Høring - Gjennomføring av direktiv 2007/36/EF om utøvelse av visse aksjeeierrettigheter i selskaper som er notert på regulert markedsplass - Forenkling av reglene om utsendelse til aksjeeierne av dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen

Høring
– Gjennomføring av direktiv 2007/36/EF om utøvelse av visse aksjeeierrettigheter i selskaper som er notert på regulert markedsplass
– Forenkling av reglene om utsendelse til aksjeeierne av dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen

 

1. INNLEDNING

1.1 Oversikt
Justisdepartementet sender med dette på høring forslag til endringer i lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) til gjennomføring i norsk rett av direktiv 2007/36/EF om utøvelse av visse aksjeeierrettigheter i selskaper som er notert på regulert markedsplass. Direktivet følger opp Kommisjonens handlingsplan fra mai 2003 om modernisering av selskapsretten, KOM (2003) 84. Direktivet faller inn under EØS-avtalen artikkel 77, jf. vedlegg XXII om selskapsrett. EØS-komiteen besluttet 25. april 2008 å innlemme direktivet i EØS-avtalen. Direktivet følger vedlagt i dansk versjon. Forslag til endringer i allmennaksjeloven til gjennomføring av direktivet i norsk rett er behandlet i punkt 2 i høringsbrevet.

I høringsbrevet foreslås også forenklinger i allmennaksjelovens regler om utsendelse til aksjeeierne av dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen. Dette er behandlet i punkt 3 i høringsbrevet, der det foreslås nye regler som tar utgangspunkt i at dokumentene skal være tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets hjemmeside på internett. Forslaget må ses i sammenheng med direktivets krav om at selskaper som omfattes av direktivet, skal ha en hjemmeside der innkallingen til generalforsamling og opplysninger om generalforsamlingen er tilgjengelige for aksjeeierne.

Høringsuttalelsene sendes til Justisdepartementet, Lovavdelingen, Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo. En liste over adressatene er vedlagt. Vi ber om at adressatene forelegger høringsbrevet for eventuelle berørte underliggende etater og organer. Høringsbrevet er også lagt ut på departementets nettside: http://www.regjeringen.no/jd.

Høringsfristen er 9. oktober 2008.

1.2 Kort om direktivet
Direktiv 2007/36/EF tar sikte på å styrke aksjeeiernes rett til deltakelse og innflytelse på generalforsamlingen. Direktivets regler er ment å legge forholdene best mulig til rette for at aksjeeierne kan møte på generalforsamlingen og avgi sin stemme enten selv eller gjennom fullmektig på møtet, eller ved bruk av elektroniske midler. Videre gis regler som tar sikte på at aksjeeierne kan utøve reell innflytelse på generalforsamlingen, som krav til informasjon til aksjeeierne, rett til å sette saker på dagsordenen og til å foreslå vedtak og rett til å stille spørsmål og få svar mv. Direktivet krever som nevnt at selskapene skal ha en hjemmeside på internett der all informasjon om sakene på generalforsamlingen er tilgjengelig for aksjeeierne. Videre åpner direktivet for at de selskapene som ønsker det, skal kunne gi aksjeeierne anledning til å delta og stemme på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler.

Direktivet er et minimumsdirektiv, jf. artikkel 3, som bestemmer at direktivet ikke er til hinder for at medlemsstatene pålegger selskapene ytterligere forpliktelser eller på annen måte treffer ytterligere foranstaltninger til fremme av aksjeeiernes utøvelse av slike rettigheter som er omhandlet i direktivet.

Justisdepartementet sendte 10. mai 2006 Kommisjonens opprinnelige forslag til direktiv på høring. Norges Bank ga uttrykk for støtte til forslaget. For øvrig innkom ingen merknader. Det er etter høringen kommet enkelte innspill til departementet om gjennomføringen av direktivet, blant annet fra Næringslivets Hovedorganisasjon. Det endelige direktivet skiller seg på noen punkter fra det opprinnelige forslaget fra Kommisjonen.

1.3 Reglene foreslås å gjelde generelt for alle allmennaksjeselskaper
Departementet foreslår i høringsbrevet her at direktivets regler gjøres gjeldende for alle allmennaksjeselskaper, selv om direktivet etter artikkel 1 bare omfatter selskaper med aksjer som er opptatt til notering på et regulert marked. Forslaget til enklere regler for hvordan dokumenter skal formidles til aksjeeierne før generalforsamlingen, foreslås også at skal gjelde for allmennaksjeselskapene generelt.

Næringslivets Hovedorganisasjon har i brev til Justisdepartementet 30. november 2007 tatt til orde for at direktivets regler bare bør gis anvendelse for selskaper som er noterte, og uttaler at det for unoterte allmennaksjeselskaper ”ikke [er] påvist noe behov for å sikre/styrke aksjeeierrettighetene”. Etter departementets syn kan det ikke uten videre legges til grunn at det ikke også for allmennaksjeselskaper mer generelt kan være hensiktsmessig med en slik styrking av aksjeeierrettighetene som direktivet legger opp til. Selskapsformen allmennaksjeselskap tar sikte på selskaper som henvender seg til allmennheten med hensyn til eierskap, og er av lovgiverne forutsatt å være selskaper med en spredning av aksjene. Prinsipielle vurderinger av hvordan selskapslovgivningen bør struktureres, tilsier også at man bør tilstrebe at det ikke gis egne selskapsrettslige regler for en gruppe av allmennaksjeselskapene, det vil si de børsnoterte. Departementet ser det derfor som viktig at de samme selskapsrettslige reglene i utgangspunktet gjelder for alle allmennaksjeselskaper, uansett om selskapet er børsnotert eller ikke.

Departementet har likevel vurdert en mellomløsning, der allmennaksjeselskaper som ikke er børsnoterte, gis adgang til å gjøre unntak fra enkelte av direktivets krav i sine vedtekter. Dette gjelder for eksempel kravet til å ha en hjemmeside på internett der selskapet må gjøre informasjon om generalforsamlingen tilgjengelig for aksjeeierne. (Se punkt 2.4 nedenfor.) Departementet antar imidlertid at de fleste allmennaksjeselskaper i dag uansett vil ha opprettet en hjemmeside på internett, og at et slikt krav derfor neppe vil være særlig byrdefullt for selskapene. Kravet om en slik hjemmeside gir videre mulighet for en betydelig forenkling av kravene til utsendelse av dokumenter til generalforsamlingen, se punkt 3.

2. FORSLAG TIL GJENNOMFØRING AV DIREKTIV 2007/36/EF – ENDRINGER I ALLMENNAKSJELOVEN

2.1 Direktivet artikkel 4 – prinsippet om likebehandling
Etter artikkel 4 skal selskapet sikre likebehandling av alle aksjeeiere som er i samme situasjon, når det gjelder deltakelse i og utøvelse av stemmeretten på generalforsamlingen. Direktivbestemmelsen sier ikke noe mer enn det som allerede følger av allmennaksjeloven, jf. blant annet § 4-1 første ledd, § 5-2 første ledd og § 5-4. Departementet foreslår derfor ikke noen egen bestemmelse i allmennaksjeloven til gjennomføring av artikkel 4.

2.2 Direktivet artikkel 5 nr. 1 og 2 – fremgangsmåten ved innkalling til generalforsamling, frister mv.

2.2.1 Gjeldende rett
Allmennaksjeloven § 5-10 regulerer hvordan innkalling til generalforsamling skal skje. Innkallingen skal være skriftlig og skal sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse senest to uker før møtet, om ikke vedtektene setter en lenger frist. Denne fristen gjelder i utgangspunktet både for ordinær og ekstraordinær generalforsamling. Vedtektene kan ikke gyldig fastsette en lengre frist for innkalling som foretas på bakgrunn av § 5-7 annet ledd (§ 5-10 annet ledd annet punktum).

2.2.2 Direktivets krav
Etter direktivet skal innkallingen til generalforsamlingen sendes ut senest 21 dager før generalforsamlingen skal holdes (artikkel 5 nr. 1 første ledd). Det gjelder tre unntak fra denne fristen:

For det første er det i artikkel 5 nr. 1 første ledd et unntak for tilfeller der det kan settes en kortere frist for innkallingen i medhold av direktivet om overtakelsestilbud (artikkel 9 nr. 4 og artikkel 11 nr. 4 i direktiv 2004/25/EF av 21. april 2004 om overtakelsestilbud).

For det andre gjelder etter artikkel 5 nr. 1 annet ledd unntak for selskaper som generelt åpner for elektronisk avstemning på generalforsamlingen. Generalforsamlingen kan da bestemme med to tredels flertall at ekstraordinære generalforsamlinger kan innkalles med 14 dagers varsel. En slik beslutning varer bare frem til neste ordinære generalforsamling.

For det tredje gjelder det etter artikkel 5 nr. 1 tredje ledd unntak fra 21-dagersfristen der det må foretas en ny innkalling fordi den første generalforsamlingen ikke var beslutningsdyktig.

Innkallingen skal sendes ut på en måte som sikrer hurtig tilgang til innkallingen, gjennom medier som med rimelighet kan forventes å sørge for at opplysningene når ut til offentligheten i hele fellesskapet (artikkel 5 nr. 2 første ledd). Dette kreves likevel ikke dersom aksjeeiernes navn og adresse fremgår av en gjeldende fortegnelse over aksjeeierne, og selskapet er forpliktet til å sende innkallingen til hver enkelt registrerte aksjeeier (artikkel 5 nr. 2 tredje ledd).

Selskapet skal ikke kunne kreve betaling for utsendelse av innkalling til generalforsamling (artikkel 5 nr. 2 siste ledd).

2.2.3 Departementets forslag
Departementet foreslår at 21-dagersfristen i artikkel 5 nr. 1 første ledd gjennomføres i allmennaksjeloven § 5-10 annet ledd første punktum ved at fristen der endres fra 2 uker til 21 dager. Unntaket fra 21-dagersfristen i artikkel 5 nr. 1 annet ledd foreslås gjennomført i nye tredje og fjerde punktum i § 5-10 annet ledd. De særlige reglene om fristen for innkalling til generalforsamling som følger av direktiv 2004/25/EF om overtakelsestilbud, foreslås gjennomført i et nytt sjette ledd i verdipapirhandelloven § 6-17. En henvisning til reglene der foreslås inntatt i allmennaksjeloven § 5-10 sjette ledd.

Departementet foreslår ikke noen regel tilsvarende unntaksregelen i artikkel 5 nr. 1 tredje ledd i direktivet. Allmennaksjeloven inneholder ikke nærmere vilkår for generalforsamlingens beslutningsdyktighet, og unntaksregelen vil neppe ha særlig praktisk betydning. Direktivet krever ikke at medlemsstatene skal ha en regel som nevnt i nr. 1 tredje ledd, jf. innledningen til bestemmelsen der det heter at medlemsstatene ikke er forpliktet til å anvende fristbestemmelsene i første og annet ledd på de tilfeller som er nevnt i bestemmelsen. Det synes etter dette ikke å være grunn til å belaste lovteksten med en slik unntaksregel.

