Dokumentasjonsplikten og anskaffelsesprotokoll

  • Ny veiledningstekst om dokumentasjonsplikt og anskaffelsesprotokoll er inntatt i den samlede veilederen som finnes her

1 Innledning

Det er et generelt krav at vurderinger og dokumentasjon av betydning for gjennomføringen av konkurransen skal foreligge skriftlig for alle anskaffelser med en verdi som er lik eller overstiger 100.000 kroner ekskl. mva. Oppdragsgiveren skal oppbevare tilstrekkelig dokumentasjon til å begrunne viktige beslutninger som gjøres på alle stadier av anskaffelsesprosessen.

Denne dokumentasjonsplikten og plikten til å føre anskaffelsesprotokoll bidrar til at ulike instanser, leverandører og offentligheten kan føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Disse pliktene gir økt etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen, og kan dermed bidra til å motvirke kameraderi og korrupsjon.

2 Dokumentasjonsplikten

Anskaffelsesforskriftens del I har en fellesbestemmelse om dokumentasjonsplikt i § 7-1 som gjelder for alle anskaffelser over 100.000 kroner ekskl. mva. Ifølge bestemmelsen skal oppdragsgiver oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen. Dette kan blant annet omfatte beslutninger om forhandlinger, utvelgelse av leverandører, tildeling av kontrakt mv. Aktuelle dokumenter som skal oppbevares kan for eksempel være meddelelser om avvisning, avlysning og valg av leverandør. Det kan også være e-poster til og fra oppdragsgiver i forbindelse med eksempelvis spørsmål fra tilbydere og ettersending av dokumentasjon.

Videre fremgår det at ved anskaffelser over EØS-terskelverdiene, skal dokumentasjonen oppbevares i minst tre år fra tidspunktet for inngåelse av kontrakten.

Det følger videre av § 7-1 annet ledd at kontrakten skal oppbevares gjennom hele kontraktsperioden.

3 Protokollplikten etter forskriftens del I

Av § 7-1 tredje ledd fremgår det at vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll.

Forskriftens del I gir ikke detaljerte føringer for hvordan protokollplikten oppfylles. Det stilles ikke krav til at protokollen skal ha en spesiell form. Oppdragsgiveren kan velge om han vil nedtegne vesentlige forhold i et dokument, eller om han vil samle opplysningene i en protokoll. Sistnevnte betyr at oppdragsgiveren har mulighet til å nedtegne de vesentlige opplysningene i flere dokumenter så lenge disse enkelt kan samles til en enhet.

Protokollplikten gjelder opplysninger om vesentlige forhold for gjennomføringen av anskaffelsen. Oppdragsgiveren har derfor ikke plikt til å nedtegne enhver opplysning som har betydning for gjennomføring av anskaffelsen. Vesentlige forhold inkluderer både viktige beslutninger og vurderinger. Dette kan for eksempel være vurderinger og beslutninger om forhandlinger, utvelgelse av leverandører, tildeling av kontrakt og avlysning av konkurransen. Vesentlige forhold vil også være opplysninger om navnene på leverandørene som har inngitt tilbud og navnet på valgte leverandør.

Selv om det ikke er plikt til det, kan det være fornuftig å nedtegne opplysningene fortløpende i løpet av konkurransen. 

Ettersom det ikke knytter seg spesifikke krav til protokollføring etter forskriftens del I, vil det være relevant å se hen til proporsjonalitetsprinsippet. Kravet til protokollføringen vil variere avhengig av kontraktens verdi, omfang, art og kompleksitet. En mindre anskaffelse med en verdi like over 100.000 kroner vil kreve en enklere protokollføring enn en anskaffelse med en verdi som er tett opp til 1,1 millioner kroner.

4 Protokollplikten etter forskriftens del II og del III

Protokollplikten etter anskaffelsesforskriftens del II (§ 10-5) og III (§ 25-5) er mer omfattende enn etter del I. Her listes det opp konkrete opplysninger som protokollen skal inneholde såfremt de er relevante. Kravet til relevans vil si at oppdragsgiver kun må gi opplysninger om det som faktisk har skjedd i den konkrete konkurransen. Eksempelvis er det ikke nødvendig å omtale unntak fra kravet om bruk av elektronisk kommunikasjon, dersom oppdragsgiver ikke har benyttet seg av denne unntaksmuligheten.

I § 10-5 annet ledd og § 25-5 annet ledd listes det opp opplysninger som skal inngå i protokollen i den utstrekning de er relevante.

Opplysningene som skal protokollføres er stort sett de samme i del II og del III, men med enkelte unntak som knytter seg til særskilte bestemmelser i de ulike delene. Dette gjelder § 10-5 bokstav h) og i) og § 25-5 bokstav c), d), e) og k).

§ 10-5 annet ledd bokstavene h) og i) gjelder de nye prosedyrene åpen og begrenset tilbudskonkurranse. Begge prosedyrene tillater at oppdragsgiveren har dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp. Dersom oppdragsgiveren fraviker opplysninger som han har gitt i anskaffelsesdokumentene om sine planer for dialogen, skal han gi en begrunnelse for dette i protokollen. Eksempelvis dersom oppdragsgiveren i anskaffelsesdokumentene angir at han planlegger å ha dialog med leverandørene i form av forhandlinger og dette senere fravikes.

Der oppdragsgiveren har dialog skal protokollen angi navnet på leverandørene som oppdragsgiveren velger å ha dialog med, og en kort begrunnelse for utvelgelsen.

Etter § 25-5 annet ledd bokstav c) skal begrunnelse for ikke å dele opp en kontrakt føres i anskaffelsesprotokollen. Dette knytter seg til § 19-4 annet ledd hvor det fremgår at oppdragsgivere som ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter skal gi en kort begrunnelse i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen. Det er kun relevant å føre opplysninger om dette i protokollen dersom oppdragsgiveren ikke allerede har tatt inn begrunnelsen i anskaffelsesdokumentene.

4.1 Plikten til å føre protokoll ved rammeavtale

For både del II og del III angir tredje ledd i henholdsvis §§ 10-5 og 25-5 at ved tildeling av kontrakter under en rammeavtale gjelder plikten til å føre protokoll bare når oppdragsgiveren gjenåpner konkurransen. Dette innebærer at det ikke er protokollplikt der oppdragsgiver har inngått en rammeavtale med kun en leverandør eller en rammeavtale med flere leverandører der oppdragsgiver har fastsatt en fordelingsnøkkel for tildeling av kontrakter. Derimot er det protokollplikt når oppdragsgiver åpner for ny konkurranse mellom leverandørene under rammeavtalen. Det er kun de relevante opplysningene fra gjennomføringen av den gjenåpnede konkurransen som skal protokollføres.

Den generelle dokumentasjonsplikten og kravet til etterprøvbarhet må overholdes uavhengig av hvordan avropet på rammeavtalen foretas.

5 Protokollplikten etter del IV og del V

For anskaffelser av helse og sosialtjenester etter del IV gjelder reglene om anskaffelsesprotokoll i § 10-5, jf. § 30-1 sjuende ledd.

Også for plan- og designkonkurranser etter del V gjelder reglene om anskaffelsesprotokoll i § 10-5, jf. § 31-3 første ledd.