7 Utforming og forvaltning av stønadsordninger til privatpersoner

7.1 Innledning

Formålet med kapitlet er å sikre effektiv og hensiktsmessig utforming og forvaltning av stønadsordninger.

Utformingen skal understøtte målet med stønaden og gi grunnlag for at det kan forvaltes uten uforholdsmessig store kostnader hos stønadsforvalteren og stønadsmottakere.

Bevilgninger til stønader til privatpersoner skal være identifisert i statsbudsjettet ved bruk av postnummer 70–87, jf. Finansdepartementets rundskriv R-101. Bevilgninger under disse postnumrene som tilfaller privatpersoner, faller normalt inn under bestemmelsene i kap. 7 om forvaltning av stønadsordninger. I mange tilfeller er stønadsordninger til privatpersoner fastsatt i lov, til dels som rettighetsbaserte ordninger. Bevilgninger over postnumrene 70–87 som tilfaller enkeltpersoner i forbindelse med næringsvirksomhet eller i annen yrkessammenheng, faller imidlertid inn under bestemmelsene i kap. 6 om utforming og forvaltning av tilskuddsordninger.

Bestemmelsene i kap. 7 gjelder også for stønader som forvaltes av forvaltningsorganer som mottar bevilgninger over postnummer 50–59 og stønader som finansieres ved midler fra statlige fond.

7.2 Utforming av en stønadsordning

7.2.1 Hovedelementene i en stønadsordning

Departementene skal utforme hovedelementene i en stønadsordning omtalt nedenfor. Utformingen skal skje etter en konkret vurdering for den enkelte ordningen. Hovedelementene skal vurderes i nøye sammenheng med hverandre.

1. Mål og målgruppe for stønadsordningen
2. Departementet skal utarbeide mål som tydeliggjør hva staten ønsker å oppnå med stønadsordningen, og hvilken målgruppe ordningen tar sikte på.
3. Kriterier for måloppnåelse
4. For å følge med på måloppnåelsen i stønadsordningen, skal departementet utarbeide kriterier for måloppnåelse. Måloppnåelsen kan belyses kvalitativt eller kvantitativt.
5. Tildelingskriterier
6. Departementet skal utarbeide kriterier for tildeling. Tildelingskriteriene skal gi grunnlag for å avgrense hvem som er potensielle stønadsmottakere og fastsette stønadsbeløp.
7. Opplegg for oppfølging og kontroll
8. Departementet skal utarbeide et opplegg for kontroll med opplysninger som legges til grunn for tildeling eller inngår i eventuell etterfølgende rapportering, jf. pkt. 7.3.7.
9. Evaluering
10. Departementet har ansvar for at stønadsordninger blir evaluert, jf. pkt. 7.4.

7.2.2 Presentasjon for Stortinget

Departementet skal presentere hovedelementene omtalt i pkt. 7.2.1 og sammenhengen mellom dem når det fremmes forslag for Stortinget om en ny stønadsordning. Omfanget av omtalen skal vurderes ut fra hvor omfattende og viktig stønadsordningen er.

Ved forslag om ny årlig bevilgning til en eksisterende stønadsordning kan det alternativt vises til premissene for lovvedtak eller tidligere bevilgningsvedtak (i budsjettproposisjonen og stortingskomiteens innstilling). Hovedelementene må imidlertid vurderes og presenteres på nytt med jevne mellomrom.

Departementet skal i budsjettproposisjonen rapportere om resultater som er oppnådd ved stønadsordningen i forhold til fastsatte mål.

7.2.3 Stønadsregelverk

For stønadsordninger vil bestemmelser som regulerer hovedelementene som nevnt i pkt. 7.2.1 bokstav a til d, og eventuelt også bokstav e, normalt være nedfelt i lov eller i forskrift med hjemmel i lov.

7.2.4 Etablering av en forvaltningsorganisasjon

Departementet skal påse at forvaltning av stønadsordninger er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte.

7.2.4.1 Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen

Departementet kan være stønadsforvalter, eller det kan delegere forvaltningen til en underliggende virksomhet. Tildeling av myndighet skal skje i instruks eller tildelingsbrev. Departementet skal ved delegering vise til stønadsregelverket.

Departementet skal føre kontroll med at virksomheten forvalter stønader på en forsvarlig måte, jf. pkt. 1.6 og pkt. 7.3.9.