Når det gjelder kravet etter artikkel 5 nr. 2 første ledd om at innkallingen skal nå ut til offentligheten i hele fellesskapet mv., vises til lovforslaget § 5-10 første ledd annet punktum.

I § 5-11 b foreslår departementet en regel som forbyr selskapet å kreve betaling for utsendelse av dokumenter til generalforsamlingen. Forslaget gjennomfører artikkel 5 nr. 2 tredje ledd. Når man først skal ha en regel som uttrykkelig forbyr slik betaling, foreslår departementet at den utformes slik at den ikke bare omfatter innkallingen, men også andre dokumenter som skal sendes aksjeeierne i forbindelse med generalforsamlingen.

2.3 Direktivet artikkel 5 nr. 3 – innholdet i innkallingen til generalforsamling

2.3.1 Gjeldende rett
Nærmere krav til innholdet i innkallingen til generalforsamling følger av allmennaksjeloven § 5-10 tredje ledd. Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen, og forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen. Det skal også opplyses i innkallingen hvem styret har utpekt til å åpne generalforsamlingen, eller hvem som skal åpne generalforsamlingen etter bestemmelse i vedtektene, jf. § 5-12 første ledd. Styret skal utarbeide forslag til dagsorden.

2.3.2 Direktivets krav
Direktivet artikkel 5 nr. 3 inneholder detaljerte krav til den informasjonen innkallingen til generalforsamling skal inneholde. Innkallingen skal, i tillegg til forslaget til dagsorden og tid og sted for møtet, inneholde informasjon om blant annet:
· prosedyrene man må følge for å delta og avgi stemme, retten til å sette saker på dagsordenen (jf. artikkel 6) og retten til å stille spørsmål mv. (artikkel 9) samt prosedyrene for å stemme ved fullmektig, eller ved brev eller elektroniske hjelpemidler,
· hvor og hvordan man kan få teksten til alle dokumenter som skal fremlegges på generalforsamlingen, herunder alle forslag til vedtak mv.,
· internettadressen der man kan finne dokumentene til generalforsamlingen samt annen informasjon som etter artikkel 5 nr. 4 skal være tilgjengelig på selskapets hjemmeside på internett.

2.3.3 Departementets forslag
Direktivets regler om innholdet i innkallingen (artikkel 5 nr. 3) foreslås gjennomført i fjerde og nytt femte ledd i § 5-10.

2.4 Direktivet artikkel 5 nr. 4 – krav om at informasjon skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets hjemmeside på internett

2.4.1 Gjeldende rett
Allmennaksjeloven inneholder ingen regler som refererer til selskapets hjemmeside på internett.

2.4.2 Direktivets krav
Direktivet krever at medlemsstatene sikrer at selskapet skal gjøre følgende informasjon om generalforsamlingen tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets hjemmeside (artikkel 5 nr. 4 første ledd):
· innkallingen til generalforsamling
· samlet antall aksjer og stemmerettigheter på datoen for innkallingen, herunder eventuelt det samlede antall for hver aksjeklasse,
· alle dokumenter som skal fremlegges på generalforsamlingen,
· forslag til vedtak
· for punkter på dagsordenen der det ikke skal fattes noe vedtak, kommentarer fra det kompetente selskapsorgan
· forslag til vedtak fra aksjeeierne
· eventuelt skjema til bruk ved stemmegivning ved fullmakt og pr. brev, med mindre slike skjemaer er sendt aksjeeierne direkte.

Dersom skjemaer til bruk ved stemmegivning ved fullmakt og pr. brev av tekniske grunner ikke kan legges ut på hjemmesiden, bestemmer nr. 4 annet ledd at hjemmesiden skal inneholde informasjon om hvor dette kan fås i papirform. Videre krever nr. 4 annet ledd at selskapet i slike tilfeller skal sende de aksjeeierne som ber om det, et slikt skjema gratis pr. post.

Informasjonen skal ligge tilgjengelig på selskapets hjemmeside senest fra den 21. dagen før datoen for generalforsamlingen (artikkel 5 nr. 4 i innledningen til første ledd). I tilfeller der den særlige fristen for innkalling etter overtakelsesdirektivet artikkel 9 nr. 4 eller artikkel 11 nr. 14 gjelder, skal fristen være tilsvarende kortere (artikkel 5 nr. 4 tredje ledd). Aksjeeiernes forslag til vedtak skal legges ut på selskapets hjemmeside så raskt som mulig etter at selskapet har mottatt forslaget.

2.4.3 Departementets forslag
Departementet foreslår en ny § 5-11 a i allmennaksjeloven som gjennomfører kravene i artikkel 5 nr. 4 til at informasjon om generalforsamlingen samt alle dokumenter som skal behandles der, gjøres tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets internettside.

2.5 Direktivet artikkel 6 – retten til å sette saker på dagsordenen for generalforsamlingen og til å fremsette forslag til vedtak

2.5.1 Gjeldende rett
Etter allmennaksjeloven § 5-11 har en aksjeeier rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen som meldes skriftlig til styret i tide for å tas med i innkallingen. Er innkallingen sendt ut, skal ny innkalling sendes ut dersom det er minst to uker igjen til generalforsamlingen.

2.5.2 Direktivets krav
Direktivet krever at aksjeeierne skal ha rett til å sette saker på dagsordenen for generalforsamlingen, forutsatt at det med forslaget følger en begrunnelse eller et forslag til vedtak (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Det skal gjelde en bestemt tidsfrist for denne retten til å sette saker på dagsordenen (artikkel 6 nr. 3). Dersom aksjeeierne fremsetter et slikt forslag etter at innkallingen er sendt ut, bestemmer artikkel 6 nr. 4 at selskapet skal gjøre en revidert dagsorden tilgjengelig på samme måte som den første innkallingen, innen en viss frist fastsatt i medhold av artikkel 7 nr. 2, eller i tilstrekkelig god tid til at de andre aksjeeierne kan få stemt over forslaget ved fullmektig eller ved korrespondanse.

I tillegg til å selv sette saker på dagsordenen skal aksjeeierne ha rett til å fremsette forslag til vedtak til andre punkter på dagsordenen (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Medlemsstatene har mulighet til å begrense rettighetene etter nr. 1:
· Retten til å sette saker på dagsordenen (nr. 1 bokstav a) kan begrenses til å gjelde bare på den årlige generalforsamlingen (jf. nr. 1 annet ledd).
· Det kan settes en frist for retten til å fremsette forslag til vedtak i andre saker etter nr. 1 bokstav b (nr. 3 annet punktum).
· Retten til å sette saker på dagsordenen eller til å fremsette forslag til vedtak i andre saker (nr. 1 bokstav a og b) kan gjøres betinget av at forslagene meddeles styret skriftlig, det vil si elektronisk eller pr. brev (nr. 1 tredje ledd).
· Retten til å sette saker på dagsordenen eller til å fremsette forslag til vedtak i andre saker (nr. 1 bokstav a og b) kan begrenses til aksjeeiere som innehar minst fem prosent av aksjekapitalen, men terskelen kan ikke legges høyere enn dette (nr. 2).

2.5.3 Departementets forslag
Retten for aksjeeierne til å sette saker på dagsordenen (artikkel 6 nr. 1 bokstav a) følger uttrykkelig av allmennaksjeloven § 5-11. Departementet foreslår en presisering av retten til å fremsette forslag til vedtak, særlig av hensyn til bestemmelsen i artikkel 6 nr. 1 bokstav b, se forslaget til endring av allmennaksjeloven § 5-11 første punktum. Bestemmelsen om rett til å fremsette forslag til vedtak er utformet generell, og vil etter ordlyden omfatte både retten til å fremsette forslag til vedtak i saker aksjeeieren selv ønsker at skal tas opp, og retten til å fremsette forslag til vedtak i saker som allerede følger av dagsordenen.

Kravet til skriftlighet når aksjeeierne vil sette saker på dagsordenen (artikkel 6 nr. 1 tredje ledd), følger allerede av allmennaksjeloven § 5-11. Et særlig spørsmål er om det bør innføres et skriftlighetskrav også når aksjeeierne vil foreslå forslag til vedtak i andre saker på dagsordenen (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Departementet foreslår ikke at det innføres et skriftlighetskrav her, men tar gjerne imot høringsinstansenes synspunkter på spørsmålet.

Hovedregelen om frister foreslås inntatt i et nytt tredje punktum i allmennaksjeloven § 5-11. Fristen foreslås å gjelde bare for retten til å sette nye saker på dagsordenen (artikkel 6 nr. 1 bokstav a), og ikke for retten til å foreslå vedtak i andre saker (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Departementet ber høringsinstansene uttale seg om det også her bør gjelde en frist.

Fristen i allmennaksjeloven § 5-11 må settes til et bestemt antall dager før generalforsamlingen eller innkallingen (artikkel 6 nr. 3 første punktum). Departementet foreslår at fristen settes til syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling. Departementet ber høringsinstansene om å uttale seg om fristens lengde.

Næringslivets Hovedorganisasjon har i brev til Justisdepartementet 30. november 2007 kommentert aksjeeiernes rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen, og uttaler:

”Et materielt innspill til lovendring gjelder aksjeeiernes rett til å få saker behandlet i generalforsamlingen, jf. asal § 5-11. Denne retten vil etter direktivet artikkel 6 fortsatt eksistere. Innkalling til generalforsamling må (etter gjeldende regler) sendes to uker før generalforsamlingen. I selskaper med mange aksjeeiere betyr dette at dokumentene – som i ordinær generalforsamling i praksis inkluderer årsrapport og annet – ofte må være klare mange dager før faktisk utsendelse. Det vil igjen si at lovens frist for å sette saker på dagsordenen i praksis utløper etter at innkallingen er trykket, noe som selvsagt er uhensiktsmessig, siden man da må trykke og sende ut ny innkalling. Dessuten kan saksbehandlingen i generalforsamlingen bli mer komplisert, siden fullmaktsformularer og stemmeinstrukser vil være basert på den først trykte/utsendte innkallingen. Selskapet har etter loven ingen mulighet til å avverge av forslag fremsettes sent, ene og alene for å forpurre selskapets forberedelser til generalforsamlingen.

Vi oppfordrer departementet til å ta hensyn til ovennevnte ved forberedelsen av lovendringer. Etter direktivet er det mulighet til å sette frist forut for innkallingsfristen for saker til dagsordenen. Videre er det mulighet til å skjelne mellom enkeltaksjonærer og aksjeeiere som eier mer enn fem prosent av aksjene.”

