Traineeprogrammet i staten 2017-2018 - Informasjon til virksomheter

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og Difi har satt i gang nytt traineeprogram for personer med nedsatt funksjonsevne og høyere utdanning.  Oppstart fra våren 2017.

Hva ber vi virksomhetene gjøre?
Formålet med programmet
Hvorfor traineeprogrammer?
Hvem er traineeprogrammet rettet mot?
Hvorfor er det interessant for ledere i staten å være med i traineeordningen?
En vanlig rekrutteringsprosess
Hvilke regler i tjenestemannsloven er relevante?
Hvordan er gangen i oppstarten av traineeprogrammet?
Hva får traineene?
Hvordan lykkes lederen?
Hvordan lykkes traineen?

Alle statlige virksomheter fikk tidlig i juni 2016 et brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet med en invitasjon om å delta. Den opprinnelige fristen for å si fra om at virksomheten ønsket å delta var før sommerferien. I første omgang var det et for lite antall virksomheter som meldte interesse. Vi arbeider derfor med å få med flere, og mange nok til å kunne starte opp.

Les invitasjonsbrevet.

På denne siden gir vi noe mer detaljert og praktisk informasjon om traineeprogrammene enn det som finnes i invitasjonsbrevet.

Hva ber vi virksomhetene gjøre?

Vi oppfordrer særlig virksomheter som ikke tidligere har hatt traineer til å delta.

Virksomhetene oppfordres til å stille til rådighet faste eller midlertidige stillinger som kan lyses ut for personer med nedsatt funksjonsevne og høyere utdanning, innen rammen av et nytt program med varighet 1 1/2 år. Intensjonen er å gjøre dette på samme måte som det er gjort tidligere, og vi håper å kunne lyse ut 30-40 stillinger våren 2017.

Virksomhetene som vil delta i det nye traineeprogrammet gir beskjed om dette pr epost til godtfred.boen@kmd.dep.no så snart som mulig – og innen 9. desember 2016. Vær vennlig og oppgi navn, tlf. nr. og e-post på kontaktperson i virksomheten.

Formålet med programmet

Formålet er å gi et tilbud til arbeidsgivere for å utvikle ledelse, rekrutterings- og personalarbeid i et mangfolds- og IA-perspektiv. Programmet skal støtte virksomhetene i å få tak i dyktige medarbeidere, uansett bakgrunn og livserfaring. Det er også tenkt som et tilbud om arbeidserfaring for en gruppe som ofte ikke har dette. I forrige runde, i traineeprogrammet for 2015-2016, deltok 15 av statens virksomheter og 18 traineer.

Hvorfor traineeprogrammer?

Mange med nedsatt funksjonsevne ønsker å bruke sin kompetanse i arbeidslivet, men kan være noe tilbakeholdne med å søke. Kanskje har de flere ganger opplevd å komme til kort. En dedikert utlysning der man kun søker etter personer med nedsatt funksjonsevne, får søkere på banen. Traineeprogrammet kan være en god mulighet til å rekruttere medarbeidere man ellers ikke så lett får tak i.

Traineeprogrammer av denne typen har vært arrangert fem ganger tidligere, og erfaringene fra programmene er gode. Linjeledere sier at de har fått mer erfaring med organisatorisk tilrettelegging. Funksjonsnedsettelsen kom i bakgrunnen når det var god match mellom kvalifikasjonskrav og traineens kompetanse. Lederne fikk trening i å snakke om vanskelige temaer knyttet til tilrettelegging. Lederne fikk økt bevissthet om gruppen som arbeidskraftressurs.

Hvem er traineeprogrammet rettet mot?

Programmet retter seg mot personer som vil kunne ha tilnærmet full arbeidsevne gitt tilrettelegging på arbeidsplassen. Tilrettelegging kan være av fysisk art med hensyn til ramper og dørterskler, hørselsslynger eller mer organisatorisk som hjemmekontor, redusert arbeidsmengde mm. Hos NAVs hjelpemiddelsentraler kan virksomhetene, uten kostnad, få omfattende og kompetent hjelp til teknisk tilrettelegging.  

Kravet om høyere utdanning er begrunnet i at 2/3 av de ansatte i staten har høyere utdanning. Det er viktig å signalisere at det særlig er ansatte med høyere utdanning staten trenger.

Hvorfor er det interessant for ledere i staten å være med i traineeordningen?

