Kapittel 1 Pliktig regnskapsrapportering

§ 1-1 Pliktig regnskapsrapportering

Pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven § 3 omfatter regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i:

• Lov 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (regnskapsloven)

• Lov 19. juni 1969 nr. 66 om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven)

• Lov 13. juni 1980 nr. 24 om ligningsforvaltning (ligningsloven)

• Lov 21. november 1952 nr. 2 om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven)

• Lov 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven)

Kapittel 2 Lovbestemte spesifikasjoner

§ 2-1 Lovbestemte spesifikasjoner

Spesifikasjoner som nevnt i bokføringsloven § 5 skal inneholde:

1. Bokføringsspesifikasjon. Alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare.

2. Kontospesifikasjon. Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode og kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, andre relevante behandlingskoder og inn- og utgående saldo.

3. Kundespesifikasjon. Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.

4. Leverandørspesifikasjon. Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning og inn- og utgående saldo skal fremgå.

5. Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet. Alle uttak av eiendeler og tjenester spesifisert pr. eier, deltaker eller på egen virksomhet i ordnet rekkefølge til virkelig verdi med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning.

6. Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere. Alle salg av varer og tjenester spesifisert pr. eier eller deltaker i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om eiere eller deltakere opptrer som forbrukere.

7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert pr. ansatt i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker.

8. Spesifikasjon av merverdiavgift. Utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften spesifisert pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel 4. Utgående avgift skal også kunne spesifiseres pr. transaksjon.

9. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser. Lønnsoppgavepliktige ytelser spesifisert pr. periode etter kontoene i regnskapssystemet. Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal dessuten kunne gjengis samlet, pr. avgiftssats og kommune.

Kunde- og leverandørspesifikasjoner som nevnt i første ledd nr. 3 og 4 skal også omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr 100 000 inklusive merverdiavgift. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere slike salg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra kravet i første ledd nr. 1 og 2 om å angi andre relevante behandlingskoder i bokføringsspesifikasjon og kontospesifikasjon.

Kapittel 3 Bokføring mv.

§ 3-1 Ajourhold

Bokføringspliktige med få transaksjoner skal ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Med bokføringspliktige med få transaksjoner menes foretak som har færre enn 100 bilag i året.

§ 3-2 Bokføring i utenlandsk valuta

Dersom den bokføringspliktiges funksjonelle valuta er en annen enn norske kroner kan bokføringen skje i denne valutaen. Med funksjonell valuta menes den valuta som den bokføringspliktiges økonomiske virksomhet i hovedsak er knyttet til. Filialer i utlandet kan ved bokføringen benytte egen funksjonell valuta.

Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til lønn og merverdiavgift skal låses i norske kroner til transaksjonsdagens kurs. Det samme gjelder beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta.

Omregning til norske kroner skal skje minst en gang i året ved bruk av offisielle gjennomsnittskurser. Det skal dokumenteres hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet.

Bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, skal benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner. Dersom kursen i perioden ikke har hatt svingninger som avviker mer enn 5 % i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan likevel månedens offisielle gjennomsnittskurs benyttes. Store enkeltransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs.

Kapittel 4 Dokumentasjon av bokførte opplysninger

§ 4-1 Dokumentasjon av salg av varer og tjenester

Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde:

1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen,

2. angivelse av partene,

3. ytelsens art og omfang,

4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen,

5. vederlag og betalingsforfall, og

6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Angivelse av kjøper, jf. første ledd nr. 2, kan for selger fravikes ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr 100 000 eller mer inklusive merverdiavgift. Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. I slike tilfeller skal selger signere eller stemple dokumentasjonen. Plikten til å angi leveringsdato på salgsdokumentet, jf. første ledd nr. 4, gjelder ikke når varen ekspederes gjennom speditør, ved postordre og lignende og salgsdokumentet følger forsendelsen.

Angivelse av selger jf. første ledd nr. 2, skal omfatte selgers organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret § 23. Dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA.

Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Ved avgiftspliktig omsetning av varer og tjenester mellom næringsdrivende som er registrert i merverdiavgiftsmanntallet skal salgsdokumentet angi vederlaget uten avgift og avgiftsbeløpet. Ved slik omsetning fra detaljist kan salgsdokumentet likevel angi vederlaget inklusive avgiften og selve avgiftsbeløpet. Bestemmelsen i første punktum gjelder også ved omsetning til kjøper som har krav på kompensasjon for merverdiavgift etter lov av 17. februar 1995 nr. 9 om kompensasjon for merverdiavgift til kommuner og fylkeskommuner ved kjøp av visse tjenester fra registrerte næringsdrivende. Ved salg til slike kjøpere skal tjenestens kompensasjonskategori, og om det er levert varer som er tatt med i andre fakturaer, fremgå av salgsdokumentet.

Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel IV, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder dersom avgiftspliktig omsetning avgiftsberegnes etter forskjellige satser.

Ved salg av beltemotorsykkel som nevnt i forskrift 25. oktober 1971 nr. 2 (Nr. 49) om avgrensning av uttrykket "personkjøretøyer" § 3, skal beltemotorsykkelens kjennemerke angis i salgsdokumentet. Det samme gjelder ved salg av tjenester til vedlikehold, reparasjon, påkostning og ombygging av slike samt omsetning av varer ved utføring av slike tjenester.

§ 4-2 Utstedelse av salgsdokumentasjon

Salgsdokumentasjonen skal utstedes av selger med mindre annet er bestemt i lov eller forskrift. Bokføringspliktig som kjøper varer eller tjenester fra ikke bokføringspliktig selger, kan likevel utstede salgsdokumentasjonen på vegne av selger.

Salgsdokumentasjon skal utstedes senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskrift.

Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden. Tjenester som leveres løpende skal faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen, jf. merverdiavgiftsloven § 30 første ledd. Utstedelse av salgsdokumentasjon for løpende tjenesteleveranser kan utsettes ytterligere for ubetydelige leveranser.

For tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni og lignende), kan det utstedes salgsdokumentasjon for lengre perioder enn en måned, begrenset til en periode på ett år.

For tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris, kan salgsdokumentasjon utstedes i henhold til avtale mellom partene, med mindre den avviker vesentlig fra reell fremdrift.

Salgsdokumentasjon for abonnementer, leier, avgifter og lignende kan utstedes før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år. For andre typer leveranser kan det ikke utstedes salgsdokumentasjon inklusive merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert.

Følgende bokføringspliktige kan utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger:

1. foreninger og samvirkelag som hovedsakelig tilvirker eller forhandler produkter fra medlemmenes fiske, skogbruk eller gårdsbruk med binæringer, samt hagebruk, gartneri, husdyrhold og reindrift, og som foretar avregning ved alle sine kjøp av produkter fra medlemmer og ikke-medlemmer

2. andre tilvirkere eller forhandlere som kjøper opp produkter som nevnt i bokstav a) direkte fra produsent og som har tillatelse til å anføre avgift i salgsdokumentet

3. husflidsutsalg som kjøper produkter fra hjemmeprodusenter av håndverks- og husflidsarbeid

4. andre forretninger som kjøper opp produkter som nevnt i bokstav c) og som har tillatelse til å anføre avgift i salgsdokument.

Departementet kan ved enkeltvedtak gjøre ytterligere unntak fra bestemmelsen i første ledd om at salgsdokumentasjonen skal utstedes av selger.

§ 4-3 Særlig om dokumentasjon av kontantsalg

Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.

Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapport, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Summeringsstrimlene skal angi klokkeslett for hvert enkelt salg. Det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner.

Dokumentasjon av opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system kan skje enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at det til enhver tid kan skrives ut daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapport, eller ved at det ved daglig opptelling av kassabeholdning skrives ut daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapport med angivelse av klokkeslett for utkjøring fra kassaapparatet. Kassaapparatet skal kunne skrive kvittering til kunden for hvert salg og være synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når kassaapparatet ikke er synlig for kunden.

Dokumentasjon av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

Inntekter fra gevinst- og underholdningsautomater skal dokumenteres med kopi av dokumentasjon av tømmingen av automaten og faktura/avregning fra automatens eier eller entreprenør. Dokumentasjonen skal minst inneholde de opplysninger som det stilles krav om i forskrift til lotteriloven.

§ 4-4 Unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg

For bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår for så vidt gjelder denne virksomheten, gjelder ikke kravene i § 4-3 annet ledd. Bokføringspliktige som nevnt i første punktum kan dokumentere kontantsalg fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag.

