Ofte stilte spørsmål om reiser i arbeidssammenheng

Gjelder særavtalene om dekning av utgifter til reise og kost innenlands og utenfor Norge. Særavtalene gjelder for arbeidstakere som reiser i oppdrag eller tjeneste for statens regning.

Lurer du på noe om reiser i arbeidssammenheng, anbefaler vi at du leser vår oversikt over ofte stilte spørsmål.

Om du har spørsmål knyttet til utfyllingen av reiseregningen, se DFØ sine hjemmesider

Er du ansatt i statlig sektor og ikke finner svaret her, må du ta kontakt med din egen arbeidsgiver for veiledning og avklaring. Dersom du og din arbeidsgiver ikke er enige må du ta kontakt med din egen fagorganisasjon. 

Ansatte i privat sektor som lurer på om de har rettigheter etter regulativene, må avklare med arbeidsgiver om statens avtaler og satser skal gjelde fullt ut i deres virksomhet. 

Generelle spørsmål:

 

Hva er statens reiseregulativer?

Svar:

Statens reiseregulativer består av to avtaler som gjelder på reiser i Norge og i utlandet. Avtaletekstene i sin helhet finner du her:

Avtalene regulerer blant annet hvordan arbeidstakere får dekket kostnader i forbindelse med reisen, som reiseutgifter (bil, fly, taxi, buss osv.), overnattingsutgifter og utgifter til måltider. Avtalene inneholder også bestemmelser om dekning av andre utgifter arbeidstaker måtte ha i forbindelse med reise. I tillegg er det bestemmelser om kompensasjon for reisetid og arbeidstid (kun utenlands), kredittkort og forskudd, samt erstatning og forsikring.

Hvem gjelder reiseregulativene for?

Svar:

Kommunal- og moderniseringsdepartementet inngår og forvalter innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. Særavtaler som staten har fremforhandlet med statens hovedsammenslutninger gjelder for statlige ansatte.

Gjelder avtalene for privat sektor?

Svar:

Privat arbeidsgiver kan avtale at de bruker statens reiseregulativ eller lignende avtaler i arbeidsavtale eller tariffavtale. En arbeidsgiver kan henvise til statens reiseregulativer, for eksempel i egen avtale eller arbeidskontrakt. En slik henvisning kan bety at arbeidsgiver har ment at reiseregulativene skal gjelde helt eller delvis

Ansatte i privat sektor er omfattet av skattebestemmelsene på området. Se nærmere om dette under ”Skattespørsmål”.

Gjelder avtalene for kommunal sektor?

Svar:

Kommunal sektor er ikke omfattet av avtalene. De har egne reiseregulativer som har henvisninger til statens reiseregulativer. Disse regulerer i all hovedsak transport, nattillegg, dekning av utgifter til kost og administrativ forpleining. Spørsmål om kommunenes reiseregulativer må rettes til KS (Kommunesektorens organisasjon). Vi viser til KS’ reiseregulativer på deres hjemmesider.

Hva skjer når reisen varer ut over 28 dager?

Svar:

For reiser i Norge gjelder innenlandsavtalen de første 28 dagene, se innenlandsavtalen § 1. Ved opphold som på forhånd er fastsatt til å vare ut over 28 dager på samme sted, kan Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested benyttes. I denne avtalen får arbeidstaker dekket dekning av utgifter til kost for sannsynliggjorte merutgifter. Det er i denne forbindelse ikke krav om å fremlegge kvittering for et hvert kjøp. Arbeidstaker kan sannsynliggjøre utgiftene ved for eksempel å legge frem kvitteringer for en viss periode som da vil være representativ for hele perioden. Sannsynliggjøring vil også være aktuelt når for eksempel et arbeidslag spleiser på felles mat. Med merutgifter menes utgifter som skal dekke utgifter til mat ut over den ordinære husholdningen i hjemmet.

Etter særavtalen om økonomiske vilkår ved endret tjenestested, dekkes husleie eller andre utgifter til overnatting med inntil kr 9 750 per måned (ny sats fra 1.1.2016, se PM-2015-11).

