Det er Sivil klareringsmyndighet (SKM) som er ansvarlig for avgjørelser om sikkerhetsklareringer. Utenriksdepartementet har ansvar for å autorisere sine ansatte. Både sikkerhetsklarering og autorisasjon kreves for at noen skal ha tilgang til gradert informasjon. 

Sikkerhetsklareringer i sivil sektor  

SKM tar avgjørelsen i alle klareringssaker som klareringsmyndighet for utenrikstjenesten. At sikkerhetsklareringene gjøres av en myndighet som er uavhengig av Utenriksdepartementet skal sikre både rettsikkerheten for den enkelte ansatte og at det treffes riktige avgjørelser om den enkeltes skikkethet for å klareres. Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) er klageinstans for SKMs avgjørelser om sikkerhetsklarering.  

En sikkerhetsklarering er en formell beslutning om en persons sikkerhetsmessige skikkethet til å få tilgang til skjermingsverdig informasjon eller objekter, basert på en helhetsvurdering av pålitelighet, lojalitet og dømmekraft. Det er et forebyggende tiltak etter sikkerhetsloven for å beskytte nasjonale sikkerhetsinteresser. I tillegg vurderer SKM andre forhold som kan føre til at den enkelte eller nærstående utsettes for ulike type trusler som kan føre til press til å handle i strid med nasjonale sikkerhetsinteresser. 

Hva er UDs rolle? 

Når Utenriksdepartementet ber om at en ansatt skal sikkerhetsklareres er det fordi den ansatte skal ha tilgang til informasjon som er gradert etter sikkerhetsloven. Det er mange i utenrikstjenesten som har behov for dette, men det gjøres likevel en individuell vurdering av behovet for den enkelte ansatte. Krav til klaring og hvilket nivå for stillinger i utenrikstjenesten kommer frem av stillingsutlysningen. For alle ambassadører er det stilt krav om sikkerhetsklarering og autorisasjon, minst på nivå HEMMELIG og NATO SECRET.  

Når SKM har tatt en avgjørelse om sikkerhetsklarering, er det Utenriksdepartementet som autoriserer den ansatte (se mer om autorisasjon under).  

Utenriksdepartementet og SKM har gode rutiner for å dele relevante opplysninger med hverandre.   

Autorisasjon og innholdet i en autorisasjonssamtale 

Før en sikkerhetsklarert person kan gis tilgang til gradert informasjon må han eller hun autoriseres. Den ansatte med behov får autorisasjon hvis det ikke kommer fram opplysninger som gir rimelig grunn til å tvile på om han eller hun er sikkerhetsmessig skikket. Det er ofte nærmeste leder som er autorisasjonsansvarlig for sine ansatte og skal ha en autorisasjonssamtale før en ansatt gis autorisasjon. Autorisasjonssamtale kan også holdes ved reklarering, når en autorisert selv ber om det eller når autorisasjonsansvarlig ellers finner grunn til det. Det er et krav om at opplysninger skal dokumenteres. Det er utarbeidet rutiner, veileder og et skjema for samtalen.  

Utenriksdepartementet har ikke mulighet til å kommentere hva enkeltansatte har opplyst om i slike samtaler.  

Utenriksdepartementet har ansvar for å informere SKM om opplysninger som gir rimelig grunn til å tvile på at en autorisert person er sikkerhetsmessig skikket. Det kan være nye opplysninger som blir kjent gjennom, for eksempel gjennom media, eller ved eventuelle varsler av mulig betydning for vurdering av sikkerhetsmessig skikkethet. 

Autorisasjon knyttes til en stilling. Ved stillingsskifte eller i tilfeller der man fritas fra arbeidsplikten vil autorisasjonen automatisk bortfalle. All tilgang til gradert informasjon vil da opphøre. Behovet for tilgang til gradert informasjon i ny stilling avgjør hvilket nivå autorisasjonen gis for, eventuelt om ny stilling medfører behov for re-klarering. 

Den enkeltes ansvar og plikt til å varsle  

En person som er sikkerhetsklarert og autorisert har en plikt til umiddelbart å varsle om forhold som kan være av betydning for om vedkommende er sikkerhetsmessig skikket (lovdata.no). Det skal varsles til autorisasjonsansvarlig, som sammen med UDs sikkerhetsansvarlige gjør en vurdering av om de innkommende opplysningene skal sendes videre til SKM.  

Varslingsplikten omfatter blant annet forhold som kan føre til at personen selv, eller personens nærstående, utsettes for trusler mot liv, helse, frihet eller ære, slik at personen kan bli presset til å handle i strid med nasjonale sikkerhetsinteresser. Dersom det fremkommer opplysninger som gir rimelig grunn til å tvile på at en autorisert person er sikkerhetsmessig skikket, kan autorisasjonen tilbakekalles eller suspenderes. 

Hvis noen unnlater å varsle, vil også det være en del av den totale vurderingen av en persons sikkerhetsmessige skikkethet. SKM kan også selv vurdere en sak på nytt dersom den blir kjent med nye opplysninger av betydning.