5 Rutiner for behandling av lønn, anskaffelser og inntekter

5.1 Innledning

Kapitlet inneholder bestemmelser om systemer og rutiner for behandling av lønn, anskaffelser og inntekter samt kontrollaktiviteter i den forbindelse.

Formålet med kapitlet er å sikre at lønn, anskaffelser og inntekter blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp. Formålet er videre å sikre at virksomhetenes inntekter blir korrekt fastsatt og innbetalt, og at utestående krav blir fulgt opp.

5.2 Lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser

5.2.1 Generelt

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert. Virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem med funksjonalitet slik at virksomheten kan hente ut nødvendig informasjon fra systemet for budsjettkontroll, rapportering m.m., jf. pkt. 4.3.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.2, kan kontrollene utføres maskinelt.

5.2.2 Transaksjonskontroll

For lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser skal transaksjonskontroll i henhold til pkt. 2.5.2 ivaretas ved at

• budsjettdisponeringsmyndighet skal foreligge ved ansettelser og pålegg eller godkjenninger av personellmessige disposisjoner som medfører lønnsopplysningspliktige ytelser
• attestasjon skal foreligge ved lønnsberegningsbekreftelse

I tillegg vil det være kontrollaktiviteter knyttet til produksjon av lønnsberegningsforslag.

5.2.3 Budsjettdisponering

5.2.3.1 Ansettelse, lønnsfastsettelse og lønnsendring

Avtale om ansettelse skal inngås av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Fastsettelse av lønn ved ansettelse samt lønnsendringer fastsatt lokalt med hjemmel i tariffavtale eller annen avtale, kan bare foretas dersom det foreligger budsjettmessig dekning. Lønnsendringer fastsatt i sentrale forhandlinger mellom staten og hovedsammenslutningene eller frittstående forhandlingsberettigede organisasjoner og hvor det er avsatt midler til lokale forhandlinger, skal imidlertid gjennomføres.

5.2.3.2 Lønnsopplysningspliktige ytelser

Pålegg om og godkjenning av personalmessige disposisjoner som medfører lønnsopplysningspliktige ytelser, skal bekreftes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Vedkommende skal påse at det er budsjettmessig dekning for utgiftene og at det foreligger et behov.

5.2.4 Behandling av lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser

5.2.4.1 Registrering

Virksomheten skal registrere data i systemet som er nødvendig for å kunne foreta korrekt utbetaling og rapportering av lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser. Det skal foreligge dokumentasjon som viser opplysningenes berettigelse før registrering kan skje. Det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Grunnlaget som benyttes ved registrering, kan enten være i elektronisk form eller på papir.

Registrering og endring av registrerte opplysninger om betalingsmottakere skal utføres av andre enn den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet.

5.2.4.2 Beregning, kontroll og attestasjon

Det skal produseres et lønnsberegningsforslag (lønnsforslag) før endelig lønnsberegningsbekreftelse (lønnsbekreftelse) kan skje. Lønnsberegningsforslaget skal gi grunnlag for å avdekke eventuell feilregistrering eller feilbehandling.

Følgende skal kontrolleres opp mot lønnsberegningsforslaget:

• eventuelle feillister
• endringer i sentrale faste data siden forrige lønnsperiode (minimum satser, lønnstrinn og bankkontonummer)
• antall lønnsmottakere som mottar utbetaling
• totalbeløp til utbetaling
• store nettobeløp til utbetaling
• negative nettobeløp
• forslag til konteringssammendrag (spesifikasjon av brutto utgifter pr. konto)
• forslag til lønnsjournal (stikkprøvekontroll)

Avdekkede feil og mangler skal korrigeres og nytt lønnsberegningsforslag skal produseres. Ved korrigering skal de samme rutinene følges som ved opprinnelig registrering.

På grunnlag av det kontrollerte lønnsberegningsforslaget, utarbeides en lønnsberegningsbekreftelse som skal attesteres før lønnsutbetaling. Dersom virksomheten benytter andre i eller utenfor staten til å ivareta kontroller knyttet til lønnsberegningsforslaget, jf. pkt. 2.6, må virksomheten sikre at den har tilstrekkelig grunnlag og dokumentasjon til å foreta en rimelighetskontroll ved attestasjonen av lønnsberegningsbekreftelsen.

5.2.4.3 Bokføring og utbetaling

Brutto lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser, inklusive avsatte trekk, skal bokføres på grunnlag av bekreftet lønnsberegning. Virksomheten skal etter bokføring kontrollere og korrigere eventuelle posteringer på feilkontoer.