Departementet foreslår ikke at retten til å sette saker på dagsordenen og til å fremsette forslag til vedtak begrenses til aksjeeiere som innehar minst fem prosent av selskapets aksjekapital, slik artikkel 6 nr. 2 åpner for. En slik regel vil begrense minoritetsaksjonærers rettigheter, og bør bare innføres dersom sterke grunner taler for det. Departementet er ikke kjent med forhold som skulle tilsi at det er behov for en slik regel. Når det for øvrig gjelder kommentarene fra Næringslivets Hovedorganisasjon om ulike praktiske problemer knyttet til trykking og utsendelse av årsregnskap mv., viser departementet til punkt 3.

2.6 Direktivet artikkel 7 nr. 1 til 3 – retten til å delta og stemme på generalforsamlingen, herunder spørsmålet om omsetningsbegrensninger i en bestemt periode før generalforsamlingen

2.6.1 Gjeldende rett
Aksjeeierne har etter allmennaksjeloven møterett på generalforsamlingen, og denne møteretten kan i utgangspunktet ikke begrenses, jf. § 5-2 første ledd. Selskapets vedtekter kan likevel gjøre møteretten betinget av at aksjeeiere som vil delta på generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en viss frist, jf. § 5-3. Denne bestemmelsen tar sikte på å lette den formelle fremmøte- og stemmerettskontrollen i selskaper med mange aksjeeiere, jf. NOU 1996: 3 side 216. Fristen skal etter § 5-3 ikke utløpe tidligere enn fem dager før møtet.

Etter allmennaksjeloven § 4-2 er det et vilkår for å utøve stemmerett i selskapet at ervervet av aksjene er innført i aksjeeierregisteret, eller at ervervet er meldt og godtgjort.

Selskapet kan fastsette forskjellige former for omsetningsbegrensninger i sine vedtekter, likevel innenfor de grensene som følger av prinsippene i avtaleloven § 36, jf. allmennaksjeloven § 4-15. Vedtektene kan for eksempel ha regler som forbyr omsetning av aksjene i en periode før generalforsamlingen.

2.6.2 Direktivets krav
Direktivet krever at medlemsstatene skal sikre følgende rettigheter for aksjeeierne:
· Aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen kan ikke gjøres betinget av at aksjene deponeres eller liknende i forkant av generalforsamlingen (artikkel 7 nr. 1 bokstav a).
· Det skal ikke gjelde noen særskilte begrensninger i aksjeeiernes rett til å overdra aksjene i perioden mellom registreringsdatoen etter artikkel 7 nr. 2 og datoen for generalforsamlingen (artikkel 7 nr. 1 bokstav b).
· Aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen og til å avgi stemme knyttes til de aksjene som vedkommende besitter på en bestemt registreringsdato (artikkel 7 nr. 2 første ledd), likevel slik at dette ikke gjelder dersom aksjeeiernes navn og adresse fremgår av en liste over aksjeeiere som gjelder på datoen for generalforsamlingen (nr. 2 annet ledd).

Etter artikkel 7 nr. 3 gjelder nærmere bestemmelser for den registreringsdatoen som eventuelt skal gjelde etter nr. 2. Registreringsdatoen skal blant annet ikke være mer enn 30 dager tidligere enn datoen for generalforsamlingen, og den må minst være åtte dager etter fristen for innkalling til generalforsamling (seks dager fra fristen for en annen gangs innkalling til generalforsamling etter artikkel 5 nr. 1 tredje ledd). I utgangspunktet skal den samme registreringsdatoen gjelde for alle selskaper, noe som må innebære at det ikke kan overlates til det enkelte selskapet i sine vedtekter å fastsette selve datoen.

2.6.3 Departementets forslag
Norsk rett inneholder ikke noen regel om at aksjeeiernes rett til å delta på generalforsamlingen er betinget av deponering av aksjene eller liknende, jf. artikkel 7 nr. 1 bokstav a. Dette kan heller ikke bestemmes i selskapets vedtekter, jf. § 5-2 første ledd annet punktum. Her er derfor norsk rett i samsvar med direktivets krav.

I Norge vil aksjeeiernes navn og adresse fremgå av aksjeeierregisteret på datoen for generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 4-4. Norge kan derfor velge å ikke innføre regelen i artikkel 7 nr. 2 første ledd om at møterett mv. på generalforsamlingen knyttes til aksjeinnehavet på en bestemt registreringsdato før generalforsamlingen (jf. artikkel 7 nr. 2 annet ledd). Departementet foreslår ikke å innføre en slik registreringsdato, men tar gjerne imot om høringsinstansenes syn på spørsmålet, herunder hvor mange dager før generalforsamlingen en slik registreringsdato eventuelt bør være.

Forbudet mot særskilte omsetningsforbud i en periode før generalforsamlingen (artikkel 7 nr. 1 bokstav b) foreslås gjennomført i et nytt annet punktum i tredje ledd i allmennaksjeloven § 4-15.

Departementet har vurdert om regelen i allmennaksjeloven § 5-3 om at selskapet i sine vedtekter kan gjøre møteretten på generalforsamlingen betinget av at aksjeeierne melder sin deltakelse innen en viss frist, kan være omfattet av kravet i artikkel 7 nr. 3 om at det skal gjelde én bestemt registreringsdato. Departementet oppfatter imidlertid artikkel 7 nr. 3 slik at den knytter seg til bestemmelsen i nr. 2, som som nevnt ikke er aktuell etter norsk rett på grunn av unntaket i annet ledd. Artikkel 7 nr. 3 synes derfor heller ikke å nødvendiggjøre endringer i norsk rett.

2.7 Direktivet artikkel 7 nr. 4 – beviset for status som aksjeeier
Direktivet forbyr at det som bevis for status som aksjeeier kreves mer enn det som er nødvendig for å fastslå aksjeeierens identitet, og krever at beviskravet skal stå i et rimelig forhold til dette formålet (artikkel 7 nr. 4). Etter allmennaksjeloven § 4-2 første ledd skal erververen av en aksje kunne utøve rettigheter som aksjeeier når ervervet er registrert i aksjeeierregisteret eller ervervet er meldt og godtgjort. Hvilke opplysninger som kreves om aksjeeierens identitet, følger av allmennaksjeloven § 4-4 annet ledd nr. 4. Departementet legger til grunn at allmennaksjeloven med disse reglene oppfyller artikkel 7 nr. 4, og at det ikke er nødvendig å innta i loven en slik uttrykkelig bestemmelse om beviskravene som det som følger av artikkel 7 nr. 4.

2.8 Direktivet artikkel 8 – deltakelse i generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler

2.8.1 Gjeldende norsk og nordisk rett
Allmennaksjeloven åpner ikke for at aksjeeierne kan delta og stemme på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Allmennaksjeloven forutsetter at aksjeeierne er fysisk samlet, jf. til sammenlikning aksjeloven § 5-7.

I Danmark inneholder § 65 a i den danske lov om aktieselskaper, LBK nr. 649 af 15. juni 2006, regler om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Bestemmelsen lyder slik:

"§ 65 a. Medmindre vedtægterne bestemmer andet, kan bestyrelsen beslutte, at der som supplement til fysisk fremmøde på generalforsamlingen gives adgang til, at aktionærer kan deltage elektronisk i generalforsamlingen, herunder stemme elektronisk, uden at være fysisk til stede på generalforsamlingen (delvis elektronisk generalforsamling), jf. stk. 3-6.

Stk. 2. Generalforsamlingen kan beslutte, at generalforsamling alene afholdes elektronisk uden adgang til fysisk fremmøde (fuldstændig elektronisk generalforsamling), jf. stk. 3-6. Beslutningen skal indeholde oplysning om, hvordan elektroniske medier anvendes i forbindelse med deltagelse i generalforsamlingen. Beslutningen skal optages i vedtægterne. Bestemmelserne i § 78 finder anvendelse på beslutningen samt på ændringer heri.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de elektroniske systemer, som anvendes ved en delvis eller fuldstændig elektronisk generalforsamling. Indkaldelsen til generalforsamling skal indeholde oplysning herom, ligesom det skal fremgå af indkaldelsen, hvordan aktionærerne tilmelder sig til elektronisk deltagelse, og hvor de kan finde oplysning om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen. Har selskabet udstedt ihændehaveraktier, må det angives i indkaldelsen, hvordan ejerne af sådanne aktier skal dokumentere deres adkomst for at kunne deltage elektronisk i generalforsamlingen.

Stk. 4. Det er en forudsætning for afholdelse af såvel delvis som fuldstændig elektronisk generalforsamling, at selskabets bestyrelse drager omsorg for, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at lovens krav til afholdelse af generalforsamling opfyldes, herunder aktionærernes adgang til at deltage i, ytre sig samt stemme på generalforsamlingen. Det anvendte system skal tillige på pålidelig måde kunne fastslå, hvilke aktionærer, som deltager i generalforsamlingen, hvilken kapital og stemmeret, de repræsenterer, samt resultatet af afstemningerne.

Stk. 5. Generalforsamlingen kan beslutte, at aktionærer, som deltager elektronisk i en delvis eller fuldstændig elektronisk generalforsamling, skal stille eventuelle spørgsmål til dagsordenen eller til dokumenter m.v. til brug for generalforsamlingen forud for generalforsamlingen inden udløbet af en frist, som fastsættes i vedtægterne. Generalforsamlingens beslutning skal optages i vedtægterne. Bestemmelserne i § 78, stk. 1 og 3, finder anvendelse på beslutningen samt på ændringer heri.

Stk. 6. I øvrigt finder lovens bestemmelser om afholdelse af generalforsamling med de fornødne afvigelser tilsvarende anvendelse på delvis og fuldstændig elektronisk generalforsamling.”

Etter § 78 krever slik beslutning som nevnt i stk. 2 to tredels flertall. I tillegg gjelder etter § 78 stk. 2 en særlig regel om at det for slik vedtektsbeslutning er en betingelse ”at aktionærer, som ræpresenterer 25 pct. av selskabets samlede stemmeberettigede aktiekapital, ikke stemmer i mot beslutningen”.

Den finske aktiebolagslag 21. juli 2006/624 del II 5 kapittel 16 § inneholder følgende regler om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen:

”16 § Platsen för stämman samt deltagande med tekniska hjälpmedel
Bolagsstämma skall hållas på bolagets hemort, om någon annan ort inte bestäms i bolagsordningen. Av synnerligen vägande skäl kan stämman hållas också på någon annan ort.

I bolagsordningen kan föreskrivas att deltagande i stämman kan ske också med tekniska hjälpmedel. Också styrelsen kan besluta om saken, om annat inte föreskrivs i bolagsordningen. En förutsättning för detta förfarande är att deltaganderätten och riktigheten av rösträkningen kan kontrolleras på motsvarande sätt som vid en vanlig bolagsstämma. Möjligheten att delta med tekniska hjälpmedel skall nämnas i stämmokallelsen. I stämmokallelsen skall också nämnas eventuella begränsningar i yttranderätten för aktieägare som deltar med tekniska hjälpmedel.”

