Meld. St. 7 (2012–2013)

Arkiv

Til innhaldsliste

3 Institusjonar med ansvar for arkivbevaring

3.1 Innleiing

Det er store skilnader mellom arkivorganisasjonane i statleg, kommunal og privat sektor. Arkivverket er ein statleg etat som mellom anna har ansvaret for å bevare og tilgjengeleggjere arkiv som ikkje lenger er i aktiv bruk hos statlege arkivskaparar. Arkivverket er organisert i ei sentral og åtte regionale einingar i tillegg til to spesialeiningar. I kommunal sektor har store byar og nokre av fylkeskommunane organisert eigne arkivbevaringsinstitusjonar som ein del av kommunane eller fylkeskommunane. Dei fleste kommunane er med i eit samarbeid med andre om ulike arkivrelaterte tenester, mellom anna bevaring av arkiv. Den vanlegaste organisasjonsforma er interkommunale arkiv (IKA). Dei fleste av desse er interkommunale selskap som medlemskommunane, og i somme høve også ein fylkeskommune, eig. Det finst også andre organisasjonsformer der fylkeskommunen har organisert eit eige fylkesarkiv, og der interkommunalt samarbeid er etablert innanfor denne ramma. Private arkivbevaringsinstitusjonar er i mange tilfelle organisert som stiftingar eller selskap. Av musea som får driftstilskot frå Kulturdepartementet, er om lag 80 pst. stiftingar og om lag 20 pst. aksjeselskap eller interkommunale selskap.

Under statlege institusjonar omtaler vi Arkivverket, Norsk kulturråd og Stortingsarkivet.

3.2 Statlege institusjonar

3.2.1 Arkivverket

Arkivverket er statens etat på arkivområdet. Etaten har ein landsomfattande organisasjon med eit sentralorgan, Riksarkivet, og åtte regionale institusjonar, statsarkiv. I tillegg kjem to einingar med landsomfattande oppgåver – Samisk arkiv og interimsorganisasjonen for Norsk helsearkiv. Riksarkivaren styrer både Riksarkivet og etaten.

Riksarkivet og interimsorganisasjonen for Norsk helsearkiv er lokaliserte i Oslo og Samisk arkiv i Kautokeino. Nedanfor følgjer eit oversyn over lokaliseringa og arbeidsdistriktet til statsarkiva:

  • Statsarkivet i Oslo, samlokalisert med Riksarkivet (Oslo, Akershus og Østfold)

  • Statsarkivet i Hamar (Hedmark og Oppland)

  • Statsarkivet i Kongsberg (Vestfold, Telemark og Buskerud)

  • Statsarkivet i Kristiansand (Aust-Agder og Vest-Agder)

  • Statsarkivet i Stavanger (Rogaland)

  • Statsarkivet i Bergen (Hordaland og Sogn og Fjordane)

  • Statsarkivet i Trondheim (Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland)

  • Statsarkivet i Tromsø (Troms og Finnmark)

Statsarkiva i Stavanger og Tromsø er samlokaliserte med interkommunale arkivinstitusjonar, og i Kristiansand og Trondheim er dette samarbeidet formalisert ytterlegare.

Det er Riksarkivet som tek hand om sentralfunksjonane til Arkivverket. Dette omfattar sentraladministrasjon, personalfunksjonar, økonomi, felles brukartenester og koordinering av tenester for bevaring, tilsyn og depot. Riksarkivet oppbevarer arkiva frå sentrale statlege styringsorgan og landsomfattande statlege verksemder.

Arkiva frå den lokale og regionale statsforvaltninga blir oppbevarte i statsarkiva. Dei åtte statsarkiva er Arkivverkets regionale nettverk, som dels skal ta hand om regionale oppgåver tilpassa behova i regionen, og dels inngå i eit nasjonalt samspel for å sikre nasjonale arkivfunksjonar på ein profesjonell og praktisk måte. Desse to oppgåvetypane heng saman. Det regionale arkivarbeidet i dei ulike distrikta er viktige byggjesteinar i bevaringa av nasjonens felles minne.

Samisk arkiv skal sikre, bevare og gjere tilgjengeleg samisk arkivmateriale av verdi for samisk forsking og framtidig kunnskap om samiske samfunnstilhøve. Arkivet er samlokalisert med m.a. Samisk høgskole. Verksemda starta som eit prosjekt mot slutten av 1980-åra og vart ei stifting i 1995. I 2005 vart Samisk arkiv organisert som ein del av Arkivverket, som ei eiga eining.

Norsk helsearkiv skal ta seg av pasientjournalar for spesialisthelsetenesta. Arkivet skal lokaliserast til Tynset. Helsearkivet er no ein interimsorganisasjon i Riksarkivet i Oslo. Når lokale står ferdige, blir organisasjonen Norsk helsearkiv etablert på Tynset.

Figur 3.1 Dr. Eriksens fysikalske dietetiske Sanatorium på Nærland i Hå (rundt 1929.) Ein av pasientane «kurer» ute og har selskap av direktørfrua, fru Årstad, og tre av dei tilsette ved sanatoriet. Dei fem kvinnene er frå venstre massøsa frk. Åsane, pasienten...

Figur 3.1 Dr. Eriksens fysikalske dietetiske Sanatorium på Nærland i Hå (rundt 1929.) Ein av pasientane «kurer» ute og har selskap av direktørfrua, fru Årstad, og tre av dei tilsette ved sanatoriet. Dei fem kvinnene er frå venstre massøsa frk. Åsane, pasienten fru Beyer frå Bergen, fru Årstad frå Stavanger, fungerande oversøster Åse og kjøkkensjefen Hansine Berg

Kjelde: Foto: Privat. Fotograf ukjent. Statsarkivet i Stavanger.

I tillegg blir det planlagt eit sentraldepot for Arkivverket. Det skal samlokaliserast med Norsk helsearkiv og skal vere fjernmagasin for dei andre institusjonane i etaten.

