4 Felles standarder for bokføring og økonomisystem

4.1 Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om virksomhetens økonomisystem, bokføring, registrering, avstemminger og oppbevaring av regnskapsmateriale.

Bestemmelsene er basert på grunnleggende forutsetninger for bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring. Formålet med kapitlet er å sikre at virksomheten har systemer og rutiner som ivaretar rapporteringskrav, innsyn og kontroll, samt at økonomioppgavene er organisert på en forsvarlig måte.

4.2 Grunnleggende forutsetninger for bokføring

Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende forutsetninger:

1. Tilgang til økonomisystem: Det skal foreligge et elektronisk økonomisystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering, jf. pkt. 3.3.2, og spesifikasjoner, jf. pkt. 4.4.3.
2. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet.
3. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde virksomheten.
4. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig.
5. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og virksomhetens art og omfang tilsier.
6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig.
7. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering.
8. Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i henhold til pkt. 4.4.9 og 4.4.10.
9. Sikring: Regnskapsmaterialet skal sikres på en forsvarlig måte mot urettmessig endring, sletting eller tap.

4.3 Funksjonalitet i økonomisystemet

4.3.1 Generelt

Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Systemet skal ha funksjonalitet som ivaretar de oppgavene en virksomhet er pålagt i henhold til dette regelverket og andre gjeldende lover og regler, herunder funksjonalitet som muliggjør en forsvarlig økonomistyring.

Et økonomisystem omfatter:

• regnskapssystem, med hovedbok og reskontro
• lønnssystem
• fakturabehandlingssystem
• hjelpesystem

Et hjelpesystem produserer eller påvirker innholdet i bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner.

Økonomisystemet skal gi grunnlag for å

1. sammenstille økonomisk informasjon slik at virksomheten kan foreta budsjettkontroll og eventuelt oppfølging mot mål og resultater, samt bidra med nødvendig styringsinformasjon til virksomhetsledelsen og overordnet departement
2. levere rapporter til overordnet departement om regnskapsførte utgifter og inntekter i forhold til bevilgning, som grunnlag for departementets overordnede ansvar for budsjettkontroll
3. rapportere informasjon til overordnet departement om kapitalposter som skal oppføres i kapitalregnskapet, jf. pkt. 3.5.3
4. avgi pliktig regnskapsrapportering, jf. pkt. 3.3.2

Fra alle modulene som inngår i økonomisystemet (regnskapssystem, lønnssystem og hjelpesystemer), skal det være mulig å produsere spesifikasjoner i overensstemmelse med pkt. 4.4.3.

4.3.2 Funksjonalitet for bokføring og registrering

I økonomisystemet skal det kunne registreres data tilknyttet hver enkelt bokført transaksjon eller regnskapsmessig disposisjon og i faste register, som sikrer hensiktsmessig oppfølging og rapportering av økonomisk informasjon. Det må kunne registreres informasjon som ivaretar krav til pliktig regnskapsrapportering, jf. pkt. 3.3.2. Virksomheten skal legge standard kontoplan inn i regnskapssystemet slik at bokføring i kontospesifikasjonen følger de angitte artskontoene, jf. krav til virksomhetens kontoplan i pkt. 3.3.3.

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet som tilrettelegger for

1. kontroller som sikrer korrekt bokføring
2. at bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner er nummerert eller identifisert på en annen måte, jf. pkt. 4.4.4

Når økonomisystemet består av flere moduler, skal systemet sikre korrekt overføring mellom modulene og gjenbruk av registrerte data.

Systemfunksjonalitet knyttet til retting av opplysninger er omtalt i pkt. 4.4.7.

4.3.3 Betalingsformidling

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet for betalingsformidling som er i overensstemmelse med krav som stilles i avtalene mellom Direktoratet for forvaltning og økonomistyring og banker, jf. pkt. 3.7.

4.3.4 Rapporteringsfunksjonalitet

Fra økonomisystemet skal det kunne utarbeides pliktig regnskapsrapportering i overensstemmelse med pkt. 4.3.1 bokstav d, spesifikasjoner i overensstemmelse med pkt. 4.4.3, og andre rapporter ut fra behov for styringsinformasjon, budsjettkontroll, analyser m.m. jf. pkt. 4.3.1 bokstav a–c.

Det skal kunne utarbeides oppstilling som viser eventuelle forskjeller mellom bokførte beløp og rapportering til statsregnskapet.

