Personopplysningslova (lovdata.no), personvernforordninga og personopplysningsforskrifta stiller krav til behandling av personopplysningar. Denne personvernerklæringa skal gi nærmare informasjon om korleis HOD behandlar personopplysningar om personar utanfor eiga verksemd.

Behandling av personopplysningar i samband med saksbehandling

HOD behandlar personopplysningar for å oppfylle departementet sine lovpålagde oppgåver etter mellom anna forvaltningslova (lovdata.no), offentleglova (lovdata.no), arkivlova (lovdata.no) og personopplysningslova.

Personopplysningane som blir behandla i samband med departementet si saksbehandling, er hovudsakleg:

  • Personopplysningar som departementet mottar gjennom førespurnader frå privatpersonar, organisasjonar eller andre offentlege styresmakter.
  • Personopplysningar som blir henta inn frå underliggande organ og andre offentlege styresmakter, med formål om å få greidd ut ei sak eller behandle ei klage som overordna styresmakt.

Som ein del av saksbehandlinga hentar departementet i nokre tilfelle inn opplysningar på eige initiativ frå andre etatar. Dersom det er nødvendig for behandlinga av den enkelte saka, kan opplysningar også samlast inn direkte frå den saka gjeld, eller andre med tilknyting til den enkelte saka.

Det blir registrert ulike typar personopplysningar i sak- og arkivsystemet. Dette er opplysningar som namn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annan relevant informasjon som går fram av førespurnaden. Saksdokumenta kan derfor i nokre tilfelle innehalde sensitive personopplysningar.

I samband med saksbehandlinga kan departementet komme til å behandle andre typar personopplysningar enn dei som er nemnde her, dersom dette er nødvendig for å gjennomføre behandlinga av den enkelte saka.

HOD har som offentleg styresmakt arkivplikt for arkivverdige dokument. Registrering, lagring og oppbevaring av saksbehandlingsmateriale skjer i samsvar med arkivlovgivinga.
HOD bruker Websak som sak- og arkivsystem frå systemleverandøren ACOS AS. Systemet følger offentlege standardar (NOARK).

Mottakarar av opplysningar og innsyn etter offentleglova

Offentlege postjournalar blir gjorde tilgjengelege for allmenta på internett. Dette følger av offentlegforskrifta § 6. Ein journal er systematisk og fortløpande registrering av alle inngåande og utgåande saksdokument.

Journalane blir gjorde tilgjengelege på ein felles portal som heiter eInnsyn (einnsyn.no), som er ei samordning av offentlege postjournalar i ei allment tilgjengeleg teneste på internett. I offentlegforskrifta § 7 (lovdata.no) jf. § 6 fjerde ledd, er det spesifisert kva opplysningar som ikkje skal gå fram av offentleg journal og journalar som skal leggast ut på nettet.

Vidare er det fastsett at personnamn ikkje skal kunne søkast fram i offentleg postjournal når registreringa er eldre enn eitt år.

Behandling av personopplysningar i samband med førespurnader frå pressa

I samband med førespurnader frå pressa held departementet ved lag ei oversikt med relevante opplysningar om dei journalistane og andre medlemmane av pressa HOD er i kontakt med. Denne oversikta omfattar opplysningar gitt av det enkelte pressemedlem ved førespurnader til HOD, som omfattar namn, kontaktinformasjon (e-post og telefon) og arbeidsgivar eller oppdragsgivar.

Grunnlaget for denne behandlinga er departementet si velgrunna interesse i å sørge for god kommunikasjon med pressa for å ivareta openheita i forvaltninga. Oversikta er nødvendig for å administrere førespurnader frå pressa på ein oversiktleg og effektiv måte.

Dersom HOD får beskjed om at eit medlem av pressa ikkje lenger ønsker å stå oppført i presselista, og elles når departementet blir kjent med endringar, vil opplysningane bli sletta.

Ved førespurnader til departementet sin pressetelefon blir privatpersonar bedne om å rette førespurnaden til departementet sitt postmottak.

Førespurnader til HOD

HOD behandlar alle dokument i samsvar med offentleglova. Det betyr at alle departementet sine saksdokument, inkludert e-post til og frå departementet, som hovudregel er offentlege.

Alle opplysningar departementet mottar som ein del av saksbehandlinga, blir journalførte.

I tillegg til saksopplysningar som blir mottatt på papir eller e-post, kan innhaldet i ein telefonsamtale bli oppsummert skriftleg og journalført, dersom han er relevant for saka.

Sensitive personopplysningar skal ikkje sendast med e-post, og vi oppmodar til å ikkje sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar via e-post.

Jobbsøkarar

Dersom du søker jobb hjå oss, treng vi å behandle opplysningar om deg for å vurdere søknaden din, det vil seie CV, søknad, attestar og referansar. Behandlingsgrunnlaget for dette er samtykke.

HOD bruker Jobbadmin (jobbnorge.no), som er Jobbnorge (jobbnorge.no) sitt rekrutteringssystem. Stillingssøknader til dei som blir innstilte, blir journalførte i departementet sitt sak- og arkivsystem. Desse blir, i likskap med andre dokument i tilsettingssaker, som søkarlister og innstillingar, bevarte i samsvar med arkivlova. For søkarar som blir innstilte, blir i tillegg CV, vurderingar og eventuelle referansar omtala i eit innstillingsdokument som blir journalført i departementet sitt sak- og arkivsystem.

