Del 1 ROBEK – innmelding og utmelding

2 Regelverket og prosedyrer for inn- og utmelding etter kommuneloven § 28-1

2.1 Statsforvalterens delegerte myndighet

Statsforvalteren skal føre kontroll med om kommuner skal meldes inn eller ut av ROBEK etter henholdsvis kommuneloven § 28-1 første ledd og § 28-5.

For kommuner som er registrert i ROBEK, skal statsforvalteren føre lovlighetskontroll av årsbudsjettet og godkjenne låneopptak og langsiktige leieavtaler etter kommuneloven § 28-3 første og andre ledd.

I tilfeller der det er avgitt en revisjonsberetning med negativ konklusjon om årsregnskapet, og årsregnskapet ikke er endret for å rette opp det som er grunnlaget for denne konklusjonen, skal statsforvalteren dessuten føre lovlighetskontroll med vedtaket om årsregnskap etter kommuneloven § 28-6. Denne plikten gjelder også overfor kommuner som ikke er i ROBEK.

Delegeringen av departementets myndighet til statsforvalteren er fastsatt i forskrift 30. august 2019 nr. 1096.

2.2 Registrering i ROBEK og prosedyre for innmelding

2.2.1 Kontrollen av om en kommune skal meldes inn i ROBEK – frister

En kommune skal registreres i ROBEK dersom ett eller flere av de forholdene som er nevnt i § 28-1 første ledd, har inntruffet. Vilkårene for registrering av en kommune i ROBEK er omtalt i punktene 2.3, 2.4 og 2.5.

Registreringen i ROBEK gjøres på grunnlag av kommunens vedtak om årsbudsjett, økonomiplan og årsregnskap. Kommunen skal sende økonomiplanen, årsbudsjettet og årsregnskapet til statsforvalteren snarest mulig og senest 30 dager etter vedtaket, jf. budsjett- og regnskapsforskriften § 5-16.1

Statsforvalterens kontroll med om en kommune skal meldes inn på grunnlag av vedtaket om årsbudsjett eller økonomiplan, skal normalt foretas innen utgangen av februar. Dette gjelder også dersom vedtaket om årsbudsjett eller økonomiplan ikke er oversendt fra kommunen til statsforvalteren innen utgangen av januar. Dersom vedtaket ikke er oversendt, skal statsforvalteren likevel foreta kontrollen på grunnlag av saksdokumentene til kommunestyremøtet og møteprotokollen. Ved behov må statsforvalteren hente inn ytterligere opplysninger fra kommunen.

Kontrollen av om en kommune skal meldes inn på grunnlag av manglende vedtak om årsbudsjett eller økonomiplan før årsskiftet, skal normalt foretas innen utgangen av januar.

Kontrollen av om en kommune skal meldes inn på grunnlag av vedtaket om årsregnskap skal normalt foretas innen utgangen av august. Dette gjelder også dersom vedtaket om årsregnskap ikke er oversendt fra kommunen til statsforvalteren innen utgangen av juli. Dersom vedtaket ikke er oversendt, skal statsforvalteren foreta kontrollen på grunnlag av saksdokumentene til kommunestyremøtet og møteprotokollen. Ved behov må statsforvalteren hente inn ytterligere opplysninger fra kommunen.

Kontrollen av om en kommune skal meldes inn i ROBEK på grunnlag av at årsregnskapet ikke er vedtatt innen fristen, skal normalt foretas innen utgangen av august.

2.2.2 Melding om innmelding i ROBEK

Dersom en kommune skal registreres i ROBEK, skal statsforvalteren gi departementet melding om dette. Departementet fører selv kommunen inn i ROBEK.

En kommune regnes først som innmeldt og registrert i ROBEK fra det tidspunktet departementet har ført kommunen opp i ROBEK. Registeret er publisert på departementets nettsider.

Meldingen om at en kommune skal meldes inn i ROBEK, oversendes til departementet i form av et brev og et registreringsskjema. Registreringsskjemaet er tilgjengelig på departementets nettsider.

Meldingen til departementet skal inneholde rettsgrunnlaget for innmeldingen, det vil si hvilket eller hvilke av de forholdene («bokstavene») som er nevnt i § 28-1 første ledd som er årsaken til innmeldingen. Den skal også henvise til det aktuelle vedtaket i kommunen.

Meldingen skal gis til departementet uten unødig opphold etter at statsforvalteren har foretatt kontrollen.

Statsforvalteren skal ikke vente med å sende meldingen om at en kommune skal registreres i ROBEK ut fra en skjønnsmessig vurdering, for eksempel i påvente av at kommunen eventuelt skal bringe budsjettet i balanse eller vedta årsregnskapet. . Dersom statsforvalteren mener at det kan foreligge grunner til ikke å registrere kommunen i ROBEK, selv om et av vilkårene for innmelding er oppfylt, må dette behandles etter kommuneloven § 28-1 andre ledd, se punkt 2.6.

