4 Opprettelse av personregistre for behandling av personopplysninger
I dette kapittelet behandles forslaget om å gi hjemmel i lov for å opprette personregistre for behandling av personopplysninger som er nødvendige for gjennomføring, oppfølging og evaluering av introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap, norskopplæring for asylsøkere, bosetting av flyktninger og tilhørende tilskudd.
4.1 Bakgrunn
4.1.1 Bosetting
Flyktninger som har fått opphold (asyl), overføringsflyktninger og personer som har fått innvilget oppholdstillatelse på humanitært grunnlag som danner grunnlag for permanent opphold på bakgrunn av søknad om asyl, blir som hovedregel bosatt med bistand fra det offentlige etter avtale med kommunene. Personer som får oppholdstillatelse på grunnlag av familiegjenforening eller familieetablering, bosetter seg i samme kommune som herboende familiemedlem er bosatt i.
I 2002 ble ordningen for bosetting av flyktninger endret. Ordningen bygger på prinsippet om frivillighet for kommunene. Det ble imidlertid innført noen nye elementer som skulle bidra til at kommunene tok et større kollektivt ansvar for å bosette så mange som det var behov for, og for å fordele flyktningene på fylker og kommuner. På denne måten håpet en å sikre en raskere og mer forutsigbar bosetting.
Alle flyktninger som blir bosatt i tråd med bosettingsordningen, blir ansett som bosatt «etter avtale» mellom staten (ved IMDi eller Bufetat) og den enkelte kommune. Personene får da rett og plikt til introduksjonsprogram hvis de er i målgruppen til introduksjonsordningen. Kommunene som bosetter dem, får utbetalt integreringstilskudd og tilskudd til opplæring i norsk og samfunnskunnskap.
4.1.2 Tilskudd
Kommunene får utbetalt integreringstilskudd ved bosetting av flyktninger og personer som har fått innvilget oppholdstillatelse på humanitært grunnlag som danner grunnlag for permanent opphold på bakgrunn av søknad om asyl, personer med kollektiv beskyttelse i en massefluktsituasjon og overføringsflyktninger, samt familiegjenforente til disse etter visse kriterier, jf. Prop. 1 S (2014–2015), Kap. 821, post 60 og IMDi Rundskriv 01/2015. Personer som i medhold av utlendingsloven § 53 første ledd bokstav b, § 53 annet ledd eller § 53 tredje ledd, har fått opphold på selvstendig grunnlag som følge av mishandling i samlivsforhold, fordi de som følge av samlivsbruddet vil få urimelige vanskeligheter i hjemlandet grunnet sosiale eller kulturelle forhold, eller fordi de har fått sitt ekteskap kjent ugyldig på grunn av utøvelse av tvang i forbindelse med ekteskapsinngåelsen, vil være omfattet av rett og plikt til introduksjonsprogram, og dermed også utløse integreringstilskudd. Integreringstilskuddet skal bidra til at kommunene gjennomfører et planmessig og aktivt bosettings- og integreringsarbeid med sikte på at de bosatte skal komme i jobb og bli økonomisk selvhjulpne. Det utbetales ekstra engangstilskudd til kommunene ved bosetting av nyankomne innvandrere over 60 år og av barn i barnehagealder. Ved bosetting av nyankomne innvandrere med alvorlige, kjente funksjonshemminger og/eller adferdsvansker kan kommunene søke om et ekstra tilskudd på grunnlag av dokumentert behov, jf. IMDi Rundskriv 02/2015. Ved bosetting av enslige mindreårige utbetales det et særskilt tilskudd, jf. IMDi Rundskriv 03/2015. Kommunen kan i tillegg, hvis det er grunnlag i den enkelte sak, søke om refusjon av kommunale barnevernutgifter fra Bufetat.
