Prinsipper for digitaliseringsprosjekter

I Meld. St. 27 (2015-2016) har regjeringen fastsatt fem prinsipper for digitaliseringsprosjekter. Prinsippene handler om å redusere størrelsen og kompleksiteten i de enkelte prosjektene, og å rette oppmerksomheten mot det kontinuerlige arbeidet med å forbedre og forenkle offentlig sektor.

Flere internasjonale undersøkelser dokumenterer hvor utbredt det er at digitaliseringsprosjekter leverer vesentlig mindre nytte enn forutsatt. Ca. ti prosent av investeringene i IKT-utvikling gir ikke resultater i det hele tatt.

Noen av årsakene til dette kan være:

  • Mange prosjekter har høyt ambisjonsnivå og stor kompleksitet. Dette gir høy risiko.
  • Enkelte prosjekter har mål som ikke passer overens med virksomhetens reelle behov.
  • Virksomhetene mangler tilstrekkelig erfaring og kompetanse til anskaffelse og gjennomføring.
  • Anskaffelsesprosessen gjør ofte at den mest optimistiske – og ikke nødvendigvis den beste – leverandøren vinner.
  • Prosjektene går over flere år. Dette øker risikoen for at valgt teknologi er utdatert ved lansering.
  • Urealistiske beregninger av nytte, og manglende evne til å utnytte mulighetene og ta ut gevinstene ved en ny løsning når prosjektet er over.

Arbeidet med å fornye, forenkle og forbedre er avgjørende for at offentlig sektor skal være i stand til å møte fremtidens utfordringer.. Dette er et vedvarende arbeid, særlig innen digitaliseringsfeltet. Forenkling og forbedring må skje kontinuerlig, og i små steg, ikke gjennom store prosjekter.

Prinsipper for å redusere risiko og øke nytten ved digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor:

  1. Start med behov
    Start prosjektet med å forstå hva de som skal bruke løsningene trenger. Tenk sammenhengende tjenester, uavhengig av sektor og forvaltningsnivå. Husk å også vurdere regelverket. Involver brukerne tidlig og ha dem med i hele prosessen.

    Finn ut hva som er mål og ønskede effekter. Vær mindre opptatt av hvilke løsninger som kan være aktuelle. Inviter markedet til å gi innspill om hvordan behovet kan dekkes.

  2. Tenk stort – start smått
    Sett ambisiøse mål og tenk helhetlig. Reduser prosjektstørrelse og ambisjonsnivå i det enkelte prosjekt. Del større satsinger i mindre kompliserte prosjekter med hyppige leveranser. Slik blir risikoen lavere og gevinstene kan realiseres raskere.

    Ta hensyn til fremtidig forvaltning av løsningen allerede i planleggingsfasen.

  3. Velg riktig samarbeidspartner
    For å få den beste leverandøren må du vite hvor du vil, men være åpen for hvordan du kommer dit. Ikke ha alle svar på forhånd, men la leverandørene foreslå gode løsninger. Velg en kontraktsform som er tilpasset prosjektet og som gir god styring.

  4. Sørg for riktig kompetanse og god lederforståelse
    Digitaliseringsprosjekter er virksomhets- og forvaltningsutvikling. Dette påvirker organisering og arbeidsprosesser, noe som krever tverrfaglig kompetanse, forståelse og forankring hos ledelsen.

    Sørg for at prosjektet styres på en kompetent måte og bruk en prosjektmodell basert på god praksis.

  5. Lever hyppig –skap nytte hele veien
    Sørg for hyppige leveranser underveis i prosjektet.  Juster løsningen basert på tilbakemeldinger fra brukerne. Realiser gevinster både i løpet av prosjektet og i etterkant.

Disse prinsippene må ses i sammenheng med kravene om bruk av prosjektmodell etter beste praksis, jf. Digitaliseringsrundskrivet.