Som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag etter første ledd annet punktum, regnes også forhåndsnummererte billetter. Det skal fremgå av salgsbilaget i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det opplyses om dette.

Ved salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende, kan daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassaapparat, og det kan unnlates å skrive ut kvittering til kunden. Ved registrering som nevnt i første punktum og for bokføringspliktige som ikke har plikt til å benytte kassaapparat, må dokumentasjonen av kontantsalget vise ut- og innleverte kontanter. Oppgjørene skal telles og signeres av to personer.

Departementet kan i særlige tilfeller gjøre ytterligere unntak fra kravet til kassaapparat i § 4-3 annet ledd.

§ 4-5 Dokumentasjon av kjøp

Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjonen selger har utstedt og skal inneholde de opplysningene som fremgår av § 4-1.

Ved kontantkjøp fra detaljist kan angivelse av kjøper utelates når vederlaget er lavere enn kr 1 000 inklusive merverdiavgift og varen eller tjenesten ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Når kjøper ikke er angitt, skal den som har foretatt kjøpet påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene. Dokumentasjonen skal dateres og signeres.

Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten gjelder ikke beløpsgrensen som nevnt i annet ledd. I slike tilfeller skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene.

Kassakvittering skal oppbevares sammen med eventuell annen dokumentasjon, herunder dokumentasjon som nevnt i foregående ledd.

Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i § 4-1, må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet.

§ 4-6 Dokumentasjon av lønn mv.

Dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, skal vise ytelsene pr. motpart. Dette gjelder også når det er gitt pålegg om trekk i en ytelse som ikke er gjenstand for forskuddstrekk. Følgende opplysninger skal fremgå av dokumentasjonen:

1. fødselsnummer

2. navn og stilling

3. skattekommune

4. tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet.

Dersom skattekortet ikke er levert, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap, skal arbeidsgivers dokumentasjon vise navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av ytelsen (motparten) oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i året før trekkåret. Dersom mottaker av ytelsen (motparten) er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret, skal dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge.

Har arbeidsgiveren mottatt pålegg om trekk, i medhold av skattebetalingslovens kapittel VI, skal dokumentasjonen også inneholde opplysninger om:

1. hvem som har utferdiget pålegget

2. når pålegget er mottatt

3. det beløp som skal dekkes ved trekket

4. inntektsåret som pålegget om trekk gjelder

5. trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode.

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk skal dokumentasjonen inneholde følgende opplysninger pr. motpart:

1. dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til

2. brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer

3. eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i

4. fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent

5. trekkgrunnlaget

6. størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk.

For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart:

1. dato for utført arbeid

2. antall timer den aktuelle dato

3. sum timer for den aktuelle perioden

Dokumentasjon av lønn mv. skal utstedes senest ved utbetaling av de aktuelle ytelsene.

§ 4-7 Uttak av eiendeler og tjenester til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner

Dokumentasjon av uttak av eiendeler og tjenester fra den bokføringspliktiges virksomhet til bruk som gave til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner skal i tillegg til opplysningene i § 4-1 første ledd, inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten og eventuelle kostnadsrefusjoner mottatt fra institusjonen eller organisasjonen. Dersom virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten overstiger 2 ganger folketrygdens grunnbeløp skal dokumentasjonen attesteres av den bokføringspliktiges revisor. Dersom virksomheten ikke er revisjonspliktig, skal dokumentasjonen attesteres av styrets leder eller annet medlem av styret eller tilsvarende ledelsesorgan.

§ 4-8 Uttak av eiendeler og tjenester til eiere, deltakere eller anvendelse i egen virksomhet

Dokumentasjon av uttak til eiere, deltakere eller anvendelse i egen virksomhet skal følge kravene til innhold i § 4-1 første ledd så langt de passer. I tillegg skal dokumentasjonen inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten.

Ved anvendelse av varer og tjenester til reparasjon av brukte kjøretøyer etter merverdiavgiftsloven § 16 første ledd nr. 11, skal det dokumenteres på hvilket objekt varene og tjenestene er benyttet.

