Register om betinget godkjenning og kontroll

ROBEK - Brev av 23.10.2000

Vi viser til Kommuneloven § 59a "Statlig kontroll og godkjenning av økonomiske forpliktelser" som vil bli gjeldende fra 01.01.2001.

Kommuneloven § 59a nr 1, lyder:

  1. Vedtak om opptak av lån eller vedtak om langsiktig avtale om leie av bygninger, anlegg og varige driftsmidler som kan påføre kommunen eller fylkeskommunen utgifter ut over de fire neste budsjettår, er ikke gyldig før det er godkjent av departementet, dersom:
  1. kommunestyret eller fylkestinget har vedtatt å fastsette et årsbudsjett uten at alle utgifter er dekket inn på budsjettet,
  2. kommunestyret eller fylkestinget har vedtatt å fastsette en økonomiplan uten at alle utgifter er dekket inn på økonomiplanen,
  3. kommunestyret eller fylkestinget etter § 48 nr. 4 annet punktum har vedtatt at et regnskapsmessig underskudd skal fordeles ut over det påfølgende budsjettår etter at regnskapet er framlagt, eller
  4. kommunen eller fylkeskommunen ikke følger vedtatt plan for dekning av underskudd.

Kommuneloven § 59a nr 3, lyder:

Departementet skal opprette et register over alle kommuner og fylkeskommuner som er underlagt godkjenning…

Departementet vil selv ta ansvar for å registrere kommuner i registeret, samt å trekke kommuner ut av registeret. Kommunal- og regionaldepartementet vil også selv legge inn kommuner, men fylkesmannen må formidle nødvendig informasjon. Det er viktig at fylkesmennene snarest starter arbeidet med å angi hvilke kommuner som skal registreres fra 01.01.2001. Departementet vil derfor nedenfor presentere hvordan fylkesmennene skal gå frem. Dette struktureres slik:

  1. Prosedyre for registrering inn/ut av registeret - generell informasjon
  2. Prosedyre for registrering inn/ut av registeret - beskrivelse av vurderingen som må gjennomføres i høst
  3. Innrapportering til Kommunal- og regionaldepartementet

1. Prosedyre for registrering inn/ut av registeret - generell informasjon

Prosedyre for registrering inn/ut av registeret må ta utgangspunkt i kriteriene for betinget kontroll. Det er også hensiktsmessig å håndtere de ulike kriteriene for seg. Kriteriene for betinget kontroll er gjengitt nedenfor:

  1. Det er vedtatt et årsbudsjett med underbalanse
  2. Det er vedtatt en økonomiplan med underbalanse
  3. Det er vedtatt et regnskap med et regnskapsmessig underskudd som skal fordeles utover det påfølgende budsjettår.
  4. Vedtatt plan for dekning av underskudd har ikke blitt fulgt.

Det skal i løpet av høsten tas stilling til hvilke kommuner som skal registreres i registeret per 01.01.2001. Kommunal- og regionaldepartementet er ansvarlig for dette arbeidet, men arbeidet må utføres i nært samarbeid med fylkesmannen. Registrering av kommuner i registeret vil foregå ved at fylkesmennene sender inn informasjon til departementet om hvilke kommuner som skal registreres i registeret.

Figur 1 og 2 gir en skjematisk fremstilling av henholdsvis prosedyre inn og prosedyre ut av registeret. Nedenfor følger en mer detaljert beskrivelse av disse prosedyrene.

Prosedyre inn i registeret

Det er vedtatt et årsbudsjett med underbalanse

I henhold til § 14 i forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter skal det vedtatte årsbudsjett foreligge som eget dokument senest 14 dager etter at det er behandlet av kommunestyret eller fylkestinget. Dokumentet skal da straks sendes departementet til orientering. (For kommunenes del skal dokumentet sendes til fylkesmannen.)

Når fylkesmannen har mottatt kommunens vedtatte årsbudsjett ved årsskiftet, kan fylkesmannen kontrollere årsbudsjettet opp mot det første kriteriet for betinget kontroll. Dersom årsbudsjettet er vedtatt med underbalanse, skal fylkesmannen sende melding til Kommunal- og regionaldepartementet umiddelbart.

Det er vedtatt en økonomiplan med underbalanse

I henhold til ny § 44 nr 8 i kommuneloven skal økonomiplanen og endringer i denne oversendes departementet til orientering.

Når økonomiplanen er mottatt, skal fylkesmannen kontrollere økonomiplanen opp mot det andre kriteriet for betinget kontroll. Dersom økonomiplanen er vedtatt med underbalanse, skal kommunen registreres i registeret. Fylkesmannen underretter departementet.

Det er vedtatt et regnskap med et regnskapsmessig underskudd som skal fordeles utover det påfølgende budsjettår.

I henhold til § 8 i forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning, skal kommunen oversende årsregnskapet samt tilhørende revisjonsberetning til fylkesmannen.

