eKommunekonferansen 2015

Offentlige etater tilbyr etterhvet gode digitale tjenester til innbyggerne, men klarer vi å holde tritt med innbyggernes økende forventninger til digitale løsninger?

Kjære alle sammen!

Takk for invitasjonen.
Glad for å være her.
eKommunekonferanse representerer to viktige områder i KMD
– arbeidet med digitalisering og
- arbeidet med å gjøre kommunesektoren bedre.

Tror det ligger en gevinst – både for stat og kommune – å se områdene i sammenheng.

Kommune- og fylkestingsvalget denne uken et eksempel på at en digital løsning i statlig regi, et elektronisk valgadminstrativt system, gjorde gjennomføringen av valget enklere mange steder.

Om lag halvparten av kommunene har brukt den elektroniske opptellingsløsningen, det som på fagspråket noe kryptiske kalles felleskomponent.

Skal komme tilbake til felleskomponentene og forholdet stat og kommune senere.

Men først noen ord om begrunnelsen for digitalisering, definert som å erstatte analoge, mekaniske og papirbaserte løsninger, prosesser og systemer med elektroniske og digitale løsninger.

Vil også si noe om hvordan vi kan organisere arbeidet bedre og hente større gevinster ut av det som gjøres.

Utgangspunktet for denne regjeringen
fornye, forenkle, forbedre offenlig forvaltning.
Gjøre hverdagen enklere for innbyggere og næringsliv.
Jakte på tidstyver som kompliserer arbeidet og frustrerer innbyggere, næringsliv, frivillige organisasjoner.

Vet at gode løsninger er også god økonomi. Det har produktivitetskommisjonen vist. Digitalisering gir økt produktivitet.

Har gjort noe som kan tjene som gode eksempler:

  • A-ordningen lansert i januar.
    Rapportering av lønns- og ansettelsesforhold på fem forskjellige skjemaer til tre etater. Erstatte med én felles elektronisk melding i måneden. Sparer arbeidsgiverne for 600 millioner kroner hvert år.
  • Bostøtte: 150 000 personer mottar bostøtte fra Husbanken i løpet av ett år. Manuell håndtering av papirskjema erstattet av en digital løsning. Enklere og bedre for brukerne. Kommunene sparer anslagsvis 50 000 timer i året
  • Kystverket: Digitalisert rapporteringssystemet for skip.240 000 færre skjemaer i året, Sparer samlet rundt 140 årsverk.

Eksemplene oppsummerer det viktigste i digitaliseringsarbeidet: Brukerne, innbyggerne. Brukerperspektivet blir alltid nevnt, men må være mer enn mål på glanset papir. Minne oss selv om hvem vi er til for. Brukernes behov har i liten grad vært styrende. Selv om mange gode nettjenester, er spørsmålet:
Klarer vi å holde tritt med innbyggernes økende forventninger til digitale løsninger?

IKT-utvikling og digitalisering koster penger.
Det offentlige bruker minst 10 milliarder kroner hvert år på ulike prosjekter.
Vi hører stadig om offentlige IKT-prosjekter som blir for dyre, og ikke leverer som lovet. Hjelper ikke å vite at også private IKT-prosjekter mislykkes. Kan ikke akseptere feilslått bruk av fellesskapets ressurser.

Hva kan vi gjøre med det?
Ikke noe enkelt svar. Men behov for å etablere nye tankesett. Svært store prosjekter ser ut til å mislykkes 2-3 ganger oftere enn middels store.
Viktig årsak: for høyt ambisjonsnivå. Vi må redusere størrelse og kompleksitet i de enkelte IKT-prosjektene. Lage bedre og mer brukervennlige tjenester.

Innovasjon Norge sier: 
Lær av de beste
Think Big, start small and Fail fast

Jeg samstemmer: For mange prosjekter har blitt for store.
Lag mindre IT-prosjekter! Men mindre prosjekter betyr ikke lavere ambisjoner. Vi må aldri glemme brukernes behov og hva innbyggerne forventer. Ledere en nøkkelrolle i arbeidet med IKT og digitalisering. Og lederne ha IKT-kompetanse. Ikke kunnskap om programmering.

Men :
- kompetanse som gjør at de kan løfte frem de riktige prosjektene,
- kompetanse om hvordan nye IKT-løsninger og tjenester skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne,
- kompetanse om hvordan endre, effektivisere og forbedre egen organisasjon.

Kort sagt utnytte mulighetene og realisere gevinstene som følge av IKTog digitalisering.

I staten jobber vi med dette i regjeringens program for bedre styring og ledelse.
To sentrale deler av programmet er:

  • Hvordan sikre at IKT-prosjekter gir oss gevinster, altså bedre kvalitet og effektivitet?
  • Hvordan bidra til at digitaliseringsprosjektene lykkes?

Målet med programmet er:
- mer gjennomføringskraft,
- bedre resultater

Dette er ikke kvikk fiks. Langsiktig, nødvendig arbeid.
Lederne skal ikke stå alene.  De trenger kompetanse og erfaringen fra andre som har gjennomført store IKT-løft. 