Det utbetales tilskudd til opplæring i norsk og samfunnskunnskap for nyankomne innvandrere i målgruppen for rett og plikt eller rett til opplæring i norsk og samfunnskunnskap etter introduksjonsloven, jf. Prop. 1 S (2014–2015), Kap. 822 og IMDi Rundskriv 4/2015. Målet med tilskuddsordningen er å sikre at kommunene oppfyller sin plikt etter introduksjonsloven og tilbyr voksne innvandrere med rett og plikt eller bare rett til opplæring i norsk og samfunnskunnskap denne opplæringen. Det utbetales også tilskudd for personer som er omfattet av norskopplæring for asylsøkere i mottak, se kapittel 5.1.3 under.
4.1.3 Norskopplæring for asylsøkere
Norskopplæring for asylsøkere i mottak ble avviklet i 2003 og gjeninnført i 2007. Ordningen ble gjeninnført gjennom instruks fra departementet, se Rundskriv A-20/2007. Ordningen blir nå regulert gjennom årlige rundskriv fra IMDi, se IMDi Rundskriv 4/2015. Vertskommuner for det enkelte asylmottak har ansvar for å organisere opplæringen. Dersom kommunen mottar tilskudd til slik opplæring, må kommunen sørge for at alle i målgruppen får tilbud om opplæring.
Formålet med tilskuddet er at asylsøkere skal tilegne seg basisferdigheter i norsk slik at de kan kommunisere på enkel norsk i mottaket og i lokalmiljøet. Tilbudet er på inntil 250 timer opplæring i norsk. Det er ikke en lovfestet rett og plikt til opplæring i norsk for asylsøkere. Opplæringen avsluttes når den enkelte har fått 250 timer, eller når han eller hun har fått avslag på utsatt iverksetting. Asylsøkere som får oppholdstillatelse, blir omfattet av opplæring i norsk og samfunnskunnskap i henhold til introduksjonsloven.
4.1.4 Personregistre i IMDi
IMDis behandling av opplysninger i forbindelse med bosetting og utbetaling av tilskudd skjer i dag i en egen integreringsmodul i Datasystemet for utlendings- og flyktningsaker (DUF). Dette er det samme systemet som ble brukt da oppgavene lå i UDI. DUF forvaltes av UDI.
IMDi arbeider nå med å utvikle et eget IKT-system gjennom IMpact. IMpact er et IKT-prosjekt som består av flere delprosjekter. De skal dekke virksomhetsområdene for tilskudd og bosetting, samt utviklingen av et nytt NIR (IMpact NIR). Arbeidet innebærer også etablering av databasen IMDb, for behandling av personopplysninger i forbindelse med de oppgavene som IMDi har ansvar for. Med innføringen av IMpact vil personopplysningene som overføres til IMDi lagres i IMDis database IMDb. Deretter vil de opplysningene som er nødvendig for gjennomføringen av oppgaver i forbindelse med introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap, norskopplæring for asylsøkere, bosetting av nyankomne innvandrere og tilhørende tilskudd vises i de ulike modulene IMDi utvikler (IMpact_NIR, IMpact_Tilskudd og IMpact_Bosetting). Med dette menes at all informasjon er lagret i tabeller i IMDb. De ulike modulene er programmer som henter frem relevant informasjon for visning og videre behandling i skjermbilder.
IMpact_NIR og norsktilskuddet er planlagt for lansering våren 2015. IMpact_Bosetting og resten av IMpact_Tilskudd er planlagt lansert i løpet av våren 2016.
4.1.5 Særskilt om skjermede personer
Personer med oppholdstillatelse som beskrevet i introduksjonsloven § 2 første ledd bokstav e) kom inn i introduksjonslovens personkrets fra og med 1. juli 2011 etter en lovendring vedtatt av Stortinget juni 2011. Det innebærer at:
personer som ved bortfall av en familieinnvandringstillatelse får oppholdstillatelse på selvstendig grunnlag etter utlendingsloven § 53 første ledd bokstav b dersom det er grunn til å tro at utlendingen eller eventuelle barn har blitt mishandlet i samlivsforholdet, nå har rett og plikt til å delta i introduksjonsprogram dersom de øvrige vilkårene i § 2 er oppfylt. Det samme gjelder:
personer som får oppholdstillatelse etter utlendingsloven § 53 annet ledd dersom man som følge av samlivsbruddet vil få urimelige vanskeligheter i hjemlandet grunnet de sosiale og kulturelle forholdene der.
personer som får oppholdstillatelse etter utlendingsloven § 53 tredje ledd dersom man får sitt ekteskap kjent ugyldig eller skilsmisse på grunn av utøvelse av tvang i forbindelse med ekteskapsinngåelsen.
