4 Krav til fysisk møte

4.1 Gjeldende rett

Innledning

Hovedregelen i foretakslovgivningen er at saksbehandling i foretaksorganer skal skje i fysisk møte. Dette gjelder blant annet styremøte, generalforsamling, årsmøte eller annet lignende møte, bedriftsforsamlingsmøte og møte i andre foretaksorganer. Også i revisorloven § 2-3 er det krav om at styrets møte med revisor skjer som fysisk møte.

Aksjeloven

Det følger av aksjeloven § 6-19 første ledd at styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styreleders myndighet kan være begrenset av selskapets vedtekter, instruks fra generalforsamlingen eller instruks fra styret, jf. § 6-23. Styremedlemmer og daglig leder kan kreve møtebehandling, jf. § 6-19 annet ledd annet punktum.

Generalforsamling i aksjeselskaper skal som hovedregel avholdes som fysisk møte, jf. forutsetningsvis av blant annet aksjeloven § 5-8. Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamling, enten selv eller ved fullmektig, jf. § 5-2. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene. Holdes generalforsamling som møte, skal styrelederen og daglig leder være til stede, jf. § 5-4. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamling når denne holdes som møte.

Aksjeloven § 5-15 har bestemmelser om ledelsens opplysningsplikt på generalforsamlingen. Aksjeeierne kan blant annet kreve at styremedlemmer og daglig leder gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av årsregnskap og årsberetning.

Etter aksjeloven § 5-11 b første ledd har aksjeeiere rett til å delta på generalforsamling ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, med mindre styret finner at det foreligger saklig grunn for å nekte. Deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler kan likevel bare skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på betryggende måte. I vedtektene kan det fastsettes nærmere krav til deltakelse ved elektroniske hjelpemidler. Det kan også fastsettes i vedtektene at aksjeeierne skal kunne avgi stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler, i en periode før generalforsamlingen (forhåndsstemme), jf. § 5-11 b annet ledd.

I aksjeloven § 5-7 er det oppstilt mulighet til å avholde forenklet generalforsamlingsbehandling, dersom ingen aksjeeiere motsetter seg dette. Forenklet generalforsamlingsbehandling kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Styremedlemmer, daglig leder og revisor kan likevel kreve at saker skal behandles av generalforsamling i møte, jf. § 5-7 nr. 2.

Allmennaksjeloven

Reglene om avholdelse av styremøte i allmennaksjeselskaper er i hovedsak de samme som i aksjeloven, jf. allmennaksjeloven §§ 6-19 og 6-23. En forskjell gjelder for behandling av årsregnskap og årsberetning. I allmennaksjeselskaper skal disse dokumentene behandles av styret i møte, jf. § 6-19 første ledd annet punktum. Allmennaksjeloven fastsetter at enkelte andre saker også skal behandles av styret i møte. Dette gjelder fastsettelse av lønn og godtgjørelse til daglig leder når ansettelse av daglig leder hører under styret. Det samme gjelder når styret fastsetter lønn og godtgjørelse til andre ledende ansatte. Se § 6-19 første ledd tredje og fjerde punktum.

Generalforsamling i allmennaksjeselskaper skal avholdes som fysisk møte, jf. forutsetningsvis blant annet allmennaksjeloven § 5-8 første ledd. Aksjeeiere har rett til å møte i generalforsamling, enten selv eller ved fullmektig, jf. § 5-2. Møteretten kan ikke begrenses i vedtektene. På generalforsamling skal styreleder, daglig leder og lederen for bedriftsforsamlingen være til stede, jf. § 5-5 første ledd. Styremedlemmer og medlemmer av bedriftsforsamlingen har rett til å være til stede på generalforsamling.

Allmennaksjeloven § 5-15 har bestemmelser om ledelsens opplysningsplikt på generalforsamlingen. Bestemmelsen tilsvarer i all hovedsak aksjeloven § 5-15. Det vises til omtalen av aksjeloven § 5-15 ovenfor.

Med mindre annet følger av selskapets vedtekter, kan styret beslutte at aksjeeierne kan delta i generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine rettigheter som aksjeeiere elektronisk, jf. allmennaksjeloven § 5-8 a første ledd. Styret kan bare treffe slik beslutning dersom styret sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen, og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamlingen er oppfylt. Etter § 5-8 b første punktum kan det fastsettes i vedtektene at aksjeeiere kan forhåndsstemme, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon.

Allmennaksjeloven § 6-38 inneholder nærmere saksbehandlingsregler for bedriftsforsamlingen. Bedriftsforsamlingens leder skal innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst en seksdel av medlemmene eller styret krever det. Styrets leder og daglig leder har plikt til å være til stede på møte i bedriftsforsamlingen, med mindre det er åpenbart unødvendig eller ved gyldig forfall. Allmennaksjeloven § 6-38 har ikke bestemmelser om at behandlingen av saker i bedriftsforsamlingen kan skje skriftlig. Etter allmennaksjeloven § 6-37 fjerde ledd fjerde punktum kan Kongen gi forskrifter om saksbehandlingen i bedriftsforsamlingen. Slik forskrift er ikke gitt. Bestemmelsene i allmennaksjeloven § 6-38 gjelder tilsvarende for bedriftsforsamling i aksjeselskaper, jf. aksjeloven § 6-35.

Samvirkelova

Styret i samvirkeforetak skal behandle saker i møte, jf. samvirkelova § 82 første ledd første punktum. Saker kan behandles på annen måte enn i møte dersom styrelederen mener at saken kan legges frem skriftlig eller tas opp på annen fullgod måte. Årsregnskap og årsmelding (årsberetning) skal alltid behandles i møte, jf. § 82 første ledd annet punktum. Etter § 82 annet ledd annet punktum kan hvert styremedlem og daglig leder kreve saksbehandling i møte. Etter samvirkelova § 82 femte ledd kan bestemmelsene i § 82 fravikes i vedtektene. Vedtektsfriheten kan brukes til å fastsette andre saksbehandlingsrutiner for styret. Forutsetningen er at saksbehandlingsrutinene er forsvarlige, jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) side 289.

