Vedlegg 1

Fornyelse av den statlige utdanningsadministrasjonen- prosjektbeskrivelsen

Prosjektet Fornyelse av den statlige utdanningsadministrasjonen skal gjennomføres i to faser. Prosjektbeskrivelsen, fastsatt av KUF i mars 2001, er sin helhet gjengitt under:

FORNYELSE AV DEN STATLIGE UTDANNINGSADMINISTRASJONEN

1. Innledning

Regjeringen har i sitt program for fornyelse av offentlig sektor som overordnet mål å fornye, omstille og effektivisere offentlig forvaltning slik at den kan fungere bedre i forhold til befolkningens behov og samfunnsøkonomiske hensyn. Det legges særlig vekt på at:

• organisasjon og tjenesteproduksjon skal være basert på brukernes behov
• ressurser skal overføres fra administrasjon til tjenesteproduksjon og fra sektorer med synkende behov til sektorer med økende behov
• ressursbruken skal effektiviseres og handlingsrommet skal økes på alle nivåer

Prosjektet "Fornyelse av den statlige utdanningsadministrasjonen" er knyttet opp mot fornyelsesprogrammet gjennom regjeringens handlingsplan. Målsettingene i fornyelsesprogrammet vil danne et utgangspunkt for prosjektet.

Bakgrunn

Den statlige utdanningsadministrasjon har gjennomgått vesentlige endringer i organisering de siste 10 år. Samtidig har rammebetingelsene og politisk dagsorden endret seg, og de endrer seg stadig raskere i tråd med den generelle samfunnsutviklingen. Nå, ved inngangen til det nye hundreåret vil eksempelvis følgende forhold kreve mye oppmerksomhet:

• Økt grad av internasjonalisering og konkurranse på utdanningsområdet

• Krav om økt handlefrihet for lokalnivået og de tjenesteproduserende enheter både i statlig og kommunal sektor
• Brukerorientering med økt vekt på brukernes behov, innsynsrett og påvirkningsmulighet
• Teknologisk utvikling med overgang til elektronisk saksbehandling og "døgnåpen forvaltning"
• Medienes økte betydning for den politiske dagsorden

Den statlige utdanningsadministrasjonen må tilpasse seg samfunnsendringene slik at den opererer effektivt og i tråd med behovene til dem som den betjener. Ikke bare skal man takle de forhold som er trukket fram ovenfor, men også være tilstrekkelig robust og fleksibel til å kunne håndtere framtidige problemstillinger og utfordringer. Det er en målsetning at den samlede administrasjonen ikke skal øke, snarere er det regjeringens målsetning at det skal frigjøres ressurser knyttet til administrasjon som kan tilføres tjenesteytingen. Derfor må en sikre seg at den administrasjon en bygger opp er i stand til kunne fungere effektivt, samtidig som den er i stand til å tilpasse seg endringer i oppgavetyper. Gjennom prosjektet "Fornyelse av den statlige utdanningsadministrasjonen" skal det settes søkelys på hvordan den statlige utdanningsadministrasjonen skal bli bedre i stand til å møte forventninger og framtidige utfordringer.

Prosjektet gjennomføres i to hovedtrinn, en utredningsfase og en gjennomføringsfase. Nedenfor følger målsettingene for prosjektet og omtale av utredningsfasen. Gjennomføringsfasen vil bli beskrevet på et senere tidspunkt.

Prosjektet skal gjennomføres som en åpen prosess hvor medarbeidere i departementet og utdanningsadministrasjonen gjennom bruk av elektronisk kommunikasjon skal kunne følge med og også selv kunne legge inn forslag til aktuelle tiltak.

1. Mål for fornyelsen av utdanningsadministrasjonen

Hovedmålene for fornyelsen av utdanningsadministrasjonen er at:

• ressursbruken skal bli mer effektiv og at oppgaveløsningen skal bli mer oversiktlig, både på nasjonalt nivå og på institusjonsnivå
• oppgaver skal delegeres til laveste effektive nivå
• utdanningsadministrasjonen skal bli mer fleksibel til å takle nye utfordringer og oppgaver
• KUFs mulighet for å drive strategisk analyse og strategisk ledelse av utdanningssektoren skal styrkes

2. Gjennomføring av prosjektet

Prosjektet dreier seg om en gjennomgang av den totale statlige utdanningsadministrasjonen. Departementet vil være direkte berørt i den grad det lanseres forslag som endrer dagens oppgave og ansvarsdeling mellom departement og den øvrige utdanningsadministrasjonen. I tillegg skal prosjektet legge til rette for en etterfølgende gjennomgang av departementets organisering. Siden departementets framtidige oppgaver vil være påvirket av hvilke forslag prosjektet lanserer for den framtidige arbeidsdeling, og den oppfølging disse forslagene får, er det naturlig at prosjektet får som oppgave å beskrive organisasjonsmessige utfordringer for departementet, med hovedvekt på hvordan disse er løst i land det er naturlig å sammenligne seg med.