I denne målgruppen kan det være personer som er skjermet i henhold til UDI sine retningslinjer om tilgangsbegrensninger for skjerming av opplysninger om personer i DUF eller adresser som er sperret i folkeregisteret i henhold til beskyttelsesinstruksen. IMDi har utarbeidet egne rutiner for behandlingen av skjermede personer. Skjermede personer vil overføres fra UDB til IMDb på ordinær måte, men med koder som viser om personen er skjermet eller ikke. Det skal defineres en egen systemrolle for tilgang til å se alle opplysninger om skjermede personer og for å kunne gjøre oppdateringer på skjermede personer. Andre lesetilganger vil kun vise følgende informasjon om skjermede personer:
DUF-nr
Kategori
Oppholdsstatus
Det skal ikke fremgå noen opplysninger av NIR vedrørende geografisk plassering for andre enn ansatte i IMDi som har den særskilte tilgangen for å se disse.
4.2 Opplysninger som IMDi og Bufetat har behov for å behandle tilknyttet arbeidet med bosetting og tilskudd
IMDi og Bufetat sin behandling av personopplysninger skal kun utføres i saklig sammenheng med deres respektive oppgaver knyttet til henholdsvis bosetting av nyankomne innvandrere og søknad og behandling av tilskudd ved bosetting av nyankomne innvandrere, opplæring i norsk og samfunnskunnskap og norskopplæring for asylsøkere. Behandlingen må være nødvendig og relevant for å ivareta disse oppgavene. All behandling av personopplysninger i IMDi og Bufetat skal foregå i tråd med personopplysningsloven. Overføring av personopplysninger skal som hovedregel skje elektronisk.
Med nødvendige opplysninger menes opplysninger som trengs for at etatene skal kunne gjennomføre et grundig og effektivt bosettingsarbeid. Det vil si at flyktningene blir bosatt raskt, at de blir bosatt i riktig kommune, og at etatene kan informere kommunene om forhold som vil ha påvirkning på bosettingen og den oppfølgingen kommunene skal gi. Dette for at kommunen blant annet skal kunne finne egnet bolig/boform og legge til rette både når det gjelder helse, grunnleggende kvalifisering, utdanning og miljø. Dette er viktig både for den enkelte og for integreringsarbeidet i kommunen for øvrig. Med nødvendige personopplysninger i forbindelse med forvaltning av tilskudd menes opplysninger som trengs for at etatene skal kunne utbetale riktig beløp til riktig kommune til riktig tid, i tråd med de retningslinjer som er gitt i gjeldende regelverk.
Gjennomgangen av personopplysningene som nevnt under, er basert på opplysninger som i dag blir brukt av etatene i arbeidet med bosetting og utbetaling av tilskudd, herunder opplysningene som fremkommer i bosettingsintervjuet som foretas av det enkelte asylmottaket i forbindelse med at personen skal bosettes, eller i kartleggingen som foretas av det enkelte omsorgssenteret. Som for behandlingen av personopplysninger i NIR vil det også her bli utarbeidet egne utfyllende regler i forskrift. Forskriften vil ha uttømmende regler om blant annet hvilke opplysninger som skal kunne behandles, hvilke etater som kan behandle opplysningene og om utlevering av opplysningene. Forslag til forskriftsbestemmelser vil bli sendt på egen høring.
