3 Felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling

3.1 Innledning

Kapitlet omhandler felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling i staten.

Formålet med kapitlet er å sikre at virksomhetene anvender fullstendige og konsistente budsjett- og regnskapsprinsipper og standarder. Formålet er videre å sikre at virksomhetene har en effektiv og sikker betalingsformidling.

3.2 Statsbudsjettet og virksomhetens gjennomføring av vedtatt budsjett

3.2.1 Felles system for utarbeidelse av forslag til statsbudsjett

Stortinget er bevilgende myndighet og vedtar statsbudsjettet, jf. Grunnloven § 75. Regjeringen legger fram forslag til statsbudsjett for Stortinget i tråd med bevilgningsreglementet.

Etter bevilgningsreglementet § 3 gjelder følgende grunnleggende prinsipper for statsbudsjettet:

1. Budsjettet vedtas for kalenderåret.
2. Budsjettet skal inneholde alle statlige utgifter og inntekter knyttet til virksomheter og tiltak som får sine utgifter og inntekter fastsatt ved Stortingets bevilgningsvedtak. Bevilgningene skal være basert på realistiske anslag over utgiftene og inntektene.
3. Utgifter og inntekter skal tas med i budsjettet for det året de antas å bli kontant betalt.
4. Utgifter og inntekter skal føres opp i budsjettet med brutto beløp.

Departementet og underliggende virksomheter skal utarbeide budsjettforslag til Stortinget i samsvar med prinsippene fastsatt i bevilgningsreglementet §§ 3–9, jf. reglement for økonomistyring i staten § 5. Budsjettforslaget skal følge statens kontoplan med inndeling i kapitler og poster, jf. Finansdepartementets rundskriv R-101. Arbeidet med budsjettforslaget inklusive budsjettproposisjonen skal utføres i samsvar med retningslinjer fastsatt av Finansdepartementet i årlige rundskriv.

Stortingets vedtak om statsbudsjettet er rettet til det enkelte departement, som får utgifts- og inntektsbevilgninger stilt til disposisjon. Departementet kan tildele disse midlene til underliggende virksomheter og skal i slike tilfeller føre kontroll med virksomhetenes disposisjoner, jf. reglement for økonomistyring i staten §§ 6, 7 og 15 og bestemmelsene pkt. 1.6.2.

3.2.2 Virksomhetens gjennomføring av vedtatt budsjett

Virksomheten disponerer utgifts- og inntektsbevilgninger stilt til disposisjon i tildelingsbrev eller ved belastningsfullmakt. Utgiftsbevilgninger kan ikke overskrides eller brukes til andre formål enn forutsatt av Stortinget, jf. bevilgningsreglementet § 5. Det er ikke adgang til å bruke merinntekter gjennom året eller overføre ubrukte midler til etterfølgende budsjettår, med mindre dette er hjemlet i andre bestemmelser, jf. bevilgningsreglementet §§ 3, 5 og 11. Forpliktelser utover budsjettåret krever særskilt fullmakt, jf. bevilgningsreglementet § 6.

Virksomheten har fullmakt til og pålegg om å bruke de bevilgninger som er stilt til disposisjon, i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger. Virksomheten skal også sikre at forutsatte inntekter kommer inn i tråd med Stortingets vedtak og forutsetninger. Nærmere krav til gjennomføring av budsjettet er omtalt i pkt. 2.2 og 2.3.

3.3 Statsregnskapet og virksomhetsregnskapet

3.3.1 Felles system for utarbeidelse av statsregnskapet

Finansdepartementet legger fram melding om statsregnskapet og oversender denne til Stortinget. Statsregnskapet skal inneholde et bevilgningsregnskap og et kapitalregnskap, jf. bevilgningsreglementet § 13.

Bevilgningsregnskapet skal under hver post vise regnskapsførte utgifter eller inntekter. For utgiftspostene vises overført beløp fra forrige år, total bevilgning i budsjettåret og overført beløp til neste år. Kapitalregnskapet skal gi en oversikt over statens finansielle eiendeler og forpliktelser og vise sammenhengen med bevilgningsregnskapet.