Hovudoppgåva til etaten er å bevare og tilgjengeleggjere statlege arkiv som ikkje lenger er i bruk til sitt opphavlege formål i forvaltninga, dvs. eldre og avslutta arkiv i arkivforskriftas meining. Arkivverket skal også vere faginstans for offentleg forvaltning og føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunar og kommunar. I tillegg kjem fleire oppgåver knytte til bevaring av privatarkiv – nasjonal koordinering og registerføring, retningslinjer for privatarkivarbeid utført i offentleg sektor og bevaringsoppgåver. I spesialisthelsetenesta er helseføretaka definerte som statlege arkivskaparar, men Norsk helsearkiv skal også bevare pasientjournalar frå private verksemder.

Dei eldste dokumenta i arkivmaterialet til Arkivverket går attende til mellomalderen, men hovudtyngda av materialet er frå 1900-talet, og særleg frå tida etter andre verdskrigen. Storparten av dette er arkivmateriale frå statsadministrasjonen, mens 15 pst. er privatarkiv frå bedrifter, organisasjonar, institusjonar og enkeltpersonar.

I 2011 hadde Arkivverket til saman 260 årsverk. 282 medarbeidarar var tilsette i fast eller mellombels stilling. Om lag halvparten av årsverka er knytte til Riksarkivet, den andre halvparten til statsarkiva. Rundt rekna halvparten av dei faglege personalressursane til Arkivverket går med til brukartenester, tilgjengeleggjering og formidling. 30 pst. går til bevaring og forvaltning av arkiv, mens tilsyn og anna verksemd retta mot arkivskaparane i forvaltninga tek 20 pst. Dei neste åra har Arkivverket retta sitt strategiske blikk mot dei digitale utfordringane innanfor arkivskaping, bevaring og brukartenester.

Tabell 3.1 Arkivverket 2010 – papirarkiv (tal gitt i hyllemeter), lesesalsbesøk og personale

Statlege papirarkiv

Private papirarkiv

Lesesalsgjester

Utlån på lesesal

Skriftlege førespurnader

Fast og mellombels tilsette

Statsarkivet i Oslo

13 399

621

**

1 308

3 514

12

Statsarkivet i Hamar

9 600

631

1 669

1 624

2 204

15

Statsarkivet i Kongsberg

12 633

335

1 229

2 947

2 810

13

Statsarkivet i Kristiansand

7 356

1 970

1 099

2 241

1 541

19

Statsarkivet i Stavanger

9 034

6 022

1 854

2 065

3 058

23

Statsarkivet i Bergen

13 405

472

1 310

1 257

4 438

26

Statsarkivet i Trondheim

24 349

1713

1 578

5 390

3 836

28

Statsarkivet i Tromsø

7 059

1 693

1 102

2 611

2 161

13

Samisk arkiv

298

477

21

72

179

4

Riksarkivet

92 631

12 753

6 318

16 269

4 870

138

Sum

196 364*

26 657

16 180

35 514

28 611

291

* I tillegg kjem kart, teikningar, foto o.a. som ikkje er med i tala her

** Blir rekna saman med Riksarkivet

Arkivverket har det nasjonale hovudansvaret for digitalisering av arkivsektoren, medrekna nasjonale katalogstandardar og digitale løysingar for søking i arkiv på tvers av alle typar arkivinstitusjonar. Denne løysinga skal òg leggjast til rette for søking på tvers av sektorane i arkiv-, bibliotek- og museumsområdet. Løysinga skal dessutan kunne eksportere data til den felles europeiske nettstaden Europeana, som gir ein felles, digital og fleirspråkleg inngang til dei europeiske kulturverninstitusjonane.

Arkivverket har fått inn digitalt skapte arkiv sidan 1985. Ved utgangen av 2010 hadde Arkivverket motteke uttrekk frå rundt 1500 system. I all hovudsak er dette reint registermateriale – tilhøyrande saksdokument ligg føre på papir. Det gjer at volumet på det avleverte materialet er etter måten lite, ca. 1 terabyte. Dette kjem til å endre seg mykje dei kommande åra når avlevering av saksdokument frå fullelektroniske arkiv- og sakshandsamingssystem kjem i gang for alvor. Arkivverket har gjennom meir enn ti år hatt eit program for massedigitalisering av arkivmateriale frå papir og mikrofilm. Digitaliseringa skjer dels ved transkribering (avskriving), dels ved skanning. Ved utgangen av 2010 var det om lag 19 millionar postar i databasane med transkribert materiale og 24 millionar skanna dokumentsider som var publiserte på kjeldenettstaden digitalarkivet.no. På grunn av tekniske krav til skanninga (fargeskanning og høg oppløysing) vil det digitaliserte materialet ha eit mange gonger større volum enn det digitalt skapte materialet.

Tabell 3.2 Arkivverket – nokre tal frå 2010 for digitalt materiale

Digitalt skapt (uttrekk i alt)

Transkribert (postar i alt)

Skanna (sider i alt)

Unike brukarar på nettstadene

1 500

19 millionar

24 millionar

500 000

Digitalarkivet er i hovudsak ei nettside og ein formidlingskanal for Arkivverket, men også andre oppgåver ligg til arkivet. Digitalarkivet er sett saman av fleire grupper med ulike arbeidsområde: redaksjon, registrering, skanning og utvikling. Redaksjonen har kontorplass ved Statsarkivet i Bergen. Her arbeider ein med nettsidene, har rettleiing for brukarane og held all kontakt med brukarane på telefon, e-post og i debattar. Redaksjonen er ansvarleg for informasjonen på nettsidene og for mottak og publisering av digitale kjelder. Redaksjonen samarbeider med webredaksjonen i Arkivverket.

