Gjenbruk og samordning av informasjon

Forenklingsguiden

Gjenbruk og samordning av informasjon

Det er et viktig forenklingsprinsipp at samme informasjon ikke etterspørres flere ganger.

Overordnede prinsipper for arbeidet for å redusere innrapporteringsbyrdene for næringslivet:


  • Det offentlige skal aldri be om flere opplysninger enn de som faktisk brukes
  • Den næringsdrivende skal aldri måtte rapportere samme opplysning mer enn en gang
  • Det offentlige skal tilby enklest mulige rapporteringsmåte
  • Det skal være et rimelig forhold mellom den nytte det offentlige har av rapporteringen og den byrde som pålegges den næringsdrivende.

Men hvordan skal man realisere disse prinsippene i praksis?



Oppgaveregisteret

Oppgaveregisteret i Brønnøysund ble opprettet i 1997 med formål å holde oversikt, samordne og forenkle innrapporteringen fra næringslivet til det offentlige. Oppgaveregisteret har oversikt over hva slags opplysninger som kreves inn til de ulike registrene og sammenlikner de skjemaene som ulike etater sender til næringsdrivende. Viser det seg at to eller flere etater stiller samme spørsmål til samme type bedrifter skal etatene samarbeide om å spørre kun én gang.

Oppgaveregisteret har detaljerte opplysninger om blant annet:

  • hvilke opplysninger ulike offentlige organer samler inn
  • meldefrister
  • hjemmelsgrunnlag
  • hvor opplysningen lagres
  • formål med rapporteringer
  • metoden for å rapportere
  • oversikt over kilderegistre

 Oppgaveregisteret gir veiledning til gjenbruk av næringslivsdata innen forvaltningen.
 

Forenklingsteknikker som tar utgangspunkt i § 5 i Lov om Oppgaveregisteret:

  • Kan to offentlige organer spørre på to skjema men med samme meldefrist? Fordel for næringsdrivende å samle administrativt arbeide rundt noen datoer
  • Kan man spørre sammen? Det vil si at to eller flere etater får opplysninger fra samme skjema. Fordel for de næringsdrivende at de kun forholder seg til ett skjema og en meldefrist selv om det er ulike opplysninger.
  • Kan man avskaffe meldeplikt og skaffe nødvendige opplysninger fra ett kilderegister i stedet? Det vil si at opplysningene man etterspør allerede finnes.
  • Kan man redusere innhentede opplysninger ved å hente deler fra ett eller flere kilderegistre? Fordel for næringsdrivende å slippe dobbeltrapportering. Det offentlige får myndighetsgodkjente opplysninger fra annet register.
  •  
     

     

    bilde

     

    Viktige prinsipper for samordning

    Rettsregler som hindrer gjenbruk 


    • Det kan finnes rettsregler som hindrer bruk av et kilderegister for å supplere informasjon som kommer fra skjema eller kutte ut skjema helt.
    • Det kan også finnes rettsregler som hindrer at deler av informasjonsbehovet til en kontrolloppgave dekkes ved å hente opplysninger fra flere kilderegistre.
    • Det kan finnes rettsregler som hindrer utlevering av opplysning lagret i en database/register.
    • Det kan finnes rettsregler som pålegger en meldepliktig til selv å aktivt fylle ut meldingen, dvs. at rettsregelen kun oppfylles dersom den meldepliktige selv aktivt fyller inn opplysningene.
    • Det kan finnes rettsregler som pålegger en meldepliktig å aktivt godkjenne et sett med opplysningene i en melding.
    • Dersom det ikke foreligger rettsregler som begrenser eller stanser utlevering av opplysninger om en næringsdrivende, bør et offentlig organ kunne få opplysninger om en næringsdrivende samlet, kontrollert og lagret fra et annet offentlig organ.

    Identifikator

    For å oppnå samordning og gjenbruk av informasjon, er det en forutsetning at man bruker en unik identifikator som er koblet til registrert informasjon om en person eller enhet. For selskaper vil det være naturlig å bruke organisasjonsnummer som unik identifikator.

    En identifikator er en unik kode som tildeles et objekt. For personer i Norge er identifikatoren fødselsnummer, og D-nummer for alle som blir registreringspliktige uten å oppnå kravene til tildeling av fødselsnummer. For registreringsenheter er den unike koden norsk organisasjonsnummer.

    Det er nødvendig infrastruktur at databaser og saksbehandlingsverktøy er bygget opp slik at organisasjonsnummer er identifikator. Bare slik kan samordning og utveksling av informasjon mellom registre og etater.

    I tilfeller hvor organisasjonsnummer ikke blir brukt som identifikator i dag, bør dette innarbeides. Oppgaveregisteret kan kontaktes for å få innspill på hvordan dette kan gjøres.


    Hva er egentlig samme opplysning? 

    Det kan i enkelte tilfeller være vanskelig å avgjøre om samme opplysning etterspørres i to eller flere skjema. Eksempelvis brukes av og til ulike begreper eller ord, selv om det rent faktisk er samme informasjon som etterspørres. I andre tilfeller er det ikke nøyaktig samme informasjon etterspørres. Det er derfor viktig å få klargjort om det spørres etter samme opplysning eller om det er nyanser. Oppgaveregisteret kan hjelpe i dette arbeidet.

     

    Hva gjør jeg og hvor får jeg hjelp?

    Konkret hvordan skal du gå fram hvis ”ditt” regelverk innebærer at næringslivet sender samme informasjon flere ganger:

    • Kontakt Oppgaveregisteret. Ved endringer i opplysningsplikter eller opprettelsen av nye er man uansett forpliktet til å kontakte Oppgaveregisteret. De kan hjelpe med identifisere om det faktisk er slik at samme opplysning kreves inn i ulike skjema
    • Innfør organisasjonsnummer som identifikator

    • Ta initiativ til samarbeid mellom etater og Oppgaveregisteret for å dele på informasjon og kutte antall skjema
    • I de tilfeller hvor man krever innsending av opplysninger som kan innhentes fra andre registre (f. eks attester, godkjennelser eller bevillinger), bør fagdepartementene kreve at underliggende etater innhenter opplysningene fra tilsynsorganet som har kontrollansvar for opplysningen. Dette forutsetter at organisasjonsnummer alltid blir brukt som identifikator
    • Du kan kontakte Oppgaveregisteret på telefon 75 00 75 00, e-post firmapost@brreg.no