Når Stortinget eller media har spørsmål til tidligere statsråder om forhold knyttet til utførelsen av deres tidligere embete, vil embetsverket bistå tidligere ministere fra ulike regjeringer på lik linje med å gjenfinne informasjon om tiden de var statsråd.  

I tråd med etablert praksis vil Utenriksdepartementet bistå tidligere statsråder med å undersøke hendelsesforløp i deres respektive regjeringsperioder. Tidligere statsråder som eventuelt kalles inn til høring i Kontroll- og konstitusjonskomiteen på Stortinget, vil få anledning til å lese dokumenter og informasjon fra egen regjeringsperiode. Dette vil skje i departementets lokaler forut for høring. Dokumenter kan ikke kopieres, fotograferes eller tas med ut av departementet. 

Tidligere ministre vil få tilgang til faktuelle opplysninger, som for eksempel program fra en delegasjonsreise ministeren ledet. Embetsverket vil også kunne fremskaffe referater fra avholdte møter og annen kommunikasjon som er arkivert. Det vil imidlertid ikke være mulig å gjenskape all informasjon. For eksempel slettes statsrådens digitale møtekalender etter at vedkommende har gått av. Dette fordi disse kalenderne inneholder avtaler vedkommende har som statsråd, som partipolitiker og som privatperson.   

For utenriksdepartementet er det viktig å ivareta hensyn til likebehandling, objektivitet og nøytralitet når departementet skal bistå både sittende og tidligere utenriksministere. Partipolitisk nøytralitet og objektivitet er for øverig en av embetsverkets syv plikter. Sittende politisk ledelse i utenriksdepartementet, er ikke involvert i arbeidet med å bistå tidligere ministere. 

Møter 

Embetsverkets oppgave er å understøtte statsråden i hans eller hennes oppgaver som statsråd, ikke som partipolitiker eller privatperson. Politikere i Utenriksdepartementet møter svært mange mennesker i ulike land og sammenhenger. Departementet beslutter ikke statsrådens møtevirksomhet og godkjenner ikke statsrådens kalender.  Departementet forbereder og tilrettelegger for statsrådens oppgaver som statsråd og vil ofte kunne dokumentere denne i betydelig grad også etter at en statsråd er gått av. Systemet rundt en statsråd er derimot ikke satt opp for å dokumentere ting som ikke har funnet sted, for eksempel et planlagt møte som ikke ble gjennomført. 

For politisk ledelse gjelder strenge regler knyttet til gaver, habilitet og aktsomhetsvurderinger. Regler for politisk ledelse knyttet til gaver, habilitet og aktsomhets er samlet i håndbok for politisk ledelse.  

Habilitetsvurderinger 

På samme måte som andre som er omfattet av forvaltningslovens habilitetsregler, har også politisk ledelse et selvstendig ansvar for å vurdere sin habilitet. Det er personen det gjelder som best har oversikt over forhold, eksempelvis vennskapsforhold, som potensielt kan føre til inhabilitet.    

Noen ganger er det helt åpenbart om den enkelte er habil eller inhabil, og da vil en slik vurdering skje raskt og uformelt. Hvis politikerne er i tvil, kan de be eget embetsverk om bistand til å gjøre en habilitetsvurdering.  

I noen tilfeller bes også Lovavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet om å gi en tolkningsuttalelse. Lovavdelingens tolkningsuttalelser legges ut her.  Habilitetsreglene er grundig behandlet i Håndbok for politisk ledelse.  

Svar fra departementet 

Departementet har et høyt antall pressehenvendelser og innsynsbegjæringer som det jobbes med å svare ut fortløpende.  

Det er embetsverket som svarer ut spørsmål som gjelder faktaopplysninger fra perioder for tidligere ministere. Sittende politisk ledelse er ikke involvert i dette. De svarer kun for perioden de selv er ansvarlig for. 

Spørsmål om tidligere ministeres politiske vurderinger, må rettes til den tidligere ministeren det gjelder. Utenriksdepartementet skal arkivere saksforberedelser og beslutninger. Politiske vurderinger vil gjennomgående ikke være dokumentert og begrunnet på samme måte eller i samme grad som beslutningsgrunnlag produsert av embetsverket.  

Innsynsforespørsler vurderes og svares ut av embetsverket.