5 Undertegning av møteprotokoller

5.1 Gjeldende rett

Aksjeloven og allmennaksjeloven åpner for at møteprotokoller kan signeres ved fysisk underskrift eller elektronisk signatur, se nærmere omtale i Prop. 112 L (2016–2017) punkt 4.2.

Samvirkelova §§ 52 og 91 stiller krav om at det utarbeides protokoll fra årsmøte og fra styremøte i samvirkeforetak, og at protokollene undertegnes. Det fremgår ikke av ordlyden i bestemmelsene om protokollene må undertegnes ved håndskreven signatur, eller om elektronisk signatur kan brukes. Imidlertid står det i forarbeidene til samvirkelova at «stiftingsdokument, årsmøteprotokoll og styreprotokoll ikkje kan vere i berre elektronisk form, dvs. at det må finnast ein papirbasert original av desse dokumenta», jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) side 248. Videre står det i proposisjonen på side 249 at «[s]tiftingsdokumentet skal vere eit papirdokument, noko som inneber at elektronisk signatur ikkje kan nyttast». Departementet antar at det samme gjelder for styreprotokoller og årsmøteprotokoller.

Det følger av selskapsloven § 2-15 annet ledd at reglene om styreprotokoll i aksjeloven § 6-29 gjelder tilsvarende for protokoll fra styremøte i ansvarlige selskaper. Etter aksjeloven § 6-29 tredje ledd kan styreprotokoller signeres elektronisk. Bestemmelsen i selskapsloven § 2-15 annet ledd gjelder også for kommandittselskaper, jf. § 1-1 annet ledd. Det innebærer at styreprotokoller i ansvarlige selskaper og kommandittselskaper kan signeres ved elektronisk signatur.

Når det gjelder selskapsmøtet, er hovedregelen i selskapsloven § 2-12 annet ledd at det skal føres protokoll fra møtet. Bestemmelsen gjelder både for ansvarlige selskaper og kommandittselskaper, jf. § 1-1 annet ledd. Det følger ikke av ordlyden til § 2-12 annet ledd eller forarbeidene til selskapsloven at selskapsmøteprotokollen skal signeres. I juridisk teori har enkelte lagt til grunn en signeringsplikt, se blant annet Woxholth, Kommentar til selskapsloven, i Norsk Lovkommentar, Gyldendal Rettsdata, note 101. Det fremgår ikke om selskapsmøteprotokollen i så tilfelle må signeres ved håndskreven underskrift, eller om elektronisk signatur kan brukes.

I stiftelser skal styreprotokoller underskrives av alle styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen, jf. stiftelsesloven § 31 femte ledd. I forarbeidene til stiftelsesloven står det at elektronisk underskrift ikke er tilstrekkelig, jf. Ot.prp. nr. 15 (2000–2001) side 108.

Etter statsforetaksloven § 24 tredje ledd skal det føres protokoll fra styremøte i statsforetak som skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for bedriftsforsamling, jf. § 36 første ledd. Etter § 42 annet ledd skal protokoll fra foretaksmøte underskrives av møtelederen og en annen person som velges blant de tilstedeværende.

5.2 Forslaget i høringsnotatet

I høringsnotatet punkt 4.2 foreslo departementet at møteprotokoller som skal utarbeides etter samvirkelova, statsforetaksloven og stiftelsesloven kan signeres ved bruk av elektronisk signatur. Tilsvarende gjelder protokoll fra selskapsmøte etter selskapsloven. Departementet la vekt på at elektronisk signering av møteprotokoller kan være effektivt og tidsbesparende for foretakene i nåværende situasjon. Det vil også legge til rette for funksjonelle signaturløsninger som ikke krever oppmøte med fysisk signering av dokumenter.

Aksjeloven og allmennaksjeloven åpner allerede for elektronisk signering av møteprotokoller, jf. punkt 5.1. Styreprotokoller etter selskapsloven kan også signeres elektronisk.

5.3 Høringsinstansenes syn

Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) og Samfunnsbedriftene støtter departementets forslag om å åpne for elektronisk signatur av styreprotokoller, årsmøteprotokoller og selskapsmøteprotokoller.

Stiftelsestilsynet skriver at begrepet «elektronisk signatur» bør legaldefineres, eventuelt at det tas inn henvisning til annet regelverk hvor slik legaldefinisjon finnes.

5.4 Departementets vurdering

Krav om at møteprotokoller skal undertegnes ved fysisk underskrift er ikke nødvendigvis forenlig med myndighetenes pålegg og anbefalinger. Det er mulig å sirkulere møteprotokoller for fysisk undertegning, men det er ressurs- og tidkrevende. Det løper også en viss risiko for smitte ved sirkulasjon av dokumenter.

Etter departementets vurdering er det derfor nødvendig å åpne for midlertidig bruk av elektronisk signatur ved undertegning av møteprotokoller etter foretakslovgivningen, der lovgivningen i dag ikke tillater dette. Elektronisk signering vil etter departementets vurdering være effektivt og tidsbesparende for foretakene mens de håndterer konsekvenser av covid-19-utbruddet. Det vil legge til rette for funksjonelle signaturløsninger som ikke krever oppmøte med fysisk signering av dokumenter. I tillegg vil det bidra til å minimere smitterisikoen.

Ingen av høringsinstansene har motsatt seg departementets forslag om at møteprotokoller kan signeres ved bruk av elektronisk signatur.

Når det gjelder Stiftelsestilsynets innspill om at «elektronisk signatur» bør defineres nærmere, er det vanskelig å gi en uttømmende definisjon av hva som til enhver tid vil være en elektronisk signatur. Ved innføringen av teknologinøytrale bestemmelser i aksjelovene i 2017 ble dette heller ikke regulert, jf. Prop. 112 L (2016–2017) punkt 4.2.4.

Departementet opprettholder forslaget om at møteprotokoller som skal utarbeides etter samvirkelova, statsforetaksloven og stiftelsesloven kan signeres ved bruk av elektronisk signatur. Det samme gjelder protokoll fra selskapsmøte etter selskapsloven. Det vises til forslaget til § 3-2 tredje ledd, § 3-3 sjette ledd, § 4-3 fjerde ledd, § 5-2 tredje ledd, § 6-2 tredje ledd og § 6-3 tredje ledd og merknadene til bestemmelsene.