I Sverige regulerer 7 kap. 15 § i aktiebolagslagen stedet for generalforsamlingen. I motivene til loven er det lagt til grunn at bestemmelsen ikke er til hinder for at aksjeeierne deltar i generalforsamlingen på avstand, gjennom elektroniske hjelpemidler, jf. Prop. 2004/05:85 kapittel 7.2.5. Derimot har man i Sverige ikke ønsket å åpne for at generalforsamlingen gjøres helt elektronisk, uten at aksjeeierne gis anledning til å møte fysisk. I Prop. 2004/05:85 kapittel 7.2.7 uttales om dette:

”En jämförelse kan här göras med Danmark, där det sedan den 1 oktober 2003 är möjligt att i bolagsordningen ta in föreskrifter om ”fuldstaendig elektronisk generalforsamling”. Finns det då anledning att skapa större utrymme för stämmor av detta slag också i Sverige?

Vi vill för vår del för närvarande inte förorda det. En ordning med rena ”bolagsstämmor online” riskerar att minska den enskilda aktieägarens inflytande och insyn i bolaget. I mindre bolag med ett fåtal IT-kunniga aktieägare kan visserligen bolagsstämmor av detta slag vara ändamålsenliga. I sådana bolag kan emellertid en sådan stämma ändå genomföras efter överenskommelse mellan aktieägarna.

Det kan emellertid finnas anledning att längre fram, bl.a. i ljuset av de danska erfarenheterna, ta upp frågan på nytt.”

2.8.2 Direktivets krav
Medlemsstatene skal etter direktivet artikkel 8 nr. 1 tillate selskapene å gi aksjeeierne mulighet til ”en hvilken som helst form for deltagelse i generalforsamlinger ad elektronisk vej”. Særlig skal én eller alle former for følgende deltakelse være tillatt: direkte overføring av generalforsamlingen, direkte toveiskommunikasjon (slik at aksjeeieren kan oppholde seg et annet sted enn stedet der generalforsamlingen holdes) og et system for stemmegivning, enten før eller under generalforsamlingen, uten at aksjeeieren eller en fullmektig må være fysisk til stede. Medlemsstatene kan ikke innføre andre krav og begrensninger for bruken av elektroniske hjelpemidler enn det som er nødvendig for å fastslå aksjeeiernes identitet og for å skape sikker elektronisk kommunikasjon (artikkel 8 nr. 2 første ledd). Medlemsstatene kan regulere beslutningsprosessen i selskapet i forbindelse med innføringen av eller gjennomføringen av elektronisk deltakelse på generalforsamlingen (artikkel 8 nr. 2 annet ledd).

2.8.3 Departementets forslag
Departementet foreslår en ny § 5-8 a i allmennaksjeloven med regler om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Det foreslås i denne bestemmelsen at styret skal kunne beslutte at aksjeeierne skal kunne delta elektronisk på generalforsamlingen. Vedtektene kan imidlertid fastsette at det ikke skal være adgang til å delta elektronisk på generalforsamlingen.

Man kan også tenke seg den motsatte løsningen, det vil si at lovens utgangspunkt er at aksjeeierne må være til stede fysisk, men at selskapet kan fastsette i vedtektene at det skal være adgang til å delta elektronisk (jf. løsningen i den finske loven). Lovforslaget innebærer bare en adgang for styret til å beslutte at aksjeeiere som ønsker det, kan delta elektronisk på generalforsamlingen. En slik regel er lite inngripende, og departementet kan ikke se avgjørende innvendinger mot at en slik adgang for styret oppstilles som lovens utgangspunkt. Ved vurderingen av hva som bør være lovens utgangspunkt, bør man imidlertid også se hen til hva flertallet av selskapene rent faktisk kommer til å velge. Departementet tar gjerne imot synspunkter fra høringsinstansene om dette.

Departementet vil ellers bemerke at elektronisk avstemning krever pålitelige og trygge elektroniske løsninger for å sikre mot feil. Hva som her er godt nok, vil kunne endres over tid og kan også tenkes å variere med forholdene i det enkelte selskapet. Departementet anser det derfor ikke hensiktsmessig å regulere tekniske krav nærmere i loven. I § 5-8 a annet ledd foreslås det derfor bare et generelt krav om at adgang til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen forutsetter at det foreligger betryggende systemer.

Departementet foreslår ikke en regel om at generalforsamlingen skal kunne avholdes fullt ut elektronisk, det vil si at aksjeeiernes adgang til å være fysisk til stede kan avskjæres helt, jf. den danske bestemmelsen om fullstendig elektronisk generalforsamling. Etter departementets syn er tiden ikke moden for en slik løsning. Å avskjære adgangen til å møte fysisk på generalforsamlingen vil for enkelte aksjeeiere innebære at terskelen for å delta på generalforsamlingen i realiteten blir for høy til at de kan gjøre gjeldende sine rettigheter som aksjeeiere. Departementet legger også en viss vekt på at det nok må legges til grunn at fysiske møter gir en mer forsvarlig saksbehandling enn elektroniske møter.

2.9 Direktivet artikkel 9 – retten til å stille spørsmål
Direktivet artikkel 9 nr. 1 krever at aksjeeierne skal kunne stille spørsmål til punkter på dagsordenen, og at selskapet skal besvare spørsmålene. En slik regel følger i norsk rett av allmennaksjeloven § 5-15. Etter denne bestemmelsen kan en aksjeeier kreve at medlemmer av styret og bedriftsforsamlingen og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av godkjenningen av årsregnskapet og årsberetningen, saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, samt selskapets økonomiske stilling mv.

Direktivet åpner i artikkel 9 nr. 2 for at medlemsstatene til en viss grad kan regulere nærmere retten til å stille spørsmål og plikten til å svare. Departementet legger til grunn at de begrensninger som følger av allmennaksjeloven § 5-15 første ledd nr. 3 og annet ledd første punktum, ligger innenfor det som kan reguleres etter artikkel 9 nr. 2.

2.10 Direktivet artikkel 10 – stemmegivning ved fullmakt
Direktivet inneholder i artikkel 10 detaljerte regler om retten til å være representert på generalforsamlingen ved fullmektig. Etter hovedregelen i artikkel 10 nr. 1 skal aksjeeierne ha rett til å utpeke en hvilken som helst person som fullmektig som kan delta og stemme på generalforsamlingen. Fullmektigen skal ha samme rettigheter til å ytre seg og stille spørsmål som aksjeeieren selv. I norsk rett gir allmennaksjeloven § 5-2 første ledd aksjeeierne en rett til å møte på generalforsamlingen ved fullmektig etter eget valg. Norsk rett oppfyller dermed artikkel 10 nr. 1.

Artikkel 10 nr. 2 og 3 åpner for at medlemsstatene kan innføre visse begrensninger i fullmektigens rett til å møte på generalforsamlingen, blant annet kan det bestemmes at en fullmektig bare kan utpekes for en enkelt generalforsamling, eller for generalforsamlinger som skal avholdes i en bestemt periode, og at en aksjeeier på en generalforsamling bare kan utpeke et visst antall personer som fullmektig for seg (artikkel 10 nr. 2). Medlemsstatene kan ikke innføre andre begrensninger enn det som følger av direktivet, og kan heller ikke tillate selskapene å innføre slike begrensninger (artikkel 10 nr. 3). Norsk rett inneholder ikke slike begrensinger, og etter regelen i allmennaksjeloven § 5-2 første ledd annet punktum kan fullmektigens møterett heller ikke begrenses i vedtektene. Norsk rett oppfyller etter dette kravene i artikkel 10 nr. 2 og 3.

Medlemsstatene kan for øvrig etter artikkel 10 nr. 3 bokstav a til c oppstille visse nærmere bestemte krav til fullmektigen. Departementet ser ikke grunn til å innføre slike krav.

Direktivet artikkel 10 nr. 4 krever at fullmektigen skal avgi stemme i henhold til instruksene fra aksjeeieren. Dette følger av alminnelige avtalerettslige prinsipper i norsk rett, og departementet ser ikke grunn til å gi en uttrykkelig regel om det i allmennaksjeloven. Direktivet artikkel 10 nr. 5 krever at en og samme person skal kunne ha fullmakt fra flere enn en aksjeeier, uten begrensninger, og skal kunne stemme ulikt for hver enkelt aksjeeier. I norsk rett følger det av regelen i allmennaksjeloven § 5-2 om at aksjeeieren utpeker fullmektig etter eget ønske.

På denne bakgrunn foreslås ingen lovendringer til gjennomføring av artikkel 10 i direktivet.

2.11 Direktivet artikkel 11 – formaliteter i forbindelse med oppnevning av fullmektig
Direktivet krever at aksjeeierne skal kunne utpeke fullmektig ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og at selskapet skal kunne akseptere en underretning om fullmektig ved bruk av slike hjelpemidler (artikkel 11 nr. 1). Det skal etter artikkel 11 nr. 2 gjelde et skriftlighetskrav ved utpeking av fullmektig. For øvrig tillates ikke andre formelle krav enn det som er nødvendig for å sikre identifikasjon av aksjeeieren og fullmektigen og eventuelt for at innholdet i stemmeinstruksen verifiseres.

Etter allmennaksjeloven § 5-2 annet ledd skal fullmektigen legge frem skriftlig og datert fullmakt. Dersom fullmakten legges frem ved bruk av elektronisk kommunikasjon, skal det være benyttet en betryggende metode for å verifisere avsenderen. Etter allmennaksjeloven § 18-5 annet ledd skal en melding som skal gis fra aksjeeieren til selskapet etter loven, kunne gis ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Departementet legger etter dette til grunn at allmennaksjeloven oppfyller kravene i artikkel 11.

2.12 Direktivet artikkel 12 – skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen
Direktivet artikkel 12 krever at selskapene skal kunne velge å gi aksjeeierne anledning til å avgi stemme skriftlig før generalforsamlingen. Departementet foreslår at artikkel 12 gjennomføres i en ny § 5-8 b i allmennaksjeloven. Det foreslås i denne bestemmelsen at et selskap kan fastsette i vedtektene at aksjeeierne skal kunne stemme på denne måten. Åpner selskapet for dette, vil det kreve en nærmere regulering av hvordan stemmegivningen skal foregå, for eksempel i hvilken periode aksjeeierne kan stemmes på denne måten. Lovforslaget overlater det til selskapene å gi nærmere regler. Den foreslåtte lovbestemmelsen stiller imidlertid krav om at det uansett må benyttes en betryggende metode for å identifisere avsenderen.

