Nye prosedyrer i del II

Veiledning til nye prosedyrer i del II – Åpen og begrenset tilbudskonkurranse (revidert versjon)

1 Prosedyrene åpen og begrenset tilbudskonkurranse

Ved anskaffelser etter del II kan oppdragsgiveren etter forskriftens § 8-3 bruke prosedyrene åpen eller begrenset tilbudskonkurranse. Dette er to helt nye prosedyrer som er innført med ny forskrift om offentlige anskaffelser. Begge prosedyrene tillater at oppdragsgiveren har dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp. Begrepet dialog omfatter all kommunikasjon mellom oppdragsgiveren og leverandørene, dvs. alt fra avklaringer av uklarheter eller retting av avvik til forhandlinger.

Dialog forut for konkurranse og dialog etter at tilbudene har kommet inn

Det må skilles mellom den dialogen oppdragsgiveren kan ha med markedet og potensielle leverandører før konkurransen og den dialogen oppdragsgiveren kan ha med leverandørene etter at tilbud har kommet inn. Dialog med markedet og potensielle leverandører før konkurransen er regulert i §§ 8-1 og 8-2, mens dialogen mellom oppdragsgiveren og leverandørene etter at tilbudene har kommet inn er regulert i § 9-3.

Ved en åpen tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører gi tilbud. En åpen tilbudskonkurranse er en ett-trinns prosedyre. Det innebærer at oppdragsgiveren må vurdere og evaluere alle tilbudene som kommer inn.

Ved begrenset tilbudskonkurranse kan alle interesserte leverandører levere forespørsel om å delta i konkurransen. En begrenset tilbudskonkurranse er en to-trinns prosedyre. Oppdragsgiveren skal først foreta en prekvalifisering, hvor han på bakgrunn av de innkomne forespørslene om deltakelse, vurderer om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene. Bare de leverandørene som oppfyller kravene og deretter blir invitert av oppdragsgiveren til å delta i konkurransen kan gi tilbud.

2 Oppdragsgiverens adgang til å beslutte om han skal ha dialog med leverandørene etter tilbudsfristens utløp

Etter de nye prosedyrereglene kan oppdragsgiverens valg om å gjennomføre dialog eller ikke, utsettes til etter at tilbudsfristen har løpt ut, jf. § 9-2 tredje ledd. Ofte vil det først være på dette tidspunktet at oppdragsgiveren har grunnlag for å vurdere hvilket behov han har for å ha dialog med leverandørene.

3 Planleggingen av dialogen

Oppdragsgiverens valg om å gjennomføre dialog kan utsettes til etter at tilbudsfristen har løpt ut. Oppdragsgiveren skal av hensyn til prinsippet om forutberegnelighet gi opplysninger i anskaffelsesdokumentene om han planlegger å ha dialog eller om han ikke planlegger å ha dialog jf. § 9-3 tredje ledd.

3.1 Oppdragsgiveren planlegger å ha dialog

Dersom oppdragsgiveren planlegger å ha dialog skal oppdragsgiveren angi dette i anskaffelsesdokumentene. Det er viktig for leverandørene å vite om det blir dialog og eventuelt hvor omfattende og tidskrevende denne vil bli. Oppdragsgiveren må derfor opplyse om han kun planlegger dialog i form av avklaring av uklarheter/retting av avvik, eller om han vil gjennomføre forhandlinger.

Dersom oppdragsgiveren planlegger dialog i form av forhandlinger skal han, så vidt mulig, også beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført. Oppdragsgiveren skal eksempelvis gi informasjon om tentativ tidsplan, hvor mange runder med forhandlinger som er planlagt, eventuelle grenser for hvor mange leverandører det vil forhandles med osv. Oppdragsgiveren er kun forpliktet til å opplyse om hvordan dialogen skal gjennomføres dersom dette er bestemt på forhånd.

Formuleringer som beskriver hvordan oppdragsgiveren planlegger å gjennomføre dialogen

Dersom oppdragsgiveren ser for seg dialog i form av rettinger og avklaringer kan han eksempelvis angi: "Oppdragsgiver planlegger dialog i form av rettinger og avklaringer".

