3 Generelle høringsinnspill
3.1 Høringsinstansenes overordnede syn på forslaget til midlertidig lov
Et klart flertall av høringsinstansene er positive til forslaget til midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen som viderefører forskrifter fastsatt med hjemmel i koronaloven § 2. Dette gjelder Advokatfirmaet Haavind AS,Advokatfirmaet Schjødt AS,Den Norske Advokatforening (Advokatforeningen), Brønnøysundregistrene, Den norske Revisorforening (Revisorforeningen), Finans Norge,Hovedorganisasjonen Virke (Virke), Norsk Boligbyggelags Landsforbund,Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Orgbrain AS,Regnskap Norge, Samfunnsbedriftene, Samvirkene og Wikborg Rein Advokatfirma AS.
Landsorganisasjonen i Norge (LO) skriver at de «konstaterer at situasjonen i landet nå tilsier at selskapslovene ytterligere tilpasses at man søker å hindre unødvendig fysisk kontakt». Landbruks- og matdepartementet,Oslo byfogdembete og Stiftelsestilsynet uttaler seg ikke direkte om det bør vedtas en midlertidig lov, men kommer med innspill som forutsetter at loven fastsettes.
Ingen høringsinstanser uttaler at de er imot at det fastsettes en midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen.
NHO uttaler at de midlertidige forskriftene har vært og er nyttige i perioden det holdes særlig mange styremøter og generalforsamlinger eller årsmøter. Selv om forskriftene skulle bli opphevet 27. mai 2020, mener NHO det fortsatt vil være behov for reglene.
Finans Norge viser til at forslaget i stor grad innebærer å lovfeste unntak fra krav til fysisk møte mv. som er fastsatt i midlertidige forskrifter gitt i medhold av koronaloven § 2. Ifølge Finans Norge vil dette innebære mer forutsigbarhet for finansforetakene fremover i tid, og etter at koronaloven potensielt oppheves 27. mai 2020.
Revisorforeningen støtter at det legges til rette for at ulike foretakstyper kan behandle saker i foretaksorganene uten fysisk møte og at vedtektsfestede frister for avholdelse av generalforsamling og årsmøte midlertidig kan settes til side. Revisorforeningen skriver at løsningen med midlertidige forskrifter i medhold av koronaloven ikke har gitt tilstrekkelig avklaring på grunn av kort varighet.
Advokatforeningen har ingen vesentlige merknader til forslaget. Advokatforeningen uttaler at de støtter departementets initiativ til å lette blant annet aksje- og allmennaksjeselskapers håndtering av tilsynelatende ufravikelige saksbehandlingsregler i en periode der restriksjoner og anbefalinger tilsier at færrest mulig samles fysisk. Advokatforeningen skriver også:
«Advokatforeningen hadde i sitt høringsbrev av 24. mars 2020 enkelte merknader til nevnte forskrifter. Det registreres at disse merknadene i stor utstrekning er hensyntatt i forslaget til midlertidig lov.»
3.2 Hvilke sammenslutningsformer som bør omfattes av en midlertidig lov
3.2.1 Høringsinstansenes syn
Forslaget i denne lovproposisjonen omfatter midlertidige unntak fra krav til fysisk møte mv. for aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, foretak som reguleres av selskapsloven (ansvarlige selskaper og kommandittselskaper), statsforetak og stiftelser. Unntak fra krav til fysisk møte mv. i aksjeloven og allmennaksjeloven skal gjelde tilsvarende for finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap.
Enkelte høringsinstanser uttaler at det er behov for tilsvarende midlertidige unntak for andre sammenslutningsformer enn de som omfattes av lovforslaget.
Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) og Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) uttaler at den midlertidige loven også bør gjelde for foreninger. Schjødt skriver:
«Her er det eit stort behov for å leggje til rette for å fråvike krav til fysiske møte og vedtektsfesta fristar for årsmøte og for bruk av digital signatur. Foreiningane ligg organisatorisk nært opp til samvirkeforetaka. Lovteknisk kan ein derfor fastsetje at reglane for samvirkeforetak skal gjelde tilsvarande for foreiningar så langt dei passar. Advokatfirmaet Schjødt kan ikkje sjå at behovet for mellombelse unntaksreglar er mindre for foreiningar enn for andre samanslutningar (selskap og samvirkeforetak). Tvert imot er behovet vel så stort fordi ein for foreiningane heilt manglar samanslutningsrettsleg lovgiving som på nærmare vilkår gir heimel for bruk av elektroniske løysingar mv.»
Schjødt fremholder at loven også bør gjelde for borettslag, boligbyggelag og eierseksjonssameier. Disse er per i dag underlagt midlertidig forskrift 8. april 2020 nr. 734 om unntak fra regler om fysisk årsmøte og generalforsamling mv. i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-19.
Hovedorganisasjonen Virke (Virke) viser til at mange av Virkes medlemmer er organisert som foreninger. Virke skriver:
«Foreninger har samme behov for gjennomføring av styremøter og årsmøter uten fysisk møte. I Virkes rådgivning til foreningene har vi gitt de midlertidige forskriftene analogisk anvendelse. Begrunnelsen for unntak fra fysisk møte mv. er den samme for foreninger som for andre selskapsformer. Det hadde vært klargjørende om dette også var tydelig uttalt i høringsnotatet.»
Landbruks- og matdepartementet nevner i sitt høringsinnspill tilsvarende utfordringer i andre sammenslutninger, som bygde- og statsallmenninger.
3.2.2 Departementets vurdering
Når det gjelder innspillene fra Revisorforeningen,Schjødt og Virke om at midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv. også bør gjelde for foreninger, eller gis analogisk anvendelse for foreninger, bemerker departementet at sammenslutningsformen «forening» utgjør en uensartet gruppe sammenslutninger. Foreninger kan omfatte alt fra større sammenslutninger som interesseorganisasjoner, idrettsorganisasjoner og partipolitiske organisasjoner, til mindre sammenslutninger som hyttelag, båtforeninger, fritidsklubber, svelelag o.l. Det er ingen foreningslov i Norge. En eventuell lovregulering av foreninger bør underlegges en bredere og grundigere vurdering. Departementet finner at høringen ikke gir tilstrekkelig grunnlag til å foreslå tilsvarende midlertidige regler om unntak fra krav til fysisk møte mv. for foreninger i denne lovproposisjonen.
Med hensyn til innspillet fra Schjødt om at den midlertidige loven også bør gjelde for borettslag, boligbyggelag og eierseksjonssameier, viser departementet til at Kommunal- og moderniseringsdepartementet 30. april 2020 sendte forslag til teknologinøytrale boliglover på høring.
3.3 Særlig om fristen for å fastsette årsregnskapet mv.
3.3.1 Høringsinstansenes syn
Enkelte høringsinstanser uttaler at det er behov for å utsette fristen for å fastsette årsregnskapet og eventuell årsberetning. Etter regnskapsloven § 3-1 skal årsregnskapet og eventuell årsberetning fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt, normalt 30. juni. I aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper, samt samvirkeforetak med regnskapsplikt, skal årsregnskapet og eventuell årsberetning godkjennes på ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte. Fristen for å avholde slikt møte er den samme som i regnskapsloven § 3-1, se aksjeloven § 5-5, allmennaksjeloven § 5-6 og samvirkelova § 41.
Den norske Revisorforening (Revisorforeningen) skriver at det er nødvendig å utsette fristene for årsregnskap og generalforsamling. Blant annet viser Revisorforeningen til at Finansdepartementet har besluttet å utsette fristen for innsending av skattemeldingen. Etter Revisorforeningens syn vil denne beslutningen ha begrenset effekt hvis ikke fristene for årsregnskap og generalforsamling utsettes tilsvarende. Revisorforeningen anser at lovhjemmel om dette bør fastsettes nå, og fremmes i samme proposisjon som forslaget til midlertidig lov om unntak fra krav til fysisk møte mv.
