KAP 329 ARKIVFORMÅL

KAP 329 ARKIVFORMÅL

(jf kap 3329)

Kapitlet omfatter det statlige arkivverket og den statlige virksomheten Norsk lokal- historisk institutt. Arkivverket ledes av Riksarkivaren og består av Riksarkivet og åtte statsarkiv. Kapitlet omfatter ellers tilskudd til Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, Landslaget for lokal- og privatarkiv, stiftelsen ASTA (arkivsystem til alle) og Samisk arkiv.

Budsjettforslag 1999

Post 01 Driftsutgifter

Bevilgningen under denne posten gjelder lønns- og driftsutgifter for Arkivverket og Norsk lokalhistorisk institutt. Det er lagt inn midler til dekning av økte husleieutgifter i Arkivverket og som kompensasjon for bortfall av en bevilgning som under oppbyggingen av en særskilt avdeling for forsvarsarkiver i Riksarkivet har vært dekket over Forsvars- departementets budsjett. I tillegg er det lagt inn 1,8 mill kroner i forbindelse med at Riksarkivaren etter avtale med departementet har overtatt deler av en opprinnelig prosjekt- basert virksomhet knyttet til digitalisering av befolkningshistorisk kildemateriale.

Fordeling av bevilgningen:

Post 21 Spesielle driftsutgifter

Bevilgningen under denne posten dekker utgiftene ved Arkivverkets oppdrags- virksomhet. Bevilgningen kan bare brukes i samme omfang som det kan skaffes inntekter. Posten kan overskrides med inntil samme beløp som Arkivverket får som merinntekter under kap 3329, post 02 Inntekter ved oppdrag, jf forslag til vedtak IV.

Post 45 Større utstyrsanskaffelser og vedlikehold, kan overføres

Bevilgningen under denne posten går til inventar og utstyrsinvesteringer i Arkivverket. Forslaget for 1999 er redusert som følge av engangsutgifter i 1998.

Post 78 Ymse faste tiltak

Under denne posten er det ført opp midler til Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek, Landslaget for lokal- og privatarkiv, Stiftelsen ASTA (arkivsystem til alle) og Samisk arkiv.

Resultatmål for 1999

Departementet legger til grunn følgende hovedmål og resultatmål i 1999:

Resultatrapport for 1997

Rapporteringen tar utgangspunkt i resultatmålene som ble presentert i St prp nr 1 (1996-97).

Resultatmål 1.1: Stimulere og legge til rette for bedre offentlig arkivbevaring og arkiv- bevissthet og bevaring av privatarkiv

Arkivverket holder et jevnt høyt nivå når det gjelder å inspisere offentlige og viktige private arkivskapere, og det arbeides løpende med utvikling av standarder og retningslinjer for organiseringen av forvaltningsorganers arkiver. Antall inspiserte institusjoner var i 1997 405, en økning på 92 i forhold til året før og det høyeste inspeksjonstallet på flere år. Utover dette var det også en betydelig rådgivnings- og kursvirksomhet overfor forvaltningen, selv om omfanget her var noe mindre enn i 1996. I enkelte kommuner har Riksarkivaren funnet det nødvendig å sette i verk ekstraordinære bevaringstiltak på grunn av mangelfulle arkivforhold. På noe sikt vil Riksarkivaren vurdere effekten av inspeksjons- og kursvirksomheten i den form den nå blir drevet.

Resultatmål 1.2: Øke den faglige kompetansen hos offentlige og private arkivskapere

Riksarkivaren har faglig ansvar for to arkivfaglige utdanningstilbud, Arkivakademiet, som drives av en stiftelse i samarbeid med Norsk Arkivråd, og semesteremne og grunnfag i arkivkunnskap ved Universitetet i Oslo. Det er i 1997 uteksaminert et nytt kull fra begge utdanningene, og antall studieplasser ved Arkivakademiet er økt til 75. I tillegg har den omfattende kursvirksomheten som ble nevnt ovenfor, stor betydning som virkemiddel for kompetanseutvikling.

Resultatmål 1.3: Stimulere forsvarlig bruk av moderne arkivsystemer og arkivmedier

Arbeidet med ny versjon av Noark-standarden for elektronisk journalføring har pågått mesteparten av året. Arbeidet ledes av Riksarkivaren. Den nye versjonen, Noark 4, legger bl a til rette for utveksling og arkivering av saksdokumenter i elektronisk form. Særlig viktig har det vært å utrede betingelser og løsninger for forsvarlig langtidslagring av elektroniske saksdokumenter, og Riksarkivaren har nå funnet fram til bestemte elektroniske lagringsstandarder som statlige organer må benytte dersom de ønsker å gå over til å arkivere dokumenter utelukkende i elektronisk form. Riksarkivaren har ellers vært representert i Statskonsults prosjekt for ajourføring av Statens generelle krav- spesifikasjon (SGK) for elektronisk saksbehandling, og det er i denne forbindelse lagt vekt på tett samordning med den nye Noark-standarden.

Resultatmål 1.4: Opprette og øke etatens interne kompetansenivå.

Arkivverket har i meldingsåret gjennomført ymse lederutviklingstiltak, samt annen etatsintern personalopplæring.