§ 4-9 Reise- og oppholdsutgifter

Det skal fremgå av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i forskrift 14. oktober 1976 nr. 9830 om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser.

§ 4-10 Bevertningsutgifter mv.

Dokumentasjon av bevertningsutgifter skal angi formålet og hvem bevertningen omfatter.

§ 4-11 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner

Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, skal vise betaler og mottaker av betalingen.

§ 4-12 Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner

Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner skal vise årsaken til at disposisjonen gjennomføres og bokføres. Når disposisjonen er en korreksjon av en bokført opplysning, skal det påføres en gjensidig referanse mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen så langt det er praktisk mulig.

Kapittel 5 Dokumentasjon av balansen

§ 5-1 Dokumentasjon av varelager

Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt. Bokføringspliktige som fører et betryggende lagerregnskap kan foreta opptelling i løpet av året, forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte.

Dokumentasjon av varelager skal inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene. Beregningsmåten for de spesifiserte verdiene, jf. tredje ledd, skal fremgå av dokumentasjonen.

Ved dokumentasjon av varelageret kan verdi for hver enkelt vare etter første ledd beregnes til:

1. anskaffelseskost

2. varens kalkulerte utsalgsverdi dersom varelagerets anskaffelseskost på tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskosten er beregnet. Varer som etter sin art er fritatt for merverdiavgift ved salg eller avgiftsberegnes med forskjellige satser, skal skilles ut og vises som egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste.

Den regnskapsmessige og skattemessige verdien av varelageret skal fremgå av dokumentasjonen. For bokføringspliktige etter bokføringsloven § 2 annet ledd, er det tilstrekkelig at den skattemessige verdien fremgår. Varer verdsatt til virkelig verdi skal vises som egen gruppe.

Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig. Dersom manuelle lister benyttes, skal de være nummerert før tellingen foretas. Dokumentasjonen skal være datert og det skal fremgå hvem som har som har foretatt opptellingen. Originale lister på papir skal oppbevares som en del av dokumentasjonen.

Kapittel 6 Oppbevaring

§ 6-1 Oppbevaringsmedium

Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal oppbevares på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden.

§ 6-2 Sikkerhetskopi

Det skal foreligge en sikkerhetskopi av de opplysninger og det regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen.

§ 6-3 Unntak fra oppbevaringsplikten

Dokumentasjon av antall arbeidede timer i henhold til § 4-6 femte ledd skal oppbevares i Norge i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13 annet ledd om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Når en bokføringspliktig virksomhet avvikles, skal bokførte opplysninger være tilgjengelig elektronisk i minst 6 måneder etter at virksomheten er avviklet.

Bokføringspliktige som fører regnskap i utlandet skal overføre regnskapsmateriale til oppbevaring i Norge innen en måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt. Departementet kan ved enkeltvedtak pålegge den bokføringspliktige å føre og oppbevare regnskapet i Norge dersom den bokføringspliktige vesentlig tilsidesetter bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven.

For utenlandske foretak som ikke lenger har bokføringsplikt til Norge er plikten til oppbevaring av regnskapsmateriale i Norge begrenset til 3 år etter regnskapsårets slutt.

Bokføringspliktige som driver virksomhet i utlandet kan oppbevare originalt regnskapsmateriale knyttet til denne virksomheten i dette land, dersom de er pliktige til det etter det aktuelle lands lovgivning.

Regnskapsmateriale skal alltid kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i Norge i hele oppbevaringstiden.

Kapittel 7 Tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer

§ 7-1 Bygge- og anleggsvirksomhet

§ 7-1-1 Virkeområde

Bestemmelsen gjelder den som utfører arbeid for egen eller andres regning innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri.

§ 7-1-2 Dokumentasjon av timer

Bokføringspliktige etter § 7-1-1 skal føre timelister etter § 7-4-1.

§ 7-1-3 Krav om prosjektregnskap

Bokføringen skal innrettes slik at det kan utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr 300 000 eksklusive merverdiavgift.

§ 7-1-4 Prosjektregnskapets innhold

Prosjektregnskapet skal inneholde følgende opplysninger:

1. oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer.

2. oppdragets art

3. oppdragets oppstart

4. oppdragets opphør

5. alle direkte kostnader

6. alle inntekter.

Spesifikasjoner av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdragets art. Kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader.

