Digitalisering i offentlig sektor

Publisert under: Regjeringen Solberg

Utgiver: Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet

Statssekretær Paul Chaffeys åpningsforedrag på NOKIOS 2013.

Talemanus, med forbehold om endringer under fremføring.

 

Innledning: Om plattformen og det nye departementet
Takk for at jeg fikk komme. Sist jeg var her var i NTNUs Råd for samarbeid med næringslivet (RSA). Ble plutselig statssekretær og måtte ut av RSA.

Den nye H-Frp-regjeringen ble utnevnt for akkurat to uker siden i dag. En mindretallsregjering av Høyre og Fremskrittspartiet. Vil samarbeide med KrF og Venstre i Stortinget.

Hva slags endringer kan vi vente oss?

Svarene på det finner man i den politiske plattformen som ble laget på Sundvollen. Den inneholder mange enkeltsaker, men det viktigste er de åtte hovedprosjektene som peker ut den politiske hovedretningen.

To av disse prosjektene skal Kommunal- og moderniseringsdepartementet ha ansvar for.

  1. En enklere hverdag for folk flest (der ikt spiller en helt sentral rolle)
  2. Et levende lokaldemokrati (som handler om en kommunereform)

Vi ønsker at disse to hovedprosjektene skal være tett koblet. Målet er å forenkle, forbedre og fornye.

Forenkle handler om å gi enkeltmennesket større frihet og valgmuligheter, kutte unødvendig byråkrati og kompleksitet

Forbedre handler om kvalitet. Det å løfte kompetansen og sørge for at den brukes der den trengs mest, slik at offentlige tjenester blir bedre.

Fornye handler om å jobbe smartere, samhandle bedre og ta i bruk mulighetene teknologien gir oss.

Grepet med å slå sammen KRD og FAD og å flytte planavdelingen fra Miljøverndepartementet gjør det mulig å se viktige politikkområder i sammenheng. Ett departement får ansvaret for plan og bygg, vi får mulighet til å se det i sammenheng. Vi får mulighet til å se statsforvaltningen og kommunerammene i sammenheng, og vi får mulighet til å se fornyelse og IKT i stat og kommune i sammenheng. Det vil gjøre det mulig å få til tidligere og bedre samordning og mer kraft i gjennomføringen

Regjeringens ambisjoner på IKT-området
Helt sentralt i regjeringsplattformen er IKT-politikken, Under satsingsområdet «en enklere hverdag for folk flest» står det:

«Regjeringen vil forvalte skattebetalernes penger med respekt og motarbeide sløsing med offentlige midler. Regjeringen vil utnytte de store mulighetene som ligger i moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) for å skape et enklere møte med en døgnåpen offentlig sektor, høyere kvalitet i tjenestene, økt verdiskaping og bedre beslutninger»

Ikke IKT som bransje eller IKT som mål i seg selv, men om IKT som et helt avgjørende redskap – overordnet og tverrrgående - for å oppnå de målsettingene som er nedfelt i regjeringsplattformen.

Jeg har vært statssekretær i akkurat to uker i dag og har ikke noen detaljert handlingsplan. Ville være galt. Dette handler om prosess. Vi skal finne bedre løsninger på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer. Krever samarbeid og samordning.

Mål:

  • Møtet med offentlig sektor må bli enklere og bedre.
  • Brukeren skal ikke behøve å være ekspert på offentlige organisasjonskart. Det er ofte komplekst, og krever samspill mellom mange ulike aktører, men det bør ikke være brukerens problem.
  • IT må bli finne sin plass som en del av virksomhetsstrategien. Og som andre strategiske virkemidler krever det lederoppmerksomhet og lederkompetanse
  • Samordning av det offentliges it-tjenester må bli bedre innad i staten og mellom stat og kommune.
  • En moderne og effektiv offentlig sektor skal bidra til verdiskaping i næringslivet
  • Beslutningene skal bli bedre fordi de som tar dem har tilgang på rett informasjon.

Det er ikke nytt at en regjering er opptatt av ikt i offentlig sektor. Den forrige regjeringen la frem en stortingsmelding om Digital Agenda der det er mye bra mål og tiltak for digitalisering og samhandling.

Det er ingen grunn til å finne opp hjulet på nytt der det allerede er fornuftige ting som er igangsatt.