Mange statlige etater kommuniserer direkte med innbyggerne. Men kommunene er enda nærmere innbyggerne – og kan utforme tjenester tett på brukerne. Viktige for det digitale tjenestetilbudet. 
Kommunene har et selvstendig ansvar på IKT-området. Naturlig at digitaliseringen tar utgangspunkt i de behovene kommunen og innbyggerne har, ikke at departementet detaljstyrer.

Men krever at kommunene tar initiativet. At samarbeider og samordner der det er fornuftig. Deler kunnskap og erfaringer, og gjerne løsninger også.

Godt eksempel fra Fosen.
Der har syv kommuner, delt på to fylker, siden 2000 hatt felles portal – Fosenportalen. Lett for innbygger og næringsliv å finne informasjonen og tjenestene. De ser fremover, i gang med et prosjekt for digital døgnåpen forvaltning. Målet å gjøre kommunene attraktive og tilgjengelige for innbyggere og næringsliv og styrke kompetansen og redusere sårbarheten i fagmiljøene i kommunene.

Det er dette kommunereformen handler om.
Vi vil at kommunene skal få mer makt og ansvar.
Et sterkt lokaldemokrati ivaretar velferd og verdiskapning bedre og er samtidig i stand til å utvikle attraktive lokalsamfunn.

Helge Eide var i sitt foredrag inne på kommunereform, konsekvensene for IT-systemer, regelverk og anskaffelser.

Til det er å si:
Sammenslåing av virksomheter er alltid krevende prosesser. Kommunen må alltid være i drift. Pleie og omsorgstjenesten skal fungere smertefritt både nyttårsaften og første nyttårsdag.

Men de økonomiske rammene for kommunesammenslåinger generøse og tar høyde for omstilling og investeringer på IKT området. 
Støtte til engangskostnader er i stor grad basert på IKT-kostnader. SAS-kommunene i Vestfold fikk 40 mill. kroner til arbeidet med å etablere en ny felles kommune.

Kartverket har fått ansvar for å lage en testbase slik at offentlige virksomheter best mulig skal forberede seg for kommunesammenslåinger. SAS-kommunene er piloter i kommunereformen. Andre kommuner vil kunne dra nytte av deres erfaringer.

Når det gjelder forholdet til reglene om offentlige anskaffelser, er utgangspunktet klart – reglene gjelder som normalt under kommunereformen.

Det er den enkelte kommunes ansvar å følge reglene, men departementet vil bidra med god informasjon og veiledning om bruk av reglene under reformen, blant for å belyse kommunenes handlingsrom.

Kommunene har et selvstendig ansvar for IKT.
Likevel viktig med sentrale løsninger alle kan bruke - nasjonale felleskomponenter.

Skal gjøre det enkelt å lage og tilby effektive og brukervennlige digitale tjenester. De kan også brukes av kommunene. 

Målet er at informasjon til forvaltningen bare skal leveres én gang, et sted.
Bra for brukerne og bra for forvaltningen.
Men krever bedre oversikt over hvilken informasjon vi har og hvordan den kan gjenbrukes mer effektivt.

Kommunene har et selvstendig ansvar, men jeg vurderer om staten bør ha en større rolle i å lage felles løsninger for stat og kommunesektor?

Allerede etablert vellykkede fellesløsninger som dekker hele prosesser på tvers av stat og kommune:

Nevnte innledningsvis valgadministrativt system. En annen felleskomponent er Digital postkasse for innbyggere. I løpet av første kvartal 2016 skal alle statlige etater som sender fysisk papirpost levere brev til innbyggernes digital postkasser.

Mange kommuner i gang med å koble seg til den digitale postkassen. Kristiansand kommune (er for eksempel en av disse.
Målet at alle kommuner skal ta i bruk denne postkassen.

For å se hvordan samhandlingen stat-kommune kan bli bedre har jeg satt ned en arbeidsgruppe. Forstår at KS hovedstyre skal behandle dette på sitt møte i morgen

Før dere går til kaffepause:

La meg oppsummere:

  • Digitalisering og arbeidet med å gjøre kommunesektoren bedre må sees i sammenheng.
  • Etter hvert som flere felleskomponenter er på plass, er det naturlig å forvente et taktskifte i digitaliseringsarbeidet i kommunene.
  • Brukerne skal være i sentrum. Registre og andre felleskomponenter gjør det enklere for brukerne fordi de slipper å oppgi samme informasjon mange ganger.
  • Sikker digital postkasse gjør det enklere for brukerne fordi de mottar kommunal, statlig og annen post i samme postkasse
  • IKT-investeringer skal gi bedre tjenester og frigjøre ressurser.
  • Disse gevinstene må vi realisere, både stat og kommune
  • Sist, men viktigst:
  • Alle må stille spørsmålet; hvordan bidrar min organisasjon – og tjenestene våre – til at hverdag blir enklere for brukerne og innbyggerne?

Takk for oppmerksomheten og lykke til med arbeidet med forbedre kommunesektoren.