4 Lettere rapportering gjennom digitalisering

Rapporteringskrav skal være relevante, nødvendige og forholdsmessige. Rapportering til myndighetene kan skje via (1) papir, (2) skjema uten forhåndsutfylling, (3) skjema med forhåndsutfylling eller (4) direkte fra digitalt fagsystem.

4.1 Hovedregelen

• Rapporteringsløsninger til myndighetene skal som hovedregel være digitale og automatiserte.
• Den mest effektive rapporteringen er såkalt maskin-til-maskin-rapportering (M2M), det vil si at rapporteringen går direkte fra bedriftens fagsystem til myndighetene med minimal belastning for virksomheten som avgir informasjonen.
• Derfor foreslår regjeringen at det skal være krav til digital bokføring.

Digitalisering og bruk av data er ikke bare virkemidler for enklere rapportering. De er også viktige forutsetninger for å styrke produktivitet, innovasjon og konkurransekraft i næringslivet.

Digital M2M-rapportering som hovedregel betyr ikke at det skal være den eneste muligheten, men myndighetene skal legge til rette for dette. Erfaring viser at næringslivet oppsøker løsninger som reduserer egen tidsbruk, og at gode løsninger for automatisert rapportering foretrekkes. Å pålegge virksomhetene automatiserte løsninger forbeholdes derfor utvalgte rapporteringer der det foreligger særskilte grunner.

Krav til digital bokføring og elektronisk faktura gir forenklingsgevinster og bidrar samtidig til å redusere mulighetene for å manipulere opplysninger. Generelt vil overgang til mer digital dataflyt fra maskin til maskin, både i verdikjedene og mellom næringslivet og myndighetene, være et viktig bidrag til å forebygge svindel og økonomisk kriminalitet. Innføring av virksomhetslommebøker vil forsterke denne effekten.

4.2 Kun én gang – flere veier til målet

Kun én gang-prinsippet har lenge vært et mål i digitaliseringspolitikken, det vil si at bedriftene bare skal levere den samme informasjonen én gang, selv om flere etater har behov for den. Tradisjonelt har kun én gang vært et spørsmål om å hente informasjon fra åpne offentlige registre, som Enhetsregisteret, eller å dele informasjon mellom myndigheter i stedet for å spørre virksomheten.

• Data skal gjenbrukes på tvers av etater.
• Enhetsregisteret er primærkilde for mange opplysninger og skal brukes av alle offentlige organer og registre i deres virksomhet.
• Det oppfordres til bruk av nasjonale fellesløsninger og til å utvikle felles datakilder for bredere bruk.

Det er etablert et samarbeidsprosjekt etter initiativ av Skate, Nasjonale grunndata, for å understøtte målet om kun én gang gjennom måten offentlige etater forvalter sine data: Dataene som samles inn skal være korrekte, oppdaterte og tilgjengelige for andre som har behov for dem. Det krever god forvaltning, tydelige roller og et felles rammeverk for hvordan data skal deles og brukes. Prosjektet ledes av Digitaliseringsdirektoratet.

Prinsippet om kun én gang må imidlertid tolkes i lys av nye teknologiske muligheter siden det finnes flere veier til målet om å redusere rapporteringsbyrden. Med digitale fagsystemer vil virksomheter kunne hente ut informasjon fra eget system. Hvis data kan hentes ut med minimal belastning, er det et alternativ til kun én gang. I dette tilfellet etterspørres riktignok den samme informasjonen gjentatte ganger, men rapporteringen skjer automatisk. Automatisert rapportering betyr at omfanget og frekvensen på rapporteringen blir mindre relevant når rapporteringsbyrden skal estimeres.