Ved tildeling av myndighet til stønadsforvaltning til virksomheter under et annet departement, skal det departementet som tildeler myndigheten, avklare ansvarsdelingen mellom de to departementene.

7.2.4.2 Kommunale og fylkeskommunale stønadsforvaltere

Et departement kan i samråd med Kommunal- og distriktsdepartementet overlate til kommuner eller fylkeskommuner å være stønadsforvalter for statlige stønader.

Departementet skal utarbeide årlig oppdragsbrev der det vises til stønadsregelverket, jf. pkt. 7.2.3. Departementet skal føre kontroll med at forvaltningen utføres på en forsvarlig måte, jf. pkt. 7.3.9.

7.2.4.3 Stønadsforvaltere eid av staten

Departementet kan overlate forvaltning av statlige stønader til statsaksjeselskaper, statsforetak, særlovselskaper og andre selvstendige rettssubjekter som staten eier fullt ut. Spørsmål om å overlate forvaltningsansvar skal forelegges Finansdepartementet på forhånd. Det skal utarbeides årlig oppdragsbrev og føres kontroll tilsvarende bestemmelsene i pkt. 7.2.4.2.

7.2.4.4 Stønader forvaltet av stiftelser, private mv.

Når det ikke er aktuelle offentlige instanser å overlate forvaltningsansvar til (jf. punktene 7.2.4.1–7.2.4.3), kan forvaltningen overlates til en annen juridisk enhet når dette anses som forsvarlig.

Beslutning om å overlate forvaltningsansvar for nye stønadsordninger til stiftelser, private mv. må godkjennes av Finansdepartementet og omtales i bevilgningsforslaget fra departementet.

Ved valg av stønadsforvalter må regelverket for offentlige anskaffelser følges. Stønadsforvalterens oppgaver og myndighet skal reguleres i en avtale.

Departementet skal utarbeide et årlig oppdragsbrev der det vises til stønadsregelverket, jf. pkt. 7.2.3, og annet relevant regelverk. Departementet skal føre kontroll med at forvaltningen utføres på en forsvarlig måte, jf. pkt. 7.3.9.

7.3 Stønadsforvaltning

7.3.1 Utlysning

For stønadsordninger der tildeling av stønad er avhengig av at det sendes inn krav eller søknad, skal utlysning skje slik at stønadsforvalteren når hele gruppen av potensielle mottakere i tråd med stønadsbevilgningen.

For ordninger der stønad tildeles av stønadsforvalteren uten at det sendes inn krav eller søknad, skal det gis informasjon overfor gruppen av potensielle mottakere om de ordningene som eksisterer.

7.3.2 Behandling av søknader om stønad

Behandlingen av eventuelle søknader om stønad skal følge reglene i forvaltningsloven, stønadsregelverket, jf. punkt 7.2.3, og annet relevant regelverk. En søknad om stønad behandles normalt som en sak om enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven kapittel IV til VI.

7.3.3 Stønadsbrev

For stønadsordninger der det kreves søknad, skal vedtak om å tildele stønad meddeles søkeren i et stønadsbrev. Tildelingen er som hovedregel et enkeltvedtak etter forvaltningsloven, jf. forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav b.

Stønadsbrevet med eventuelle vedlegg skal blant annet beskrive

• formål
• stønadsbeløp
• utbetalingsordning
• eventuelle krav til rapportering
• reaksjoner ved brudd på betingelser og vilkår for stønaden

Stønadsbrev skal hos statlige stønadsforvaltere normalt signeres av en ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet, jf. pkt. 2.5. Har et kollegialt styre, råd eller tilsvarende budsjettdisponeringsmyndighet, eller ved masseutsending av stønadsbrev, kan brevet signeres av andre med myndighet til dette.

Alle stønadsbeløp skal være attestert før utbetaling kan skje, jf. pkt. 2.5. Den som attesterer, skal kontrollere at utbetalingsforslaget stemmer med vedtaket om stønad (stønadsbrevet) og at stønadsmottakeren har sendt inn dokumentasjon dersom det er stilt vilkår om det.

For store utbetalingsstrømmer kan transaksjonskontroller og dokumentasjon av disse foretas på grunnlag av rapporter (sammendrag) fra hjelpesystem eller andre deler av økonomisystemet, jf. pkt. 2.5.1.