Statsregnskapet utarbeides på grunnlag av regnskapsopplysninger som rapporteres fra departementer og virksomheter månedlig og årlig. Rapporteringen skal følge de grunnleggende prinsipper og den inndeling Stortinget har fastsatt i vedtatt statsbudsjett, jf. bevilgningsreglementet §§ 3, 4 og 13 og bestemmelsene pkt. 3.2.1.

Statsregnskapet forvaltes av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring som mottar virksomhetens rapportering til statsregnskapet, jf. pkt. 3.5.

3.3.2 Virksomhetens plikt til å føre regnskap

Alle virksomheter har plikt til å føre regnskap. Regnskapsføringen omfatter bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Regnskapet skal gi grunnlag for kontroll med disponeringen av gitte bevilgninger og grunnlag for analyser av virksomhetens aktiviteter, jf. reglement for økonomistyring i staten § 12.

Virksomhetene skal føre regnskapet etter enten kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet skal føre regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Prinsippet som virksomheten benytter, skal fremgå av tildelingsbrev eller instruks.

Alle statlige virksomheter skal innen 1. januar 2027 føre regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Virksomheter som i dag fører regnskapet etter kontantprinsippet, skal fastsette tidspunktet for overgang til SRS i samråd med overordnet departement (innenfor innføringsperioden på fem år fra 2022).

Virksomhetens regnskapsprinsipper skal være dokumentert og konsistent over tid.

Pliktig regnskapsrapportering er avgivelse av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt og med et forhåndsdefinert innhold. For statlige virksomheter omfatter dette rapportering til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet, oversendelse av avlagt årsregnskap til departementet og annen rapportering fastsatt i eller med hjemmel i lov.

Virksomhetens ledelse skal sikre at pliktig regnskapsrapportering

1. har tilfredsstillende kvalitet både periodevis og ved årets slutt
2. følger de til enhver tid gjeldende bestemmelser og eventuelle standarder for regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet i disse bestemmelsene og i rundskriv, herunder overholder fastsatte tidsfrister og krav til form og innhold
3. er i samsvar med krav fra overordnet departement, belastningsfullmakter og andre vedtak
4. er i henhold til bestemmelser om bokføring og økonomisystem, jf. kap. 4

3.3.3 Virksomhetens kontoplan

Finansdepartementet har fastsatt standard kontoplan for statlige virksomheter på et obligatorisk siffernivå med en inndeling av virksomhetens utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld gruppert etter art, jf. rundskriv R-102. Virksomhetene skal bokføre på artskontoene i standard kontoplan. Det skal ikke bokføres på kontoer som er reservert.

Virksomheter som har behov for å spesifisere artskontoene utover det obligatoriske nivået, kan gjøre dette ved å legge til siffer på aktuelle kontoer. Dersom virksomheten velger å bruke flere siffer enn det obligatoriske siffernivået, skal de kontoene som spesifiseres med flere siffer, innholdsmessig passe inn under det overordnede obligatoriske nivået.

Departementet må vurdere behovet for å samordne virksomhetenes tilpasninger av kontoplanen under obligatorisk siffernivå, for å få fram konsoliderte og sammenlignbare data innenfor sitt område.

3.4 Virksomhetens årsregnskap

3.4.1 Generelt om årsregnskap

Virksomheten skal ved årets slutt utarbeide og avlegge et årsregnskap med noter i tråd med disse bestemmelsene, rundskriv R-115 fra Finansdepartementet og krav fra overordnet departement. Årsregnskapet skal gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld. Årsregnskapet skal vise regnskapstall for hele virksomheten samlet.

Virksomhetens årsregnskap skal inneholde tre deler:

• ledelseskommentarer
• oppstilling av bevilgningsrapportering
• oppstilling av artskontorapportering

I tillegg skal årsregnskapet inneholde en oppstilling av virksomhetsregnskapet når virksomheten fører regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. pkt. 3.3.2.

