10 Merknader til de enkelte bestemmelsene i lovforslaget
10.1 Endringer boligbyggelagsloven
Til § 1-5
Endringsforslaget er nærmere omtalt i kapittel 6 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at bestemmelsen endrer overskrift fra «Bruk av elektronisk kommunikasjon» til «Meldingar mv.». Formålet med endringen er å vise at bestemmelsen vil likestille elektronisk og papirbasert kommunikasjon.
Departementet foreslår å endre første ledd slik at det ikke lenger vil være krav om at laget må innhente uttrykkelig forhåndssamtykke for å kommunisere elektronisk med andelseierne. Departementet foreslår i stedet i første punktum en bestemmelse som går ut på at styret bestemmer hvordan meldinger og annet etter loven skal gis. Bestemmelsen er utformet etter mønster av aksjeloven § 1-7.
Før styret eventuelt velger e-post som kommunikasjonsmåte, må det vurdere om det finnes et behandlingsgrunnlag, jf. personvernforordningen artikkel 6. Kravet til behandlingsgrunnlag er nærmere omtalt i kapittel 3 i denne proposisjonen. Kravet gjelder både for behandlingen av e-postadressen og for behandling av eventuelle personopplysninger i e-posten. Hvis det finnes flere aktuelle behandlingsgrunnlag, må styret ta stilling til hvilket av disse det vil basere behandlingen på.
Forslaget innebærer ikke at andelseiere som ikke har e-post må opprette en e-postkonto for å motta informasjon. Forslaget innebærer heller ikke at andelseiere som har e-postkonto, men som ikke ønsker å motta informasjon på e-post, kan pålegges å motta informasjon på e-post. I begge tilfeller har andelseieren etter annet punktum adgang til å reservere seg mot å få informasjon på e-post. Dette vil i praksis bety at styret må sørge for at disse får informasjon på papir.
Departementet foreslår i tredje punktum en plikt for styret til å informere andelseierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Andelseierne vil da blant annet ha anledning til å gjøre styret oppmerksom på eventuelle utfordringer med kommunikasjonsmåten, og eventuelt reservere seg mot elektronisk kommunikasjon.
I fjerde punktum foreslås det et skjønnsmessig formulert krav om at meldingene må gis på en «trygg» (betryggende) og «tenleg» (hensiktsmessig) måte. Kravet skal ivareta notoritet og hensynet til andelseierne. Kommunikasjonsmåten vil ikke være betryggende om en andelseier vanskelig kan ivareta sine interesser eller direkte forhindres fra å gjøre dette. Det kan for eksempel ikke stilles vilkår som innebærer behov for programvare som er lite brukervennlig eller som krever dyr lisens. Dersom det ikke er knyttet rettsvirkninger til den aktuelle meldingen, er behovet for notoritet lavere.
I nytt tredje ledd foreslår departementet en bestemmelse som positivt sier at hvis andre bestemmelser i loven krever at meldinger og lignende skal gis «skriftlig», så er ikke dette til hinder for elektronisk kommunikasjon. Bestemmelsen må likevel ses i sammenheng med første ledd fjerde punktum om at meldinger skal gis på en trygg og hensiktsmessig måte. Ved vurderingen av om kravet om at meldinger skal gis på en trygg og hensiktsmessig måte er oppfylt, må styret blant annet se hen til lagets behov for fleksibilitet og hensynet til ivaretakelse av andelseiernes interesser. Kravet må også ses i sammenheng med innholdet i meldingen som skal gis til andelseierne.
I nytt fjerde ledd foreslås det en hjemmel for at departementet i forskrift kan gi nærmere regler om krav til meldinger og lignende mellom laget og andelseierne.
Til § 1-6
Bestemmelsen er omtalt i kapittel 8 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at loven får en bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon. Departementet foreslår i første ledd første punktum en bestemmelse som på et overordnet nivå pålegger styret å utarbeide og oppbevare «dokumentasjon som det er krav om etter lova» på en trygg og forsvarlig måte. Forslaget omfatter bare den dokumentasjon som er påkrevd etter loven, og innebærer ikke noen utvidelse av dagens plikter til å utarbeide dokumentasjon. Forslaget innebærer kun å sette krav til hvordan slik dokumentasjon utarbeides og oppbevares. Forslaget bygger på tilsvarende regler i aksjeloven § 1-6. Kravet om å utarbeide dokumentasjon på en trygg og forsvarlig måte innebærer at dokumentasjonen må sikres mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap.
Styret skal etter forslaget selv bestemme oppbevaringssted. Departementet foreslår å presisere i annet punktum at dersom dokumentasjonen befinner seg utenfor Norge, for eksempel på en harddisk, må den være eller gjøres tilgjengelig fra Norge.
Departementet foreslår i annet ledd å presisere at hvis loven stiller krav om at dokumentasjon skal være eller gis skriftlig, så er ikke dette til hinder for bruk av elektroniske løsninger.
