4 Adgangen til fjernmøte i IKS-er

4.1 Gjeldende rett

Et interkommunalt selskap skal ha både et representantskap og et styre, jf. IKS-loven §§ 6 og 10. Representantskapet er selskapets øverste myndighet, og behandler blant annet selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan. Selskapet skal også ha et styre som blant annet har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Dersom et interkommunalt selskap skal avvikles, skal representantskapet oppnevne et avviklingsstyre, jf. IKS-loven § 33. Saksbehandling i representantskapet, styret og avviklingsstyret skal gjennomføres i møter, jf. IKS-loven §§ 8, 11 og 33. Loven gir ikke adgang til å gjennomføre fjernmøter i alle disse organene. I forarbeidene til IKS-loven forutsettes det at møter i representantskapet skal være fysiske møter med alle representantene til stede. Departementet har i en tolkningsuttalelse åpnet for at styremøter kan gjennomføres ved fjernmøter, men ikke innfortolket samme åpning for representantskapet.

Til sammenlikning gir kommuneloven § 11-7 adgang for kommunestyret å bestemme at organene i kommunene og interkommunale samarbeid etter kommuneloven kan holde fjernmøter. Eksempelvis kan representantskapene og eventuelle underordnede styringsorgan i både kommunalt oppgavefellesskap og interkommunale politiske råd ha fjernmøter.

Midlertidig lov 17. april 2020 nr. 27 om unntak fra kommuneloven, IKS-loven og partiloven (tiltak for å avhjelpe konsekvensene av utbruddet av Covid-19) § 4 første ledd ga unntak fra IKS-lovens alminnelige regel frem til 16. september 2020, slik at møter frem til da kunne avholdes som fjernmøter. I ny midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19), ble det i § 2 første ledd igjen åpnet for at nevnte organer kunne ha fjernmøter. Denne loven oppheves 1. juni 2021.

4.2 Forslaget i høringen

Departementet foreslo at unntakene i den midlertidige loven skulle bli varige bestemmelser for interkommunale selskaper, og dermed tas inn som endringer i IKS-loven. På den måten vil representantskapet, styret og et eventuelt avviklingsstyre gis mulighet til å ha fjernmøter på varig basis, også etter at koronapandemien er over.

4.3 Høringsinstansenes syn

Det er 14 høringsinstanser som uttaler seg om forslagene, hvorav alle støtter forslaget. De som støtter forslaget enten eksplisitt eller generelt er Avfall Norge, Alvdal kommune, Strand kommune, Sandnes kommune, Trondheim kommune, Innlandet fylkeskommune, Forum for Kontroll og Tilsyn, Samfunnsbedriftene, Revisorforeningen, Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd, Norges Kommunerevisorforbund, Vestland fylkeskommune og KS. Det er ingen som er mot forslaget.

Samfunnsbedriftene er fornøyd med forslaget, og viser blant annet til at «økt bruk av elektroniske løsninger i tiden fremover og at utformingen av løsningene blir mer fleksibel og bedre tilrettelagt for kommunikasjon». De viser til at endringene kan gjøre det enklere å avvikle møter i hastesituasjoner, eller der samfunnsmessige forhold krever det. Samfunnsbedriftene har også enkelte andre merknader til forslaget, og ber blant annet departementet vurdere et forslag som åpner for at enkelte medlemmer kan delta digitalt i et fysisk møte dersom personlig fremmøte er vanskelig.

Revisorforeningen, KS og Samfunnsbedriftene mener det er uklart om fjernmøter skal likestilles med fysiske møter, eller om det er slik at møtene i hovedsak skal være fysiske møter. KS skriver blant annet:

«Det fremgår ikke klart av høringsnotatet om fjernmøter etter forslaget er likestilt med fysiske møter. Etter kommuneloven er fysiske møter hvor representantene sitter samlet i et møterom hovedregelen, men at kommuneloven åpner for at kommunestyret eller fylkestinget gis anledning til å vedta at slike møter kan holdes som fjernmøter. KS mener at dette også bør være hovedregelen i IKS-loven. KS støtter forslaget, men ber departementet synliggjøre at fysiske møter er hovedregelen, men med adgang til fjernmøter.»

Videre skriver KS blant annet at det bør grunngis når det holdes fjernmøter, slik at man i ettertid kan fastslå hvorfor det ikke ble et fysisk møte, og at det ikke bør være fjernmøter der det kan føre til at enkeltmedlemmer ikke kan delta grunnet dårlig infrastruktur, manglende digital kompetanse eller lignende.

Samfunnsbedriftene viser til at det i samarbeidet mellom kommuner i et IKS kan være et særlig behov for at møtene avvikles slik at det blir rom for kommunikasjon utover det et digitalt møte kan legge til rette for. For eierkommunene kan fysiske møter én til to ganger i året være en viktig arena for utveksling av informasjon og synspunkter utover sakslisten. Det vises til foreslåtte endringer i andre lover om ulike selskap og foretak hvor det er krav om en forholdsmessighetsvurdering for å kunne ha fjernmøter. Videre viser Samfunnsbedriftene og Revisorforeningen til at begrepet «elektronisk møte» bør benyttes, slik det er foreslått for andre typer selskap.

