Tilskuddsmidlene skal benyttes i tråd med forskrift om regionale kulturfond. Fylkeskommunene og Longyearbyen lokalstyre (heretter fylkeskommunene) kan i henhold til forskriftens § 5 fastsette ytterligere vilkår. Søkere må derfor kontakte fylkeskommunen i sitt fylke for nærmere informasjon om søknadsfrister og retningslinjer.

Fylkeskommunen skal levere en årlig rapport til Kultur- og likestillingsdepartementet om bruken av tildelingen. Rapporten skal inneholde en oversikt over tildelingene og en vurdering av hvordan tildelingene har bidratt til å nå formålet med ordningen. Frist for rapportering fra fylkeskommunene er 1. mai. Rapporteringen sendes på e-post til Kultur- og likestillingsdepartementet: postmottak@kud.dep.no