I tredje ledd foreslås det en hjemmel for at departementet i forskrift kan gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, om hva som er egnet format på dokumentasjonen, om hva som skal regnes som trygg og forsvarlig utarbeidelse og oppbevaring, og om sikkerhetsnivået for signatur.
Til § 2-6
Endringen i første punktum går ut på å erstatte «skrive under» med «signere» for å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur. Tilsvarende endring er gjort i annet punktum. Bestemmelsen i tredje punktum er ny, og presiserer at stiftelsesdokumentet både kan opprettes på papir og gjennom elektroniske løsninger for stiftelse av boligbyggelag godkjent av Foretaksregisteret.
Til § 2-8
Endringen i første ledd går ut på å erstatte «underskrive» med «signert», for å tydeliggjøre at melding til Foretaksregisteret kan signeres både elektronisk og med håndskreven underskrift.
Til § 5-2
Endringen i annet ledd første punktum går ut på å fjerne ordene «og datert», og må ses i sammenheng med nytt annet punktum som sier at den skriftlige fullmakten skal være «signert og datert». Dette innebærer at elektronisk signatur er tillatt. Nytt siste punktum presiserer at kravet om signering og datering også gjelder for tilbakekalling av fullmakten.
Til § 5-6
Departementet foreslår i et nytt fjerde ledd en bestemmelse som overlater til det enkelte boligbyggelag å avgjøre hvordan generalforsamling skal gjennomføres. Dette innebærer at dagens krav om fysisk generalforsamling oppheves. Bestemmelsen er nærmere omtalt i kapittel 4 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår i første punktum at styret får kompetanse til å vurdere og avgjøre hvordan møtet skal gjennomføres. Hvis styret ønsker å gjennomføre møtet digitalt, er det i femte punktum krav om «forsvarleg gjennomføring og at det ligg føre system som sikrar at lovens krav til generalforsamling er oppfylte». Kravet innebærer at styret, før det velger møteform, må avveie ulike momenter. Et viktig moment er hvilke saker som står på dagsordenen. Noen saker vil etter sin karakter kunne være uforsvarlig å behandle i en møteapplikasjon. Dette kan for eksempel være kompliserte saker, som forutsetter muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», vil digital møtegjennomføring antagelig oftest være forsvarlig. Et annet moment kan være om mange andelseiere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.
Tingretten har plikt til, på begjæring, å innkalle til generalforsamling dersom styret ikke oppfyller sin plikt til å gjøre dette, jf. boligbyggelagsloven § 5-8 annet ledd. Når retten innkaller til generalforsamling, skal retten ved medhjelperen ha samme kompetanse som styret til å bestemme gjennomføringen av møtet.
Departementet foreslår i annet punktum at minst en tjuendedel (fem prosent) av andelseierne kan kreve at det gjennomføres fysisk møte. Noen boligbyggelag har vedtektsfestet bestemmelser om delegerte, jf. boligbyggelagsloven § 5-3 første ledd. I disse tilfellene skal prosenten regnes av det totale antallet medlemmer, og ikke av de delegerte. Bestemmelsen forutsetter at styret gir tydelig informasjon til andelseierne om møtet skal avholdes fysisk eller digitalt, slik at andelseierne får anledning til å motsette seg et eventuelt digitalt møte.
Departementet foreslår i tredje punktum å åpne for at styret kan sette en frist for når andelseierne kan fremsette et krav om at generalforsamlingen skal gjennomføres med fysisk oppmøte. I fjerde punktum er det presisert at fristen ikke kan starte å løpe før andelseierne har blitt informert om hvilke saker som skal behandles på generalforsamlingen. Kravet har sammenheng med at andelseierne ikke har et reelt grunnlag for å vurdere om det er behov for et fysisk møte før det er kjent hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Fjerde punktum presiserer videre at andelseierne må få rimelig tid til å vurdere om de ønsker å fremme et krav om fysisk møte, samt til å eventuelt fremme et slikt krav. Ettersom det må være minst en tjuendedel av andelseierne som fremsetter krav om fysisk møte, må fristen også gi andelseierne tid til å samkjøre seg.
Dersom generalforsamlingen ikke gjennomføres med fysisk oppmøte, er det i femte punktum presisert at styret må sørge for en forsvarlig gjennomføring. Kravet må ses i sammenheng med bestemmelsen i første punktum som gir styret kompetanse til å velge møteform. Som nevnt i merknaden til første punktum, vil det ikke være forsvarlig å gjennomføre møtet i en møteapplikasjon hvis det på agendaen står kompliserte saker, der en reell diskusjon forutsetter at andelseierne møtes ansikt til ansikt. Femte punktum krever også at det foreligger «system som sikrar at lovens krav til generalforsamling er oppfylte». Dette kravet tar sikte på å sikre at den digitale løsningen som benyttes har funksjonalitet som gjør det mulig å gjennomføre møtet uten å bryte noen av lovens saksbehandlingsregler. I noen møteapplikasjoner gjennomføres generalforsamlingen over flere dager eller uker. Slike applikasjoner må ha funksjonalitet som enten ikke tillater å avgi stemme før diskusjonen er avsluttet, eller som åpner for at stemmen kan endres dersom nye faktaopplysninger eller nye argumenter gjør at noen ønsker å endre standpunkt.