Registrering av kjelder i regi av Digitalarkivet skjer to stader i landet: Voss og Stavanger. Den første staden høyrer administrativt til Statsarkivet i Bergen, den andre til Statsarkivet i Stavanger. I registreringseiningane går det føre seg storstilt tasting av data frå Arkivverkets arkiv. Registreringseiningane har m.a. tasta folketeljingane frå 1865, 1900 og 1910.

Skanning av dokument i Arkivverket skjer i hovudsak i Riksarkivet. All storskalaskanning går føre seg i Riksarkivet, for eksempel skanning av mikrofilma materiale av kyrkjebøker, pantebøker, tingbøker osv. Riksarkivet svarar på spørsmål knytte til denne tenesta. Utvikling av nye funksjonar for Digitalarkivet skjer no i Riksarkivet.

Riksarkivaren har ansvaret for å koordinere arbeidet med å bevare og tilgjengeleggjere privatarkiv. Denne oppgåva skjer i samarbeid med Norsk kulturråd. Arbeidet går føre seg gjennom eit nettverk av institusjonar, fylkeskoordinerande organ, i kvart fylke. Sju av statsarkiva fungerer som fylkeskoordinerande organ for eitt eller fleire fylke. Alle institusjonane i Arkivverket er med i arbeidet med å bevare privatarkiv, og nokre av dei har definert ein bevaringspolitikk og utarbeidd eigne bevaringsplanar i samsvar med varierande regionale behov. I utgangspunktet har Riksarkivet hovudansvaret for arkivskaparar som har arbeidd på nasjonalt nivå, mens statsarkiva har ansvaret for arkivskaparar innanfor sine regionar og arbeidsområde. Statsarkivet i Stavanger har eit særleg nasjonalt ansvar for arkiv etter aktørar i oljeindustrien. Dei største samlingane av privatarkiv finst i Riksarkivet og i Statsarkivet i Stavanger. Tilveksten av privatarkiv i Arkivverket skjer dels planfast innanfor ramma av bevaringspolitikk og bevaringsplanar, dels ad hoc som resultat av eksterne førespurnader og situasjonar som oppstår når verdfullt materiale må sikrast raskt.

I motsetning til dei statlege arkiva, der Arkivverket har eit lovbunde totalansvar, er det eit selektivt ansvar som gjer seg gjeldande på privatarkivområdet. Det vil seie at ein her må gjere eit utval, altså velje ut kvar bevaringsinnsatsen skal setjast inn. Om lag ti – tolv årsverk er knytte til arbeidet med privatarkiv i Arkivverket.

Riksarkivet er òg representert i arbeidsutvalet for nasjonal innsamlingsplan for foto. Eit nordisk prosjekt for å samanlikne privatarkivarbeidet i dei nordiske landa starta i 2008. Hovudprosjektet la fram sluttrapporten sin i 2010. Ei arbeidsgruppe nedsett av dei nordiske riksarkivarane skal vurdere ein felles nordisk aksesjonspolitikk og felles prosedyrar for handtering av private elektroniske arkiv.

Som statens arkivinstans og nasjonalt fagorgan har Arkivverket eit ansvar for å fremme og utvikle arkivfaget både for eigen del og på vegner av ein samla fagsektor. Arkiv som fagområde saman med oppgåveløysinga til arkivinstitusjonane må utviklast kontinuerleg for å halde tritt med samfunnsutviklinga og den teknologiske utviklinga, og for at nivået på det nasjonale fagområdet skal halde internasjonale mål. Den digitale revolusjonen har forsterka dette behovet, både i arkivdanninga, hos arkivskaparar og overfor brukartenester og publikum. Den faglege og operative kapasiteten til Arkivverket er avgjerande for at arkivsektoren skal kunne meistre slike utfordringar.

Arkivverket legg store ressursar i uviklingsarbeidet i arkivsektoren, og fagutviklinga er ein integrert del av den operative drifta, forankra i den styringsretten Riksarkivaren utøver på sitt fagområde. Dette kjem til uttrykk gjennom utvikling og vedlikehald av regelverk, kravspesifikasjonar og standardar, rettleiingar, hjelpe- og læremiddel og programvare, gjennom utgreiings- og utviklingsprosjekt, forskingsarbeid, organisering av og deltaking i opplærings- og undervisningstilbod på ulike nivå, og gjennom deltaking og representasjon i nasjonale og internasjonale fagforum.

Noark-standarden, Arkivverkets nye digitale magasin og Riksarkivarens samarbeid med kommunal arkivsektor om langtidslagring av digitalt materiale (DIAS-prosjektet) er sentrale element i det nasjonale utviklingsarbeidet. Programvara Asta og nettstaden Arkivportalen er andre eksempel på utviklingsarbeid der Arkivverket som tung operativ aktør spelar ei viktig rolle. Kyrre (standard for registrering av kyrkjebøker) og Histform (standard for registrering og utveksling av folketeljingsdata) er eksempel på fagutvikling i nært samspel med brukarmiljøa.

Arkivverket samarbeider med Norsk kulturråd, andre arkivinstitusjonar, norske og internasjonale arkivorganisasjonar og med Registreringssentral for historiske data. Arkivverket samarbeider også med organisasjonar som representerer brukarinteressene, som Landslaget for lokalhistorie, slektsgranskarlaget DIS-Noreg og Norsk slektshistorisk forening. Det blir årleg halde nordiske riksarkivarmøte og landsarkivar-/statsarkivarmøte som gjer sitt til å knyte saman dei statlege arkivetatane og styrkje fagmiljøet på nordisk plan.

Internasjonalt representerer Riksarkivaren Noreg som hovudmedlem i ICA (The International Council on Archives). Arkivverket har gjennom ei årrekkje vore med i komitear og andre organ i ICA, og i 2010 var Riksarkivaren vertskap for ICAs årlege fagkonferanse og årsmøte (CITRA), som vart halde i Oslo med rundt 250 deltakarar frå heile verda. CITRA 2010 var svært vellykka både organisatorisk og fagleg, og arrangementet plasserte det norske arkivmiljøet inn i ein internasjonal samanheng på ein tydelegare måte enn nokon gong før.

