Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for tilskotsmottakarar som får tildelt driftstilskot frå Kultur- og likestillingsdepartementet i 2024

1. GENERELT

Kultur- og likestillingsdepartementet vil presisera overfor tilskotsmottakaren at dei ulike lovene og forskriftene som gjeld for den enkelte selskapsform, må følgjast. Verksemda skal målretta verksemda og utvikla styringssystem som sikrar høg kvalitet og god ressursutnytting. Me viser elles til lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) og lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringslova) med forskrifter.

Det blir føresett at mottakarar av tilskot frå Kultur- og likestillingsdepartementet har system for å ta vare på tryggleik og beredskap, og følgjer dei til kvar tid gjeldande reglar og retningslinjer.

2. STYRETS, LEIINGAS OG REVISORS ANSVAR

Styret pliktar å sjå til at institusjonen til kvar tid blir forvalta i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Har institusjonen ein administrerande direktør eller dagleg leiar, skal denne forvalta den daglege leiinga i samsvar med gjeldande lover og forskrifter og etter retningslinjer og pålegg frå styret. Styret har særleg plikt til å sjå til at institusjonen har god kontroll med bokføring og formuesforvaltning. Denne interne kontrollen kan ikkje erstattast med revisjon som blir utført av ekstern revisor.

Kultur- og likestillingsdepartementet presiserer nødvendigheita av at institusjonen har løpande oversikt over den økonomiske situasjonen for institusjonen, slik at forholdet mellom budsjetterte og faktiske utgifter og inntekter til kvar tid er under kontroll.

Styret/leiinga har i tillegg ei særskild plikt til å sjå til at verksemda blir driven i samsvar med føresetnadene som er trekt opp i tilskotsbrevet og i pkt. 3 nedanfor.

Styret/leiinga pliktar å varsla departementet eller tilskotsforvaltaren umiddelbart dersom det oppstår vesentlege avvik i forhold til arbeidsbudsjettet eller dei føresetnadene som er trekt opp i tilskotsbrevet.

3. FØRESETNADER FOR TILSKOT

For å få statleg tilskot blir det føresett at institusjonen har kontinuerleg drift i samsvar med måla/formåla med verksemda. Det er vidare ein føresetnad at institusjonen bruker ressursane effektivt og følgjer dei lover og reglar som gjeld for arbeidslivet. 
Institusjonen vil ikkje få ytterlegare tilskot i 2024 til dekning av eventuelle utgifter til driftskreditt eller til dekning av auka utgifter som følgje av prisstigning gjennom året eller meirutgifter som følgje av lønnsoppgjer.

Det blir ikkje gitt statleg støtte til gjeldssanering. Eit eventuelt årsunderskot må dekkjast gjennom overføringar frå fri eigenkapital eller over driftsbudsjettet i følgjande budsjettår. I særskilde tilfelle kan det givast høve til å dekkja inn underskot over ein lengre tidsperiode enn eitt år. Departementet vil i slike tilfelle skjerpa krava til økonomistyringa og kontrollen til institusjonen.

Dersom institusjonen tek opp lån, utover eventuell kortsiktig driftskreditt, skal departementet skriftleg informerast i forkant av låneopptaket. Her skal det gjerast greie for bakgrunnen for låneopptaket og korleis gjelda skal betenast. Det skal òg komma fram at låneopptaket er godkjent av styret til institusjonen. Det kan ikkje påreknast auka driftstilskot frå Kultur- og likestillingsdepartementet for betening av avdrag og renter ved låneopptak.

Driftstilskotet skal som hovudregel bli nytta til formålet i same året som tilskotet er tildelt. Tilskotet skal plasserast på bankkontoen til institusjonen med ordinær bankrente. Det er ikkje høve til å plassera heile eller delar av tilskotet i fond eller andre finansielle instrument som gir større avkasting av midlane over tid. Ei plassering av likvide tilskotsmidlar i fond m.m. i staden for den ordinære bankkontoen er i strid med gjeldande regelverk og føresetnaden i tilskotsbrevet. Dersom tilskotet blir nytta til plassering i fond m.m., vil dette kunna få konsekvensar for framtidige tilskot, jf. pkt. 8 nedanfor i retningslinjene.