Årsmøte i samvirkeforetak skal avholdes ved fysisk møte, jf. forutsetningsvis av blant annet samvirkelova § 45. Etter samvirkelova § 36 første ledd har medlemmer rett til å møte i årsmøte. Medlemmene kan også møte ved fullmektig, med mindre vedtektene forbyr dette. Styreleder og daglig leder skal være til stede på årsmøte, jf. § 40 første ledd. Andre styremedlemmer har rett til å være til stede. Etter § 101 har revisor plikt til å delta i årsmøte når det skal behandles saker som gjør dette nødvendig. Ut over dette har revisor rett til å møte i årsmøte.

Samvirkelova § 51 har regler om opplysningsplikt for ledelsen på årsmøte. Et medlem kan blant annet kreve at styremedlemmer og daglig leder gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på vurderingen av godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen.

For samvirkeforetak med færre enn 20 medlemmer åpner samvirkelova § 43 for at årsmøtet kan avgjøre saker uten personlig fremmøte. Dette gjelder likevel bare dersom styret finner at saken kan behandles forsvarlig ved at den blir lagt frem skriftlig for medlemmene til avgjørelse. Etter § 43 annet ledd fjerde punktum skal medlemmene gjøres kjent med at de kan kreve at saken blir lagt frem for et årsmøte som blir holdt med personlig fremmøte.

Adgangen etter § 43 gjelder i utgangspunktet både for ordinært og ekstraordinært årsmøte. Er det tale om ekstraordinært årsmøte som er krevd av minst en tidel av medlemmene eller revisor etter § 42 andre ledd, må styret likevel innkalle til fysisk årsmøte dersom den eller de som har krevd ekstraordinært årsmøte, krever eller forutsetter det, jf. Ot.prp. nr. 21 (2006–2007) side 277.

Etter samvirkelova §§ 62 og 63 kan det fastsettes i vedtektene at samvirkeforetaket skal ha representantskap og kontrollkomité. I vedtektene kan det fastsettes nærmere regler om saksbehandlingen i representantskapet og kontrollkomiteen. Dersom vedtektene ikke sier noe annet, gjelder reglene om saksbehandlingen i styret så langt de passer.

Selskapsloven

For styret i ansvarlige selskaper følger det forutsetningsvis av selskapsloven § 2-16 at styremøte skal skje ved fysisk oppmøte. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for styret i kommandittselskaper, jf. selskapsloven § 1-1 annet ledd.

Det følger av forarbeidene til selskapsloven § 2-11 at selskapsmøtet i ansvarlige selskaper som hovedregel skal behandle saker i møte, jf. Ot.prp. nr. 47 (1984–85) side 42 til 43. Etter § 2-11 fjerde ledd første punktum kan beslutninger treffes av selskapsmøtet på annen måte enn i møte dersom saken haster så mye at det ikke er tid til å holde møte med rimelig varsel. Det samme gjelder ved enstemmighet mellom deltakerne dersom selskapet ikke har ansattevalgte medlemmer i selskapsmøtet, jf. § 2-11 fjerde ledd annet punktum.

Selskapsloven §§ 3-6 flg. har bestemmelser om selskapsmøte i kommandittselskaper. Bestemmelsene har ikke regler om behandlingsmåten i selskapsmøte. De alminnelige reglene om selskapsmøte i selskapsloven kapittel 2 gjelder imidlertid tilsvarende for selskapsmøte i kommandittselskaper dersom ikke annet følger av kapittel 3, jf. § 1-1 annet ledd. Det er lagt til grunn i juridisk teori at § 2-11 fjerde ledd om avholdelse av selskapsmøte på annen måte enn i møte, gjelder tilsvarende for selskapsmøte i kommandittselskaper, jf. Bråthen, Jussens Venner 1987, side 56 til 99.

Stiftelsesloven

Stiftelsesloven § 31 har regler for styrets saksbehandling. Hovedregelen er at styret skal behandle saker i møte, jf. § 31 annet ledd. Saken kan behandles på annen måte enn i møte, hvis styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styremedlemmene og daglig leder kan kreve møtebehandling, jf. § 31 tredje ledd annet punktum.

Etter stiftelsesloven § 36 kan det fastsettes i vedtektene at stiftelsen skal ha andre organer enn styre og daglig leder. Paragrafen angir ikke nærmere krav til behandlingsmåten for saker i slike organer, men regler om dette kan fastsettes i vedtektene. I Ot.prp. nr. 15 (2001–2002) på side 110 står det:

«I noen tilfeller kan det være naturlig at vedtektene oppstiller visse regler om saksbehandlingen, og man kan heller ikke se bort fra at det for enkelte organer kan være naturlig å falle tilbake på noen av lovens saksbehandlingsregler for styret.»

Finansforetaksloven

Finansforetak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap, reguleres i stor grad av allmennaksjelovens regler. Blant annet gjelder reglene om styrets saksbehandling i allmennaksjeloven § 6-19 for slike finansforetak, jf. finansforetaksloven § 8-7 annet ledd. Det samme gjelder reglene om aksjeeiernes møterett i allmennaksjeloven § 5-2 og reglene om møte i generalforsamling i allmennaksjeloven §§ 5-5 til 5-16, jf. finansforetaksloven § 8-3 første ledd. Det vises til omtalen ovenfor av allmennaksjelovens bestemmelser om styremøte og generalforsamling.

I vedtektene til et finansforetak kan det angis at den daglige ledelse skal være et kollegialt organ (direksjon), jf. finansforetaksloven § 8-13 første ledd. Etter § 8-13 fjerde ledd gjelder allmennaksjeloven § 6-19 første ledd første punktum og annet ledd tilsvarende for direksjonens saksbehandling. Det betyr blant annet at behandlingen av saker i direksjonen som hovedregel skal skje i fysisk møte. Det vises til omtalen av allmennaksjeloven § 6-19 over.

Statsforetaksloven

Etter reglene om avholdelse av styremøte i statsforetaksloven § 24 skal styrets leder sørge for at styret holder møte så ofte det trengs. Om styret ikke for enkelte tilfeller bestemmer noe annet, har administrerende direktør rett til å være til stede og uttale seg.

Statsforetaksloven kapittel 8 (§§ 38-42) regulerer foretaksmøte. Statsforetakslovens regler om foretaksmøtet forutsetter at møte skal holdes som et fysisk møte der departementets representant deltar sammen med foretakets ledelse. Foretakets styre, administrerende direktør og revisor har rett til å være til stede og til å uttale seg. Disse har, med enkelte unntak, også plikt til å delta.