Også Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind) og Samfunnsbedriftene har spilt inn at fristen for å fastsette årsregnskapet bør utsettes. Haavind skriver:
«Enkelte selskaper/sammenslutninger vil kunne oppleve utfordringer med å få ferdigstilt og revidert årsregnskapet for eksempel som følge av fravær hos eget personell, regnskapsfører eller revisor. Vi ber derfor departementene vurdere dette i det videre arbeidet med ytterligere lovregulering.»
Samfunnsbedriftene viser til at det for kommunene, herunder kommunale foretak, enkelte § 27-samarbeid etter kommuneloven av 1992 og interkommunale selskaper, allerede er gitt utsettelse av vedtak av årsregnskapet og årsberetningen til 15. september 2020. Samfunnsbedriftene fremholder at mange av argumentene for å utsette fristen for å vedta årsregnskap og årsberetning for disse etatene og virksomhetene, i like stor grad gjelder for kommunalt eide aksjeselskaper og samvirkeforetak. Samfunnsbedriftene skriver:
«Det må tas høyde for at en del selskaper på grunn av situasjonen med Covid 19 ikke rekker å få revidert regnskapene slik at man klarer å overholde den nåværende lovbestemte fristen 30. juni. Dette er blant annet påtalt av Revisorforeningen. Vi ser videre at oppståtte forsinkelser i kommunal sektor har forplantet seg og kan få betydning for forhold som angår kommunalt eide selskaper, der de trenger bedre tid til å planlegge saker og gjøre korrigeringer og endringer.
Vi viser ellers til at fristen for å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt for næringsdrivende er utsatt fra 31. mai til 31. august. De ulike fristene knyttet til selskapenes regnskaper mv. bør være mest mulig samkjørte.»
3.3.2 Departementets vurdering
I tillegg til høringsinnspillene nevnt i punkt 3.3.1, har næringslivet i flere andre sammenhenger gitt innspill om at mange bedrifter opplever utfordringer med de lovbestemte fristene om at ordinær generalforsamling og ordinært årsmøte skal avholdes, og at årsregnskapet skal fastsettes, innen seks måneder etter regnskapsårets slutt.
Regjeringen vurderer fortløpende nye tiltak for å hjelpe næringslivet. Finansdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet vil vurdere nærmere om disse fristene skal utsettes. Dette ble også påpekt i høringsnotatet.
3.4 Spørsmålet om varige unntak fra krav til fysisk møte mv.
3.4.1 Høringsinstansenes syn
Samfunnsbedriftene viser til at samfunnet og kommunikasjonsformene har endret seg, og at digitale løsninger som legger til rette for samhandling og møtevirksomhet har kommet til og blir stadig bedre. En generell adgang til å avholde elektronisk møte, eventuelt på nærmere angitte betingelser, vil etter Samfunnsbedriftenes syn gi selskapene en fleksibilitet knyttet til selskapsstyringen som de etter lovverket ikke har i dag. Samfunnsbedriftene skriver at det bør innføres permanent adgang til fjernmøter og elektronisk saksbehandling for aksjeselskaper og samvirkeforetak.
Wikborg Rein Advokatfirma AS (Wikborg Rein) uttaler at det bør vurderes permanente endringer i selskapslovgivningens regler for avholdelse av eier- og styremøter. Wikborg Rein viser til erfaringene med unntaksforskriftene, og at avholdelse av styremøte, generalforsamling mv. bare kan avholdes innenfor rammene av kravet til at saksbehandlingen skal være forsvarlig og selskapslovgivningens øvrige alminnelige prinsipper om krav til likebehandling og forbud mot myndighetsmisbruk mv. Wikborg Rein skriver:
«Uavhengig av situasjonen rundt korona tilsier hensynet til en effektiv og smidig eierstyring og selskapsledelse fleksibilitet på dette punkt. Det kan dessverre heller ikke utelukkes at samfunnet også i fremtiden kan rammes av tilsvarende kriser som gir behov for slike regler. Det er ikke bare i situasjoner med virus-spredning hvor behovet for fleksibilitet oppstår. Askeskyen som spredte seg fra [d]en islandske vulkanen i 2010 er ett eksempel på en situasjonen som foranlediget tilsvarende problemstillinger som de vi i dag møter.»
