Innledning

Hensikten med denne personvernerklæringen er å gi nærmere informasjon om hvordan Arbeids- og inkluderingsdepartementet (heretter «departementet») behandler personopplysninger om personer utenfor egen virksomhet.

Personopplysninger er enhver opplysning om fysiske personer, mens behandling omfatter enhver bruk av disse opplysningene.

Personvernforordningen og personopplysningsloven stiller krav til behandlingen av personopplysninger. Departementet er ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger som beskrives i denne erklæringen er i tråd med lovverket.

Behandling av personopplysninger i departementet

Departementet behandler personopplysninger for å oppfylle departementets lovpålagte oppgaver etter blant annet forvaltningsloven, offentleglova, arkivlova, personopplysningsloven og annen sektorlovgivning innenfor departementets ansvarsområder.

Behandling av personopplysninger i forbindelse med saksbehandling

I forbindelse med saksbehandling og departementets virksomhet som offentlig organ behandler departementet personopplysninger om personer utenfor egen virksomhet. Departementet bruker personopplysningene til å administrere henvendelser og medfølgende kontaktopplysninger, for å kommunisere med privatpersoner, presse, organisasjoner eller andre offentlige myndigheter og/eller underliggende virksomheter.

Departementet behandler personopplysninger i forbindelse med saksbehandling med formål om å veilede, informere, avgjøre en klage, få redegjort for en sak, eller redegjøre for departementets forståelse av et gitt regelverk.

Det registreres ulike typer personopplysninger i saks- og arkivsystemet. Dette er grunndata som blant annet navn, adresse, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av dokumentene. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde særlige kategorier av personopplysninger. I forbindelse med saksbehandlingen, kan departementet komme til å behandle andre typer personopplysninger enn de som er nevnt her, dersom dette er nødvendig for å gjennomføre behandlingen av den enkelte sak.

Opplysninger kan innhentes direkte fra den saksbehandlingen gjelder eller fra andre med tilknytning til den enkelte sak. Som del av den pålagte saksbehandlingen innhenter departementet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ i medhold av forvaltningsloven § 17.

Saksbehandlingen har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e), jf. forvaltningsloven § 17 flg. Dersom henvendelsen din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, eller saksbehandlingen vår avdekker dette, er behandlingsgrunnlaget vårt i tillegg artikkel 9 nr. 2 bokstav g).

Arkivering, lagring og sletting av opplysninger i forbindelse med saksbehandling

I det daglige arbeidet benytter departementet arkiv- og saksbehandlingssystemet WebSak . I dette systemet journalføres og lagres saksdokumenter og tilhørende personopplysninger elektronisk. WebSak følger norsk arkivstandard (NOARK5) og er levert av ACOS AS.

Registrering, lagring og oppbevaring av saksdokumenter skjer i henhold til gjeldende arkivlovgivning. Dokumenter som er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, arkiveres. Personopplysninger knyttet til departementets saksbehandling lagres så lenge de er nødvendige for å gjennomføre saksbehandlingen. Som offentlig myndighet har departementet arkivplikt for arkivverdige dokumenter, og vil derfor ikke kunne slette arkivverdige opplysninger. Krav om supplering eller sletting av opplysninger som følger av personvern-regelverket må i hvert enkelt tilfelle avveies mot kravene som stilles til lagring av opplysninger etter arkivlova, jf. bl.a. personvernforordningen artikkel 17 nr. 3.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) jf. arkivlova § 5 og offentleglova § 3. Der vi behandler særlige kategorier personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt i tillegg artikkel 9 nr. 2 bokstav j).

Om henvendelser til departementet

Departementet behandler alle dokumenter i samsvar med offentleglova. Det betyr at alle departementets saksdokumenter, inkludert e-post til og fra departementet, som hovedregel er offentlige.

Departementet benytter digitale forsendelser, e-post, telefon og papirpost, som en del av det daglige arbeidet. Alle opplysninger departementet mottar som en del av saksbehandlingen, blir journalført. I tillegg til opplysninger som mottas digitalt, på papir eller e-post, kan innholdet i en telefonsamtale bli oppsummert skriftlig og journalført, dersom det er relevant for saken.