Traineeprogrammet er et omfattende kompetanseprogram, og retter seg både mot HR/personal, ledelse og de nye medarbeiderne. HR/personal og lederne får praktisk erfaring med å rekruttere, tilrettelegge og lede medarbeidere med ulike behov.

Traineeprogrammet gir muligheter til å komme i kontakt med en gruppe som har mye kompetanse, men som ikke er så synlig i arbeidsmarkedet. Gjennom programmet kan du finne kandidater med interessant kompetanse og erfaringer for din avdeling.

Du vil få støtte og råd fra Difi i hele programperioden. Difi har koordineringsansvar, og tilbyr råd og veiledning, fellesmøter og samlinger gjennom hele programmet. Du får en ny medarbeider som har et godt støtteapparat i programmet. Medarbeideren deltar i et utviklingsprogram med tre samlinger over ett år, og får egen mentor. Å være med i traineeprogrammet kan være en positiv erfaring for hele avdelingen, og gi merverdi for arbeidsmiljøet. 

Å ansette medarbeidere via traineeprogrammet øker mangfoldet i din avdeling. Dette er positivt, fordi medarbeidere med ulik bakgrunn og ulik livserfaring kan bringe inn nye perspektiver, og føre til bedre resultater i oppgaveløsningen.

Virksomheter som er med i traineeprogrammet tar også et samfunnsansvar. Når mennesker som er arbeidsføre og har god kompetanse ikke deltar i arbeidslivet, koster dette samfunnet store summer.

Deltakelse i traineeprogrammet gir virksomheten god profilering når traineeprogrammet markedsføres, og viser at staten er en interessant arbeidsgiver.

Virksomhetene i traineeprogrammet utnevner en erfaren medarbeider til å være mentor for en trainee i en annen virksomhet. Dette er for at traineen skal ha en person som støtte utenfor sin egen virksomhet. De som blir bedt om å være mentorer får opplæring og praktisk erfaring i coaching, og får kunnskap om ulike teknikker som også kan brukes ved problemløsning og utvikling av egen arbeidsplass.

En vanlig rekrutteringsprosess

Det har i tidligere programmer gjerne vært utlyst 25-40 stillinger. Etter en felles utlysning i de største dagsavisene og i andre kanaler som KMD står for, har vi tidligere år mottatt nær 600 søknader totalt. Noen søkere søkte flere av stillingene, slik at det har vært om lag 300 unike søkere. Etter å ha gjennomført intervjuer og utvelgingsprosesser, har det blitt tilsatt mellom 20 og 30 traineer. Noen virksomheter har endt opp med ikke å tilsette en trainee i den stillingen de hadde stilt til rådighet da de ikke fant tilstrekkelig kvalifiserte søkere. Ved intervjuet har arbeidsgiver anledning til, og også rett til, å stille spørsmål om behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Man har imidlertid ikke anledning til å stille eksplisitte spørsmål om diagnoser.

Traineeprogrammet gjennomføres i henhold til reglene om positiv særbehandling i §7 i Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Der heter det blant annet at: 

”Positiv særbehandling på grunn av nedsatt funksjonsevne er ikke i strid med forbudet mot det generelle forbudet mot diskriminering dersom særbehandlingen er egnet til å fremme lovens formål, å unngå diskriminering og oppnå likestilling.”

Stillingene som lyses ut innen traineeprogrammet blir gjort eksklusive for personer med nedsatt funksjonsevne, og personer som ikke har nedsatt funksjonsevne kan ikke søke. Søkerne får dermed en fordel i form av positiv særbehandling, fordi de er i en gruppe som er underrepresentert i den statlige personalstyrken. Dersom det ikke er åpenbart klart for arbeidsgiver ved intervjuet hvilken type nedsatt funksjonsevne søkeren har og hvorfor vedkommende anser at han er i målgruppen for traineeprogrammet, må han kunne redegjøre om dette i forbindelse med intervjuet.

Hvilke regler i tjenestemannsloven er relevante?

Når man skal tilsette en trainee i en statlig virksomhet, gjelder de vanlige reglene om tilsetting, som fremgår av tjenestemannsloven, forskriften til denne loven, virksomhetens personalreglement m.m. Virksomheten må da blant annet velge om man skal benytte hovedregelen i arbeidslivet, og også i staten etter tjenestemannsloven, slik at vedkommende tilsettes fast, eller om man skal tilsette midlertidig.

