Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge

Avtalen gjelder fra og med 1. januar 2016 til og med 31. desember 2017.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og hovedsammenslutningene er blitt enige om "Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost utenfor Norge. Satsen for kompensasjonstillegg i § 12 er regulert opp til 491 kroner fra 1. januar 2017, jf. PM-2016-19.

§ 1 Virkeområde og omfang

  1. Denne særavtale gjelder for arbeidstakere1 som reiser i oppdrag eller i tjeneste for statens regning2 utenfor Norge.
  2. Hvis sammen­hengende3 opphold på samme oppdragssted varer utover 28 døgn, skal satsene for kost reduseres med 25 % fra og med det 29. døgnet.
  3. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) kan, i samråd med hovedsammenslutningene, fastsette andre bestemmelser eller godtgjørelser enn de som framgår av denne særavtale. 

Departementets kommentarer:

1) Særavtalen gjelder for arbeidstakere i staten. Avtalen gjelder ikke stipendreiser eller lokalt ansatte ved utenriksstasjonene. Unntak kan gjøres i tilfeller hvor arbeidsgiver har en vesentlig interesse av at reisen utføres. I slike tilfeller vil særavtalen helt eller delvis kunne legges til grunn.

Særavtalen gjelder pålagte eller godkjente reiser som ansatte foretar for å presentere egne eller forskningsgruppens/instituttets forskningsresultater.

2) Dersom det utbetales sammenfallende tillegg, ytelser og godtgjørelser fra andre enn arbeidsgiver, skal disse samordnes med de godtgjørelser som arbeidstakeren mottar fra arbeidsgiver etter denne avtalen. Hensikten er å unngå dobbeltkompensasjon.

3) Dersom oppholdet etter avbrudd, f.eks. langhelger, ferier, avspasering og kortvarige tjenesteoppdrag, fortsetter med samme utgifter til overnatting og kost, løper ikke nye 28 dager.

I de tilfeller der oppholdet blir noe forlenget pga. uforutsette hendelser, gjelder særavtalens kostsatser som for de første 28 dager. Ved forlengelse av oppholdet utover 28 dager skal tillatelse innhentes fra arbeidsgiver. Den reduserte satsen opprettholdes inntil 2 måneder. I spesielle tilfeller kan arbeidsgiver forlenge den reduserte satsen med ytterligere 3 måneder.

 

§ 2 Definisjoner

  1. Reise: Pålagt og/eller godkjent reise av ikke fast karakter                                  
  2. Oppdragssted: Område som kan dekkes med utgangspunkt fra samme overnattingssted. Det kan forekomme flere oppdragssteder på en reise. 
  3. Døgn: Med døgn menes 24 timer regnet fra det klokkeslett reisen begynner1.
  4. Utgangs- og endepunkt for reisen: Det sted, arbeidssted eller bopel, hvor reisen begynner eller slutter.

Departementets kommentarer:

1) Reisetid beregnes ut fra lokal tid i utreiselandet. Se § 11.

 

§ 3 Generelt

  1. Reisen skal foretas på den for statens hurtigste og rimeligste måte så langt dette er forenlig med utførelsen av oppdraget når det samlet tas hensyn til alle utgifter, og til en effektiv og forsvarlig gjennomføring av reisen1.
  2. Der arbeidsgiver har inngått rabattavtaler eller tilbys lavpris, plikter arbeidstaker å benytte disse i forbindelse med reisen så langt det er mulig2.

Departementets kommentarer: 

1) Arbeidsgiver avgjør i tvilstilfeller hvilken reisemåte som er hurtigst og billigst for staten. Ved valg av reisemåte/hotell må det også kunne legges vekt på reisens varighet, behov for å arbeide underveis på reisen og om det foreligger særlige krav til fleksibilitet i forhold til å forandre reisetidspunkter. Arbeidsgiver har ansvaret for å vurdere sikkerheten i forbindelse med oppdraget. 

2) Arbeidstaker kan ikke privat benytte EuroBonus eller andre lignende fordeler opparbeidet gjennom tjenestereiser. Privat bruk anses som brudd på arbeidstakerens tjenesteplikter.

