1 Departementets styring av virksomheter

1.1 Innledning

Kapitlet omhandler departementets organisering og styring av underliggende virksomheter, herunder beskrivelse av departementets ansvar og styringsdialog med den enkelte virksomhet.

Bestemmelsene i kapitlet gjelder for styring av alle statlige forvaltningsorganer, herunder styring av forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter.

1.2 Virksomhetsbegrepet i staten

Departementet har ansvar for organiseringen av sitt ansvarsområde gjennom opprettelse og avvikling av underliggende virksomheter, og flytting av ansvarsområder mellom underliggende virksomheter.

Statlige virksomheter under departementene må oppfylle følgende kriterier:

1. Departementet har fastsatt instrukser for enheten i tråd med bestemmelsene i pkt. 1.3.
2. Enheten mottar bevilgninger og/eller andre budsjettfullmakter gitt av Stortinget som et ordinært forvaltningsorgan, et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter eller en forvaltningsbedrift.
3. De ansatte er underlagt lov om statens ansatte mv. (statsansatteloven) og lov om offentlige tjenestetvister og det statlige tariffområdet, med mindre det er fastsatt unntak fra virkeområdet.
4. Enheten mottar tildelingsbrev i tråd med bestemmelsene i pkt. 1.5.
5. Enheten rapporterer regnskapsopplysninger til statsregnskapet i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.5.
6. Enheten utarbeider egen årsrapport med et årsregnskap i tråd med bestemmelsene i pkt. 2.3.3 og 3.4.
7. Enhetens betalingsformidling skjer gjennom statens konsernkontoordning i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.7.1.
8. En virksomhet er direkte underlagt et departement.

De fastsatte kriteriene skal benyttes av departementene ved vurderinger og beslutninger om organiseringen av sitt ansvarsområde. En statlig virksomhet må oppfylle alle kriteriene i bokstavene a til h.

1.3 Myndighet og ansvar

Departementet har overordnet ansvar for at

1. virksomheten gjennomfører aktiviteter i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger og departementets fastsatte mål og prioriteringer
2. virksomheten bruker ressurser effektivt
3. styringsdialogen mellom departementet og virksomheten fungerer på en hensiktsmessig måte
4. virksomheten rapporterer relevant og pålitelig resultat- og regnskapsinformasjon
5. det gjennomføres kontroll med virksomheten og at virksomheten har forsvarlig internkontroll
6. evalueringer gjennomføres

Departementet skal fastsette instrukser som beskriver myndighet og ansvar mellom departementet og virksomheten, herunder de innbyrdes forhold mellom departementet, eventuelt styre og virksomhetslederen. Gjeldende instrukser til underliggende virksomheter, herunder eventuelle styreinstrukser, skal være publisert på departementets nettsider.

Departementet skal ha kompetanse samt interne systemer og rutiner slik at underliggende virksomheter kan følges opp på forsvarlig vis. Departementets systemer og rutiner skal være tilpasset risiko og vesentlighet.

1.4 Generelt om styringsdialogen

Departementet skal i samråd med virksomheten fastsette styringsdialogens form og innhold, herunder definere styringsdokumenter, møtefrekvens, rapporteringskrav med mer.

Styringsdialogen mellom departementet og virksomheten skal dokumenteres.

Departementet skal planlegge sin styring av virksomheten med både ettårig og flerårig perspektiv. Styring og oppfølging skal tilpasses virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet.

1.5 Tildelingsbrevet

Departementet skal følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger i det årlige tildelingsbrevet til virksomheten.

Tildelingsbrevet skal blant annet inneholde

1. overordnede mål med angivelse av strategiske utfordringer og satsingsområder
2. styringsparametere for å kunne vurdere måloppnåelse og resultater, som skal være mest mulig stabile over tid
3. tildelt beløp fordelt på kapitler og poster og beløp som forutsettes inntjent
4. administrative fullmakter og budsjettmessige fullmakter i henhold til Stortingets vedtak og forutsetninger
5. krav til innholdet i årsrapporten og til annen rapportering
6. omtale av eventuelle evalueringer som skal igangsettes

Departementet kan holde deler av bevilgningen tilbake som reserve for senere disponering gjennom året.

Departementet skal sende tildelingsbrev til underliggende virksomheter så snart Stortinget har fattet sitt bevilgningsvedtak. Eventuelle tilleggstildelinger i budsjettåret skal utformes som supplerende tildelingsbrev. Kopi av tildelingsbrev og supplerende tildelingsbrev skal sendes Riksrevisjonen.

Departementet skal i samråd med virksomheten vurdere behovet for et foreløpig tildelingsbrev.

Departementet skal publisere tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev for underliggende virksomheter på departementets nettsider så snart brevene er sendt.

Mottar virksomheten bevilgninger fra flere departementer, skal det departementet som har det overordnede administrative ansvaret for virksomheten, samordne styringssignalene. De øvrige departementene skal oversende nødvendig informasjon om bevilgningene til dette departementet.

1.6 Oppfølging av virksomheten

1.6.1 Rapportering

Departementet skal i samråd med virksomheten definere behov og avtale omfang og innhold i rapporteringen. Rapporteringen skal beskrive måloppnåelse og resultater. Rapportering om resultater kan omfatte innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester samt effekter i forhold til brukere og samfunn, innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde.

Departementet skal stille nærmere krav til innholdet i årsrapporten fra virksomheten, jf. pkt. 1.5. Kravene må utformes innenfor rammen av bestemmelsene om virksomhetens årsrapport omtalt i dette kapitlet og i kap. 2 og 3.

Årsrapporten skal inneholde seks deler, med følgende benevnelse og rekkefølge:

1. Leders beretning
2. Introduksjon til virksomheten og hovedtall
3. Årets aktiviteter og resultater
4. Styring og kontroll i virksomheten
5. Vurdering av framtidsutsikter
6. Årsregnskap

Frist for virksomhetens oversendelse av årsrapporten til departementet er 15. mars. Departementet kan fastsette en tidligere frist.

Departementet skal publisere årsrapportene fra underliggende virksomheter og revisjonsberetningene for disse virksomhetene på departementets nettsider innen 1. mai. Dersom revisjonsberetningen ikke foreligger innen denne fristen, skal beretningen publiseres så snart den foreligger.

Departementet skal sørge for at kopi av årsrapporten sendes til Riksrevisjonen.

1.6.2 Departementets overordnede kontroll

Departementets kontroll av underliggende virksomheter skal inngå i den ordinære styring og oppfølging av virksomheten. Behovet for eventuelle tilleggskontroller skal vurderes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet samt virksomhetens internkontroll.

Departementet skal sikre seg at alle virksomheter har tilfredsstillende internkontroll slik at fastsatte mål og resultatkrav følges opp, ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler.

Departementet skal sikre seg at bruk av særskilte fullmakter ikke fører til en utilsiktet prioritering i forhold til målene.

1.6.3 Evalueringer

Departementet skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av departementets ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringer kan vektlegge innsatsfaktorer, aktiviteter, produkter og tjenester eller effekter i forhold til brukere og samfunn.

Frekvens og omfang av evalueringer skal bestemmes ut fra virksomhetens egenart, risiko og vesentlighet. Behovet må vurderes opp mot kvaliteten på og omfanget av øvrig rapportering. Organisering og innretning av de ulike evalueringene skal departementet drøfte med den underliggende virksomhet som en del av styringsdialogen.

Evalueringer kan utføres av interne eller eksterne fagmiljøer.