Dersom generalforsamlingen ikke gjennomføres med fysisk møte, er det i sjette punktum presisert at deltakelse og stemmegiving må kunne kontrolleres på en trygg måte, herunder at det brukes en trygg metode for å bekrefte (autentisere) deltakerens identitet. Autentisering ved hjelp av passord eller PIN-kode vil være en trygg metode. Fingeravtrykk, engangskoder og passordkalkulatorer vil også normalt være trygge metoder for autentisering. Synet på hva som er «trygt» vil kunne endre seg i takt med den teknologiske utviklingen.
Til § 5-7
Departementet foreslår i nytt tredje ledd å slå fast at § 5-6 fjerde ledd gjelder tilsvarende for ekstraordinær generalforsamling.
Til § 5-17
Endringen i tredje ledd første punktum går ut på å erstatte «skrive under» med «signere» for å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur.
Til § 6-17
Endringen er nærmere omtalt i kapittel 5 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår å oppheve regelen i første ledd om at styret i utgangspunktet skal behandle sakene i fysisk møte, og i stedet innføre en regel om at styret selv avgjør om sakene til behandling i styret skal behandles på et fysisk møte eller på annen måte, for eksempel via videokonferanse.
Til § 6-26
Endringene i tredje ledd første og annet punktum går ut på å erstatte «skrivast under» og «skrive under» med «signerast» og «signere». Begge endringene er for å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur.
10.2 Endringer i borettslagsloven
Til § 1-6
Endringsforslaget er nærmere omtalt i kapittel 6 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at bestemmelsen endrer overskrift, fra «Bruk av elektronisk kommunikasjon» til «Meldingar mv.». Formålet med endringen er å vise at bestemmelsen vil likestille elektronisk og papirbasert kommunikasjon.
Departementet foreslår å endre første ledd slik at det ikke lenger vil være krav om at laget må innhente uttrykkelig forhåndssamtykke for å kommunisere elektronisk med andelseierne. Departementet foreslår i stedet i første punktum en bestemmelse som går ut på at styret selv bestemmer hvordan meldinger og lignende etter loven skal gis. Bestemmelsen er utformet etter mønster av aksjeloven § 1-7. Før styret eventuelt velger e-post som kommunikasjonsmåte, må det vurdere om det finnes et behandlingsgrunnlag, jf. personvernforordningen artikkel 6. Kravet til behandlingsgrunnlag er nærmere omtalt i kapittel 3 i denne proposisjonen. Kravet gjelder både for behandlingen av e-postadressen og for behandling av eventuelle personopplysninger i e-posten. Hvis det finnes flere aktuelle behandlingsgrunnlag, må styret ta stilling til hvilket av disse det vil basere behandlingen på.
Lovendringen innebærer ikke at andelseiere som ikke har e-post må opprette en e-postkonto for å motta informasjon. Endringen innebærer heller ikke at andelseiere som har e-postkonto, men som ikke ønsker å motta informasjon på e-post, kan pålegges å motta informasjon på e-post. I begge tilfeller har andelseieren etter annet punktum adgang til å reservere seg mot å få informasjon på e-post. Dette vil i praksis bety at styret må sørge for at disse får informasjon på papir.
Departementet foreslår i tredje punktum en plikt for styret til å informere andelseierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Andelseierne vil da blant annet ha anledning til å gjøre styret oppmerksom på eventuelle utfordringer med kommunikasjonsmåten, og eventuelt reservere seg mot elektronisk kommunikasjon.
I fjerde punktum foreslås det et skjønnsmessig formulert krav om at meldingene må gis på en «trygg» (betryggende) og «tenleg» (hensiktsmessig) måte. Kravet skal ivareta notoritet og hensynet til andelseierne. Kommunikasjonsmåten vil ikke være betryggende om en alminnelig andelseier vanskelig kan ivareta sine interesser eller direkte forhindres fra å gjøre dette. Det kan for eksempel ikke stilles vilkår som innebærer behov for programvare som er lite brukervennlig eller som krever dyr lisens. Dersom det ikke er knyttet rettsvirkninger til meldingen, er behovet for notoritet lavere.
I nytt tredje ledd foreslår departementet å presisere at eventuelle lovbestemte krav om at meldinger eller annet skal være eller gis «skriftleg» ikke utelukker elektronisk kommunikasjon. Bestemmelsen må likevel ses i sammenheng med første ledd fjerde punktum om at meldinger skal gis på en trygg og hensiktsmessig måte. Terskelen for å konstatere at en melding er gitt på en trygg og hensiktsmessig måte er høyere når det for eksempel er knyttet rettsvirkninger til en melding, slik som ved pålegg om salg.