Personopplysningene etatene vil ha behov for å behandle, vil i all hovedsak være å anse som taushetsbelagte etter forvaltningsloven. Se nærmere omtale av taushetsplikt i kapittel 3.3.4.
Begge etatene vil ha behov for å behandle personopplysninger som navn, fødselsdato, personnummer, kjønn, sivilstand og statsborgerskap. Dette er nødvendig for å kunne bosette den enkelte personen, samt utbetale tilskudd som er knyttet opp til enkeltpersoner. Dette er opplysninger som i hovedsak vil bli overført elektronisk fra UDB. Det vil også være nødvendig å behandle opplysninger om adresse og tilflyttingsdato til nåværende bostedskommune. Disse opplysningene må overføres fra folkeregisteret. Opplysninger om bosettingskommune er informasjon som vil bli registrert av IMDi og Bufetat selv. I tilskuddsarbeidet for øvrig er mer generelle opplysninger om blant annet type tilskudd, tilskuddsår, tilskuddssatser, utbetalingsdato og tilskuddsmottaker (kommune) informasjon som registreres av IMDi selv.
Begge etatene trenger også opplysninger om oppholdssaken til den enkelte etter utlendingsloven for å kunne igangsette arbeidet med bosettingen. Dette vil blant annet være opplysninger om vedtaksdato for innvilget oppholdstillatelse, samt oppholdsgrunnlag og varighet på tillatelsen og eventuelle begrensninger i tillatelsen.
I bosettingsarbeidet trenger IMDi og Bufetat også å registrere opplysninger om familierelasjoner. IMDi trenger å vite om det er en enslig person eller en familie de skal bosette; har personen eller familien slektninger i Norge, som en bør ta hensyn til når en skal finne egnet kommune for den enkelte? Har personen familie i hjemlandet som eventuelt vil søke om familiegjenforening? Alt dette er nødvendig informasjon for kommunen i sin planlegging av bosettingsarbeidet.
Kunnskap om foretrukket språk og språkkunnskaper for øvrig er også viktig for kommunen i deres planlegging, blant annet knyttet til bruk av tolk og planleggingen av opplæring i samfunnskunnskap på et språk deltakeren forstår, og øvrig kvalifisering.
Kommunene trenger også ytterligere opplysninger knyttet til fremtidig kvalifisering i sin planlegging av bosettingsarbeidet. Dette gjelder i tillegg til språk som nevnt over, blant annet opplysninger om tidligere utdanning, deltakelse i aktiviteter og kurs og annen kompetanse som er relevant for den fremtidige kvalifiseringen i kommunen.
Bufetat trenger videre å registrere opplysninger i tilknytting til vedtak fattet etter barnevernloven, herunder ankomstdato til kommune, hjemmel for barnevernsvedtak og dato, tiltak som det søkes refusjon for, og tidsperiode for refusjon fra kommuner i forbindelse med refusjonssaker. Informasjon som innhentes fra kommunene, kommer i praksis til Bufetat i form av en søknad om refusjon. Søknadene består av utfylt skjema utarbeidet av BLD (Q-0306). Ved mangler i utfyllingen av skjema forespør Bufetat om de opplysningene det er behov for.
Helseopplysninger
Ved bosetting av personer med alvorlige funksjonshemminger og/eller adferdsvansker og ved behandling av tilskudd ved bosetting av personer med alvorlige funksjonshemminger og/eller adferdsvansker, er det i disse tilfellene nødvendig å registrere opplysninger om personens helse. I dag håndteres dette gjennom bruk av samtykkeerklæring som flyktningen selv skriver under på. Helsepersonell er underlagt en streng taushetsplikt etter lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven). Den klare hovedregelen, både etter helsepersonelloven og lov 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter (pasient- og brukerrettighetsloven) er at utlevering av helseopplysninger om enkeltpersoner forutsetter samtykke.