I det internasjonale arkivmiljøet for privatarkiv er Riksarkivet med i Corporate Culture Memory Task Force, eit nettverk som har til formål å hindre at verdfulle næringslivsarkiv blir øydelagde ved fusjonar, sal eller konkursar. Nettverket er bygd opp på initiativ frå The European Association for Banking and Financial History og Institute for Corporate Culture Affairs. Problemstillinga vart aksentuert og kom i nytt fokus på grunn av finanskrisa. Statsarkivet i Stavanger har teke initiativ til å etablere eit eige internasjonalt nettverk for oljerelaterte privatarkiv.

På området digitalt skapte arkiv er Riksarkivet deltakar i EU-kommisjonens «arkivråd», DLM-forum. I tillegg er Riksarkivet representert i MoReq Governmental Board, som er hovudstyret for vidareutvikling av MoReq-standarden (Model Requirement of electronic records). Målsetjinga med denne representasjonen er å sikre at den norske Noark-standarden og EUs MoReq-standard heile tida utviklar seg i same retninga, slik at Riksarkivet held fram med å vere del av eit større internasjonalt utviklingsmiljø.

Riksarkivaren tek del i samarbeidet rundt vidareutviklinga av den europeiske arkivportalen APEnet (Archives Portal Europe). Frå 2012 vil samarbeidet gå under namnet APEX, såframt det framleis får stønad frå EUs ICT-rammeprogram under EUs sjuande rammeprogram. Samarbeidet omfattar bortimot 30 nasjonalarkiv i tillegg til ekspertise frå næringslivet. APEnet er etablert for å tilby infrastruktur og funksjonalitet som betre enn Europeana er tilpassa til arkivmaterialet. APEX-prosjektet har som mål å utvide nettverket av institusjonar som leverer data til APEnet, forbetre samspelet med Europeana og forbetre og utvikle funksjonaliteten i portalen.

3.2.2 Norsk kulturråd/ABM-utvikling

Norsk kulturråd er eit statleg forvaltningsorgan som omfattar eit kollegialt råd og ein fagadministrasjon. Fagadministrasjonen tel om lag 100 tilsette.

ABM-utvikling – Statens senter for arkiv, bibliotek og museum (ABM-utvikling) vart skipa 1. januar 2003. ABM-utvikling hadde til hovudoppgåve «å driva aktivt, strategisk utviklingsarbeid for å samordna, effektivisera og styrkja arkiv-, bibliotek- og museumsfeltet».1 ABM-utvikling skulle også fremme samarbeid mellom arkiv-, bibliotek- og museumssektoren. I den samanhengen skulle ABM-utvikling «samarbeida fagleg med Arkivverket og Nasjonalbiblioteket og tilpassa eiga verksemd i høve til den kompetansen og dei funksjonane som desse etatane er tillagde».2 I tillegg skulle ABM-utvikling forvalte prosjektmidlar og statlege tilskot, ta hand om andre statlege forvaltningsoppgåver og vere rådgivar for statlege styringsorgan. Sjå omtale av prosjektmiddel til samordnings- og utviklingstiltak under kapittel 4.4.3 i denne meldinga. I 2010 vart bibliotekfunksjonane i ABM-utvikling i hovudsak overførte til Nasjonalbiblioteket. ABM-utvikling vart nedlagd som eigen institusjon 1. januar 2011, og oppgåvene på arkiv- og museumsområdet gjekk inn i Norsk kulturråd.

Kulturrådets oppgåver på arkivområdet har vore å gi stønad til tidsavgrensa samordnings- og utviklingstiltak, å utarbeide statistikk i samarbeid med Statistisk sentralbyrå, privatarkiv generelt og særleg museumssamlingar av privatarkiv. Norsk kulturråd har hatt eit særleg ansvar for å leggje til rette og koordinere arbeidet med arkiv frå privat samfunnssektor (bedrifter, organisasjonar og personar). Støtteordninga for private arkiv vart etablert i 2010. Ordninga blir forvalta av Norsk kulturråd.

Arkiva utgjer ein viktig del av museumssamlingane. Kulturrådet byrja i 2011 arbeidet med ein nasjonal plan for samlingsforvaltninga til musea. Ambisjonen er å sikre, bevare og tilgjengeleggjere museumssamlingane innanfor ei kunnskapsstyrt, påliteleg, planfast og berekraftig drift.

På fotoområdet vidareførte Norsk kulturråd samordningsfunksjonar frå den tidlegare statsinstitusjonen Sekretariatet for fotoregistrering. Hovudtyngda av den operative innsatsen med kulturhistoriske foto i Noreg ligg i musea, men arkivinstitusjonane spelar òg ei viktig rolle i dette arbeidet.

3.2.3 Stortingsarkivet

Stortingsarkivet er fjernarkiv for Stortingets konstitusjonelle og administrative verksemd. Arkivmaterialet er frå 1814 til i dag. Arkivmaterialet omfattar historisk arkiv, Stortingets saksarkiv, biletarkiv og lydarkiv. I tillegg utarbeider Stortingsarkivet det trykte registerbindet til Stortingsforhandlingar, som er ei sesjonsvis samling av alle trykte dokument til sakshandsaminga i Stortinget.

I det historiske arkivet er det protokollar og uprenta dokument frå Stortinget og avdelingane, frå møte for stengde dører, og møte i presidentskapet, fagkomiteane og dei administrative avdelingane. I tillegg finn ein arkivsaker etter Riksforsamlinga på Eidsvoll, riksrettsarkiva 1814 – 1927, parlamentariske kommisjonar og gruppestyreprotokollar frå partigrupper (unntatt DNA og SF/SV). Arkiva etter fagkomiteane er skilte ut som eigne arkiv frå 1954. I samband med historiske markeringar lagar Stortingsarkivet utstillingar og presentasjonar som blir formidla på Internett.