Når det endelig vedtatte årsregnskapet er mottatt 1Det endelige årsregnskapet skal foreligge innen 1 mai., skal fylkesmannen kontrollere årsregnskapet opp mot det tredje kriteriet for betinget kontroll. Dersom årsregnskapet er vedtatt med et regnskapsmessig underskudd, må fylkesmannen sjekke hvordan dette underskuddet skal dekkes inn. Dette skal kommunestyret ta stilling til ved fastsetting av årsregnskapet. Dersom underskuddet skal dekkes inn utover det påfølgende budsjettår, skal kommunen registreres i registeret. Fylkesmannen må underrette departementet.

Vedtatt plan for dekning av underskudd har ikke blitt fulgt.

Ved kontroll av dette kriteriet, må fylkesmannen ta utgangspunkt i årsregnskapet. Dersom kommunen i et foregående regnskapsår har et regnskapsmessig underskudd, må dette undersøkes nærmere. Dersom underskuddet ble forutsatt dekket inn utover det påfølgende budsjettår, vil kommunen uansett ha blitt registrert i registeret i henhold til kriterie c. Dersom det imidlertid ble forutsatt at underskuddet skulle bli dekket inn innenfor det påfølgende budsjettår, er det nødvendig å kontrollere om kommunen har klart å oppnå dette. Dersom dette ikke har skjedd, skal kommunen registreres i registeret. Fylkesmannen underretter departementet.

Prosedyre ut av registeret

Det er her naturlig å ta utgangspunkt i hvilke kriterier som ble oppfylt når kommunen ble registrert i registeret.

Nedenfor gjengis hva som skal til for at fylkeskommunen/kommunen tas ut av registeret:

Registreringsgrunnlag

Forutsetning for utregistrering

Kommunen vedtok et årsbudsjett med underbalanse

Påfølgende års årsbudsjett er vedtatt i balanse

Kommunen vedtok en økonomiplan med underbalanse

Påfølgende års økonomiplan er vedtatt i balanse

Kommunen vedtok å dekke inn et underskudd utover det påfølgende budsjettår

Akkumulert regnskapsunderskudd er dekket inn, jf. fastsatt regnskap

Kommunen fulgte ikke plan for dekning av underskudd

Akkumulert regnskapsunderskudd er dekket inn, jf. fastsatt regnskap

Dersom flere kriterier var oppfylt ved registrering i registeret, må naturligvis tilsvarende forutsetninger for å bli tatt ut av registeret oppfylles.

2. Prosedyre for registrering inn/ut av registeret - beskrivelse av vurderingen som må gjennomføres i høst

For eventuell registrering i registeret fra 01.01.2001, kan fylkesmannen se bort i fra de to første kriteriene. Disse kriteriene vil først bli aktuelle når fylkesmannen får tilsendt årsbudsjett/økonomiplan ved årsskiftet. Det vil derfor ved vurderingen i høst, kun bli nødvendig å kontrollere følgende kriterier:

  • Det er vedtatt et regnskap med et regnskapsmessig underskudd som skal fordeles utover det påfølgende budsjettår.
  • Vedtatt plan for dekning av underskudd har ikke blitt fulgt.

Fylkesmannen må vurdere følgende i løpet av høsten:

  • Har kommunen vedtatt et regnskap med et regnskapsmessig underskudd som skal fordeles utover det påfølgende budsjettår?
  • Har kommunen sin vedtatte plan for dekning av underskudd ikke blitt fulgt?

I forhold til det første kriteriet, må fylkesmannen gå igjennom kommunens årsregnskaper i perioden 1996-1999. Vi viser her til figur 3 som angir hvordan fylkesmannen skal gå frem.

3. Generelt om innrapportering til Kommunal- og regionaldepartementet

Fylkesmannen har et ansvar for å utarbeide rutiner for kontinuerlig kontroll av hvilke kommuner som til enhver tid skal være registrert i register for betinget godkjenning og kontroll. Dette innebærer bl.a. at kommunenes årsbudsjett, økonomiplan og årsregnskap må gjennomgås opp mot kriteriene for betinget kontroll når disse dokumentene er vedtatt. Informasjon om nye kommuner som skal registreres i registeret, eventuelt kommuner som skal tas ut av registeret, skal oversendes departementet så snart denne informasjonen foreligger.

Innrapportering skal gjøres i henhold til "Skjema 1: Registrering av kommuner i register for betinget godkjenning og kontroll." Dette skjemaet vil også være gjeldende ved registrering av kommuner etter at loven har trett i kraft. Når det gjelder utregistrering av kommuner, skal "Skjema 2: Utregistrering av kommuner i register for betinget godkjenning og kontroll" benyttes.

Når de gjelder de kommunene som skal inn i registeret fra 01.01.2001, må fylkesmannen underrette departementet innen 1 desember 2000.

Vedlegg:

Figur 1: Prosedyre inn i registeret
Figur 2: Prosedyre ut av registeret
Skjema 1: Registrering av kommuner i register for betinget godkjenning og kontroll (Word)
Skjema 2: Utregistrering av kommuner i register for betinget godkjenning og kontroll (Word)