Men vi er opptatt av to ting:

  • Vi må sørge for at gjennomføringskraften blir bedre. Det mangler ikke på digitale planer og digitale ambisjoner. Det å mene noe om hva andre skal gjøre er heller ikke vanskelig. Det vanskelige er å gjennomføre, særlig på områder der det er noen andre – (departementer, direktorater, kommuner), som skal gjøre jobben. Krever avklaring av ansvarsplassering og spilleregler.
  • Ambisjonsnivået må stå i forhold til endringstempoet i samfunnet rundt oss. Folk er vant til gode digitale løsninger på stadig flere områder i privat sektor. Hvis offentlige tjenester skal ha tillit kan de ikke være håpløst akterutseilt teknologisk. Derfor må arbeidet med å gjøre digital kommunikasjon med forvaltningen som hovedregel fortsette med uforminsket styrket. Vi vil derfor fortsette arbeidet med en sikker digital postkasse hvor innbyggeren får sin post fra det offentlige

Gjennomføringskraft & ledelse
Det er noen paradokser knyttet til IKT. La meg nevne to som vil være sentrale i vårt arbeid:

  1. Det er selve forutsetingen for å få til samhandling. Men den samme teknologien kan skape nye barrierer og nye siloer. I noen grad har dette med teknologivalg å gjøre. Om prinsipper for åpenhet og valg av arkitektur.

Men det har enda mer med ledelse å gjøre. For det er mennesker og organisasjoner som skal samhandle. Da må de endre arbeidsprossessene sine og jobbe på andre måter enn før. Det er en stor lederutfordring å få en organisasjon til å jobbe på helt nye måter.

Derfor vil regjeringen legge stor vekt på å styrke forvaltningens gjennomføringskraft og gjennomføre tiltak som kan understøtte endrings- og utviklingsbehov i forvaltningen.

  1. IKT snur litt rundt på forholdet mellom sentralisering og desentralisering. Vi tenker vanligvis at desentralisering handler om å bruke ressursene lokalt, nær brukerne. Men med en del digitale tjenester er hele forutsetningen for å kunne levere gode tjenester lokalt – og gjerne individuelt – at man har en infrastruktur og har investert i noen tjenester. Distribusjon er gratis. Men det kreves en sentral innsats for å lage det som skal distribueres.

Derfor må vi se på hvordan vi utvikler og forvalter felleskomponenter. Hvordan kan styringen av felleskomponenter bli mest mulig effektiv slik at vi får størst mulig gevinstrealisering.

Vi bygger på sektoransvar og på lokalt selvstyre. Men drar vi det for langt kan vi risikere å underinvestere i det som skal være den felles kjernen. Derfor må vi sentralisere noen beslutninger. Dette gjelder både i staten og for kommunene.

En kartlegging utført av IKT-Norge i 2012 viser at åtte av ti kommuner ønsker seg statlig styring. Dette er tydelige signaler fra kommunene, som vårt nye departement – med nettopp ansvar for hele offentlig sektor – vil ta på alvor. 

Realisere gevinstene ved digitalisering
Digitalisering gir gevinster, både for innbyggere og næringsliv, men gjort på riktig måte gir det også gevinster for forvaltningen selv. Det sparer penger og det gjør det mulig å bruke kompetanse der den trengs mest.

Dette potensialet blir imidlertid ikke alltid realisert. Det må vi gjøre noe med. Det krever at det lages gode gevinstplaner allerede når man planlegger IKT-prosjekter og at planene følges opp etter at IKT-løsningene er tatt i bruk.

Det er særlig krevende med finansiering og gevinstrealisering av prosjekter på tvers av sektorer og virksomhetsgrenser, fordi kostnadene kan oppstå ett sted, mens gevinstene ofte realiseres mange steder, eller kommer til ulik tid i sektorene. Vi må finne måter å plassere ansvaret på som gjør at gode og riktige prosjekter ikke stopper opp fordi eierskapet er uklart.

Mislykkede IKT-prosjekter
Og hva vil vi gjøre for å unngå offentlige it-prosjekter som kommer ut av kontroll og blir alt for dyre? Flere offentlige IKT-prosjekter har sprukket på kost og kvalitet, (men dette gjelder nok ikke bare i offentlig sektor).

Den eneste sikre måten å ikke ha mislykkede it-prosjekter, er å ikke ha noen it-prosjekter i det hele tatt. Og det er ikke noe alternativ. Vi kan ikke være så redde for å gjøre feil at vi ikke tar noen risiko og ikke har noe innovasjon.

Rett ledelse, rett kompetanse, kvalitetssikring, prosjektgjennomføring, overføre kompetanse, lære av tidligere erfaringer. Mye av dette finnes, men blir det brukt?

Kompetanse
I min forrige jobb pleide jeg å si at uansett hva spørsmålet er så er svaret i 90 prosent av tilfellene kompetanse og kunnskap.

Utdanning, kompetanse og forskning innen IKT kan bidra til at Norge styrker sin konkurransekraft og befester sin posisjon som en av de best utviklede, kunnskapsbaserte og konkurransedyktige økonomiene i verden.

