn og heller ikkje utan vidare innsyn i opplysningar til bruk for forsking. I siste tilfelle er det berre tale om ein fullmaktsregel for det einskilde fagdepartement, og dessutan for Riksarkivaren for materiale som er avlevert til Arkivverket. Ingen forskar har såleis nokon rett til innsyn i utgangspunktet. Lova fastset fleire vilkår, og skal resultatet av forskingsarbeidet publiserast, må opplysningane berre nyttast i statistisk form eller ved at individualiserande kjenneteikn er utelatne på annan måte.

Kva som er meint med forsking i forvaltningslova, og dermed kven som kan få innsyn i teiepliktige opplysningar i eigenskap av forskar, kan i utgangspunktet by på ein viss tvil, men etablert tolking og praksis er at personar som sit i vitskapleg stilling innanfor relevant fagområde, og personar som er under rettleiing av vitskapleg tilsette, som utgangspunkt vil få innsyn på nærare definerte vilkår. Det har hendt at det er kome kritikk frå pressehald mot det som er karakterisert som forskjellsbehandling av journalistar og forskarar når det gjeld innsyn i teiepliktige personopplysningar i Arkivverket. Men situasjonen er at føresegnene i forvaltningslova krev ei slik differensiering, fordi det ikkje synest vera rettsleg grunnlag for å tøya forskingsomgrepet i lova slik at det utan vidare kan omfatta undersøkjande journalistikk og liknande.

At lova inneber klare avgrensingar i retten til unnataksvis å gje innsyn i teiepliktige opplysningar, må ein generelt sjå på som ei åtgjerd for å minska risikoen for at personsensitivt materiale skal koma på avvegar eller verta misbrukt. I tillegg må ein hugsa at dess fleire som får kjennskap til teiepliktige personopplysningar om eit individ, dess større inngrep vil dette i seg sjølv representera i det personvernet som teieplikta i utgangspunktet skal sikra. Alt i alt er det difor gode grunnar til å vera varsam når det gjeld høvet til å gjera unnatak frå teieplikta.

Ved handsaming av søknader om innsyn i dokument kan det av og til vera tvil om kva som i det heile er teiepliktige personopplysningar og ikkje. Mellom anna har forvaltningslova ein regel om at teieplikt ikkje er til hinder for at opplysningane vert brakte vidare dersom dei kan seiast å vera alminneleg kjende frå før eller tilgjengelege andre stader. Å avgjera dette kan i praksis by på vanskelege avvegingsspørsmål.

Slike vurderingsspørsmål saman med dei andre spørsmåla som det er gjort greie for ovanfor, gjer at Arkivverket er utsett for eit visst press i retning av å tøya grensene for innsyn i personopplysningar. Nokre gonger er det også kome kritikk frå forskarhald om at Arkivverket fører ein for restriktiv innsynspraksis på dette området og favoriserer personvernet på ein måte som ikkje er i takt med vår tids krav til eit ope samfunn og ein vid innsynsrett. Men når det er spørsmål om teiepliktige opplysningar, kan ikkje Arkivverket gå lenger enn at dei er på den sikre sida. Her gjeld ikkje prinsippet om meiroffentlegheit, og skulle dei koma i skade for å gå lenger i å gje innsyn enn det er heimel for i lova, vil straffeføresegna om brot på teieplikta kunna koma i bruk.

Det er elles grunn til å streka under at Arkivverket har ein viktig dobbeltfunksjon ved at etaten både skal tilgjengeleggjera og formidla arkivinformasjon i størst mogleg grad og samstundes gje det einskilde individet det integritetsvernet som det har krav på. Når Arkivverket her skal utøva det skjønnet som lovverket gjev rom for, må også omsynet til framtidig forsking og dokumentasjon telja med som ein allmenn bakgrunn. Det har såleis mykje å seia at Arkivverket nyter den naudsynte tilliten både hos det alminnelege publikum, hos dei institusjonar som skaper personrelatert arkivmateriale, og hos dei forvaltningsorgana som har til oppgåve å handheva personverninteressene.

