Referat fra KOSTRA arbeidsgruppe 01.06.2011

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg II

Utgiver: Kommunal- og regionaldepartementet

Møte om: KOSTRA regnskapsgruppe
Tilstede: Bent Devik, KRD
Even Vaboen, KRD
Jostein Birkelund, SSB
Anne Brit Thorud, SSB
Børre Stolp, KS
Turid Ramdahl, Råde kommune
Aud Steinsland, Time kommune
Svein Kvammen, Bergen kommune
Marit Bråten Homb, Gausdal kommune
Arild Bergstrøm, Sykkylven kommune
Rolf Arnesen, Møre og Romsdal fylke
Sidsel Schade, Østfold fylkeskommune
Steinar Risinggård, Setesdal revisjonsdistrikt IKS
Forfall:
Dato: 01.06.2011
Møteleder: Bent Devik
Referent: Even Vaboen

 

01/11 Samferdsel – regnskapsføring og -rapportering på vegområdet

Schade orienterte om praksis, erfaringer og problemstillinger for regnskap som sams vegadministrasjon fører for Østfold fylkeskommune.

Statens vegvesen/sams vegadministrasjon (SVV) fører regnskapet og sender hver måned over en rapport til fylkeskommunen med data for foregående måned. Fylkeskommunen bearbeider rapporten. Fylkeskommunen sorterer posteringene, sorterer ut alle investeringer til ulike ansvar, spesifiserer prosjekter som er bompengefinansiert, konverterer Statens vegvesens bevilgningskoder til KOSTRA-arter, avstemmer likviditeten m.m. Schade mente ordningen med at sams vegadministrasjon fører regnskapet og oversender rapporter til fylkeskommunen gir mye manuelt merarbeid for fylkeskommunen.

Fylkeskommunen må foreta flere korrigeringer i den oversendte rapporten for å få det korrekt etter de kommunale regnskapsprinsippene. Det ser ut til å være ulik praksis mellom sams vegadministrasjon i de ulike regionene, både på anvendelsen av regnskapsprinsippene og på bruk av konti. Bl.a. praktiseres anordningsprinsippet ulikt, ikke alt føres etter bruttoprinsippet og tilskudd til andres investeringer føres til investering, ikke til drift. I tillegg vanskeliggjør ordningen internkontrollen og rapporteringen til fylkestinget (som Østfold gjør på prosjektnivå). Schade mente kontakten med vegadministrasjonen i og for seg var god, men at kunnskapen hos SVV om kommuneregnskapet var for lav, og det ble etterlyst mer sentral styring, samhandling og forståelse for regnskapsføring i ulike regnskapssystemer. Arnesen mente de nevnte problemene var mindre i eget fylke (Møre og Romsdal) ettersom fylkeskommunen ikke fører prosjektregnskap, men i stedet trekker ut prosjektrapportene til politikerne fra SVVs regnskap, samt at omfanget av bompengeprosjekter er mindre.

Ordningen bidrar også til at momskompensasjonskrav frafaller som følge av at fylkeskommunen mottar allerede foreldede fakturaer fra SVV. Det er også ulik praksis for hvilken fakturadato som legges til grunn for kravene om momskompensasjon (henholdsvis dato for det månedlige bilaget fra SVV og dato på fakturaene fra underleverandørene til SVV).

Schade mente variasjonene mellom fylkeskommunene for utgifter til drift og investering per kilometer vei, understøttet at fylkeskommunene fører dette ulikt. KS anførte at det ser ut til å være forskjellig praksis i fylkeskommunene for hvordan bompengeinntekter føres.

Regnskapsgruppa tar sikte på å ta opp problemstillingene rundt KOSTRA-rapporteringen, dvs. artsbruken på inntektssiden (bompenger) og utgiftssiden, på neste møte.

02/11 Konserntall i KOSTRA – utarbeidelse av veileder

KRD orienterte om et prosjekt som Telemarksforsking gjør for departementet. Prosjektet skal utarbeide en veileder for kommuner, kommunale foretak og interkommunale selskaper om kvalitetssikring av regnskapsdata ved rapportering til SSB (KOSTRA). Oppdraget er avgrenset til kvalitetssikring av regnskapsdata for transaksjoner mellom kommunen og eget kommunalt foretak eller eget interkommunalt selskap, herunder transaksjoner mellom foretak og selskap ”eid” av samme kommune. Prosjektet vil gi veiledning innenfor det som er dagens juridiske rammer for kommunale foretak og interkommunale selskaper.