Lønnsberegningsbekreftelsen skal danne grunnlag for betalingsoppdrag til bank. Ved utbetaling av lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser, følges rutinene og kontrollaktivitetene som er beskrevet i pkt. 3.7.3.

5.2.4.4 Rapportering

Virksomheten skal registrere og bokføre lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser slik at gjeldende lov- og avtaleverk om rapportering blir ivaretatt, herunder rapportering til skatteoppkrever, Statens pensjonskasse og Arbeids- og velferdsetaten, samt trukket medlemskontingent og andre trekk som virksomheten gjør. Rapporterte data skal kunne avstemmes mot tilsvarende registrerte og bokførte data i økonomisystemet.

5.2.4.5 Avstemming

Det skal foretas en periodisk spesifikasjon av bokførte lønnsopplysningspliktige ytelser pr. konto, som skal avstemmes mot tilsvarende beløp som skal rapporteres. Videre skal det utarbeides en periodisk balansespesifikasjon av lønnsrelaterte balanseposter og skyldige trekk og avgifter.

Periodens lønnsberegningsbekreftelse skal være avstemt mot periodens lønnsutbetaling.

5.3 Anskaffelser

5.3.1 Generelt

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak som har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4. Registrering og endring av registrerte opplysninger om betalingsmottakere skal utføres av andre enn den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet.

Transaksjonskontrollene i henhold til pkt. 2.5.2 ivaretas for anskaffelser normalt i forbindelse med avtaleinngåelse, bestilling og fakturabehandling. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.3, kan kontrollene utføres maskinelt.

5.3.2 Annet regel- og avtaleverk på området

Det vises særlig til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser, med tilhørende forskrifter.

På en del områder har staten inngått rammeavtaler om innkjøp. Virksomheten kan være forpliktet til å bruke slike avtaler1.

Det foreligger merverdiavgiftsplikt når virksomheten kjøper fjernleverbare tjenester fra utlandet (innførsel av tjenester). Plikten til å beregne og betale merverdiavgift påhviler virksomheten, jf. merverdiavgiftsloven § 11-3. Dette betyr at virksomheten vil være pliktig til å beregne og betale merverdiavgift i slike tilfeller.

5.3.3 Budsjettdisponering og bestilling

Bestilling av varer og tjenester skal bekreftes av ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet, jf. pkt. 2.5.2.1.

Effektuering av bestillinger kan foretas av en annen enn den som har utøvd budsjettdisponeringsmyndigheten. Virksomheten skal ha etablert systemer og rutiner som sikrer at bestillingene gjennomføres i tråd med budsjettdisponeringen.

5.3.4 Varemottak

Virksomheten skal ha rutiner for kontroll av at mottatte varer er i henhold til bestilling, pakkseddel eller annen relevant dokumentasjon, og for hvilke tiltak som skal settes i verk dersom det er avvik. Omfanget av kontrollrutinene skal være tilpasset anskaffelsens størrelse og kompleksitet.

5.3.5 Fakturabehandling

Virksomheten skal ha rutiner og system for elektronisk fakturabehandling som sikrer oversikt over og enhetlig behandling av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.

5.3.5.1 Fakturamottak

Fakturaer skal ved mottak kontrolleres for om de vedrører virksomheten.

Virksomheten skal kunne ta imot elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter på fastsatt standardformat. Dersom virksomheten mottar elektroniske fakturaer eller andre utbetalingsdokumenter på et annet format enn standardformatet, kan disse omgjøres til standardformatet. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

Dersom virksomheten mottar papirfakturaer, skal fakturaene omgjøres til elektronisk form. Andre utbetalingsdokumenter som mottas på papir, skal omgjøres til elektronisk form med mindre dette ikke er effektivt for virksomheten. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

5.3.5.2 Attestasjon

Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Den som attesterer, skal påse at nødvendige attestasjonskontroller er utført og ved det bekrefte at utbetalingen skjer på korrekt grunnlag. Følgende attestasjonskontroller skal utføres ved anskaffelser:

1. at fakturaen inneholder opplysninger som viser hva anskaffelsen gjelder, eventuelt med referanse til hvor slik dokumentasjon finnes, og opplysninger for riktig betaling, registrering og kontroll
2. bestillingsdokumentasjon eller avtale mot fakturaen, med henblikk på pris, betalingsforpliktelse og andre relevante bestemmelser
3. varemottak eller tjenesteleveranse mot fakturaen, for å sikre at bestilt vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med de spesifikasjoner som er bestilt. Ved kjøp av tjenester, skal det kontrolleres at tjenesten er utført i samsvar med avtale, og at resultatet er tilfredsstillende

Attestasjonen av utgifter skal som hovedregel utføres av ansatte i virksomheten, men kan etter en vurdering av internkontrollen også utføres av innleid personell eller av en annen statlig virksomhet (jf. pkt. 2.6). Innleid personell kan ikke attestere utbetalinger til egen arbeidsgiver.