4.3.5 Dokumentasjon av økonomisystemet

Det skal foreligge en systemdokumentasjon som gjør det mulig å sette seg inn i alle deler av økonomisystemets oppbygging og virkemåte. Dette omfatter dokumentasjon av alle funksjoner og registre for datainnsamling, datalagring og behandling av transaksjoner i økonomisystemet, herunder danning av systemgenererte poster, behandling av faste data, oppsettsparametere, tilgangskontroller og tilgangsrettigheter, maskinelle og manuelle avstemminger og generering av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Det skal være en oversiktlig og fullstendig beskrivelse av kontrollsporet fram og tilbake fra innsamling av regnskapsdata gjennom alle behandlinger og til pliktig regnskapsrapportering.

Brukerdokumentasjonen skal være utformet slik at en regnskapskyndig kan sette seg inn i systemets virkemåte for alle funksjoner og prosesser.

Systemdokumentasjonen og brukerdokumentasjonen skal oppdateres ved endringer av økonomisystemet.

Dokumentasjonen av økonomisystemet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

4.3.6 Sikkerhet i økonomisystemet

Økonomisystemet skal ha et sikkerhetsnivå som er tilpasset virksomhetens aktiviteter og der det tas hensyn til risiko og vesentlighet knyttet til aktiviteten.

Økonomisystemet skal ha tilgangskontroller som sikrer systemets funksjoner og data mot uautorisert endring (dataintegritet). Tilgangskontrollene skal være basert på at alle brukere har en personlig identifikasjon som er sikret med passord eller lignende, og det skal kunne tildeles tilgangsrettigheter tilpasset brukernes oppgaver. Systemet skal tilfredsstille lovmessige krav til beskyttelse mot innsyn i data.

Økonomisystemet skal ha funksjonalitet som for alle vesentlige funksjoner som medfører oppdatering av regnskapsdata eller generering eller importering av filer med elektronisk signatur/segl (eksempelvis betalingsfiler), logger personlig identifikasjon, dato og klokkeslett for handlingen. Loggrutinene skal være utformet slik at det er enkelt å lese og søke i loggdataene. Det skal etableres sikre prosedyrer, herunder logging, knyttet til endring av lagrede data når endringen gjøres uten bruk av applikasjonenes normale funksjoner.

Det skal etableres rutiner for applikasjonsforvaltning og drift av økonomisystemet som sikrer tilfredsstillende tilgjengelighet til systemets funksjoner og data.

Ved anskaffelse av nytt økonomisystem eller vesentlige oppgraderinger i systemer, skal systemet testes og formelt godkjennes av virksomheten før det settes i drift. Riksrevisjonen skal orienteres når systemet tas i bruk.

Ved godkjenning eller attestasjon av elektronisk dokumentasjon, skal dokumentasjonen tilknyttes elektronisk signatur som viser hvem som har godkjent eller attestert dokumentasjonen. Det skal være mulig å vise om dokumentasjonsdataene eventuelt er blitt endret etter dette.

Finansdepartementet kan fastsette nærmere bestemmelser om sikkerhet i økonomisystemet.

4.4 Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring

4.4.1 Generelt

Kravene til bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring skal sikre fullstendighet, realitet og nøyaktighet ved utarbeidelse av regnskapsrapportering og grunnlaget for å kunne kontrollere rapportering og bokføring i ettertid.

4.4.2 Bokføring, registrering og ajourhold

Virksomheten skal bokføre alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide pliktig regnskapsrapportering som nevnt i pkt. 3.3.2 og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i pkt. 4.4.3.

Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være à jour innen fristene for den aktuelle pliktige regnskapsrapportering, jf. pkt. 3.3.2.

Bank- og kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det foreligger særskilte grunner for at det tar lenger tid.

4.4.3 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

Virksomheten skal være i stand til å kunne utarbeide spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering i punkt a til g under. Dato for utarbeidelse skal fremgå av spesifikasjonen.