I statsforetaksloven kapittel 7 (§§ 33-37) er det regler om bedriftsforsamlingen i statsforetaket. Etter statsforetaksloven § 36 første ledd skal bedriftsforsamlingens leder innkalle til møte så ofte som nødvendig, og dessuten når minst en seksdel av medlemmene eller styret krever det. Om ikke annet er bestemt, har styremedlem, observatør og administrerende direktør rett til å være til stede og til å uttale seg på bedriftsforsamlingens møte. Med enkelte unntak har styreleder og administrerende direktør plikt til å være til stede.

Revisorloven

I revisjonspliktige foretak skal styret hvert år ha et møte med revisor uten at daglig leder eller andre fra den daglige ledelsen er til stede, jf. revisorloven § 2-3 første ledd første punktum. Dersom et flertall av styrets medlemmer også inngår i foretakets daglige ledelse, skal likevel hele styret, med unntak av daglig leder, delta i møtet, jf. § 2-3 første ledd annet punktum.

I møtet skal styret og revisor drøfte regnskapsmessige forhold der revisor ser vesentlige svakheter og mangler ved den daglige ledelsens vurderinger, samt andre forhold revisor mener styret bør informeres om, jf. § 2-3 annet ledd.

Enkelte regnskapspliktige er unntatt fra plikten til å holde årlig møte mellom styret og revisor, jf. § 2-3 tredje ledd. Blant annet gjelder ikke møteplikten for regnskapspliktige som regnes som «små foretak» etter regnskapsloven § 1-6.

4.2 Utenlandsk rett

Covid-19-utbruddet har ført til at det er gjennomført eller foreslått gjennomført midlertidige unntak fra krav til fysisk møte mv. i flere jurisdiksjoner. I det følgende gis en kort oppsummering av slike reguleringer.

Sverige

Lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor gir bestemmelser med formål å tilrettelegge for at generalforsamling og årsmøte i svenske aksjeselskaper, samvirkeforetak mv. kan gjennomføres på en måte som minimerer risikoen for spredning av covid-19, jf. § 1. Loven åpner for utvidet bruk av stemmegivning ved fullmakt og postgang. I utkast til lagrådsremiss Fler tillfälliga åtgärder för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor foreslås endringer i lag (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. Det foreslås blant annet regler om gjennomføring av generalforsamling i digitalt møte, kombinert med stemmegivning ved postgang, se side 13 flg. Det foreslås også at generalforsamling kan gjennomføres kun ved hjelp av postgang, se nærmere omtale på side 15 flg.

Danmark

Lov 7. april 2020 nr. 385 om bemyndigelse til midlertidig fravigelse af virksomheders pligter på selskabs- og regnskabsområdet i forbindelse med covid-19 gir erhvervsministeren (nærings- og handelsminister) fullmakt til å fastsette regler om fravikelse av plikter i selskaps- og regnskapslovgivningen. Slike regler er gitt i bekendtgørelse 7. april 2020 nr. 393 om midlertidig fravigelse af virksomheders pligter på selskabs- og regnskabsområdet på Erhvervsstyrelsens område i forbindelse med covid-19. Etter § 8 kan ledelsen beslutte at generalforsamling skal avholdes uten fysisk oppmøte.

Finland

Lag om temporär avvikelse från aktiebolagslagen, lagen om bostadsaktiebolag, lagen om andelslag, föreningslagen och vissa andra sammanslutningslagar i syfte att begränsa spridningen av covid-19-epidemin ble vedtatt 24. april 2020 og trådte i kraft 1. mai 2020. Loven gjelder til og med 30. september 2020. Loven åpner blant annet for utvidet bruk av fullmaktsstemmegivning, bruk av forhåndsstemmer eller elektronisk deltakelse.

Andre jurisdiksjoner

Det er også gjennomført lignende lovgivning i andre jurisdiksjoner. I artikkelen Covid-19-Crisis and Company Law– Towards Virtual Shareholder Meetings1, utgitt ved University of Luxembourg Faculty of Law, Economics & Finance WPS 2020–007, side 13 flg., fremgår det at Frankrike, Italia, Luxembourg, Sveits, Tyskland og Østerrike har gjennomført bestemmelser som åpner for at generalforsamling og annet selskapsmøte kan avholdes uten fysisk oppmøte.

4.3 Forslaget i høringsnotatet

Generelt

I høringsnotatet punkt 3.2 ble det foreslått bestemmelser som åpner for at styremøte, generalforsamling, årsmøte, selskapsmøte, foretaksmøte, bedriftsforsamlingsmøte og møte i andre foretaksorganer kan avholdes på annen måte enn ved fysisk oppmøte. Det ble vist til at pålegg og anbefalinger fra myndighetene som følge av utbruddet av covid-19 forhindrer eller vanskeliggjør gjennomføringen av fysisk møte i foretaksorganer.

Forslaget i høringsnotatet innebærer at de midlertidige bestemmelsene om unntak fra fysisk møte mv. i forskriftene til koronaloven, med enkelte tilpasninger, videreføres. For generalforsamling og årsmøte ble det imidlertid foreslått at styret bare kan vedta gjennomføring uten fysisk oppmøte dersom dette er nødvendig for å avholde generalforsamling eller årsmøte. I tillegg ble det foreslått at styret skal sørge for at avholdelse av generalforsamling eller årsmøte er forsvarlig.

Styremøte og møte i andre foretaksorganer enn generalforsamling og årsmøte

I høringsnotatet foreslo departementet at styrets leder kan beslutte at enhver sak skal behandles ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet. Departementet foreslo også at styremedlemmene så vidt mulig skal kunne delta i en samlet behandling av saken. Forslaget innebærer at retten som styremedlemmer og daglig leder har etter foretakslovgivningen til å kreve at styrebehandling skal skje i fysisk møte, ikke gjelder. Forslaget innebærer også at styreleder kan beslutte at saker som etter foretakslovgivningen skal behandles i fysisk møte, skal behandles på annen måte.

Videre ble det foreslått at hvert enkelt styremedlem har rett til å delta i styrebehandling uten å møte fysisk i de tilfeller hvor styreleder beslutter at styrebehandlingen skal skje i fysisk møte. Det samme ble foreslått for andre som har rett eller plikt til å delta i behandlingen av den enkelte sak.

I tillegg foreslo departementet at reglene om styrebehandling uten fysisk oppmøte bør gjelde tilsvarende for selskapsmøte, bedriftsforsamlingsmøte og møte i andre foretaksorganer så langt de passer. Det samme gjelder styrets møte med revisor etter revisorloven § 2-3.