 

§ 4 Rutegående transportmidler

Ved bruk av rutegående transportmidler skal utgifter til rutefly, beste klasse tog1 og skip dokumenteres2. Øvrige utgifter til rutegående transportmidler dekkes uten dokumentasjon.

Departementets kommentarer: 

1) Det skal innhentes forhåndssamtykke fra arbeidsgiver/oppdragsgiver i hvert enkelt tilfelle for at beste klasse tog eller tilsvarende kan benyttes.

2) Plassbillett må alltid dokumenteres.

 

§ 5 Ikke-rutegående transportmidler1

Det må redegjøres for årsaken til at ikke-rutegående transportmidler (drosje, leiebil, andre fremkomstmidler mv.) benyttes. Utgiftene må dokumenteres.

Departementets kommentar: 

1) Forhåndssamtykke fra arbeidsgiver til å benytte ikke-rutegående transportmidler kan gis generelt for flere tjenestereiser eller i hvert enkelt tilfelle.

Hensikten med at det på reiseregningen skal redegjøres for årsaken til at ikke-rutegående transportmiddel er benyttet uten forhåndssamtykke, er at arbeidsgiver/oppdragsgiver skal gis anledning til å vurdere hensiktsmessigheten av å benytte det valgte transportmiddel. Der arbeidsgiver/oppdragsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3 nr. 1, kan arbeidsgiver/oppdragsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes.

 

§ 6 Egen bil

Det skal innhentes forhåndssamtykke1 fra arbeidsgiver dersom egen bil skal benyttes som transportmiddel på reisen2.

Bruk av egen bil godtgjøres tilsvarende satsene i Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands § 6.

Departementets kommentarer:

1) Der arbeidsgiver mener bruken ikke er forenlig med intensjonen i § 3, kan arbeidsgiver bestemme at utgiften ikke dekkes, eventuelt avkortes.

Forhåndssamtykke fra arbeidsgiver kan gis generelt for flere tjenestereiser eller i hvert enkelt tilfelle. Etter samtykke kan det, der det er rimeligst for staten, tilstås kjøregodtgjørelse tilsvarende kilometersatsen for egen bil for visse reiser der arbeidstakeren ikke er med i bilen. Dette gjelder reiser tur/retur flyplass og lignende der arbeidstakeren blir kjørt/hentet. Vedkommende som står for transporten, blir i slike tilfeller ikke omfattet av denne særavtalen, og det gis ikke passasjertillegg for den tiden man er to personer i bilen.

2) Den distanse det kreves kilometergodtgjørelse for, må det spesifikt redegjøres for på reiseregningen. Når utgangs- og endepunktet for reisen er egen bolig/arbeidssted, beregnes kilometergodtgjørelse for hele reisen.

Benyttes likevel egen bil av personlige grunner, skal skyssgodtgjørelsen beregnes som om reisen var foretatt med rimeligste rutegående transportmidler (tog, buss, fly mv.). Kostgodtgjørelse blir også å beregne som om rimeligste rutegående transportmidler var benyttet.

 

§ 7 Andre utgifter1

I tillegg til utgifter som dekkes etter §§ 4-6, refunderes andre nødvendige2 utgifter i forbindelse med reisen. Det må redegjøres nærmere for utgiften3

Departementets kommentarer:

1) Andre nødvendige utgifter kan for eksempel være: utgifter til parkometer, bom-, bro- og tunnelutgifter, piggdekkavgift, utgifter til nødvendig oppbevaring av bagasje, parkeringsavgift, nødvendige telefonutgifter, nødvendig utgifter til internettilgang, utgifter til soveplass/plassbillett, rens og vask av tøy, utgifter til pass og eventuelt visum når dette er nødvendig for å gjennomføre reisen, vaksinasjon/medisiner som av klimatiske eller helsemessige grunner er nødvendig på reisen, gebyrer ved kjøp/salg av valuta mv.

Andre strengt nødvendige utgifter med bakgrunn i oppdraget eller reisens karakter, kan også dekkes. Det er arbeidsgiver som avgjør om utgiftene var/er nødvendige.