Dersom Arkivverket ikkje vert oppfatta som ein forsvarleg forvaltar av personrelatert arkivmateriale, vil resultatet lett kunna verta at slikt materiale i større grad vert kassert. At Arkivverket viser seg i stand til å forvalta slikt materiale på forsvarleg vis, vil også kunna ha direkte verknad for framtidige avgjerder om bevaring eller sletting av personregister, sidan det her er personvernorgana som etter lova har det endelege ordet. Mykje viktig stoff av stort verde for framtidig forsking vil såleis kunna gå tapt dersom Arkivverket ikkje har ein ansvarleg omgang med personvernet. Arkivverket må vera i stand til å ta imot sensitivt arkivmateriale ved slettingsfrist, normalt lenge før ordinær avleveringsfrist. Og handsaminga av materialet må vera omgjeven med ein tryggleik mot misbruk som grensar til den tryggleiken ein kan oppnå ved kassasjon. Det å ha heimel for å nekta tilgang til materialet i ein gjeven tidsperiode, er i dette perspektivet også eit verkemiddel for å sikra bevaring for ettertida.

Reglane om teieplikt i forvaltningslova gjeld ikkje for opplysningar som er samla inn med heimel i statistikklova. Men eigne teiepliktreglar vart fastsette alt i den fyrste statistikklova av 1907. I den nye lova frå 1989 vart det fastsett at teieplikta for opplysningar om personar skulle gjelda i 100 år, medan opplysningar om økonomiske tilhøve er teiepliktige i 60 år. Teieplikta gjeld for alle opplysningar, anten dei er oppfatta som sensitive eller ikkje. Verknaden av dette er at medan grunnlagsmaterialet for folke- teljinga i 1900 har vore fritt tilgjengeleg i snart 50 år, utan at ein har kunna visa til skadelege verknader av dette, er same slags materiale frå 1910 framleis ikkje tilgjengeleg for til dømes slektsgranskarar. Dette gjev uheldige utslag, og Riksarkivaren meiner at det kan vera grunn til å vurdera om reglane i statistikklova bør harmoniserast med forvaltningslova.

4.6.6 Tilhøvet mellom fri tilgang og restriksjonar

Det må også strekast under at det berre er ein liten del av arkivbestanden i Arkivverket som det i det heile er knytt tilgangsrestriksjonar til. Rett nok er omfanget aukande, fordi det fyrst og fremst er dei nyaste arkiva som inneheld personømtolige opplysningar. Men det aller meste av arkivbestanden er fritt tilgjengeleg for alle som møter opp på ein av Arkivverket sine lesesalar eller tek kontakt på annan måte. Det er såleis berre i unnatakstilfelle at det er naudsynt å søkja tilgang på førehand.

Dei restriksjonane som følgjer av teieplikta, har til no ikkje representert noko særleg omfattande inngrep i tilgangen til arkivinformasjon i Arkivverket, i alle fall ikkje når ein ser det i høve til omfanget av innsynssøknader. Frå 1. januar 1996 til 15. oktober 1999 behandla Riksarkivaren 2 320 søknader om tilgang til arkivmateriale som inneheldt teiepliktige eller graderte opplysningar. Over 90 pst. av søknadene vart innvilga. I ein god del av dei andre sakene kom ein fram til løysingar i samarbeid med søkjaren, t.d. ved at det vart gitt enkeltopplysningar eller sladda kopi, eller ved at søknaden vart noko endra slik at han likevel kunne innvilgast. Tolv saker vart klaga inn for departementet, og av desse vart resultatet omgjort i eitt tilfelle.

4.7 Arkivfagleg utdanning og forsking

4.7.1 Arkivfagleg utdanning

I byrjinga av 1990-talet vart det etter initiativ frå Riksarkivaren etablert to reint arkivfaglege utdanningar her i landet, eit grunnfagstilbod i arkivkunnskap ved Universitetet i Oslo og ei semestereining i arkivdanning ved Arkivakademiet. Arkivakademiet er ei stifting som Riksarkivaren har etablert i samarbeid med organisasjonen Norsk arkivråd. Det faglege innhaldet i studietilbodet omfattar arkivdanning, og omfanget svarar til ei semestereining. Riksarkivaren står for det meste av undervisninga og er garantist for det faglege nivået både når det gjeld undervisning og pensum og har ansvaret for å gjennomføra eksamen. Tilbodet rettar seg mot tilsette arkivmedarbeidarar o.l. innanfor offentleg og privat sektor. For tida vert det teke opp om lag 65 deltakarar kvart år. Ei påbyggingseining innanfor arkiv og moderne informasjonsteknologi er under førebuing.