Når det gjelder innhenting av helseopplysninger, skal ikke dette gjøres for alle som skal bosettes. Det er i utgangspunktet kun i tilknytting til bosetting av personer med alvorlige funksjonshemminger og/eller adferdsvansker det er nødvendig å innhente helseopplysninger. For innhenting av helseopplysninger fra helsepersonell anser departementet det derfor som hensiktsmessig å fortsette med dagens praksis om at utlevering av helseopplysninger om enkeltpersoner forutsetter samtykke.
Nødvendige opplysninger i tilknytting til introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap og norskopplæring for asylsøkere
Det er fastsatt gjennom NIR-forskriften hvilke personopplysninger som kan behandles i forbindelse med gjennomføring, oppfølging og evaluering av introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap og norskopplæring for asylsøkere (se kapittel 3.3.3).
4.3 Høringsforslaget
Introduksjonsloven § 25 gir i dag hjemmel for behandling av personopplysninger som er nødvendige for gjennomføring, oppfølging og evaluering av introduksjonsordningen, opplæring i norsk og samfunnskunnskap og norskopplæring for asylsøkere. I høringsforslaget foreslo departementet at IMDi skulle gis hjemmel til å behandle personopplysninger i forbindelse med bosettingsarbeidet og behandling av tilskudd ved bosetting av nyankomne innvandrere, opplæring i norsk og samfunnskunnskap og norskopplæring for asylsøkere. Det ble foreslått gjort gjennom et nytt tredje ledd i bestemmelsen.
Videre foreslo departementet at Bufetat skulle gis hjemmel til å behandle personopplysninger i forbindelse med det bosettingsarbeidet de gjør og ved refusjon av barnevernutgifter til kommunene. Det ble foreslått gjort gjennom et nytt fjerde ledd i bestemmelsen.
Departementet foreslo også å gjøre det tydelig fra hvilke organer IMDi og Bufetat kan innhente opplysninger, ved at disse ble foreslått listet opp i hjemmelen. I høringsbrevet var dette foreslått å være «Utlendingsdirektoratet, IMDi, Det sentrale folkeregisteret, Vox, kommunene eller andre offentlige organer».
Det har vært reist spørsmål om dagens hjemmel for behandling av personopplysninger i NIR har vært tydelig nok. I høringsforslaget foreslo departementet derfor at hjemmelen for behandling av personopplysninger i NIR, herunder innhenting av data fra UDB, skulle gjøres tydeligere. Det ble foreslått at det skulle komme klart frem hvem som har ansvar for å behandle opplysningene og hvem IMDi kan innhente opplysninger fra. I forslaget lå det at hjemmelen skulle bli en del av IMDi sin hjemmel for behandling av personopplysninger i tilknytning til bosetting og behandling av tilskudd.
4.4 Høringsinstansenes syn
Justis- og beredskapsdepartementet (JD) er av den oppfatning at forslaget til § 25 nytt første ledd etter sin ordlyd ikke gir noen klar og generell lovhjemmel for oppretting av nasjonale registre, og de stiller også spørsmål om lovhjemmelen bør være mer generelt utformet. Ved å endre noe på ordlyden i første ledd mener JD at behovet for bestemmelsene i tredje og fjerde ledd forsvinner, siden behandlingshjemmelen da vil følge av første ledd for begge organer. En eventuell nærmere regulering av hvilke opplysninger henholdsvis IMDi og Bufetat kan behandle, kan heller tas inn i forskrift. JD bemerker videre at gjengivelsen av personopplysningslovens definisjon av behandling av personopplysninger synes overflødig.
JD mener også at det bør vurderes om det kan angis mer konkret i lovteksten hvilke organer man skal kunne innhente opplysninger fra, og om det kan tydeliggjøres i proposisjonen hvilke «andre offentlige organer» man sikter til, noe nærmere enn det er gjort i høringsnotatet. De mener videre at forslaget til femte ledd gir en svært vid adgang til å innhente taushetsbelagte opplysninger, og at proposisjon derfor må redegjøre mer for hva man legger i nødvendighetskriteriet etter første ledd, og hvilke typer taushetsbelagte opplysninger det typisk vil kunne være aktuelt å innhente. JD mener dette ikke bare bør omhandles i forskrift.