Prosjektet har en referansegruppe med åtte representanter fra KRD, SSB, NKK, kommuner, kommunale foretak og interkommunale selskaper. Prosjektet skal resultere i et hjelpemiddel for riktig bruk av standardkontoplanen i KOSTRA (funksjoner og arter) for slike transaksjoner. Veilederen vil være en utdypning av det som ligger i KRDs veileder for regnskapsrapporteringen i KOSTRA og vil inneholde flere praktiske eksempler og omtale formålet med konsolideringen, den løpende registreringen, avstemming m.m. Målgruppen er administrativt nivå i kommuner, kommunale foretak og interkommunale selskaper (primært økonomiansvarlig/regnskapsansvarlig med ansvar for rapportering i KOSTRA). Oppdraget skal være ferdigstilt senest 1. oktober 2011. KRD tar sikte på at leverandøren orienterer om sine foreløpige vurderinger på neste møte.

Regnskapsgruppa tok saken til orientering. Risinggaard anførte at for IKS-er bør nøkkeltallene i KOSTRA baseres på reelt kjøp og salg, og ikke eierandel.

Sak 03/11 Rapportering av pensjoner i KOSTRA

I dag belastes de ulike tjenestefunksjonene med pensjonspremiene. KS og ASSS-nettverket (de ti største kommunene) hadde tidligere bedt om at det burde tas opp til vurdering om de ulike tjenestefunksjonene i stedet skal belastes med pensjonskostnadene. Det ble pekt på at pensjonspremiene kan variere betydelig mellom kommuner og fra år til år, uten at de underliggende lønnsutgiftene endres tilsvarende. Regnskapsgruppa drøftet problemstillingen under sak 05/10 i sitt møte den 24. august 2010. Flertallet gikk på det daværende tidspunkt i mot forslaget om at pensjonskostnaden, og ikke pensjonspremiene, skulle belastes de ulike funksjonene. Det var imidlertid enighet om at problemstillingen kunne drøftes videre i regnskapsgruppa.

Det var fremdeles ulike oppfatninger i regnskapsgruppa om en eventuell omlegging gjør sammenligningsgrunnlaget mellom kommuner bedre. Noen av medlemmene la vekt på at mer stabile kostnader fra år til år innebærer at sammenligningsgrunnlaget blir bedre. Det vil også være en styrke i seg selv at en opererer med kun ett kostnadsbegrep, og det vil gi bedre samsvar mellom nøkkeltallene på tjenestenivå og kommunens driftsresultat. KS anførte at problemstillingen antageligvis er / har vært mest aktuell i kommuner som har egne pensjonskasser, noe som i første rekke er enkelte større kommuner, ettersom disse har høyere premier som følge av tidligere underdekning.

Andre medlemmer anførte at pensjonspremiene er et vel så godt uttrykk for hvilke forpliktelser en kommune pådrar seg. Over tid skal pensjonspremien og pensjonskostnaden være lik, og dette vil da også være tilfellet for de enkelte funksjonene. Det ble pekt på de årlige variasjonene i (brutto) pensjonspremiene vil være sammenlignbare mellom alle kommuner. I tillegg vil ikke bruk av pensjonskostnad gi fullt ut sammenlignbare tall ettersom kommunene benytter ulik amortiseringsperiode for premieavviket. Det vil også kunne være forskjeller i pensjonskostnaden mellom de ulike tjenestene.

Fra departementets side ble det anført at en eventuell omlegging av føringen vil gi behov for å opprette nye arter for årets premieavvik og amortiseringskostnader. Disse størrelsene er vesentlige i departementets forvaltning av regelverket om beregning av pensjonskostnader og premieavvik. Det må ved en eventuell omlegging også tas stilling til om også amortiseringen av premieavviket skal føres på tjenestefunksjon, eventuelt om en skal behandle tidligere og nye premieavvik forskjellig.

Regnskapsgruppa tar sikte på å drøfte saken videre på neste møte.

Sak 04/11 Administrasjonsutgifter – veiledning for bruk av funksjon 120

BDO orienterte på møtet om utredningsoppdraget som er satt i gang, der hensikten har vært å kartlegge hvilken praksis kommunene og fylkeskommunene har ved regnskapsføring av administrasjons- og fellesutgifter. På bakgrunn av praksisen skal leverandøren foreslå justeringer til KRDs KOSTRA-veileder som bidrar til en entydig forståelse av funksjonen for administrasjon, styring og fellesutgifter i KOSTRA-publiseringen. Prosjektet skal være ferdigstilt innen 20. juni 2011.

I følge BDO er vurderingene som gjøres lokalt av hva som skal føres på funksjon 120, veldig forskjellige. Utgiftene til administrasjon andel varierer fra 2 til 17 prosent av totalutgiftene. Prosjektet har hatt en kvalitativ tilnærming gjennom å se kommunene med de høyeste og laveste andelene i hver KOSTRA-kommunegruppe. Foreløpig legger prosjektet opp til å videreføre dagens overordnede definisjoner av ledelse i KOSTRA (en som ”leder andre ledere”), stabs-/støttefunksjoner og fellesfunksjoner, men kommer til å rydde opp i og utdype forståelsen av begrepene, hvordan utgifter skal fordeles mellom tjeneste- og administrasjonsfunksjonen, og illustrere med konkrete eksempler.

