Motiverer hverandre i Molde

Sammen med kollega og Lean-konsulent Jeanette Blikås, står Ålmo foran en gjeng lærere, førskolelærere, SFO-ansatte og rektor fra en barneskole. De er samlet på Lean kurs. 

Forventningene til kurset varierer. Fra lærere, som vil bruke Lean til å få det mer ryddig i klasserommet, til dem som ønsker en grunnlegende innføring i Lean.

– Lean handler om hvordan vi skal ta vare på innbyggerne. Poenget er ikke at det heter Lean, men at det er en måte å tenke og jobbe på, som setter det vi har drevet med i alle år i system, fortsetter Ålmo. 

– Jeg er spent på hvordan prosjektgruppa hos oss skal ta Lean videre, sier Greta Kristensen (t.v.), enhetsleder i en barnehage i Molde.  Hun er på Lean-kurs hos Kristin Ålmo, seksjonsleder for organisasjonsutvikling og digitalisering i kommunen. 

Moldes rose

Moldes verdier; respekt, omsorg, samarbeid og effektivitet, er kjent som Rose i kommunen.  Begrepet ”effektivitet” var omstridt da verdisettet ble besluttet for over ti år siden og skapte debatt, ifølge Ålmo. 

– Da som nå er effektivitet å jobbe smartere, ikke fortere, understreker Ålmo.

Greta Kristensen, enhetsleder i en lokal barnehage, husker debatten rundt begrepet effektivitet. Hun jobbet mye for Rose-filosofien og nå er hun klar for Lean. I hennes barnehage planlegger de å innføre Lean på kjøkkenet først.

Det går bort mye tid på kjøkkenet, tid som burde brukes på barn, ifølge Kristensen.

– Vi må gjøre noen valg. Skal pedagogene også være på kjøkkenet? Barnehagene har tradisjonelt hatt en flat struktur der alle skal gjøre alt. Skal vi endre den kulturen? 

– Jeg er spent på hvordan prosjektgruppa hos oss skal ta dette videre, sier Kristensen.

Det viktigste er at løsningene vi kommer fram til også skal kunne brukes andre steder enn på kjøkkenet, mener hun. 

Nye løsninger

Det er mange ansatte i kommunen som ikke jobber foran en datamaskin.

I en av kommunens tekniske enheter, der de fleste ansatte jobber ute med praktisk og fysisk arbeid, ble det å måtte innom en datamaskin for å stemple seg inn og ut av arbeidsdagen en tidstyv.

En dag kom sjefen på jobb og fant en gul lapp på forbedringstavla; Finnes det ikke en app til dette?

Da lederne sjekket, viste det seg at det faktisk fantes en app til tidbanksystemet enheten bruker. Nå kan de ansatte stemple seg inn og ut via mobiltelefonen sin. De sparer mye tid og unngår unødvendig irritasjon.

– Dette er en god illustrasjon på hva Lean handler om; å motivere hverandre til å tenke nytt, sier Ålmo. 

Utveksle ideer

Molde har deltatt i programmet Sammen om en bedre kommune i fire år. Målet med programmet er å finne løsninger på typiske utfordringer i kommune-Norge, som deltid, sykefravær, rekruttering og omdømme.

Molde har brukt Lean til å møte kommunens utfordringer, men har også, som eneste kommune i programmet, hatt en hospiteringsordning for å lære av andre norske kommuner, samt Vejle kommune i Danmark.

Da det viste seg at barnehagene og utdanningssektoren var spesielt tilbakeholden med å innføre Lean, ble hospitering løsningen. 

Eva Gaski, enhetsleder på SFO i Molde kommune, signerer deltakerplakaten på Lean-kurset hun går på. Målene for kurset har deltakerne selv vært med å utarbeide.

Vellykket hospitering

Margaret Mørk, rektor på Langmyra barneskole, er ikke på Lean kurs i dag. Hennes skole har allerede innført Lean, etter hospitering i en annen kommune.

– Skepsisen mot Lean var stor i skolen. Vi jobber med mennesker, skal vi bruke en metodikk som er utarbeidet for bilbransjen i Japan, var det flere som spurte seg, forteller Mørk. 

Så fikk ledelsen i kommunen høre at Gjesdal kommune hadde innført Lean på Bærland skole med stor suksess.

Mens Gjesdal kommune kun har brukt Lean i skolen, har Molde god erfaring med innføring av Lean i de fleste andre sektorer.

Alt lå til rette for nyttig utveksling av erfaringer. Gjesdal vil bringe Lean inn i flere sektorer og Molde vil få Lean inn i skolen. 