Dersom virksomheten ønsker å tilsette midlertidig, må man benytte en av de vanlige hjemlene for midlertidig tilsetting. I noen tilfeller kan dette være lovens § 3 nr. 2 bokstav a): ”Tjenestemannen trengs bare for et bestemt tidsrom eller for å utføre et bestemt oppdrag”. Et mulig alternativ kan være § 3 nr. 2 bokstav c): ”Tjenestemannen skal gjøre tjeneste i stedet for en annen”.

I lovens § 7 nr. 2 finnes reglene om opphør av midlertidig tjeneste. En tjenestemann som er tilsatt for et bestemt tidsrom, fratrer uten oppsigelse når tiden er ute. Tjenestemann som er tilsatt som vikar, fratrer uten oppsigelse når stillingens faste innehaver inntrer i stillingen (dette betyr enten at den som har vært fraværende gjeninntrer i stillingen eller at en ny, fast arbeidstaker tiltrer stillingen). For begge disse tilfellene gjelder at dersom tjenesten har vart mer enn ett år, skal tjenestemannen ha minst én måneds varsel.

Dersom tjenestemannen er tilsatt for å utføre et bestemt oppdrag, må tjenestemannen sies opp etter lovens vanlige frister (se §§ 8, 9 og 10), når arbeidsgiver finner at oppdraget er utført.

Generelt gjelder at det er viktig å følge gjeldende regelverk på vanlig måte også ved tilsetting og avslutning av arbeidsforholdet for en trainee. Dette omfatter også utarbeidelse av arbeidsavtale.

Dersom det er aktuelt med midlertidig tilsetting bør varigheten være 1,5 år.

Hvordan er gangen i oppstarten av traineeprogrammet?

  • 220 adressater fikk invitasjonsbrev tidlig i juni.
  • Deltakerne på personallederkonferansen (ca.140) fikk 21. september en klar oppfordring fra statsråd jan Tore Sanner i KMD om å delta i nytt traineeprogram.
  • KMD ber om tilbakemelding innen 15. november om virksomheten kan delta og hvilke stillinger dere eventuelt kan tilby.
  • Når departementet får oversikt over hvilke virksomheter som melder sin interesse for å være med i traineeprogrammet, vil virksomhetene bli invitert til å delta i et fellesmøte hos Difi. På møtet vil virksomhetene få informasjon og praktiske råd om den videre felles rekrutteringsprosessen i traineeprogrammet.
  • Departementet planlegger en felles utlysning midt i januar 2017 og med felles søknadsfrist om tre uker etter altså om lag 6. februar. Vi vil så snart vi kan komme bekrefte eksakt informasjon om tidspunkt for utlysning og søknadsfrist.
  • De konkrete arbeidsoperasjonene ved utlysning av traineestillingene vil være omtrent som for en vanlig utlysning, men blir noe annerledes på grunn av felles utlysning.
  • Virksomhetene utformer en stillingsannonse som legges på virksomhetens egen rekrutteringsnettside.  Utformingen av utlysningsteksten vil i hovedsak være opp til virksomheten selv, men i utlysningsteksten skal det komme klart fram at stillingen er del av traineeprogrammet og forbeholdt personer med nedsatt funksjonsevne. Det skal også stå at søkeren må ha relevant utdanning og være kvalifisert. Virksomhetene vil også være bundet av en felles søknadsfrist.
  • KMD utformer fellesannonsen for programmet og plasserer denne i dagspressen og i andre vanlige kanaler.
  • I denne fellesannonsen angis en KMD-nettside og på denne nettsiden gis kortfattet info om programmet, blant annet om at en eksklusiv utlysning kun for personer med nedsatt funksjonsevne er forankret i diskrimineringslovgivningen, der det blant annet heter at positiv forskjellsbehandling kan gjennomføres dersom en gruppe er underrepresentert i den statlige personalstyrken. Det vil også stå at for å kunne søke på disse stillingene, må søkerne krysse av at de er har nedsatt funksjonsevne i henhold til definisjonen som gjelder for traineeprogrammet. Avkrysningen fungerer som en egenerklæring om at søkeren er i målgruppen for programmet. 
  • På KMDs nettside gis en oversikt om de enkelte stillingene og lenker som dirigerer potensielle søkere til virksomhetenes egne rekrutteringsnettsider. Der kan kandidatene finne mer detaljert informasjon om stillingene og om framgangsmåte for å søke. Vi tar sikte på at virksomhetenes egne rekrutteringsmoduler blir brukt, og at søknadene håndteres hos hver virksomhet på vanlig måte.
  • Virksomhetene må sende lenken til stillingsannonsen som ligger på deres egen nettside til KMD, slik at de som leser fellesannonsen og KMDs nettside kommer korrekt videre til selve stillingsannonsen og informasjon om virksomheten.
  • Virksomhetene står fritt med hensyn til hvordan rekrutteringsprosessen legges opp etter at søknadene har kommet inn.  Hvor langt tid dere bruker er i hovedsak opp til dere selv.
  • KMD presiserer for ordens skyld at dersom dere ser at det blant søkerne ikke er kvalifiserte kandidater, kan dere velge å la prosessen stoppe der og ikke ta inn en trainee.
  • Erfaringsvis bør jobbtilbud kunne være utsendt omlag 2 ½ måned etter, det vil si innen utløpet av april.
  • Virksomhetene avtaler selv første arbeidsdag med kandidaten. Erfaringsvis varierer det en del hvor raskt de nytilsatte ønsker eller kan starte i stillingen. 
  • Vi legger opp til en felles frist for å gi tilbakemelding på jobbtilbud, slik at søkere som får flere tilbud får anledning til å velge den arbeidsplassen de selv ønsker.