Orgbrain AS fremholder at unntak fra krav til fysisk møte i foretaksorganer bør innføres som en permanent regel i lovgivningen. Selskapet viser til omtalen av hensynene bak krav til fysisk styremøte i aksjelovgivningen i Ot.prp. nr. 23 (1996–97) punkt 6.4.4.4, hvor det står:
«Også i forhold til styrevedtak er Justisdepartementets prinsipielle syn at det er av verdi i seg selv at vedtak treffes etter en åpen dialog i et møte hvor styremedlemmene er fysisk til stede. En slik behandlingsmåte gir blant annet styrets leder og selskapets administrasjon mulighet til presiseringer og informasjon om den aktuelle saken.»
Orgbrain AS uttaler at det siden 1997 har kommet flere nye teknologiske løsninger som gjør at andre møteformer også oppfyller de bakenforliggende kriteriene på en tilfredsstillende måte. Selskapet skriver:
«Digitale styre- og generalforsamlingsportaler er kostnadseffektive, sikre og bærekraftige, og forenkler beslutningsprosesser i selskapets styrende organer og kommunikasjon mellom møtedeltakere, aksjonærer og andre. Ved hjelp av videokonferanseløsninger, tekstbaserte kortmeldinger («chat») og avstemmingsmuligheter, er det nå enklere enn noen gang å ha en åpen dialog der administrasjonen har mulighet til presiseringer og informasjon om de aktuelle sakene.»
Ifølge Orgbrain AS vil en naturlig del av en modernisering og forenkling av aksjelovgivningen være å fjerne lovens utgangspunkt om at saksbehandling i foretakets organer skal skje gjennom fysisk møte, og i stedet oppfordre til bruk av digitale løsninger. Selskapet skriver at digitalt møte vil gjøre det enklere for den enkelte deltaker, redusere reise- og møtevirksomhet og være et positivt bidrag til miljøet.
Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) uttrykker at det bør innføres permanente regler om at møteprotokoller kan signeres elektronisk, tilsvarende det som gjelder i aksjeloven og allmennaksjeloven. Schjødt skriver:
«Stortinget har meint at det er eit permanent behov for slike reglar i aksjelovene. Vi kan ikkje sjå at andre foretaksformer står i ei anna stilling; behovet for permanente reglar om digital signatur er det same. Departementet bør derfor nytte høvet til å gjere framlegg om permanente lovendringar på dette punktet. Erfaringane frå aksjeselskapsforhold er gode, og det er ikkje skilnader mellom foretaksformene som tilseier at det på dette punktet bør vere forskjellige regulering.»
3.4.2 Departementets vurdering
Det er kort tid siden de midlertidige forskriftene til koronaloven om unntak fra krav til fysisk møte mv. trådte i kraft. Vurderingene i denne lovproposisjonen er derfor basert på et begrenset erfaringsgrunnlag. I tillegg har unntakene i de midlertidige forskriftene bakgrunn i de særskilte omstendighetene som utbruddet av covid-19 har medført. Usikkerhet om hvilke restriksjoner som vil gjelde fremover og hvor lenge de vil vare, gjør det vanskelig å vite om det kan avholdes fysisk møte i tråd med reglene i foretakslovgivningen. I en slik situasjon er det vesentlig å gi foretakene forutsigbarhet til å kunne planlegge og avholde møtene. Det tilsier at foretakene gis mulighet til å avholde møte uten krav til fysisk deltakelse mv. i en begrenset periode etter 27. mai 2020. Etter departementets vurdering er det imidlertid for tidlig å konkludere endelig i spørsmålet om de midlertidige unntakene som foreslås i denne lovproposisjonen bør lovfestes som varige endringer i foretakslovgivningen.
Departementet vil, basert på innspill og erfaringer mv., løpende vurdere hensiktsmessigheten av reglene i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkelova, stiftelsesloven og andre foretakslover under departementets ansvarsområde.