Forvaltere av statlige fond skal, uavhengig av valgt prinsipp, utarbeide en oppstilling av fondsregnskapet, jf. pkt. 3.4.6.

Virksomhetens årsregnskap skal inngå som en del av årsrapporten, men skal også kunne leses som et selvstendig dokument. Årsregnskapet avlegges ved virksomhetsleders signatur på ledelseskommentarer til årsregnskapet. Avlagt årsregnskap skal oversendes departementet med kopi til Riksrevisjonen så snart det er avlagt og innen 15. mars, jf. pkt. 2.3.3.

Årsregnskapet og revisjonsberetningen skal publiseres i tråd med bestemmelsene i pkt. 2.3.3.

Plikten til å utarbeide og avlegge et årsregnskap i tråd med disse bestemmelsene gjelder også for departementene. Spesielle tilpasninger for forvaltningsorganer med særskilte fullmakter, for forvaltningsbedrifter og ved forvaltning av statlige fond fremgår av punktene 3.4.4–3.4.6.

3.4.2 Grunnleggende prinsipper for årsregnskap

Årsregnskap skal utarbeides i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper:

1. Regnskapet skal følge kalenderåret (ettårsprinsippet).
2. Regnskapet skal inneholde alle utgifter og inntekter for regnskapsåret (fullstendighetsprinsippet).
3. Regnskapet skal utarbeides i tråd med kontantprinsippet.
4. Utgifter og inntekter skal føres opp i regnskapet med brutto beløp (bruttoprinsippet).

De grunnleggende prinsippene for årsregnskapet er de samme som gjelder for statsbudsjettet og statsregnskapet, jf. pkt. 3.2.1 og pkt. 3.5.2, da regnskapet blant annet skal gi grunnlag for kontroll med disponeringen av gitte bevilgninger, jf. pkt. 3.3.2.

Kontantprinsippet og bruttoprinsippet innebærer at utbetalinger skal rapporteres som utgifter i den perioden utbetalingen skjer, og at innbetalinger skal rapporteres som inntekter i den perioden innbetalingen skjer. Det skal gjøres enkelte unntak fra kontantprinsippet og bruttoprinsippet, jf. Finansdepartementets rundskriv R-101. Andre unntak fra kontantprinsippet og bruttoprinsippet i enkeltsaker krever uttrykkelig vedtak av Stortinget, jf. bevilgningsreglementet § 2. Unntakene fra kontantprinsippet innebærer at det oppstår et mellomværende med statskassen, jf. pkt. 3.5.2 og nærmere bestemmelser i pkt. 5.1.1 i rundskriv R-101.

Når virksomheten skal stille opp virksomhetsregnskapet som del av årsregnskapet, jf. pkt. 3.4.1, skal virksomhetsregnskapet utarbeides etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. Finansdepartementets rundskriv R-114.

3.4.3 Årsregnskapets innhold og oppstilling

3.4.3.1 Ledelseskommentarene

Ledelseskommentarene skal inneholde virksomhetsleders vurderinger av vesentlige forhold ved årsregnskapet og knyttes til innholdet i alle oppstillinger som inngår i årsregnskapet. Det skal opplyses om revisjonsordningen for virksomheten.

Virksomhetsleder skal bekrefte at årsregnskapet gir et dekkende bilde, jf. pkt. 3.4.1, og er avlagt i henhold til bestemmelsene, rundskriv fra Finansdepartementet og krav fra overordnet departement.

3.4.3.2 Oppstilling av bevilgningsrapporteringen

Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen med noter skal vise alle bevilgninger virksomheten har hatt til disposisjon og alle opplysninger som er rapportert til statsregnskapet etter statens kontoplan i regnskapsåret. Oppstillingen skal også vise alle finansielle eiendeler og forpliktelser som virksomheten står oppført med i kapitalregnskapet, jf. pkt. 3.5.

Opplysningene skal stilles opp etter de kapitler og poster i bevilgningsregnskapet og kontoer i kapitalregnskapet som virksomheten har rapportert til statsregnskapet, og følge aktuell oppstillingsplan i Finansdepartementets rundskriv R-115.