2.13 Direktivet artikkel 13 – avskaffelse av visse hindringer for effektiv utøvelse av stemmerettigheter
Artikkel 13 gjelder der en fysisk eller juridisk person som handler på vegne av en annen person, anerkjennes som aksjeeier i nasjonal rett. Bestemmelsen tar sikte på forvaltersituasjonen. Norsk rett tillater forvalterregistrering bare for utenlandske aksjeeiere, jf. allmennaksjeloven § 4-10 første ledd. Forvalteren anerkjennes imidlertid ikke som aksjeeier etter norsk rett, jf. § 4-10 annet ledd første punktum samt tredje ledd. Direktivet artikkel 13 er derfor ikke relevant for norsk rett, og omtales ikke nærmere her.

2.14 Direktivet artikkel 14 – avstemningsresultater

2.14.1 Gjeldende rett
Etter norsk rett skal resultatet av avstemningen på generalforsamlingen fremgå av protokollen, jf. allmennaksjeloven § 5-16 annet ledd, som krever at generalforsamlingens beslutning angis med utfallet av avstemningen. Dette innebærer at det skal angis om beslutningen var enstemmig, eventuelt stemmetallet for og imot. Dersom et forslag krever en viss tilslutning fra den representerte kapital, må bestemmelsen forstås slik at det også skal fremgå hvor stor del av den representerte kapital som gikk for eller imot forslaget.

2.14.2 Direktivets krav
Direktivet krever at selskapet skal fastslå antall gyldige stemmer avgitt for og mot, samlet antall stemmer, hvilken andel av aksjekapitalen stemmene representerer, og eventuelt antallet stemmeunnlatelser hvis det er relevant (artikkel 14 nr. 1 første ledd). Siden bestemmelsen gjelder informasjon om avstemningsresultatet, legger departementet til grunn at det bare er informasjon som er relevant for resultatet, som må oppgis. Det betyr for eksempel at informasjon om hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, bare må oppgis der dette er relevant for resultatet.

Etter artikkel 14 nr. 1 annet ledd kan medlemsstatene tillate at selskapene nøyer seg med å oppgi bare resultatet, med mindre noen aksjeeier krever en fullstendig redegjørelse.

Etter direktivet artikkel 14 nr. 2 skal avstemningsresultatet legges ut på selskapets hjemmeside på internett.

2.14.3 Departementets forslag
Departementet foreslår slike presiseringer i allmennaksjeloven § 5-16 annet ledd som artikkel 14 nr 1. krever. Dette innebærer i hovedsak bare en presisering av det som allerede følger av dagens bestemmelse. Departementet foreslår ikke noen slik regel som artikkel 14 nr. 1 annet ledd åpner for.

I tillegg foreslår departementet et nytt fjerde ledd i allmennaksjeloven § 5-16, som gjennomfører bestemmelsen i artikkel 14 nr. 2 om at resultatet av stemmegivningen skal publiseres på selskapets hjemmeside på internett.

3. FORENKLINGER I ALLMENNAKSJELOVENS REGLER OM UTSENDELSE TIL AKSJEEIERNE AV DOKUMENTER SOM SKAL BEHANDLES PÅ GENERALFORSAMLINGEN

3.1 Gjeldende rett
Allmennaksjeloven inneholder krav til at visse dokumenter skal formidles til aksjeeierne forut for generalforsamlingen der dokumentene skal behandles.

I noen tilfeller gjelder krav om at dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, skal sendes alle aksjeeiere med kjent adresse. Se blant annet allmennaksjeloven § 5-6 fjerde ledd om utsendelse av årsregnskapet og årsberetningen mv., § 5-10 første ledd første punktum om utsendelse av innkalling til generalforsamling og § 13-12 første ledd om utsendelse av fusjonsplanen og øvrige fusjonsdokumenter. I andre tilfeller skal dokumenter inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamling, se blant annet § 3-8 annet ledd tredje punktum, § 10-2 fjerde ledd, § 10-3 fjerde ledd, § 12-3 første ledd annet punktum og § 15-1 annet ledd annet punktum. En tredje gruppe er regler om at dokumenter skal legges ut på selskapets kontor, se § 5-15 annet ledd annet punktum, § 10-3 femte ledd, § 12-3 tredje ledd og § 16-6 annet ledd første punktum. En fjerde variant er allmennaksjeloven § 13-27 annet ledd om at styrets rapport om fusjon over landegrensene skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne, uten at det er nærmere regulert hvordan dette skal skje.

Dokumenter som selskapet skal sende til aksjeeierne etter de nevnte reglene, kan etter gjeldende rett sendes elektronisk bare ”dersom aksjeeieren uttrykkelig har godtatt dette”, jf. § 18-5 første ledd. Bakgrunnen for § 18-5 fremgår av Ot.prp. nr. 108 (2000-2001) punkt 3.11.1.2.3, hvor det blant annet uttales:

”Bakgrunnen for den foreslåtte §18-5 første ledd er først og fremst hensynet til selskapene og den praktiske forenklingen det kan innebære for dem at informasjon og meldinger mv. til aksjeeierne kan sendes elektronisk. På den annen side dreier det seg i mange tilfeller om informasjon som kan være av vesentlig betydning for aksjeeierne. Aksjeeierne bør etter departementets syn derfor ikke kunne tvinges til å motta informasjon og meldinger fra selskapet elektronisk, og selskapet bør heller ikke kunne sende slik informasjon elektronisk uten at aksjeeieren er klar over at informasjon blir sendt på denne måten. Departementet er derfor skeptisk til forslagene fra Næringslivets Hovedorganisasjon og Den norske Revisorforening, som innebærer at det er aksjeeieren som må foreta seg noe hvis han eller hun skal unngå å motta informasjon og meldinger elektronisk. Departementet mener at det er mer rimelig at handleplikten legges på selskapet, som man må kunne forvente at kjenner regelverket bedre, og som man kunne anta at vil finne frem til praktiske rutiner for å kartlegge hvem som ønsker å motta informasjon og meldinger mv. elektronisk. Det foreslås derfor en regulering av selskapets adgang til å bruke elektronisk kommunikasjon når det skal gi opplysninger og meldinger mv. til aksjeeierne i første ledd i en ny §18-5 i tråd med forslaget i høringsbrevet.”

Under høringen av forslaget til den nevnte bestemmelsen i § 18-5 uttalte Verdipapirsentralen at det ville være hensiktsmessig om aksjeeiernes samtykke til å motta dokumenter og meldinger elektronisk kunne gis overfor VPS. På den måten ville man ikke måtte innhente samtykke for hver enkelt som ervervet aksjer i et selskap, men den enkelte investor kunne i stedet gi et generelt samtykke som ville omfatte alle selskaper som er registrert i VPS. I proposisjonen sa departementet seg enig i at samtykkekravet måtte kunne praktiseres på denne måten.

3.2 Forslag til nye regler om hvordan dokumenter som gjelder generalforsamlingen, skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne
Regjeringen gjennomfører for tiden et prosjekt for å redusere næringslivets kostnader knyttet til informasjonskrav i lovgivningen. Som ledd i dette arbeidet mener Justisdepartementet det er grunn til å vurdere endringer i kravene til hvordan dokumenter skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne før generalforsamlingen.

Henvendelser til departementet kan tyde på at den adgangen aksjeloven § 18-5 faktisk gir til elektronisk utsendelse av dokumenter, ikke brukes i særlig grad, i hvert fall ikke i store selskaper. Departementet tar gjerne imot opplysninger fra høringsinstansene om hvordan selskapene i praksis håndterer reglene i § 18-5.

Utsendelse av papirdokumentene pr. post innebærer at mye tid og kostnader går med for selskapene til trykking, kopiering, utsendelse og porto. Videre kan det ikke være tvil om at reglene i praksis innebærer at store mengder papir sendes ut til et betydelig antall personer som rent faktisk ikke leser eller er særlig interessert i det de får tilsendt. På denne bakgrunn mener departementet det bør vurderes om reglene kan forenkles og gjøres mer praktiske. Et forhold som også kan tale for at man nå legger til rette en mindre tidkrevende prosedyre, er at direktiv 2007/36/EF artikkel 5 nr. 1 krever at innkallingen til generalforsamling skal formidles til aksjeeierne minst 21 dager før møtet skal holdes, se punkt 2.2. Dette er en uke tidligere enn det som nå kreves etter allmennaksjeloven, jf. § 5-10 annet ledd.

Direktiv 2007/36/EF krever at børsnoterte selskaper må ha en hjemmeside på internett der det legges ut informasjon om den forestående generalforsamlingen, se nærmere artikkel 5 nr. 4 og punkt 2.4. Som det fremgår av punkt 1.3, foreslår departementet at kravet gjøres gjeldende for alle allmennaksjeselskaper. Skal man lempe på kravene til hvordan dokumenter skal formidles til aksjeeierne, er det naturlig å ta utgangspunkt i disse reglene. I dag er internett en meget praktisk og anvendelig kanal for å formidle informasjon. Av de som investerer i aksjer i allmennaksjeselskaper, må man regne med at det er nokså få som ikke har tilgang til internett. Det er på denne bakgrunn nærliggende å basere eventuelle nye regler på at dokumentet først og fremst skal formidles til aksjeeierne via internett.

Det kan likevel anføres som et argument mot en slik ordning at den kan være krevende for aksjeeiere som ønsker å holde seg orientert om selskapet. Hvis selskapet når som helst kan legge ut innkallinger til generalforsamling og annen informasjon av vesentlig betydning for aksjeeierne, uten at disse får noe forvarsel, vil det innebære at aksjeeierne fortløpende må følge med på selskapets hjemmesider. En slik ordning ville kanskje ikke oppfattes som spesielt byrdefull av profesjonelle investorer. Reglene må imidlertid ta hensyn også til de mindre profesjonelle deltakerne på aksjemarkedet. Dessuten vil det kunne anføres rent prinsipielt at aksjeeierne må kunne forvente å bli tydelig varslet om viktige hendelser i selskapet, og da særlig at det skal holdes generalforsamling.

På denne bakgrunn foreslår departementet en ordning der innkallingen til generalforsamling og dokumenter som knytter seg til saker som skal behandles på generalforsamlingen, skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets hjemmesider på internett. I tillegg foreslås det et krav om at aksjeeierne skal få et skriftlig varsel om generalforsamlingen. Dette varselet vil være en langt mindre forsendelse enn en innkalling med vedlegg etter dagens regler. Det er etter forslaget ikke noe krav om at dokumentene som skal behandles på generalforsamlingen for øvrig, skal sendes til samtlige aksjeeiere, men den enkelte aksjeeier kan etter forespørsel kreve å få tilsendt dokumentene vederlagsfritt. Videre kan det fastsettes i vedtektene som en generell ordning for selskapet at innkallingen og dokumentene skal sendes til alle aksjeeierne.

