9 Forholdet til arkivregelverket

9.1 Forslaget i høringsnotatet

Høringsforslaget § 6 inneholdt en bestemmelse om forholdet til arkivregelverket. I høringsnotatet ble det gitt følgende redegjørelse for forslaget:

«Arkivloven gjelder for offentlige utvalg og plikten til å holde arkiv følger av arkivloven § 6. Personvernforordningen i artikkel 17 nr. 3 bokstav b fastsetter at den registrerte ikke kan kreve sletting av personopplysninger når behandling er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Dette omfatter for eksempel arkiveringsplikt. Dokumenter som faller inn under arkiverings- eller bevaringsplikten etter arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, kan derfor ikke kasseres. Det er for øvrig forbud mot å kassere arkivdokumenter uten hjemmel i forskrift eller særskilt samtykke fra Riksarkivaren, jf. arkivloven § 9. Offentlig oppnevnte utvalg skal utarbeide egne forslag til bevarings- og kassasjonsregler, herunder kassasjonsfrister, som en del av sitt arbeid, jf. forskrift om offentlege arkiv § 16. Kassasjonsreglene gjelder etter å ha blitt godkjent av riksarkivaren. Arkivverket gir nærmere veiledning til offentlige utvalg om utarbeiding av kassasjonsregler.

Arkivmateriale som er ute av administrativ bruk og skal bevares i henhold til riksarkivarens forskrift kapittel 7 eller gjeldende bevaring og kassasjonsplan, skal avleveres til Arkivverket i tråd med arkivforskriften § 18».

9.2 Høringsinstansenes syn

Arkivverket og Datatilsynet har uttalt seg om forholdet til arkivregelverket. Arkivverket mener forslaget til lovtekst om forholdet til arkivregelverket kan tolkes slik at utvalget selv skal gjennomføre kassasjon av arkivmateriale som ikke skal avleveres. Arkivverket mener lovteksten også kan tolkes slik at utvalget skal avlevere arkivet sitt direkte til Arkivverket, noe som delvis står i strid med det som ellers fremgår av høringsnotatet. Arkivverket mener derfor bestemmelsen bør presiseres med hensyn til hvem som skal fungere som oppdragsgiver og arkivdepot, og ansvars- og oppgavedeling mellom utvalg, oppdragsgiver og arkivdepot, blant annet hvem som skal gjennomføre kassasjon.

Datatilsynet viser til at arkivlova kommer til anvendelse for offentlige utvalg, og at det av lovforslaget § 6 fremgår at arkivmateriale som ikke skal avleveres til Arkivverket, skal kasseres når utvalget har avsluttet sitt arbeid. Datatilsynet presiserer at det på grunn av risikoen for innsamling av overskuddsinformasjon til utvalget, vil være nødvendig å gjøre vurderinger av hva som skal anses arkivverdig for fremtidig lagring. Datatilsynet viser til at det i høringsnotatet forutsettes at utvalget vil kontakte Arkivverket i forbindelse med overlevering av data, noe Datatilsynet støtter, da dette kan bidra til å minimere risikoen for videre lagring av overskuddsinformasjon i form av personopplysninger.

9.3 Departementets vurderinger

Departementet har etter høringsrunden ikke funnet grunn til å lovfeste forholdet til arkivregelverket. Utvalget er omfattet av arkivlova jf. arkivlova § 5, og det skal danne eget arkiv og følge reglene som er fastsatt om dette, jf. forskrift om offentlege arkiv § 2. Når utvalgets arbeid er avsluttet, skal arkivet overføres til Justis- og beredskapsdepartementet, jf. forskrift om offentlege arkiv § 21 fjerde ledd.

Etter departementets vurdering er det ikke nødvendig å lovfeste dette i lov om informasjonstilgang m.m. for utvalget. Forslaget til § 6 tas derfor ut.