Dersom oppdragsgiveren planlegger dialog i form av forhandlinger kan han eksempelvis angi: "Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog i form av forhandlinger". Dersom oppdragsgiveren har lagt planer på forhånd om hvor mange leverandører han har tenkt å forhandle med, kan han eksempelvis angi "Det tas sikte på at forhandlingene vil gjennomføres med de leverandørene som har levert de fem beste tilbudene. Forhandlingene er planlagt gjennomført to uker etter tilbudsfristens utløp og man tar sikte på å fullføre disse innen utløpet av oktober måned".

3.2 Oppdragsgiveren planlegger å ikke ha dialog

Dersom oppdragsgiveren planlegger å ikke ha dialog skal han angi dette i anskaffelsesdokumentene. Det er kun dersom oppdragsgiveren planlegger å ikke ha noen form for dialog, altså verken avklaringer/rettinger eller forhandlinger, at han skal angi at han ikke har planlagt dialog.

I praksis er det sjelden slik at ingen av de innkomne tilbudene i en konkurranse inneholder uklarheter og/eller avvik. Oppdragsgiveren bør derfor i planleggingen av de fleste anskaffelser ta høyde for at han vil ha behov for å foreta avklaringer og/eller rettinger.

Formuleringer som angir at oppdragsgiveren ikke planlegger å gjennomføre dialog

Dersom oppdragsgiveren ikke planlegger å gjennomføre dialog, kan han for eksempel angi at "Oppdragsgiver planlegger å ikke ha dialog".

3.3 Hvilken adgang har oppdragsgiveren til å fravike det han har planlagt?

Oppdragsgiveren har alltid en mulighet til å ombestemme seg og fravike det han har planlagt. Dette er i tråd med hovedregelen om at oppdragsgiveren først må bestemme seg for om han skal ha dialog eller ikke, etter tilbudsfristens utløp. Dette innebærer at så lenge det fremkommer at det er tale om planer fra oppdragsgiveren sin side, så er det ikke nødvendig for oppdragsgiveren å legge inn forbehold om at han kan ombestemme seg.

Dersom oppdragsgiveren fraviker opplysningene om den planlagte dialogen i anskaffelsesdokumentene, skal han gi en begrunnelse for dette i anskaffelsesprotokollen, jf. § 10-5 bokstav h. Typiske tilfeller der hvor oppdragsgiveren fraviker det angitte kan være:

  • Oppdragsgiveren har angitt i anskaffelsesdokumentene at han har planlagt å ha dialog, men velger etter tilbudsfristens utløp å ikke ha dialog likevel.
  • Oppdragsgiveren har angitt i anskaffelsesdokumentene at han planlegger å ikke ha dialog, men velger etter tilbudsfristens utløp likevel å ha dette.
  • Oppdragsgiveren har angitt at planlagt dialog skal gjennomføres en viss måte, men velger å gjennomføre dialogen på en annen måte enn beskrevet. Dialogen blir eksempelvis mindre eller større i omfang, med færre eller flere tilbydere eller i færre eller flere faser enn det oppdragsgiveren har planlagt.

3.4 Oppdragsgiveren fraskriver seg muligheten til dialog

En oppdragsgiver som ønsker å fraskrive seg adgangen til dialog allerede i anskaffelsesdokumentene har mulighet til dette. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å utsette valget til etter tilbudsfristens utløp. Angivelser som tydelig fastsetter at oppdragsgiveren ikke vil ha dialog, i den ene eller andre form, binder oppdragsgiveren fordi han ved en slik angivelse går lenger enn å angi "planene" sine. Forutberegnelighetsprinsippet vil her medføre at oppdragsgiveren ikke har mulighet til å ombestemme seg.

Oppdragsgiveren kan fraskrive seg retten til all type dialog eller bare visse typer dialog som for eksempel forhandlinger.

For å begrense adgangen til å ha dialog etter tilbudsfristens utløp, må oppdragsgiveren innta utvetydige formuleringer om dette i anskaffelsesdokumentene. Kun der oppdragsgiveren tydelig har angitt at han fraskriver seg muligheten til dialog mister han muligheten til å ombestemme seg etter tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiveren må derfor være bevisst på hvilke formuleringer som inntas i anskaffelsesdokumentene.

Det vil etter departementets vurdering ikke være lurt å fraskrive seg adgangen til dialog i form av rettinger og avklaringer i en konkurranse. Oppdragsgiveren bør også tenke seg nøye om før han eventuelt fraskriver seg adgangen til dialog i form av forhandlinger. Oppdragsgiveren bør i så fall være overbevist om at han ikke vil ha behov for å forhandle med leverandørene. Det kan for eksempel være aktuelt ved kjøp av standardiserte hyllevarer i rene priskonkurranser.

