Oppdeling av anskaffelser

I anskaffelsesforskriften § 19-4 er det gitt regler om oppdeling av anskaffelser. Formålet med bestemmelsen er å gjøre det lettere for små og mellomstore bedrifter å delta i konkurranser om offentlige kontrakter. Oppdeling av anskaffelser kan gi økt konkurranse om oppdraget ved at delkontraktene for eksempel er bedre tilpasset små og mellomstore bedrifters kapasitet, fagområde eller geografiske plassering.

Det overlates til oppdragsgiveren å vurdere om en kontrakt skal deles opp, og i så fall hva som skal være størrelsen på og innholdet i de enkelte delkontraktene. Det er viktig å være oppmerksom på at oppdragsgiveren ikke kan dele opp en kontrakt med det formål å unnta kontrakten fra forskriftene. Dersom oppdragsgiveren planlegger å anskaffe tjenester, bygge- og anleggsarbeider eller ensartede varer ved separate delkontrakter, skal den samlede verdien av alle delkontraktene legges til grunn ved beregningen av anskaffelsens anslåtte verdi, jf. § 5-4. 

Oppdeling av anskaffelsen kan skje på ulike måter, for eksempel kvantitativt, geografisk eller etter ulike produkter eller typer tjenester.  

Eksempler på oppdeling av anskaffelser i delkontrakter

Ved kjøp av sykehjemsplasser kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen kvantitativt. Eksempelvis kan en kommune som skal anskaffe 100 sykehjemsplasser dekke dette behovet ved å inngå to separate kontrakter som hver dekker 50 plasser. 

Ved kjøp av bygge- og anleggsarbeider kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen kvalitativt ved å inngå mindre entreprisekontrakter fordelt på fagområder, eks. tømrer, VVS, el etc., istedenfor å inngå en totalentreprisekontrakt.

Ved kjøp av busstjenester kan det være aktuelt å foreta en geografisk oppdeling av anskaffelsen, for eksempel ved at det kan bys på separate kontrakter som dekker ulike bussruter. 

Ved kjøp av IT-tjenester kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen i faser, for eksempel i én kontrakt om utvikling og én kontrakt om drift og vedlikehold. 

Eksempler på korte begrunnelser for ikke å dele opp anskaffelsen

"Oppdragsgiveren har begrenset kapasitet og kompetanse til å følge opp og koordinere arbeidet med oppføring av bygget. Oppdragsgiver har derfor valgt å ikke dele opp anskaffelsen i delkontrakter."

"For oppdragsgiver er det viktig å ha klare ansvarsforhold og redusere risikoen ved oppføring av bygget. Oppdragsgiver har derfor valgt å ikke dele opp anskaffelsen i delkontrakter."

"Det er en svært liten mulighet for å oppnå en lavere totalpris ved å dele opp anskaffelsen. Oppdragsgiver har derfor valgt å ikke dele opp anskaffelsen i delkontrakter."

Oppdragsgiver er pålagt en plikt til å vurdere om en anskaffelse skal deles opp ved anskaffelser som foretas etter reglene i forskriften del III. Dersom oppdragsgiveren ikke deler opp anskaffelsen i delkontrakter, skal det gis en kort begrunnelse for dette i anskaffelsesdokumentene eller i anskaffelsesprotokollen. Begrunnelsen kan ikke overprøves, verken av KOFA eller domstolene. 

Dersom anskaffelsen deles opp i delkontrakter, skal det angis i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse om leverandørene kan gi tilbud på en, flere eller alle delkontraktene. Hvis oppdragsgiveren velger å dele opp anskaffelsen, kan han begrense antallet delkontrakter som kan tildeles til en og samme leverandør. Dette gjelder også når leverandørene kan gi tilbud på flere eller alle delkontraktene. Det maksimale antallet delkontrakter som kan tildeles en leverandør skal angis i kunngjøringen eller invitasjonen til å bekrefte interesse. Videre skal det i anskaffelsesdokumentene fastsettes objektive og ikke-diskriminerende kriterier for vurderingen av hvilke delkontrakter som skal tildeles hvilke leverandører, dersom evalueringen av tilbudene etter tildelingskriteriene ellers ville ført til at en leverandør ville fått tildelt flere delkontrakter enn det maksimale antallet.