§ 7-1-5 Oppbevaringsplikt

Prosjektregnskap, byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister, ordrelister og inngående pakksedler skal oppbevares i 10 år. I tillegg skal originale timelister på papir oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

§ 7-2 Taxinæring

§ 7-2-1 Taksameter

Bokføringspliktige som driver taxinæring skal registrere kontantomsetningen ved bruk av taksameter.

§ 7-2-2 Dokumentasjon

Kontantomsetningen skal dokumenteres ved bruk av skiftlapper. Skiftlappene skal nummereres fortløpende av systemet og inneholde løyvenummer og taksameterets serienummer.

Skiftlappen skal for hvert skift inneholde følgende opplysninger:

1. skiftets dato

2. klokkeslett for skiftets begynnelse og slutt

3. antall turer

4. brutto innkjørt beløp fordelt på kontant og kreditt

5. totale og besatte kilometer

6. sjåførens navn og fødselsnummer eller annen identifikasjonskode

7. akkumulerte tall for totale kilometer og totalt innkjørt i kroner. Kilometer og kroner skal oppgis med henholdsvis minimum seks- og nisifrede tall.

Skiftlapper skal ved utskrift signeres fortløpende med fullt navn av skiftets sjåfør.

Dersom skiftlappsystemet på grunn av feil, strømbrudd eller lignende midlertidig er ute av drift skal årsaken dokumenteres. I disse tilfellene skal det benyttes forhåndsnummererte manuelle skiftlapper. Besatte kilometer, jf. annet ledd nr. 5 kan i slike tilfeller unnlates spesifisert.

§ 7-2-3 Oppbevaringsplikt

Dokumentasjon som nevnt i § 7-2-2 skal oppbevares i 10 år.

§ 7-3 Hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie 7-3-1 Spesifikasjon av omsetning og uttak, varekjøp og varebeholdning på varegrupper

Bokføringspliktige som driver hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie skal bokføre kjøp, omsetning og uttak slik at disse kan spesifiseres for salgsvarer og behandlingsvarer. Ved varetelling skal varene grupperes adskilt for salgsvarer og behandlingsvarer.

§ 7-3-2 Kassarapporter

Daterte nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter som omtalt i denne forskrift § 4-3 skal vise omsetning pr. ansatt fordelt på varesalg og behandlingsinntekter.

§ 7-3-3 Dokumentasjon av priser og timebestillinger

Det skal utarbeides oversikt over de til enhver tid gjeldende priser. Det skal likeledes utarbeides oversikt over hvilke priser som brukes ved uttak til eiere og ansatte. Prisoversiktene skal dateres og signeres av den som har ansvaret for å fastsette prisene.

I tillegg til de krav som stilles til registrering av timebestillinger i § 7-4-2 i denne forskrift, skal det registreres behandlingstype og hvem som skal utføre behandlingen.

§ 7-4 Andre tjenesteytende næringer § 7-4-1 Dokumentasjon av medgått tid

Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal for hver eier og ansatt som utfører slike tjenester dokumentere utførte timer. Timene skal spesifiseres pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag. Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris.

§ 7-4-2 Timebestillinger

Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling skal dokumentere timebestillinger. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn. Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå av dokumentasjonen og den tidligere bestillingen kan fjernes.

§ 7-4-3 Oppbevaring

Dokumentasjon som nevnt i § 7-4-1 skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjon som nevnt i § 7-4-2 skal oppbevares i 10 år.

§ 7-5 Serveringssteder

§ 7-5-1 Virkeområde

Bestemmelsen gjelder den som i næring driver serveringssted der det foregår servering av øl, vin eller brennevin.

§ 7-5-2 Spesifikasjon av omsetning, uttak, varekjøp og varebeholdning på varegrupper

Bokføringen skal innrettes slik at omsetning og uttak kan spesifiseres på varegruppene mat, øl, vin, brennevin, mineralvann, annen drikke, tobakk og andre varer. Innkjøpte varer for videresalg skal spesifiseres på tilsvarende måte. Ved varetelling grupperes varene på samme måte som spesifikasjon av varekjøp.

Eventuelle garderobeinntekter, inngangspenger (cover charge) og spilleinntekter fra automater skal spesifiseres.

