Nærdemokratiordningen i nye Sandefjord kommune

Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner blir én kommune fra 01.01.2017. Når kommunegrensene endres, skal nye Sandefjord kommune ta i bruk nærdemokratiske ordninger for å styrke lokaldemokratiet. Etableringen av 21 nærmiljøutvalg skal motivere til medvirkning, mer deltakelse og bidra til at avstanden mellom innbyggeren og politikere minsker

Nærdemokratiordningen i nye Sandefjord kommune
Ny kommune, bedre lokaldemokrati
Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner blir én kommune fra 01.01.2017. Når kommunegrensene endres, skal nye Sandefjord kommune ta i bruk nærdemokratiske ordninger for å styrke lokaldemokratiet. Etableringen av 21 nærmiljøutvalg skal motivere til medvirkning, mer deltakelse og bidra til at avstanden mellom innbyggeren og politikere minsker. 

Mer lokaldemokrati har vært et mål helt fra starten av sammenslåingsprosessen til nye Sandefjord kommune. Forhandlingsutvalgets utredning for sammenslåingen av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner la til grunn at utvikling av nærdemokrati skulle prioriteres høyt i den nye kommunen. I utredningen står det at «Det etableres en ordning med nærdemokrati i den nye kommunen. Fastsetting av modell og funksjonsområde for utvikling av nærdemokratiutvalg skal utredes av fellesnemda.»

Egen komité for nærdemokrati

Fellesnemda i nye Sandefjord nedsatte en egen nærdemokratikomite, som skulle utarbeidede overordnede målsettinger og retningslinjer for ordningen. Komiteen har bestått av to kommunestyremedlemmer fra hver av de tre kommunene.

Nærdemokratikomiteen sto ikke på bar bakke da de startet sitt arbeid våren 2015. I «gamle» Sandefjord kommune har det eksistert en nærmiljøutvalgsordning (NMU) i ca. 20 år. Kodal i Andebu kommune har også hatt en nærmiljøutvalgsordning. Formålet med nærmiljøutvalgsordningen har vært å skape gode fysiske og sosiale oppvekstsvilkår i nærmiljøet for barn og unge. Nærdemokratikomiteen bestemte tidlig at de ønsket å bygge videre på modellen med de eksisterende nærmiljøutvalgene. Fellesnemda vedtok 24.04.2016 at det i tilknytning til hver grunnskole i nye Sandefjord, skal være en nærdemokratiordning med et nærdemokratiutvalg som utgangspunkt. Nye Sandefjord kommune skal etablere 21 nærdemokratiutvalg, ett i hver grunnskolekrets i den nye kommunen.

Tidlig i prosessen ble alle lag og foreninger invitert til å gi innspill til innhold, organisering, antall utvalg og behovet for fremtidig ordninger. På bakgrunn av de innkomne innspillene utarbeidet nærdemokratikomiteen en skisse for nærdemokratiordningen. Disse ble fremlagt på åpent møte i hver av de tre kommunene, og nærdemokratikomiteen var vertskap. Det ble også innhentet erfaringer fra Fredrikstad og Holbæk (Danmark) kommuner om kommunesammenslåing og nærdemokrati.

Målet med nærdemokratiordningen

Nærdemokratiordningen i nye Sandefjord kommune skal sette barn og unge først. Ordningen skal sikre barn og unge gode oppvekstsvilkår, bidra til god dialog mellom innbyggere og folkevalgte, styrke lokaldemokratiet og å bidra til økt samfunnsengasjement. Ordningen skal baseres på medvirkning, informasjon, høring og dialog. Sandefjord kommune ønsker at nærdemokratiordningen skal generere økt interesse for nærmiljøet og nærdemokratiet.

Nærmiljøutvalg - et utvalg for hver barneskolekrets

Nærmiljøutvalgsområdene skal følge de til enhver tid eksisterende barneskolekretsene i kommunen. Nærmiljøutvalgene skal gjennom fysisk og kulturell aktivitet og sosialt nettverksarbeid arbeide for trygge og gode oppvekstmiljøer- og vilkår for barn og unge. Det er også en viktig oppgave for nærmiljøutvalgene å være bindeledd mellom kommunens folkevalgte og administrasjon. Nærmiljøutvalgene skal fungere som høringsinstans i alle saker som angår innbyggerne i nærmiljø-områdene, og arbeide for økt samfunnsengasjement.


Valg av personer til nærmiljøutvalgene

Nærmiljøutvalgene har egne vedtekter, hvor det står at utvalgenes styrer skal bestå av fem eller sju medlemmer. Disse velges fra et bredt sammensatt utvalg av foreninger, lag og enkeltpersoner i nærmiljøet, etter en innstilling fra en valgkomite.

Alle som er medlem av styret må være bosatt i skolekretsen. Styret skal bestå av leder, nestleder, sekretær og kassere, samt en eller tre styremedlemmer. Det er mulig å oppnevne kasserer/regnskapsfører utenfor styret. Dersom nærmiljøutvalget velger en slik løsning, skal antall styremedlemmer utvides.

Styreleder og nestleder velges for ett år om gangen, og velges av utvalgene selv. Øvrige medlemmer velges for to år om gangen. Halvdelen av medlemmene kan derfor byttes ut på ett og samme årsmøte. Dette ivaretas ved at halvdelen av styrets medlemmer, med unntak av leder på nærmiljøutvalgets første årsmøte etter 01.01.2017, velges for en periode på to år, mens den andre halvdelen av styre velges for ett år. Varamedlemmer velges for ett år om gangen.