2.2.3 Registrering etter flere kriterier

ROBEK-registeret skal inneholde en oversikt over hvilke bestemmelser i § 28-1 første ledd som innmeldingen av hver enkelt kommune er hjemlet i. Selv om en kommune allerede er registrert i ROBEK med hjemmel i én eller flere av bestemmelsene i § 28-1 første ledd, skal det altså likevel registreres i ROBEK hvis det inntreffer nye forhold som er nevnt i denne bestemmelsen.

Hvis ett kriterium i § 28-1 første ledd ikke lenger er oppfylt (se punkt 2.8 om utmelding), skal kommunen ikke være registrert i ROBEK med hjemmel i den aktuelle bestemmelsen. Dette gjelder selv om kommunen fortsatt skal være registrert i ROBEK med hjemmel i én eller flere av de andre bestemmelsene i § 28-1 første ledd.

Statsforvalteren skal gi departementet melding om endringer som nevnt foran ved å bruke registreringsskjemaet som er tilgjengelig på departementets nettsider. Meldingen skal gis uten unødig opphold, slik at departementet kan oppdatere hva som er rettsgrunnlaget for registreringen.

2.3 Vilkårene for innmelding

Statsforvalterens kontroll med om en kommune oppfyller ett eller flere av vilkårene for innmelding i ROBEK, skal skje på objektivt grunnlag. Det vil si at statsforvalteren kun skal kontrollere om kommunestyrets vedtak om årsbudsjett, økonomiplan eller årsregnskap innebærer at vilkårene i § 28-1 første ledd bokstavene a til g er oppfylt. Dette betyr for eksempel at kontrollen kun skal gå ut på om årsbudsjettet eller økonomiplanen er satt opp med merforbruk («bunnlinjekontroll»), eller om inndekningstiden for merforbruk er flere enn to år.

Statsforvalteren skal kun ta stilling til om kommunestyrets vedtak om årsbudsjett, økonomiplan eller årsregnskap formelt sett medfører at de objektive vilkårene for registrering i ROBEK er oppfylt. Kontrollen av om vilkårene for innmelding er oppfylt skal for eksempel ikke basere seg på skjønnsmessige vurderinger av kommunens økonomiske situasjon, eller vurderinger av om kommunens årsbudsjett, økonomiplan eller inndekningsplan er realistisk. Selv om kommunen anses å ha en god økonomi, skal den altså meldes inn i ROBEK dersom vilkårene for innmelding er oppfylt. Videre skal kommunen meldes inn dersom årsbudsjettet, økonomiplanen eller årsregnskapet ikke er vedtatt innen de fristene som gjelder, eller dersom det er fattet vedtak etter inndelingslova § 16 a. Se likevel punkt 2.6 om departementets adgang etter kommuneloven § 28-1 andre ledd til i visse tilfeller å unnlate innmelding.

Dersom kommunestyrets vedtak om økonomiplan eller årsbudsjett stilles opp på en måte som ikke tilfredsstiller kravene i kommuneloven kapittel 14 eller budsjett- og regnskapsforskriften, kan det i noen tilfeller være nødvendig at statsforvalteren gjør en nærmere vurdering av innholdet i vedtaket for å kunne kontrollere om økonomiplanen eller årsbudsjettet er fastsatt med merforbruk. Også i slike tilfeller skal statsforvalterens vurdering innrettes med sikte på å avklare om vedtaket innebærer ubalanse på bunnlinjen, uten at det gås nærmere inn på realismen i inntekter og utgifter.

2.4 Hvilket vedtak som er grunnlag for innmelding i ROBEK

2.4.1 Opprinnelig vedtak og vedtak om endring av årsbudsjett

Statsforvalterens kontroll av om kriteriene for registrering i ROBEK er oppfylt, skal i utgangspunktet baseres på kommunens opprinnelige vedtak om henholdsvis årsbudsjett, økonomiplan eller årsregnskap, og ikke på eventuelle vedtak om justeringer eller endringer som foretas i etterkant. Bestemmelsene i § 28-1 første ledd, slik de er formulert og ut fra de bakenforliggende hensynene, utelukker likevel ikke at det kan være grunnlag for å registrere en kommune i ROBEK for eksempel ut fra et vedtak om endring i årsbudsjettet. Dette innebærer ikke at statsforvalteren skal etablere en fast ordning for oppfølging og kontroll av slike endringsvedtak med tanke på å avklare om det kan være grunnlag for registrering i ROBEK. Dette bygger på at kommunenes plikt etter § 14-3 femte ledd til å sende økonomiplan, årsbudsjett og årsregnskap til statsforvalteren, ikke omfatter en plikt til å sende vedtak om endringer i økonomiplanen og årsbudsjettet som foretas i forbindelse med budsjettrevisjoner o.l.