For reiser i utlandet gjelder utenlandsregulativet fullt ut de første 28 dagene. For reiser som varer ut over 28 dager skal man fra dag 29 redusere satsen for dekning av utgifter til kost med 25%. Det vil si at satsen som legges til grunn er 75 % av den satsen som er fastsatt for det landet eller byen man oppholder seg i. Dette gjelder i to måneder, og kan i spesielle tilfeller ytterligere utvides med 3 måneder. Dette betyr at avtalen kan gjelde for reiser inntil 6 måneder. (28 dager + 2 mnd + 3 mnd = 6 mnd). Se utenlandsavtalen § 1.

Med 28 dager menes sammenhengende opphold på samme sted med omtrent samme utgifter til kost og overnatting. Det regnes ikke som nytt opphold fordi man har avbrekk på grunn av avspasering, ferie, langhelg osv. Det regnes heller ikke som nytt oppholdssted hvis man flytter overnattingssted innen samme område. Et sammenhengende opphold kan dekke flere oppdrag.

Kan jeg gi tips?

Svar:

Som hovedregel skal det ikke utbetales tips for statens regning. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.

I forbindelse med representasjonsutgifter kan det i enkelte tilfeller likevel være nødvendig å betale tips. Ved representasjon i utlandet kan det i enkelte land være fast praksis å gi 15% – 20%  i tips, for eksempel i USA hvor tips antas å utgjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste praksis. Dersom det på regningen fremkommer at serviceutgifter er dekket, legges det til grunn at tips er dekket. Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.

Den enkelte arbeidstaker må avklare, på forhånd, med sin arbeidsgiver hvorvidt det er anledning til å dekke tips på arbeidsgivers regning.

Hvilke regler gjelder for bruk av opptjente bonuspoeng?

Svar:

For ansatte i statlig virksomheter gjelder de samme grunnreglene som før. 
Reglene følger av § 4 i innenlandsavtalen, og i § 4 i utenlandsavtalen. Der står det (i begge kommentarer); ”Arbeidstaker kan ikke privat benytte eurobonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter….”. Det betyr at det ikke er adgang til å bruke bonuspoeng, opptjent på tjenestereise, til private reiser eller opplevelser (slik som hotellovernattinger, kjøp osv.)

Kan jeg få kilometergodtgjørelse når jeg går, bruker sykkel, el-sykkel eller andre fremkomstmidler som ikke er motoriserte?

Svar:

Verken Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands (innenlandsavtalen) eller Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge (utenlandsavtalen) gir arbeidsgiver adgang til å tilstå kilometergodtgjørelse ved bruk av sykkel, el-sykkel, gange til fots eller andre fremkomstmidler som ikke er motoriserte. Arbeidsgiver har dersom visse vilkår er oppfylt, adgang til å tilstå kilometergodtgjørelse for motoriserte fremkomstmidler, se §§ 6 og 7 i henholdsvis innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. 

 Spørsmål om overnatting:

 

Hva er overnatting?

Svar:

Med overnatting menes at man har arbeidsfri og har mulighet for hvile. Arbeid som utføres i dette tidsrommet er ikke å anse som overnatting, og må være knyttet til turnus, skift, overtid eller tilsvarende, jf. HTA §§7, 13, 15 og 16.

Overnatting skjer utenfor egen bopel. Det er i utgangspunktet ikke overnatting dersom man kommer tilbake til sitt eget hjem fra reisen i løpet av natten. Unntak kan tenkes dersom man for eksempel kommer hjem i løpet av natten fra en reise med tog eller båt og har hatt sovekupé eller lugar.

Dersom man reiser om natten (for eksempel selv fører en bil) er det i utgangspunktet ikke arbeidsfri og hvile. Man kan da få godtgjort tiden som for eksempel arbeidstid eller reisetid.

Det er ikke avgjørende at man er borte 5 timer eller mer i løpet av natten (tidsrommet 22-06). Det er den reelle overnattingen som skal vurderes.

Reisen min varte til langt på natt. Betyr ikke det at jeg har overnattet?

Svar:

Det avgjørende her er hvorvidt du faktisk har hatt arbeidsfri og har overnattet. Det er ikke nok at reisen har vart i mange timer, og at du har avsluttet reisen om natten. Dersom reisens endepunkt er din egen bopel er det ikke en overnattingsreise, med mindre du for eksempel kommer sent hjem fra en reise med tog eller båt og har hatt sovekupé eller lugar.

Se spørsmål om kost og tidsintervaller under.

Hva er utgifter til overnatting?

