Prosedyrer

Publisert under: Regjeringen Stoltenberg II

Utgiver: Utenriksdepartementet

OECD har etablert prosedyrer for de nasjonale kontaktpunktene når det gjelder oppfølging av saker. Disse er gitt under OECDs rådsvedtak til retningslinjene, samt i de utfyllende kommentarene.

I tillegg har flere land utarbeidet utfyllende prosedyrer som blant annet spesifiserer behandlingstid i kontaktpunktet. Det norske kontaktpunktet har utarbeidet prosedyrer for behandling av saker som meldes inn.   

Prosedyrene gjelder for saker som oppstår i Norge eller som angår et norsk foretak i et land som er tilsluttet OECDs retningslinjer. For saker som oppstår i et land som ikke er tilsluttet retningslinjene der et norsk foretak kan anses å være ansvarlig, vil det norske kontaktpunktet sette seg inn i saken med sikte på å anvende disse prosedyrer der disse er relevante og det er praktisk gjennomførbart.

Et problem kan være at det kan være vanskelig å få tak i informasjon i slike tilfeller. Dette innebærer ikke at myndighetene tillegger norske foretak som virker i ikke-tilsluttede land andre standarder.

Hva kan kontaktpunktet gjøre ?

Kontaktpunktet vil se på saken og avgjøre hvorvidt man skal gå videre og behandle den som et særskilt tilfelle under retningslinjene. Behandling av saker innebærer at kontaktpunktet først og fremst skal legge til rette for dialog mellom partene (såkalt velvillig mellomkomst). I de tilfeller partene ikke kommer til enighet i saker, skal det nasjonale kontaktpunktet utarbeide en uttalelse og gi en tolkning av retningslinjenes bruk i den konkrete sak.

Når skal det norske kontaktpunktet behandle en sak ?

Ifølge retningslinjene vil en sak vanligvis bli behandlet av det nasjonale kontaktpunkt i det landet der saken oppstod. Det vil si at dersom aktiviteten til foretaket finner sted i Norge, er det norske kontaktpunktet rette instans til å behandle saken. Dersom aktiviteten finner sted i et annet tilsluttet land skal det nasjonale kontaktpunkt i det landet vurdere saken. Dersom aktiviteten finner sted i et land som ikke er tilsluttet retningslinjene, men foretaket eller en del av foretaket som anses å være ansvarlig har sitt hovedkvarter i Norge, kan det norske kontaktpunktet være rette instans. 

For å bestemme om en sak skal behandles vil kontaktpunktet først ta kontakt med foretaket og eventuelt med andre berørte parter. Når et nasjonalt kontaktpunkt gjør sin første vurdering av om saken som ble reist fortjener videre gransking, må det fastslå om saken er reist i god tro og om den er relevant for gjennomføring av retningslinjene. Øvrige vurderingspunkter i kontaktpunktets behandling av klager er:

  • Identiteten til parten som reiser saken og hvilke interesser den har i saken
  • Om saken er viktig og begrunnet
  • Hensynet til norsk lov (om gjeldende lover og framgangsmåter kommer til anvendelse)
  • Hvordan tilsvarende saker er behandlet tidligere, nasjonalt og internasjonalt
  • Om behandlingen av den aktuelle saken vil bidra til retningslinjenes formål og effektivitet

En første vurdering skal også inneholde:

  • Navnet på involverte parter om saken blir bestemt anerkjent som særlig tilfelle
  • Innhold og substans for klagen inkludert referanse til deler av retningslinjene som menes brutt
  • Referanse til prosedyrene kontaktpunktet har forhold seg til i saken
  • Grunnen til å avvise eller anerkjenne en sak
  • Henvisning til deler av klagen som eventuelt vurderes å ikke angå retningslinjene
  • En uttalelse fra kontaktpunktet om at saken som anerkjennes som særlig tilfelle, ikke betyr at man har avgjort på dette tidspunkt at retningslinjene faktisk er brutt
  • Skisse over kontaktpunktets videre behandling i saken

Dersom kontaktpunktet basert på ovenstående vurderinger beslutter at saken ikke skal behandles videre vil det bli tatt kontakt med den som har tatt opp saken for å forklare hvorfor. 

Dersom det blir besluttet at saken skal behandles vil den som har tatt opp saken kontaktes for å bidra til å løse den. Dette kan skje i form av diskusjoner med det aktuelle foretaket og kan også innbefatte kontakt med andre interesserte parter: den som har tatt opp saken, relevante myndigheter, fagforeninger og andre frivillige organisasjoner og eksperter. Det kan også inkludere konsultasjoner med andre lands kontaktpunkter og å søke veiledning fra OECDs investeringskomité vedrørende fortolkning av retningslinjene. Videre kan det innebære møter mellom de berørte partene og utveksling av dokumenter og informasjon.

Hvem som blir invitert til å delta i diskusjonene vil avhenge av sakens art og spørsmålet som er til vurdering. Formålet med diskusjonene er å oppnå enighet mellom alle berørte parter og for foretaket å iverksette tiltak som retter det påklagede forholdet. Dersom det ikke oppnås enighet,  vil kontaktpunktet med partenes samtykke tilby eller gi anledning til megling for å bidra til at saken løses. Kontaktpunktet vil også avgi en uttalelse og eventuelle anbefalinger om hvordan retningslinjene skal forstås. Dette kan også skje dersom foretaket nekter å delta i diskusjoner.

Kriterier for kontaktpunktets virksomhet

Kontaktpunktets aktiviteter er basert på følgende kriterier: synlighet, tilgjengelighet, åpenhet og ansvarlighet.

  • Det norske kontaktpunktet vil i størst mulig grad legge generelle planer for arbeidet i kontaktpunktet, møteplaner og referater av generell art ut på nettsidene.
  • I behandlingen av saker følges retningslinjenes anbefaling om åpenhet så langt som mulig, med mindre det er spesielle omstendigheter som tilskriver konfidensialitet.
  • En sak vil offentliggjøres på nettsidene når saken er ferdigbehandlet og partene samtykker i publisering, eller når kontaktpunktet har foretatt en uttalelse i en sak.
  • Når det gjelder begjæringer av innsyn på mottatte dokumenter, vil disse behandles i tråd med offentlighetsloven.

Kontaktpunktet vil handle i samsvar med kravene til konfidensialitet i retningslinjene og treffe de tiltak som er nødvendig for å beskytte følsomme forretningsopplysninger. Kontaktpunktet vil konsultere med alle berørte parter vedrørende saksbehandlingen. Utfallet av saksbehandlingen vil bli offentliggjort unntatt når det enighet om at en effektiv implementering av retningslinjene er best tjent med konfidensialitet. Informasjon som ikke er fortrolig kan bli lagt ut på internett og bli tatt med i kontaktpunktets årsrapport. Partene vil bli rådspurt først.

Tidslinje for behandling av saker i det norske kontaktpunktet

 

Fase I – fra mottak av klage til første vurdering

  • Innmelding av sak
  • Bekreftelse på mottatt klage sendes klager senest innen ti arbeidsdager
  • Oversende klagen til innklaget innen fem arbeidsdager med anmodning om respons  innen 15 arbeidsdager. Opplysning om at tilbakemeldingen vil bli fremlagt  for den andre parten
  • Oversendelse av innklagedes respons til  klager med frist for tilbakemelding innen ti arbeidsdager. Opplysning om at tilbakemeldingen vil bli fremlagt den andre parten
  • Kontaktpunkt et vil foreta en første vurdering innen tre måneder
  • Svar til alle parter om saken behandles videre som særskilt tilfelle

Fase I skal normalt gjennomføres innen tre måneder fra mottak av klage.

Fase II – fra anerkjennelse av særlig tilfelle til konklusjon i megling eller undersøkelse

  • Dialog/møter mellom partene med sikte på å oppnå enighet
  • Eventuell faktainnsamling fra uavhengige kilder
  • Eventuell kontakt med andre kontaktpunkt

Fase II skal normalt gjennomføres i løpet av seks måneder.

Fase III – utarbeidelse og offentliggjøring av en endelig uttalelse fra kontaktpunktet

  • Dersom det ikke oppnås enighet mellom partene, utarbeider NCP en uttalelse, herunder om nødvendig anbefalinger  om hvordan retningslinjene skal forstås.

Fase III skal gjennomføres innen tre måneder.

Fase I – III skal ideelt sett og der praktisk mulig, gjennomføres på totalt ett år.