I nytt fjerde ledd foreslås det en hjemmel for at departementet i forskrift kan gi nærmere regler om krav til meldinger og lignende mellom laget og andelseierne.
Til § 1-7
Bestemmelsen er nærmere omtalt i kapittel 8 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at loven får en bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon. Departementet foreslår i første ledd første punktum en bestemmelse som på et overordnet nivå pålegger styret å utarbeide og oppbevare «dokumentasjon som det er krav om etter lova» på en trygg og forsvarlig måte. Forslaget omfatter bare den dokumentasjon som er påkrevd etter loven, og innebærer ikke noen utvidelse av dagens plikter til å utarbeide dokumentasjon. Forslaget innebærer kun å sette krav til hvordan slik dokumentasjon utarbeides og oppbevares. Forslaget bygger på tilsvarende regler i aksjeloven § 1-6. Kravet om å utarbeide dokumentasjon på en trygg og forsvarlig måte innebærer at dokumentasjonen må sikres mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap.
Styret skal etter forslaget selv bestemme oppbevaringssted. Departementet foreslår å presisere i annet punktum at dersom dokumentasjonen befinner seg utenfor Norge, for eksempel på en harddisk, må den være eller gjøres tilgjengelig fra Norge.
Departementet foreslår i annet ledd å presisere at hvis loven stiller krav om at dokumentasjon skal være eller gis skriftlig, så er ikke dette til hinder for bruk av elektroniske løsninger.
I tredje ledd foreslås det en hjemmel for at departementet i forskrift kan gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, om hva som er egnet format på dokumentasjonen, om hva som skal regnes som trygg og forsvarlig utarbeidelse og oppbevaring, og om sikkerhetsnivået for signatur.
Til § 2-7
Endringen i første punktum går ut på å erstatte «skrive under» med «signere». Formålet er å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur. Tilsvarende endring er gjort i annet punktum. Bestemmelsen i tredje punktum er ny, og presiserer at stiftelsesdokumentet både kan opprettes på papir og gjennom elektroniske løsninger for stiftelse av borettslag godkjent av Foretaksregisteret.
Til § 2-9
Endringen i første ledd går ut på å erstatte «underskrive» med «signert». Formålet er å tydeliggjøre at melding til Foretaksregisteret kan signeres både elektronisk og med håndskreven signatur.
Til § 7-4
Endringene er nærmere omtalt i kapittel 4 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår i et nytt fjerde ledd en bestemmelse som overlater til det enkelte borettslag å avgjøre hvordan generalforsamling skal gjennomføres. Dette innebærer at dagens krav om fysisk generalforsamling oppheves.
Departementet foreslår i første punktum at styret får kompetanse til å vurdere og avgjøre hvordan møtet skal gjennomføres. Hvis styret ønsker å gjennomføre møtet digitalt, er det i femte punktum krav om «forsvarleg gjennomføring og at det ligg føre system som sikrar at lovens krav til generalforsamling er oppfylte». Kravet innebærer at styret, før det velger møteform, må avveie ulike momenter. Et viktig moment er hvilke saker som står på dagsordenen. Noen saker vil etter sin karakter kunne være uforsvarlig å behandle i en møteapplikasjon. Dette kan for eksempel være kompliserte saker, som forutsetter muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», vil digital møtegjennomføring antagelig oftest være forsvarlig. Et annet moment kan være om mange beboere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.
Tingretten har plikt til, på begjæring, å innkalle til generalforsamling dersom styret ikke oppfyller sin plikt til å gjøre dette, jf. borettslagsloven § 7-6 annet ledd. Når retten innkaller til generalforsamling, skal retten ved medhjelperen ha samme myndighet som styret til å bestemme gjennomføringen av møtet.
Retten til å delta i behandlingen av sakene på generalforsamling, er viktig. Prinsippet om at alle andelseiere har rett til å delta på generalforsamling følger av borettslagsloven § 7-2 første ledd. En konsekvens av prinsippet, er at styret må sørge for at andelseiere som ikke er på digitale plattformer, likevel får si sin mening og avgi stemme. Styret må derfor finne praktiske løsninger som sørger for at ingen faller utenfor selv om avgjørelser skal tas i digitale møter. En oppfordring om å bruke fullmakt kan være et forsvarlig alternativ i noen tilfeller. Hvis det ikke er mulig å ivareta eiere som ikke er på digitale plattformer, må møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.
Styret skal ikke ha absolutt bestemmelsesrett når det gjelder hvordan generalforsamling skal gjennomføres. Departementet foreslår i annet punktum at minst to andelseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte. Dette tilsvarer terskelen for å kreve ekstraordinær generalforsamling, jf. borettslagsloven § 7-5, og kravet skal forstås på samme måte. Bestemmelsen forutsetter tydelig informasjon til andelseierne om møtet skal avholdes fysisk eller digitalt, slik at andelseierne får anledning til å motsette seg et eventuelt digitalt møte.