Dersom statsforvalteren unntaksvis blir kjent med at det er grunnlag for å registrere en kommune i ROBEK for eksempel ut fra et vedtak om endring i årsbudsjettet, skal statsforvalteren på vanlig måte gi departementet melding om dette ved å bruke registreringsskjemaet som er tilgjengelig på departementets nettsider.

2.4.2 Opphevelse eller endring av et opprinnelig vedtak som oppfyller vilkårene for innmelding i ROBEK

Det kan oppstå tilfeller der kommunens opprinnelige vedtak om økonomiplan, årsbudsjett eller årsregnskap innebærer at ett eller flere av kriteriene for innmelding i ROBEK er oppfylt, samtidig som statsforvalteren med hjemmel i § 27-1 første eller andre ledd gjennomfører en lovlighetskontroll med det aktuelle vedtaket. Også i slike situasjoner skal statsforvalterens kontroll av om kommunen skal registreres i ROBEK, baseres på det opprinnelige vedtaket. Statsforvalteren kan ikke utsette å sende melding om registrering i ROBEK, i påvente av resultatet av lovlighetskontrollen. Statsforvalteren kan heller utsette å sende melding om registrering i ROBEK, i påvente av at kommunen eventuelt skal bringe budsjettet i balanse gjennom å ved å treffe nytt vedtak. Se departementets uttalelse i brev 1. juni 2022 til Statsforvalteren i Troms og Finnmark.

2.4.3 Opphevelse av et opprinnelig vedtak som ikke oppfyller vilkårene for innmelding i ROBEK

Det kan oppstå tilfeller der kommunen har truffet et opprinnelig vedtak om økonomiplan, årsbudsjett eller årsregnskap som innebærer at kommunen ikke skal meldes inn i ROBEK, samtidig som statsforvalteren har gjennomført lovlighetskontroll med hjemmel i § 27-1 første eller andre ledd og opphevet vedtaket etter § 27-3 fjerde ledd. For eksempel kan statsforvalteren ha opphevet et vedtak om årsbudsjett som følge av at realismekravet ikke er oppfylt. Et opphevet vedtak er i seg selv ikke grunnlag for innmelding i ROBEK.

Hvis statsforvalteren opphever kommunens vedtak om økonomiplan, årsbudsjett eller årsregnskap, plikter kommunen å fatte et nytt vedtak. Statsforvalteren skal da kontrollere det nye vedtaket opp mot kriteriene for registrering i ROBEK etter § 28-1 første ledd. Dersom kommunen ikke fatter nytt vedtak innenfor den fristen som statsforvalteren har fastsatt, skal kommunen registreres i ROBEK etter § 28-1 første ledd bokstav e eller f. Dersom kommunen registreres i ROBEK på grunn av slike nye vedtak (eller manglende vedtak innen fristen), skal statsforvalteren lovlighetskontrollere årsbudsjettet på vanlig måte etter § 28-3.

2.5 Nærmere om kriteriene for innmelding – § 28-1 første ledd

2.5.1 Bokstav a og b – merforbruk i årsbudsjett og økonomiplan

Bestemmelsen i § 28-1 første ledd bokstav a innebærer at en kommune som vedtar et driftsbudsjett med merforbruk, skal meldes inn i ROBEK. Et driftsbudsjett som er vedtatt med ufordelte innsparingskrav medfører også innmelding i ROBEK, se punkt 2.5.2.

Et merforbruk foreligger dersom kommunens bruk av midler ikke har dekning i årets tilgang på midler, jf. § 14-10 første ledd. Dette gjelder også dersom merforbruket skyldes rent formelle eller tekniske feil eller mangler ved vedtaket.

Dersom bunnlinjen i budsjettet ikke viser et merforbruk, er det ikke grunnlag for å registrere kommunen i ROBEK, med mindre budsjettet inneholder ufordelte innsparingskrav, se punkt 2.5.2.

Det samme gjelder for kommuner som vedtar økonomiplanens driftsdel med merforbruk, eller der økonomiplanen er saldert med ufordelte innsparingskrav, jf. § 28-1 første ledd bokstav b.

For økonomiplanen skal hvert enkelt år i økonomiplanen vedtas i balanse. Dersom ett eller flere av årene i økonomiplanen viser et merforbruk, som er «finansiert» med inndekning i et etterfølgende år, vil dette anses som en økonomiplan i ubalanse og være grunnlag for innmelding etter bokstav b, selv om økonomiplanperioden sett under ett er i balanse.

Dersom kommunen vedtar økonomiplanen forut for behandlingen av årsbudsjettet, for eksempel i juni eller august, og det ellers er klart at det første året i økonomiplanen ikke er kommunens årsbudsjett, skal en eventuell ubalanse i det første året i økonomiplanen ikke anses som en ubalanse i årsbudsjettet. Ubalansen vil dermed ikke gi grunnlag for innmelding etter bokstav a, men etter bokstav b.