Datatilsynet er positive til lovforslaget som de peker på er i tråd med tidligere anbefalinger fra dem. De støtter vurderingen av behovet for og forslag til lovregulering av IMDis og Bufetats behandling av personopplysninger.
IMDi har gitt innspill under utarbeidelsen av forslaget, og har forslag til ytterligere presisering av lovteksten. IMDi ser helst at ordet «opplysninger» gjennomgående for nytt tredje og fjerde ledd, byttes ut med ordet «personopplysninger». I tillegg ser direktoratet det som hensiktsmessig å innta «herunder sensitive personopplysninger» i lovteksten for både IMDis og Bufetats behandling av personopplysninger. Direktoratet viser videre til at det i 2015 skal være et pilotprosjekt hvor to fylkesmannsembeter skal ha oppgaver knyttet til bosetting. De mener det er særdeles viktig at fylkesmennene har en tilsvarende hjemmel som IMDi og Bufetat når det gjelder bosettingsarbeidet med tilhørende tilskudd.
UDI peker på at det fremgår direkte av lovforslaget hvilke organer som kan behandle personopplysninger i henhold til loven. UDI mener en slik fullmaktstildeling i lovs form vil være begrensende for overføring av behandlingsansvar til andre organer, for eksempel fylkesmennene. De viser også til planleggingen av pilotprosjektet hvor fylkesmannen skal overta enkelte oppgaver knyttet til bosetting av flyktninger fra IMDi.
Bufdir har vært med og gitt innspill til utarbeidelsen av forslaget. De bemerker i sitt høringssvar at deres innspill er inntatt i høringsbrevet og i forslaget til endring av introduksjonsloven § 25 fjerde ledd.
Skattedirektoratet støtter departementets vurdering om at lovhjemmel for behandling av personopplysninger er bedre egnet behandlingsgrunnlag enn samtykke. Direktoratet er også positive til at departementet foreslår endringer som tydeliggjør føringer for saksbehandlingen der dette viser seg å ikke ha vært tilstrekkelig klart.
Likestillings- og diskrimineringsombudets (LDO) innspill berører personkretsen som omfattes av endringsforslaget. Ombudets bekymring er knyttet til personer som er omfattet av introduksjonsloven § 2 første ledd bokstav e (det vil si personer som har fått fornybar oppholdstillatelse etter utlendingsloven § 53 første ledd bokstav b, § 53 annet ledd eller § 53 tredje ledd). Ombudet etterlyser en drøftelse og vurdering av om endringsforslaget i tilstrekkelig grad tar hensyn til de særlige tiltakene som iverksettes når det gjelder personopplysninger som av hensyn til voldsforebygging må skjermes i særlig grad.
Bærum kommune vurderer forslagene til lovendring som en styrking og tydeliggjøring av loven i henhold til behandling av personopplysninger.
Norsk tjenestemannslag (NTL) ser positivt på tiltak som kan bedre koordineringen mellom relevante instanser, i første rekke Bufetat, UDI, IMDI og kommunene, når det gjelder bosetting og oppstart av introduksjonsprogram og norskopplæring.
Sør-Trøndelag fylkeskommune støtter endringsforslaget, både med hensyn til å innføre en hjemmel for å innhente personopplysninger i forbindelse med bosetting av nyankomne innvandrere og personopplysninger knyttet til behandling av tilskudd ved bosetting av nyankomne innvandrere.