§ 7-5-3 Kassarapporter

Daterte, nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter som omtalt i denne forskrift § 4-3, skal vise omsetning pr. ansatt fordelt på varegrupper som nevnt i § 7-5-2.

§ 7-5-4 Dokumentasjon av inngangspenger og garderobeavgift

Inngangspenger og garderobeavgift kan dokumenteres med gjenpart av forhåndsnummererte billetter der det klart fremgår hva gjesten har betalt og hva betalingen gjelder. Billettsystemet må også kunne dokumentere gjester som gis fri adgang og/eller fri garderobe på grunnlag av medlemskap eller lignende.

§ 7-5-5 Dokumentasjon av priser

Det skal utarbeides oversikt over de til enhver tid gjeldende priser. Det skal likeledes utarbeides oversikt over hvilke priser som brukes ved uttak til eiere, ansatte, artister og gjester. Prisoversiktene skal dateres og signeres av den som har ansvaret for å fastsette prisene.

§ 7-6 Hoteller mv. § 7-6-1 Virkeområde

Bestemmelsen gjelder den som omfattes av forskrift 28. november 1977 nr. 1 (Nr. 74) om fordeling av pensjonspriser i hoteller og andre herberger mellom avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning etter merverdiavgiftsloven.

§ 7-6-2 Bokføring

Bokføringen skal innrettes slik at transaksjoner knyttet til helpensjon, halvpensjon og overnatting med frokost kan spesifiseres hver for seg.

§ 7-6-3 Spesifikasjon

For hver rapportperiode skal fordeling av pensjonspriser mellom avgiftspliktig omsetning og omsetning som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel IV, spesifiseres.

§ 7-6-4 Dokumentasjon

Bokføringspliktige som nevnt i § 7-6-1 kan ved transaksjoner knyttet til helpensjon, halvpensjon og overnatting med frokost, angi bruttovederlaget uten nærmere angivelse av vederlaget uten avgift og avgiftsbeløpet i salgsdokumentasjonen. Disse bokføringspliktige kan ved slike transaksjoner også unnlate å spesifisere og summere særskilt avgiftspliktig salg og salg som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven kapittel IV. Bestemmelsene i første og annet punktum gjelder ikke ved omsetning til bokføringspliktige som videreomsetter slike tjenester.

§ 7-6-5 Oppbevaring

Benyttes kalkyle som grunnlag ved fordelingen av bruttopensjonsprisen, skal kalkylen oppbevares i 10 år. Det samme gjelder for kalkyle over frokostverdien.

§ 7-7 Stats- og bygdeallmenninger

Stats- og bygdeallmenninger skal bokføre alle leveranser, utbetalt utbytte samt bidrag fra allmenningen slik at opplysningene kan spesifiseres for hver enkelt bruksberettiget.

Av dokumentasjonen skal det fremgå hvilke kvanta som er levert. Videre skal fremgå både verdi beregnet etter vanlige priser ved detaljomsetning i åpent marked, og den betaling som den bruksberettigede har erlagt for leveranser av tømmer, ved, skurlast, høvellast, torv mv. Når den bruksberettigede har fått utvist tømmer og ved på rot, skal virkets antatte rotverdi ved salg i åpent marked anføres. Når det utbetales utbytte eller bidrag, skal det anføres hvor mye av det utbetalte som tidligere er skattlagt på allmenningens hånd.

§ 7-8 Utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsutvinning og rørledningstransport

§ 7-8-1 Virkeområde

Denne bestemmelsen gjelder bokføringspliktige som nevnt i bokføringsloven § 2, jf. regnskapsloven § 1-2 første ledd nr. 12 som utøver eller deltar i virksomhet som er skattepliktig etter petroleumsskatteloven, med unntak av skattepliktige etter petroleumsskatteloven §§ 3 og 5. Videre gjelder den bokføringspliktige som nevnt i bokføringsloven § 2, jf. regnskapsloven § 1-2 første ledd nr. 12 som er undergitt sentral ligning i henhold til ligningsloven § 2-4 nr. 1a.

§ 7-8-2 Bokføring

Bokføringen skal innrettes slik at alle økonomiske transaksjoner mellom den bokføringspliktige og foretak med interessefellesskap trer klart frem og slik at disse transaksjoner kan påvises enkeltvis og samlet.