4.3 Systematisk måling av oppnådde resultater

Oppgaveregisteret gir en oversikt over opplysninger som næringsdrivende plikter å rapportere til statlige myndigheter, inkludert tidsbruk knyttet til de enkelte pliktene og volumtall, det vil si totalt antall rapporteringer for en gitt rapporteringsplikt (skjema). Registeret forvaltes av Brønnøysundregistrene. Et oppdatert og mer komplett Oppgaveregister vil kunne gi bedre informasjon om rapporteringspliktene og digitaliseringsgraden, og et bedre kunnskapsgrunnlag for å identifisere de største forenklingsgevinstene.

• Oppgaveregisteret skal oppdateres som verktøy for forenkling og for måling av resultater.
• Andre kilder som kan bidra til en samlet oversikt over rapporterings- og dokumentasjonskravene, er blant annet Felles datakatalog (data.norge.no), Altinns skjemakatalog og etatenes plikt til å dokumentere datakilder i henhold til dataforvaltningsloven.
• Måling av rapporteringsbyrder skal også skje i samarbeid med relevante etater og systemleverandører.

Indikatorer for oppnådde resultater vil være

• reduksjon i antall oppgaveplikter som leveres på papir eller fra elektroniske skjemaer uten forhåndsutfylling
• økning i antall oppgaveplikter som kan leveres fra maskin-til-maskin eller fra elektroniske skjemaer med forhåndsutfylte felt.

4.4 Samarbeid med systemleverandørene

Gode fagsystemer utviklet av privat næringsliv har vært og er av avgjørende betydning for å gjøre hverdagen enklere for virksomhetene, store som små. Myndighetene må derfor i sitt digitaliseringsarbeid ha god samhandling med systemleverandørene og brukerne av systemene.

• Etablerte møteplasser mellom myndighetene og næringslivet er viktige for å prioritere og koordinere initiativer som systemleverandørene må forholde seg til, og for å unngå at for mange gjennomføringsfrister sammenfaller.

Elementer i en beste praksis som myndighetene skal følge i sin samhandling med systemleverandørene, er:

• Systemleverandørene skal involveres tidlig, dvs. i konseptfasen.
• Etatene skal ha klare rutiner for å ta imot innspill, synliggjøre dem og svare dem ut.
• Etatene skal ha kontaktpersoner som gjør det enkelt for leverandørene å få raske avklaringer.

4.5 Fra plikt til flyt

Myndighetsrapportering utgjør en begrenset del av den totale, administrative belastningen i en bedrift. En stor del er knyttet til arbeid med å samle inn opplysninger, registrere, aggregere og kvalitetssikre disse, for å rapportere til egen ledelse, bank, kunder og investorer. Forsøk på å begrense denne belastningen gjennom å sette rammer for hvilken informasjon foretak kan kreve av andre i verdikjeden, slik Omnibus I-direktivet gjør for bærekraftsrapportering, er viktig, men løser bare deler av problemet. Myndighetsrapporteringen er gjerne noe som skjer sent i en slik informasjonsverdikjede. Manuelle steg tidlig i kjeden er arbeidskrevende, gir fare for feil, mulighet for manipulering, og merarbeid i de senere stegene. Til gjengjeld gir strukturerte data, automatiserte prosesser og digital tilgang på referansedata av høy kvalitet mindre manuelt arbeid, bedre datakvalitet og redusert risiko for manipulering.

Myndighetene stiller en rekke krav til bruk av standarder og systemer. Ved innføring av disse kravene har myndighetenes behov ofte vært førende, og det har blitt lagt for lite vekt på hvordan de tekniske kravene også kan spille en rolle i å forenkle informasjonsverdikjeden i bedriften. Elektronisk handelsformat (EHF) ble for eksempel innført for å effektivisere anskaffelsesprosessene i offentlig sektor, og tanken var at næringslivet selv ville ta ansvar for å realisere gevinstpotensialet på sin side. Erfaringen er at dette er mer utfordrende enn først antatt, og derfor har regjeringen fått på plass et lovkrav, godt støttet av næringslivets interesseorganisasjoner.