Formuleringer hvor oppdragsgiveren har fraskrevet seg adgangen til dialog i en eller flere former

Dersom oppdragsgiveren er sikker på at han ikke ønsker noen form for dialog kan han for eksempel angi at "Oppdragsgiver fraskriver seg adgangen til å ha dialog".

Dersom oppdragsgiveren ikke ønsker dialog i form av forhandlinger, men ønsker å beholde muligheten til å gå i dialog for å avklare uklarheter eller rette avvik kan han angi "Oppdragsgiver fraskriver seg adgangen til å ha dialog i form av forhandlinger".

4 Gjennomføringen av dialogen

4.1 Innledning

Oppdragsgiveren kan ha dialog både i en åpen og en begrenset tilbudskonkurranse. I en begrenset tilbudskonkurranse gjelder dette både i kvalifikasjons- og tildelingsfasen.  

Gjennomføringen av dialogen må ta utgangspunkt i de planene som er angitt i anskaffelsesdokumentene. Etter tilbudsfristens utløp må oppdragsgiveren gå gjennom tilbudene for å se om det er noen grunn til å gjennomføre dialogen på annen måte enn angitt i anskaffelsesdokumentene. Det er først på dette tidspunktet at oppdragsgiverens endelige valg om hvordan dialogen skal gjennomføres må tas. Oppdragsgiveren står som utgangspunkt fritt til å velge hva han vil ha dialog om, hvor mange leverandører han vil ha dialog med og hvordan dialogen skal gjennomføres etter tilbudsfristens utløp. De eventuelle begrensninger som kan gjøres i dette utgangspunktet følger av de grunnleggende prinsippene og særlig prinsippene om forutberegnelighet og likebehandling.

Når det gjelder forutberegnelighetsprinsippet kan oppdragsgiverens handlingsrom være begrenset av hva han har angitt i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiveren har eksempelvis utvetydig angitt hva han skal ha dialog om, hvor mange han skal ha dialog med og hvordan dialogen skal gjennomføres slik at han ikke senere kan gå vekk fra dette uten å bryte prinsippet.

Når det gjelder likebehandlingsprinsippet setter dette visse krav til hvordan dialogen kan gjennomføres. Oppdragsgiveren kan i gjennomføringen av dialogen ikke forskjellsbehandle leverandørene, med mindre det foreligger forhold som gjør at han kan gi en saklig begrunnelse for det. Kravene til oppdragsgiverens handlemåte vil for det første avhenge av hva oppdragsgiver velger å ha dialog om, for eksempel om han har dialog kun for å avklare uklarheter/rette avvik eller dialog om tilbudets innhold (forhandlinger). For det andre vil kravene avhenge av hvorvidt oppdragsgiveren velger å ha dialog med samtlige leverandører eller ønsker å rangere tilbudene og dermed kun velge ut noen til videre dialog.

4.2 Hva kan oppdragsgiver ha dialog om?

Oppdragsgiveren kan ha dialog med leverandørene om alle sider ved tilbudet og andre mottatte dokumenter eller opplysninger, jf. § 9-3 (1). Dialogen kan gjelde alt fra avklaringer av uklarheter og retting av avvik, til enkle eller mer omfattende forhandlinger med en eller flere leverandører. Dialogen kan også benyttes til å få ettersendt dokumenter og lignende.

En uklarhet vil typisk være en opplysning som er vanskelig å forstå, ikke gir tilstrekkelig informasjon eller som kan tolkes på flere ulike måter.

Begrepet avvik dekker både de situasjoner hvor tilbudet innholdsmessig ikke er i overensstemmelse med anskaffelsesdokumentene og de situasjoner hvor leverandøren i sitt tilbud har tatt forbehold som ikke stemmer med kravene i disse. 

Forhandlinger skal legge til rette for forbedringer av tilbudene og betingelsene for dette. Formålet med forhandlingene vil være å få gode og tilpassede tilbud for oppdragsgiverens behov.