Valgkomiteen

Valgkomiteen skal bestå av en leder og to medlemmer, alle må være bosatt i nærmiljøområdet. Leder og nestleder av valgkomiteen velges ved særskilt valg på årsmøtet. Senest tre uker før årsmøtet skal avholdes, må valgkomiteen levere sine forslag til styret.

 

Finansiering av nærmiljøutvalgene

Ved budsjettbehandlingen fastsetter Sandefjord kommune et årlig økonomisk tilskudd til nærmiljøutvalgene. Forutsetning for utbetaling er at nærmiljøutvalgene driver etter vedtektene, og at kommunalsjefen godkjenner referat fra årsmøtet inklusive årsmelding, revidert regnskap, budsjett, handlingsplan for neste driftsår, samt vedlikeholds- og rehabiliteringsplan for en periode på 3-5 år.


Dialogen mellom nærmiljøutvalg og kommune

Nærmiljøutvalgsordningen i nye Sandefjord kommune skal fungere som et bindeledd mellom innbyggerne, politikerne og kommuneadministrasjonen. Dette ivaretas gjennom jevnlige møter mellom nærmiljøutvalgslederne og Sandefjord kommune. Møtene skal handle om saker som er viktige for nærmiljøutvalgenes oppgaver og drift. Sandefjord kommune er representert av leder for hovedutvalget for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling og kommunalsjef for samme administrasjonsområde. Representanter for andre politiske organer og administrative enheter kan delta i saker som faller inn under deres ansvarsområde. Ordfører og andre politikere kan delta på møtene når de måtte ønske det. Kommunalsjefen for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling kaller inn til møtene, som skal avholdes minst en gang i året, og ellers dersom et flertall av nærmiljøutvalgenes ledere, hovedutvalget for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling eller ordfører ber om det. På denne måten legger nærmiljøordningen til rette for en løpende dialog mellom innbyggerne og kommunen.

Nærmiljøutvalgenes oppgaver

Nærmiljøutvalgene skal jobbe med følgende områder:

Fysisk oppvekstmiljø – «Hundremeterskogen»

Nærmiljøutvalgene skal etablere, utvikle og sørge for drift og vedlikehold av attraktive og trygge arenaer og områder for uorganiserte aktiviteter for barn og unge i nærmiljøet. Dette skal foregå i samarbeid med barn og unge i lokalmiljøet, og deres foresatte. Nærmiljøutvalgene skal legge til rette for kommunikasjon med brukere og driftere av anlegg. Dette omfatter også utarbeidelse og oppfølging av individuelle vedlikeholdsplaner for aktivitetsanlegg som nærmiljøutvalgene har initiert og/ eller har ansvar for.

Alle fysiske anlegg som nærmiljøutvalget har ansvar for, bør ha følgende omfang:

  • En ball-løkke med lys
  • En flate med vannuttak og lys
  • En akebakke med lys
  • Ett turmål med bålplass, gjerne også gapahuk, og tilknyttede stuer
  • En «grå flate» for ball- og hjulaktiviteter
  • En badeplass der dette er naturlig

 Sosialt nettverksarbeid og aktivitetstilbud for barn og unge – «Livet mellom husene»

Nærmiljøutvalgene skal ta initiativ til sosiale nettverkstiltak for barn og unge i nærmiljøet. Dette skal skje i samarbeid med skole, foreningsliv og andre aktører. Det skal bli lagt særskilt vekt på barn på mellomtrinnet (5.-7.klasse). I dette arbeidet skal nærmiljøutvalgene sørge for at eksisterende aktiviteter og tradisjoner blir ivaretatt og utviklet.

De sosiale nettverkstiltakene bør ha minst følgende standard/omfang:

  • Ett arrangement/tiltak for opplevelser og tradisjoner per år
  • En samling for drøfting av behov og tiltak per år
  • To samlede arrangementer/tiltak per år

Samarbeid med frivillige foreninger og lag, politikere og administrasjon og andre lokale aktører

Nærmiljøutvalgene skal samarbeide med frivillige lag og foreninger som arbeider for gode oppvekstmiljøer for barn og unge i nærmiljøet. Det er også nærmiljøutvalgenes ansvar å ta initiativ til og/eller motivere til samarbeidsprosjekter med lokale aktører som supplement til de lokale foreningenes aktiviteter. Nærmiljøutvalgene skal initiere informasjon om og deltakelse i aktuelle saker og prosjekter som angår barn og unges nærmiljø og oppvekstsvilkår.


Høringer og arbeid for økt samfunnsengasjement

Nærmiljøutvalgene skal fungere som høringsinstans i alle saker som angår innbyggerne i de respektive nærmiljøområdene, uavhengig av berørte aldersgrupper. Dette kan være saker som handler om arbeidet med kommuneplaner, kommunedelplaner, reguleringsplaner m.m. Det er kommuneadministrasjonens ansvar å kontakte berørte nærmiljøutvalg om saker til høring, evt. åpne møter med innbyggerne, og delta på disse, sammen med representanter for aktuelle folkevalgte organer. Utvalgene kan i tillegg selv ta opp saker som de mener er viktig for utviklingen av nærmiljøet, f.eks. saker som omhandler skole, barnehage, vei- og trafikkforhold m.m. Nærmiljøutvalgene skal også arbeide for økt samfunnsengasjement, i samarbeid med bl.a. grunnskoler og videregående skoler, kommunenes valgadministrasjon og andre aktuelle samarbeidspartnere.