Generalforsamling og årsmøte

Departementet foreslo i høringsnotatet at styret kan bestemme at generalforsamling eller årsmøte kan avholdes helt eller delvis uten fysisk oppmøte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Det ble også foreslått at styret bare kan treffe slik beslutning dersom det anses «nødvendig» for å kunne avholde generalforsamling eller årsmøte. Dette vilkåret innebærer en endring fra bestemmelsene i unntaksforskriftene. Departementet skrev følgende om nødvendighetsvilkåret i høringsnotatet side 14:

«Vilkåret om nødvendighet må anses oppfylt dersom avholdelse av generalforsamlingen eller årsmøtet ved fysisk oppmøte er i strid med myndighetenes restriksjoner, råd eller anbefalinger knyttet til utbruddet av covid-19. Det samme gjelder dersom slike restriksjoner, råd eller anbefalinger forhindrer eller vanskeliggjør at aksjeeiere eller medlemmer kan delta ved fysisk oppmøte. Eksempler på dette kan være reiserestriksjoner eller bestemmelser som gjør at en aksjeeier eller et medlem må sitte i karantene dersom vedkommende deltar ved fysisk oppmøte på generalforsamlingen eller årsmøtet.»

Departementet la videre til grunn at styret må sørge for at aksjeeieres og medlemmers rettigheter ivaretas når generalforsamling eller årsmøte avholdes på annen måte enn fysisk møte. Det ble derfor foreslått at styret skal sørge for at avholdelse av generalforsamling eller årsmøte er «forsvarlig». Videre på side 14 i høringsnotatet står det:

«Kravet om forsvarlighet kan innvirke på hvilke metoder styret kan bestemme skal tas i bruk. Løsningene som benyttes må være egnet til å sikre at aksjeeiere og medlemmer har mulighet til å ivareta sine interesser. Sentralt er at aksjeeierne har mulighet til å delta og stemme.»

Forslagene innebærer at styret kan avgjøre hvilken behandlingsmåte som skal benyttes ved avholdelse av generalforsamling eller årsmøte, så lenge løsningen gjør at avholdelse av møte er forsvarlig. I dette ligger at styret konkret må vurdere om bruk av digitale møteapplikasjoner, video- eller telefonmøte eller andre løsninger er forsvarlige i det enkelte tilfellet. I høringsnotatet ble det vist til hensynet til eierdemokrati, og at det «normalt ikke er forsvarlig med utelukkende skriftlig saksbehandling av saker som skal behandles av generalforsamlinger eller årsmøtet, ut over de muligheter som finnes i gjeldende lovverk». I tillegg foreslo departementet at styret kan beslutte at stemmegivning skal skje ved bruk av forhåndsstemmer, også der det etter loven krever fastsettelse i vedtekter.

Departementet viste i høringsnotatet til at behandlingsmåten kan innvirke på rettigheter og muligheter aksjeeiere og medlemmer normalt har på generalforsamling eller årsmøte. Dette omfatter eksempelvis aksjeeieres og medlemmers talerett, og ledelsens opplysningsplikt. Departementet skrev i høringsnotatet på side 15 at «[s]tyret må sørge for at slike rettigheter ivaretas så langt som praktisk mulig, og at aksjeeierne og medlemmene mottar tilstrekkelig informasjon til å kunne vurdere de saker som skal behandles på generalforsamlingen eller årsmøtet».

Til sist foreslo departementet å videreføre bestemmelser i unntaksforskriftene om at stemmegivning og deltakelse skal kontrolleres på betryggende måte.

4.4 Høringsinstansenes syn

Landsorganisasjonen i Norge (LO) skriver at de forutsetter at det tydelig settes krav til at medlemmer i styrende organer, særlig ansattevalgte, faktisk har teknisk mulighet til å delta i behandlingen. LO viser til at dette gjelder både tilgang til fysisk utstyr og kunnskap om hvordan det fungerer.

Videre skriver LO at de har erfart at ikke alle selskaper følger saksbehandlingsreglene. LO ber om en tydeliggjøring av at disse gjelder:

«Det gjelder særlig det enkelte medlems rett til å kreve en sak behandlet jf aksjelovene § 6-20 andre ledd og morselskapets forhold til datterselskap, jf. aksjelovene § 6-16 andre ledd.»

LO viser også til hovedavtalens regler om informasjon og drøfting med tillitsvalgte så tidlig som mulig om saker som gjelder arbeidsforhold og sysselsetting. De skriver videre at «det er god saksforberedelse at protokoller fra drøftingsmøter er del av saksdokumentene til styremøter».

Advokatfirmaet Schjødt AS (Schjødt) støtter i hovedsak forslaget i høringsnotatet. Schjødt skriver at loven bør inneholde unntak fra styremedlemmers og daglig leders rett til å kreve styrebehandling i fysisk møte for å unngå tolkningstvil. Videre ber Schjødt departementet vurdere om det bør gjøres unntak fra forslaget om at styreleder alene kan avgjøre behandlingsmåten. Hensynet til smittevern kan etter Schjødts syn tilsi «at fleirtalet av styremedlemmane bør ha det avgjerande ordet».

Schjødt uttaler videre at det bør gå klart frem av loven at deltakerne ikke kan kreve fysisk generalforsamling eller årsmøte dersom styret har kommet til at det er nødvendig og forsvarlig å gjennomføre generalforsamling eller årsmøte uten personlig fremmøte.

Schjødt skriver at spørsmålet om ren skriftlig saksbehandling i generalforsamling er forsvarlig, må vurderes konkret. Schjødt uttaler:

«Svært mange aksjeselskap har berre éin eller yttarst få aksjeeigarar. I slike tilfelle kan reint skriftleg saksbehandling etter omstenda vere fullt forsvarleg. Dersom det er større aksjespreiing, er vi samde i at reint skriftleg behandling normalt ikkje vil vere forsvarleg, særleg dersom generalforsamlinga skal behandle kontroversielle saker. Det sentrale er at det blir lagt til rette for meiningsutveksling før stemmegivinga. Dersom det er svært mange aksjeeigarar, kan situasjonane dessutan vere at heller ikkje bruk av enkle elektroniske løysingar (telefon, videokonferanse mv.) vil vere forsvarleg.»