4.3 Hvordan skal de ulike typene dialog gjennomføres?

4.3.1 Dialog kun for å foreta avklaringer av tilbud med uklarheter/rette avvik

Oppdragsgiveren kan velge å gå i dialog med alle tilbudene som inneholder uklarheter eller avvik. Oppdragsgiveren kan også velge å gå i dialog med kun de tilbudene som inneholder uklarheter eller kun de tilbudene som inneholder avvik. Det kan derimot være vanskelig å skille mellom hva som er en uklarhet og hva som er et avvik. Dersom oppdragsgiveren er usikker på hva som utgjør et avvik og hva som utgjør en uklarhet bør han vurdere å gå i dialog med både tilbudene som inneholder avvik og tilbudene som inneholder uklarheter for å overholde likebehandlingsprinsippet.

Dersom oppdragsgiveren kun velger å ha dialog om avklaringer av uklarheter og retting av avvik må oppdragsgiveren også holde seg til en dialog som kun omhandler dette og ikke gå over i en dialog i form av forhandlinger. Ved uklarheter har oppdragsgiveren da kun anledning til å henvende seg til leverandøren for å spørre hvordan tilbudet skal forstås. Ved avvik kan oppdragsgiveren kun foreta en retting som medfører at tilbudet vil være i overenstemmelse med kravene i anskaffelsesdokumentene. I all hovedsak vil dette innebære at leverandøren fjerner avviket eller forbeholdet fra tilbudet. Dersom det i dialogen åpnes for at leverandøren kan gi tilleggsopplysninger og komme med korrigeringer eller tilpasninger i tilbudet sitt utover uklarheten eller avviket har dialogen gått over i forhandlinger. Oppdragsgiver har da ikke lengre mulighet til å begrense kretsen av leverandører han gjennomfører dialog med til kun de leverandørene som har levert tilbud med uklarheter eller avvik.

Eksempel: Uklarheter/avvik

Oppdragsgiveren ønsker å rehabilitere et sykehjem og få bygget et tilbygg. Verdien på kontrakten er 40 millioner kroner. Som kontrakt benyttes NS 8407, men oppdragsgiveren har også med et tillegg til standarden som er tilpasset den konkrete anskaffelsen. Oppdragsgiver har angitt at det ikke skal skje en prisstigning på oppdraget etter hvert som tiden går. Oppdragsgiveren har videre krevd at det skal foretas en hovedombygging.

Tilbud 1: Tilbudet inneholder en formulering som sier "Vi har lagt til grunn NS 8407 for vårt tilbud".

Formuleringen kan forstås på flere måter. Mener leverandøren bare å bekrefte at de godtar kontrakten som oppdragsgiver har lagt til grunn eller mener han å si at de ikke ønsker å oppfylle tillegget til standarden? Formuleringen er uklar og må avklares av oppdragsgiveren.

Tilbud 2: Tilbudet inneholder en formulering som sier "Vi forutsetter at tiltaket ikke er en hovedombygging iht. TEK 10".

Formuleringen må forstås som et avvik fra kravet om det skal foretas en hovedombygging. Oppdragsgiveren kan rette avviket ved å be leverandøren om å fjerne forutsetningen.

Tilbud 3: Tilbudet inneholder en formulering som sier "Vi forutsetter prisstigning iht. SSB indeks".

Formuleringen må forstås som et avvik fra kravet om at det ikke skal være en prisstigning i løpet av kontraktsperioden. Oppdragsgiveren kan rette avviket ved å be leverandøren om å fjerne forutsetningen.

4.3.1.1    Dialog for å avklare uklarheter

Dersom oppdragsgiveren ønsker å gå i dialog med kun de leverandørene som har gitt tilbud med uklarheter har han mulighet til dette. Selv om dialog ikke må gjelde alle tilbud, følger det av likebehandlingsprinsippet at dialogen må gjennomføres med alle leverandørene som har gitt tilbud som inneholder uklarheter. Oppdragsgiveren må også sørge for at alle har like muligheter i den dialogen som gjennomføres.

At oppdragsgiveren kun må gå i dialog med de leverandørene som har gitt tilbud med uklarheter gjelder selv om avklaringene kan medføre en endring i rangeringen av tilbudene, for eksempel der uklarheten gjelder et forhold som forstått på en måte medfører at leverandøren ville blitt rangert som nr. 5, mens forstått på en annen måte medfører at leverandøren ville blitt rangert som nr. 2.

Dersom oppdragsgiveren velger å rangere tilbudene først og kun har dialog for å avklare uklarheter må han respektere rangeringen av tilbudene. Likebehandlingsprinsippet innebærer at dersom oppdragsgiveren kun velger å gå i dialog med noen av leverandørene om uklarheter, må han velge de tilbudene med uklarheter som er rangert best, der det er mulig å rangere tilbudene.   