Dersom det er behov for å endre på innholdet i fakturaen, må det sendes en ny eller korrigert faktura.

5.3.6 Bokføring og utbetaling

Virksomhetens systemer og rutiner skal sikre at bokføring og utbetaling skjer mot rett leverandør, til rett tid og med korrekt beløp. Før bokføring og utbetaling kan finne sted, skal det kontrolleres at dokumentasjonen er attestert og at disposisjonen er foretatt av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet. Videre skal det før bokføringen kontrolleres at dokumentasjonen er riktig kontert, eventuelt skal korrekt konteringsinformasjon registreres.

Den enkelte faktura skal bokføres med følgende informasjon:

• kontering
• identifikasjon av leverandør
• identifikasjon av krav (fakturadato, fakturanummer)
• kundeidentifikasjon (KID) der det er oppgitt
• forfallsdato
• beløp
• leverandørens bankkontonummer

Rutinene og kontrollaktivitetene for utbetaling er beskrevet i pkt. 3.7.3.

5.3.7 Registrering av eiendeler

Driftsmidler som enkeltvis har en anskaffelsesverdi over 50 000 kroner, skal registreres. Virksomheten skal vurdere behovet for å registrere også andre eiendeler og fastsette rutiner for registreringen.

Virksomheter som avlegger årsregnskapet etter periodiserings-prinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS) og vedlikeholder et anleggsregister, oppfyller kravene til registrering av eiendeler i første avsnitt gjennom den regnskapsføringen som følger av periodiseringsprinsippet.

5.3.8 Store anskaffelser

Enkelte anskaffelser er store både ved de samlede utgiftene og den tiden det tar fra bestilling til ferdig leveranse (prosjekter), slik at det kreves egne rutiner og metoder for å sikre kontroll med fremdrift, kvalitet og utgifter

Ved store anskaffelser der kostnadene påløper over tid, skal det utarbeides et eget regnskap (prosjektregnskap). Det skal jevnlig utarbeides oppstillinger som viser forventede resterende utgifter til ferdigstillelse mot budsjett og bevilgning.

Ved store anskaffelser eller omfattende spesialproduksjoner med lang tilvirkningstid, skal det være en fortløpende kvalitetssikring av delleveransene eller enkeltelementene for å sikre at det endelige produktet har tilfredsstillende kvalitet. Kvalitetssikringen må tilpasses risikoen forbundet med leveransen eller spesialproduksjonen.

Statlige investeringsprosjekter med anslått kostnadsramme over 300 mill. kroner for digitaliseringsprosjekter og 1 mrd. kroner for øvrige prosjekter skal følge kravene til utredning, planlegging og kvalitetssikring i statens prosjektmodell, jf. Finansdepartementets rundskriv R-108. Det skal blant annet gjennomføres ekstern kvalitetssikring av prosjektene ved to kontrollpunkter før de eventuelt legges fram for Stortinget. Finansdepartementet har inngått rammeavtale med leverandører av slike tjenester som er obligatorisk å benytte. Finansdepartementet og ansvarlig(e) fagdepartement(er) er felles oppdragsgiver for kvalitetssikringen.

5.4 Inntekter

5.4.1 Generelt

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktige beløp. Videre skal systemene og rutinene sikre at innbetalingene kan skje innen betalingsfristen og at utestående krav følges opp på en forsvarlig måte. Dersom økonomisystemet har funksjonalitet for å utføre kontrollene angitt i pkt. 5.4, kan kontrollene utføres maskinelt.

Fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert, og det skal være etablert metoder og tiltak for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemene og rutinene, jf. pkt. 2.4.

Virksomheter som har avgiftspliktig omsetning, skal innrette sin bokføring på en slik måte at kravene til innbetaling og rapportering av avgiften blir ivaretatt.

