6 Kommunelovens regler om lukkede fjernmøter og forlengelse av midlertidig unntak

6.1 Gjeldende rett

I NOU 2016: 4 Ny kommunelov foreslo utvalget at ingen saker bak lukkede dører kunne behandles i fjernmøter. Hensynet bak forslaget var blant annet at det var vanskelig å sikre at det kun er møtedeltakerne som får med seg det som skjer på et lukket møte som gjennomføres som fjernmøte, og at det kan ligge sårbarhet og risiko i de tekniske løsningene som benyttes. Utvalget foreslo likevel at det i noen tilfeller burde være mulig med lukkede fjernmøter og åpnet derfor opp for at det kunne gis unntak fra forbudet i forskrift.

Departementet mente at det var grunnlag for å skille mellom saker der organet skal lukke dørene etter § 11-5 andre ledd, og der organet kan lukke dørene etter § 11-5 tredje ledd. I de førstnevnte tilfellene, som ofte vil være saker med opplysninger omfattet av lovbestemt taushetsplikt, er det et mye større behov for å sikre at ingen uvedkommende får tilgang til opplysningene. Et moment her er at kommunene og de folkevalgte har en plikt til å hindre at taushetsbelagte opplysninger kommer på avveie. Konsekvensene av at uvedkommende er til stede i det lukkede møtet vil også være større. Derfor foreslo departementet at kun møter som lukkes etter § 11-5 tredje ledd kan holdes som fjernmøter.

Når et folkevalgt organ ønsker å ha et fjernmøte, er regelen i kommuneloven § 11-7 tredje ledd at et møte som er lukket etter § 11-5 andre ledd ikke kan gjennomføres som et fjernmøte. Det betyr at saker som handler om en arbeidstakers tjenstlige forhold eller saker som inneholder opplysninger omfattet av lovbestemt taushetsplikt, ikke kan behandles i et fjernmøte. Dersom møtet er lukket med hjemmel i § 11-5 tredje ledd, kan sakene behandles i fjernmøte.

På grunn av covid-19 er det i midlertidig lov 6. november 2020 nr. 126 om unntak fra kommuneloven og IKS-loven (tiltak for å avhjelpe konsekvenser av covid-19) § 1 gjort unntak som åpner for at alle saker som går for lukkede dører kan behandles i fjernmøter. Dette unntaket gjelder frem til 1. juni 2021. Tidligere har dette unntaket stått i midlertidig forskrift 13. mars 2020 nr. 277 om gjennomføring av fjernmøter i folkevalgte organer i kommuner og fylkeskommuner for å begrense spredning av Covid-19 § 5. Denne forskriften hadde varighet fram til 1. august 2020.

6.2 Forslaget i høringen

I høringsnotatet omtalte departementet bestemmelsen i den midlertidige loven, men forslo at det midlertidige unntaket på grunn av covid-19-pandemien om lukkede møter i fjernmøter, ikke skulle gjøres til en permanent løsning. Det ble særlig vist til at hensynene bak bestemmelsene i kommuneloven § 11-7 tredje ledd fremdeles gjør seg gjeldende i en normalsituasjon, og at bestemmelsen nylig ble vedtatt.

Departementet skrev også at hvis smittesituasjonen utviklet seg mot sommeren 2021 på en måte som gjør det nødvendig å fortsette med kun fjernmøter på grunn av pandemien, så ville departementet vurdere behovet for å forlenge den midlertidige loven.

6.3 Høringsinstansenes syn

Det er få høringsinstanser som kommenterer denne delen av høringsnotatet og departementets forslag. Innlandet fylkeskommune, KS, Grenlandssamarbeidet interkommunale politiske råd og Trondheim kommune støtter departementets vurdering om at kommuneloven ikke endres. Vestland fylkeskommune mener departementet også burde fremme forslag om å endre kommuneloven § 11-7 tredje ledd, og begrunner forslaget med at det kan være særlige tilfeller som naturkatastrofer og transportstreik som gjør at det i et stort fylke som Vestland kan være vanskelig å gjennomføre fysiske møter.

6.4 Departementets vurderinger og forslag

Departementet mener at kommuneloven ikke bør endres slik at det permanent åpnes for at saker hvor dørene skal lukkes etter § 11-5 andre ledd kan behandles i et lukket fjernmøte. De forholdene Vestland fylkeskommunene peker på, er relevante og nyttige innspill, men departementet mener de ikke er tungtveiende nok til å fremme endringer nå såpass kort tid etter at ny kommunelov og nye fjernmøteregler ble vedtatt. Innspillet tas med i vurderingen og evalueringen av den nye kommuneloven.

Basert på den usikre smittesituasjonen knyttet til covid-19-pandemien, så har departementet vurdert at § 1 i den midlertidige loven bør videreføres til 10. november 2021. Det vil sannsynligvis være mulig med fysiske møter i mange kommuner, men smittesituasjonen kan føre til det fortsatt kan være behov for at folkevalgte organer i enkelte kommuner må ha sine møter som fjernmøter. I de kommunene kan det også være nødvendig for organene å behandle saker med taushetsbelagte opplysninger eller saker som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

Hvordan smittesituasjonen vil utvikle seg fremover, er fortsatt uavklart. Departementet mener det vil være uheldig om loven gis en opphevelsesdato som fører til at loven oppheves på et tidspunkt hvor Stortinget ikke er samlet, og dermed ikke vil kunne behandle et eventuelt forslag om ytterligere forlengelse av loven. Det foreslås derfor at loven videreføres til 10. november 2021.