Eksempel:

Leverandør A, B og C gir tilbud. Tilbudene til A og C inneholder uklarheter. Tilbudet til B inneholder ikke uklarheter. Oppdragsgiveren rangerer ikke tilbudene.

Oppdragsgiveren kan gjennomføre dialog med tilbud A og C om avklaring av uklarheter uten at dette medfører en forskjellsbehandling av tilbudet til B. Dersom oppdragsgiveren går i dialog i form av forhandlinger, vil imidlertid likebehandlingsprinsippet forhindre at oppdragsgiveren gjennomfører dialog med kun A og C, og ikke B.

Eksempel:

Det kommer inn åtte tilbud i en konkurranse. Tilbudene til leverandør A, B og C inneholder uklarheter. Oppdragsgiveren rangerer tilbudene i henhold til tildelingskriteriene. Etter rangeringen er tilbud A rangert som nr. 3, tilbud B rangert som nr. 4 og tilbud C rangert som nr. 8. Oppdragsgiveren kan ikke etter likebehandlingsprinsippet avklare uklarheter kun med tilbudene rangert som nr. 3 og nr. 8 og ikke foreta en tilsvarende avklaring med tilbud rangert som nr. 4. Likebehandlingsprinsippet forhindrer likevel ikke at oppdragsgiveren foretar en avklaring av uklarheter kun med tilbudene som er rangert som nr. 3 og nr. 4.

4.3.1.2 Dialog for å foreta retting av avvik

Dersom oppdragsgiveren ønsker å gå i dialog kun med de tilbudene som inneholder avvik har han anledning til dette. Avvikene kan både være av mindre og vesentlig karakter. Selv om oppdragsgiveren i utgangspunktet skal avvise tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene etter § 9-6, kan han utsette avgjørelsen om avvisning til etter at han har gjennomført dialog med leverandørene, jf. § 9-7. Oppdragsgiveren kan derfor gjennomføre dialog med leverandøren om det vesentlige avviket, og må kun avvise tilbud hvor man i dialogen ikke har lykkes med å rette opp i dette.

At oppdragsgiveren kun må gå i dialog med de leverandørene som har inngitt tilbud med avvik endres ikke av at rettingen kan påvirke rangeringen av tilbudene. Dersom oppdragsgiveren går i dialog for å rette avvik, må dialogen gjennomføres med alle leverandører som har levert tilbud som inneholder avvik. Oppdragsgiveren må også sørge for at alle har like muligheter i den dialogen som gjennomføres.

Dersom oppdragsgiveren har foretatt en rangering av tilbudene må ikke oppdragsgiveren gjennomføre dialog om avvik med alle tilbud som inneholder avvik, men kan avgrense seg til de tilbudene med avvik som er rangert høyest, der det er mulig å rangere tilbudene.

Eksempel:

Leverandøren har gitt et tilbud som innebærer at levering foretas en måned senere enn påkrevd i anskaffelsesdokumentene. Oppdragsgiveren kan gå i dialog med leverandøren for å rette opp avviket slik at levering skjer innen fristen. Dersom dialogen fører til en forbedring av tilbudet (for eksempel at oppdragsgiveren tilbyr en kortere leveringsfrist enn påkrevd) og dermed går over i forhandlinger må oppdragsgiveren også forhandle med de andre leverandørene. 

 4.3.2 Dialog om tilbudets innhold (forhandlinger)  

Dersom oppdragsgiveren velger å ha dialog i form av forhandlinger kan dialogen både inneholde avklaringer av uklarheter og avvik, ettersending av dokumentasjon og forhandlinger om alle sider ved tilbudene som for eksempel pris, kvaliteten på det som tilbys, leveringstid eller lignende.

Forhandlingene kan gjøres korte og enkle eller mer omfattende avhengig av anskaffelsens verdi, omfang, art og kompleksitet. Oppdragsgiveren kan eksempelvis velge å gjennomføre ett eller flere forhandlingsmøter ansikt til ansikt, eller han kan velge å kun ha et kort nettmøte eller ta en telefon til leverandørene. Oppdragsgiveren kan forhandle om hele tilbudet og betingelsene for dette eller konsentrere seg om kun utvalgte deler av tilbudet som han ønsker å få forbedret.