Resultatmål 2.1: Øke magasinkapasiteten i Arkivverket for bevaring av statlige og private arkiver

I 1997 ble to byggeprosjekter på det nærmeste fullført, utvidelsen av magasinhallene ved Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo og nytt bygg for Statsarkivet i Kristiansand. Nybyggene ble tatt i bruk tidlig i 1998 og innebar bl a at etatens magasinskapasitet økte med 46 000 hyllemeter til i alt ca 217 000 hyllemeter. Samlet arkivbestand utgjør ca 135 000 hyllemeter, slik at magasinreserven ved utgangen av 1997 er på noe over 80 000 hyllemeter. Den totale arkivmengde som etter forutsetningene skal avleveres innen år 2025, kan foreløpig anslås til ca 290 000 hyllemeter. Ved Riksarkivet og de fleste statsarkivene er magasinbehovet likevel dekket for mesteparten av den kommende tiårsperioden. Reserven er imidlertid ujevnt fordelt, og ved et par av statsarkivene er den på det nærmeste oppbrukt.

Resultatmål 2.2: Øke avleveringsomfanget til Arkivverket vesentlig, særlig avleveringene til Riksarkivet

Totalt ble det avlevert 4 800 hyllemeter papirbaserte arkiver til Arkivverket i 1997, en nedgang på 640 hyllemeter fra året før. Avleveringsomfanget til Riksarkivet økte imidlertid med 400 hyllemeter, til 2 243, og reduksjonen i totaltallet skriver seg fra en sterk nedgang i avleveringene til statsarkivene i Trondheim og Bergen.

Manglende forberedelser til avlevering ute i virksomhetene er en hovedårsak til at avleveringsomfanget fortsatt er lavere enn anslått årlig tilvekst ute i forvaltningen, både for Arkivverket som helhet og for Riksarkivets del. Demed økte etterslepet av avleverings- modne arkiver også i 1997. Netto etterslep i sentralforvaltningen antas å utgjøre mer enn 50 000 hyllemeter, mens det for lokal og regional statsforvaltning er beregnet til i overkant av 30 000 hyllemeter. Disse anslagene er likevel usikre, og det ble i 1997 påbegynt et arbeid for å skaffe til veie en bedre oversikt over størrelsen på avleveringsetterslepet.

Resultatmål 2.3: Sikre driften av Arbeiderbevegelsens arkiv og Bibliotek

Statstilskuddet til Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek (AAB) utgjorde i 1997 i overkant av 30 pst av institusjonens totale driftsinntekter, omtrent samme andel som de siste 10 år. Begrunnelsen for tilskuddet er at AAB i praksis utøver et nasjonalt delansvar for å sikre den historiske dokumentasjon av den virksomhet som drives bl a av politiske partier og landsomfattende interesseorganisasjoner. De tilsvarende parti- og organisasjons- arkiver som ikke avleveres til AAB, blir i stedet bevart i Riksarkivet. AAB la i 1997 fram en særskilt utviklingsplan for perioden 1998 - 2002.

Resultatmål 2.4: Bevare de arkivene fra private arkivskapere som er viktige i nasjonal og regional sammenheng

Av privat arkivmateriale ble det avlevert 460 hyllemeter til Arkivverket i 1997, hvorav 250 hyllmeter til Riksarkivet. Også dette representerte en viss nedgang i forhold til året før, men dette må forklares med store tilfeldige variasjoner fra år til år. I samme periode mottok Arbeiderbevegelsens Arkiv og Bibliotek (AAB) 455 hyllemeter. Den totale arkivbestand i AAB utgjør i overkant av 4 000 hyllemeter, og man fullførte i 1997 arbeidet med å registrere hele bestanden i den elektroniske arkivdatatbasen ASTA (Arkivsystem for alle). Dette har økt tilgjengeligheten slik at de nå kan utnyttes mer effektivt av studenter, forskere og andre brukere.

Resultatmål 3.1: Opprettholde nivået på publikumssørvisen i Arkivverket

Lesesalene ved Riksarkivet og de fleste statsarkivene var i 1997 åpne samme antall timer som foregående år, mens to statsarkiv hadde redusert åpningstid på grunn av flytting og ominnredning. Det totale besøkstall var om lag 39 000, omtrent som året før. I tillegg kommer om lag 25 000 telefonhenvendelser. Den økende mikrofilming av særlig etterspurt arkivmateriale fører til at det stadig blir bedre tilgang til arkivene, også utenfor Arkiv- verkets egne lesesaler. Det samme gjelder tilknytningen til Internett, og i meldingsåret har omkring 110 000 brukere benyttet seg av Riksarkivets Internett-tjeneste. Arkivverket har ellers et akkumulert ordningsetterslep på ca 10 500 hyllemeter, noe som innebærer sterkt redusert tilgjengelighet til vel 8 pst av arkivbestanden.

Omlegginger og forenklinger av rutiner har effektivisert publikumstjenestene og bidratt til en viss nedgang i antall årsverk i denne sektoren i 1997. Men fortsatt anses ressursbruken på dette området uforholdsmessig stor når den ses i forhold til andre høyt prioriterte mål.

Følgende tabell viser utviklingen av sentrale indikatorer knyttet til publikumekspedisjon og saksbehandling, med 1991 som basisår.

Resultatmål 3.2: Sikre at Arkivverket kan ta i bruk ny teknologi for edb-lagret materiale

Bevilgningen til store nyinnkjøp (post 45) muliggjorde nødvendige IT-investeringer. Arbeidet med å overføre informasjon fra eldre magnetbånd til CD-ROM plater ble videre- ført.

Resultatmål 3.3: Videreutvikle gjenfinningssystemer

Arkivverket arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre elektroniske gjen- finningssystemer.

KAP 3329 ARKIVFORMÅL

(jf kap 329)

Post 01 Ymse inntekter

Inntektene under denne posten kommer i hovedsak fra salg av kildepublikasjoner, foto- kopier og transkripsjoner av arkivmateriale i Arkivverket.

Post 02 Inntekter ved oppdrag

Denne posten gjelder oppdragsinntekter i Arkivverket, jf kap 329, post 21.