3 Om kommunalt rapporteringsregister
3.1 Hvilke rapporteringsplikter som skal registreres
Kommunene har ansvar for et bredt spekter av tjenester og oppgaver som er regulert i lov og forskrift. Det kommunale ansvaret er negativt avgrenset, det vil si at kommunene har lovpålagte oppgaver, men er i kraft av sin autonomi ikke avskåret fra å drive med annen virksomhet så lenge det ikke strider mot lov eller ulovfestede prinsipper. På de områder der kommunene har et særskilt ansvar vil de i medhold av lov eller forskrift også kunne ha et ansvar for å gjennomføre rapportering i kraft av sin rolle som ansvarshavende, utførende enhet, eier eller annet. Kommuneloven § 49 gir regler for kommuner og fylkeskommuners avgivelse av informasjon til nasjonale informasjonssystemer.
Det foreslås at kommunalt rapporteringsregister skal omfatte plikter til å rapportere til statlige organer. Slike plikter kan være hjemlet i lov, forskrift eller offentlig bevilgningsvedtak. Med rapporteringsplikt menes informasjon kommunene eller fylkeskommunene er pålagt å rapportere til staten og underliggende etater om ressursbruk, tjenesteyting og annet som følge av hjemler i kommuneloven, statistikkloven eller annen lovgivning.
Registeret skal således omfatte all rapportering kommunene og fylkeskommunene selv plikter å avgi, herunder all rapportering på områder hvor kommunene og fylkeskommunene har et særskilt ansvar, uavhengig av organisering. Det avgjørende for om den aktuelle rapporteringen skal inngå i kommunalt rapporteringsregister er at kommuner eller fylkeskommuner står som ansvarlig for tjenestene og plikter å avgi rapportering knyttet til denne.
Kommunalt rapporteringsregister skal gi en samlet oversikt over kommunale rapporteringsplikter, derfor skal enhver kommunal og fylkeskommunal rapportering inkluderes i et slikt register. Dette er viktig for fullstendigheten, for å kunne bidra til å lette oversikten og for å få et grunnlag for å vurdere kommunenes samlede administrative ressursbruk knyttet til rapportering. En samlet oversikt vil også gi mulighet for gjenbruk av informasjon til andre formål.
Kommunalt rapporteringsregister vil omfatte både løpende og hendelsesutløste oppgaveplikter. Grensegangen må i enkelte tilfeller foretas ved en skjønnsvurdering i det konkrete tilfelle. Det tas forbehold om tilfeller av engangsundersøkelser eller tilfeldige forsøk av avgrenset varighet og omfang. Løpende rapporteringsplikter er karakterisert ved at de skjer periodisk, eksempelvis årlig eller kvartalsvis. Hendelsesutløste rapporteringsplikter kjennetegnes ved at det er selve hendelsen som utløser rapporteringsplikten. Hendelsen kan oppstå sjelden eller hyppig. Det er viktig for helheten og totalbildet av kommunesektorens totale rapporteringsbyrde at begge kategorier, både løpende og hendelsesutløste rapporteringsplikter, er omfattet.
3.2 Virkemiddel for samordning
Samordningsrådet i KOSTRA og arbeidsgruppene har ansvar for å samordne rapporteringen av geografiske data, fagdata, personelldata og økonomi- og tjenestedata fra kommunesektoren til staten. Siktemålet er å oppnå en best mulig felles struktur for dataene, sammenlignbarhet mellom kommuner og mellom fylkeskommuner, effektiv informasjonsutveksling og forenkling. Denne modellen har vært i funksjon siden 1997, men kun en del av de totale rapporteringsforekomster blir i dag håndtert av KOSTRA.
Kommunalt rapporteringsregister vil ved å bidra med samlet oversikt, gjenbruk av data, tilgjengelighet og mulighet for analyser være et ytterligere verktøy som stilles til disposisjon for KOSTRAs organer i deres arbeid med samordning. Ved opprettelse av kommunalt rapporteringsregister får Samordningsrådet i KOSTRA et bedre grunnlag for å følge opp sitt mandat og fortsette sitt utviklingsarbeid.
Gjenbruk av data fra kommunalt rapporteringsregister i andre deler av offentlig forvaltning og samlet tilgjengeliggjøring av metadata for kommunale rapporteringsplikter til fagsystemleverandører og andre vil bli en viktig konsekvens av en slik etablering.
3.3 Oppgaveforvalters meldeplikt og betydningen av at rapporteringsplikten er registrert
Lovreguleringen innebærer at det tas inn en bestemmelse om oppgaveforvalters meldeplikt til kommunalt rapporteringsregister. Med oppgaveforvalter menes den statlige etat som har hjemmel til å pålegge en rapporteringsplikt. Meldeplikt er nødvendig for at registeret til enhver tid skal være oppdatert og vise hvilke rapporteringsplikter som påligger kommunesektoren. Det foreslås derfor et krav om at oppgaveforvalter vedlikeholder sine opplysninger løpende.
Meldeplikten innebærer at departementer og underliggende etater må sende melding til kommunalt rapporteringsregister når nye rapporteringsplikter skal innføres eller når det eventuelt skal skje endringer i eksisterende rapporteringsplikter. Det foreslås at alle rapporteringsplikter må være publisert i kommunalt rapporteringsregister før de kan iverksettes eller før det inntrer plikt for kommunesektoren å rapportere.
Dersom det er vedtatt at et nytt tjenesteområde eller en ny oppgave skal tillegges kommuner eller fylkeskommuner og oppgaven/tjenesten medfører en ny rapporteringsplikt, kan den tilknyttede rapporteringsplikten ikke iverksettes før den er publisert i kommunalt rapporteringsregister.
Registeret vil bli samlokalisert med Oppgaveregisteret ved Brønnøysundregistrene.