Forslaget om at generalforsamlingen innkalles ved en skriftlig kunngjøring på selskapets internettsider, følger av lovforslaget § 5-10 første ledd. På grunn av den nevnte bestemmelsen i artikkel 5 nr. 1 i direktiv 2007/36/EF stilles det krav om at innkallingen må være lagt ut minst 21 dager før møtet skal holdes, se lovforslaget § 5-10 annet ledd første punktum.

I tillegg til dette foreslås det som nevnt å opprettholde et krav om at aksjeeierne skal varsles om generalforsamlingen ved en skriftlig henvendelse, jf. § 5-10 tredje ledd. For denne henvendelsen foreslås den samme fristen som etter dagens lov, det vil si to uker. Denne skriftlige henvendelsen er å anse som et tilleggsvarsel om generalforsamlingen og følger ikke de regler som ellers gjelder for innkallingen.

Dokumenter som knytter seg til saker som skal behandles på generalforsamlingen, skal etter forslaget gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider, jf. lovforslaget § 5-11 a første ledd nr. 3 og 4. I innkallingen skal det angis hvor på selskapets nettsider dokumentene er å finne. Det er etter forslaget som nevnt ikke noe krav om at disse dokumentene skal sendes til samtlige aksjeeiere. Aksjeeiere som ikke har tilgang til internett, vil imidlertid bli gjort kjent med sakene som skal behandles på generalforsamlingen ved den skriftlige henvendelsen, og skal i denne henvendelsen også få informasjon om hvor man kan henvende seg for å få tilsendt dokumentene.

I ny § 5-11 b foreslås det som en generell regel at hver enkelt aksjeeier kan kreve å få tilsendt dokumenter og forslag som skal behandles på generalforsamlingen. Det slås i denne bestemmelsen også fast at selskapet ikke kan kreve betaling for å sende ut dokumentene.

Lovforslaget omfatter bare dokumenter som gjelder den forestående generalforsamlingen. Det er som nevnt foreslått nye regler om innkallingen til generalforsamling i § 5-10. Videre vil lovforslaget ha betydning for plikten etter gjeldende lov til å sende årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning mv. etter § 5-6 fjerde ledd til aksjeeierne og plikten til å sende ut fusjonsplanen og andre fusjonsdokumenter etter § 13-12. Det vises til forslaget til endring av disse bestemmelsene.

Lovforslaget vil også ha betydning for bestemmelser i loven som krever at forslag eller dokumenter skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamling, jf. for eksempel § 10-3 fjerde ledd og § 12-3 første ledd annet punktum om styrets forslag til vedtak om kapitalforhøyelse og kapitalnedsettelse og § 3-8 annet ledd tredje punktum og § 10-2 fjerde ledd om sakkyndige redegjørelser. Departementet foreslår ikke noen endring av ordlyden i disse bestemmelsene da formuleringen ”inntas i eller vedlegges innkallingen” også gir mening for en elektronisk innkalling på selskapets nettsider.

Regler som stiller krav om at opplysninger, varsler eller dokumenter skal sendes aksjeeierne uavhengig av en forestående generalforsamling, omfattes ikke av lovforslaget. (Her vil § 18-5 første ledd være avgjørende for i hvilken grad selskapet kan unnlate å sende dokumenter på papir.) Den nevnte plikten til å varsle om generalforsamlingen skriftlig, kombinert med at dette varselet gjør aksjeeierne i stand til å etterspørre dokumenter de er interessert i, gjør at det ikke skulle være betydelige betenkeligheter med å basere seg på at aksjeeierne først og fremst er henvist til internett når det gjelder å hente ut informasjon om saker som skal opp på generalforsamlingen. Dette er imidlertid – i hvert fall i dag – neppe forsvarlig som en alminnelig ordning for selskapets kommunikasjon med aksjeeierne.

I forlengelsen av de nevnte forslagene som er nevnt foran, foreslår departementet en justering av bestemmelser i loven som krever at dokumenter skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne ved at de legges ut på selskapets forretningskontor. I dag er det langt mer praktisk at dokumentene er tilgjengelige på internett, og det er foreslått at dette tas inn i de aktuelle bestemmelsene. Det foreslås likevel ikke å sløyfe kravet om at dokumentene skal legges ut på selskapets kontor, da dette neppe kan oppfattes som særlig byrdefullt for selskapene. Se lovforslaget § 5-15 annet ledd annet punktum, § 10-3 femte ledd første punktum, § 12-3 tredje ledd, § 13-24 annet ledd nr. 3 første punktum og § 16-6 annet ledd annet punktum.

Siktemålet med forslaget som er skissert foran, er å finne frem til regler som på det ene siden tar hensyn til at det både for selskapet og for en stor del av aksjeeierne vil være praktisk og enkelt at informasjon formidles via internett, og som på den annen side tar hensyn til dem som foretrekker å bli varslet og til å forholde seg til dokumenter på papir.

Man kan selvsagt tenke seg andre løsninger, og at de nevnte hensynene balanseres på en noe annen måte. En regel om at innkallingen bare skal kunngjøres på selskapets internettsider, uten en plikt til også å varsle aksjeeierne ved en skriftlig henvendelse, ville være enklere og billigere for selskapene, men ville kunne hevdes å ikke ta tilstrekkelig hensyn til aksjeeierne. Regelen kunne imidlertid kombineres med en regel som påla selskapet som en generell ordning å sende ut alle dokumenter til de aksjeeiere som ønsket det. En endring i motsatt retning ville være å opprettholde dagens regel, men å gi adgang for selskapene til å fastsette internettbaserte løsninger i vedtektene, eventuelt å åpne for innkalling til generalforsamling ved kunngjøring i pressen (slik det tidligere var adgang til etter aksjeloven 1976 § 9-9 annet ledd). Man kunne også tenke seg at det gjaldt ulike regler for innkalling til ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger, siden det er lettere for aksjeeierne å forutse at man nærmer seg tidspunktet for en ordinær generalforsamling enn for en ekstraordinær generalforsamling.

Departementet tar gjerne imot høringsinstansenes synspunkter på disse spørsmålene.

Departementet foreslår ikke tilsvarende endringer i reglene i aksjeloven. Det er særlig allmennaksjeselskapene disse spørsmålene er mest aktuelle for. Høringsinstansene bes imidlertid å uttale seg om man mener at det bør gjøres liknende forenklinger også i aksjeloven. Departementet vil i den forbindelse peke på at det neppe er aktuelt å pålegge aksjeselskapene en plikt til å legge informasjon ut på en hjemmeside på internett, slik at reglene for aksjeselskaper antakelig bør ha et annet utgangspunkt enn det som er foreslått for allmennaksjeselskapene.

4. ØKONOMISKE OG ADMINISTRATIVE KONSEKVENSER
Gjennomføringen av reglene i direktivet vil påføre selskapene enkelte administrative byrder. For eksempel vil selskaper som ikke har opprettet en hjemmeside på internett for selskapet, måtte opprette en slik side, jf. punkt 2.4 og lovforslaget §§ 5-10 og 5-11 a. De økonomiske byrdene knyttet til dette antas imidlertid ikke å være betydelige.

Forslaget til endringer av lovens krav til hvordan dokumenter skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne før generalforsamlingen, jf. punkt 3, vil innebære administrative forenklinger og økonomiske innsparinger for selskapene. Samlet sett vil forslagene derfor redusere de økonomiske og administrative byrdene for selskapene i forbindelse med generalforsamlingen. For aksjeeierne vil forslagene medføre styrkede rettigheter.

Forslagene har ikke nevneverdige økonomiske eller administrative konsekvenser for det offentlige.

5. MERKNADER TIL DE ENKELTE PARAGRAFER

5.1 Endringer i allmennaksjeloven

Til § 4-15
Forslaget er omhandlet i punkt 2.6. Bestemmelsen gjennomfører direktivet artikkel 7 nr. 1 bokstav b.

Til § 5-6
Endringsforslaget innebærer at det ikke lenger skal være et krav etter loven at regnskapsdokumenter mv. skal sendes ut til alle aksjeeierne. Det er tilstrekkelig at dokumentene er tilgjengelige på selskapets hjemmeside. Forslaget er omhandlet i punkt 3.2. Bestemmelsen må ses i sammenheng med § 5-11 b om aksjeeieres rett til å få tilsendt dokumenter.

Til ny § 5-8
På bakgrunn av forslagene i ny § 5-8 a og ny § 5-8 b om elektronisk generalforsamling og stemmegivning før generalforsamlingen foreslås det å samle reglene om avholdelsen av generalforsamlingen i avsnitt II. Nåværende § 5-9 om stedet for generalforsamlingen foreslås etter dette flyttet – uten realitetsendringer – til avsnitt II som ny § 5-8.

Til ny § 5-8 a
Forslaget er omhandlet i punkt 2.8.

Forslaget til § 5-8 a første ledd gjennomfører kravet i direktivet artikkel 8 om at selskapene skal kunne tillate at aksjeeierne deltar på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, uten å være fysisk til stede på møtet. Deltakelsen kan skje på ulike måter. Direktivet nevner som eksempler direkte overføring av generalforsamlingen, direkte toveiskommunikasjon mellom møtet og aksjeeiere et annet sted og et system for elektronisk stemmegivning.

Annet ledd oppstiller generelle krav til de elektroniske systemene som benyttes, i tråd med direktivet artikkel 8 nr. 2. For at styret skal kunne åpne for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen, er det etter første punktum en forutsetning at avholdelsen av generalforsamlingen er forsvarlig, og at de systemer som benyttes, sikrer at lovens krav til generalforsamlingen er oppfylt. I det siste ligger at systemene må sikre at aksjeeierne kan delta og utøve sine rettigheter på generalforsamlingen på tilsvarende måte som om han eller hun var fysisk til stede på møtet. I annet punktum er det dessuten presisert at systemene må sikre en betryggende kontroll av deltakelsen og stemmegivningen.

Tredje ledd åpner for at vedtektene kan fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Slike vedtektsbestemmelser kan blant annet gå ut på at det stilles konkrete krav til de systemene som benyttes, eller at det stilles krav til når styret kan beslutte å gi adgang til elektronisk deltakelse. At det også kan fastsettes at det ikke skal åpnes for elektronisk deltakelse, følger av innledningen til første ledd.

Til ny § 5-8 b
Forslaget, som gjennomfører direktivet artikkel 12, er omhandlet i punkt 2.12.

Til ny § 5-9
Som følge av omstruktureringen av avsnitt II blir nåværende § 5-8 om myndighet til å innkalle til generalforsamling ny § 5-9.