Saksarkivet er ein samling av trykte dokument ordna etter emne, som omfattar alle saker handsama i Stortinget frå 1945 t.o.m. 2004/2005. Saksarkivet er eit hjelpemiddel for den som ønskjer å setje seg inn i forhistoria til ein sak eller finne liknande saker.

Biletarkivet er ei samling portrettfotografi av tidlegare og dagens stortingsrepresentantar, forutan gruppebilete og eldre og nyare interiør- og eksteriørbilete av stortingsbygningen. Samlinga utgjer ca. 7000 fotografi.

Lydarkivet inneheld lydopptak av møta i Stortinget, Odelstinget og Lagtinget frå 1989/1990 (odelsting og lagting t.o.m. 2008/2009), i tillegg til lyd- og videoopptak frå opne høyringar frå 1995/1996.

3.3 Kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonar

3.3.1 Innleiing

Dei kommunale og fylkeskommunale tenestene er i stor grad innretta mot enkeltindivid og grupper av individ, og arkiva har derfor ein særleg viktig funksjon som dokumentasjon av forholdet mellom det offentlege og borgarane i samfunnet. Kommunale etatar handsamar alle reguleringsplanar og byggjesaker innanfor kommunegrensene. I tillegg blir lokaldemokratiet dokumentert gjennom saksdokument, møteinnkallingar og møteprotokollar for kommunale folkevalde organ. Som offentlege organ er kommunar og fylkeskommunar forplikta til å ta vare på arkiva sine og halde dei tilgjengelege både på kort og lang sikt.

Kommunar og fylkeskommunar er forplikta til å etablere eigne ordningar for arkivdepot.3 Det er tre grunnleggjande krav til slike ordningar:

  • Det daglege ansvaret for eldre og avslutta arkiv skal plasserast ein stad.

  • Ein skal disponere tilstrekkelege arkivlokale for å oppbevare arkiva.

  • Ein skal etablere rutinar som tek hand om dei spesifiserte krava til arkivdepot i det aktuelle kapitlet i forskrifta.

Dei spesifiserte krava i forskriftskapitlet gjeld m.a. registerføring og tilgang til arkiva for publikum.4 Arkivdepot i kommunal sektor høyrer inn under reglane om innsynsrett i offentleglova.

Krava til arkivlokale skal sikre behovet for tilfredsstillande bygningskonstruksjonar og sikre arkiva mot brann, vass-skade og skadeleg klima og miljø. Vidare skal lokala sikre arkiva mot skadeverk, innbrot og uautorisert tilgjenge. Krava til lokale for arkivdepot er strengare enn dei som gjeld for arkivskapande verksemd.

Det er kvar kommune og fylkeskommune som har ansvaret for å oppfylle dei lovbundne krava, og arkivansvaret er definert som ein del av det overordna administrative ansvaret som ligg til administrasjonssjefen etter kommunelova.5 Kommunar og fylkeskommunar kan etter arkivforskrifta overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning,6 men dette fritek ikkje den enkelte kommunen eller fylkeskommunen frå ansvaret for arkivmaterialet. Dei fleste kommunane har organisert arkivbevaringsfunksjonen i eit interkommunalt arkiv. Dei største bykommunane har byarkiv som ei eining i kommunen. Somme fylkeskommunar har fylkesarkiv, andre er med i eit interkommunalt arkiv. Det eksisterer i dag 38 kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonar som disponerer til saman 301 årsverk.

Tabell 3.3 Etableringsår for nokre kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonar

Etableringsår

Namn på institusjon

1958

Aust-Agder-arkivet

1976

Interkommunalt arkiv i Rogaland

1979

Bergen byarkiv

1983

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane

1984

Arkiv i Nordland

1985

Kommunearkivordninga i Sogn og Fjordane

1987

Interkommunalt arkiv i Hordaland

1987

IKA Trøndelag

1990

Interkommunale arkiv i Vest-Agder

1991

Hordaland fylkesarkiv

1992

IKA Troms

1992

IKA Kongsberg

1992

Oslo byarkiv

1995

Opplandsarkivet

1997

Vestfoldarkivet

1997

IKA Finnmark

2000

Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal

2000

Interkommunalt arkiv i Nordland, knytt til Arkiv i Nordland

2002

Østfold interkommunale arkivselskap IKS

2008

IKA Opplandene

2010

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter

3.3.2 Interkommunale arkiv (IKA)

Dei fleste interkommunale arkiva er organiserte som interkommunale selskap.

Gjennom dei interkommunale arkivordningane har kommunane tilgang til profesjonelle tenester og kompetanse på arkivområdet. I dei første åra vart det etablert arkivlokale i kommunane. Arkiva vart gjerne tekne inn til ordning og deretter frakta tilbake til lokala i kommunane. Somme stader førte dette til dårleg vedlikehald av ordna arkiv gjennom bruk. Etter at krava til arkivlokale vart skjerpa inn gjennom arkivlova og arkivforskrifta i 1999, har fleire og fleire kommunar valt å overføre eldre arkivmateriale til slike depot. Dette gjer arbeidet med å ordne og vedlikehalde materialet lettare. Det gjer det òg enklare for dei interkommunale arkivordningane å yte andre tenester både til kommunane og til brukarane. Kommunane har på den måten fått depotløysingar.

Tre interkommunale arkivordningar kryssar fylkesgrensene og kan kallast regionale IKA-ordningar. Det er IKA Trøndelag i Trøndelagsfylka, IKA Opplandene for Oppland og Hedmark og IKA Kongsberg for Vestfold, Telemark og Buskerud.