2.5.2 Ufordelte innsparingskrav

Det foreligger ufordelte innsparingskrav dersom budsjettet eller økonomiplanen er satt opp

• med et innsparingskrav i form av en (teknisk) inntektspost eller en (teknisk) post for reduserte utgifter/bevilgninger
• på en måte som innebærer at innsparingskravet ikke er fordelt på de enkelte budsjettområdene i form av reduksjoner av de ulike bevilgningene etter kommunestyrets prioritering

Det foreligger også ufordelte innsparingskrav dersom et innsparingskrav som nevnt foran er lagt inn midlertidig på ett budsjettområde, og hvor det er klart at kommunestyret på et senere tidspunkt må ta stilling til hvordan innsparingskravet skal fordeles ved å redusere bevilgningen på andre områder.

For nærmere forklaringer av hva som er ufordelte innsparingskrav, se departementets brev 7. november 2024 til kommunene.

2.5.3 Bokstav c – inndekning av merforbruk utover to år

Bestemmelsen i § 28-1 første ledd bokstav c innebærer for det første at en kommune skal meldes inn i ROBEK hvis det under behandlingen av et årsregnskap med merforbruk (et merforbruk i kommunekassens driftsregnskap), vedtas at merforbruket skal dekkes inn over flere enn to år etter at det oppstod.

For det andre skal kommunen meldes inn i ROBEK hvis driftsdelen i økonomiplanen eller årsbudsjettet viser at et merforbruk fra et tidligere år, dekkes inn over flere enn to år etter at merforbruket oppstod. Dette betyr for eksempel at hvis vedtaket om årsbudsjett for 2026 viser at et merforbruk som har oppstått i 2024, ikke vil bli dekket inn fullt ut i 2026 som tidligere vedtatt, skal kommunen meldes inn i ROBEK etter bokstav c. Dette gjelder selv om årsregnskapet for 2026 ikke er vedtatt.

For det tredje skal en kommune meldes inn i ROBEK hvis årsregnskapet viser at et merforbruk fra et tidligere år ikke har blitt dekket inn innen to år etter at merforbruket oppstod. Dette betyr for eksempel at hvis årsregnskapet for 2026 viser at et merforbruk oppstått i 2024 likevel ikke ble dekket inn fullt ut i 2026 som tidligere vedtatt, skal kommunen registreres på bokstav c.

2.5.4 Bokstav d – merforbruk større enn tre prosent av inntektene

Bestemmelsen i § 28-1 første ledd bokstav d innebærer at en kommune skal meldes inn i ROBEK dersom balanseregnskapet til kommunekassen viser et oppsamlet merforbruk fra driftsregnskapet som er større enn tre prosent av driftsinntektene.

Med driftsinntekter menes brutto driftsinntekter. Brutto driftsinntekter svarer til sum driftsinntekter på post 9 i økonomisk oversikt drift etter budsjett- og regnskapsforskriften § 56.

Etter reglene i budsjett- og regnskapsforskriften § 4-2 andre ledd og § 4-4 skal midler på disposisjonsfond som ikke er skjermet, gå med til å dekke et merforbruk. Dersom midler på disposisjonsfond er skjermet etter disse reglene, vil kommunen ha både skjermete midler på disposisjonsfond og merforbruk i balansen samtidig. I slike tilfeller legger departementet til grunn at begrepet «oppsamlet merforbruk» skal forstås som merforbruk uten at slike disposisjonsfond er trukket fra, nettopp fordi midlene er skjermet på grunn av planlagt brukt til andre formål. En kommune skal dermed meldes inn i ROBEK med hjemmel i kommuneloven § 28-1 første ledd bokstav d, hvis oppsamlet merforbruk er større enn tre prosent, selv om kommunen har skjermete midler på disposisjonsfond.

2.5.5 Bokstav e og f – vedtak etter at fristene er utløpt

En kommune skal meldes inn i ROBEK hvis økonomiplanen, årsbudsjettet eller årsregnskapet ikke er vedtatt innen gjeldende frister, jf. § 28-1 første ledd bokstav e og f.

Bestemmelsen i bokstav e innebærer at en kommune skal meldes inn i ROBEK hvis økonomiplanen eller årsbudsjettet ikke er vedtatt innen årsskiftet (senest 31. desember), jf. § 14-3 første ledd. Bestemmelsen innebærer også at en kommune skal meldes inn i ROBEK hvis økonomiplanen eller årsbudsjettet har blitt opphevet etter en lovlighetskontroll med grunnlag i § 27-1, og det ikke er vedtatt en ny økonomiplan eller et nytt årsbudsjett innenfor den fristen som statsforvalteren har fastsatt. En kommune som allerede er registrert i ROBEK, skal også registreres med hjemmel i bokstav e hvis økonomiplanen eller årsbudsjettet har blitt opphevet etter en lovlighetskontroll med grunnlag i § 27-1 eller § 28-3, og det ikke er fattet nytt vedtak innenfor statsforvalterens frist.