Dekning av utgifter til rens og vask gjelder spesielt i forbindelse med tilgrising av tøy som det er nødvendig å få renset/vasket av hensyn til fortsatt bruk under tjenesteoppdraget.

2) Det er arbeidsgiver som foretar den endelige vurderingen av om utgiften skal dekkes.

3) Når det ikke er mulig å få kvittering for utgifter, er dokumentasjonsplikten ikke absolutt. Det må redegjøres for årsaken til utgiftene på reiseregningen.

 

§ 8 Kost

  1. Utgifter til kost1 beregnes etter de satser for vedkommende land som er oppført i vedlegg 1 til denne særavtalen på følgende måte:

    a)     For reiser fra og med 6 timer og inntil 12 timer tur/retur dekkes 2/3 av kostsatsen for vedkommende land.

    b)     For reiser fra og med 12 timer tur/retur dekkes full kost for vedkommende land.

    c)     For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn.

  2. Under reise til og fra oppdragsstedet beregnes kost etter de satser som gjelder for oppdragsstedet. Dersom reisen foretas gjennom flere land i løpet av et døgn, beregnes kost for det land hvor arbeidstakeren oppholdt seg lengst2.
  3. Det foretas måltidstrekk3 i kosten dersom kost er inkludert i billettutgiftene. Når enkeltmåltider er dekket av arbeidsgiver eller andre, skal det foretas måltidstrekk i kostberegningen.
  4.  Dersom særlige grunner tilsier det, dekkes utgifter til kost etter regning for den enkelte reise.

Departementets kommentarer:

1) Satsen for kost reduseres med 25 % fra og med det 29. døgnet

2) Dette gjelder også reisen i Norge.

3) Full kostgodtgjørelse legges alltid til grunn for måltidstrekk etter følgende fordeling:

Frokost 10 % Lunsj 40 % Middag 50 %

Det foretas ikke måltidstrekk ved enkel servering. 

 

§ 9 Natt

Overnatting på hotell og lignende dekkes etter regning1. Arbeidsgiver må sørge for at overnattingsstedet tilfredsstiller nødvendige krav til sikkerhet, kommunikasjon og komfort innenfor en forsvarlig kostnads­ramme2

Departementets kommentarer: 

1) Det må vedlegges originalbilag fra overnattingsstedet eller reisebyrå. Der orginalbilag har gått tapt må det dokumenteres på en annen måte hvilken utgift man har hatt.

2) Se avtalens § 3 med kommentarer.

 

§ 10 Dagopphold

Ved tjenstlig behov, og/eller i påvente av transport, dekkes dokumenterte utgifter til dagopphold på minst 6 timer på hotell eller lignende.

§ 11 Reisetid

For reisetid utenom ordinær arbeidstid og på frilørdag-, søn- og helgedager, gis en kompensasjon på 30 minutter pr. reisetime. Den enkelte virksomhet kan i tillegg gi kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime begrenset oppad til time for time. Beregnet reisetid gis som hovedregelsom fritid, men kan etter avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker utbetales med timelønn. 

Bestemmelsen omfatter ikke arbeidstaker i ledende stilling eller i særlig uavhengig stilling eller som har særskilt kompensasjon for reisetid. Det fastsettes ved lokale særavtaler hvilke arbeidstakere dette gjelder.

Departementets kommentarer: 

1) Reisetid er den tid som medgår på reisen mellom arbeidssted/bosted og oppdragssted, inkludert nødvendig ventetid underveis. Dersom reisen omfatter flere oppdragssteder, regnes tid for reiser mellom oppdragsstedene som reisetid. Tid som tilbringes på hotell og lignende, beregnes ikke som reisetid.

Det gis ikke kompensasjon for reisetid utover 30 minutter pr. reisetime i forbindelse med kurs, seminarer, utstillinger, messer m.v. som ikke er en del av det ordinære arbeidet, jf. § 2 1).