På grunn av forslaget om at generalforsamlingen som hovedregel innkalles ved kunngjøring på selskapets internettsider, se lovforslaget § 5-10 og punkt 3.2, er det behov for en presisering av hvordan tingretten skal innkalle til generalforsamling i tilfeller der dette er aktuelt etter annet ledd i ny § 5-9. Det synes ikke aktuelt at tingretten skal innkalle ved kunngjøring på selskapets internettsider. Departementet foreslår at generalforsamlingen i disse tilfellene innkalles ved skriftlig henvendelse til aksjeeierne.

Til § 5-10
Forslaget til endringer i § 5-10 gjennomfører direktivet artikkel 5 og er omhandlet i punkt 2.2 og 2.3. Se om begrunnelsen for forslaget også punkt 3.2.

Første ledd første punktum slår fast at generalforsamlingen som hovedregel innkalles ved en skriftlig kunngjøring på selskapets internettsider. Bestemmelsen må ses i sammenheng med § 5-11 b i lovforslaget, som åpner for at hver aksjeeier kan kreve å få innkallingen tilsendt, og som også åpner for at skriftlig henvendelse til aksjeeierne kan fastsettes som en generell ordning for selskapet i vedtektene.

Innkallingen skal skje ”på selskapets internettsider”. Dette skal forstås som en henvisning til selskapets offisielle hjemmesider. Det vil ikke være tilstrekkelig at innkallingen er lagt ut ett eller annet sted på internett. Den må være lagt ut på den nettadressen der det er naturlig å lete etter informasjon om selskapet. I annet punktum er det presisert at innkallingen skal være lagt ut på en tydelig måte, og at nettsiden må være tilgjengelig for alle. Det siste kravet må ses i sammenheng med artikkel 5 nr. 2 første ledd i direktiv 2007/36/EF.

I annet ledd første punktum forlenges fristen for innkallingen fra to uker til 21 dager, jf. artikkel 5 nr. 1 første ledd. Forslaget til annet ledd nytt tredje og fjerde punktum gjennomfører unntaket i direktivet artikkel 5 nr. 1 annet ledd. Beslutning om kortere innkallingsfrist ved innkalling til ekstraordinær generalforsamling kan etter bestemmelsen treffes både på ordinær og ekstraordinær generalforsamling.

Etter tredje ledd skal aksjeeierne gjøres kjent med innkallingen også ved en skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse. Fristen for å sende en slik henvendelse er 14 dager før generalforsamlingen, det vil si samme frist som etter de nåværende reglene i annet ledd første punktum. I henvendelsen skal aksjeeierne gis de samme opplysningene som de som skal følge av innkallingen etter fjerde og femte ledd. Henvendelsen er imidlertid ikke å anse som den formelle innkallingen til generalforsamling, og følger for øvrig ikke reglene for innkallingen.

Nytt femte ledd gjennomfører direktivet artikkel 5 nr. 3 om hva innkallingen skal inneholde. Femte ledd nr. 3 (direktivet artikkel 5 nr. 3 bokstav d og e) forutsetter at alle dokumenter mv. til generalforsamlingen er å finne på internett, jf. lovforslaget § 5-11 a. Videre forutsetter bestemmelsen at aksjeeierne kan henvende seg til selskapet og få den fullstendige teksten i dokumenter og forslag til vedtak til generalforsamlingen, jf. ny § 5-11 b.

Sjette ledd annet punktum gjennomfører de spesielle unntakene fra fristen for innkalling i direktivet artikkel 5 nr. 1 første ledd, som knytter seg til reglene om to-ukersfrist i direktiv 2004/25/EF 21. april 2004. Se også forslaget til endringer i reglene om dette i verdipapirhandelloven § 6-17.

Til § 5-11
Forslaget, som gjennomfører direktivet artikkel 6, er omhandlet i punkt 2.5.

Til ny § 5-11 a
Forslaget, som er omhandlet i punkt 2.4, gjennomfører direktivet artikkel 5 nr. 4.

Til ny § 5-11 b
Bestemmelsen gjelder aksjeeieres rett til å få tilsendt dokumenter i forbindelse med generalforsamlingen. Bestemmelsen må ses på bakgrunn av forslaget om at slike dokumenter i utgangspunktet skal gjøres kjent for aksjeeierne ved at de gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider, se lovforslaget §§ 5-10 og 5-11 a. Se også punkt 3.2.

Første punktum gjelder den enkelte aksjeeiers rett til å henvende seg til selskapet for å få tilsendt dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen. Det gjelder ingen formkrav for en slik henvendelse, og selskapet kan ikke oppstille slike formkrav. Selskapet kan for eksempel ikke kreve at en aksjeeier må henvende seg skriftlig for å få materialet tilsendt. Aksjeeieren må i forbindelse med hver enkelt generalforsamling henvende seg til selskapet for å be om å få dokumentene tilsendt. Lovforslaget legger ikke opp til at den enkelte aksjeeier kan kreve som generell ordning at alle selskapets dokumenter skal sendes ham eller henne. Det er likevel ikke noe i veien for at selskapet etter eget tiltak etablerer en slik ordning.

For øvrig følger det av § 18-5 første ledd at aksjeeieren kan kreve at dokumentene sendes på papir.

Annet punktum slår fast at selskapet ikke kan kreve betaling for å sende dokumenter til aksjeeierne. Bestemmelsen gjennomfører artikkel 5 nr. 2 tredje ledd, men går lenger enn denne da direktivbestemmelsen bare omfatter utsendelse av innkallingen til generalforsamling.

Tredje punktum åpner for at selskapet etter vedtektene kan ha som generell ordning at innkallingen til generalforsamlingen og andre dokumenter skal sendes til aksjeeierne. Dokumentene skal da sendes på papir, med mindre den enkelte aksjeeier godtar at dokumentene sendes med e-post, jf. § 18-5 første ledd.

Plikten til å ha en hjemmeside på internett med slik informasjon som følger av § 5-11 a, gjelder også for selskaper som har slike vedtektsbestemmelser.

Til § 5-15
§ 5-15 annet ledd annet punktum krever at svar som ikke kan gis på generalforsamlingen, skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor, og skal også sendes alle aksjeeiere som har bedt om det. I dag er det langt mer praktisk å legge ut slik informasjon på selskapets internettsider, og det foreslås en tilføyelse om dette, se punkt 3.2.

Til § 5-16
Forslaget, som er omhandlet i punkt 2.14, gjennomfører direktivet artikkel 14.

Til § 10-3
Endringsforslaget er av samme art som forslaget om endring av § 5-15 annet ledd annet punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 12-3
Endringsforslaget er av samme art som forslaget om endring av § 5-15 annet ledd annet punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 13-5
Lovforslaget er en konsekvens av forslaget til endring av § 13-12. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Til § 13-12
Departementet foreslår som en generell ordning at dokumenter om saker som skal behandles av generalforsamlingen, ikke lenger skal sendes til alle aksjeeiere, men at dokumentene i stedet skal legges ut på selskapets hjemmesider på internett, se drøftelsene av dette i punkt 3.2. Som følge av dette foreslås det en endring av § 13-12, som har regler om at fusjonsplanen og andre dokumenter som skal utarbeides i forbindelse med fusjonen, skal gjøres kjent for aksjeeierne. Forslaget går ut på at dokumentene skal gjøres tilgjengelige på internett, og at de skal legges ut på selskapets kontor. Kravet om at dokumentene skal legges ut på selskapets kontor, er nødvendig som følge av direktiv 78/855/EØF artikkel 11.

Det foreslås ikke noen henvisning til § 5-11 a i denne bestemmelsen siden fusjonsdokumentene (som følge av direktiv 78/855/EØF) må være tilgjengelige for aksjeeierne senest en måned før generalforsamlingen, mens fristen etter § 5-11 a er 21 dager. Når dette sistnevnte tidspunktet inntrer, omfattes imidlertid fusjonsdokumentene uansett av reglene i § 5-11 a, jf. første ledd nr. 3.

Aksjeeierne vil kunne kreve å få tilsendt dokumentene etter lovforslaget § 5-11 b.

Til § 13-24
Endringsforslaget er av samme art som forslaget om endring av § 5-15 annet ledd annet punktum.

Departementet foreslår ingen endringer av plikten etter nr. 3 tredje punktum til å underrette aksjeeierne ved skriftlig henvendelse om at dokumentene er tilgjengelige på internett eller på selskapets kontor. Siden dette er dokumenter som utstedes uavhengig av en generalforsamling, får aksjeeierne ikke noe varsel etter lovforslaget § 5-10 om at dokumentene finnes, og at de dermed kan gjøre seg kjent med dem på internett eller på selskapets kontor.

Til § 16-6
Endringsforslaget er av samme art som forslaget om endring av § 5-15 annet ledd annet punktum. Det vises til merknaden til denne bestemmelsen.

Departementet foreslår ikke noen endring av annet ledd annet punktum om plikt til å sende avviklingsbalansen til aksjeeierne. I et tilfelle der et selskap oppløses og avvikles, fremstår det etter departementets syn ikke som urimelig at avviklingsbalansen sendes alle aksjeeierne.

5.2 Endringer i verdipapirhandelloven

Til § 6-17 nytt sjette ledd
Endringene har sammenheng med lovforslaget § 5-10 sjette ledd. Se nærmere om dette punkt 2.2.

6. LOVFORSLAG

Forslag til lov om endringer i lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper

I

I lov 13. juni 1997 nr. 45 om allmennaksjeselskaper gjøres følgende endringer:

§ 4-15 tredje ledd nytt annet punktum skal lyde:
Det kan ikke bestemmes i vedtektene eller ved avtale mellom aksjeeierne at det i en bestemt periode før en generalforsamling skal gjelde særlige begrensninger i aksjeeiernes rett til å overdra aksjer.

I kapittel 5 skal overskriften til avsnitt II lyde:
II. Generalforsamlingens møter mv.

§ 5-6 fjerde ledd skal lyde:
(4) Årsregnskapet, årsberetningen, revisjonsberetningen, bedriftsforsamlingens uttalelse etter § 6-37 tredje ledd og styrets erklæring etter § 6-16 a skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets internettsider etter reglene i § 5-11 a.

Nåværende § 5-9 blir ny § 5-8 i avsnitt II i kapittel 5.

I kapittel 5 avsnitt II skal ny § 5-8 a lyde:
§ 5-8 a Elektronisk deltakelse på generalforsamlingen
   (1) Med mindre noe annet følger av selskapets vedtekter, kan styret beslutte at aksjeeierne skal kunne delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjeeiere elektronisk.
   (2) Styret kan bare treffe beslutning om adgang til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen etter første ledd dersom det sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Systemene må sikre at deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte.
   (3) Vedtektene kan fastsette nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

I kapittel 5 avsnitt II skal ny § 5-8 b lyde:
§ 5-8 b Skriftlig stemmegivning før generalforsamlingen
   Det kan fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryggende metode for å identifisere avsenderen.