5.4.2 Behandling av krav der betaling skal skje i etterhånd

5.4.2.1 Fastsettelse av krav

Kravgrunnlaget for inntekter kan etableres på ulike måter. Kravet kan være basert på leveranse etter avtale, egendeklarasjon, ved avgift- og gebyrpliktig hendelse eller på annen måte.

For krav der betaling skal skje i etterhånd, skal virksomheten ha etablert systemer og rutiner som sikrer at kravene blir fastsatt med korrekt beløp og slik at kravet er juridisk bindende.

5.4.2.2 Utstedelse av faktura

Virksomheter som selger varer og tjenester til kunder som ikke er privatpersoner, og som i den forbindelse utsteder faktura, skal tilby elektronisk faktura og kreditnota i godkjente standardformater. Hvilke formater som til enhver tid er godkjent, fremgår av Referansekatalogen til Digitaliseringsdirektoratet.

Ved utstedelse av faktura skal det kontrolleres at fakturajournal eller tilsvarende er i samsvar med fastsatte krav. Kontrollen skal sikre samsvar mellom faktura og kravgrunnlag. Stikkprøvekontroller kan gjennomføres som alternativ til kontroll av enkeltkrav, basert på en vurdering av risiko og vesentlighet. Manuelt utførte kontroller skal signeres for utført kontroll.

Fakturaer skal innholdsmessig tilfredsstille kravene i gjeldende lover og regler.

Ved utstedelse av faktura skal virksomheten vurdere om denne skal produseres med en entydig identifikasjon av kunde og/eller krav, en såkalt KID.

5.4.2.3 Bokføring av krav

Fakturerte eller egendeklarerte beløp bokføres på bakgrunn av signert fakturajournal eller tilsvarende. Det skal kontrolleres at bokførte beløp er i samsvar med fakturajournal.

For andre krav, som tilfeldige inntekter og refusjoner, skal virksomheten vurdere om det er hensiktsmessig å bruke reskontro for oppfølging.

5.4.2.4 Innbetaling

Innbetaling til bank er grunnlaget for utligning av reskontroførte krav. Virksomhetens systemer og rutiner skal sikre at det foretas korrekt oppdatering og bokføring med identiske beløp i reskontro og hovedbok, og at det er tilfredsstillende kontrollspor i og mellom systemene for etterkontroll.

Det skal etableres rutiner for tilbakebetaling av beløp som ved en feil blir innbetalt til virksomheten og for eventuelle beløp som skal tilbakebetales på annet grunnlag.

5.4.2.5 Oppfølging av krav som ikke betales som forutsatt

Virksomheten skal ha rutiner for oppfølging av krav som ikke betales ved forfall. Slike rutiner kan inneholde følgende hovedaktiviteter:

• purring på kravene
• sikring av krav gjennom utlegg
• realisering av pant

Innkrevingen må fortsette så lenge det er mulighet for at kravet kan dekkes, helt eller delvis. Det skal blant annet vurderes om det finnes egnede formuesgoder som det kan tas utlegg i, mulighet for utleggstrekk i lønn eller motregning i debitors krav mot staten. Videre skal det vurderes om debitors bo bør begjæres konkurs.

5.4.3 Stille innkrevingen i bero

Dersom det etter en grundig vurdering blir klart at det for tiden ikke er mulig å inndrive kravet, kan innkrevingen stilles i bero. Det samme gjelder dersom kostnadene ved fortsatt innkreving overstiger forventet innbetaling. Innkrevingen skal gjenopptas dersom det senere blir grunnlag for det.

Dersom det er lite sannsynlig at et krav vil bli gjort opp, dvs. at det foreligger et forventet tap, skal det gjøres avsetning for tap på fordring i kontospesifikasjonen. Det skal dokumenteres hva som har vært gjort for å få kravet innfridd. Kravet vil fortsatt bestå overfor debitor og kan gjøres gjeldende igjen på et senere tidspunkt dersom mulighetene for å kunne oppnå dekning endrer seg. Hvis kravet på et senere tidspunkt blir gjort opp, skal avsetningen for tapet tilbakeføres i kontospesifikasjonen og det innbetalte beløpet rapporteres til statsregnskapet.

I tilfeller der innkrevingen er stilt i bero, skal de fremtidige innkrevingsmulighetene nøye vurderes før utløpet av foreldelsesfristen for kravet, jf. lov av 18. mai 1979 nr. 18 om foreldelse av fordringer. Dersom det fortsatt er muligheter for dekning av kravet i fremtiden, skal foreldelsesfristen avbrytes. I motsatt fall kan virksomheten la kravet bli foreldet. Virksomheten skal gi retningslinjer om hvem som kan beslutte å unnlate å avbryte en foreldelsesfrist og vilkårene for dette, herunder eventuelle beløpsgrenser for fullmakten.