4.5 Departementets vurdering
I utarbeidelsen av lovhjemmelen ønsket departementet å spesifisere hvilke organer lovhjemmelen skulle gjelde for, noe som gjorde forslaget til lovhjemmel svært spesifikt. Ved å begrense hjemmelen til kun å gjelde IMDi og Bufetat ser departementet at blant annet muligheten for en eventuell overføring av behandlingsansvar til andre organer begrenses, og ville kunne kreve lovendring. Etter en nærmere vurdering har departementet kommet frem til at det er tilstrekkelig at det blir regulert i forskrift hvilke organer hjemmelen skal gjelde for. Departementet velger derfor å ta ut forslaget til tredje og fjerde ledd. Som det fremkommer av denne proposisjonen, er det per i dag kun IMDi og Bufetat som har oppgaver i tilknytning til bosetting og utbetaling av tilhørende tilskudd. Ved en eventuell overføring av oppgaver i tilknytning til dette arbeidet til andre organer, vil dette fremkomme av forskrift som nevnt over. Behandlingshjemmelen til IMDi og Bufetat vil med de endringene departementet nå foreslår, følge av forslag til første ledd for begge organer. For å sørge for en klar og tydelig hjemmel for oppretting av nasjonale registre, foreslår departementet også å endre første ledd slik at det kommer tydelig frem at det kan opprettes nasjonale registre: «Det kan opprettes nasjonale personregistre for behandling av opplysninger som er nødvendige for gjennomføring, oppfølging og evaluering av introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap, norskopplæring for asylsøkere, bosetting av innvandrere og tilhørende tilskudd».
Videre velger departementet å flytte reguleringen av hvilke organer som etatene kan innhente opplysninger fra, opp til første ledd: «Nødvendige opplysninger til disse formålene kan utleveres fra Utlendingsdirektoratet, Utlendingsnemnda, Det sentrale folkeregisteret, Integrerings- og mangfoldsdirektoratet, Barne-, ungdoms- og familieetaten, Vox, kommunene, omsorgsentrene og mottak». I stedet for å bruke «andre offentlige organer» som foreslått i høringsbrevet, foreslår departementet å bruke «Utlendingsnemnda», «Barne-, ungdoms- og familieetaten», «omsorgsentrene» og «mottak». Formelt sett står Utlendingsnemnda (UNE) ansvarlig for de personopplysninger de legger inn i UDB, og de bør derfor også fremkomme av hjemmelen. Med «mottak» menes innkvartering som nevnt i utlendingsloven § 95. Omsorgssentret har en viktig oppgave med å forberede hvert enkelt barn på bosetting i en kommune. Kartleggingen som omsorgssenteret gjør av barnets situasjon og behov, sendes Bufetat ved regionkontoret når barnet får innvilget opphold i landet. I forbindelse med saker som omhandler enslige mindreårige, vil IMDi kunne ha behov for å få utlevert personopplysninger fra Bufetat. Dette vil i hovedsak gjelde opplysninger som er relevante i forbindelse med tilskudd til enslige mindreårige flyktninger. I noen svært få tilfeller vil det kunne være behov for IMDi og/eller Bufetat å innhente opplysninger fra andre organer enn de som er nevnt i bestemmelsen. I disse tilfellene må samtykke fra den det gjelder benyttes.
Departementet har gitt Fylkesmannen i Hordaland og Fylkesmannen i Østfold i oppdrag å gjennomføre et pilotprosjekt i samarbeid med IMDi, hvor fylkesmannen skal ha en rolle inn i bosettingsarbeidet. I prosjektskissen fra Fylkesmannen i Hordaland legger de foreløpig opp til at fylkesmannen i hovedsak skal inn i arbeidet med og skaffe til veie flere bosettingsplasser i kommunene, og de vil i denne omgangen ikke ha behov for å behandle personopplysninger. Det følger av forslaget til nytt fjerde ledd at opplysninger som behandles i forbindelse med bosetting mv., kan utleveres til offentlige organer som har behov for dem i forbindelse med gjennomføring, oppfølging og evaluering av bosetting mv. Hvis det er nødvendig for fylkesmannens gjennomføring av oppdraget i forbindelse med bosetting, kan de få utlevert opplysninger fra NIR eller IMpact_Bosetting når dette systemet blir tatt i bruk, med hjemmel i forslaget til § 25 fjerde ledd. Hvis fylkesmannen på sikt får oppdrag i tilknytning til bosetting eller andre av de oppgavene som forslaget til første ledd omhandler, og hvor behandling av personopplysninger er nødvendig for å gjennomføre oppdraget, vil dette bli regulert i forskrift som nevnt over.