I 2011 hadde 15 av 18 fylkeskommunar og 369 av 430 kommunar eit etablert arkivfagleg tenestetilbod, anten gjennom ei interkommunal arkivordning eller frå eigne byarkiv eller fylkesarkiv. Desse fylkeskommunane var tilslutta interkommunalt arkivsamarbeid i 2011: Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal, Vest-Agder, Telemark, Buskerud, Østfold, Hedmark, Oppland. Rogaland fylkeskommune var delvis tilslutta IKA Rogaland og kjøpte nokre tenester, men ikkje depot. Fylkeskommunane i Troms og Akershus er ikkje tilslutta interkommunalt arkivsamarbeid. Østfold fylkeskommune manglar ei depotløysing.

I 2011 stod 3 fylkeskommunar og 61 kommunar utanfor eit etablert arkivfagleg samarbeid.

Tabell 3.4 Interkommunale arkiv – tal frå Norsk kulturråd for 2010

Institusjon

Arkivmateriale i hyllemeter

IKA Kongsberg

4 778

IKA Vest-Agder

2 770

IKA Rogaland

3 638

IKA Hordaland

958

IKA Møre og Romsdal

5 066

IKA Trøndelag

3 870

IKA Troms

1 750

IKA Finnmark

1 930

Sum

24 760

Dei interkommunale arkiva medverkar i ulik grad i det daglege arkivarbeidet i kommunane gjennom rettleiing, kurs og konkrete tenester. Arbeidet med arkivplanar har vore ei viktig metodisk tilnærming som har heva innsynet, gitt arkivfunksjonen høgare status og skapt betre arkivtenester i kommunen.

3.3.3 Fylkesarkiv

Av dei fylkesarkiva som ikkje inngår i IKA, sjå omtale over, er nokre einingar i fylkeskommunar (Sogn og Fjordane, Hordaland, Nordland og Oppland), og andre inngår i interkommunale selskap (Vestfold og Aust-Agder). Aust-Agder kulturhistoriske senter er organisert som eit interkommunalt selskap som er eigd av Aust-Agder fylkeskommune og alle kommunane i Aust-Agder. Arkivavdelinga i senteret er rådgivar og depotinstitusjon for fylkeskommunen og kommunane. Arkivet tek også vare på verdfullt arkivmateriale frå private bedrifter, foreiningar og personar. Vestfoldarkivet er ei avdeling i Vestfoldmuseene IKS, som er eigd av ni kommunar og Vestfold fylkeskommune.

Fylkesarkiva har litt ulik tenesteprofil, endå om det er mange fellestrekk. Alle tek vare på eldre materiale og har depotfunksjonar.

Tabell 3.5 Fylkesarkiv – tal frå Norsk kulturråd for 2010

Fylkesarkiv

Magasin i hyllemeter

Arkiv i hyllemeter

Digitalisert

Brukt

Ledig

Offentleg

Privat

Dokument

Foto

Fylkesarkivet i Oppland

9 000

1 000

8 750

250

24 089

34 133

Vestfoldmuseene

2 300

388

601

1 699

470

1 240

Aust-Agder kulturhistoriske senter

7 850

50

4 790

3 060

8 000

Hordaland fylkesarkiv

3 577

800

3 282

295

135 061

4 048

Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane

7 228

3 472

6 060

1 168

49 582

82 500

Arkiv i Nordland

6 340

2 017

4 323

1 700

4 300

Sum

36 295 5 710

25 500

10 795

210 902

134 221

3.3.4 Byarkiv

Byarkiva er eigne einingar i dei største bykommunane. I andre kommunar er arkiveininga slått saman med bibliotekeininga.

Byarkiva er det kommunale organet for dokument- og arkivhandsaming. Dei har fagleg råderett over den samla arkivverksemda i kommunen og oppbevarer kommunalt arkivmateriale som skal bevarast for ettertida. Byarkiva har òg ansvaret for at arkivmaterialet blir tilgjengeleggjort for brukarane. Byarkiva formidlar arkiv gjennom utstillingar og på Internett.

I tillegg til ansvaret for arkiv frå kommunal verksemd tek byarkiva imot, oppbevarer og handterer arkivmateriale frå bedrifter, organisasjonar og enkeltpersonar med tilknyting til kommunen.

3.3.5 Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter

Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA (KDRS) er eit kommunalt finansiert samvirkeføretak som har som mål å ta tak i utfordringane knytte til bevaring av elektroniske arkiv i kommunal sektor. KDRS vart skipa i mai 2010 og har hovudsete i Trondheim. KDRS er eigd av medlemmene, som er dei interkommunale arkiva i Møre og Romsdal, Trøndelag, Finnmark, Rogaland og Kongsberg, i tillegg til Aust-Agder kulturhistoriske senter, fylkesarkivet i Sogn og Fjordane og Arkiv i Nordland. Desse institusjonane dekkjer totalt 55 pst. av våre kommunar og fylkeskommunar. KDRS tilbyr tenester og kompetanse til sine medlemmer og medverkar aktivt til å utvikle og effektivisere langtidslagring av digitale arkiv innanfor kommunal og fylkeskommunal sektor.

3.4 Institusjonar som bevarer privatarkiv

Om lag 55 ulike statlege, fylkeskommunale, kommunale og private arkivinstitusjonar bevarer arkiv frå privat samfunnssektor. I tillegg kjem om lag 80 andre institusjonar, som har privatarkiv av litt omfang og verdi. Av dei er det særleg musea som spelar ei sentral rolle i arbeidet med privatarkiva. Også Nasjonalbiblioteket, universitetsbiblioteka og nokre folkebibliotek har sikra viktige privatarkiv. Samla har arkivbevarande institusjonar arkivdokument frå meir enn 124 000 ulike private arkivskaparar (bedrifter, organisasjonar og personar). Desse arkiva fyller meir enn 89 000 hyllemeter.