3.4.3.3 Oppstilling av artskontorapporteringen

Oppstillingen av artskontorapporteringen med noter skal vise hva som er rapportert til statsregnskapet etter standard kontoplan i regnskapsåret. Oppstillingen skal også vise mellomværende med statskassen fordelt på grupper av kontoer. Det skal for hver regnskapslinje presenteres sammenligningstall for foregående regnskapsår.

Virksomheter som skal presentere en oppstilling av virksomhetsregnskapet, jf. pkt. 3.4.1, skal ikke utarbeide noter til oppstilling av artskontorapporteringen.

Oppstillingen skal presenteres med beløp i henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115.

3.4.3.4 Oppstilling av virksomhetsregnskapet

Virksomheter som fører regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS), jf. pkt. 3.3.2, skal utarbeide en oppstilling av virksomhetsregnskapet, med resultat- og balanseoppstilling med noter, etter krav i Finansdepartementets rundskriv R-114. Oppstillingen av virksomhetsregnskapet skal inneholde alle bokførte beløp i virksomhetens kontospesifikasjon.

3.4.4 Spesielle tilpasninger for forvaltningsorganer med særskilte fullmakter

Forvaltningsorganer med særskilte fullmakter til bruttoføring utenfor statsbudsjettet (“nettobudsjetterte virksomheter“) skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.4.1–3.4.3 om regnskapsføring og årsregnskap, med følgende tilpasninger:

• Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen skal settes opp etter en forenklet oppstillingsplan.
• Oppstillingen av artskontorapporteringen skal ikke inngå i årsregnskapet.
• Oppstillingen av virksomhetsregnskapet skal utarbeides og presenteres etter de statlige regnskapsstandardene (SRS).

3.4.5 Spesielle tilpasninger for forvaltningsbedrifter

Forvaltningsbedrifter rapporterer til statsregnskapet med noen tilpasninger som fremgår av pkt. 3.5.5. Virksomhetene skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.4.1–3.4.3 om regnskapsføring og årsregnskap, med følgende tilpasning:

• Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen skal utarbeides slik at post 24 med underposter og beregning av driftsresultat presenteres samlet.

3.4.6 Spesielle tilpasninger for statlige fond

Virksomheter som forvalter statlige fond, jf. pkt. 3.6.4, skal avlegge et eget årsregnskap for hvert fond.

Forvaltningen av statlige fond skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.4.1–3.4.3 om regnskapsføring og årsregnskap, med følgende tilpasninger:

• Oppstillingen av bevilgningsrapporteringen skal settes opp etter en forenklet oppstillingsplan med tilhørende note.
• Oppstillingen av artskontorapporteringen skal ikke inngå i årsregnskapet.
• Oppstillingen av fondsregnskapet skal vise alle fondets utgifter, inntekter, eiendeler, fondskapital og eventuell gjeld.

3.5 Rapportering til statsregnskapet

3.5.1 Generelt om rapporteringen til statsregnskapet

Virksomheten skal månedlig og ved årets slutt rapportere regnskapsopplysninger til statsregnskapet, med bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet. Finansdepartementet fastsetter frister i årlig rundskriv om rapportering. Samme rapporteringsfrister gjelder ved forvaltning av statlige fond og andre midler som skal inngå i rapporteringen til statsregnskapet, jf. pkt. 3.5.6 og 3.6.

Regnskapsopplysninger som rapporteres til statsregnskapet skal følge de grunnleggende prinsipper og den inndeling Stortinget har fastsatt i vedtatt statsbudsjett, jf. bevilgningsreglementet §§ 3, 4 og 13 og bestemmelsene pkt. 3.2.

Departementet har overordnet ansvar for bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet for departementet og underliggende virksomheter.