Interessefellesskap mellom to foretak foreligger når det ene av foretakene direkte eller indirekte eier eller kontrollerer mer enn 20 prosent i det andre foretaket, eller når en tredjeperson direkte eller indirekte eier eller kontrollerer mer enn 20 prosent i begge foretak.

§ 7-8-3 Spesifikasjon

Bokføringspliktige som har påtatt seg oppdrag som for oppdragsgiveren er rapporteringspliktig i henhold til ligningsloven § 6-10, skal kunne spesifisere inntekter og direkte kostnader for hver kontrakt. Det må være mulig å kontrollere at all inntekt vedrørende slik virksomhet er tatt med i regnskapet.

§ 7-8-4 Dokumentasjon

Det skal foreligge en oppstilling som viser hvilke kostnader som inngår i fordelingen av indirekte kostnader, samt anvendte fordelingsnøkler. Sammen med oppstillingen skal det være en forklaring på de anvendte fordelingsprinsipper, herunder hvordan belastninger og godskrivinger er fordelt mellom de enkelte selskapsenheter og/eller foretak med interessefellesskap.

§ 7-8-5 Oppbevaring

Dokumentasjon som nevnt i § 7-8-4 skal oppbevares i 10 år.

§ 7-9 Petroleumsutvinning og rørledningstransport § 7-9-1 Virkeområde

Denne bestemmelsen gjelder bokføringspliktige som driver utvinning av undersjøiske petroleumsforekomster eller rørledningstransport i de områder som er nevnt i petroleumsskatteloven § 1.

§ 7-9-2 Bokføring

Ved bokføring av salg og uttak av petroleum skal både fakturerte eller avregnede priser og fastsatte normpriser registreres.

§ 7-9-3 Dokumentasjon

Dokumentasjonen av salg og/eller uttak av petroleum skal inneholde opplysninger om:

1. hvem som kjøper

2. når kontrakten er inngått

3. når petroleumen passerte leveringsstedet (det leveringssted som er lagt til grunn for det enkelte normprisvedtak)

4. petroleumens art

5. leveringsvilkår

6. kredittid

7. betalingsvaluta

8. fraktbeløp (ved andre leveringsvilkår enn FOB)

9. kvantum

10. faktura, eller avregningspris pr. enhet

11. normpris pr. enhet

12. salg eller uttak etter faktura- eller avregningspris

13. salg eller uttak etter fastsatt normpris.

§ 7-9-4 Oppbevaring

Oppbevaringspliktig materiale etter bokføringsloven § 13 skal oppbevares ordnet i minst 15 år etter utløpet av vedkommende inntektsår.

§ 7-10 Videreforhandlere av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter § 7-10-1 Virkeområde

Bestemmelsen gjelder den som omfattes av merverdiavgiftsloven kapittel Va om brukte varer mv.

§ 7-10-2 Spesifikasjon av kjøp og salg

Videreforhandlere skal spesifisere alle kjøp og salg av brukte varer, kunstverk, samleobjekter og antikviteter, jf. dog annet ledd. Mottatte gjenstander skal straks merkes med et nummer, som også skal fremgå av spesifikasjonen. Det skal fremgå av spesifikasjonen om avansen eller de alminnelige regler for avgiftsberegningen er lagt til grunn ved avgiftsberegningen ved videresalget av gjenstanden. Spesifikasjonen skal inneholde følgende opplysninger:

1. gjenstandens nr.

2. kjøpsdato

3. kjøpssum

4. en klar beskrivelse av varen samt antall, størrelse, mengde eller vekt

5. navn og adresse til den person gjenstanden er ervervet fra

6. salgsdato

7. salgssum, inkludert avgift

8. beregningsgrunnlag utgående avgift.

Ved samlede kjøp hvor prisen på den enkelte vare ikke er kjent, skal det under pkt d) minimum angis hovedgrupper av varer som er innkjøpt samt en nøyaktig angivelse av det antall gjenstander som er innkjøpt med antatt pris som overstiger kr 300. Disse gjenstandene skal merkes med nummeret i spesifikasjonen. Salg fra samlede kjøp kreves ikke spesifisert.

