3 Forlenget frist for generalforsamling og årsmøte

3.1 Gjeldende rett

Den lovbestemte fristen for å avholde generalforsamling og årsmøte er innen utgangen av juni, jf. boligbyggelagsloven § 5-6 første ledd, borettslagsloven § 7-4 første ledd og eierseksjonsloven § 41. Enkelte kan også ha fastsatt en tidligere frist i vedtektene. Lovene bestemmer videre at generalforsamlingen og årsmøtet skal behandle regnskap for foregående kalenderår, jf. boligbyggelagsloven § 5-6 annet ledd, borettslagsloven § 7-4 annet ledd og eierseksjonsloven § 44 annet ledd bokstav b. Årsregnskap, og eventuell årsberetning, skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. regnskapsloven § 3-1 tredje ledd. Det vil si tilsvarende fristen for å gjennomføre generalforsamling og årsmøte, 30. juni. Senest én måned etter at regnskapet er fastsatt, skal det sendes inn til Regnskapsregisteret, jf. regnskapsloven § 8-2 første ledd. Den regnskapspliktige skal betale forsinkelsesgebyr dersom regnskapet ikke er sendt inn til Regnskapsregisteret innen 1. august, jf. regnskapsloven § 8-3 første ledd.

3.2 Departementets høringsforslag

Departementet foreslo å forlenge årets frist for å holde generalforsamling og årsmøte til 31. oktober 2020. Departementet mente at en slik forlengelse av fristen vil redusere risikoen for at boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier velger å gjennomføre fysiske møter mens virusutbruddet pågår, med fare for ytterligere spredning av viruset. Departementet fremhevet at forlenget frist også vil gi aktørene flere alternativer: Boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier som ikke kan eller vil bruke digitale møteløsninger kan i stedet gjennomføre «vanlig» generalforsamling eller årsmøte med fysisk tilstedeværelse innen utgangen av oktober. Departementet la til grunn at sannsynligheten for at fysiske møter kan avholdes uten å komme i strid med myndighetenes smittevernanbefalinger, ville være større senere på året. Dersom generalforsamlingen eller årsmøtet ikke gjennomføres innen utgangen av juni, vil det heller ikke være mulig å få godkjent årsregnskapet og sendt dette til Regnskapsregisteret innen fristen. Departementet pekte derfor på at det er behov for å utsette denne fristen tilsvarende, og at Finansdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet ville vurdere dette.

3.3 Høringsinstansenes syn

Elleve høringsinstanser uttalte seg om forslaget til forlenget frist for generalforsamling og årsmøte i 2020.

Asker og Bærum boligbyggelag (ABBL), Boligmentoren – Norges Huseierforbund, Huseierne, Norske Boligbyggelags Landsforbund (NBBL), OBOS, Pensjonistforbundet og Revisorforeningen støtter departementets forslag om å forlenge årets frist for å gjennomføre generalforsamling og årsmøte til 31. oktober. Brønnøysundregistrene og Hwang Flater Analyse støtter forslag om å forlenge fristen, men stiller spørsmål ved hensiktsmessigheten av å utsette helt til 31. oktober.

Flere av høringsinstansene understreker viktigheten av at fristen forlenges i den pågående koronasituasjonen. Huseierne uttaler at de har vært i kontakt med en rekke sameier og borettslag som ikke ønsker å ha digitale årsmøter eller som ikke har digitale løsninger de kan benytte. Det er derfor «et stort behov for en slik utsettelse». Også NBBL uttaler at det er «helt nødvendig» med forlenget frist i år, da det fortsatt er flere boligselskaper som ikke har klart å avholde årets møter. NBBL viser til at dette kan være store boligselskaper som teller flere hundre eiere, og som derfor ikke kan møtes fysisk, og hvor digital avholdelse av møtet med dagens løsninger fortsatt er krevende.

Brønnøysundregistrene, OBOS og Revisorforeningen peker særskilt på sammenhengen mellom fristen for årsmøte og fristen for innsending av årsregnskap, og viktigheten av at fristene samordnes.

Brønnøysundregistrene fremhever at offentliggjøring av årsregnskapene skal sikre økonomisk trygghet og effektivitet. Hvis offentliggjøring av regnskapsinformasjon blir utsatt helt til 31. oktober, som departementets forslag åpner for, mener Brønnøysundregistrene at det vil kunne medføre store negative konsekvenser for brukerne, herunder finansinstitusjoner, kredittvurderingsselskaper osv. De mener videre at det bør ses hen til at årsregnskapet uansett må være ferdig for å levere skattemelding og næringsoppgave til Skatteetaten 31. august, og stiller således spørsmål ved den praktiske realiteten ved å gi en frist for gjennomføring av generalforsamling og årsmøte som er lengre enn dette.