Departementet foreslår i tredje punktum å åpne for at styret kan sette en frist for når andelseierne kan fremsette et krav om at generalforsamlingen skal gjennomføres med fysisk oppmøte. I fjerde punktum er det presisert at fristen ikke kan starte å løpe før andelseierne har blitt informert om hvilke saker som skal behandles på generalforsamlingen. Kravet har sammenheng med at andelseierne ikke har et reelt grunnlag for å vurdere om det er behov for et fysisk møte før det er kjent hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Fjerde punktum presiserer videre at andelseierne må få rimelig tid til å vurdere om de ønsker å fremme et krav om fysisk møte, samt til å eventuelt fremme et slikt krav. Ettersom det må være minst to andelseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene som fremsetter krav om fysisk møte, må fristen gi andelseierne tid til å samkjøre seg.
Dersom generalforsamlingen ikke gjennomføres med fysisk oppmøte, er det i femte punktum presisert at styret må sørge for en forsvarlig gjennomføring. Kravet må ses i sammenheng med bestemmelsen i første punktum som gir styret kompetanse til å velge møteform. Som nevnt i merknaden til første punktum, vil det ikke være forsvarlig å gjennomføre møtet i en møteapplikasjon hvis det på agendaen står kompliserte saker, der en reell diskusjon forutsetter at beboerne møtes ansikt til ansikt. Femte punktum krever også at det foreligger «system som sikrar at lovens krav til generalforsamling er oppfylte». Dette kravet tar sikte på å sikre at den digitale løsningen som benyttes har funksjonalitet som gjør det mulig å gjennomføre møtet uten å bryte noen av lovens saksbehandlingsregler. I noen møteapplikasjoner gjennomføres generalforsamlingen over flere dager eller uker. Slike applikasjoner må ha funksjonalitet som enten ikke tillater å avgi stemme før diskusjonen er avsluttet, eller som åpner for at stemmen kan endres dersom nye faktaopplysninger eller nye argumenter gjør at noen ønsker å endre standpunkt.
Dersom generalforsamlingen ikke gjennomføres med fysisk møte, er det i sjette punktum presisert at deltakelse og stemmegiving må kunne kontrolleres på en trygg måte, herunder at det brukes en trygg metode for å bekrefte (autentisere) deltakerens identitet. Autentisering ved hjelp av passord eller PIN-kode vil være en trygg metode. Fingeravtrykk, engangskoder og passordkalkulatorer vil også normalt være trygge metoder for autentisering. I små borettslag vil det i noen tilfeller antagelig ikke være aktuelt med noen egentlig bekreftelse på deltakernes identitet, for eksempel der noen få andelseiere (som kjenner hverandre) bruker en videokonferanseløsning for å gjennomføre generalforsamling. Synet på hva som er «trygt» vil også kunne endre seg i takt med den teknologiske utviklingen.
Til § 7-5
Endringene er nærmere omtalt i kapittel 4 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår i nytt annet ledd å slå fast at § 7-4 fjerde ledd gjelder tilsvarende for ekstraordinær generalforsamling.
Til § 7-9
Departementet foreslår to endringer i annet ledd annet punktum. Den første går ut på å erstatte «underskrivast» med «signerast». Formålet med endringen er å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur. Det er vanskelig å gi en uttømmende definisjon av hva som kan være en elektronisk signatur. Imidlertid vil eID og elektronisk signatur, som er i samsvar med kravene i lov 15. juni 2018 nr. 44 om elektroniske tillitstjenester med forskrifter, alltid være en betryggende elektronisk signatur. Dette gjelder blant annet både BankID, eID og e-signatur fra Buypass og Commfides. Den andre endringen innebærer å erstatte ordene «er til stades» med uttrykket «deltek». Endringen foreslås for å få bestemmelsens ordlyd til å harmonere bedre med endringen i § 7-4 som åpner for digitale generalforsamlinger, siden det er mindre naturlig å si at man «er til stades» i noen former for digitale møter.
Til § 8-5
Endringene er nærmere omtalt i kapittel 5 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at bestemmelsen får et nytt tredje punktum, som gir styrets leder rett til å avgjøre hvordan styresakene skal behandles. Dette innebærer at styrets leder som utgangspunkt bestemmer om medlemmene skal møtes fysisk, om det skal gjennomføre møtet via videokonferanse eller på annen måte. Det vil likevel kunne være uheldig om styremedlemmer, som forutsetningsvis skal samarbeide tett over en lengre periode, aldri treffes fysisk og at styreleder skal kunne beslutte dette alene. Derfor foreslås det i nytt fjerde punktum å gi alle styremedlemmene rett til å kreve fysisk møte.