Hva får traineene?

De nye medarbeiderne som har blitt ansatt via traineeprogrammet er med i et medarbeiderutviklingsprogram med samlinger og egen mentor. Programmet skal bidra til at deltakerne aktivt utvikler sin kompetanse, ferdigheter og muligheter i jobben.

  • Fast eller midlertidig tilsetting i 1 ½ år. 
  • Opplæring og praksis i virksomheten gitt at de skal utføre vanlige arbeidsoppgaver. 
  • Normal lønn i henhold til kvalifikasjoner.

Hvordan lykkes lederen?

Les om en leders gode erfaringer med å ansette blind/synshemmet trainee.

En god match mellom jobben som skal gjøres og den traineen som velges, er en viktig forutsetning for at erfaringene skal bli gode. Ledere har erfart at når man får til dette, så kommer funksjonsnedsettelsen i bakgrunnen for oppmerksomheten. Den blir mindre relevant og får mindre fokus. Kompetanse og jobbutførelse kommer i sentrum.

Avklaring av forventninger fra arbeidsgivers / leders side er også svært viktig. 

Det er viktig å forberede traineens ankomst i god tid, både teknisk og praktisk. Forberedelse bør også inkludere informasjon overfor kolleger. Dersom det er behov for fysiske tilrettelegging, er det viktig å bestille slik tilrettelegging i god tid fra NAV/hjelpemiddelsentralen.

Nyansattprogram og fadderordning er en god ting ved alle nytilsettinger, og særlig viktig her. Det kan være hensiktsmessig med noe tettere oppfølging fra leder enn med andre nyansatte – gjerne med jevnlige møter og med åpen agenda. Det er viktig at leder tenker gjennom arbeidsoppgaver på forhånd, men samtidig er fleksibel og lyttende. Det er viktig å bruke støtteavdelinger som IT og Personal.

Åpenhet om funksjonsnedsettelsen er viktig for at traineeperioden skal bli vellykket.

Hvordan lykkes traineen?

Det er bra for traineen å komme raskt i gang med arbeidsoppgavene.  Det er en fordel å tidlig gi uttrykk for behov for fysiske hjelpemidler og ha dem tidlig på plass.

Det er også bra for traineer å bli tidlig inkludert i et fagmiljø og å få tilbud om faglige samarbeidspartnere. Koble gjerne traineen sammen med en fadder eller noen erfarne medarbeidere. Tenk på hva et inkluderende arbeidsmiljø betyr i praksis.

Fokuser på hva som skal til for at traineen skal kunne utføre gitte arbeidsoppgaver (ikke på funksjonsnedsettelsen). Se på traineen som en ressurs og still krav!

Det er lettere for traineen å komme på rett spor når lederen er tydelig med hensyn til å avklare forventninger til arbeidsutførelsen.

Dersom traineen er midlertidig ansatt, vil han/hun naturligvis være opptatt av muligheten for framtidig fast jobb. Det er viktig at arbeidsgiver er så klar som mulig omkring dette. 

Traineer vil gjerne ha tett oppfølging fra leder; dette krever at leder har både nødvendige ressurser, vilje til å følge opp, og er villig til å sette av tid. Evaluer underveis og gjennomfør eventuell organisatorisk tilrettelegging.

Ytterligere informasjon om traineeprogrammet finner du hos Difi.