Regnskapsgruppa ga innspill og kommentarer til BDOs foreløpige vurderinger. Regnskapsgruppa var positiv til innretningen på BDOs løsninger.

Regnskapsgruppa tar opp igjen saken på neste møte.

Sak 05/11 Konserntall i KOSTRA – balanse og lånefond

Balansetall
Konsernbalansen som publiseres omfatter alle eiendeler og gjeld i regnskapsenhetene som er inkludert. Publiserte data er basert på en summering av de enkelte eiendeler og gjeld for hvert balansekapittel. Det er dermed ikke tatt hensyn til (eliminert for) fordringer og gjeld mellom kommunekassen og foretak eller mellom kommunekassen og eget IKS (og for så vidt fordringer og gjeld mellom KF og IKS med samme eier). Konsekvensen av dette er at kortsiktig og langsiktig fordring og gjeld blåses opp i konsernbalansen i KOSTRA. 

Det ble anført at det er et rimelig utgangspunkt at grunnlagsdataene i KOSTRA (konsernbalansen) er gjenkjennbare med kommunenes egne konsernregnskaper (for de som utarbeider de i dag), og at utgangspunktet bør være at fordringer og gjeld mellom kommune, foretak og IKS elimineres. Det kan imidlertid være praktiske problemstillinger til å eliminere kortsiktige fordringer og kortsiktig gjeld, men for de langsiktige postene bør dette gå relativt greit.

Regnskapsgruppa tok ikke endelig stilling til problemstillingen og vil komme tilbake til den på et senere tidspunkt.

Integrering av lånefond i konsernbalansen i KOSTRA
Fire kommuner og to fylkeskommuner har i dag egne lånefond. Lånefondet er juridisk sett en del av kommunen, slik at låntaker i alle tilfelle er kommunen som sådan. Lånefondet et er regnskapsmessig mellomledd mellom långiver og kommunekassens regnskap. Lånefondets innlån (fra ekstern långiver) og lånefondets utlån (til ”egentlig” låntaker i kommunen) med ”tilhørende aktiviteter og transaksjoner” føres i et eget regnskap (regnskapsforskriften § 6 og vedlegg 6).

Regnskapsgruppa diskuterte om lånefondets regnskap bør konsolideres med kommunekassas regnskap ved publiseringen til SSB og dermed inngå i balansetallene. Midler i lånefond er i realiteten ubrukte lånemidler, og det ble anført at sammen med hensynet til statistikken kan tilsi at det bør inngå i konsolideringen. Dersom det ikke anses hensiktmessig å konsolidere kommunekassa med lånefondet ved publiseringen av KOSTRA-tall, faller i prinsippet behovet for en standard KOSTRA -kontoplan for lånefondet bort, noe som var utgangspunktet for at saken ble tatt opp på møtet. Det vil da være aktuelt å vurdere om det er nødvendig å fastsette i forskrift at 1993-kontoplanen ikke lenger er obligatorisk for lånefondets regnskap. Det vil i så fall være opp til den enkelte kommune som har lånefond å etablere en intern kontoplan for lånefondet som defineres ut fra egne behov.

Regnskapsgruppa tok ikke endelig stilling til problemstillingen og vil komme tilbake til den på et senere tidspunkt.

Sak 06/10 Eventuelt

Thorud orienterte om at jobben i SSB med å endre sektorkodene for balanseregnskapet (utvides fra to til tre siffer fra 2012) nå er ferdigstilt. SSB vil sende ut brev om hva de nye kodene er i løpet av juni.

Ved publiseringen av reviderte KOSTRA-tall 15. juni vil SSB publisere konserntall for alle faktaark. Det vil også bli skilt ut egne nøkkeltall for art 905 Utbytte og eieruttak.

Homb pekte på at flere av nøkkeltallene for administrasjon på faktaark A (detaljerte nøkkeltall) inkluderer premieavvik (funksjon 170 og 171). Regnskapsgruppa var enig i at dette kan være misvisende, SSB ser nærmere på mulighetene for å gjøre endringer.

Stolp stilte spørsmål ved om oppgavene som følger av samhandlingsreformen, burde følges opp med en egen funksjon i KOSTRA. Devik nevnte at arbeidsgruppa i KOSTRA for pleie- og omsorgssektoren holder på å vurdere denne problemstillingen som en del av sitt arbeid og at en burde avvente deres rapport.

Neste møte blir 22. august.