Digitalt planregister

Planregisteret er et system for å holde orden på gjeldende arealplaner, planforslag, dispensasjoner med videre, og enkelt gi publikum innsyn.

Planregisteret gir en samlet oversikt over tillatt bruk og vern av arealene i kommunen etter plan- og bygningsloven, samt planforslag som er under behandling. Et oppdatert planregister har stor nytteverdi for samfunnet, både for kommunen sin egen forvaltning, for publikum, næringslivet og for den lokale demokratiske prosessen. Mange kommuner hadde derfor etablert slike register lenge før det faktisk ble et lovkrav.

Kartverket har gjennom flere år jobbet for at kommunene i Norge skal få fulldigitalisert sine arealplaner og kommunale planregistre. Fulldigitale kommunale planregistre vil gi en bedre og raskere tilgang til plandata, vil forenkle medvirkning og gi grunnlag for raskere utbygging.

Kartverket fikk 10 millioner kroner over statsbudsjettet i 2016 for å få fortgang på prosessen med å digitalisere arealplaner. Totalt sett regner Kartverket med å få ferdigstilt nærmere 90 nye kommuner som ledd i Plansatsing 2016. I prosjektet er nærmere 2 600 planer blitt digitalisert, vektorisert og lagret i kommunens sømløse planbaser. 

Per 1. juni 2017 er det 354 kommuner som har digitalt planregister og omtrent 30 som har planoversikter. Digitale planregistre må oppdateres og vedlikeholdes. Det er derfor gjennomført kurs i forvaltning av de digitale planregistrene mange steder i landet og nye kurs er planlagt. Det er Kartverket som har bistått i samarbeid med den enkelte kommune eller i et regionalt samarbeid.

Kartverkets plansider på nett inneholder artikler, lenker og tips for ansatte i kommunene, entreprenører og andre som arbeider med arealplaner og planregister.

Lovkommentar til plandelen av plan- og bygningsloven kapittel 2 om krav om kartgrunnlag, stedfestet informasjon med videre, og kartforskriftens kapittel 3 om fremstilling av arealplan, omhandler plankart og planregister.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet har en egen nettside, www.regjeringen.no/kartforskriften med Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister med tegneregler (NPAD) og annen informasjon under kartforskriften. 

Det finnes to typer planregister:

  • Planregister med planoversikt er en enkel liste eller oppstilling over endelig vedtatte arealplaner i dokumentform.
  • Digitalt planregister er en database med fullstendig og systematisert informasjon over endelig vedtatte arealplaner. Digitalt planregister skal følge en egen standard som finnes i Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister.

Hvorfor etablere digitalt planregister?

  • Tilgang til informasjon om arealplaner er viktig for en rekke formål i samfunnet.
  • Et komplett digitalt planregister er nyttig for saksbehandlere i kommunen, politikere, innbyggere og næringslivet.
  • I kommunen vil bruk av digitalt planregister gi mer effektiv behandling av plan- og byggesaker.
  • Planregister på nett gjør det lettere for alle å finne informasjon om arealplaner.
  • Kravet om digitalt planregister gjelder kun nye digitale planer, og kommunen bestemmer selv om eldre planer skal vektorisers og føres inn i digitalt planregister.
  • Full nytteverdi av planregisteret får du først når alle gjeldene arealplaner legges inn og kommunen har et komplett planregister. 

Hvordan etablere digitalt planregister?

Her finner du en oversikt som viser hvordan du kan gjennomføre et prosjekt for å etablere digitalt planregister i din kommune. Oppgavehjelpen bygger på Kartverkets veileder for etablering av digitalt planregister.

1. Vurder nytten av å starte prosjektet

  • Sørg for å forankre prosjektet administrativt og om nødvendig politisk i kommunen.
  • Nødvendige ressurser, personalmessig og økonomisk må settes av.
  • En viktig del av forberedelsene til et etableringsprosjekt er å avklare målsetting for arbeidet og de gevinstene kommunen, aktuelle samarbeidspartnere og andre eksterne brukere kan oppnå ved prosjektet. 
  • Mange kommuner velger å sette bort selve arbeidet med digitaliseringen til konsulent.

2. Skaff oversikt over gjeldende arealplaner

  • Skaff en fullstendig oversikt over alle gjeldene arealplaner i kommunen. Arbeidsomfanget avhenger av antall planer og systemet dere i dag bruker for registrering og arkivering. Viktig å sette av tilstrekkelig med ressurser til å finne fram planene med tilhørende dokumenter.
  • Det kan være hensiktsmessig å trekke inn tidligere medarbeidere.

3. Kontakt Kartverket og/eller andre

  • Kontakt Kartverket, andre kommuner eller regionale etater og gjør eventuelt avtaler. 

4. Lag budsjett

  • Lag et budsjett for etableringsprosjektet før digitaliseringsoppdrag blir satt bort til konsulent.
  • Gjør et overslag av antall planer som skal digitaliseres fra analog form og antall planer som skal kvalitetsheves. Karverket vil kunne bistå kommunen med å gjøre et overslag til hjelp i prosjektets budsjettprosess. Se Kartverkets veileder kap. 6.1. 

5. Bestem omfang og innhold

  • Bestem omfang og innhold i prosjektet.

6. Utarbeide planoversikt

  • Til registreringen av de gjeldende planene bør kommunen lage en planoversikt på excel-format. Mal kan fås hos Kartverket. I denne oversikten skal relevante opplysninger for arbeidet med digitaliseringen av planene registreres. Planoversikten vil inneholde alle hovedopplysninger: planID, plannavn, vedtaksdato, plantype og planstatus, planbestemmelser, lovreferanser med mer. 