Spesifikasjonene i punkt a til e skal kunne utarbeides månedlig:

1. Bokføringsspesifikasjon
2. Alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare. Det samme gjelder for poster som er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av bokføringsspesifikasjonen.
3. Kontospesifikasjon
4. Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo. Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal kunne spesifisere inngående og utgående merverdiavgift pr. transaksjon.
5. Virksomheter som inngår i nettoføringsordningen for budsjettering og regnskapsføring av merverdiavgift i statsforvaltningen, skal kunne spesifisere merverdiavgiften pr. transaksjon.
6. Poster i kontospesifikasjonen kan fremkomme som totaler når de er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av kontospesifikasjonen.
7. I tillegg skal det ved årets slutt kunne utarbeides en saldoliste som inneholder en oversikt over alle kontoer. Hver konto skal vise kontokode og kontonavn og utgående saldo.
8. Rapporteringsspesifikasjon
9. Alle rapporterte opplysninger i s-rapporten til statsregnskapet, der det for hver kombinasjon av konto i bevilgningsregnskap/kapitalregnskap (kapittel/post, oppgjørskonto i Norges Bank eller mellomværende med statskassen) og artskonto skal fremgå alle poster i ordnet rekkefølge med beløp og dokumentasjonshenvisning.
10. Poster i rapporteringsspesifikasjonen kan fremkomme som totaler når de er spesifisert i underliggende journaler eller lignende (eksempelvis fakturajournal). Disse journalene er i slike tilfeller en del av rapporteringsspesifikasjonen.
11. Kundespesifikasjon
12. Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.
13. Leverandørspesifikasjon
14. Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.
15. Spesifikasjonene i punkt f og g skal kunne utarbeides for hver periode med pliktig regnskapsrapportering:
16. Spesifikasjon av merverdiavgift – avgiftspliktig omsetning
17. Virksomheter som har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter skatteforvaltningsloven § 8-3, skal kunne spesifisere informasjon om merverdiavgift etter bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 8.
18. Spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser
19. Lønnsopplysningspliktige ytelser skal spesifiseres pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet (konteringssammendrag). Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og sone.

4.4.4 Sporbarhet

Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner fram til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene.

Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummererte eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig, jf. krav til økonomisystemet i pkt. 4.3.2 og 4.3.5.

4.4.5 Dokumentasjon av bokførte opplysninger

Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som gjør etterprøving og kontroll mulig. Dokumentasjonen skal etter utstedelse være forsvarlig beskyttet mot endring. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til de øvrige dokumentene.

4.4.6 Dokumentasjon av balansen (avstemminger)

For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal omfatte alle balansekontoer, herunder mellomværende med statskassen. Videre skal det foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster. Den som utfører avstemminger, skal signere og datere for utført arbeid på dokumentasjonen som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse, skal det vurderes behov for å etablere rutiner med at en annen signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene.

Ved utarbeidelse av årsregnskapet skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter.

4.4.7 Retting av bokførte opplysninger og andre registrerte opplysninger

Det skal være etablert rutiner og systemfunksjonalitet som sikrer at feil og mangler som oppstår ved bokføring, registreringer og overføringer, blir oppdaget og rettet. Feil skal rettes i det systemet de oppstod, med mindre dette er svært vanskelig å gjennomføre.

Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes. Etter bokføring skal retting skje med ny, dokumentert postering (korreksjon). Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres og det skal på dokumentasjon av korreksjonen henvises til opprinnelig dokumentasjon med mindre dette er upraktisk.

Retting eller endring av andre registrerte opplysninger (enn de bokførte), som direkte eller indirekte påvirker bokførte opplysninger og andre regnskapsmessige disposisjoner, skal dokumenteres for å kunne kontrollere riktigheten av rettingen eller endringen i ettertid.

4.4.8 Krav til språk

Spesifikasjoner og dokumentasjon som nevnt i pkt. 4.4.10.2 bokstav c, d og e, som er utarbeidet av virksomheten, skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk.

4.4.9 Oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet

4.4.9.1 Generelt om oppbevaring av regnskapsmateriale

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.

Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.

Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes.

Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten sin (avsluttede arkiv), skal avleveres til arkivverket, jf. riksarkivarens forskrift av 19. desember 2017 nr. 2286.

4.4.9.2 Elektronisk tilgjengelighet

Kravet i pkt. 4.3.1 om bruk av elektronisk økonomisystem innebærer at bokførte opplysninger er tilgjengelig elektronisk. Den elektroniske tilgjengeligheten skal opprettholdes i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Med elektronisk tilgjengelighet menes at de bokførte opplysningene er tilgjengelig i regnskapssystemet eller lagret på annen måte. Ved bytte av regnskapssystem der regnskapssystemene ikke benyttes til å legge til rette for elektronisk tilgjengelighet, skal den alternative lagringsløsningen ikke forringe tilgjengeligheten til og muligheten for analyser av de bokførte opplysningene.