Bestemmelsen i bokstav f innebærer at en kommune skal meldes inn i ROBEK hvis årsregnskapet ikke er vedtatt innen seks måneder etter regnskapsårets slutt (senest 30. juni), jf. § 14-3 andre ledd. Bestemmelsen innebærer også at en kommune skal meldes inn i ROBEK hvis årsregnskapet har blitt opphevet etter en lovlighetskontroll med grunnlag i § 271, og det ikke er vedtatt nytt årsregnskap innenfor den fristen som statsforvalteren har fastsatt. En kommune som allerede er registrert i ROBEK skal også registreres på bokstav f hvis årsregnskapet har blitt opphevet etter en lovlighetskontroll med grunnlag i § 27-1 eller § 28-6, og det ikke er fattet nytt vedtak innenfor statsforvalterens frist.

2.5.6 Bokstav g – vedtak etter at fristene er utløpt

En kommune skal meldes inn i ROBEK hvis statsforvalteren i forkant av en kommunesammenslåing har fattet vedtak etter inndelingslova § 16 a, jf. § 28-1 første ledd bokstav. Inndelingslova § 16 a fastsetter at dersom en eller flere av kommunene som skal slås sammen, står i ROBEK-registeret etter kommuneloven § 28-1 første ledd, kan departementet før sammenslåingen iverksettes, bestemme at den nye kommunen skal føres inn i ROBEK-registeret. Dette gjelder bare hvis en må regne med at den nye (sammenslåtte) kommunen vil ta over et så stort merforbruk fra før sammenslåingen at det er behov for å kontrollere årsbudsjettet og låneopptak til den nye kommunen. Dette omtales ikke nærmere i veilederen her.

2.6 Departementets hjemmel til å unnlate å melde en kommune inn i ROBEK

2.6.1 Vilkåret i § 28-1 andre ledd

Hvis en kommune skal meldes inn i ROBEK etter § 28-1 første ledd, kan departementet unntaksvis bestemme at kommunen likevel ikke skal føres inn i ROBEK, jf. § 28-1 andre ledd. Vilkåret for dette er at det åpenbart ikke er behov for å kontrollere kommunens årsbudsjett og låneopptak.

Myndigheten til å bestemme dette ligger hos departementet og er ikke delegert til statsforvalteren. Det vil si at det er departementet selv som avgjør om en kommune ikke skal registreres i ROBEK selv om vilkårene for registrering etter § 28-1 første ledd er oppfylt. Det er opp til departementet å vurdere om vilkåret for ikke å føre kommunen inn i ROBEK, er oppfylt.

Terskelen for å la være å melde kommuner inn i ROBEK skal ligge høyt. Det følger av ordlyden i § 28-1 andre ledd at det må være åpenbart at det ikke foreligger noe kontrollbehov. Det må følgelig være klart at det ut fra hensynet til kommunens økonomiske balanse ikke er nødvendig å kontrollere kommunens budsjett og låneopptak. Dersom det er en viss tvil om kontrollbehovet, vil kommunen bli registrert i ROBEK.

Adgangen til å unnlate innmelding vil for eksempel kunne brukes i saker hvor økonomiplanen, årsbudsjettet eller årsregnskapet ikke er vedtatt innen tidsfristen, og økonomien ellers er i balanse. Et annet eksempel kan være at kommunen har fastsatt en økonomiplan eller et årsbudsjett hvor det i realiteten er økonomisk balanse, men hvor det foreligger rent formelle eller tekniske feil eller mangler ved vedtaket som medfører at et kriterium for registrering i ROBEK er oppfylt. Det må uansett gjøres en vurdering av om det foreligger et kontrollbehov før § 28-1 andre ledd kan tas i bruk.

For kommuner som oppfyller kriteriet for innmelding som følge av et merforbruk, enten ved at det er vedtatt å dekke inn merforbruk over flere enn to år (§ 28-1 første ledd bokstav c) eller hvor merforbruket overstiger tre prosent av driftsinntektene (bokstav d), vil departementet som hovedregel ikke benytte hjemmelen for å unnlate innmelding i ROBEK.

Dersom en kommune først er registrert i ROBEK, vil kommunen ikke bli meldt ut av ROBEK før vilkårene i § 28-5 er oppfylt. Bestemmelsen i § 28-1 andre ledd gir altså ikke departementet hjemmel for å melde en kommune ut av ROBEK på et tidligere tidspunkt enn det som følger av § 28-5.