§ 7-10-3 Dokumentasjon av kjøp

Videreforhandlere må påse at det utferdiges salgsdokument også når selger av gjenstanden ikke er bokføringspliktig. I slike tilfeller regnes også avregningsseddel eller annet bilag som videreforhandleren utsteder som salgsdokument. Salgsdokumentet skal foruten videreforhandlerens navn, inneholde de spesifikasjoner som fremgår av § 7-10-2 bokstavene b-e og skal signeres av den som avhender gjenstanden. Også samlede innkjøp med enhetspris på mindre enn kr 300 skal fremgå av salgsdokumentet.

§ 7-10-4 Dokumentasjon av salg

Avgiftspliktige videreforhandlere som ved videresalg benytter avansen som beregningsgrunnlag for utgående avgift skal utstede særskilt salgsdokument over leveransen.

Gjenstandens nummer skal påføres salgsdokumentet. Avgiftsbeløpet skal ikke angis i salgsdokumentet. Det skal fremgå av salgsdokumentet at avgiftsbeløp som er inkludert i prisen ikke er fradragsberettiget som inngående avgift.

§ 7-10-5 Dokumentasjon av beløp som nevnt i merverdiavgiftsloven § 20 b sjette ledd siste punktum

Det skal opprettes en hjelpekonto eller annen oversikt hvor samlede kjøp utlignes mot

• enkeltsalg fra et samlet kjøp og

• samlede salg redusert for kjente kjøpsverdier på den enkelte gjenstand som inngår i salget.

Dersom samlet kjøp eller salg utgjør den hovedsakelige del (80 pst eller mer) av videreforhandlerens kjøp eller salg i terminen, kan også positiv avanse fra andre brukte varer føres mot hjelpekontoen. I slike tilfeller bokføres hele salgssummen som avgiftsfri omsetning.

Dersom hjelpekontoen ikke er utlignet, kan det overskytende beløp medregnes til verdien av samlede kjøp i de etterfølgende terminer. Dersom hjelpekontoen viser positiv avanse, skal avansen bokføres på avgiftspliktig salgskonto.

§ 7-10-6 Bokføring

Videreforhandlere som foretar samlede innkjøp eller salg hvor prisen på den enkelte vare ikke er kjent, skal enten opprette egne konti for samlede kjøp og salg, eller føre oversikt over slike kjøp og salg i hjelpebøker eller på annen måte. Det må tilsvarende føres oversikt over kjøp og salg hvor avgiften ved videresalget er beregnet på grunnlag av de alminnelige regler for avgiftsberegningen, jf. merverdiavgiftsloven kapittel V.

Samlede salg og salg av enkeltgjenstander fra et samlet kjøp, skal i sin helhet føres på en avgiftsfri salgskonto inntil hjelpekontoen, jf. § 7-10-5, er utlignet.

For øvrige salg skal avansen føres på avgiftspliktig salgskonto, mens resten av salgsverdien skal føres på en avgiftsfri salgskonto, jf. dog § 7-10-5 første ledd. Dersom varen selges med tap, bokføres salgssummen i sin helhet på den avgiftsfrie salgskontoen.

Fordelingen mellom avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning, kan gjennomføres ved utgangen av en termin. Grunnlaget for denne fordelingen må fremgå av regnskapet eller hjelpeoppstillinger.

§ 7-10-7 Oppbevaring

Spesifikasjon av kjøp og salg som nevnt i § 7-10-2 skal oppbevares i 10 år etter at siste gjenstand som er inngår i spesifikasjonen er solgt. Dokumentasjon som nevnt i §§ 7-10-5 og 7-10-6 skal oppbevares i 10 år.

§ 7-11 Bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner

§ 7-11-1 Virkeområde

Bestemmelsen gjelder for bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner, som omfattes av forskrift 1. juli 1992 nr. 492 (Nr. 101) om avgrensning og gjennomføring av bruken av redusert beregningsgrunnlag for merverdiavgift ved veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoners salg av gjenstander til betydelig overpris.

§ 7-11-2 Dokumentasjon

Ved bruk av redusert beregningsgrunnlag for merverdiavgift skal inntakskost dokumenteres ved salgsdokument, erklæring fra giver eller lignende.

§ 7-11-3 Oppbevaring

Dokumentasjon av inntakskost, jf. § 7-11-2 skal oppbevares i 10 år.