Dersom oppdragsgiveren velger å gå i forhandlinger med samtlige leverandører trenger han ikke å rangerer tilbudene før han gjennomfører dialog og han trenger ikke skille mellom hva som er dialog i form av avklaringer og hva som er dialog i form av forhandlinger. Både avklaringer og forhandlinger kan gjøres samlet i den dialogen som oppdragsgiveren velger å gjennomføre med leverandørene  

Dersom oppdragsgiveren kun vil forhandle med noen av leverandørene, må han foreta en utvelgelse på bakgrunn av en rangering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Utvelgelsen skal skje i henhold de fastsatte tildelingskriteriene. Velger oppdragsgiveren å gå i dialog i med tre, fem eller ti leverandører, må han gå i dialog med de tre, fem eller ti leverandørene som har gitt det beste tilbudet etter rangeringen. Ønsker oppdragsgiveren å ha dialog med kun én enkelt leverandør, må dette bli den leverandøren som har gitt det beste tilbudet i henhold til tildelingskriteriene. Dersom noen av tilbudene inneholder uklarheter eller avvik som gjør det vanskelig å rangere tilbudene må oppdragsgiveren vurdere om disse kan prissettes og dermed rangeres.

Oppdragsgiveren kan også velge å avklare uklarhetene og avvikene, før han foretar en rangering og utvelgelse av tilbudene han vil forhandle med. Dialogen må i så fall deles opp i to faser. I første fase foretas dialog i form av avklaringer og i andre fase gjennomføres forhandlinger. Det er viktig at oppdragsgiveren i første fase kun holder seg til å avklare uklarhetene eller avvikene. Dersom oppdragsgiveren begynner å forhandle om forhold som går ut over avviket og uklarheter vil dette være i strid med likebehandlingsprinsippet.

Leverandørene har ikke krav på å få endret andre forhold ved sitt tilbud enn de forholdene som oppdragsgiveren har valgt å gå i dialog om. Dette følger av at leverandøren bærer risikoen for tilbudets innhold, jf. § 9-1 annet ledd.

Eksempel:

Oppdragsgiveren finner at en leverandør har et svært interessant tilbud, men at tilbudet inneholder en uklarhet som gjør at det ikke er blant de beste tilbudene når oppdragsgiveren skal rangere etter tildelingskriteriene. Dersom oppdragsgiveren vil forhandle med denne leverandøren må han som følge av likebehandlingsprinsippet velge å invitere alle leverandører som har levert bedre tilbud til forhandlingene. Oppdragsgiveren vil som et annet alternativ kunne velge å først ha dialog som avklarer uklarhetene. Dersom avklaringen innebærer at tilbudet rangeres høyere, som for eksempel nr. 2 etter tildelingskriteriene, kan oppdragsgiveren deretter velge ut de tre beste leverandørene til forhandlinger.

4.4 Hvem kan oppdragsgiver ha dialog med?

Oppdragsgiveren kan velge å ha dialog med en eller med flere leverandører, jf. § 9-3 annet ledd. Oppdragsgiveren kan velge å gå i dialog med samtlige leverandører som har levert tilbud og vil da ikke måtte foreta en utvelgelse. Dersom oppdragsgiveren ikke vil gå i dialog med alle leverandører må han foreta en utvelgelse. Utvelgelsen må skje i tråd med likebehandlingsprinsippet slik at dersom oppdragsgiveren velger å gå i dialog i med tre, fem eller ti leverandører, må han gå i dialog med de tre, fem eller ti leverandørene som har gitt det beste tilbudet etter rangeringen.

Eksempel:

Oppdragsgiveren mottar 12 tilbud i konkurransen. Oppdragsgiveren ønsker å gjennomføre dialog i form av forhandlinger og vil kun forhandle med noen av tilbudene. Oppdragsgiveren kan ikke velge å gjennomføre dialog med tilbudene som er rangert som nr. 1, nr. 2, nr. 3 og nr. 5 uten å også inkludere tilbudet som er rangert som nr. 4.

Oppdragsgiveren har også muligheten til å starte dialogen med én eller flere leverandører, og så trekke inn flere leverandører senere dersom han ikke oppnår ønskede resultater med denne eller disse leverandørene. Oppdragsgiveren har også muligheten til å starte med noen leverandører og så trekke inn flere leverandører senere dersom han ikke oppnår ønskede resultater med disse leverandørene. Omvendt har oppdragsgiver også mulighet til å starte forhandlingene med flere leverandør og så redusere antallet etter hvert.