Til slutt foreslår Schjødt at det bør fremgå av loven at innkallingen skal inneholde opplysninger om fremgangsmåten for å delta og stemme.

Advokatfirmaet Haavind AS (Haavind) støtter formålet med loven og er i det vesentligste enig i forslagene. Haavind uttaler at de erfarer at det i liten grad finnes etablerte systemer for deltakelse på generalforsamling ved toveiskommunikasjon underveis. Ifølge Haavind har praktiske utfordringer med å tilrettelegge for toveiskommunikasjon medført at flere større børsnoterte selskaper har innkalt til fysisk generalforsamling, samtidig som de på det sterkeste har anmodet aksjeeierne om ikke å møte fysisk. Dette til tross for de midlertidige forskriftene som er gitt i medhold av koronaloven.

Haavind skriver videre at lovforslaget ikke bidrar til å avklare rekkevidden av aksjeeiernes rett til å delta i generalforsamling. Haavind foreslår følgende:

«[D]et presiseres i proposisjonen at kravet om at aksjeeierne skal kunne «delta» vil kunne være ivaretatt selv om generalforsamlingen må avholdes uten mulighet for toveiskommunikasjon underveis. Forutsetningen må i alle tilfelle være at styret har vurdert forsvarligheten ved slik avholdelse, og konkludert med at løsningen anses nødvendig grunnet situasjonen.»

Finans Norge støtter forslaget til regler som tilrettelegger for at generalforsamling, styremøte og bedriftsforsamlingsmøte kan gjennomføres digitalt. Finans Norge uttaler at de deler departementets vurdering om at det bør utvises tilbakeholdenhet med at generalforsamling og årsmøte avholdes bare ved skriftlig saksbehandling, og viser til risikoen for svekket eierdemokrati.

Stiftelsestilsynet uttaler at utformingen av forslaget til § 5-2 første ledd i høringsnotatet kan gi inntrykk av at styreleder får større makt enn det «lovgjevar eigentleg har meint og kva dei reelle omsyn som ligg bak behovet for den mellombelse lova tilseier». Stiftelsestilsynet foreslår at det oppstilles et nødvendighetsvilkår for styreleders valg av behandlingsmåte:

«Når den tryggleiksventilen som ligg i at styremedlemmer og dagleg leiar kan krevje møtehandsaming vert fjerna og all makt vert lagt til styreleiar, må denne nye «maktposisjonen» knytast opp mot eit vilkår om at det er «nødvendig» for stiftelsen å tvinge gjennom handsaming av ei sak sjølv om nokon av styremedlemmene meiner det er uforsvarleg. Eit slik «nødvendigheitsvilkår» er teke inn i lovforslaget § 2-3 første ledd. Eit slik vilkår må også gå fram av § 5-2 første ledd. Vi kan ikkje sjå at det utgjer nokon avgjerande forskjell at § 2-3 gjeld generalforsamling, og ikkje styre. Vi minner om at styret er det øvste organ i alle stiftelsar.»

Oslo byfogdembete viser til at tingretten etter aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 5-9 annet ledd på nærmere vilkår har myndighet til å innkalle til generalforsamling. Dette gjelder når styret eller bedriftsforsamlingens leder ikke innkaller generalforsamling som skal avholdes etter aksjeloven eller allmennaksjeloven, vedtekter eller tidligere beslutning av generalforsamlingen, og et styremedlem, medlem av bedriftsforsamlingen, daglig leder, revisor som reviderer selskapets årsregnskap eller en aksjeeier krever dette. Dersom vilkårene er oppfylt, oppnevner normalt retten en medhjelper til å forestå innkallingen. Oslo byfogdembete viser til at beslutningskompetansen til å vedta gjennomføring av generalforsamling etter lovforslaget tilligger styret. De uttaler at dette kan føre til at retten er forhindret fra å gjennomføre generalforsamling på en betryggende måte av hensyn til smittevernet. Oslo byfogdembete foreslår at det tas inn i loven at tingretten kan kalle inn til generalforsamling etter reglene i forslaget som gjelder for styret, i tilfeller hvor tingretten beslutter å innkalle til generalforsamling etter aksjeloven § 5-9.

Samfunnsbedriftene støtter forslaget om at det legges til rette for saksbehandling uten fysisk møte og ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og at det gjøres unntak fra kravet til fysisk møte med revisor etter revisorloven § 2-3.

Wikborg Rein Advokatfirma AS (Wikborg Rein) uttaler at de overordnet støtter departementets forslag. Wikborg Rein har to innspill til forslaget om unntak fra krav til fysisk møte mv. For det første skriver Wikborg Rein at det bør komme til uttrykk i lovens ordlyd dersom det for rent skriftlig saksbehandling skal være en høyere terskel for styrets forsvarlighetsvurdering enn ved andre behandlingsmåter. Wikborg Rein uttaler:

«Vi bemerker at en behandling med skriftlig forhåndsstemme kombinert med anledning for aksjeeierne til å stille spørsmål til selskapet ved skriftlig henvendelse kan være en praktisk form for avholdelse av generalforsamling. Ut fra hensynet til selskapenes behov for forutberegnelighet og for å kunne planlegge gjennomføringen av en generalforsamling, gir reglene om forenklet behandling i § 5-7 som følge av enkeltaksjeeieres «vetorett» mot behandlingsformen ikke alltid en hensiktsmessig løsning i selskaper med et visst antall aksjeeiere. Forsvarligheten av en rent skriftlig behandling må vurderes konkret, ut fra sakstype, aksjonærsammensetning osv. Mot denne bakgrunn stiller vi spørsmål ved grunnlaget for å hevde at slik behandling «normalt» ikke er forsvarlig.»

For det andre skriver Wikborg Rein at dersom det skal gjelde et ubetinget krav til autentisering av avsenderen ved skriftlig forhåndsstemme, bør dette fremgå av lovteksten.

4.5 Departementets vurdering

4.5.1 Innledning

Høringsinstansene er gjennomgående positive til forslaget i høringsnotatet om regler som gjør unntak fra krav til fysisk møte i foretakslovgivningen. Departementet opprettholder, med enkelte tilpasninger, forslaget i høringsnotatet om at det gis regler som åpner for at styremøte, generalforsamling, årsmøte, selskapsmøte, foretaksmøte, møte i bedriftsforsamlingen og møte i andre foretaksorganer kan avholdes på annen måte enn ved fysisk deltakelse.