Tabell 3.6 Institusjonar som bevarer privatarkiv – tal frå 2010

Institusjonstypar

Materiale i hyllemeter

Del av bevarte privatarkiv i prosent

Statlege arkiv

26 207

28,6

Fylkesarkiv

10 795

11,8

Interkommunale arkiv

907

1,0

Byarkiv

10 829

11,8

Private arkivbevaringsinstitusjonar

10 034

10,9

Bibliotek

4 850

5,3

Museum

27 600

30,1

Lokalarkiv som ikkje er i museum

544

0,6

Sum

91 766

100,1

Fire arkivbevaringsinstitusjonar hadde store samlingar av privatarkiv. Riksarkivet hadde i 2010 over 13 000 hyllemeter privatarkiv. Det var over halvparten av privatarkiva i statlege institusjonar. Statsarkivet i Stavanger hadde meir enn 6000 hyllemeter privatarkiv. Byarkivet i Bergen hadde over 8000 hyllemeter, og Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek hadde over 7000 hyllemeter.

Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek bevarer arkiv som dokumenterer historia til arbeidarrørsla: arbeidstilhøve, sosialhistorie og den politiske venstresida. Institusjonen låner ut bøker og gir tilgang til arkivmateriale. Institusjonen har også ei stor biletsamling. I tillegg til arbeidet med dei ulike samlingane har Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek aktivt medverka til å fremme kunnskap om arbeidarrørsla og rørslas historie og kultur gjennom utstillingar, artiklar, bøker og foredrag. Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek er eigd av Landsorganisasjonen og Det norske Arbeidarparti i fellesskap, men har materiale frå heile arbeidarrørsla og den politiske venstresida. Institusjonen har fått offentleg stønad sidan 1972.

Misjonsarkivet er ein seksjon ved Misjonshøgskolen, som er eigd fullt ut av Det Norske Misjonsselskap. Arkivet inneheld i hovudsak historiske arkiv om Det Norske Misjonsselskap frå 1826 fram til 1980, ordinære arkiv, privatarkiv etter misjonærar og styremedlemmer, mikrofilmarkiv, i alt om lag 2000 hyllemeter fordelt på meir enn 40 katalogar. Institusjonen har eit biletarkiv med ca. 35 000 registrerte og meir enn 300 000 ikkje-registrerte fotografi, eit filmarkiv med rundt 300 titlar (dei fleste i 16 mm format) og 130 videofilmar, og eit lydbandarkiv med om lag 2000 band. I arkivsamlingane finst det òg arkiv frå andre norske misjonsorganisasjonar, m.a. Schreudermisjonen, Lærerinnenes misjonsforbund, Telefunksjonærenes misjonsforbund og Alfsens misjon i Aust-Asia.

Riksarkivaren og Kulturrådet har bygd opp eit landsdekkjande nettverk av koordinerande institusjonar i privatarkivarbeidet. Dei skal fungere som regionale kompetansesenter og hjelpe til med å koordinere arkivarbeidet i fylka. Dermed er det etablert ein infrastruktur for nasjonal og regional samhandling i privatarkivarbeidet som bør gi gode rammevilkår for arbeidet. Den regionale samhandlinga i privatarkivarbeidet byggjer på at institusjonane i eit fylke samordnar innsamlinga av arkiv geografisk, tematisk o.l. Det medfører mellom anna at alle bevaringsinstitusjonane i sine planar for samlingsforvaltning tek stilling til om dei skal samle inn privatarkiv, og etter kva kriterium dette eventuelt skal skje. I planane skal institusjonane formulere retningslinjer for oppbevaring, ordning, katalogisering og tilgjengeleggjering av arkiv som samsvarar med arkivfagleg metode og praksis. Dette er ein føresetnad for at privatarkiva skal kunne bli tilgjengeleg i Arkivportalen. Brukarane kan dermed få samla tilgang til kjeldematerialet, både gjennom katalogar på Internett og ved direkte tilgang til digitaliserte kjelder.

3.4.1 Museum med arkivsamlingar

Norske museum har viktige funksjonar i arbeidet med arkiv etter private verksemder (organisasjonar, personar og bedrifter). Dette er sentrale delar av kjeldegrunnlaget til kunnskap om privat samfunnssektor. Særleg har privatarkiva i våre museum stor verdi som dokumentasjon av lokal og regional historie, og av faste kulturminne, kulturlandskap og immateriell kulturarv. Musea oppbevarer 30 pst. av det som samla er bevart av privatarkiv i Noreg.

Figur 3.2 J.L. Lostings lepraatlas. Johan Ludvig Losting illustrerte Atlas Colorié de Spedalskhed, som følgde Daniel Cornelius Danielssen og Carl Wilhelm Boecks monografi «Om Spedalskhed» i 1847. Lostings illustrasjonar er unik dokumentasjon av pasientane på S...

Figur 3.2 J.L. Lostings lepraatlas. Johan Ludvig Losting illustrerte Atlas Colorié de Spedalskhed, som følgde Daniel Cornelius Danielssen og Carl Wilhelm Boecks monografi «Om Spedalskhed» i 1847. Lostings illustrasjonar er unik dokumentasjon av pasientane på St. Jørgens Hospital i 1840-årene. Illustrasjonane frå obduksjonar og mikroskopiske undersøkingar vart ansette for å vere banebrytande da dei vart publiserte.

Kjelde: Foto: Lepramuseet, Bymuseet i Bergen.

Figur 3.3 Illustrasjon frå J.L. Lostings lepraatlas. En 13 Aar gammel Dreng, hos hvem Knuderne ere fuldkommen udviklede, de ere confluerede paa flere Steder, og mange have begyndt at ramollere. Öienbrynere ere affaldne. Han blev Spedalsk i sit 6te Aar.

Figur 3.3 Illustrasjon frå J.L. Lostings lepraatlas. En 13 Aar gammel Dreng, hos hvem Knuderne ere fuldkommen udviklede, de ere confluerede paa flere Steder, og mange have begyndt at ramollere. Öienbrynere ere affaldne. Han blev Spedalsk i sit 6te Aar.

Kjelde: Foto: Lepramuseet, Bymuseet i Bergen.