2.6.2 Nærmere om saksgangen og statsforvalterens rolle

Hvis en kommune oppfyller vilkårene for å bli meldt inn i ROBEK etter § 28-1 første ledd, og statsforvalteren ser at det åpenbart ikke er behov for å kontrollere kommunens årsbudsjett, låneopptak eller langsiktige leieavtaler, skal statsforvalteren gi departementet melding om dette. Slik melding skal gis sammen og samtidig med meldingen om at vilkårene for registrering etter § 28-1 første ledd er oppfylt, det vil si innenfor de samme fristene som er omtalt under punkt 2.2.

Dersom en kommune oppfyller ett eller flere kriterier for innmelding, må en eventuell vurdering etter § 28-1 andre ledd ta utgangspunkt i den informasjonen som er tilgjengelig på det tidspunktet hvor statsforvalteren blir kjent med at kommunen oppfyller ett eller flere vilkår for innmelding. Statsforvalteren skal ikke etter eget skjønn utsette å sende melding om innmelding til departementet i påvente av at det muligens kommer ny informasjon som kan gjøre det aktuelt for statsforvalteren å anbefale bruk av § 28-1 andre ledd. For eksempel skal statsforvalteren ikke vente på at kommunen eventuelt skal bringe budsjettet i balanse gjennom et nytt vedtak eller i vente på at kommunen vedtar årsregnskapet.

Meldingen om at departementet bør unnlate registrering i ROBEK etter § 28-1 andre ledd skal inneholde statsforvalterens vurdering og begrunnelse for hvorfor det ikke er behov for kontroll med kommunens årsbudsjett og låneopptak. Statsforvalteren skal opplyse saken tilstrekkelig til at departementet kan vurdere og avgjøre saken. Departementet tar den endelige avgjørelsen.

Statsforvalterens vurdering skal bygge på at adgangen til å unnlate innmelding etter § 28-1 andre ledd er en snever unntaksbestemmelse. Terskelen for å la være å melde en kommune i ROBEK ligger som nevnt høyt, jf punkt 2.6.1 Statsforvalterens kontroll med om en kommune skal meldes inn i ROBEK skal i utgangspunktet være begrenset til om de objektive vilkårene for registrering er oppfylt, og ikke omfatte subjektive vurderinger av økonomisk balanse og realisme, jf. punkt 2.3. Dette innebærer at statsforvalteren ikke skal legge opp til en fast prosedyre for å gjøre en nærmere vurdering av om § 28-1andre ledd muligens kan komme til anvendelse. Statsforvalteren skal normalt kun varsle departementet i de tilfellene hvor statsforvalteren ser at det klart kan være grunnlag for ikke å melde kommunen inn i ROBEK.

Departementet registrerer kommuner i ROBEK når departementet mottar melding fra statsforvalteren om at en kommune oppfyller vilkårene for registrering i § 28-1 første ledd. Det vil si at departementet normalt bare vil vurdere å la være å melde en kommune inn i ROBEK etter § 28-1 andre ledd dersom statsforvalteren har sendt departementet melding om at det kan være grunnlag for dette.

2.7 Utmelding fra ROBEK

2.7.1 Kontrollen av om en kommune skal meldes ut fra ROBEK – frister

En kommune skal meldes ut fra ROBEK dersom ett eller flere av de forholdene som er nevnt i § 28-5 første til fjerde ledd, har inntruffet. Vilkårene for utmelding fra ROBEK er nærmere omtalt i punktene 2.9 til 2.10.

Utmelding gjøres på grunnlag av kommunens vedtak om årsbudsjett, økonomiplan og kommunekassens årsregnskap. Kommunen skal sende økonomiplanen, årsbudsjettet og årsregnskapet til statsforvalteren snarest mulig og senest 30 dager etter vedtak, jf. budsjett- og regnskapsforskriften§ 5-16.

Statsforvalterens kontroll av om en kommune skal meldes ut på grunnlag av vedtak om årsbudsjett eller økonomiplan skal normalt gjøres innen utgangen av februar.

Dette gjelder også dersom vedtak om økonomiplan og årsbudsjett ikke er oversendt fra kommunen til statsforvalteren innen utgangen av januar. Dersom vedtak ikke er oversendt, skal statsforvalteren likevel foreta kontrollen på grunnlag av saksdokumentene til kommunestyremøtet og møteprotokollen. Ved behov må statsforvalteren hente inn ytterligere opplysninger fra kommunen.

Kontrollen av om en kommune skal meldes ut på grunnlag av vedtak om årsregnskap skal normalt gjøres innen utgangen av august. Dette gjelder også dersom vedtak om årsregnskap ikke er oversendt fra kommunen til statsforvalteren innen utgangen av juli. Dersom vedtak ikke er oversendt, skal statsforvalteren likevel foreta kontrollen på grunnlag av saksdokumentene til kommunestyremøtet og møteprotokollen. Ved behov må statsforvalteren hente inn ytterligere opplysninger fra kommunen.