Dere som jobber i forvaltningen trenger kompetanse. Spesielt lederne i forvaltningen trenger mer kunnskap om IT som strategisk virkemiddel for nå målene sine. Det er mange dyktige mennesker blant lederne, men jeg har inntrykk av at det fortsatt er for mange som ser IT som noe på siden av de faglige oppgavene.

IKT er ikke bare viktig i IKT-næringen. IKT muliggjør omstilling og produktivitetsvekst i alle sektorer. Det er derfor viktig å sikre IKT-kompetanse i alle sektorer: Helse, omsorg, energi, miljø, kriminalitetsbekjempelse og undervisning.

Men også befolkningen må ha tilstrekkelig digital kompetanse – for å nyttiggjøre seg av de digitale tjenestene. Folk skal ikke bare være på nett, de skal også være kompetente brukere av digitale tjenester og løsninger. Det betyr at de kan bruke digitale tjenester både på en trygg, kritisk og kreativ måte.

Brukervennlige digitale tjenester
Vi skal tilby innbyggerne digitale offentlige tjenester. Men det er ikke nok å tilby tjenester på nett. Vi vet at for at folk skal ta dem i bruk, må de i tillegg være brukervennlige. De må være intuitive. Språket vi bruker, skal være klart og forståelig.

Vi må også henge med på teknologiutviklingen. Innbyggerne gjør det, og har forventinger til at våre tjenester leveres på den måten de er vant til og på de teknologiske plattformene de har tilgjengelig. Innbyggere og næringsliv bør ikke oppleve at de tas mange år tilbake i tid hver gang de skal bruke en offentlig digital tjeneste.

Åpne data og viderebruk
Det er ikke bare det offentlige selv som skal lage gode digitale tjenester.

Gjennom å tilgjengeliggjøre og legge til rette for viderebruk av offentlige data, kan vi stimulere til at det utvikles nye tjenester. Private aktører kan utnytte offentlige rådata i nye, innovative produkter og tjenester.

Tre grunner: 1) allerede betalt for det, 2) demokrati og åpenhet og 3) innovajsjon

Metereologisk institutt og YR

Statens Kartverks kartdata

Innovasjon – anskaffelser
Vi er også opptatt av å fremme innovasjon gjennom offentlige anskaffelser. Det vil si å finne bedre løsninger ved å invitere private samarbeidspartnere til å utvikle nye produkter og tjenester. Til å tenke tanker som ikke er tenkt tidligere.

Økt innovasjon ved offentlige anskaffelser bidrar til bedre tjenester til innbyggerne, effektivisering for det offentlige og et mer lønnsomt og omstillingsdyktig næringsliv.

Nye tiltak
Vi er som nevnt opptatt av at vi ikke har alle svar, men er opptatt av å legge opp til prosesser som kommer opp med bedre svar. Der mange bidrar med gode svar.

Avslutning
Summen av dette arbeidet – de pågående digitaliseringsarbeidet, og det regjeringen legger opp til framover – utgjør et ambisiøst program. Til sammen vil det bidra til både forenkling, forbedring og fornying. 

Noen konkrete eksempler på viktige IT - tiltak fremover:

  • Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen
  • Det skal foretas endringer i e-forvaltningsforskriften for å legge til rette for dette. Disse endringene vil tre i kraft tidlig 2014.
  • Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige tjenester. IKT-løsninger skal være universelt utformet.
  • Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes. Vi ønsker å se på dagens finansieringsordninger er tilstrekkelige for så komplekse investeringer.
  • Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én, sikker digital postkasse. På sikt er planen at all post fra statlig forvalting skal sendes digitalt til innbyggere som ikke har reservert seg. Vi skal stille sterkere krav til offentlige virksomheter for hvor fort de skal gå over til digital post.
    • Difi i forhandlinger om leveranse av digital postkasse til innbyggerne.
    • Vi skal ha på plass et kontakt- og reservasjonsregister. Dette blir sentrale komponenter i en infrastruktur som skal erstatte papirbasert kommunikasjon med digital kommunikasjon. Løsningen skal være klar til bruk i løpet av 2014 og skal på sikt erstatte all papirbasert kommunikasjon.
    • Digitalisering av post er effektivt og kan spare offentlig sektor for betydelige beløp. Samtidig vil det gjøre hverdagen enklere for deg og meg.
  • Innbyggere skal få hjelp og veiledning til å finne frem til å bruke digitale tjenester
  • Det er blitt satt tidsfrister for når statlige skjemaer skal være tilgjengelige for digital utfylling og innsending. De største statlige tjenestene med volum over 5000 innsendinger årlig skal være digitale allerede i første halvdel av 2014. Innen første halvdel av 2015 skal alle statlige tjenester med volum over 3000 innsendinger årlig tilbys digitalt.