Svar:

Utgangspunktet er at arbeidsgiver skal sørge for overnatting, jf. § 10 nr. 1. Dersom den ansatte selv må legge ut for overnattingen skal den ansatte få dekket utgiftene. Utgiftene kan være legitimert (typisk hotellregning) eller ulegitimert (overnatting uten kvittering).

Overnatting etter kvittering eller regning (legitimert) har for 2016 et øvre tak på kr 1800,- i Norge.

Makssatser for overnatting utenfor Norge er tatt bort fra 1.1.2016. Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning. Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnadsramme. Se § 9 i særavtale om dekning av reise og kost utenfor Norge. 

Det er kun når arbeidsgiver ikke sørger for overnatting (på for eksempel hotell eller liknende) at den ansatte kan ha krav på ulegitimert tillegg. Satsen for det ulegitimerte tillegget er 430 kr og gis bare ved overnatting i Norge. Ved ulegitimert tillegg stilles det ikke krav til opplysninger om hvor man har overnattet, men man kan ikke overnatte i eget hjem. Tilsvarende bestemmelse finnes ikke for overnatting i utlandet. Ved overnatting på tog, båt og liknende gis det ikke ulegitimert tillegg når soveplass er inkludert i billetten.

 Spørsmål om dekning av utgifter til kost:

 

Når kan man få dekket utgifter til kost?

Svar:

Ved reiser innenlands på oppdrag eller i tjeneste for staten, har man rett til dekning av utgifter til måltider når reisen er på over 15 km (én vei) og varer i 6 timer eller mer. Satsene følger av § 9 a) – c), og er alle ulegitimerte.

For reiser som er kortere enn 15 km og/eller varer i mindre enn 6 timer kan arbeidsgiver dekke kost etter regning dersom særlige grunner tilsier det. Som ”særlige grunner” kan for eksempel være tilfeller der utgifter til kost er uforholdsmessig høye, eller der arbeidstaker er på reise under 15 kilometer og/eller mindre enn 6 timer og vedkommende ikke blir påspandert måltid osv.

Etter utenlandsavtalen har man krav på et fast beløp for hvert enkelt land som fremgår i et vedlegg til avtalen. For reiser kortere enn 6 timer, dekkes ikke utgifter til kost. For reiser mellom 6 – 12 timer, får man 2/3 av det faste beløpet for det landet som besøkes, se vedlegg 1 til utenlandsavtalen. Ved opphold i flere land i løpet av 24 timer, skal man benytte kostsatsen for det landet man hadde det lengste oppholdet.

Jeg har mobilt arbeidssted. Får jeg dekket utgifter til kost?

Svar:

Nei, i særavtalen for reiser innenlands gjelder ikke bestemmelsen om kost for arbeidstakere med mobilt arbeidssted. Eksempler på arbeidstakere med mobilt arbeidssted er for eksempel flybesetning, sjåfører, mannskap på båter osv 

Hva betyr tidsintervallene i § 9 i innenlandsavtalen?

Svar:

Særavtale om reiser innenlands § 9 a) – c) har tre forskjellige satser for dekning av utgifter til kost. Tidsintervallene er slik:

a) For reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer dekkes en ulegitimert sats på kr 280,-.

Dette gjelder for reiser som varer fra og med 6 timer og til og med 12 timer.

b) For reiser over 12 timer dekkes en ulegitimert sats på kr 520,-.

Dette gjelder for reiser som varer fra og med 12 timer og 1 minutt og til og med 23 timer og 59 minutter.

c) For reiser med overnatting dekkes en ulegitimert sats på kr 710,-. For reiser som varer mer et døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt døgn.

I praksis vil det være slik at en overnattingsreise varer i mer enn 24 timer. Dersom det er på det rene at den ansatte har overnattet og reisen varer lengre enn 12 timer, men kortere enn 24 timer, vil den ansatte likevel kunne få dekket utgifter til kost etter § 9 c).

Skiller bestemmelsene om kost mellom typer overnattingssted? (Hotellsats, pensjonatsats og brakkesats)?

Svar:

Ved reiser innenlands med overnatting får ansatte i staten i 2016 dekket utgifter til kost med 710 kr. (Utenlands gjelder egne satser for hvert enkelt land, se statens satser for reiser utenland.) Dette er uavhengig av hvordan man bor.