2.7.2 Melding om utmelding fra ROBEK

Dersom en kommune skal meldes ut fra ROBEK, skal statsforvalteren gi departementet melding om utmelding. Departementet skal også ha melding selv om kommunen ikke skal meldes ut av ROBEK, men fortsatt skal være registrert i ROBEK på andre (færre eller nye) grunnlag.

Meldingen skal inneholde rettsgrunnlaget for utmeldingen, det vil si hvilket eller hvilke av de forholdene som er nevnt i § 28-5 første til fjerde ledd som er årsaken til utmeldingen, og henvisning til det aktuelle vedtaket i kommunen.

Meldingen gis til departementet i form av et brev og registreringsskjema. Registreringsskjemaet er tilgjengelig på departementets nettsider om ROBEK.

Meldingen skal gis uten unødig opphold etter at statsforvalteren har foretatt kontrollen.

På bakgrunn av meldingen fra statsforvalteren foretar departementet selv utmeldingen av en kommune fra ROBEK-registeret. En kommune regnes først som utmeldt fra ROBEK-registeret fra det tidspunktet departementet har tatt kommunen ut fra ROBEK-listen på departementets nettsider.

2.8 Objektive vilkår for utmelding – innholdet i kontrollen

Kontrollen av om en kommune skal meldes ut av ROBEK skal skje på objektivt grunnlag. Det vil si at statsforvalteren kun skal kontrollere om kommunestyrets vedtak om årsbudsjett, økonomiplan eller årsregnskap har et innhold som innebærer at kriteriene for utmelding fra ROBEK i § 28-5 første til fjerde ledd er oppfylt. Dette betyr for eksempel at kontrollen av om kommunen skal meldes ut etter § 28-5 første ledd skal baseres på om årsbudsjettet er vedtatt med merforbruk («bunnlinjekontroll»).

Statsforvalteren skal altså kun ta stilling til om kommunestyrets vedtak om årsbudsjett, økonomiplan eller årsregnskap formelt sett medfører at de objektive kriteriene for utmelding fra ROBEK er oppfylt. Statsforvalterens kontroll av om lovens objektive vilkår i § 28-5 er oppfylt skal ikke omfatte skjønnsmessige vurderinger av om en kommune fortsatt bør være registrert i ROBEK ut fra kommunens økonomiske situasjon e.l.

2.9 Hvilket vedtak som er grunnlag for utmelding fra ROBEK

Statsforvalterens kontroll av om kriteriene for utmelding fra ROBEK er oppfylt, skal baseres på kommunens opprinnelige vedtak om henholdsvis årsbudsjett, økonomiplan, årsregnskap, og ikke på vedtak om justeringer eller endringer som foretas i etterkant.

2.10 Om kriteriene for utmelding

2.10.1 Årsbudsjettet er vedtatt i balanse

En kommune som er registrert i ROBEK på grunn av at et driftsbudsjett ble vedtatt med merforbruk, jf. § 28-1 første ledd bokstav a, skal ikke være registrert i ROBEK på denne bokstaven dersom årsbudsjettet for påfølgende år er vedtatt i balanse (uten merforbruk), herunder at budsjettet ikke er vedtatt med ufordelte innsparingskrav. Kommunen skal da meldes ut av ROBEK etter § 28-5 første ledd så fremt kommunen ikke skal være registrert i ROBEK på et annet grunnlag.

Statsforvalteren skal gjennomføre lovlighetskontrollen av årsbudsjettet etter § 28-3 før en utmelding kan skje, jf. punkt 2.9. Dersom resultatet av lovlighetskontrollen av årsbudsjettet er at statsforvalteren opphever vedtaket om årsbudsjett, for eksempel fordi realismekravet i § 14-4 ikke er oppfylt, skal kommunen ikke meldes ut av ROBEK. Utmelding etter § 28-5 første ledd forutsetter at det opprinnelige budsjettvedtaket ikke oppheves. Dersom en kommune for eksempel er registrert i ROBEK som følge av merforbruk i årsbudsjettet for 2025 (bokstav a), vil kommunen ikke bli meldt ut på denne bokstaven dersom det opprinnelige budsjettvedtaket for 2026 oppheves av statsforvalteren etter en lovlighetskontroll.

2.10.2 Økonomiplan i balanse

En kommune som er registrert i ROBEK på grunn av at økonomiplanens driftsdel ble vedtatt med merforbruk, jf. § 28-1 første ledd bokstav b, skal ikke være registrert i ROBEK på denne bokstaven dersom økonomiplanen for påfølgende periode er vedtatt i balanse (uten merforbruk), herunder at økonomiplanen ikke er vedtatt med ufordelte innsparingskrav. Kommunen skal da meldes ut av ROBEK etter § 28-5 andre ledd så fremt kommunen ikke skal være registrert i ROBEK på et annet grunnlag.