Den enkelte virksomhet er ansvarlig for å dokumentere sin rapportering til statsregnskapet. Virksomheten skal i ettertid kunne dokumentere hva som er registrert i statsregnskapet, sammenholdt med transaksjoner som er bokført i virksomhetens kontospesifikasjon og med avstemming av oppgjørskontoer i Norges Bank.

Virksomheten skal etter oversendelse av regnskapsrapport, hente avstemmingsliste fra statsregnskapet og kontrollere at posteringene i statsregnskapet er i samsvar med innrapportert regnskap. Avstemmingen skal dokumenteres.

Feil og avvik som avdekkes i den månedlige rapporteringen til statsregnskapet i inneværende år skal rettes i påfølgende regnskapsperiode og inngå i rapporteringen til statsregnskapet for denne perioden.

Departementet kan etter søknad til Direktoratet for forvaltning og økonomistyring få rettet opp uoppklarte differanser og feil i tidligere års statsregnskap med inntil 1 mill. kroner mot konto for forskyvninger i balansen. Nærmere bestemmelser om behandling av uoppklarte differanser og feilføringer er fastsatt av Finansdepartementet i rundskriv R-107.

Finansdepartementet fastsetter nærmere retningslinjer for rapporteringen til statsregnskapet i årlig rundskriv.

3.5.2 Bevilgningsregnskapet

Virksomhetens rapportering til bevilgningsregnskapet skal inneholde regnskapsopplysninger om utgifter og inntekter etter inndelingen i det vedtatte statsbudsjettet på kapittel og post. Rapportering skal også inneholde regnskapsopplysninger etter inndelingen i standard kontoplan på obligatorisk siffernivå.

Virksomhetens rapportering til bevilgningsregnskapet skal videre inneholde regnskapsopplysninger om virksomhetens mellomværende med statskassen, fordelt på artskontoer i standard kontoplan på obligatorisk siffernivå. Mellomværende oppstår normalt når ut- eller innbetalinger ikke er ført på kapittel og post, eller når det er gjort postering på kapittel og post uten tilhørende ut- og innbetaling, jf. nærmere bestemmelser i Finansdepartementets rundskriv R-101, pkt. 5.1.1.

Ved salg av eiendeler som er oppført i kapitalregnskapet, skal inntekten rapporteres brutto på en 90-post til bevilgningsregnskapet, jf. pkt. 3.5.3.

Departementet vil ved periodeavslutning motta en rapport fra statsregnskapet som viser bevilgningsregnskapet på departementets budsjettkapitler. Departementet skal ved årets slutt bekrefte sitt bevilgningsregnskap overfor Direktoratet for forvaltning og økonomistyring i henhold til årlig rundskriv fra Finansdepartementet. Departementet skal også gi Riksrevisjonen forklaringer på ikke uvesentlige avvik mellom bevilgnings- og regnskapstall, jf. bevilgningsreglementet § 13. Forklaringene sendes med kopi til Finansdepartementet.

3.5.3 Kapitalregnskapet

Virksomheter som gir lån, har eller anskaffer finansielle eiendeler som eksempelvis aksjer eller gir kapitalinnskudd i statsforetak o.l. i henhold til stortingsvedtak, skal rapportere transaksjonene til kapitalregnskapet. Transaksjoner som representerer formuesomplasseringer og som rapporteres på 90-post til bevilgningsregnskapet, skal oppføres i kapitalregnskapet.

Virksomheten skal ha oversikt over alle kapitalposter virksomheten står oppført med i kapitalregnskapet. Kapitalpostene skal fremgå som eiendeler eller forpliktelser i virksomhetens kontospesifikasjon.

I kapitalregnskapet skal eiendeler føres til kostpris på transaksjonstidspunktet. Normalt foretas ikke omvurderinger i kapitalregnskapet, med unntak for plasseringer og gjeld i utenlandsk valuta som omvurderes og justeres for valutakursendringer.

Avskrivning ved tap på fordringer og andre formuesverdier som er oppført i kapitalregnskapet, kan bare foretas i medhold av Stortingets bevilgningsvedtak eller romertallsvedtak, lov, forskrift, kongelig resolusjon eller kjennelse ved en domstol. Herunder skal tap på lån avskrives ved bevilgning, med mindre annet er bestemt ved Stortingets vedtak.