Til § 8-7
Departementet foreslår to endringer i annet ledd annet punktum. Den første går ut på å erstatte «skrivast under» med «signerast». Formålet med endringen er å likestille elektronisk og håndskreven signatur på styreprotokollen. Det er vanskelig å gi en uttømmende definisjon av hva som kan være en elektronisk signatur. Imidlertid vil eID og elektronisk signatur, som er i samsvar med kravene i lov 15. juni 2018 nr. 44 om elektroniske tillitstjenester med forskrifter, alltid tilfredsstille kravet om «betryggende» elektronisk signatur. Dette gjelder blant annet både BankID, eID og e-signatur fra Buypass og Commfides. Den andre endringen innebærer å erstatte ordet «frammøtte» med uttrykket «som deltok». Endringen foreslås for å få bestemmelsens ordlyd til å harmonere bedre med endringen i § 8-5 som åpner for digitale styremøter, siden man rent språklig ikke «møter fram» i et digitalt møte.
10.3 Endringer i eierseksjonsloven
Til § 6 a
Bestemmelsen er ny, og er nærmere omtalt i kapittel 6 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår i første ledd en bestemmelse som går ut på at styret bestemmer hvordan meldinger og lignende etter loven skal gis. Bestemmelsen er utformet etter mønster av aksjeloven § 1-7. Før styret eventuelt velger e-post som kommunikasjonsmåte, må det vurdere om det finnes et behandlingsgrunnlag, jf. personvernforordningen artikkel 6. Kravet til behandlingsgrunnlag er nærmere omtalt i kapittel 3 i denne proposisjonen. Kravet gjelder både for behandlingen av e-postadressen og for behandling av eventuelle personopplysninger i e-posten. Hvis det finnes flere aktuelle behandlingsgrunnlag, må styret ta stilling til hvilket av disse det vil basere behandlingen på.
Lovendringen innebærer ikke at seksjonseiere som ikke har e-post må opprette en e-postkonto for å motta informasjon. Endringen innebærer heller ikke at seksjonseiere som har e-postkonto, men som ikke ønsker å motta informasjon på e-post, kan pålegges å motta informasjon på e-post. I begge tilfeller har seksjonseieren etter annet punktum adgang til å reservere seg mot å få informasjon på e-post. Dette vil i praksis bety at styret må sørge for at disse får informasjon på papir.
Departementet foreslår i tredje punktum en plikt for styret til å informere seksjonseierne i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Seksjonseierne vil da blant annet ha anledning til å gjøre styret oppmerksom på eventuelle utfordringer med kommunikasjonsmåten, og eventuelt reservere seg mot elektronisk kommunikasjon.
I fjerde punktum foreslås det et skjønnsmessig formulert krav om at meldingene må gis på betryggende og hensiktsmessig måte. Kravet skal ivareta notoritet og hensynet til seksjonseierne. Kommunikasjonsmåten vil ikke være betryggende om en alminnelig seksjonseier vanskelig kan ivareta sine interesser eller direkte forhindres fra å gjøre dette. Det kan for eksempel ikke stilles vilkår som innebærer behov for programvare som er lite brukervennlig eller som krever dyr lisens. Dersom det ikke er knyttet rettsvirkninger til meldingen, er behovet for notoritet lavere.
I annet ledd foreslår departementet å regulere seksjonseiernes adgang til å benytte elektronisk kommunikasjon når de skal gi meldinger mv. til sameiet. Bestemmelsen bygger på dagens regulering av andelseieres meldinger til boligbyggelaget og borettslaget i henholdsvis boligbyggelagsloven § 1-5 annet ledd og borettslagsloven § 1-6 annet ledd. Seksjonseierne kan, uten uttrykkelig samtykke fra sameiet, benytte e-postadressen til sameiet når de skal gi meldinger mv. når e-postadressen er fastsatt til dette formål. Om sameiet har en egen og generell e-postadresse, må hovedregelen være at seksjonseierne kan sende alle typer meldinger dit. Sameiet kan ha fastsatt andre måter meldinger skal gis på.
I tredje ledd foreslår departementet å presisere at eventuelle lovbestemte krav om at meldinger eller lignende skal være eller gis «skriftlig» ikke utelukker elektronisk kommunikasjon. Bestemmelsen må likevel ses i sammenheng med første ledd fjerde punktum om at meldinger skal gis på en trygg og hensiktsmessig måte. Terskelen for å konstatere at en melding er gitt på en trygg og hensiktsmessig måte er høyere når det for eksempel er knyttet rettsvirkninger til en melding, slik som ved pålegg om salg.
I fjerde ledd foreslås det en hjemmel for at departementet i forskrift kan gi nærmere regler om krav til meldinger og lignende mellom styret og seksjonseierne.
Til § 6 b
Bestemmelsen er ny, og er nærmere omtalt i kapittel 8 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at loven får en bestemmelse om utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon. Departementet foreslår i første ledd første punktum en bestemmelse som på et overordnet nivå pålegger styret å utarbeide og oppbevare «dokumentasjon som det er krav om etter loven» på en trygg og forsvarlig måte. Forslaget omfatter bare den dokumentasjon som er påkrevd etter loven, og innebærer ikke noen utvidelse av dagens plikter til å utarbeide dokumentasjon. Forslaget innebærer kun å sette krav til hvordan slik dokumentasjon utarbeides og oppbevares. Forslaget bygger på tilsvarende regler i aksjeloven § 1-6. Kravet om å utarbeide dokumentasjon på en trygg og forsvarlig måte innebærer at dokumentasjonen må sikres mot urettmessig endring, ødeleggelse og tap.