Imidlertid har skatteetaten foretatt en tredeling av dekning av utgifter til kost (diettsats) som knyttes til hvordan man bor. Dette er hotellsats (tilsvarer satsene i innenlands- og utenlandsavtalen), overnatting på pensjonat, hybel eller brakke uten kokemulighet (pensjonatsats) og overnatting på hybel, brakke eller privat med kokemulighet (brakkesats).

Pensjonatsatsen og brakkesatsen er lavere satser som skatteetaten og skatteoppkreveren /kemnerkontoret kan gi opplysninger om. Se også skattebetalingsforskriften § 5-6-12.

En ansatt i staten vil som nevnt få dekket utgifter til kost etter hhv. § 9 i innenlandsavtalen og § 8 i utenlandsavtalen uansett hvordan man bor. Det er likevel slik dersom den ansatte bor på pensjonat uten kokemulighet, hybel med kokemulighet, e.l, har man likevel skattemessig trekkfritak kun for den lavere satsen bestemt av skattemyndighetene. Mellomlegget må da beskattes som lønn.

For spørsmål om beskatning av utgiftene til kost vennligst ta kontakt med skatteetaten.

Når foretas måltidstrekk, og hva er påspandert mat og måltider som er dekket av arbeidsgiver?

Svar:

Utgiftene til kost reduseres ved at det foretas et måltidstrekk når arbeidsgiver eller oppdragsgiver dekker utgiftene til et måltid (frokost, lunsj eller middag). Dette gjelder uansett om man velger å spise eller ikke. Denne prosentvise fordelingen gjelder alle kostsatsene, både for reiser innenlands og utenlands. Se § 9 i innenlandsavtalen og § 8 i utenlandsavtalen.

For reiser innenlands er trekket på
20% for frokost,
30 % for lunsj og
50 % for middag.

For reiser utenlands er trekket på
10% for frokost,
40 % for lunsj og
50 % for middag.

Hva er et måltid, herunder hva regnes som en lunsj?

Svar:

Kostsatsen skal dekke inntil 3 måltider i døgnet.

En lunsj behøver ikke å bestå av varm mat. Mellommåltider (frukt, småkaker, kjeks mv.) er ikke å regne som lunsj. 

Ansatte som mener at måltidet ikke er et fullverdig måltid må ta dette opp med sin arbeidsgiver. 

 Spørsmål om kompensasjon:

 

Hva er kompensasjon?

Svar:

1. Ved tjenestereise i Norge har statsansatte krav på kompensasjon for arbeidstid og reisetid.

Kompensasjon for arbeidstid  Bestemmelsene om kompensasjon for arbeidstid finner man i fellesbestemmelsene § 8 i Hovedtariffavalen i staten. Reisetid i den alminnelige arbeidstid, regnes som arbeidstid. Ordinært arbeid utført i forbindelse med tjenestereiser, følger de alminnelige bestemmelser om arbeidstid, se arbeidsmiljøloven kapittel 10 og hovedtariffavtalen i staten, særlig § 7

Kompensasjon for reisetid  Ved reiser innenlands kompenseres reisetid utenom den alminnelige arbeidstid time for time (1:1). Man får fri et tilsvarende antall timer en annen arbeidsdag. Det skilles ikke mellom ukedager og andre dager (fridager, helgedager, høytidsdager osv.). Man kan også kompenseres økonomisk dersom reisetid ikke kan gis som fritid. Dette fremgår nærmere av § 8 i fellesbestemmelsene (om kompensasjon for reiser innenlands).

2. Ved reiser i utlandet har alle som reiser i tjeneste for eller på oppdrag for staten krav på kompensasjon for arbeidstid og reisetid, samt kompensasjonstillegg (se neste spørsmål).

Kompensasjon for arbeidstid  Reisetid i den alminnelige arbeidstid, regnes som arbeidstid. Arbeidet tid ut over ordinær arbeidstid, regnes ikke som overtid i utlandet. Bestemmelsene om kompensasjon for arbeidstid ved utenlandsreise finner man i utenlandsavtalen § 11 og Statens personalhåndbok, administrativ bestemmelse 10.25.

Kompensasjon for reisetid For reisetid utenom ordinær arbeidstid gis en kompensasjon på 30 minutter pr. reisetime. Dersom beregnet reisetid ikke kan gis som fritid, utbetales timelønn etter C-tabellen, 37,5-timers satsen, for beregnet reisetid. Nærmere regler om dette er gitt ved administrative bestemmelser, se Statens personalhåndbok punkt 10.25.

Hva er et kompensasjonstillegg?