KUF vil som en etterfølgende oppfølging av prosjektet foreta en gjennomgang av departementets arbeidsformer og organisering, og vil i denne oppfølgingen ta utgangspunkt i prosjektets utredninger og forslag. Denne gjennomgangen er mer omfattende for departementets vedkommende, fordi en her vil måtte analysere arbeidsformer og organiseringen med utgangspunkt i samtlige avdelinger, ikke bare de som har utdanningssaker. Samtidig er dette en gjennomgang som vil bli gjennomført med sikte på å være en innledende del av implementeringen.

For utredningsfasen legges til grunn at det gjennomføres to prosjekter:

• Organisering og oppgavefordeling innen den statlige utdanningsadministrasjonen, herunder beskrive organisasjonsmessige utfordringer for departementet og hvordan disse er løst i noen relevante land (fase 1)
• Framtidig organisering av, og arbeidsformer i departementet

Arbeidet med utredning av den statlige utdanningsadministrasjonen (fase 1) startes opp først. Dette arbeidet vil legge føringer for arbeidet med framtidig organisering av departementet.

3. Organisering og oppgavefordeling innen den statlige utdanningsadministrasjonen

Mandat for utredningsarbeidet

• Gi en kort beskrivelse av organisasjonsmessige endringer av den statlige utdanningsadministrasjonen de siste 10 år
• Det skal gis en vurdering av nåværende og framtidige oppgaver og utfordringer for den statlige utdanningsadministrasjonen
• Det skal gis en beskrivelse av dagens arbeidsdeling og organisering, med spesiell vekt på departementet, Læringssenteret, VOX og statens utdanningskontorer
• Det skal gis en beskrivelse av utdanningsadministrasjonen i andre nordiske land, herunder erfaringer med organisering og oppgavefordeling
• Oppfølgingen av oppgavefordelingsutvalget kan ha betydning for den statlige utdanningsadministrasjonens organisering og oppgaver. Dette skal legges til grunn for analysene av den framtidige struktur
• Det skal gis en vurdering av behovet for endring i organisering og oppgavefordeling og fremmes forslag for å oppnå de målsettinger som er nevnt ovenfor. Herunder skal følgende forhold ivaretas:
• Det skal legges til rette for en kostnadseffektiv statlig utdanningsadministrasjon med klart definert ansvar for de ulike virksomheter
• Forholdene skal legges til rette for at KUF på en effektiv måte skal kunne utføre de arbeidsoppgaver som følger av å være sekretariat for politisk ledelse
• Det skal vurderes om dagens antall og type etater gir den mest effektive og oversiktlige oppgaveløsning, alternativt fremme forslag til annen organisering
• Det skal vurderes om det er oppgaver som kan delegeres, overføres til kommunal sektor eller eventuelt fjernes
• Behovet for samarbeid med andre statlige etater og hvordan dette kan skje, skal vurderes
• Organisasjonsmessige utfordringer for departementet, med hovedvekt på å beskrive hvordan disse er løst i land det er naturlig å sammenligne seg med.

Organisering og arbeidsformer i departementet

Dette arbeidet vil organiseres som et nytt prosjekt og en vil komme nærmere tilbake til denne organiseringen. Mandatet er likevel tatt med her for å vise helheten i totalprosjektet.