Virksomheten skal rapportere nye plasseringer og andre endringer til statsregnskapet, inkludert endringer som ikke medfører en likviditetstransaksjon.

Ved årets slutt skal virksomhetens kapitalposter avstemmes mot statsregnskapet, og mot relevante offentlige registre, depot o.l. Hvert departement skal samlet rapportere eiendeler og forpliktelser for alle underliggende virksomheter til kapitalregnskapet.

3.5.4 Spesielle rapporteringskrav for forvaltningsorganer med særskilte fullmakter

Nettobudsjetterte virksomheter har en forenklet rapportering til statsregnskapet og skal ikke rapportere på kapittel og post. Virksomhetene skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.5.1–3.5.3 om rapportering til statsregnskapet, med følgende tilpasninger:

• Månedlig rapportering skal skje ved at virksomheten sender inn en likvidrapport. Likvidrapporten skal inneholde regnskapsopplysninger om inngående og utgående saldo og endringer i perioden på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank. Likvidrapporten skal avstemmes med virksomhetsregnskapet før rapporten sendes til statsregnskapet.
• Virksomheten skal i tillegg månedlig sende inn regnskapsopplysninger etter inndelingen i standard kontoplan på obligatorisk siffernivå, i tråd med retningslinjer i årlig rundskriv fra Finansdepartementet om rapporteringen til statsregnskapet.
• Ved årets slutt skal virksomheten rapportere saldo på oppgjørskonto i Norges Bank til kapitalregnskapet via overordnet departement.

3.5.5 Spesielle rapporteringskrav for forvaltningsbedrifter

Forvaltningsbedrifter skal følge bestemmelsene som er gitt i pkt. 3.5.1–3.5.3 om rapportering til statsregnskapet, med følgende tilpasninger:

• Forvaltningsbedrifter skal for post 24 driftsresultat rapportere på underposter for driftsinntekter, driftsutgifter, avskrivninger, renter av statens kapital, renter av mellomværende, investeringer og reguleringsfond.
• Realinvesteringer, som eksempelvis fast eiendom, maskiner og utstyr, skal oppføres i kapitalregnskapet når de er belastet postene 30–49 på forvaltningsbedriftenes eget kapittel i bevilgningsregnskapet.
• Rapporteringen til kapitalregnskapet skal inneholde oppstillinger som viser endringen i den faste kapitalen og virksomhetens balanse.

3.5.6 Spesielle rapporteringskrav for statlige fond

Virksomheter som forvalter statlige fond, jf. pkt. 3.6.4, skal for fondet følge bestemmelsene gitt i pkt. 3.5.1–3.5.3 om rapportering til statsregnskapet, med følgende tilpasninger:

• Månedlig rapportering skal skje ved innsending av en likvidrapport. Likvidrapporten skal inneholde regnskapsopplysninger om inngående og utgående saldo og endringer i perioden på fondets oppgjørskonto i Norges Bank. Likvidrapporten skal avstemmes med fondets regnskap før rapporten sendes til statsregnskapet.
• Ved årets slutt skal virksomheten rapportere saldo på fondets oppgjørskonto i Norges Bank til kapitalregnskapet via overordnet departement.

3.6 Forvaltning av finansielle eiendeler og midler

3.6.1 Forvaltning av finansielle eiendeler

Virksomheter som gir lån, har eller anskaffer finansielle eiendeler som eksempelvis aksjer eller gir kapitalinnskudd i statsforetak o.l. i henhold til stortingsvedtak, skal sikre seg at

1. det inngås skriftlig avtale om transaksjonen beskrevet ovenfor
2. statens risiko om mulig begrenses ved tinglysning av pant eller lignende
3. transaksjonen gjennomføres som avtalt, jf. krav til transaksjonskontroller i pkt. 2.5
4. innbetaling av avkastning, renter og utbytte mottas i overensstemmelse med avtaler, og vedtak på foretaksmøte og/eller generalforsamling følges opp
5. det ved manglende oppfyllelse av avtalen straks iverksettes nødvendige tiltak for å rette opp forholdet

Forvaltning av finansielle eiendeler skal følge bestemmelsene pkt. 5.4.7 Erverv, forvaltning og oppbevaring av verdipapirer.