Svar:

På tjenestereise i utlandet gis det et kompensasjonstillegg som er ment som kompensasjon for fravær fra hjemmet. Kompensasjonstillegget for 2017 er kr 491,- pr. døgn og fremgår av utenlandsavtalen § 12. Alle som reiser i statens tjeneste i utlandet har – uten unntak – krav på dette tillegget.

Kompensasjonstillegget gjelder ikke for reiser i Norge.

Denne bestemmelsen vil også kunne gjelde for privat virksomhet dersom det er nedfelt eller bestemt at utenlandsavtalen skal gjelde i sin helhet.

Kompensasjonstillegget er skattepliktig. Det betyr at det skal behandles som lønn, gir rett til feriepenger og er grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift. Når det gjelder skatteplikt, se PM 2009-13.

Skattespørsmål:

Når det gjelder spørsmål om skatt i tilknytning til reiseregulativene (for eksempel forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift eller lønnsinnberetning), må du henvende deg til skatteetaten eller skatteoppkreveren/kemnerkontoret

 

Hva er forholdet mellom skatt og statens reiseregulativer?

Svar:

Satsene i reiseregulativene følges i stor utstrekning av skattemyndighetene. Dette gjelder dekning av utgifter til kost ved reiser innenlands og utenlands, bilgodtgjørelse og andre utgiftsgodtgjørelser fastsatt i statens reiseregulativ, og fremgår av skattebetalingsforskriften § 5-6-12 første, fjerde og femte ledd.

Sats for kjøregodtgjørelse er (i 2017) 4,10 kroner per kilometer, opp til 10 000 km. Skattefri kilometergodtgjørelse ved bruk av privat bil er (i 2017) 3,50 kroner per kilometer - uansett kjørelengde. Differansen mellom de to satsene betyr i praksis i 2017 at du skatter av de siste 60 ørene du får betalt per kilometer. For mer informasjon om dette, se Skatteetatens nettsider.

Gjelder reiseregulativene for pendlere?

Svar:

Reiseregulativene gjelder ikke reiser til og fra arbeid. Med andre ord gjelder de ikke for pendlere. Spørsmål om pendlere må rettes til skatteetaten eller skatteoppkreveren/kemnerkontoret.

Jeg har lest at jeg ikke lenger trenger å legge ved orginalbilag til reiseregningen. Stemmer dette?

Svar:

Kommunal- og moderniseringsdepartementet forvalter innenlandsavtalen og utenlandsavtalen. Bestemmelsene om reiseregning finnes i hhv. §§ 14 og 15 i avtalene. Disse bestemmelsene viser til skattebetalerforskriften, som nå er endret. Se skattebetalingsforskriften § 5-6-12 og kunngjøring fra Skatteetaten.

Dersom det er spørsmål omkring utfylling av reiseregning, bilag, elektronisk innlevering og hvilke krav som stilles til reiseregninger, må dere ta kontakt med skatteetaten for bistand.

Hva er en a) tjenestereise, b) yrkesreise og c) arbeidsreise?

Svar:

a) Vi har ulik definisjon på hva som er en reise etter særavtalen i Norge og særavtalen utenfor Norge.

Reise etter innenlandsavtalen defineres som følger i § 2 a): Reise: Pålagte eller godkjente reiser av ikke fast karakter, og rutinemessige faste oppdrag som ikke trenger godkjennelse av arbeidsgiver for hvert oppdrag.

Reise etter utenlandsavten defineres som følger i § 2 nr. 1: Reise: Pålagt og/eller godkjent reise av ikke fast karakter.

b)  Som yrkesreise anses reise mellom bolig og ikke-fast arbeidssted og reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted. Begrepet har betydning for spørsmål om skatt og gjelder kun transportutgifter og er fastsatt av Finansdepartementet i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven, 19. november 1999 nr 1158 § 6-44-13.

c) Som arbeidsreise anses reise mellom bolig og fast arbeidssted og reise mellom faste arbeidssteder. Begrepet har betydning for spørsmål om skatt og gjelder kun transportutgifter og er fastsatt av Finansdepartementet i forskrift til utfylling og gjennomføring mv. av skatteloven, 19. november 1999 nr 1158 § 6-44-12.

Spørsmål vedrørende yrkesreise og arbeidsreise må rettes til skatteetaten eller skatteoppkreveren/kemnerkontoret.