For arbeidsgiver: Spørsmål og svar om endringene i reglene om sykefraværsoppfølging

1. Hva er mine viktigste plikter som arbeidsgiver når arbeidstaker blir syk?

Svar: Dine viktigste plikter er å tilrettelegge arbeidssituasjonen og oppgavene for arbeidstaker slik at han eller hun kan beholde arbeidet under sykdom. Dersom dette ikke er mulig, må du forsøke å finne annet passende arbeid. Det er avgjørende at du opprettholder en dialog med arbeidstaker når vedkommende blir sykmeldt. Det er derfor viktig at du i samarbeid med arbeidstaker utarbeider en oppfølgingsplan og avholder et dialogmøte med arbeidstaker tidlig i sykefraværsprosessen. Oppfølgingsplanen skal utarbeides så tidlig som mulig etter arbeidstakers sykmelding og senest etter fire uker. Du skal sende planen til sykmelder når det er utarbeidet og senest etter fire uker. Dialogmøtet skal avholdes så tidlig som mulig etter arbeidstakers sykmelding og senest etter syv uker.

2. Hvor langt går plikten til å tilrettelegge overfor syke arbeidstakere?

Svar: Du skal, så langt det er mulig, sørge for nødvendig tilrettelegging slik at en sykmeldt arbeidstaker kan komme tilbake til arbeid. Også om dette er dyrt, ressurskrevende og til ulempe for deg som arbeidsgiver. Eksempler på tilretteleggingstiltak kan være tilpasning av arbeidstid, rutiner, arbeidsbyrde og utstyr eller hjelp til å komme seg til arbeidsstedet. Hvis aktuelle tilretteleggingstiltak ikke gir ønsket effekt, skal du også vurdere mulighetene for å gi arbeidstaker annet passende arbeid i virksomheten. IA-virksomheter kan søke NAV om tilskudd til gjennomføring av konkrete tilretteleggingstiltak.

3. Hva skal stå i oppfølgingsplanen?

Svar: Den skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne og aktuelle tilretteleggingstiltak i arbeidsgivers regi eller eventuelt i regi av NAV slik at arbeidstaker kan komme raskest mulig tilbake til arbeid. Planen skal utarbeides i samarbeid med arbeidstaker

4. Hvem skal ha oppfølgingsplanen?

Svar: Oppfølgingsplanen skal være et verktøy for arbeidstaker og arbeidsgiver. Lege/sykmelder og NAV kan også ha behov for planen; lege/sykmelder når han/hun skal vurdere mulighetene for delvis arbeid og NAV blant annet for å vurdere behov ved foreksempel vurdering av behov for arbeidsrettede tiltak. Planen skal derfor sendes sykemelder når den er utarbeidet og senest etter fire uker. Også reviderte planer bør sendes sykemelder. NAV skal ha planen senest innen ni uker etter at arbeidstaker ble sykmeldt. Det finnes en mal for planen på NAV og Arbeidstilsynets nettsider og den kan sendes NAV elektronisk.

5. Hva gjør jeg dersom arbeidstaker ikke medvirker ved utarbeiding av planen?

Svar: Da bør du gå i dialog med arbeidstaker for å finne en løsning på dette. Dersom plan fortsatt ikke kan utarbeides på grunn av manglende samarbeid fra arbeidstakers side, gir du NAV beskjed om dette. Det kan du gjøre på rapporteringsskjema som du skal sende NAV innen ni uker etter arbeidstakers sykmelding. Som arbeidsgiver, kan du også be NAV om å innkalle til et dialogmøte i regi av etaten.

6. Skal det alltid utarbeides plan og avholdes dialogmøte?

Svar: Du skal som utgangspunkt alltid utarbeide oppfølgingsplan og avholde et dialogmøte når arbeidstaker er sykmeldt over flere uker. Unntak er dersom dette er åpenbart unødvendig. Unntaket er snevert og kan for eksempel omfatte tilfeller der sykdommen er av en slik art at arbeidstakeren uansett vil vende tilbake til arbeidet uten at det er behov for særskilte tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen. Også tilfeller med alvorlige sykdommer hvor det kan fastslås at arbeidstakeren ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeidet, kan omfattes av unntaket.

7. Hvem skal delta i dialogmøtet?

Svar: Arbeidsgiver og den sykmeldte arbeidstakeren er hovedaktørene i møtet. Lege/sykmelder skal inviteres til møtet, med mindre arbeidstaker ikke ønsker det. Det er viktig at du som arbeidsgiver tar kontakt med lege/sykmelder for å avtale et passende møtetidspunkt- og sted. Dersom virksomheten er tilknyttet bedriftshelsetjeneste skal også denne være representert i møtet. Arbeidstaker kan velge å ha med seg en tillitsvalgt. Det er arbeidsgiver som skal innkalle de ulike aktørene til møtet.