 

§ 12 Kompensasjonstillegg1

Det tilstås et kompensasjonstillegg på kr 491,- pr. døgn utover 12 timer2

Departementets kommentarer: 

1) Kompensasjonstillegget er skattepliktig, se PM-2009-13.

Kompensasjonstillegget beregnes for hele reisen fra avreise arbeidssted/bosted til retur arbeidssted/bosted.

Når reisen forlenges av personlige forhold, bortfaller tillegget for denne delen av reisen.

Blir reisen avbrutt på grunn av tjenestlige oppdrag i Norge, starter/slutter utenlandsreisen ved første/siste overnatting i Norge.

2) For reiser som varer mer enn 1 døgn, regnes 12 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt helt døgn. For reiser som varer under ett døgn, utbetales tillegget etter 12 timer.

 

§ 13 Forsikring1

  1. For skade på eller tap av ordinært reisegods til personlig bruk, erstattes et sannsynliggjort2 tap med inntil kr 30 000. Erstatningssøknad3 avgjøres og utbetales av den enkelte arbeidsgiver. KMD kan i spesielle tilfeller samtykke til at det gis erstatning utover kr 30 000 for nødvendige personlige eiendeler som medtas av tjenstlige4 grunner.
    Ved vurderingen av om det økonomiske tap helt eller delvis skal dekkes, tas særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet.  

  2. Reiseulykke5 som medfører død6 eller medisinsk invaliditet7 erstattes med inntil 30 G8. Dersom det ikke finnes etterlatte, utbetales 3 G til dødsboet.
    Erstatning etter punkt 2 kan avkortes dersom arbeidstakeren har utvist grov uaktsomhet. 
  3. Ved opphold utenfor EØS-området dekker den enkelte virksomhet nødvendige utgifter til behandling av sykdom og/eller skade på reise for statens regning, samt legitimerte utgifter til eventuell hjemtransport som ikke dekkes av folketrygden eller andre ordninger. 
  4. Ved fravik fra godkjent reiserute grunnet personlige forhold, opphører forsikringen for den del av reisen som fraviket gjelder. 
  5. I tilfelle andre forsikrings­ordninger9 kommer til anvendelse hvor staten er selvassurandør, ytes erstatning etter den ordning som gir høyest utbetaling.
  6. Dersom reisen er betalt med kredittkort som utløser forsikring og arbeidsgiver har betalt årsavgiften, utbetales erstatning etter denne forsikring. Dersom erstatningen etter denne særavtale er høyere enn den kredittkortbaserte forsikringen, utbetales kun differansen. 

Departementets kommentarer: 

1) Statlig arbeidsgiver har, som selvassurandør, ikke anledning/fullmakt til å tegne reise- og/eller ulykkesforsikringer i forsikringsselskaper. Det er for enkeltreiser likevel åpnet for at arbeidsgiver kan tegne reiseforsikring, særskilt utenfor EØS området, for den konkrete reisen.

2) Det er ikke nødvendig å fremlegge regning som dokumentasjon for kjøp av ny gjenstand, men nok at man sannsynliggjør den tapte gjenstands verdi.

3) Tap/skade skal meldes omgående til arbeidsgiver. Søknad om forsikringsoppgjør må fremmes innen rimelig tid etter hjemkomst.

4) Arbeidstaker bør tegne egen privat forsikring for spesielt kostbare/verdifulle klær eller gjenstander som er medbrakt og dette ikke utelukkende er av tjenestlige grunner.

I de tilfeller der det ikke kan utbetales erstatning etter denne særavtale, eller etter eventuelle egne forsikringer, kan det søkes om erstatning etter bestemmelsene i Kgl. res. av 10. juni 1983 om erstatning ved skade på eller tap av private eiendeler i forbindelse med tjenesten (SPH pkt. 10.22 om Kgl. res. 10. juni 1983). Har arbeidstaker tegnet egne forsikringer skal disse benyttes fullt ut før staten dekker noe av skaden/tapet. Ved bruk av egne forsikringer dekkes kun egenandel etter ovennevnte resolusjon av 10. juni 1983.