Ved Universitetet i Oslo er det tre ulike studietilbod innanfor arkiv. Det eine er eit semesteremne (10 vekttal) med hovudvekt på grunnleggjande arkivteori og depotfunksjonar. Dette vert gjennomført i haustsemesteret med for tida 30 studieplassar. Mangel på fysiske rammevilkår og høvelege arbeidsoppgåver i Riksarkivet i samband med obligatorisk praksisperiode gjer at studenttalet ikkje kan aukast. I vårsemesteret vert det undervist i eit grunnfagstillegg (10 vekttal) med hovudvekt på arkivdanning. Dette tillegget byggjer på bestått eksamen i semesteremnet. I haustsemesteret vert det også undervist i ei vekttalseining som svarar til eit halvt semesteremne, med hovudvekt på grunnleggjande arkivteori og dei mest sentrale depotfunksjonane. Dette er eit tilbod fyrst og fremst til hovudfagsstudentar innanfor tilgrensande fag.

Desse utdanningstilboda har truleg mykje av æra for den faglege opprustinga som ein kan registrera har skjedd innanfor arkivdanninga både i offentleg og privat verksemd dei siste åra. Dei arkivskapande institusjonane særleg i statleg og kommunal sektor har gjennom 1990-talet gjennomført ein monaleg kompetanseheving for arkivpersonalet og ei gjennomgripande fagleg opprusting innanfor alle former for arkivhandtering. For delar av privat sektor har det vore ei liknande utvikling. Dette hadde ikkje vore råd å få til utan desse to studietilboda. I Riksarkivaren si strategitenking har begge tilboda framleis ein sentral plass, særleg i samband med innføring og vidareutvikling av forsvarlege rutinar og reiskapar innanfor arbeidet med elektroniske arkiv.

4.7.2 Arkivfagleg forsking

I Arkivverket er det dei siste åra gjennomført til dels omfattande forskingsprosjekt av arkivfagleg art, til skilnad frå historiefagleg og anna historisk orientert forsking med avleverte arkiv i Arkivverket som kjeldemateriale.

I 1995 oppretta Riksarkivaren eit forskingsutval og sette i gang eit forskingsprogram som skal byggja opp og halda ved like det vitskapelege grunnlaget for arkivfaget ved universitetet og leita fram ny kunnskap som gjer etaten betre rusta til å løysa pålagde oppgåver og innfri vedtekne mål. Riksarkivaren er sjølv leiar for utvalet.

Forsking inngår som ein del av arbeidsoppgåvene for arkivarane. Ei forskingsoppgåve kan vera pålagd eller sjølvvald og skal ha relevans til eller støtte opp under verksemda i Arkivverket. Arkivarane kan disponera 1/7 av arbeidstida til sjølvvald forsking. Søknader om godkjenning av prosjekt for slik forsking vert behandla i Forskingsutvalet. Ved utgangen av 1998 var det ca. 20 sjølvvalde prosjekt under arbeid i etaten.

Forskingsutvalet har lagt vekt på å fremja etatsinitierte forskingsprosjekt. Eit opplegg for slike prosjekt er sidan 1997 gjennomført innanfor Riksarkivarens eigne budsjettrammer. Ei ny handbok for statsarkiva er under arbeid, og ei framstilling av sentraladministrasjonen si historie til bruk i undervisninga i arkivfaget er komen godt i gang. Innanfor den dansk-norske arkivavtala har det frå 1997 vore arbeidt med tre arkivnære forvaltningshistoriske forskingsprosjekt.

Det vart i 1996 etablert ein eigen skriftserie for publisering av arkivfagleg forsking. Til no er det publisert seks titlar. Føredrag som vert haldne på dei årlege forskingsseminara, vert trykte i ein eigen rapportserie.

Riksarkivaren legg stor vekt på å byggja vidare ut den organiserte arkivvitskaplege forskinga. Slikt forskings- og utviklingsarbeid må sjåast som ein føresetnad for å utvikla og heva kvaliteten i arkivfunksjonane både i offentleg og privat verksemd. Dette gjeld ikkje minst i høve til dei nye teknologiske utfordringane ein står overfor.