4.4.9.3 Sikkerhetskopi

Det skal foreligge en sikkerhetskopi av bokførte opplysninger og regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopiering skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og innen ajourholdsfristene i pkt. 4.4.2. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen. Testing av sikkerhetskopien skal skje minimum en gang i året.

Dersom regnskapsmateriale er erstattet ved overføring av regnskapsinformasjon til elektronisk medium, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av det elektroniske regnskapsmaterialet.

Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Fortegnelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Reglene i pkt. 4.4.9 og 4.4.10 om oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevaringstid, sikring og elektronisk tilgjengelighet gjelder tilsvarende for sikkerhetskopien som for originalen.

4.4.9.4 Lukking av regnskapsperioder

Regnskapsperioder skal lukkes innen 1 måned etter fristene for pliktig regnskapsrapportering. Lukkingen skal skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger.

Det skal foreligge en beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder, herunder hvordan lukkingen gir betryggende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger. Beskrivelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Bestemmelsene om lukking over gjelder ikke for virksomheter som oppbevarer utarbeidede spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, jf. pkt. 4.4.10.2 bokstav c.

4.4.9.5 Andre bestemmelser om oppbevaring

Riksarkivaren kan fastsette bestemmelser om at enkelte regnskapsserier helt eller delvis skal oppbevares for senere avlevering til arkivverket.

Det vises ellers til arkivlova av 2. juni 2025 nr. 96 med tilhørende forskrifter.

4.4.10 Krav til oppbevaringstid

4.4.10.1 Regnskapsmateriale som skal overleveres Riksarkivet eller statsarkivet

Følgende regnskapsmateriale skal bevares av virksomheten og avleveres til arkivverket, jf. forskrifter om offentlige arkiv:

1. virksomhetens årsrapport med årsregnskap, jf. pkt. 2.3.3 og pkt. 3.4
2. virksomhetens saldoliste, en oppstilling over alle kontoer i regnskapssystemet, der det for hver konto skal vises kontokode og kontonavn og utgående saldo

4.4.10.2 Regnskapsmateriale som skal oppbevares i 10 år

Følgende regnskapsmateriale skal oppbevares i minst 10 år etter regnskapsårets slutt:

1. pliktig regnskapsrapportering som ikke dekkes i pkt. 4.4.10.1
2. instrukser
3. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i pkt. 4.4.3, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
4. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, herunder:
• dokumentasjon som lages ved oppdatering av økonomisystemet i forbindelse med innlesing av avregningsretur og konteringsdata fra banken
• kontoutskrift fra bank, med underdokumentasjon som eksempelvis giro- og overføringsblanketter som dokumenterer innbetalinger
• lønnsjournal, spesifikasjon av samtlige transaksjoner pr. ansatt pr. periode
• konteringslister
• egendeklarasjoner
• dokumentasjon som viser hvem som har benyttet budsjettdisponeringsmyndighet, ved bestilling, ordrebekreftelse, faktura, tilskuddsbrev eller på annen hensiktsmessig måte
5. dokumentasjon av balansen (avstemminger) ved årets slutt
6. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
7. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
8. logg av endringer i økonomisystemet
9. systemdokumentasjon for økonomisystemet, jf. pkt. 4.3.5, herunder historiske versjoner

Virksomheter kan likevel unnlate å oppbevare papirfakturaer og andre utbetalingsdokumenter i papirform som er knyttet til anskaffelser, dersom transaksjonene er bokført før 1.1.2011. For papirfakturaer knyttet til store anskaffelser som omtalt i pkt. 5.3.8 (prosjekter), må virksomheten i denne forbindelse vurdere oppbevaringsbehovet spesielt ut fra hensynet til dokumentasjon av prosjektregnskap.

4.4.10.3 Regnskapsmateriale som skal oppbevares i 3 år og 6 måneder

Følgende regnskapsmateriale skal oppbevares i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt:

1. fullmakter
2. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
3. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift

4.4.10.4 Øvrig dokumentasjon og regnskapsmateriale

Øvrig dokumentasjon og regnskapsmateriale oppbevares til Riksrevisjonens Dokument 1 med resultatene av regnskapsrevisjonen er behandlet av Stortinget. Makulering av regnskapsmateriale kan ikke foretas hvis ikke revisjonen er avsluttet, selv om tidsfristene i punktene 4.4.10.2 og 4.4.10.3 inntrer.