5) Dødsfall som skyldes reiseulykke, utløser en erstatning på 30 G. Dersom dødsårsaken ikke skyldes reiseulykke, men har sin naturlige årsak, gis de etterlatte etter statstilsatte en erstatning tilsvarende Hovedtariffavtalen (HTA) § 23 nr. 2. Dersom arbeidstaker får en skade som går inn under definisjonen yrkesskade etter § 24 nr. 1, utbetales en erstatning tilsvarende HTA § 24.

6) Erstatning utbetales tilsvarende Hovedtariffavtalen § 23 nr. 5 og 6.

7) Her legges folketrygdlovens invaliditetstabell til grunn, se forskrift om menerstatning ved yrkesskade av 21.04.1997 nr. 373.

8) Se PM-2011-01, PM-2012-05 og SPH pkt. 9.24.

9) F.eks. bilansvarsloven, yrkesskadeforsikringsloven.

 

§ 14 Kredittkort

1.   Arbeidsgiver kan dekke årsavgift for kredittkort ut fra tjenestelige behov1.

2.   Gebyr ved bruk av kredittkort dekkes mot dokumentasjon for tjenesterelevant veksling eller betaling. 

Departementets kommentarer: 

1) Arbeidstakere kan ikke pålegges å skaffe seg kredittkort til bruk på tjenestereise.

 

§ 15 Reiseregning1

  1. Reiseregning sendes arbeidsgiver snarest2.
  2. Alle utlegg føres opp i den valuta de er betalt i. Ved omregning til norske kroner benyttes valutakursen på betalings-/vekslingstidspunktet da reisen fant sted. 
  3. Det kan gis forskudd til dekning av utgifter på reisen3. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke gis før forskudd fra tidligere reiser er gjort opp. Forskudd kan kreves tilbakebetalt4 dersom reiseregning ikke blir gjort opp innen avtalt frist. Dette gjøres gjennom avtale om trekk i lønn
  4. Har ikke arbeidstakeren selv utgifter som skal dekkes, skal det oppgis i reiseregningen hvem som har dekket utgiftene. Arbeids­takeren som har dekket utgiftene, anfører på sin reiseregning hvem dette gjelder for. 

Departementets kommentarer: 

1) Se skattebetalingsforskriften § 5-6-12.

2) Av budsjettmessige grunner er det viktig at tidsfristen for oppgjør overholdes. Krav som leveres etter 3 år, foreldes.

Reiser foretatt uten forhåndssamtykke fra arbeidsgiver blir først å regne som tjenestereiser for statens regning når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen eller på annen måte godkjent reisens formål. På reiseregningen eller vedlegg til denne, skal det i slik tilfelle gis begrunnelse for nødvendigheten av reisen der denne ikke klart fremgår av reisens formål.

3) Arbeidstakeren skal levere et anslag over størrelsen og arten av de forventede utgiftene før forskudd kan gis. Se også skattebetalingsforskriften § 5-6-13 (2).

Dersom flere skal reise sammen (gruppe), kan en person ta ut et større forskudd forutsatt at dette skal dekke fellesutgifter for gruppen. Forskudd skal grovt anslått dekke de totale utgifter til reisen. Det kan ikke innføres ordninger som fratar arbeidstakeren retten til å ta ut reiseforskudd.

4) Avtale om tilbakebetaling av forskudd skal inngås skriftlig senest ved utbetaling av forskuddet.

 

§ 16 Reguleringsbestemmelser

Satsene gjennomgås årlig med henblikk på eventuelle endringer i påfølgende år. Samtidig reguleres satsen for kompensasjon i § 12 hvert år i avtaleperioden med summen av datotilleggene som gis på A-tabellen og i tillegg de prosentvise avsetningene som partene er blitt enige om å øremerke til eventuelle sentrale justeringer og lokale forhandlinger. 

§ 17 Virkningstidspunkt

Avtalen gjøres gjeldende med virkning fra og med 1. januar 2016 til og med 31. desember 2017. 

Protokolltilførsel:

I perioden kan hver av partene kreve opptatt forhandlinger om denne avtalens § 13 Forsikring.