For oppfølging av krav som har oppstått gjennom skatter, avgifter, bidrag, utlån og lignende, kan det være gitt egne regler i særlov, forskrift, avgiftsvedtak mv.

5.4.4 Ettergivelse av krav

Når et krav er ettergitt, er det ikke lenger rettslig bindende overfor debitor. Ettergivelse av statlige krav krever som utgangspunkt hjemmel i stortingsvedtak. Dersom det ikke er gitt en generell hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal spørsmålet om ettergivelse forelegges Stortinget som egen sak. I mindre saker kan også Kongen og Finansdepartementet samtykke i at krav ettergis. Alle saker om ettergivelse, der det ikke foreligger hjemmel til dette i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Finansdepartementet.

5.4.5 Regnskapsmessig behandling av opphørte krav

Et krav kan opphøre slik at det ikke lenger er rettslig adgang til å gjøre det gjeldende. Dette gjelder for eksempel krav som er foreldet, ettergitt eller hvor ansvarssubjektet er falt bort. Opphøret må bokføres i kontospesifikasjonen.

Dersom det er gjort en avsetning til tap på fordring for det opphørte kravet i kontospesifikasjonen, jf. pkt. 5.4.3, tilbakeføres først avsetningen, deretter tilbakeføres det opprinnelige salget og til slutt bokføres det konstaterte tapet med motpost salgsinntekt i kontospesifikasjonen. Dersom det ikke er gjort en avsetning til tap på fordring, tilbakeføres det opprinnelige salget og deretter bokføres det konstaterte tapet med motpost salgsinntekt i kontospesifikasjonen.

5.4.6 Kontantsalg og kontante innbetalinger av krav

Virksomheten kan opprette kasse for kontantsalg eller betaling av utstedte krav ved kontorstedet. Ved opprettelse av kasse, skal det etableres rutiner for registrering og bokføring av betalingene, sikker oppbevaring og transport av kontanter og sjekker, samt oppgjør av kassen.

Registrering av betalingene skal skje på et kasseapparat, terminal eller tilsvarende system. Betaler skal gis kvittering. Dersom virksomheten mottar betalinger sporadisk, kan dokumentasjonen skje ved forhåndsnummererte bilag. Registrerte betalinger skal som hovedregel bokføres i virksomhetens økonomisystem daglig, jf. omtale i pkt. 4.4.2. Ved betaling av utstedte krav, skal beløpene registreres og bokføres slik at det er fullstendighet mellom krav og betaling.

Kontanter og sjekker skal som hovedregel settes inn på virksomhetens arbeidskonto daglig. Dersom de kontante betalingene er av et begrenset omfang og det er muligheter for forsvarlig oppbevaring, kan kontantene og sjekkene settes inn på arbeidskontoen sjeldnere enn daglig.

Kassen skal som hovedregel gjøres opp daglig. Dersom omfang eller andre hensyn tilsier det, kan kassen gjøres opp sjeldnere. Oppgjøret av kassen skal minst vise sum inntekter, avstemt mot mottatte kontanter, sjekker og betalinger via betalingsterminal. Dokumentasjon av registrerte opplysninger i kassen sammenholdt med kasseoppgjøret, skal signeres og dateres. Eventuelle kassedifferanser skal forklares.

5.4.7 Erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer

Virksomheten skal registrere verdipapirer. Virksomheten skal utarbeide egne rutiner for erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer, herunder kontroll med at oppgaver mottatt fra Verdipapirsentralen er i overensstemmelse med de transaksjoner som er utført og for øvrig at virksomheten har sikret hjemmel for verdipapirene.

Verdipapirer skal forvaltes i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger.

Fysiske verdipapirer skal oppbevares i det enkelte departement. Departementet kan delegere oppgaven til underliggende virksomhet.

Forsendelse av fysiske verdipapirer med post skal foretas rekommandert. Annen forsendelse skal foretas på en forsvarlig måte og mot kvittering fra mottaker.

5.4.8 Mottak av verdipost

Virksomheten skal ha rutiner som sikrer en forsvarlig behandling av verdipost. Rutinene skal sikre at all verdipost straks registreres i en verdiprotokoll og at mottatte beløp snarest settes inn på arbeidskonto i bank og bokføres.