4.5.2 Styremøte og møte i andre foretaksorganer enn generalforsamling og årsmøte

Stiftelsestilsynet har kommentert forslaget til § 5-2 første ledd i høringsnotatet om at styrets leder i stiftelser «kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre enhver sak ved bruk av elektroniske hjelpemidler, skriftlig eller på annen betryggende måte uten at styremedlemmene er fysisk samlet». Samme ordlyd sto i høringsnotatet § 2-2, § 3-2, § 4-2 og § 6-2 hva gjelder aksjeloven og allmennaksjeloven, samvirkelova, selskapsloven og statsforetaksloven.

Stiftelsestilsynet skriver at de forstår forslaget til § 5-2 første ledd i høringsnotatet dithen at styreleder kan kreve gjennomføring av styremøte ved skriftlig saksbehandling selv om de andre styremedlemmene mener at dette er uforsvarlig og ønsker annen behandlingsmåte. Stiftelsestilsynet foreslår et tilsvarende nødvendighetsvilkår for styrebehandling som det som er foreslått for generalforsamling, jf. forslaget til § 2-3 første ledd annet punktum i høringsnotatet, ettersom styret er øverste organ i stiftelser.

Departementet ser at forslaget til § 5-2 første ledd i høringsnotatet, og de tilsvarende bestemmelsene i forslaget til § 2-2, § 3-2, § 4-2 og § 6-2 i høringsnotatet, kan leses slik at styreleder alltid kan bestemme at styrebehandlingen skal skje ved skriftlig saksbehandling uavhengig av den eller de saker som skal behandles.

Etter departementets vurdering må styreleder vurdere behandlingsmåten ut fra den eller de saker som skal behandles. Det avgjørende er at behandlingsmåten i det enkelte tilfelle sikrer en forsvarlig saksbehandling.

For å tydeliggjøre dette foreslår departementet en bestemmelse om at «[b]ehandlingsmåten skal være betryggende». Det vises til forslaget til § 2-2 første ledd annet punktum, § 3-2 første ledd annet punktum, § 4-2 første ledd annet punktum, § 5-2 første ledd annet punktum og § 6-2 første ledd annet punktum.

Kravet om at behandlingsmåten skal være betryggende, innebærer at skriftlig saksbehandling ved sirkulasjon av dokumenter ikke bør brukes dersom sakens karakter tilsier at styremedlemmene bør kommunisere direkte med hverandre ved behandlingen av saken. Behandlingsmåten må etter departementets syn vurderes konkret ut fra om den ivaretar eventuelle behov styremedlemmene vil ha for å diskutere saken, både om beslutningsgrunnlaget og vedtakets innhold. Ved vurderingen av valg av behandlingsmåte skal innspill fra styremedlemmene vektlegges.

Etter departementets syn vil krav om at behandlingsmåten for saker i styret skal være betryggende, ivareta hensynet til øvrige styremedlemmer. Departementet foreslår derfor ikke et nødvendighetsvilkår i reglene om styrebehandling i stiftelser.

Schjødt ber om at det vurderes om det bør gjøres unntak fra forslaget om at styreleder alene kan beslutte behandlingsmåten for styrebehandlingen. Etter Schjødts syn kan smittevernhensyn tilsi at et flertall av styremedlemmene bør ha beslutningskompetansen.

Normalordningen i foretakslovgivningen er at styreleder beslutter behandlingsmåten for styrebehandlingen. Departementet ser at det kan være grunner til at myndigheten etter dette lovforslaget bør ligge hos styret. Det reiser imidlertid problemstillinger om hvordan styret skal treffe en slik beslutning. Departementet kan heller ikke se at smittevernhensyn nødvendiggjør at styret har beslutningskompetansen. Departementet viser til at dette lovforslaget omfatter bestemmelser som gir det enkelte styremedlem rett til å kreve å få delta i møte ved bruk av elektroniske hjelpemidler eller på annen betryggende måte uten å være fysisk til stede, dersom styreleder beslutter at styrebehandlingen skal skje i fysisk møte. Tilsvarende gjelder daglig leder, revisor og andre for saker der disse har rett eller plikt til å delta. Dette vil ivareta smittevernhensynet for styremedlemmene og andre som deltar i styrebehandlingen. Departementet viser for øvrig til forslaget over om å ta inn krav i loven om at behandlingsmåten styreleder velger skal være betryggende. Som det fremgår skal styreleder ved vurderingen vektlegge innspill fra øvrige styremedlemmer. Departementet opprettholder derfor forslaget om at myndigheten til å beslutte behandlingsmåte for styrebehandlingen tilligger styrets leder. Se forslaget til § 2-2 første ledd første punktum, § 3-2 første ledd første punktum, § 4-2 første ledd første punktum, § 5-2 første ledd første punktum og § 6-2 første ledd første punktum, og merknadene til bestemmelsene.

I høringsnotatet foreslo departementet at styremedlemmene så vidt mulig skal få delta i en samlet behandling av de saker som behandles. Bestemmelsen svarer til aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 6-19 annet ledd første punktum. Om bestemmelsene står det i NOU 1996: 3 punkt 13.5.2:

«Dette innebærer at behandlingsformen såvidt mulig bør legges opp slik at hvert enkelt styremedlem gis anledning til å fremføre sin sak overfor de andre styremedlemmene slik at disse kjenner de andre medlemmenes syn før avgjørelsen treffes. Styrebehandling uten møte må selvsagt ikke føre til at enkelte av styremedlemmene holdes unna saksbehandlingen eller ikke får fremmet sine synspunkter. Ved avgjørelsen om det skal legges opp til en behandlingsform hvor ikke alle deltar samtidig, må det bl.a ses hen til sakens karakter.»

Ingen av høringsinstansene har innvendinger mot forslaget. Departementet opprettholder forslaget. Se forslaget til § 2-2 første ledd tredje punktum, § 3-2 første ledd tredje punktum, § 4-2 første ledd tredje punktum, § 5-2 første ledd tredje punktum og § 6-2 første ledd tredje punktum, og merknadene til bestemmelsene.

Schjødt viser til at styremedlemmer og daglig leder etter foretakslovgivningen har rett til å kreve styrebehandling i fysisk møte. Schjødt foreslår at det tas inn et uttrykkelig unntak fra dette i loven for å unngå tolkningstvil. Det er ikke andre høringsinstanser som har kommet med lignende innspill.