Hwang Flater Analyse mener forlengelse av fristen «er et fornuftig tiltak». Hwang Flater Analyse mener samtidig at risikoen for «eventuelle negative «bivirkninger» av tiltaket ikke er ordentlig utredet», og at det taler for at fristen bør settes kortere enn 31. oktober.

Advokatforeningen og Eiendom Norge støtter ikke forslaget om forlenget frist for å gjennomføre generalforsamling og årsmøte. De peker begge på uheldige konsekvenser ved en forlenget frist, blant annet ved at man ved å utsette behandling og fastsettelse av regnskapet ikke får oppdatert informasjon om hvilke gjeldsforpliktelser som hviler på den enkelte andel eller seksjon. Eiendom Norge mener dette kan gjøre bolighandelen mindre trygg. Disse høringsinstansene mener også at det ikke bør by på problemer å gjennomføre generalforsamling og årsmøte innen utgangen av juni, enten ved fysiske møter (nå som restriksjonene er lempet på) eller ved bruk av digitale løsninger.

3.4 Departementets vurderinger

Som følge av utbruddet av koronavirus er det fortsatt en rekke restriksjoner og råd fra myndighetene for å unngå smittespredning. Myndighetenes råd og vurderinger knyttet til smittereduserende tiltak oppdateres stadig. Det er nå en gradvis oppmykning i restriksjonene, blant annet ved at flere kan samles. Likevel vil det – spesielt for de større boligbyggelagene, borettslagene og eierseksjonssameiene – være vanskelig å få gjennomført generalforsamling og årsmøte innen utgangen av juni, uten å komme i strid med offentlige pålegg og råd.

Selv om restriksjonene knyttet til å forhindre spredning av koronaviruset lettes på fram mot fristen, er det, som NBBL påpeker, mange boligselskaper som ennå ikke har fått gjennomført årets møter. Koronaviruset har derfor medført et visst «etterslep». Det kan derfor være krevende å få gjennomført generalforsamling og årsmøte innen utgangen av juni, selv om adgangen til å ha fysiske møter åpnes mer opp.

Departementet fastholder derfor at det er behov for forlenget frist for å gjennomføre generalforsamling og årsmøte i år. Dette støttes av et flertall av høringsinstansene.

Samtidig er departementet enig i at det også kan ha negative konsekvenser å forlenge fristen for et lengre tidsrom. Det kan være uheldig at det ikke blir valgt nye styremedlemmer eller at andre viktige avgjørelser ikke blir tatt. Det vil også kunne ha negative konsekvenser om fastsettelse av regnskapet for 2019 utsettes lenge. Som Advokatforeningen påpeker i sitt høringssvar, vil det – dersom behandlingen utsettes til oktober – kun gjenstå to måneder av året. Da vil nesten hele året være gått uten at det er gjort nødvendige tilpasninger til boligselskapets økonomiske situasjon.

Departementet er etter dette kommet til at fristen ikke bør forlenges til 31. oktober, som foreslått i høringen.

Finansdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet har foreslått at fristene for fastsettelse av årsregnskap og årsberetning, samt revisors avgivelse av revisorberetning, utsettes med to måneder. De foreslår også å utsette de lovbestemte fristene for avholdelse av ordinær generalforsamling, ordinært årsmøte mv. for foretak, slik som aksjeselskaper, samvirkeforetak og statsforetak, med to måneder, det vil si til 31. august.

Fristene for generalforsamling og årsmøte i boliglovene samsvarer etter gjeldende rett med fristene for årsregnskap og årsberetning mv. i regnskapsloven. Departementet mener at en midlertidig forlenget frist etter boliglovene må være i samsvar med fristen for å fastsette årsregnskap mv. En forlengelse utover dette vil ha liten praktisk betydning, da det er generalforsamlingen og årsmøtet som må behandle årsregnskapet. Departementet foreslår derfor å forlenge årets frist for å gjennomføre generalforsamling og årsmøte i boliglovene med to måneder, til 31. august 2020.

Departementet mener dette er et viktig tiltak for å redusere risikoen for at boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier gjennomfører fysiske møter som er i strid med myndighetenes pålegg og anbefalinger. Samtidig kan det også legge til rette for at flere rekker å få på plass løsninger for å gjennomføre møtet digitalt.