Styret skal etter forslaget selv bestemme oppbevaringssted. Departementet foreslår å presisere i annet punktum at dersom dokumentasjonen befinner seg utenfor Norge, for eksempel på en harddisk, må den være eller gjøres tilgjengelig fra Norge.
Departementet foreslår i annet ledd å presisere at hvis loven stiller krav om at dokumentasjon skal være eller gis skriftlig, så er ikke dette til hinder for bruk av elektroniske løsninger.
I tredje ledd foreslås det en hjemmel for at departementet i forskrift kan gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, om hva som skal regnes som trygg og forsvarlig utarbeidelse og oppbevaring, om hva som er egnet format på dokumentasjonen, og om sikkerhetsnivået for signatur.
Til § 41
Departementet foreslår i et nytt annet ledd en bestemmelse som overlater til det enkelte eierseksjonssameie å avgjøre hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Dette innebærer at dagens krav om fysisk årsmøte oppheves. Forslaget er nærmere omtalt i kapittel 4 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår i første punktum at styret får kompetanse til å vurdere og avgjøre hvordan møtet skal gjennomføres. Hvis styret ønsker å gjennomføre møtet digitalt, er det i femte punktum krav om «forsvarlig gjennomføring og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt». Kravet innebærer at styret, før det velger møteform, må avveie ulike momenter. Et viktig moment er hvilke saker som står på dagsordenen. Noen saker vil etter sin karakter være uforsvarlig å behandle i en møteapplikasjon. Dette kan for eksempel være kompliserte saker, som forutsetter muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», vil digital gjennomføring antagelig være forsvarlig. Et annet moment kan være om mange beboere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.
Tingretten har plikt til, på begjæring, å innkalle til årsmøte dersom styret ikke oppfyller sin plikt til å gjøre dette, jf. eierseksjonsloven § 43 annet ledd. Når retten innkaller til årsmøte, skal retten ved medhjelperen ha samme myndighet som styret til å bestemme gjennomføringen av møtet.
Retten til å delta i behandlingen av sakene på årsmøtet, er viktig. Prinsippet om at alle seksjonseiere har rett til å delta på årsmøte følger av eierseksjonsloven § 46. En konsekvens av prinsippet, er at styret må sørge for at seksjonseiere som ikke er på digitale plattformer, likevel får si sin mening og avgi stemme. Styret må derfor finne praktiske løsninger som sørger for at ingen faller utenfor selv om avgjørelser skal tas i digitale møter. En oppfordring om å bruke fullmakt kan være et forsvarlig alternativ i noen tilfeller. Hvis det ikke er mulig å ivareta eiere som ikke er på digitale plattformer, må møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.
Styret skal ikke ha absolutt bestemmelsesrett når det gjelder hvordan årsmøtet skal gjennomføres, og departementet foreslår i annet punktum at minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte. Dette tilsvarer terskelen for å kreve ekstraordinært årsmøte etter eierseksjonsloven § 42. Bestemmelsen forutsetter at styret gir tydelig informasjon til seksjonseierne om møtet skal avholdes fysisk eller digitalt slik at seksjonseierne får anledning til å motsette seg et eventuelt digitalt møte.
Departementet foreslår i tredje punktum å åpne for at styret kan sette en frist for når seksjonseierne kan fremsette et krav om at årsmøtet skal gjennomføres med fysisk oppmøte. I fjerde punktum er det presisert at fristen ikke kan starte å løpe før seksjonseierne har blitt informert om hvilke saker som skal behandles på årsmøtet. Kravet har sammenheng med at seksjonseierne ikke har et reelt grunnlag for å vurdere om det er behov for et fysisk møte før det er kjent hvilke saker årsmøtet skal behandle. Fjerde punktum presiserer videre at seksjonseierne må få rimelig tid til å vurdere om de ønsker å fremme et krav om fysisk møte, samt til å eventuelt fremme et slikt krav. Ettersom det må være minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene som fremsetter krav om fysisk møte, må fristen også gir rom for seksjonseierne til å samkjøre seg.