Det følger av forslagene til bestemmelser om unntak fra krav til fysisk styremøte mv., at styrets leder kan beslutte at styret skal behandle og avgjøre «enhver sak» uten fysisk oppmøte. Etter forslaget til § 1-3 går bestemmelser i denne loven ved motstrid foran bestemmelser i lover som nevnt i forslaget til § 1-2. Det betyr at styreleders myndighet etter denne loven til å bestemme at styrebehandlingen skal skje uten fysisk oppmøte, går foran retten styremedlemmer og andre har til å kreve fysisk møte etter foretakslovgivningens ordinære bestemmelser. Departementet viser for øvrig til forslaget over om å ta inn krav i loven om at behandlingsmåten styreleder velger skal være betryggende. Som det fremgår skal styreleder ved vurderingen vektlegge innspill fra styremedlemmene om behandlingsmåte. Gjennomføres styrebehandlingen uten at kravet til betryggende behandlingsmåte er oppfylt, er dette en saksbehandlingsfeil. Ugyldighetsspørsmålet avgjøres i tilfelle i tråd med alminnelige prinsipper i selskapsretten. På denne bakgrunn er det etter departementets syn ikke nødvendig å ta inn Schjødts forslag i loven.

LO skriver at det forutsettes at det settes tydelige krav til at medlemmer i styrende organer, særskilt ansattevalgte, faktisk har teknisk mulighet til å delta i behandlingen. LO skriver også:

«LO har, dessverre, erfart at ikke alle selskaper følger saksbehandlingsreglene og ber om at det tydeliggjøres at disse fullt ut gjelder. Det gjelder særlig det enkelte medlems rett til å kreve en sak behandlet jf aksjelovene § 6-20 andre ledd og morselskapets forhold til datterselskap, jf aksjelovene § 6-16 andre ledd.»

Departementet deler LOs vurdering av at grunnleggende krav til saksbehandling i foretakslovgivningen gjelder for styrets saksbehandling uavhengig av behandlingsmåte, også der styreleder beslutter styrebehandling uten fysisk oppmøte etter dette lovforslaget. Det omfatter blant annet krav til saksforberedelse, vedtaksførhet og protokollering. Kravet til betryggende behandlingsmåte innebærer at styreleder må sørge for at saksbehandlingen er slik at styremedlemmene har praktisk mulighet til å delta.

I høringsnotatet foreslo departementet at unntak fra krav til fysisk styrebehandling bør gjelde tilsvarende for selskapsmøte, møte i bedriftsforsamlingen og møte i andre foretaksorganer. Ingen av høringsinstansene har kommentert forslaget. Departementet opprettholder forslaget. Det vises til forslaget til § 2-4, § 3-4, § 4-4, § 5-3, § 6-3 og § 6-4, og merknadene til bestemmelsene.

Departementet foreslo også at det bør gjelde unntak fra krav til fysisk møte med revisor etter revisorloven § 2-3. Samfunnsbedriftene støtter forslaget. Øvrige høringsinstanser har ikke kommentert forslaget. Departementet opprettholder forslaget. Det vises til forslaget til § 2-2 tredje ledd, § 3-2 fjerde ledd, § 4-2 tredje ledd, § 5-2 fjerde ledd og § 6-2 fjerde ledd og merknadene til bestemmelsene.

4.5.3 Generalforsamling og årsmøte

Departementet foreslo i høringsnotatet at styret kan bestemme at generalforsamling eller årsmøte kan avholdes helt eller delvis uten fysisk oppmøte, herunder ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Forslaget innebærer at aksjeeiernes rett til å møte på generalforsamling etter aksjeloven og allmennaksjeloven §§ 5-2 første ledd kan tilsidesettes ved styrebeslutning. Tilsvarende gjelder for medlemmenes rett til å møte på årsmøte i samvirkeforetak etter samvirkelova § 36 første ledd første punktum.

Schjødt fremholder at det bør fremgå av lovteksten at aksjeeiere og medlemmer ikke kan kreve fysisk møte dersom styret har kommet til at det er nødvendig og forsvarlig å avholde generalforsamling eller årsmøte uten fysisk oppmøte.

Som nevnt i punkt 4.5.2, vil bestemmelser i denne loven ved motstrid gå foran bestemmelser i lover som nevnt i forslaget § 1-2, jf. forslaget til § 1-3. Det betyr at styrets myndighet etter denne loven til å bestemme at generalforsamling eller årsmøte skal avholdes uten fysisk oppmøte, går foran aksjeeieres og medlemmers rett til å møte fysisk på generalforsamling eller årsmøte. På denne bakgrunn er det etter departementets syn ikke påkrevd å ta inn de unntakene som Schjødt foreslår. Se forslaget til § 2-3 første ledd og § 3-3 første ledd og merknadene til bestemmelsene.

Oslo byfogdembete foreslår at tingretten i tilfeller der de innkaller til generalforsamling, på samme måte som styret, skal kunne bestemme at generalforsamling skal avholdes på annen måte enn ved fysisk oppmøte.

Departementet er enig med Oslo byfogdembete i at tingretten bør ha tilsvarende kompetanse som styret, der tingretten har plikt til å innkalle til generalforsamling og årsmøte. Hensynene som begrunner at styret skal kunne bestemme at generalforsamling eller årsmøte avholdes uten fysisk oppmøte, gjelder tilsvarende der tingretten innkaller til generalforsamling eller årsmøte. Det samme gjelder for andre som etter lov eller vedtekter har myndighet til å innkalle til generalforsamling eller årsmøte. Dette omfatter blant annet allmennaksjeselskaper med bedriftsforsamling, hvor det kan bestemmes i vedtektene at generalforsamling skal innkalles av bedriftsforsamlingens leder, jf. allmennaksjeloven § 5-9 første ledd annet punktum. Etter samvirkelova § 44 første ledd kan det fastsettes i vedtektene at andre organ enn styret kan innkalle til årsmøte.

Departementet foreslår at bestemmelsene om styrets myndighet til å innkalle til generalforsamling eller årsmøte uten fysisk oppmøte i forslaget § 2-3 og § 3-3, skal gjelde tilsvarende så langt de passer for tingretten eller andre som etter lov eller vedtekter har myndighet til å innkalle til generalforsamling. Det vises til forslaget til § 2-3 femte ledd og § 3-3 syvende ledd og merknadene til bestemmelsene.