For å øke produktiviteten og konkurranseevnen til norsk næringsliv vil regjeringen samarbeide med næringslivet om et langsiktig målbilde for å øke automatiseringsgraden i bedriftene og forbedre samspillet mellom næringslivets og myndighetenes systemer. Målbildet, som benevnes «Fra plikt til flyt», vil ta utgangspunkt i de byggesteinene som er på plass eller under innføring – blant annet pliktig digital bokføring og digitale virksomhetslommebøker – og identifisere nødvendige tiltak. Aktuelle tiltak som støtter opp under automatisering, kan være videreutvikling av standarder, insentiver for økt bruk og deling av data fra offentlig sektor.

Sentralt i et slikt målbilde er også muligheten for at opplysninger kan kontrolleres mot flere kilder i nær sanntid, og at revisjonsspor kan følge med, noe som reduserer muligheten for manipulasjon og svindel. Dermed blir effekten ikke bare forenkling, men også forebygging av økonomisk kriminalitet.

På enkelte områder kan det være mulig at rapporteringen bortfaller helt, selv om myndighetene fortsatt har behov for informasjonen. Et eksempel er at myndighetene henter informasjonen direkte fra transaksjonsdata eller får direkte tilgang til særskilte data hos virksomhetene. Når digitale virksomhetslommebøker er etablert, vil myndighetene kunne hente informasjon direkte fra disse.

Digital og automatisert rapportering som hovedregel forutsetter at data foreligger i digitale formater. Standardformater som elektronisk handelsformat (EHF), standard for elektronisk utveksling av regnskapsdata (SAF-T) og standardisert tilgang til banktransaksjoner (PSD2) er eksempler på digitale formater som fremmer digitalisering.

Teknologiske muligheter fremover er:

• digitale virksomhetslommebøker
• standardiserte API-er som gjør det mulig å automatisere rapportering
• automatisk validering av data, det vil si at feil blir stoppet før innsending

KI-baserte løsninger kan bidra til ytterligere forenkling ved å automatisere dataklassifisering, foreslå korrekte rapporteringskoder, identifisere avvik og redusere feil. KI kan også brukes til å analysere store datamengder og gi myndighetene bedre innsikt uten å øke rapporteringsbyrden for virksomhetene.

4.6 Digitale lommebøker

Digitale lommebøker representerer et paradigmeskifte i måten personer og virksomheter håndterer og deler digital informasjon. Der tradisjonell eID primært handler om autentisering, det vil si å bekrefte hvem man er, går lommebøkene vesentlig lenger. De gjør det mulig å oppbevare, forvalte og dele verifiserbare digitale bevis på en måte som gir brukeren selv kontroll over egne data. Slike bevis kan være alt fra førerkort og vitnemål til firmaattester, skatteattester og miljøsertifiseringer. Bevisene er gyldige i sanntid og kan trekkes tilbake umiddelbart hvis grunnlaget endres, noe som er et kvalitativt skritt fremover sammenlignet med statiske PDF-dokumenter.

Det juridiske rammeverket for digitale lommebøker er eIDAS 2.0-forordningen, vedtatt av EU-parlamentet i februar 2024 og trådt i kraft i mai samme år. Forordningen pålegger alle EU-land å tilby innbyggerne en gratis personlig lommebok på høyt sikkerhetsnivå innen november 2026. De fleste brukersteder i EU er forpliktet til å akseptere dem innen fjerde kvartal 2027. Parallelt har EU-kommisjonen lagt frem et forslag til regelverk for virksomhetslommebøker (European Business Wallet). Disse skal gjøre det enklere for bedrifter å bevise sin identitet, dele dokumentasjon og kommunisere sikkert med offentlige myndigheter og andre virksomheter på tvers av landegrensene. Ifølge Kommisjonen kan gevinsten for næringslivet utgjøre opp mot 150 milliarder euro årlig i redusert administrativ byrde.

Virksomhetslommebøkene er ikke selvstendige systemer; de er avhengige av den samme identitetsforvaltningen som personlommebøkene bygger på, herunder sikker utstedelse og pålitelig kobling til personidentitet.