For embetsstillingar frå ekspedisjonssjefnivå og verksemdsleiarstillingar blir også stillingssøknader bevarte i tråd med krava i arkivlova.

Tilgangen til både rekrutteringssystemet og tilsettingssaker i arkivsystemet er avgrensa til tenestleg behov. Det skal ikkje lagrast persondata etter at formålet med behandlinga er oppnådd.

I Jobbadmin blir det køyrt automatiske prosessar som slettar søknader ein gitt periode etter at stillingar har fått status avslutta. Standard oppbevaringstid er 120 dagar, med unntak av søknader frå kandidatar som var på intervju eller blei tilsette, som blir oppbevarte i 540 dagar.  Nedteljinga startar frå dagen stillinga blir avslutta i Jobbnorge. Det er ikkje mogleg å gjenopprette søknadene eller personopplysningane etter at dei er sletta.

Som ein del av rekrutteringsprosessen kan arbeidspsykologiske testar for rekruttering vere aktuelt. Behandlingsgrunnlaget for behandlinga av personopplysningar i samband med testing er samtykke. Departementet bruker Ascend, Assessio sitt system for arbeidspsykologiske verktøy. Tilgangen til testsystemet Ascend er avgrensa til tenestleg behov. Personopplysningane blir lagra i Assessio til tilsettingssaka er ferdig, og lokalt hos testadministratorane i maksimalt tre månader. Når personopplysningar blir sletta, blir vurderingane anonymiserte.

Deltakarar på arrangement/seminar

Dersom du melder deg på eit seminar eller eit arrangement i HOD, vil HOD registrere namn, organisasjon, e-post, mobilnummer og stilling. Med unntak av namn og organisasjon, som kan bli delte med andre deltakarar på arrangementet via deltakarlistar, blir opplysningane ikkje delte med andre som ikkje har tenestleg behov.

Formålet med registreringa er at HOD skal ha oversikt over kven som deltar, kunne administrere arrangementet, og ivareta deg som deltakar. Opplysningane blir lagra til arrangementet er avslutta.

Behandling av personopplysningar på HODs nettsted

For nokre tenester på HOD si heimeside på regjeringa.no, til dømes å motta nyheitsbrev, stille spørsmål og sende inn svar på høyringar, må ein oppgi personopplysningar, til dømes e-postadresse. Behandlingsgrunnlaget er samtykke frå den enkelte, med mindre noko anna er spesifisert.

Regjeringa.no er ein portal for departementa sine heimesider. Informasjon om korleis regjeringa.no samlar inn personopplysningar og generell informasjon om korleis dei behandlar personopplysningar, finn du på lenka under.

Dine rettar

Alle som spør, har rett til grunnleggande informasjon om behandling av personopplysningar i ei verksemd etter personopplysningslova § 1, jf. personvernforordninga artikkel 13. HOD har gitt denne informasjonen i denne erklæringa, og vil vise til henne ved eventuelle førespurnader.

Dei som er registrerte i eitt av departementet sine system, har rett til innsyn i eigne opplysningar. Vedkommande har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysningar departementet ikkje har høve til å behandle, blir retta, sletta eller supplerte.

Dersom du har spørsmål knytt til departementet si handtering av personopplysningar, kan du rette ein førespurnad om dette til HOD ved å sende e-post til personvernombud@hod.dep.no og/eller postmottak@hod.dep.no. Vi vil svare deg innan 30 dagar.

Informasjonstryggleik og internkontroll

Personvernforordninga stiller krav til informasjonstryggleik ved behandling av personopplysningar, med omsyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelegheit. Dette gjeld uavhengig av kva slags personopplysningar som blir behandla, og uavhengig av kva for hjelpemiddel som blir brukte.

Gjennom planlagde og systematiske tiltak skal det sørgast for tilfredsstillande informasjonstryggleik. Det skal gjerast risikovurderingar av alle viktige system jamleg eller etter behov.

Departementet har etablert rutinar, mellom anna planlagde og systematiske tiltak, som er nødvendige for å oppfylle krava. HOD har også ei oversikt over kva slags personopplysningar som blir behandla i departementet.

Det er etablert særlege tryggingstiltak og rutinar for svært verneverdige opplysningar i arkivet, til dømes sensitive personopplysningar og gradert informasjon. Avvik frå krava skal rapporterast til departementsråd, ekspedisjonssjef, personvernombod og/eller Datatilsynet, alt etter grad av alvor.

Databehandlarar

Når eksterne behandlar personopplysningar på vegner av departementet, blir det stilte klare krav til behandlinga.

Det blir inngått databehandlaravtalar som etablerer klare ansvars- og myndigheitstilhøve med alle som opptrer som databehandlarar for HOD.

Personvernombod

Det er oppretta eit personvernombod for HOD. Personvernombodet skal sjå til at krava til behandling av personopplysningar blir følgde, og vere ein ressursperson som styrker departementet sin kunnskap om personvern.

Personvernombodet sine hovudoppgåver omfattar mellom anna å:

  • Vere kontaktpunkt for dei registrerte, og mellom Datatilsynet og departementet.
  • Informere og gi råd til departementet og dei tilsette om dei forpliktingane som følger av regelverket.
  • Kontrollere etterleving av personopplysningslova og departementet sine retningslinjer for personvern.
  • Gi råd om og delta i arbeidet med konsekvensanalysar i medhald av forordninga art. 39 1 c)
  • Samarbeide med Datatilsynet

Kontaktinformasjon: personvernombud@hod.dep.no.