Departementet ser ikke behov for å innta begrepet «sensitive personopplysninger» i hjemmelen når alle vilkår i personopplysningsloven til å behandle sensitive personopplysninger for øvrig, blir ivaretatt. Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for å behandle sensitive personopplysninger. Konsesjonsplikten er regulert i personopplysningsloven § 33. Det følger av personopplysningsloven § 33 femte ledd at konsesjonsplikten etter § 33 første og annet ledd ikke gjelder for behandling av personopplysninger i organ for stat eller kommune når behandlingen har hjemmel i egen lov. Det vil si at konsesjonsplikten ikke vil gjelde for IMDi og Bufetat når behandling av personopplysninger i etatene, herunder behandling av sensitive personopplysninger, nå blir hjemlet i introduksjonsloven § 25. For å kunne behandle sensitive personopplysninger, må IMDi og Bufetat gi melding til Datatilsynet, jf. personopplysningsloven § 31. Som det fremgår av forslag til første ledd, må opplysningene IMDi og Bufetat behandler være nødvendige for at de skal kunne gjennomføre oppdragene sine knyttet til bosetting av innvandrere og utbetaling av tilskudd. Det er ikke tilstrekkelig at opplysingene kun er hensiktsmessige for etatene i sitt arbeid. Se kapittel 4.2 over for en nærmere gjennomgang av typer av taushetsbelagte opplysninger som er å anse som nødvendige å innhente for IMDi og Bufetat. Når det gjelder innhenting av helseopplysninger om enkeltpersoner, anser departementet det som mest hensiktsmessig at praksisen med innhenting av samtykke videreføres, som det fremgår av kapittel 4.2 over.
Som det videre fremgår av kapittel 4.2, er gjennomgangen av de forskjellige typene med taushetsbelagte opplysning basert på opplysningene som i dag blir behandlet i forbindelse med bosetting og tilhørende tilskudd. Gjennomgangen er ikke ment som en uttømmende opplistning av personopplysninger som det er nødvendig for IMDi og Bufetat å behandle. Som for behandlingen av personopplysninger i NIR vil det også her bli utarbeidet egne utfyllende regler i forskrift. Forskriften vil ha uttømmende regler om blant annet hvilke opplysninger som skal kunne behandles, hvilke organer som kan behandle opplysningene og om utlevering av opplysningene. Forslag til forskriftsbestemmelser vil bli sendt på egen høring.
Departementet forslo i høringsbrevet at personopplysninger som er nødvendige for at IMDi og Bufetat skal kunne gjennomføre sine respektive oppgaver «skal gis uten hinder av lovbestemt taushetsplikt». Departementet foreslo også i høringsbrevet at «avgiverne kan pålegges å avlevere de opplysningene som departementet bestemmer». Departementet mener at de to bestemmelsene utfyller hverandre, og foreslår å slå dem sammen og flytte dem opp som nytt første ledd tredje punktum: «Avgiverne kan pålegges å utlevere de opplysninger som departementet bestemmer, og opplysningene skal gis uten hinder av lovbestemt taushetsplikt.»
Forslaget i høringsbrevet som stadfester at behandlingen av personopplysninger skal skje i tråd med personopplysningsloven og være kjent for den registrerte, er en grunnleggende regel som gjelder for hele hjemmelen. Departementet foreslår derfor å flytte denne bestemmelsen opp som nytt siste punktum i første ledd: «Behandlingen av opplysninger skal skje i tråd med personopplysningsloven og være kjent for den registrerte».
I tilknytting til LDO sin høringsuttalelse viser departementet til omtalen av de interne rutinene IMDi har utviklet for å ivareta skjermede personer, som beskrevet i kapittel 4.1.5.