7. Utarbeide anbudsunderlag

  • Anbudsprosessen er viktig og må følge reglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Grundig arbeid her sikrer gode løsninger.
  • Før anbudsprosessen starter må det økonomiske grunnlaget for prosjektet være på plass. Se Kartverkets veileder kap. 6. 

8. Kunngjøring om anbud

  • Forespørsel om anbud kunngjøres i bl a Doffin for å gjøre tilbydere oppmerksomme på konkurransen. Se Kartverkets veileder kap. 6.5. 

9. Velg konsulent

  • Vurder tilbudene ut i fra kriteriene som er bestemt i konkurransegrunnlaget og velg konsulent. Kriterier som må vurderes ved skjønn må bearbeides grundig. Husk å føre protokoll. 

10. Inngå kontrakt

  • Utarbeid og inngå kontrakt.
  • Se maler for kontrakter på anskaffelser.no

11. Klargjør for digitalisering

  • Før arbeidet med digitalisering settes i gang må alle opplysninger i den enkelte plan være avklart. Uklarheter og avvik må avdekkes og kommunen må beslutte hvordan disse skal håndteres. Slike vurderinger kan ikke settes bort til konsulent, kommunen må selv tolke sine egne planer. Se Kartverkets veileder kap 4.1.3 om endring, mindre endringer og tekniske tilpasninger av planer i forbindelse med etablering av planregister. 

12. Skanning av plankart og tegnforklaring

  • Plankart i digitalt planregister kan være i to formater; vektor eller skannet plan med digitalt planområde (vektorisert linje for plangrensen).
  • Skann alltid tegnforklaringen. Viktig for at det skal være mulig å lese/ forstå planen. 

13. Lagre tekstdokumenter

  • Planbeskrivelser og planbestemmelser må også være på digital form.  

14. Vektorisering og ev. kvalitetsheving

  • Vurder og avgjør omfanget av etablering av vektordata. Se Kartverkets veileder kap 4.2.2. om fordeler og ulemper i valget mellom rasterformat eller vektorisering. 

15. Ev. etablere sømløst datalag

  • Etablering av et sømløst datalag for reguleringsplaner kan gjøres på to måter, enten som en base med vektordata eller som en base med data kombinert av vektor og raster.
  • Husk å ordne planene riktig etter rang, plantype og vertikalnivå.
  • Om det er kommunene, konsulent eller Kartverket som skal utarbeide den sømløse basen bør bestemmes før dere går i gang med etableringsprosjektet. 

16. Tilrettelegge eksisterende digitale plandata

  • Eksisterende digitale plandata kan ha behov for tilrettelegging. 

17. Kontroll og godkenning

  • Det er viktig å sørge for at kvaliteten på leveransen er god. Kommunen bør underveis gi konsulenten tilbakemelding på arbeidet som utføres. F eks kan det avtales at det gjøres en prøveleveranse av noen få planer for å sjekke kvalitetsnivået. Sørg for god dialog underveis i arbeidet.
  • Sjekk digitaliseringsnøyaktighet.
  • Etterprøv georefereringen.
  • Foreta en teknisk kontroll av leveransen. Se Kontrollere arealplaner på Kartverkets nettsider.
  • Kartverket kan bistå kommunen med teknisk kontroll av arealplaner. Kontakt ditt fylkeskartkontor.
  • Leveransen kan anses som godkjent når det foreligger tilfredsstillende dokumentasjon på alle deler av leveransen og det ikke er mangler i den tekniske eller innholdsmessige kontrollen.
  • Avtal med konsulenten når kontrollene er forventet sluttført og eventuelle rettelser kan ta til.
  • Endelig godkjenning av leveransen.
  • Se Kartverkets veileder kap. 7 om kontroll, godkjenning og oppfølging av leveranser. 

18. Til sak/arkivsystem

  • Sakssystemet forvalter opplysninger om saksgangen i behandlingen av arealplanen.
  • Arkivsysemet lagrer og forvalter plandokumentene for arealplanen.
  • For en best mulig dokumentflyt bør det være en tett integrering av planregisteret og sak-arkivsystemet.
  • Dersom kommunen velger å ha planregisterdata i flere ulike systemer er det behov for standardiserte grensesnitt som sikrer dataflyt mellom systemene. GI-standarden sørger for at dette er mulig og gir bedre samspill mellom planregisteret og sak-arkivsystemene.
  • Se Kartverkets veileder kap 8.2 om grensesnitt mellom moduler i et planregister. 

19. Digitalt planregister

  • Legg data inn i basen for digitalt planregister.
  • Se Kartverkets veileder kap. 8 om valg av planregisterløsning. 

20. Tilgjengeliggjøring av plandata

  • Plandata er tilgjengelige på nett for alle. Kommunen må ha en innsynsløsning til planregisteret som er tilgjengelig på Internett.
  • Gjør det kjent for ansatte, politikere, innbyggere og privat næringsliv at arealplaner nå er tilgjengelig i kommunens nye digitale planregister.

21. Levere plandata til Norge digitalt

  • Kommunen skal levere plandata til Norge digitalt.
  • Plandata inngår i den nasjonale geografiske infrastrukturen og er et obligatorisk datasett for partene i Norge digtalt. Det er ulikt hva kommunene kan levere. Se Kartverkets veileder kap. 9 om ulike nivå for tilgjengeliggjøring av plandata i Norge digitalt.
  • Se også Kartverkets kartløsning med oversikt over kommunale arealplaner SePlan

Sjekkliste for etablering digitalt planregister