1. GENERELT

Kultur- og likestillingsdepartementet/tilskuddsforvalter vil presisere overfor tilskuddsmottakeren at de ulike lover og forskrifter som gjelder for den enkelte selskapsform, må følges.

2. STYRETS OG LEDELSENS ANSVAR

Styret/ledelsen har fullt ut ansvar for organisasjonens/institusjonens drift, økonomi og finansforvaltning (opptak av ev. lån, håndtering av gjeld m.m.)

Styret/ledelsen har særlig plikt til å påse at organisasjonen/institusjonen har god kontroll med bokføring og formuesforvaltning og at organisasjonen/institusjonen har løpende oversikt over den økonomiske situasjonen, slik at forholdet mellom budsjetterte og faktiske utgifter og inntekter til enhver tid er under kontroll. Denne interne kontrollen kan ikke erstattes med revisjon som utføres av ekstern revisor.

Styret/ledelsen har i tillegg en særskilt plikt til å påse at virksomheten drives i samsvar med forutsetningene som er trukket opp i tilskuddsbrevet og i pkt. 3 nedenfor.
Styret/ledelsen plikter å varsle departementet/tilskuddsforvalteren umiddelbart dersom det oppstår vesentlige avvik i forhold til arbeidsbudsjettet eller de forutsetningene som er trukket opp i tilskuddsbrevet.

Har organisasjonen/institusjonen en administrerende direktør eller daglig leder, skal denne sørge for den daglige ledelse i samsvar med gjeldende lover og forskrifter og etter retningslinjer og pålegg fra styret.

3. FORUTSETNINGER FOR TILSKUDD

For å motta statlig tilskudd forutsettes det at organisasjonen/institusjonen har kontinuerlig drift i samsvar med mål/formålene med virksomheten.

Tilskuddet skal ikke brukes til gjeldssanering. Et eventuelt årsunderskudd må dekkes gjennom overføringer fra fri egenkapital eller ved innsparinger i påfølgende budsjettår.
Tilskuddsmottaker vil ikke få ytterligere tilskudd i 2026 til dekning av eventuelle utgifter til driftskreditt eller til dekning av økte utgifter som følge av prisstigning gjennom året eller merutgifter som følge av lønnsoppgjør.

Driftstilskuddet skal som hovedregel benyttes til formålet i samme året som tilskuddet er tildelt. Dersom tilskuddsmottaker akkumulerer overskudd over flere år som følge av lavere aktivitetsnivå enn det som er forutsatt ved tildelingen av tilskudd, vil størrelsen på framtidige tilskudd kunne reduseres.

Tilskuddet skal plasseres på institusjonens bankkonto. En plassering av likvide tilskuddsmidler i fond m.m. er i strid med gjeldende regelverk og forutsetningen i tilskuddsbrevet. Dersom tilskuddet benyttes til plassering i fond m.m. vil dette kunne få konsekvenser for framtidige tilskudd.

Mottakere av tilskudd fra Kultur- og likestillingsdepartementet skal ha systemer for å ivareta sikkerhet og beredskap. Tilskuddsmottakeren må også ta hensyn til særskilte forutsetninger gitt i tilskuddsbrevet i sin disponering av tilskuddet.

4. PLAN FOR DISPONERING AV UTGIFTER OG INNTEKTER

Som grunnlag for organisasjonens/institusjonens løpende kontroll med den økonomiske utviklingen, skal organisasjonen/institusjonen utarbeide et arbeidsbudsjett så snart som mulig. Arbeidsbudsjettet må inneholde samtlige utgifter og inntekter som forventes i løpet av året. Organisasjoner/institusjoner som i hovedsak finansieres av tilskudd fra Kultur- og likestillingsdepartementet må i tillegg sørge for tilstrekkelig avsetning av midler til fri egenkapital som sikkerhet mot uforutsette kostnads- og inntektssvingninger. Departementet vil spesielt understreke behovet for en realistisk budsjettering av egeninntekter.

5. DEPARTEMENTETS KONTROLLADGANG

Departementet og Riksrevisjonen kan iverksette kontroll med at midlene benyttes etter forutsetningene.

6. KRAV TIL REGNSKAP OG REGNSKAPSAVLEGGELSE

Tilskuddsmottaker skal oversende regnskap til departementet eller tilskuddsforvalteren så snart som mulig og senest innen den fristen som er fastsatt i tilskuddsbrevet.

Kultur- og likestillingsdepartementet stiller følgende krav til regnskapet for tilskuddet:

  1. Alle offentlige tilskudd skal spesifiseres i regnskapet med beløp og tilskuddsyterens navn. Dette gjelder også fylkeskommunale og kommunale tilskudd. 
  2. Dersom det er vesentlige avvik mellom arbeidsbudsjettet og regnskapet skal avviket kommenteres. 
  3. Regnskapet må underskrives av virksomhetens styre eller ledelse. 
  4. Når tilskuddet er 500 000 kroner eller høyere skal regnskapet være undertegnet av tilskuddsmottaker og kontrollert av revisor. Unntatt fra dette kravet er organisasjoner/ institusjoner som benytter kommunerevisjon eller annet offentlig revisjonsorgan. Undertegnet revisjonsberetning legges ved regnskapet.
  5. Når tilskuddet er under 500 000 kroner kreves det ikke at regnskapet er bekreftet av revisor. Regnskapet skal være kontrollert av autorisert regnskapsfører, eventuelt av kontrollutvalg eller tilsvarende.
  6. Regnskapsdata og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden eller beregningen av tilskuddsbeløpet, skal oppbevares i henhold til bestemmelsene i bokføringsloven. 


7. ANNEN RAPPORTERING

Annen rapportering for tilskuddet og frister for dette kommer fram av tilskuddsbrevet med vedlegg.

8. TILBAKEBETALING AV TILSKUDD

Statstilskuddet gis til de formål og under de forutsetninger som er angitt i tilskuddsbrevet.

Dersom det i ettertid viser seg at tilskuddet ikke er nyttet i samsvar med forutsetningene i tilskuddsbrevet, kan departementet eller tilskuddsforvalter kreve hele eller deler av tilskuddet tilbakebetalt. Dersom tilskuddsmottaker har mottatt tilskudd på bakgrunn av uriktige opplysninger, kan dette i særlige tilfeller være brudd på bestemmelsene i straffelovens §§ 371–372.

Ved tilbakebetaling av tilskudd skal midlene overføres til:
Kultur- og likestillingsdepartementet, Postboks 8030 Dep, 0030 OSLO Bankkontonummer: 7694.05.00253

Det må framgå av innbetalingen hvilket kapittel- og postnummer i statsbudsjettet tilskuddet gjelder. Tilskuddsmottaker skal også sende informasjon om tilbakebetalingen til departementet, postmottak@kud.dep.no, med henvisning til tilskuddsbrev og brev med krav om tilbakebetaling.

9. PRAKTISERING AV RETNINGSLINJENE

Departementet forutsetter at organisasjonens/institusjonens revisor blir gjort kjent med disse retningslinjene.

Dersom det oppstår tvil om praktiseringen av retningslinjene, ta kontakt med departementet/tilskuddsforvalteren.