Eksempel på tildeling av delkontrakter med begrensing på antall delkontrakter

En kommune skal anskaffe busstjenester, og velger å dele opp anskaffelsen i to delkontrakter som gjelder to ulike ruter.

I kunngjøringen angis følgende:

  • Leverandørene kan gi tilbud på én eller begge delkontraktene
  • Det kan kun tildeles én delkontrakt per leverandør
  • Tildelingskriteriet er laveste pris
  • Delkontraktene tildeles slik at oppdragsgiveren oppnår den laveste totalprisen.

Kommunen mottar følgende tilbud:

  • Delkontrakt 1: Leverandør A: 200 000 kroner. Leverandør B: 250 000 kroner.
  • Delkontrakt 2: Leverandør A: 190 000 kroner. Leverandør B 200 000 kroner.

 Den laveste totalprisen oppnås ved at leverandør A tildeles delkontrakt 1, og leverandør B tildeles delkontrakt 2. 

Dersom oppdragsgiveren har tillatt leverandørene å gi tilbud på flere delkontrakter, kan han likevel tildele en samlet kontrakt til en leverandør. Dette gjelder selv om leverandøren ikke har levert det beste tilbudet for hver delkontrakt, når det samlede tilbudet fra denne leverandøren totalt sett oppfyller tildelingskriteriene bedre. Dersom oppdragsgiveren vil forbeholde seg retten til å gjøre dette, skal det angis i kunngjøringen eller i invitasjonen til å bekrefte interesse. Han skal også angi hvilke delkontrakter som kan slås sammen i en samlet kontrakt.

Eksempel på tildeling av samlet kontrakt

En kommune skal anskaffe busstjenester, og velger å dele opp anskaffelsen i to delkontrakter som gjelder to ulike ruter.

I kunngjøringen angis følgende:

  • Leverandørene kan gi tilbud på én eller begge delkontraktene. Leverandørene kan også gi et samlet tilbud.
  • Tildelingskriteriet er laveste pris
  • Hvis en leverandør gir et samlet tilbud på begge delkontraktene, og den samlede prisen gir den laveste totalprisen, tildeles denne leverandøren alle delkontraktene, selv om denne ikke har avgitt laveste pris på de ulike delkontraktene.

Kommunen mottar følgende tilbud:

  • Delkontrakt 1: Leverandør A: 200 000 kroner. Leverandør B: 250 000 kroner.
  • Delkontrakt 2: Leverandør A: 200 000 kroner. Leverandør B 190 000 kroner.

Leverandør A gir i tillegg et samlet tilbud på 380 000 kroner.

Leverandør A tildeles en samlet kontrakt, ettersom denne prisen er lavere (380 000 kroner) enn den samlede prisen av de enkelte delkontraktene (390 000 kroner). 

 

Eksempler på oppdeling av anskaffelser i delkontrakter

Ved kjøp av sykehjemsplasser kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen kvantitativt. Eksempelvis kan en kommune som skal anskaffe 100 sykehjemsplasser dekke dette behovet ved å inngå to separate kontrakter som hver dekker 50 plasser. 

Ved kjøp av bygge- og anleggsarbeider kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen kvalitativt ved å inngå mindre entreprisekontrakter fordelt på fagområder, eks. tømrer, VVS, el etc., istedenfor å inngå en totalentreprisekontrakt.

Ved kjøp av busstjenester kan det være aktuelt å foreta en geografisk oppdeling av anskaffelsen, for eksempel ved at det kan bys på separate kontrakter som dekker ulike bussruter. 

Ved kjøp av IT-tjenester kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen i faser, for eksempel i én kontrakt om utvikling og én kontrakt om drift og vedlikehold.