Særlige kategorier av personopplysninger skal ikke sendes med e-post og vi oppfordrer til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Behandling av personopplysninger i forbindelse med pressehenvendelser

Departementet mottar også personopplysninger i forbindelse med pressehenvendelser. I den forbindelse fører departementet en oversikt over relevante kontaktopplysninger til de pressekontaktene departementet kommuniserer med. Denne oversikten omfatter personopplysninger oppgitt av den enkelte journalist idet vedkommende henvender seg til departementet, og omfatter opplysninger som navn og kontaktinformasjon (e-post, telefonnummer og redaksjon). Ved pressehenvendelser til departementet får pressen informasjon om behandlingen og muligheten for å reservere seg mot den.

Grunnlaget for denne behandlingen er departementets berettigede interesse etter personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav f), for å sørge for god kommunikasjon med pressen og for å ivareta åpenheten i forvaltningen. Departementet anser det som nødvendig å føre oversikt over pressekontaktene for å administrere og håndtere henvendelsene.

Dersom departementet får beskjed om at et pressemedlem ikke lenger ønsker å stå oppført i presselisten, og ellers når departementet blir kjent med endringer, vil opplysningene slettes.

Rekruttering

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle personopplysninger om deg for å vurdere ditt kandidatur til stillingen, herunder CV, søknad, attester og referanser. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 bokstav b), jf. lov om statsansatte § 3.

Departementet behandler også personopplysninger når vi tar i bruk arbeidspsykologiske testverktøy til rekruttering (kandidattesting). Dette innebærer testing gjennom et nettbasert arbeidspsykologisk testverktøy (Ascend), hvor det tilbys personlighetstesten MAP, den generelle evnetesten Matrigma, samt rapporter som genereres fra testene. Formålet med behandlingen knyttes særlig til at departementet har en berettiget interesse i å kunne oppfylle kvalifikasjonsprinsippet i lov om statsansatte § 3. Behandlingsgrunnlaget for kandidattesting er personvernforordningen art. 6 bokstav f). Det er DSS som leverer tjenesten kandidattesting til departementene og SMK – og DSS behandler derfor personopplysninger på departementets vegne. Departementet har en databehandleravtale med DSS som sikrer at de og deres underdatabehandlere behandler dataene i tråd med personvernregelverket. Assessio Norge er DSS sin underdatabehandler som leverandør av testverktøyet via nettportalen Ascend.

Departementet bruker JobbNorge som rekrutteringssystem. Tilgangen til JobbNorge og tilsettingssaker i arkivsystemet er begrenset til tjenstlig behov.

Postjournaler, eInnsyn og innsyn etter offentleglova

Departementet er lovpålagt å gjøre sine postjournaler offentlig tilgjengelige for allmennheten på internett etter offentlegforskrifta § 6. En postjournal er en systematisk og fortløpende registrering av alle daglige inngående og utgående saksdokumenter. Følgende opplysninger går som hovedregel frem av offentlig journal: avsenders navn, mottakers navn, dokumentets dato, og en kort beskrivelse av dokumentets innhold. Journalen blir imidlertid alltid ført på en slik måte at den ikke røper taushetsbelagte opplysninger. Journalen gjøres tilgjengelig på eInnsyn.no, som er en samordning av offentlige postjournaler i en allment tilgjengelig tjeneste på internett.

Forespørsler om innsyn som er bestilt via tjenesten eInnsyn blir importert inn i saks- og arkivsystemet via en egen modul for innsynsbehandling. Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres her, og svar blir ekspedert ut fra samme modul. I modulen registreres de opplysninger bestiller selv har ønsket å oppgi, som eksempelvis navn, telefonnummer og e-postadresse. Du kan søke om innsyn uten å oppgi egne personopplysninger dersom du ønsker det, men for å gi ut dokumenter trenger departementet å få opplyst en måte å utlevere dem på.

Ved krav om innsyn i dokumenter som inneholder personopplysninger, utleveres personopplysninger hvis de er i samsvar med reglene i offentleglova og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendige for behandlingen av klagesaker i forbindelse med innsyn vil bli utlevert til Sivilombudet eller Kongen i statsråd, som er departementets overordnede klageorgan.