Organisatorisk kan musea med privatarkiv delast inn i tre hovudgrupper ut frå statleg tilknyting:

  • Museum som får tilskot frå Kulturdepartementets ordning for Det nasjonale museumsnettverket

  • Statlege etatsmuseum og museum som får tilskot frå andre departement enn Kulturdepartementet

  • Universitetsmuseum

Musea i Det nasjonale museumsnettverket omfattar 70 einingar som er spreidde over heile landet. Denne strukturen er eit resultat av samanslåing det siste tiåret. Nesten 60 pst. av desse musea har i tiårsperioden gjennomgått store organisatoriske endringar. Omstruktureringa vart initiert av Kulturdepartementet i St.meld. nr. 22 (1999 – 2000) og nærare spesifisert i St.meld. nr. 48 (2002 – 2003). Om lag 80 pst. av desse musea er organiserte som stiftingar, og dei resterande er anten aksjeselskap eller interkommunale selskap.

I nettverket til Kystverkets etatsmuseum inngår fire museumseiningar. Forsvarets museum omfattar sju museum. Nasjonalt medisinsk museum er ein del av Norsk Teknisk Museum og får driftstilskot frå Helse- og omsorgsdepartementet. Norsk Rettsmuseum er ei stifting som får tilskot frå Justis- og politidepartementet. Stiftinga Norsk Landbruksmuseum får driftstilskot frå Landbruks- og matdepartementet. Stiftinga Norsk Oljemuseum får driftstilskot frå Olje- og energidepartementet. Noregs vassdrags- og energidirektorat har ei museumsordning som omfattar samarbeid og tilskot til museum som dokumenterer kulturminna til sektoren. Vegmuseet er ein seksjon i Vegdirektoratet. Jernbaneverket driv kulturvern gjennom Norsk Jernbanemuseum. Museumsverksemda til tidlegare statlege etatar som er omorganiserte til selskap, inngår som einingar i museum i Det nasjonale museumsnettverket. Dette gjeld Avinor Museum, Postmuseet og Norsk Telemuseum. Stiftinga Norsk Telemuseum har i tillegg permanente utstillingar rundt om i landet.

Kunnskapsdepartementet har det overordna ansvaret for universitetsmusea i Bergen, Oslo, Tromsø, Trondheim og Stavanger. Universitetsmusea er underlagde universitetsstyra og får årlege løyvingar frå universiteta.

Musea som oppbevarer privatarkiv, opplyser at nesten halvparten av materialet er uordna og derfor i praksis utilgjengeleg for publikum. Av materiale som er ordna, er ein relativt stor del ikkje systematisert eller registrert i samsvar med arkivfaglege standardar. Dette reduserer i stor grad verdien til arkiva som kjelder og dokumentasjon, både for forskinga, for det allmenne publikumet og i sjølve museumsarbeidet.

Kulturrådet og Riksarkivaren har i fellesskap sett i gang prosjektet «Privatarkiv i musea», som tek sikte på kvalitetsheving, standardisering og effektiv samhandling. Hovudmålet for prosjektet er å medverke til at privatarkiv i musea i Det nasjonale museumsnettverket skal vere godt oppbevarte, ordna og tilgjengelege for bruk.

3.5 Arkivorganisasjonar

Norsk Arkivråd (NA) vart skipa i 1961. NA er landets største arkivfaglege interesseorganisasjon og har medlemmer frå kommunearkiv, interkommunale arkiv, fylkesarkiv, Arkivverket, museum, bibliotek, private bedrifter og organisasjonar. NA driv ei utstrakt kursverksemd og arbeider med arkivpolitiske spørsmål. Norsk Arkivråd står bak stiftinga Arkivakademiet i samarbeid med Riksarkivaren.

Kommunalt arkivfagleg forum (KAF) var ein arkivorganisasjon som arbeidde for å ta vare på dei kommunale arkiva og arkivarane i kommunal sektor. KAF vart skipa i 1987 og gjekk inn i Norsk Arkivråd frå 1.1.2009.

Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) vart grunnlagt i 1986. Formålet er å fremme vern og formidling av kommunale og private arkiv. LLP har medlemsinstitusjonar som kommunearkiv, interkommunale arkiv, fylkesarkiv, Arkivverket, museum, bibliotek, private bedrifter og organisasjonar. LLP har også personlege og assosierte medlemmer. LLP arbeider med arkivpolitiske saker, steller til kurs og konferansar og er engasjert i utdanningsspørsmål for arkivsektoren. LLP står bak stiftinga ASTA i samarbeid med Riksarkivaren.

Arkivarforeningen vart etablert i 1916 og er den eldste profesjonsforeininga for arkivarar i Noreg. Foreininga vart skipa som ei fagforeining for arkivarar tilsette i det statlege Arkivverket, men har no medlemmer frå heile det norske arkivlandskapet. Arkivarforeningen er ei fagpolitisk foreining som er knytt til Forskarforbundet. Arkivarforeningen har til formål å ta hand om dei fagpolitiske interessene til sine medlemmer, og dei organiserer fagmøte og seminar for medlemmene.

Alle arkivorganisasjonane er med i internasjonalt samarbeid og medlemmer av International Council of Archives. Eit utval med medlemmer frå LLP, Norsk Arkivråd og Riksarkivaren drøfta ei samanslåing av dei norske arkivorganisasjonane i 2007. Utvalet kom med tilråding om samanslåing, men forslaget fekk ikkje fleirtal på landsmøta i organisasjonane, og det vart dermed ikkje vedteke.

Fotnotar

1.

Utdrag av § 2 i vedtektene frå 2003 for ABM-utvikling

2.

Op.cit.

3.

Arkivforskrifta § 5-1

4.

Arkivforskrifta §§ 5-5 og 5-6

5.

Arkivforskrifta § 1-1, jf. kommunelova § 23

6.

Arkivforskrifta §§ 5-1 fjerde ledd
Til forsida av dokumentet