3.6.2 Forvaltning av midler for private og internasjonale organisasjoner

Virksomheter som forvalter midler på vegne av private og internasjonale organisasjoner, skal etablere regnskapsrutiner som dokumenterer alle inn- og utbetalinger, og føre regnskap for disse.

Virksomhetens forvaltning av slike midler skal omtales i virksomhetens årsregnskap. Midlene skal inngå på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank og i rapporteringen til statsregnskapet som del av mellomværende, jf. pkt. 3.5.2.

3.6.3 Forvaltning av midler for virksomheter med koordinatorfunksjon

Virksomheter som har en koordinatorfunksjon i prosjekter som finansieres helt eller delvis av EU, skal etablere regnskapsrutiner som dokumenterer alle inn- og utbetalinger, og føre regnskap for disse. Virksomhetens forvaltning av slike midler skal omtales i virksomhetens årsregnskap.

Midler som oppbevares i norske kroner, skal inngå på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank og i rapporteringen til statsregnskapet som del av mellomværende, jf. pkt. 3.5.2.

Virksomheten kan oppbevare EU-midler på valutakonto. Virksomheten skal da benytte avtale om valutakontoer som Direktoratet for forvaltning og økonomistyring har inngått med enkelte banker. Midler som står på valutakontoer, inngår ikke på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank, men midlene og forpliktelsen knyttet til disse skal inngå i mellomværende med statskassen, jf. pkt. 3.5.2.

3.6.4 Forvaltning av statlige fond

Et statlig fond er en formuesmasse som regnskapsmessig er atskilt fra statens øvrige midler, og der anvendelsen er bundet til et nærmere fastsatt formål med varighet utover ett budsjettår. Et statlig fond er ikke en egen virksomhet.

Fond opprettes ved bevilgning eller avsetning av avgifter. Fondets midler skal plasseres på oppgjørskonto i Norges Bank. Fond som er statsmidler, skal oppføres i kapitalregnskapet.

Virksomheter som forvalter fond, skal sikre at det føres et eget fullstendig regnskap for hvert fond. Innbetaling av eventuell bevilgning over 50-post på statsbudsjettet skal inntektsføres i fondsregnskapet.

Forvaltningen av statlige fond skal følge bestemmelser om regnskapsføring som gitt for virksomheter, med tilpasningene som fremgår av pkt. 3.4.6 og 3.5.6.

3.6.5 Forvaltning av ikke-statlige midler og ikke-statlige fond

Virksomheter som forvalter ikke-statlige midler i form av legater, ikke-statlige fond, midler tilhørende innsatte, pasienter m.m., skal fastsette regelverk om budsjett, regnskapsføring og kontrollordninger innenfor sitt ansvarsområde når slikt regelverk ikke følger av annet lovverk eller andre bestemmelser.

Virksomheten skal regnskapsføre transaksjonene og dokumentere verdiene i virksomhetsregnskapet, dersom regnskapsplikt og dokumentasjonskrav ikke er regulert i annet lovverk.

Ikke-statlige midler og fond inngår ikke på virksomhetens oppgjørskonto i Norges Bank eller i rapporteringen til statsregnskapet.

3.7 Betalingsformidling

3.7.1 Statens konsernkontoordning

Virksomhetens betalingsformidling i form av inn- og utbetalinger skal skje gjennom statens konsernkontoordning, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank.

Statens konsernkontoordning forvaltes av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, som inngår avtale med enkelte banker om betalingsformidling og kontohold. Virksomheten skal benytte disse avtalene og velge bank for betalingsformidling og kontohold.

Retningslinjer for virksomhetens tilgang til oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banken er fastsatt av Finansdepartementet i rundskriv R-104.