Statsforvalteren skal gjennomføre lovlighetskontrollen av årsbudsjettet etter § 28-3 før en utmelding kan skje, jf. punkt 2.9 Resultatet av lovlighetskontrollen av årsbudsjettet har ikke betydning for om kommunen skal være registrert på bokstav b.

Loven innebærer ikke at økonomiplanen må være lovlighetskontrollert før utmelding fra bokstav b kan foretas etter § 28-5 andre ledd. I enkelte tilfeller kan det være grunn for statsforvalteren til å stille spørsmål ved realismen i økonomiplanen, for eksempel ved at utgiftsreduksjoner som trekker ned bevilgninger på de ulike budsjettområdene ikke ser realistiske ut. Statsforvalteren har i slike tilfeller adgang til å ta opp økonomiplanen til lovlighetskontroll etter § 27-1 andre ledd. Dersom resultatet av lovlighetskontrollen av økonomiplanen er at statsforvalteren opphever vedtaket om økonomiplanen i tråd med § 273, skal kommunen ikke meldes ut av ROBEK. Utmelding etter § 28-5 andre ledd forutsetter at det opprinnelige vedtaket om økonomiplanen ikke oppheves.

2.10.3 Merforbruk er dekket inn

En kommune som er registrert i ROBEK på grunn av et merforbruk i regnskapet, jf. § 281 første ledd bokstav c, d eller g, skal ikke være registrert i ROBEK på disse bokstavene dersom det akkumulerte merforbruket er dekket inn i sin helhet. Kommunen skal da meldes ut av ROBEK etter § 28-5 tredje ledd så fremt kommunen ikke skal være registrert i ROBEK på et annet grunnlag.

Statsforvalteren skal ha gjennomført lovlighetskontrollen av det opprinnelige årsbudsjettet etter § 28-3 før utmelding kan skje, jf. punkt 2.9. Resultatet av lovlighetskontrollen av budsjettet har ikke betydning for om kommunen skal være registrert på bokstav c, d eller g.

Loven innebærer ikke at årsregnskapet må være lovlighetskontrollert før utmelding fra bokstav c, d eller g kan foretas etter § 28-5. I særskilte tilfeller kan det likevel tenkes at statsforvalteren ser grunn å stille spørsmål ved om årsregnskapet har et lovlig innhold. Statsforvalteren har i slike tilfeller adgang til å ta opp årsregnskapet til lovlighetskontroll etter § 27-1 andre ledd. Statsforvalteren har for øvrig plikt til å foreta lovlighetskontroll etter § 28-6 i de tilfellene der det er avgitt en revisjonsberetning med negativ konklusjon om årsregnskapet, og årsregnskapet ikke er endret for å rette opp det som er grunnlaget for denne konklusjonen. Dersom resultatet av slike lovlighetskontroller er at statsforvalteren opphever vedtaket om årsregnskapet i tråd med § 27-3 eller § 28-6, skal kommunen ikke meldes ut av ROBEK. Utmelding etter § 28-5 tredje ledd forutsetter at det aktuelle vedtaket om årsregnskapet ikke oppheves.

2.10.4 Økonomiplan, årsbudsjett og årsregnskap er vedtatt innen frist

En kommune som er registrert i ROBEK som følge av at enten økonomiplan, årsbudsjett eller årsregnskap ikke er vedtatt innen fristen, jf. § 28-1 bokstav e og f, skal ikke være registrert i ROBEK på disse bokstavene dersom økonomiplanen, årsbudsjettet eller årsregnskapet for det påfølgende året er vedtatt innen fristen. Kommunen skal da meldes ut av ROBEK etter § 28-5 fjerde ledd, så fremt kommunen ikke skal være registrert i ROBEK på et annet grunnlag.

Statsforvalteren skal ha gjennomført lovlighetskontrollen av det opprinnelige årsbudsjettet etter § 28-3 før en utmelding kan skje, jf. punkt 2.9. Dersom resultatet av lovlighetskontrollen etter § 28-3 er at statsforvalteren opphever vedtaket om årsbudsjett, skal kommunen likevel ikke meldes ut fra bokstav e. Utmelding etter bokstav e forutsetter at det aktuelle budsjettvedtaket ikke oppheves. Det samme gjelder dersom statsforvalteren har tatt opp vedtaket om økonomiplan til lovlighetskontroll etter § 27-1 andre ledd og vedtaket blir opphevet. Resultatet av lovlighetskontrollen av årsbudsjettet og økonomiplanen har derimot ikke betydning for om kommunen skal være registrert på bokstav f.

Dersom statsforvalteren opphever vedtak om årsregnskap etter å ha tatt opp vedtaket til lovlighetskontroll etter § 27-1 andre ledd eller § 28-6, skal kommunen ikke meldes ut på bokstav f. Utmelding på bokstav f forutsetter at det aktuelle vedtaket om årsregnskapet ikke oppheves.