I kapittel 5 skal overskriften til avsnitt III lyde:
III. Innkalling til og informasjon til aksjeeierne i forbindelse med generalforsamlingen

Nåværende § 5-8 blir ny § 5-9 i avsnitt III i kapittel 5. I ny § 5-9 skal annet ledd annet punktum lyde:
Generalforsamlingen innkalles i så fall ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse, og utgiftene dekkes av selskapet.

§ 5-10 skal lyde:
§ 5-10 Krav til innkallingen
   (1) Generalforsamlingen innkalles ved en skriftlig kunngjøring på selskapets internettsider. Innkallingen skal kunngjøres på en tydelig måte på internettsider som er tilgjengelige for alle.
   (2) Innkallingen skal være tilgjengelig på selskapets internettsider 21 dager før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist. En slik vedtektsbestemmelse gjelder ikke ved innkalling som foretas på bakgrunn av krav etter § 5-7 annet ledd. I selskaper der aksjeeierne kan stemme på generalforsamlingen elektronisk, jf. § 5-8 a, kan generalforsamlingen med flertall som for vedtektsendring beslutte at innkalling til ekstraordinær generalforsamling skal kunngjøres senest 14 dager før møtet skal holdes. Slik beslutning har ikke virkning lenger enn frem til den neste ordinære generalforsamlingen.
   (3) En skriftlig henvendelse med opplysninger om generalforsamlingen som nevnt i fjerde og femte ledd skal også sendes til alle aksjeeiere med kjent adresse senest 14 dager før møtet skal holdes.
   (4) Innkallingen skal angi tid og sted for møtet. Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen. Innkallingen skal også angi hvem styret har utpekt til å åpne generalforsamlingen, eller hvem som skal åpne generalforsamlingen etter bestemmelse i vedtektene, jf. § 5-12 første ledd. Styret skal utarbeide forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i loven og vedtektene.
   (5) Innkallingen skal også opplyse om
1. hvilke prosedyrer aksjeeierne må følge for å delta på og avgi stemme på generalforsamlingen, herunder om prosedyrene for stemmegivning ved fullmakt, hvilke krav selskapet stiller til en elektronisk meddelelse om at aksjeeieren skal være representert ved fullmektig, og hvilke prosedyrer som eventuelt skal følges ved stemmegivning ved brev og ved elektronisk kommunikasjon,
2. aksjeeiernes rettigheter etter §§ 5-11 og 5-15, herunder de fristene som gjelder for utøvelsen av disse rettighetene,
3. hvor aksjeeierne kan henvende seg for å få tilsendt den fullstendige teksten til samtlige dokumenter og forslag som skal behandles på generalforsamlingen, samt en angivelse av hvor på selskapets internettsider disse dokumentene er tilgjengelige.
   (6) For selskaper som omfattes av verdipapirhandelloven § 5-4, gjelder i tillegg kravene i verdipapirhandelloven § 5-9 annet og tredje ledd. Når generalforsamlingen skal behandle forslag til beslutning som nevnt i verdipapirhandelloven § 6-17 annet og tredje ledd, gjelder reglene i verdipapirhandelloven § 6-17 sjette ledd.

§ 5-11 skal lyde:

§ 5-11 Aksjeeiernes rett til å få saker behandlet på generalforsamlingen
En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen og har rett til å fremsette forslag til vedtak. Spørsmål som aksjeeieren vil ha behandlet på generalforsamlingen, skal meldes skriftlig til styret sammen med et forslag til vedtak eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsordenen. Fristen for å melde en sak til dagsordenen etter annet punktum er syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling etter § 5-10 annet ledd. Er innkallingen allerede kunngjort på selskapets internettsider, skal det kunngjøres en ny innkalling dersom det er minst 21 dager igjen til generalforsamlingen skal holdes. Det samme gjelder skriftlig henvendelse etter § 5-10 tredje ledd.

I kapittel 5 avsnitt III skal ny § 5-11 a lyde:

§ 5-11 a Informasjon om generalforsamlingen på selskapets internettsider
(1) Følgende informasjon om generalforsamlingen skal være tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets internettsider:
1. innkallingen til generalforsamling
2. antallet aksjer og stemmerettigheter, samlet og eventuelt for hver aksjeklasse, på datoen for innkallingen
3. den fullstendige teksten for alle dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen,
4. forslag til vedtak som skal treffes av generalforsamlingen eller, for punkter på dagsordenen der det ikke skal treffes vedtak, eventuelle uttalelser fra styret eller annet selskapsorgan
5. aksjeeieres forslag til vedtak.
(2) Skjema som det eventuelt er fastsatt at skal benyttes ved stemmegivning ved brev eller ved elektronisk kommunikasjon, skal være tilgjengelig på selskapets internettsider. Dersom dette ikke er mulig av tekniske grunner, skal internettsidene inneholde informasjon om hvor slike skjemaer kan fås på papir.
(3) Informasjon som nevnt i første og annet ledd skal være tilgjengelig på selskapets internettsider 21 dager før og frem til og med dagen for generalforsamlingen. Dersom innkallingen til generalforsamling gjøres tilgjengelig med en kortere frist etter reglene i verdipapirhandelloven § 6-17 sjette ledd, gjelder en tilsvarende kortere frist etter første punktum. Forslag som nevnt i første ledd nr. 5 skal være tilgjengelig på selskapets internettsider straks det er mottatt.
(4) § 5-10 første ledd annet punktum gjelder tilsvarende.

I kapittel 5 avsnitt III skal ny § 5-11 b lyde:

§ 5-11 b Rett til å få tilsendt dokumenter
En aksjeeier kan kreve å få tilsendt innkallingen til generalforsamling, vedlegg til innkallingen, eventuelt skjema som skal benyttes ved stemmegivning, og andre dokumenter og forslag som skal behandles på generalforsamlingen. Selskapet kan ikke kreve noen form for godtgjørelse for dette. Det kan bestemmes i vedtektene at dokumenter som nevnt i første punktum alltid skal sendes til aksjeeiere med kjent adresse.

§ 5-15 annet ledd annet punktum skal lyde:
Svaret skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne på selskapets kontor og på selskapets internettsider og skal sendes alle aksjeeiere som har bedt om opplysningen.

§ 5-16 annet ledd annet punktum skal lyde:
Protokollen skal angi antallet avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot den enkelte beslutningen, i den utstrekning dette er relevant for utfallet av avstemningen.

Nåværende annet punktum blir nytt tredje punktum.

§ 5-16 nytt fjerde ledd skal lyde:
(4) Utfallet av avstemningen, jf. annet ledd første og annet punktum, skal publiseres på selskapets internettsider innen 15 dager etter generalforsamlingen.

§ 10-3 femte ledd første punktum skal lyde:
Avskrift av seneste årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning skal utlegges på selskapets kontor og på selskapets internettsider samtidig med innkallingen, hvis ikke generalforsamlingen samtidig skal behandle årsregnskapet.

§ 12-3 tredje ledd skal lyde:
(3) Innkallingen skal opplyse at siste fastsatte årsregnskap med revisjonsberetning er utlagt på selskapets kontor til gjennomsyn og på selskapets internettsider, hvis ikke generalforsamlingen samtidig skal behandle årsregnskapet.

§ 13-5 annet ledd første punktum skal lyde:
Beslutningen kan ikke treffes av styret dersom aksjeeiere som representerer minst fem prosent av aksjekapitalen, krever det innen to uker etter at saksdokumentene er gjort tilgjengelige på selskapets internettsider etter § 13-12.

§ 13-12 skal lyde:
§ 13-12 Underretning til aksjeeierne
(1) Fusjonsplanen og øvrige saksdokumenter (jf §§ 13-6 til 13-11) skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider og på selskapets kontor senest en måned før generalforsamlingen skal behandle planen.
(2) Skal beslutningen i det overtakende selskapet treffes av styret etter § 13-5, skal dokumentene gjøres tilgjengelige for aksjeeierne etter reglene i første ledd senest en måned før generalforsamlingen i hvert av de overdragende selskapene.

§ 13-24 annet ledd nr. 3 annet punktum skal lyde:
Dokumenter som nevnt i bokstavene b og c kan i stedet legges ut til ettersyn for aksjeeierne på morselskapets forretningskontor og i tillegg på morselskapets internettsider.

§ 16-6 annet ledd første punktum skal lyde:
Fortegnelsen og balansen skal i revidert stand legges ut på selskapets kontor og på selskapets internettsider til ettersyn for aksjeeierne.

II

I lov 29. juni 2007 nr. 75 om verdipapirhandel skal § 6-17 nytt sjette ledd lyde:
   (6) Innkalling til generalforsamling for beslutning av vedtektsfestede tiltak som nevnt i annet og tredje ledd kan, uten hensyn til reglene i allmennaksjeloven § 5-10, kunngjøres senest to uker før møtet skal holdes, med mindre vedtektene setter en lengre frist.

III

1. Loven gjelder fra den tid Kongen bestemmer.
2. Kongen kan gi forskrift om overgangsregler

Med hilsen

Tone Ofstad
avdelingsdirektør

Aud Slettemoen
lovrådgiver

Høringsinstanser

Departementene
Brønnøysundregistrene
Folketrygdfondet
Forbrukerombudet
Forbrukerrådet
Konkurransetilsynet
Kredittilsynet
Norges Bank
Regjeringsadvokaten
Riksadvokaten
Riksrevisjonen
Statistisk sentralbyrå
Verdipapirsentralen
ØKOKRIM
Akademikerne
AksjeNorge
Aksjonærforeningen
Arbeidsgiverforeningen Spekter
Bedriftsforbundet
Den Norske Advokatforening
Den norske Revisorforening
Det norske Veritas
Eiendomsmeglerforetakenes Forening
Finansforbundet
Finansieringsselskapenes forening
Finansnæringens Hovedorganisasjon
Handels- og Servicenæringens Hovedorganisasjon
Handelshøyskolen BI
KS (kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon)
Landsorganisasjonen i Norge
Norges Autoriserte Regnskapsføreres forening
Norges Fondsmeglerforbund
Norges Handelshøyskole
Norges Juristforbund
Norges Kreditorforbund
Norges Rederiforbund
Norske Solutions AS
Norske Finansanalytikeres Forening
Norske Forsikringsmegleres Forening
Norske Inkassobyråers Forening
Norsk Investorforum
Norsk senter for menneskerettigheter
Næringslivets Hovedorganisasjon
Oslo Børs ASA
Siviløkonomene
Skatterevisorenes Forening
Sparebankforeningen i Norge
Tekna
Universitetet i Bergen, Det juridiske fakultet
Universitetet i Oslo, Det juridiske fakultet
Universitetet i Tromsø, Det juridiske fakultet
Verdipapirfondenes Forening
Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund