Innhold:

Informasjon til søker – hva behandles hvor

Utenriksdepartementet er ansvarlig for Stortingets bevilgning til prosjektbistand til ODA-godkjente OSSE-land i Kaukasus, Sentral-Asia, Ukraina, Hviterussland og Moldova under kap/post 164.73 i Statsbudsjettet.

Utenriksdepartementet (UD)
Informasjon fås ved henvendelse til:
Utenriksdepartementet
Seksjon for Globale Sikkerhetsspørsmål og SUS-landene
Postboks 8114, Dep.
0032  Oslo
E-post: s-gsa@mfa.no
Faks: 22 24 31 86

Informasjonskilder

De viktigste kilder til informasjon om denne tilskuddsordningen er:

• Utenriksdepartementets St.prp. nr. 1 for det enkelte budsjettår 
• Retningslinjene for tilskudd fra bevilgningen til prosjekter i Nord- og Sør-Kaukasus, Sentral-Asia, Ukraina, Hviterussland og Moldova 
• Søknadsskjemaet

Målsetting for prosjektsamarbeidet

Hovedmålsetningen for ordningen er nedfelt i Utenriksdepartementets St.prp. nr. 1 for det enkelte budsjettår. Tilskuddsordningen skal bidra til å sikre en stabil og bærekraftig politisk og økonomisk utvikling som fremmer godt styresett, demokrati og menneskerettigheter, samt likestilling mellom kvinner og menn i regionen.

Følgende områder vil bli prioritert:

• å støtte reformbestrebelser som bidrar til å styrke regionalt samarbeid og euroatlantisk integrasjon
• å bistå landene med å leve opp til forpliktelser inngått gjennom FN, OSSE, Europarådet og andre internasjonale organisasjoner
• institusjonsbygging samt fremme av godt styresett og økonomisk utvikling.
• sikkerhetssektorreform, herunder innenfor politi- og justissektoren
• konfliktforebygging gjennom tiltak for å redusere etniske spenninger og ved fremme av regionalt samarbeid
• å styrke det sivile samfunn og respekten for menneskerettighetene, samt medienes stilling
• tiltak for å bekjempe menneskehandel og andre former for organisert kriminalitet og internasjonal terrorisme
• tiltak for fremme av kvinners rettigheter og likestilling, kultur og utdanning
• Miljø- og energiprosjekter

Generelle kriterier for vurdering av søknader

Prosjektet bør være i samsvar med ordningen slik det er lagt frem i St.prp. 1. Det vil bli tillakt vekt at prosjektet er i tråd med mottakerlandets overordnede prioriteringer. Myndighetsforankring tillegges vekt og vil være påkrev ved større prosjekt. Tiltak som støtter opp om reformprosesser knyttet til nærmere integrasjon med euroatlantiske strukturer eller fremmer annet regionalt samarbeid vil bli prioritert. Det legges vekt på at søker viser god innsikt i problemstillingene i regionen og har satt seg klare og gjennomførbare mål for bistanden.

Prosjekter som utløser midler eller innsats også fra andre kilder lokalt eller nasjonalt vil bli prioritert. Søker bør ha vurdert hvordan tiltaket passer inn med andre aktørers aktiviteter på samme felt og tiltak som kan skape synergier vil bli prioritert.

Prosjektet bør ha en viss langsiktighet og kontinuitet og skal innen rimelig tid kunne bli levedyktig og dermed kunne videreføres uten norsk offentlig støtte.

Søker må kunne dokumentere å ha etablert god kontakt med lokal(e) samarbeidspartner(e) i vedkommende land. Hvis det innvilges støtte til tiltaket, er det en forutsetning at samarbeidspartner(e) gjøres kjent med grunnlaget for bevilgningen. Søker må videre kunne dokumentere relevante kvalifikasjoner/kompetanse, inklusive resultater av tidligere innsats, samt kunne godtgjøre den merverdi som tilføres prosjektet utover overføring av finansielle midler.

Fullstendig og detaljert budsjett og finansieringsplan skal fremlegges, inkludert oversikt over finansiering fra andre kilder. Beregnet antall arbeidstimer og reiser og kostnadene knyttet til disse må fremgå av budsjettet. Tilskuddsmottaker bør tilstrebe å begrense de administrative kostnadene. Ved reiser må rimeligste transportmåte benyttes. Ved lengre opphold må det søkes å finne alternativer til hotellopphold.

Midler til prosjektsamarbeid i Sør-Kaukasus, Sentral-Asia, Ukraina, Hviterussland og Moldova vedtas av Stortinget fra år til år. Det er derfor ikke mulig å gi garantier for videreføring av prosjekter utover gjeldende budsjettermin. Det kan imidlertid gis tilskudd til  prosjekter med varighet på opptil 3 år med forbehold om Stortingets årlige godkjenning av den relevante posten på  Statsbudsjettet.  Det må da i tillegg til totalbeløpet, spesifiseres i søknaden hvor mye det søkes for hvert budsjettår. Utbetalingene vil skje årlig på grunnlag av framdriftsrapporter og regnskap, som (normalt) skal presenteres og diskuteres på et årlig møte, hvor tilskuddsmottaker også må legge fram arbeidsplaner og budsjett for kommende år.

Hensynet til miljøet og til likestilling mellom kjønnene er viktig for alle typer prosjekter. Det vises i denne forbindelse til Regjeringens handlingsplaner for miljørettet utviklingssamarbeid, oppfølging av FNs sikkerhetsrådsresolusjon 1325 om kvinner, fred og sikkerhet, om kvinners rettigheter og likestilling i utviklingssamarbeidet samt handlingsplanen mot menneskehandel. Balanse mellom kvinner og menn når det gjelder rekruttering til stillinger og opplæringstiltak i prosjektet skal omtales i søknaden.

Tiltak som faller utenfor tilskuddsordningen

Det kan ikke påregnes støtte til følgende aktiviteter:

• finansiering av eksport eller import av varer og tjenester
• markedsføring av varer eller tjenester
• privat næringsvirksomhet
• driftsutgifter utover igangsettingstiltak i startfasen
• etablering og drift av virksomhet i Norge
• utvikling eller testing av ny teknologi
• transportstøtte til hjelpesendinger

Søknadsprosessen

Ved søknad om støtte under denne tilskuddsordning skal seksjonens søknadsskjema benyttes (LINK), inklusive mal for budsjett. Søknaden forutsettes å inneholde fullstendige og korrekte opplysninger, bl.a. om mottaker, tiltaket, budsjett og finansiering. Søknadsfrist er 15. februar. Det gjøres oppmerksom på at saksbehandlingstiden for hvert enkelt prosjekt vil variere. Det tilstrebes imidlertid at søknader mottatt innen søknadsfristen besvares innen utgangen av første halvår. Søknader mottatt etter 15. februar vil bli vurdert i annet halvår i den grad det er dekning på budsjettet.

Tilskuddsmottakere som søker om ulike tiltak i flere land, må sende inn søknadene enkeltvis. Søknader skal fortrinnsvis sendes elektronisk til post@mfa.no med kopi til s-gsa@mfa.no.

Følgende rutiner benyttes i forbindelse med Utenriksdepartementets behandling av søknaden:

• Søknaden registreres (journalføres) ved mottak. 
• Når søknaden er behandlet og avgjørelse er truffet, vil søker motta skriftlig meddelelse om dette. Hvis søknaden innvilges, ledsages  tilskuddsbrevet av et akseptskjema. 
• Akseptskjemaet undertegnes av en person som har myndighet til å forplikte mottaker. Aksept på at tilskuddet godtas med dertil angitte vilkår, må returneres innen én måned.
• Ved avslag vil søker motta skriftlig melding om dette. Saksbehandlers navn er påført de respektive brev.

Klageadgang

Enkeltvedtak vedrørende prosjektstøtte kan påklages i henhold til Forvaltningslovens kap. VI. Klagen må fremsettes skriftlig til Utenriksdepartementet innen 3 uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er mottatt. Part i saken har innsyn i sakens dokumenter i henhold til Forvaltningslovens §§ 18-19. Klagen bør begrunnes med bakgrunn i den informasjon departementet har lagt til grunn  i forbindelse med det konkrete enkeltvedtak.

Utbetalinger – forvaltning av midler, regnskap og revisjon – innsikt - kontroll

Utbetaling av tilskudd skjer normalt etterskuddsvis i samme budsjettår som tilskuddet er gitt, til dekning av utgifter som er påløpt. Etter anmodning fra mottaker kan tilskudd utbetales forskuddsvis.

Ved forskuddsvis utbetaling må det opprettes en egen konto for tiltaket. Alle renteinntekter av tilskuddet, samt ubenyttede midler, skal ved prosjektets avslutning innbetales til departementet.

Det skal innsendes revisorbekreftet sluttregnskap og rapport for prosjektet. Det er mottakers ansvar å sikre at revisor er gjort kjent med retningslinjene for tilskuddet.
Regnskapene skal være ført i henhold til god regnskapsskikk og revisjonsberetningen skal dokumenters å være basert på de prosedyrer som fremgår av RS 800 (revisors uttalelser ved revisjonsoppdrag med spesielle formål)  Revisors bekreftelse av regnskap/påløpte utgifter skal sammenholdes med det godkjente budsjettet. For tilskudd over NOK 100.000,- skal statsautorisert/registrert revisor benyttes, mens valgt revisor kan benyttes for tilskudd under NOK 100.000,-

Statlige mottakere pålegges ikke å opprette egen konto for tilskuddet. De skal heller ikke levere revisorbekreftet regnskap, da deres regnskaper er underlagt Riksrevisjonens kontroll.

Dersom det overdras utstyr, inventar eller bygninger ved tiltakets avslutning, skal mottaker og kjøper underskrive et overdragelsesdokument med fortegnelse over gjenstandene og deres verdi. Kopi av dokumentet vedlegges sluttrapporten.

Rapportering

Prosjektets sluttrapport og revisorbekreftet regnskap sendes til Utendriksdepartementet så snart som mulig og senest seks måneder etter prosjektets avslutning. Departementets skjema for sluttrapportering skal benyttes.

Dersom gjennomføringen av prosjektet blir forsinket i forhold til det man la opp til i søknaden, må det sendes en statusrapport i god tid før opprinnelig sluttdato for prosjektet.

For flerårige tiltak skal det innsendes fremdriftsrapport og regnskap innen 15. februar hvert år, som sammen med arbeidsplaner og budsjett for kommende år vil være utgangspunkt for videre utbetaling av tilskuddet.

Mottakers forpliktelser

Mottaker er ansvarlig overfor Departementet for at tilskuddet brukes i samsvar med det formål, de aktiviteter og det budsjett som fremgår av Departementets tilskuddsbrev.

Mottaker og dennes samarbeidspartner(e) sørger for en høyest mulig kvalitet i gjennomføringen av prosjektet.

Endringer i opprinnelige planer, eller i grunnlaget for tilskuddet, herunder vesentlige endringer i budsjettets hovedposter innenfor budsjettets totalramme, kan bare foretas etter forutgående skriftlig samtykke fra Departementet.

Ubenyttede beløp tilbakeføres til departementet så snart som mulig.

Mottaker plikter å gjøre samarbeidspartner(e) kjent med grunnlaget for bevilgningen, tilskuddet og dertil hørende retningslinjer.

Det vil være mottakers og eventuelt samarbeidspartner(e)s ansvar å besørge behørig forsikring av utstyr, inventar og utsendt personale som finansieres av tilskuddet.

Departementet underrettes omgående dersom det er mistanke om uregelmessigheter i forbindelse med bruken av tilskuddet.

Evaluering av prosjektgjennomføringen. Intern– og ekstern kontroll

I samsvar med Bevilgningsreglementets § 10, 2. ledd og Lov om Riksrevisjon §12 tas det forbehold om adgang for Departementet og Riksrevisjonen til å iverksette kontroll med at tilskuddet benyttes etter forutsetningene. Departementet vil kontrollere og vurdere alle innkomne opplysninger. Dette vil blant annet bli lagt til grunn ved vurdering av eventuelle nye søknader om støtte.

Departementet vil videre etter behov foreta gjennomganger og eksterne evalueringer av enkelttiltak og av tilskuddsordningen, for særlig å se på graden av måloppnåelse i forhold til søknader og resultatrapportering. Mottaker er forpliktet til å medvirke til disse for egen regning.

Andre bestemmelser

I tilfelle svikt i prosjektutviklingen og ved  klart utilfredsstillende administrasjon av tilskuddet, forbeholder Departementet seg rett til å tilbakekalle tilskuddet med øyeblikkelig virkning. Fra det øyeblikk mottaker får beskjed om dette, vil det ikke uten særlig godkjennelse fra Departementet kunne foretas utbetalinger fra tilskuddet.

Departementet vil informere om de tiltak som støttes. Tiltakene vil derfor bli offentlig kjent med mindre avtale om fortrolighet foreligger.

(Oppdatert januar 2008)