8. Hva gjør jeg hvis noen av de innkalte ikke stiller i møtet?

Svar: Dersom arbeidstaker ikke stiller i møtet bør du kontakte vedkommende for å finne ut hva som er årsaken til dette. Dere kan da ev. avtale et nytt møte. Dersom arbeidstaker ikke har noen grunn til ikke å delta i møtet, kan du som arbeidsgiver gi NAV beskjed om dette. Dette kan eksempelvis gjøres på rapporteringsskjema du sender inn til NAV etter ni uker, se spørsmål 10. Dersom sykmelder ikke stiller i et møte vedkommende er innkalt til, gir du NAV beskjed om dette på rapporteringsskjema du sender NAV innen ni uker (det er et eget kryss for dette).

9. Hva skal dialogmøtet handle om?

Svar: Hovedtema i dialogmøtet bør være hvilken tilrettelegging som skal til for at den sykmeldte skal få anledning til å bruke sin arbeidsevne best mulig, hva og hvilke oppgaver arbeidstaker kan utføre til tross for sine plager/begrensninger og når en kan vente arbeidstakeren tilbake i vanlig arbeid. Møtet skal være en samtale om arbeidsmuligheter og ikke om sykdom, og målsettingen er at tilretteleggingen skal føre til at arbeidstaker kommer raskest mulig tilbake til arbeidet.

Tema for dialogmøtene vil i en viss grad avhenge av hvem som deltar, f. eks. om sykmelder/lege er til stede. I møtet er det viktig å bli enige om et mål i form av en tentativ dato for tilbakeføring til arbeid, gradvis opptrapping av aktivitet og hvilke andre aktører som evt. bør trekkes inn. Sånn sett blir tema for møtet og oppfølgingsplanen noe mer enn en aktivitetsplan.

I dialogmøtet skal dere konkret gjennomgå og arbeide med oppfølgingsplanen, blant annet avklare hva arbeidstakeren kan gjøre på arbeidsplassen og hvilke tilretteleggingstiltak som er nødvendige for gjenopptagelse av arbeid helt eller delvis. Møtet skal i første rekke framheve muligheter og mestring framfor videre sykmelding. Viktige spørsmål er; hvilke oppgaver har virksomheten som arbeidstaker kan utføre på tross av sine plager? Er det behov for tekniske hjelpemidler i forbindelse med tilretteleggingen? Kan arbeidsoppgavene fordeles på en annen måte en periode? Er det organisatoriske grep som kan gjøres? Bør arbeidstaker skjermes for spesielle arbeidsbelastninger eller oppgaver en periode? For å finne ut om tilretteleggingen har ønsket effekt er det viktig å tidsbegrense tiltakene og at effekten vurderes etter en avtalt tid. Ved gradert sykmelding vil det også være et tema hvordan arbeidet skal organiseres. Hensiktsmessig og riktig gradering forutsetter dialog. Graderingen baseres på funksjonsnedsettelsen, og hva som er praktisk gjennomførbart på arbeidsplassen. Ikke bare arbeidstiden, men også arbeidstempoet kan reduseres. Da kan arbeidstakeren være på jobb i flere timer enn det graderingen tilsier. Den graderte sykmelding gjenspeiler dermed den reduserte effektiviteten.

10. Hvilke plikter har jeg som arbeidsgiver overfor NAV når arbeidstaker blir sykmeldt?

Svar: Når arbeidstaker er sykmeldt, skal du sende inn oppfølgingsplanen og rapport om at dialogmøtet er avholdt innen ni uker etter sykmeldingstidspunktet. Det er videre viktig at du melder fra til NAV dersom bedriftsintern tilrettelegging ikke fører fram og det er behov for bistand/arbeidsrettede tiltak i regi av etaten. NAV skal avholde et dialogmøte mellom deg og arbeidstaker senest innen 26 uker etter sykmeldingstidspunktet. Blir du innkalt til dette møtet, plikter du å delta. Senest en uke før møtet skal du sende inn en revidert oppfølgingsplan til NAV.

11. Hva må jeg som arbeidsgiver gjøre for å unngå sanksjoner for manglende oppfølging?

Svar: Innen ni uker etter arbeidstaker blir sykmeldt, må du sende melding til NAV om at oppfølgingsplan er utarbeidet og dialogmøte avholdt, se spørsmål nummer 10. Selve oppfølgingsplanen skal også sendes inn. Rapporteringen gjøres elektronisk. Dersom rapporteringsplikten ikke overholdes, vil NAV sende ut varsel om ileggelse av gebyr. For å unngå sanksjoner må du overholde pliktene om utarbeiding av plan og avholdelse av dialogmøter og gi NAV beskjed om dette innen den fristen som oppgis i varselet (tre uker).

Du må som arbeidsgiver delta i dialogmøter i regi av NAV dersom du innkalles til slike møter. Senest en uke før dialogmøtet må du sende inne oppfølgingsplanen til NAV. Dersom disse pliktene ikke overholdes kan du bli ilagt gebyr. Du vil få informasjon om pliktene med hensyn til dette møtet i møteinnkallingen fra NAV.