4. PLAN FOR DISPONERING AV UTGIFTER OG INNTEKTER

Som grunnlag for den løpande kontrollen til institusjonen med den økonomiske utviklinga, skal institusjonen utarbeida eit arbeidsbudsjett så snart som mogleg. Arbeidsbudsjettet må innehalda alle utgifter og inntekter som blir forventa i løpet av året og dessutan tilstrekkeleg avsetning av midlar til fri eigenkapital som tryggleik mot uventa kostnads- og inntektssvingingar. Departementet vil spesielt understreka behovet for ei realistisk budsjettering av eigeninntekter.

5. KRAV TIL REKNESKAP OG REKNESKAPSAVLEGGELSE

Tilskuddsmottakar skal oversenda rekneskap til departementet eller tilskotsforvaltaren så snart som mogleg og seinast innan den fristen som er fastsett i tilskotsbrevet.

Kultur- og likestillingsdepartementet stiller følgjande krav til rekneskapen for tilskotet:

1. Alle offentlege tilskot skal spesifiserast i rekneskapen med beløp og namnet til tilskotssytaren. Dette gjeld òg fylkeskommunale og kommunale tilskot.
2. Dersom det er vesentlege avvik mellom arbeidsbudsjettet og rekneskapen, skal avviket kommenterast.
3. Rekneskapen må underskrivast av styret eller leiinga for verksemda.
4. Når tilskotet er 500 000 kroner eller høgare, skal rekneskapen reviderast av statsautorisert eller registrert revisor. Halde unna dette kravet er institusjonar som nyttar kommunerevisjon eller anna offentleg revisjonsorgan. Underteikna revisjonsmelding blir lagd ved rekneskapen.
5. Når tilskotet er under 500 000 kroner, blir det ikkje kravd at rekneskapen er stadfesta av revisor.
6. Rekneskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysningar som ligg til grunn for søknaden eller utrekninga av tilskotsbeløpet, skal oppbevarast i samsvar med føresegnene i bokføringslova.

6. PROTOKOLL FRÅ GENERALFORSAMLING

Tilskotsmottakarar som er aksjeselskap der staten eig aksjar, skal senda undderteikna protokoll frå generalforsamlinga til Kultur- og likestillingsdepartementet innan éi veke etter at generalforsamlinga er avhalden.

7. KONTROLLTILGANGEN til DEPARTEMENTET

Departementet viser til det generelle pålegget Stortinget har gitt forvaltninga om å føra kontroll med tilskot til offentleg eller privat verksemd som elles ikkje er undergitt statleg kontroll, jf. § 10 2. ledd i Stortingets bevilgningsreglement. Regelen lyder:

"Ved tilskot eller lån til offentleg eller privat verksemd som elles ikkje er undergitt statleg kontroll, skal det takast atterhald om tilgang for tilskotsforvaltaren til å føra kontroll med at midlane blir nytta etter føresetnadene."

8. TILBAKEBETALING AV TILSKOT

Statstilskotet blir gitt til dei formåla og under dei føresetnadene som står i tilskotsbrevet. Eventuelt unytta tilskot kan nyttast i seinare budsjettermin.

Dersom tilskotsmottakar akkumulerer overskot over fleire år som følgje av lågare aktivitetsnivå enn det som er føresett ved tildelinga av tilskot, vil departementet vurdera å redusera storleiken på framtidige tilskot.

Dersom det i ettertid viser seg at tilskotet ikkje er nytta i samsvar med føresetnadene i tilskotsbrevet, kan departementet eller tilskotsforvaltar krevja heile eller deler av tilskotet tilbakebetalt. Dersom tilskotsmottakar har fått tilskot på bakgrunn av feilaktige opplysningar, kan dette i særlege tilfelle vera brot på reglane i straffelovas §§ 371–372.

Ved tilbakebetaling av tilskot skal midlane overførast til:

Kultur- og likestillingsdepartementet, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO Bankkontonummer: 7694.05.00253

Det må komma fram av innbetalinga kva for kapittel- og postnummer i statsbudsjettet tilskotet gjeld. Melding om tilbakeføring av midlar med tilvising til kapittel- og postnummer må òg sendast til Kultur- og likestillingsdepartementet postmottak@kud.dep.no

9. PRAKTISERING AV RETNINGSLINJENE

Departementet føreset at revisoren til institusjonen blir gjord kjend med desse retningslinjene.

Dersom det oppstår tvil om praktiseringa av retningslinjene, ta kontakt med departementet eller tilskotsforvaltaren.