Mandat for prosjektet

• Det skal tas utgangspunkt i utredningen om den statlige utdanningsadministrasjonen
• Det skal gis en beskrivelse og vurdering av organisasjonsmessige endringer i relevante departementer og direktorater i Norge, herunder Oljedirektoratet og Norges Bank.
• Det skal gis en vurdering av behov for endring i organisering og arbeidsmåter i departementet og fremmes forslag for å oppnå de målsettinger som er satt for fornyelsen av utdanningsadministrasjonen. Herunder skal følgende forhold ivaretas:
• Departementet skal styrkes som policy-organ og som sekretariat for politisk ledelse
• Det skal vurderes om dagens organisering og arbeidsmåter gir tilstrekkelig fleksibilitet, kostnadseffektivitet og kvalitet, herunder skal dagens linjeorganisering vurderes i forhold til en flatere beslutningsorganisering
• Det skal vurderes om de viktigste oppgaver blir gitt prioritet
• Det skal vurderes om driftsoppgavene skal samles
• Spesielt skal det vurderes om dagens håndtering av budsjett- og økonomi, etatsstyring, sektorstyring og personalfunksjonen er effektiv
• Informasjons-/samfunnskontaktaspektet skal vurderes spesielt: Er denne tilstrekkelig bygd ut til å møte dagens og morgendagens behov?
• Dersom det blir foreslått en nedbemanning av departementet, skal det legges fram et forslag til en konkret nedtrappingsplan

5. Organisasjon

Det etableres en egen utredningsgruppe for gjennomgangen av den statlige utdanningsadministrasjonen (fase 1).

Utredningsgruppen skal:

• ha ansvaret for at utredningen blir gjennomført, herunder legge en plan for arbeidet og sikre bred deltakelse og forankring av prosjektet
• avklare og beslutte de prinsipielle spørsmål som skal omtales og tas stilling til i forbindelse med utarbeidelse av utredningsrapporten, samt sørge for den endelige kvalitetssikring av rapporten

Utredningsgruppen bør benytte seg av foreliggende materiale, men skal i nødvendig utstrekning kunne innhente ekstern konsulentbistand for å få utført undersøkelser og analyser av bestemte problemstillinger i prosjektet. Statskonsult bistår i arbeidet.

Utredningsgruppen for gjennomføring av utredning om den statlige utdanningsadministrajonen har følgende medlemmer:

• Spesialrådgiver Hans J. Gjertsen (leder)
• Ekspedisjonssjef Hanna M. Jahr (nestleder)
• Ekspedisjonssjef Ole H. Fisknes
• Avdelingsdirektør Jan Ellertsen
• 2 representanter for organisasjonene
• 2 representanter for ytre utdanningsadministrasjon
• representanter for KRD og AAD

Det etableres et eget sekretariat i KUF knyttet til utredningsgruppen.

Sekretariatet er til daglig underlagt og rapporterer til utredningsgruppens leder. Det vil imidlertid være nødvendig med en løpende kommunikasjon med aktuelle linjeledere. Medarbeiderne i sekretariatet er når det gjelder sitt arbeid for utredningsgruppen, frikoblet fra linjen i egen avdeling.

Ved utarbeidelse av utredningene vil det være behov for ekspertise av ulike slag. I nødvendig utstrekning må utredningsgruppene kunne dra på fagekspertise fra avdelingene i departementet og fra eksterne ressursmiljøer utenfor departementet. Underveis vil det være behov for å hente inn synspunkter og informasjon fra miljøer innenfor og utenfor departementet.

Arbeidet med gjennomgang av departementet vil bli organisert på et senere tidspunkt.

6. Tidsplan

Det legges til grunn at arbeidet med utredning av den statlige utdanningsadministrasjonen starter straks.

Frist for avgivelse av utredningen settes til 1.7.01.

Arbeidet med gjennomgang av departementet starter 1.5.01 med en frist til 1.10.01. Det tas sikte på at konsekvenser for oppgavedeling og organisering skal kunne gjennomføres så raskt som mulig, dog slik at en tar hensyn til endringsbehov for eksempel som følge av oppfølging av oppgavefordelingsutvalgets utredning.

7. Informasjon og kommunikasjon

Gjennomføring av prosjektet i utdanningsadministrasjonen og departement vil berøre et stort antall medarbeidere. Det er viktig med åpenhet og kommunikasjon om de problemstillinger og spørsmål som tas opp i prosjektet. Det er viktig at prosessen er åpen for alle medarbeidere i utdanningsadministrasjonen og departementet. Det innebærer at det må etableres informasjonssystemer og muligheter for at alle interesserte medarbeidere lett kan skaffe seg informasjon og komme med forslag og kommentarer til de som har ansvaret for og driver prosjektet. Med dette formål må det i samarbeid med Informasjonskontoret i departementet og IS - seksjonen i departementet utvikles egne sider for prosjektet i departementets intranett."