Departementet foreslo i høringsnotatet at styret bare kan treffe beslutning om møte uten fysisk oppmøte dersom det anses «nødvendig» for å kunne avholde generalforsamling eller årsmøte. Dette ble begrunnet i blant annet hensynet til eierdemokratiet og ivaretakelse av aksjeeiernes og medlemmenes rettigheter. Om nødvendighetsvilkåret skrev departementet på side 14 i høringsnotatet:

«Vilkåret om nødvendighet må anses oppfylt dersom avholdelse av generalforsamlingen eller årsmøtet ved fysisk oppmøte er i strid med myndighetenes restriksjoner, råd eller anbefalinger knyttet til utbruddet av covid-19. Det samme gjelder dersom slike restriksjoner, råd eller anbefalinger forhindrer eller vanskeliggjør at aksjeeiere eller medlemmer kan delta ved fysisk oppmøte. Eksempler på dette kan være reiserestriksjoner eller bestemmelser som gjør at en aksjeeier eller et medlem må sitte i karantene dersom vedkommende deltar ved fysisk oppmøte på generalforsamlingen eller årsmøtet.»

Ingen av høringsinstansene har hatt innsigelser mot forslaget. Departementet opprettholder forslaget. Se forslaget til § 2-3 første ledd annet punktum og § 3-3 første ledd annet punktum og merknadene til bestemmelsene.

Departementet foreslo også at styret skal sørge for at avholdelse av generalforsamling eller årsmøte er «forsvarlig». Det ble lagt vekt på at rettighetene til aksjeeiere og medlemmer må ivaretas. Departementet skrev i høringsnotatet side 14:

«Kravet om forsvarlighet kan innvirke på hvilke metoder styret kan bestemme skal tas i bruk. Løsningene som benyttes må være egnet til å sikre at aksjeeiere og medlemmer har mulighet til å ivareta sine interesser. Sentralt er at aksjeeierne har mulighet til å delta og stemme.»

Departementet skrev at styret må vurdere konkret om bruk av digitale møteapplikasjoner, video- eller telefonmøte eller andre løsninger er forsvarlig i det enkelte tilfellet. Om ren skriftlig saksbehandling, skrev departementet at hensynet til eierdemokratiet tilsier at det normalt ikke er forsvarlig med utelukkende skriftlig saksbehandling av de saker som skal behandles av generalforsamlingen eller årsmøtet, ut over de muligheter som finnes i gjeldende lovverk.

Ingen av høringsinstansene har innvendinger mot å stille krav om at styret skal sørge for at avholdelse av generalforsamling eller årsmøte er «forsvarlig». Enkelte høringsinstanser har synspunkter på hva som kan anses som en forsvarlig avholdelse.

Finans Norge skriver at de deler synspunktet om at det bør utvises tilbakeholdenhet med at generalforsamling og årsmøte kun avholdes ved skriftlig saksbehandling.

Både Schjødt og Wikborg Rein fremholder at det må vurderes konkret om skriftlig saksbehandling er forsvarlig. Schjødt skriver at «[s]vært mange aksjeselskap har berre éin eller yttarst få aksjeeigarar. I slike tilfelle kan reint skriftleg saksbehandling etter omstenda vere fullt forsvarleg». Wikborg Rein uttaler blant annet at «en behandling med skriftlig forhåndsstemme kombinert med anledning for aksjeeierne til å stille spørsmål til selskapet ved skriftlig henvendelse kan være en praktisk form for avholdelse av generalforsamling».

Departementet er enig i at styret må foreta en konkret vurdering av hvordan generalforsamling eller årsmøte skal avholdes. Relevante momenter ved vurderingen kan blant annet være sakenes karakter, eiersammensetning, antall aksjeeiere, mulige tilgjengelige teknologiske løsninger og anskaffelseskostnadene ved disse. Aksjeeiernes eller medlemmenes syn på behandlingsmåten kan også være relevant. Etter departementets syn kan skriftlig behandling ved sirkulasjon av dokumenter i enkelte tilfeller være forsvarlig. Det samme gjelder en behandling med skriftlig forhåndsstemme kombinert med anledning for aksjeeierne eller medlemmene til å stille spørsmål til foretaket ved skriftlig henvendelse. Styret må konkret vurdere om behandlingsmåten er forsvarlig. Det vesentlige er at avholdelse skjer på en måte som sikrer at aksjeeierne eller medlemmene kan ivareta sine interesser.

Kravet til forsvarlighet er tatt inn i forslaget § 2-3 annet ledd første punktum og § 3-3 annet ledd første punktum. Det vises til merknadene til bestemmelsene.

For å sikre at aksjeeiernes og medlemmenes rettigheter blir ivaretatt, foreslår departementet at styret skal sørge for at alle aksjeeiere og medlemmer kan delta og stemme, og at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på betryggende måte. I tillegg foreslår departementet at styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelse og stemmegivning, herunder forhåndsstemming uten at dette er vedtektsfestet.

Haavind skriver at de antar at kravet om at aksjeeierne kan delta og stemme, vil kunne være oppfylt for eksempel ved videostrømming av generalforsamling, selv om aksjeeierne ikke vil ha adgang til å kreve opplysninger, stille spørsmål eller fremme benkeforslag underveis. Om avholdelse av generalforsamling uten toveiskommunikasjon er forsvarlig, må etter departementets syn vurderes av styret i det enkelte tilfellet. Det vises til omtalen ovenfor av momenter som kan inngå i forsvarlighetsvurderingen.

Det vises til forslaget til § 2-3 annet ledd annet og tredje punktum og § 3-3 annet ledd annet og tredje punktum og merknadene til bestemmelsene.

Schjødt foreslår at fremgangsmåten for deltakelse ved ikke-fysisk møte bør fremgå av innkallingen, og at krav om dette tas inn i loven.

Departementet er enig i dette. Hensynet til at aksjeeierne skal kunne ivareta sine interesser, tilsier at aksjeeierne i god tid før generalforsamling får opplysninger om fremgangsmåten for å delta og stemme. Opplysningene bør etter departementets syn stå i innkallingen til generalforsamling. Departementet finner at samme krav bør gjelde ved innkalling til årsmøte i samvirkeforetak. Det vises til forslaget til § 2-3 tredje ledd og § 3-3 tredje ledd og merknadene til bestemmelsene.