Mørk forteller at de i utgangspunktet hadde bestemt seg for at tre stykker skulle dra til Bærland skole; undervisningsinspektøren, avdelingslederen i SFO og leksehjelp og henne.

Men da de begynte å forberede seg til reisen oppdaget de at Bærland hadde begynt med å se på leksenes plass i skolen da de innførte Lean og at skolen også driver med systematisk observasjon av lesing, kjent som ”SOL i skolen”.

Mørk ville derfor også ha med seg SOL-koordinatoren og lærerspesialisten i norsk å bli med til Bærland.

– Mitt tips til andre som skal hospitere eller drive med utveksling er at både folk fra ledelsen og de som jobber med elevene skal være med, sier Mørk. 

– Hvis ledelsen kommer hjem fra hospitering og har sett lyset, er det ikke sikkert de får spredd det. Det er bra når flere snakker samme språk, legger hun til. 

Margaret Mørk, rektor på Langmyra barneskole, har vært på hospitering i Gjesdal kommune for å se hvordan de bruker Lean på Bærland skole. Nå er hun i gang med å innføre Lean standarder for klasserom og foreldremøter.

God forberedt

Mørk og hennes kolleger hadde ikke store forventninger før de dro til Gjesdal.

– Vi var vel mest nysgjerrige, sier Mørk, men understreker at det alltid er nyttig å se hvordan andre gjør ting.

– Det er alltid noe å lære av andre, sier Mørk.

Det viktigste for en vellykket hospitering er å være godt forberedt.

Fordi Mørk hadde funnet ut at skolene hadde felles prosjekter som SOL i skolen og kommunisert dette videre til Bærland, kunne Bærland forberede et spesialopplegg til de som kom på besøk med undervisningsinspektøren og SOL-ansvarlig.

Mørk understreker at de ikke kunne komme hjem fra hospiteringen og kopiere Bærland.

– Vi står i startgropa og må begynne i det små, sier hun.

Første grep er å lage standarder for ulike arenaer i skolen, blant annet for hvordan et klasserom skal være utstyrt og hvordan foreldremøter skal legges opp.

– Å ha et oversiktlig klasserom sparer tid for læreren og vikarer. Å slippe å finne opp et nytt opplegg hvert år for foreldremøtet er en fordel både for oss og for foreldrene, som vet hva de kan forvente av oss, forklarer mørk.

Ifølge rektoren har Lean blitt tatt godt imot av de 60 ansatte på skolen.

– Lean handler om effektivisering. For oss betyr det at læreren skal ha mer tid til å lage god undervisning. Det er det skole handler om, understreker Mørk.

Faren for at standarder tar over for personligheter frykter hun ikke.

– Jeg ser på det som å lage mat. Du må ha en oppskrift, men den kan du justere til å lage din egen rett, sier Mørk.

Standardiseringen vil ikke nødvendigvis forenkle hverdagen til henne som leder.

– En del av Lean blir å sikre standardene og passe på at vi etterlever det vi har bestemt. Du blir aldri ferdig med slikt arbeid, avslutter Mørk. 

Hospiteringsordning i Molde Gjennom å anvende hospitering for å utvikle kompetanse, ønsker Molde kommune blant annet å oppnå faglig oppdatering, økt forståelse for andre arbeidsmetoder og etablering av faglige nettverk. Hospitering er en sentral del av Moldes deltakelse i prosjektet Sammen om en bedre kommune, der innovasjon er den røde tråden. Kommunen vil lære av å se til andre og av å bli sett utenfra.   Gjensidig hospitering eller utveksling, der begge parter etter tur hospiterer hos hverandre, legger til rette for helhetlig og felles forståelse for hverandres organisering og arbeidsmetoder, ifølge kommunen.

Lean i Molde Lean er en rød tråd mellom god ledelse, verdier, tenke- og handlemåter og metoder og verktøy.  Lean styrker organisasjonens evne til måloppnåelse. Gjennom forbedringskultur skal Molde kommune gjøre utvikling til en integrert del av den daglige driften. Molde kommune leverer tjenester til 26 000 innbyggere hver dag. Kommunen har store oppgaver innen samfunns- og tjenesteutvikling, økonomi og som arbeidsgiver for nærmere 2000 ansatte. «Gjennom fokus på kontinuerlig forbedring og involvering av hver enkelt medarbeider, jobber vi med å løse både drifts- og utviklingsoppgaver med respekt for hverandre, brukerne våre og ressursene vi forvalter,» står det på Moldes nettsted.