7.3.4 Registrering av vedtak om stønad

Vedtak om innvilgelse av stønad skal registreres slik at stønadsforvalteren har oversikt over inngåtte forpliktelser.

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om bokføring og økonomisystem i kap. 4. Øvrige stønadsforvaltere skal følge krav til bokføring, dokumentasjon og oppbevaring som vedkommende departement har fastsatt i avtale, oppdragsbrev eller på annen måte.

7.3.5 Utbetaling

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal følge bestemmelsene om standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling i kap. 3. Øvrige stønadsforvaltere skal følge kravene til utbetaling som vedkommende departement har fastsatt i avtale, oppdragsbrev eller på annen måte.

7.3.6 Eventuell innberetningsplikt

For utbetalinger som skal innberettes til skatteoppkrever som skattepliktige, skal stønadsforvalteren etablere systemer og rutiner som sikrer korrekt behandling.

7.3.7 Rapportering fra mottakeren

Normalt kreves det ikke rapportering fra personlige stønadsmottakere. Hvis det overfor stønadsmottakeren er stilt vilkår for tildeling av stønad, kan det kreves en kort rapport, eventuelt med dokumentasjon, for at vilkårene er oppfylt.

7.3.8 Rapportering til departementet

Stønadsforvaltere innenfor statsforvaltningen skal rapportere i tråd med kravene til årsrapport i pkt. 2.3.3 og krav som er fastsatt av departementet i tildelingsbrevet eller i stønadsregelverket.

Øvrige stønadsforvaltere skal rapportere i tråd med kravene som er fastsatt av departementet i avtale, oppdragsbrev eller stønadsregelverket.

7.3.9 Oppfølging og kontroll

7.3.9.1 Internkontroll hos stønadsforvalteren

For å sikre korrekt saksbehandling, skal stønadsforvalteren ha etablert systemer, rutiner og tiltak som blant annet har til hensikt å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler, jf. pkt. 2.4 om internkontroll.

Tiltakene skal bidra til å sikre korrekt

• registrering av faste data
• tildeling og søknadsbehandling, herunder dokumentasjon av beregningsresultater
• utbetaling av stønad til rett mottaker og til rett tid
• registrering i regnskapet
• behandling av eventuell dokumentasjon fra stønadsmottakeren

Registrering og endring av opplysninger om betalingsmottakere skal utføres av andre enn den som utøver budsjettdisponeringsmyndighet.

7.3.9.2 Kontroll av grunnlaget for stønad som utbetales uten søknad

For ordninger der det utbetales stønad med grunnlag i offentlige register, eller ved beregninger fra andre register, skal det være etablert systemer og rutiner som sikrer kvaliteten på det materialet som benyttes.

7.3.9.3 Kontroll av dokumentasjon fra stønadsmottakere

For ordninger der stønad gis direkte til privatpersoner etter søknad, skal krav til dokumentasjon og selvdeklareringer utformes slik at det kan foretas en rimelig grad av kontroll av opplysningene som gis. Så langt som mulig skal kontrollen utføres før stønad godkjennes for utbetaling. Hvis det kreves innsendt rapport om at visse vilkår skal oppfylles etterskuddsvis, skal denne rapporten kontrolleres (jf. pkt. 7.3.7). Gjennomførte kontrolltiltak skal dokumenteres på en tilfredsstillende måte.

7.4 Evaluering av stønadsordninger

Departementet og stønadsforvalteren skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om stønadsordninger er effektive når det gjelder ressursbruk, organisering og fastsatte mål.

Frekvens og omfang av evalueringer skal ta utgangspunkt i en vurdering av risiko og vesentlighet for den enkelte stønadsordningen, herunder hvor omfattende og viktig stønadsordningen er, kvaliteten på og omfanget av øvrig rapportering og i hvilken grad det er mulig å beskrive de årlige resultatene.

Ressursene som brukes på evalueringer, skal ha et rimelig omfang i forhold til forventet nytte av informasjonen som fremkommer.

Virksomheten skal sørge for at evalueringer som er gjort tilgjengelig for allmennheten, blir avlevert til Nasjonalbiblioteket i tråd med pliktavleveringslova § 4. Avlevering i henhold til pliktavleveringslova § 4 er ivaretatt ved digital avlevering eller innsamling til kudos.dfo.no.

Departementet skal ved utgangen av hvert år sende Riksrevisjonen en oversikt over stønadsordninger som er blitt evaluert.