3.7.2 Innbetalinger

3.7.2.1 Overføring til virksomhetens arbeidskonto

Når betaler benytter mottatt faktura, godskrives innbetalingene virksomhetens arbeidskonto. Virksomheten skal benytte informasjon fra banken om den enkelte innbetaling til å oppdatere økonomisystemet, jf. pkt. 5.4.2.

3.7.2.2 Betaling ved virksomhetens kontorsted

Innbetalinger ved virksomhetens kontorsted kan skje ved bruk av kontanter eller sjekk, eller via betalingsterminal. Rutiner for håndtering av kontanter og sjekker, bokføring av innbetalinger og kasseoppgjør er omtalt i pkt. 5.4.6.

3.7.3 Utbetalinger

3.7.3.1 Elektronisk overføring

Utbetalinger skal normalt skje ved elektronisk overføring mellom bankkontoer uten bruk av særskilt melding fra banken til mottaker. Alle utbetalinger skal foretas til rett tid og kredittid skal utnyttes.

3.7.3.2 Produksjon og overføring av betalingsoppdrag

Betalingsoppdrag skal produseres i virksomhetens økonomisystem. Betalingsoppdraget overføres banken i elektronisk form og på en sikker måte. Utøvd budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjon skal være dokumentert før en transaksjon tas med i et betalingsoppdrag.

3.7.3.3 Autorisasjon av betalingsoppdrag

Før betaling kan utføres av banken, skal den autoriseres av en person i virksomheten med slik fullmakt. Virksomheten kan etter en vurdering av internkontrollen avtale at en annen statlig virksomhet eller en statlig tjenesteyter gis fullmakt til å autorisere på vegne av virksomheten, jf. pkt. 2.6.

Den eller de som autoriserer skal foreta en kontroll av at betalingsoppdraget er i overensstemmelse med antall transaksjoner og totalsum i bankens system. Den som autoriserer skal ikke kunne endre beløp eller kontonummer i betalingsoppdraget.

3.7.3.4 Avregningsretur

For gjennomførte utbetalinger leverer banken elektronisk avregningsretur.

Virksomheten skal benytte informasjonen i avregningsreturen til oppdatering av økonomisystemet. Dersom oppdateringen av økonomisystemet gjøres manuelt, skal det sikres at avregningsreturen er i samsvar med overført oppdrag til banken.

3.7.3.5 Bruk av håndkasse, betalingskort og sjekk

Virksomheten kan opprette en fast håndkasse med en samlet kassebeholdning begrenset oppad til 2 000 kroner. Kassebeholdningen kan utvides utover avtalt beløp etter skriftlig godkjenning av overordnet departement.

En håndkasse skal bare benyttes til dekning av mindre, tilfeldige utgifter, og skal ikke benyttes til utbetaling av forskudd (lønn, reise) eller godtgjørelser av noen art.

Ansvaret for håndkassen skal være tillagt en person (kasserer), og det må etableres forsvarlige rutiner for oppgjør, kontroll og oppbevaring av håndkassen.

Det skal ikke knyttes betalingskort til virksomhetens arbeidskonto, slik at kontoen blir belastet for betalinger direkte (debetkort/bankkort). Betalingskort som står på virksomhetens navn og som ikke er tilknyttet virksomhetens arbeidskonto (kredittkort m.m.), kan benyttes etter bestemmelser i Finansdepartementets rundskriv R-105.

Virksomheten kan unntaksvis bruke sjekk ved utbetalinger. Sjekken skal signeres av to personer med fullmakt.

3.7.4 Kontoutskrift

Virksomhetens tilgang til opplysninger og annen informasjon om arbeidskontoer i banken og oppgjørskontoer i Norges Bank er regulert i rammeavtale med bank og i retningslinjer for oppgjørskontoer i Norges Bank.

Bevegelsene på kontoutskriftene skal kontrolleres, og eventuelle ikke bokførte bevegelser skal bokføres mot en balansekonto slik at det muliggjør avstemming i henhold til kap. 4.