Informasjonssikkerhet og internkontroll

Personopplysningsloven  og personvernforordningen pålegger departementet som behandlingsansvarlig å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet for personopplysninger, med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Departementet har etablert rutiner, herunder skriftlige retningslinjer og planlagte og systematiske tiltak for å oppfylle kravene til god informasjonssikkerhet. Det innebærer blant annet at vi gjør risikovurderinger, personvernkonsekvensvurderinger (DPIA) ved behov, etablerer nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak, og følger opp avvik.   

Brudd på kravene til behandling av personopplysninger behandles av Stabsavdelingen, sikkerhetsleder og personvernombud. Brudd av en viss alvorlighetsgrad skal meldes til Datatilsynet, og i noen tilfeller plikter vi også å melde fra til de som berøres av bruddet. Departementet har skriftlig rutine for behandling av brudd på personopplysningssikkerheten.

Departementet har også en oversikt over hva slags personopplysninger som behandles i departementet, som holdes oppdatert.

Databehandlere

Når eksterne behandler personopplysninger på vegne av departementet, stilles det krav til behandlingen av personopplysninger. Departementet inngår databehandleravtaler i henhold til gjeldende regelverk. Databehandleravtalene etablerer klare ansvars- og myndighetsforhold med alle som opptrer som databehandlere for departementet. Personopplysninger skal ikke brukes til andre formål enn det som er avtalt.

Dine rettigheter

Rett til informasjon

Du har rett til å få informasjon om departementet behandler personopplysninger om deg. Dersom du er registrert, dvs. dersom vi behandler opplysninger om deg, har du videre rett til innsyn i personopplysningene, og få utlevert en kopi. Vi plikter også å gi deg beskjed dersom vi oppdager brudd på personopplysningssikkerheten av en viss alvorlighetsgrad, som kan få følger for deg og ditt personvern.

Retting av opplysninger

Dersom du mener at departementet har lagret personopplysninger om deg som ikke er riktige (f.eks. feil adresse, e-postadresse, navn, bosted eller lignende) har du rett til å be om at disse opplysningene blir rettet.

Sletting av opplysninger

Du har rett til å be om at personopplysningene departementet har om deg, slettes. Omfanget av denne retten vil avhenge av ditt forhold til departementet. Når opplysninger behandles med grunnlag i ditt samtykke kan du når som helst trekke dette tilbake, men for de fleste personopplysninger departementet behandler vil retten til sletting være begrenset av annen lovgivning, eksempelvis arkivloven. Bestemmelser i arkivlov med forskrifter overstyrer i hvilken grad personopplysninger kan slettes og et eventuelt krav om sletting må alltid vurderes opp mot dette.

Rett til å protestere mot behandling

Dersom du ikke ønsker at departementet skal behandle opplysningene dine har du rett til å protestere mot behandlingen og be om at den stanses. Retten til å protestere gjelder ikke dersom behandlingen av personopplysningene er nødvendig for å utføre en avtale du har med departementet, dersom departementet er pålagt i lov å behandle opplysningene, eller dersom departementet kan vise til at tungtveiende grunner går foran protesten din.

Klage på departementets behandling av personopplysninger

Dersom du mener at departementet behandler dine personopplysninger i strid med personopplysningsloven og personvernforordningen har du rett til å klage til Datatilsynet. En eventuell klage kan leveres via deres nettsider.

Du kan lese mer om personvern og dine rettigheter på Datatilsynets egne nettsider.

Kontaktinformasjon ved innsyn eller spørsmål om rettigheter

Ønsker du innsyn i egne personopplysninger kan henvendelsen sendes per e-post til: postmottak@aid.dep.no.

Har du spørsmål om dine rettigheter i forbindelse med behandling av dine personopplysninger i departementet, kan henvendelsen sendes per e-post til: personvernombud@aid.dep.no

Henvendelser kan også sendes via brevpost til:
Arbeids- og inkluderingsdepartementet, Postboks 8019 Dep, 0030 Oslo.

Du vil få svar på din henvendelse så raskt som mulig, og senest innen 30 dager.