Dersom årsmøtet ikke gjennomføres med fysisk oppmøte, er det i femte punktum presisert at styret må sørge for en forsvarlig gjennomføring. Kravet må ses i sammenheng med bestemmelsen i første punktum som gir styret kompetanse til å velge møteform. Som nevnt i merknaden til første punktum, vil det ikke være forsvarlig å gjennomføre møtet i en møteapplikasjon hvis det på agendaen står kompliserte saker, der en reell diskusjon forutsetter at beboerne møtes ansikt til ansikt. Femte punktum krever også at det foreligger «systemer som sikrer at lovens krav til årsmøte er oppfylt». Dette kravet tar sikte på å sikre at den digitale løsningen som benyttes har funksjonalitet som gjør det mulig å gjennomføre møtet uten å bryte noen av lovens saksbehandlingsregler. I noen møteapplikasjoner gjennomføres årsmøtet over flere dager eller uker. Slike applikasjoner må ha funksjonalitet som enten ikke tillater å avgi stemme før diskusjonen er avsluttet, eller som åpner for at stemmen kan endres dersom nye faktaopplysninger eller nye argumenter gjør at noen ønsker å endre standpunkt.
Dersom årsmøtet ikke gjennomføres med fysisk møte, er det i sjette punktum presisert at deltakelse og stemmegiving må kunne kontrolleres på en trygg måte, herunder at det brukes en trygg metode for å bekrefte (autentisere) deltakerens identitet. Autentisering ved hjelp av passord eller PIN-kode vil være en trygg metode. Fingeravtrykk, engangskoder og passordkalkulatorer vil også normalt være trygge metoder for autentisering. I små eierseksjonssameier vil det i noen tilfeller antagelig ikke være aktuelt med noen egentlig bekreftelse på deltakernes identitet, for eksempel der noen få seksjonseiere (som kjenner hverandre) bruker en videokonferanseløsning for å gjennomføre årsmøtet. Synet på hva som er «trygt» vil også kunne endre seg i takt med den teknologiske utviklingen.
Til § 42
Endringsforslaget er nærmere omtalt i kapittel 4 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår i nytt annet punktum å slå fast at § 41 annet ledd gjelder tilsvarende for ekstraordinært årsmøte.
Til § 53
Departementet foreslår to endringer i annet punktum. Den første endringen går ut på å erstatte «underskrive» med «signere». Formålet med endringen er å tydeliggjøre at elektronisk signatur er likestilt med håndskreven signatur. Det er vanskelig å gi en uttømmende definisjon av hva som kan være en elektronisk signatur. Imidlertid vil eID og elektronisk signatur, som er i samsvar med kravene i lov 15. juni 2018 nr. 44 om elektroniske tillitstjenester med forskrifter, være en betryggende elektronisk signatur. Dette gjelder blant annet både BankID, eID og e-signatur fra Buypass og Commfides. Den andre endringen innebærer å erstatte ordene «er til stede» med uttrykket «deltar». Endringen foreslås for å få bestemmelsens ordlyd til å harmonere bedre med endringen i § 41 som åpner for digitale årsmøter, siden det er mindre naturlig å si at man «er til stede» i noen former for digitale møter.
Til § 56
Endringsforslaget er nærmere omtalt i kapittel 5 i denne proposisjonen.
Departementet foreslår at første ledd får et nytt tredje punktum, som gir styrets leder rett til å avgjøre hvordan styresakene skal behandles. Dette innebærer at styrets leder i utgangspunktet bestemmer om medlemmene skal møtes fysisk, om de skal gjennomføre møtet via videokonferanse eller på annen måte. Det vil likevel kunne være uheldig om styremedlemmer, som forutsetningsvis skal samarbeide tett over en lengre periode, aldri treffes fysisk og at styreleder skal kunne beslutte dette alene. Derfor foreslås det i nytt fjerde punktum å gi alle styremedlemmene rett til å kreve fysisk møte.
Videre foreslår departementet to endringer i femte ledd annet punktum. Den første går ut på å erstatte «undertegne» med «signere». Formålet med endringen er å likestille elektronisk og håndskreven signatur på styreprotokollen. Reglene for elektronisk signatur fremgår for øvrig av EU-forordningen eIDAS, som også gjelder som norsk lov. Den andre endringen innebærer å erstatte ordet «fremmøtte» med uttrykket «deltakende». Endringen foreslås for å få bestemmelsens ordlyd til å harmonere bedre med endringen i første ledd som åpner for digitale styremøter, siden man rent språklig ikke «møter frem» i et digitalt møte.
10.4 Til overgangsregelen
Departementet foreslår en overgangsregel som fastslår at møtetidspunktet er avgjørende for om generalforsamling og årsmøte kan avholdes i tråd med endringene i boligbyggelagsloven § 5-6, borettslagsloven § 7-4 og eierseksjonsloven § 41. Overgangregelen åpner med andre ord opp for at møtene kan gjennomføres uten fysisk oppmøte selv om innkalling til slikt møte er sendt før endringene trådte i kraft. Bestemmelsen forutsetter at vilkårene i boligbyggelagsloven § 5-6, borettslagsloven § 7-4 og eierseksjonsloven § 41 er oppfylt, herunder at andels- og seksjonseierne har fått mulighet til å kreve fysisk møte. Overgangsregelen gjelder også for ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter, jf. boligbyggelagsloven § 5-7 nytt tredje ledd, borettslagsloven § 7-5 nytt annet ledd og eierseksjonsloven § 42 nytt annet punktum.