Enklere kommunikasjon på nett

Computerworld nr 11

Overgang til nettbasert kommunikasjon er en viktig brikke i arbeidet med å forenkle arbeidet i forvaltningen. Nå trenger ikke stat og kommune pakke og sende papirbrev til innbyggere som allerede er brukere av offentlige digitale tjenester. Det gir mer tid og penger til viktige oppgaver og bedre tjenester, skriver statssekretær Paul Chaffey i Computerworld 14. mars.

I mange år har vi levert selvangivelsen på nett. Vi logger oss inn for å se skatteoppgjøret. Nå trenger vi heller ikke levere skattekort til arbeidsgiver. Ingen savner å fylle ut selvangivelsen med penn, finne alle vedleggene og få den postlagt innen fristen.

Med denne suksesshistorien i bakhodet er det et paradoks at offentlige virksomheter fremdeles sender ut mer enn 125 millioner brev på papir hvert år. Det koster det offentlige minst en milliard kroner i året.

Noe av årsaken har vært et regelverk tilpasset en annen tid. Regelverket har krevd at det offentlige måtte be om å få lov til kommunisere digitalt med innbyggere og næringsliv.

For en drøy måned siden ble det vedtatt endringer i eForvaltningsforskriften. Endringene gjør at digital kommunikasjon nå er hovedregelen når stat og kommune skal kommunisere med innbyggere og næringsliv. Målet er at all egnet kommunikasjon skal skje digitalt.

Overgang til nettbasert kommunikasjon er en viktig brikke i arbeidet med å forenkle arbeidet i forvaltningen. Nå trenger ikke stat og kommune pakke og sende papirbrev til innbyggere som allerede er brukere av offentlige digitale tjenester. Det gir mer tid og penger til viktige oppgaver og bedre tjenester.

Samfunnsøkonomiske analyser viser at det er store gevinster å hente ved å digitalisere offentlig sektor. Hvert papirbrev koster anslagsvis 14 kroner å sende ut. Ved å få 50 prosent av alle papirbrevene over til digital post, vil det offentlige spare 500 millioner kroner i året bare i porto.

Nettbasert kommunikasjon gjør det også enklere for innbyggere og næringsliv. For folk flest betyr det raskere svar og greiere oversikt over korrespondansen med det offentlige. Det blir mindre papir å holde orden på. Innbyggere får svar på søknader og andre vedtak uansett hvor de befinner seg.

For innbyggere etableres det nå et felles register over digital kontaktinformasjon. Det betyr at du bare trenger å registrere kontaktinformasjonen din ett sted. Registret kan tas i bruk av forvaltningsorganer fra juni 2014. Fra 1. februar 2016 er det obligatorisk for alle statlige virksomheter og kommuner å benytte dette registeret dersom de ønsker å bruke digitale løsninger.

Flere kommuner og statlige etater har signalisert at de vil ta registeret i bruk – blant dem er Statens Pensjonskasse, Statens Innkrevingssentral, NAV og Skatteetaten.

Overgangen til digital kommunikasjon vil gå gradvis og starte med de som allerede er digitalt aktive. De som mottar digitale brev fra det offentlige, blir varslet om dette via e-post eller sms. Du blir så guidet videre til en sikker innlogging og kan lese brevet. Helt enkelt. 

Dersom du ikke tidligere har logget deg på en offentlig tjeneste på nett som bruker ID-porten, vil du fortsatt motta brev på papir.

Ikke alle er like fortrolige med å bruke PC og nettbrett. De som fremdeles ønsker å motta papirpost, kan be om det. Men næringsdrivende og frivillige organisasjoner kan ikke reservere seg.

Nå er det samtidig viktig å minne om at en fulldigitalisert offentlig sektor ikke kommer av seg selv, selv om det er gjort en viktig lov- og forskriftsendring. Den enkelte offentlige virksomhet, både i stat og kommune, har selv ansvaret for å digitalisere sine arbeidsprosesser og sin dialog med innbyggere og næringsliv.

Men den nye eForvaltningsforskriften skaper et mye bedre startpunkt for å få dette til. Og det hjelper at vi har en befolkning som i mange år har blitt vant til å bruke digitale tjenester.