4.8 Oppsummering av hovudutfordringane på arkivområdet

Utfordringane på arkivområdet er fyrst og fremst ein funksjon av dei perspektiva som følgjer av utviklinga innanfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. På den eine sida gjeld det å ta i bruk det formidable hjelpemidlet som den nye teknologien representerer innanfor forvaltning og formidling av eksisterande arkivbestand.

Men det som stiller alle andre utfordringar i skuggen, er dei grunnleggjande endringane i dei teknologiske føresetnadene for å kunna bevara arkiv i tilgjengeleg form for ettertida. Her representerer ikkje den nye teknologien ei hjelp, men ei rad nye og vanskelege problem som det vil krevja omfattande ressursar å handtera. Det er ein reell fare for at spora etter verksemda i offentleg forvaltning kan verta sletta i takt med hyppige endringar i programvare og maskinelt utstyr.

Det er indikasjonar på at slik skade alt er skjedd, og utfordringa no er å byggja opp operativ kapasitet innanfor Arkivverket for at etaten skal verta sett i stand til å ta hand om bevaringsverdig informasjon frå den store mengda av elektroniske databasar og register som er tekne i bruk i statsforvaltninga dei siste tiåra. Ein rapport som nyleg er lagd fram for Riksarkivaren, viser at dette kan verta ei langt meir arbeidskrevjande oppgåve enn tidlegare rekna med.

Også i kommunane er det å hindra tap av elektronisk arkivmateriale ei stor utfordring. Her vil Riksarkivaren ha eit ansvar for å driva informasjon og bevisstgjering, og i tillegg vil det krevjast sentrale opplæringstiltak og prøveprosjekt overfor kommunesektoren. Men det operative ansvaret ligg hos kommunane sjølve, og utfordringa vert å stimulera til interkommunalt samarbeid, elles kan oppgåva verta uoverkomeleg, særleg for små og mellomstore kommunar.

Det er vidare ei utfordring for dei fleste kommunane å få til ei generell oppbygging eller opprusting på depotsida, slik at også det eldre papirbaserte arkivmaterialet vert tryggja mot øydelegging og gjort tilgjengeleg for bruk. Det er lagt eit godt grunnlag for ei gradvis utvikling av arkivfunksjonane i kommunane gjennom eit fast etablert samarbeid mellom Riksarkivaren og Kommunenes Sentralforbund, og ved at det i dei fleste fylka er oppretta interkommunale arkivordningar, som det er ei utfordring å byggja vidare ut og utvida til å dekkja heile landet.

I høve til elektronisk arkivmateriale er det ei særleg utfordring at blikket må rettast både mot det materialet som alt er skapt, og mot utviklinga av dei system og metodar som vil skapa framtidig elektronisk arkivmateriale. Det siste gjer at ein på førehand kan få innarbeidd tekniske løysingar og administrative rutinar, som anten vil gjera framtidig bevaring sikrare og langt mindre arbeidskrevjande enn elles, eller vil vera ein absolutt føresetnad for seinare bevaring i det heile, slik tilfellet er i høve til framtidig elektronisk arkivering av formelle saksdokument i offentleg forvaltning.

Fordi elektronisk informasjon ligg lagra i ei flyktig og forgjengeleg form, kan ikkje arkivinstitusjonane venta med å ta hand om bevaringsverdig materiale i 25 - 30 år, slik føresetnaden er med papirbasert arkivmateriale. Dermed er ikkje minst Arkivverket i den situasjonen at etaten i lang tid får ei dobbel oppgåve, ved at ein samstundes må arbeida med nyare arkiv, som i stor grad er elektroniske, og eldre arkiv, som i stor grad er papir. I dei neste 25 åra må etaten såleis arbeida med arkiv både frå den inneverande og den førre 25-årsperioden. Som om dette ikkje var nok, kjem også den utfordringa til at det i statleg forvaltning i dag er eit stort avleveringsetterslep av materiale som eldre enn 25 år.

Ei substansiell utfordring ligg også i behovet for å satsa sterkare på å bevara arkiv frå privat verksemd, m.a. bedriftsarkiv, slik at framtida får eit meir balansert kjeldegrunnlag for gransking og dokumentasjon av norsk samfunnsutvikling.

Til forsiden