Forum for Kontroll og Tilsyn støtter endringene og viser blant annet til at forslaget vil skape mer likhet mellom saksbehandlingsreglene for kommunale organer og interkommunale samarbeid i kommuneloven, og organer i IKS-ene. Siden det ikke er mulig å kombinere fysisk møte og fjernmøte, anses det som fjernmøte etter kommuneloven § 11-7 bare så lenge minst én person ikke deltar fysisk. Dette bør også presiseres i forslaget til fjernmøtebestemmelse i IKS-loven.

Norges Kommunerevisorforbund støtter også forslaget og viser til at de allerede i høringen av den midlertidige loven ønsket at disse unntakene blir gjort til en varig løsning. Forslaget vil bidra til å gjøre det lettere med beslutningsdyktige møter i representantskapet, og dermed også «motvirke at antall representantskapsmøter reduseres til et absolutt minimum». Forbundet mener at samlet sett vil alle forslagene kunne bidra til en styrket eierstyring av selskapene.

Seljord kommune støtter endringene, men er også skeptisk til at fjernmøter erstatter den fysiske møteareaen. Kommunen er også usikker på om «bruk av fjernmøte sikrar god offentligheit og bidrar til at demokratiske beslutningar blir like tilgjengelege for offentlegheita når møtearenaen ikkje er fysisk». Departementet ble blant annet bedt vurdere hvordan sikre møteoffentlighet og reell deltakelse.

4.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet viser til at forslaget har fått bred støtte i høringen, og foreslår at IKS-loven endres slik det ble foreslått i høringen. Departementet foreslår også enkelte justeringer av forslaget på bakgrunn av innspill i høringen.

Departementet er enig med Samfunnsbedriftene og KS i at utgangspunktet bør være fysiske møter, og at fysiske møter har mange fordeler sammenlignet med fjernmøter, men mener det må være opp til selskapene og organene selv å vurdere når og i hvilken grad de ønsker å benytte fjernmøter der organene finner det hensiktsmessig eller ønskelig. Bruk av fjernmøter i representantskapet kan blant annet føre til hyppigere møter og bedre eierstyring av selskapet. Mulighet for fjernmøte kan også redusere reiseavstanden, og dermed gjøre det enklere å delta i møtene enn når det er fysiske møter. Departementet legger videre til grunn at organene i liten grad vil gjennomføre fjernmøter dersom det fører til at enkeltmedlemmer ikke har mulighet til å delta. I kommuneloven er det ikke fastsatt krav om begrunnelse for hvorfor et møte skal holdes som fjernmøte. Departementet ser ikke grunn til at reguleringen av fjernmøter etter IKS-loven på dette området skal gå lengre enn kommuneloven. Det er flere årsaker som kan tale for at det er behov for at et møte holdes som fjernmøte. En uttømmende opplisting av mulige årsaker vil ikke være hensiktsmessig å ta inn i loven, og det vil heller ikke være hensiktsmessig med regulering av begrunnelse for fjernmøte.

Som Forum for Kontroll og Tilsyn viser til, er et møte etter kommunelovens bestemmelser enten fysisk møte eller fjernmøte. Departementet vil presisere at, på samme måte som fjernmøter etter kommuneloven, skal et møte anses som et fjernmøte så lenge ikke alle medlemmene er samlet i samme lokale. Dersom ett eller flere av organets medlemmer deltar i møtet digitalt, vil møtet være å anse som et fjernmøte.

Samfunnsbedriftene har i høringen lagt til grunn at det er slik at det er lederen av organet (representantskapet eller styret) som avgjør om det aktuelle møtet skal være fjernmøte eller ikke, og at dette skal fremgå av innkallingen. Departementet er enig i dette utgangspunktet, men det bør prinsipielt være slik at representantskapet eller styret har truffet vedtak om at organet i det hele tatt skal kunne ha fjernmøter. Det innføres derfor et krav om at representantskapet eller styret har truffet vedtak om at organets møter kan være fjernmøter.

Som flere har kommentert i sine høringssvar, så er det ikke krav om møteoffentlighet og åpne møter i representantskapet og styret i interkommunale selskaper. Dette er et av spørsmålene departementet vil se nærmere på i arbeidet med å vurdere andre endringer i IKS-loven. I utgangspunktet vil dermed ikke flere fjernmøter rettslig sett ha konsekvenser for allmennhetens innsyn eller føre til mindre offentlighet. Det vil selvsagt være mulig for de selskapene som ønsker det å strømme fjernmøtene slik at allmennheten kan følge møtet.

Departementet mener det er mest hensiktsmessig å omtale digitale eller elektroniske møter i IKS-ene som «fjernmøter» i likhet med begrepsbruken i kommuneloven. Selv om IKS-loven inneholder mange elementer fra selskapslovgivningen, er IKS-er en særegen selskapsform kun for interkommunalt samarbeid, og departementet mener det er mer hensiktsmessig å benytte begrepene fra kommuneloven og andre former for interkommunalt samarbeid.