10 Bekreftelse og kontroll med elektronisk avstemning på generalforsamlingen
10.1 Innledning
Europaparlaments- og rådsdirektiv 2007/36/EF (aksjonærrettighetsdirektivet) gjelder utøvelsen av visse rettigheter for aksjeeiere i noterte selskaper. Europaparlaments- og rådsdirektiv (EU) 2017/828 (endringsdirektivet) endrer aksjonærrettighetsdirektivet med hensyn til å fremme langsiktig aksjeeierengasjement.
Regjeringen fremmet Prop. 135 L (2018–2019) Endringer i aksjelovgivningen mv. (langsiktig eierskap i noterte selskaper mv.) for Stortinget 21. juni 2019. I proposisjonen ble det foreslått regler for gjennomføring av deler av endringsdirektivet. Lovforslagene ble gjennomført i lov 6. desember 2019 nr. 77 om endringer i aksjelovgivningen mv. (langsiktig eierskap i noterte selskaper mv.).
I Prop. LS (2020−2021) Endringer i aksjelovgivningen mv. (åpenhet om eierskap og deltakelse på generalforsamlingen) og samtykke til godkjenning av EØS-komiteens beslutning nr. 235/2020 og 236/2020 om innlemmelse i EØS-avtalen av direktiv (EU) 2017/828 og forordning (EU) 2018/1212 fremmer regjeringen forslag om regler for gjennomføring av øvrige deler av endringsdirektivet, med to unntak. Det ene gjelder regler i endringsdirektivet om bekreftelse av mottak av elektronisk stemmegivning. Departementet anser at slike regler har nær sammenheng med gjennomføring av møter i foretakslovgivningen. Regler om bekreftelse av mottak av elektronisk stemmegivning er derfor behandlet i dette kapittelet. Det andre unntaket gjelder krav i endringsdirektivet artikkel 3j om voteringsrådgivere. Forslag til regler som gjennomfører endringsdirektivets krav til voteringsrådgivere, vil bli fremmet i en egen proposisjon til Stortinget. Det tas sikte på at dette skjer våren 2021.
10.2 Gjeldende rett
Det følger av allmennaksjeloven § 5-8 a første ledd at styret kan beslutte at aksjeeierne kan delta på generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, herunder at de kan utøve sine aksjeeierrettigheter elektronisk. Dette kan fravikes i selskapets vedtekter. Bestemmelsen gjennomfører aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 om at selskapene skal kunne gi aksjeeierne adgang til å delta og stemme på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Styret kan bare treffe beslutning om adgang til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen dersom det sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen, og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamlingen er oppfylt. Selskapet kan også vedtektsfeste at aksjeeierne kan avgi stemme skriftlig før generalforsamlingen, blant annet ved bruk av elektronisk kommunikasjon, jf. allmennaksjeloven § 5-8 b.
Det er ikke krav i allmennaksjeloven om at selskapet skal bekrefte mottak av elektronisk stemme eller om denne er gyldig registrert.
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder eller av den styret har utpekt jf. allmennaksjeloven § 5-12 første ledd. Den som åpner møtet, skal før første avstemning opprette en fortegnelse av de aksjeeiere som har møtt, enten selv eller ved fullmektig, jf. allmennaksjeloven § 5-13. Fortegnelsen skal angi hvor mange aksjer og stemmer hver av dem representerer. Fortegnelsen skal omfatte både de som har møtt fysisk, de som deltar ved elektronisk avstemning og de som har forhåndsstemt. Generalforsamlingen velger deretter møteleder, jf. allmennaksjeloven § 5-12 tredje ledd, med mindre vedtektene fastsetter hvem som skal være møteleder.
Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 5-16 første ledd. Der det er relevant for utfallet av avstemningen, skal protokollen angi hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, henholdsvis samlet, for og mot den enkelte beslutningen, jf. § 5-16 andre ledd. Eksempler hvor dette vil være relevant er der et forslag krever tilslutning fra en viss del av representert kapital, jf. Ot.prp. nr. 46 (2008–2009) Om lov om endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven mv. (gjennomføring av aksjonærrettighetsdirektivet i norsk rett mv.) punkt 3.16. Det er ikke ytterligere krav om at protokollen må angi hvem som stemte for eller mot et forslag, og det er heller ikke krav til at protokollen skal gjengi drøftelser på generalforsamlingen. Protokollen kan imidlertid være mer omfattende enn lovens krav.
Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet, og oppbevares på en betryggende måte i hele selskapets levetid, jf. allmennaksjeloven § 5-16 tredje ledd. Selskapet har ikke plikt etter aksjelovgivningen til på eget initiativ å sende kopi av protokollen til aksjeeierne. Noterte allmennaksjeselskaper har plikt til å offentliggjøre utfallet av avstemningene på generalforsamlingen, jf. forskrift 6. juli 2009 nr. 983 om selskapets opplysningsplikt før og etter generalforsamlingen i visse allmennaksjeselskaper § 4.
10.3 Endringsdirektivets krav
Endringsdirektivets overordnede formål er å styrke aksjeeierrettighetene. I fortalen punkt 10 fremheves betydningen av at aksjeeiere som stemmer på generalforsamlingen kan få bekreftelse på at deres stemme har blitt tatt hensyn til. Det står også at hver aksjeeier som har stemt på generalforsamlingen, bør ha mulighet til i etterkant av generalforsamlingen å kontrollere om vedkommendes stemme har blitt gyldig registrert og talt opp av selskapet.
Endringsdirektivet artikkel 3c nr. 2 gir regler om bekreftelse av elektronisk stemmegivning. Etter artikkel 3c nr. 2 første avsnitt skal medlemsstatene sikre at det ved elektronisk stemmegivning sendes en elektronisk bekreftelse på mottak av stemmen, til den som har avgitt stemmen.
Etter artikkel 3c nr. 2 andre avsnitt skal medlemsstatene sikre at en aksjeeier, eller en tredjepart utpekt av aksjeeieren, i etterkant av generalforsamlingen kan innhente en bekreftelse på at deres stemmer er gyldig registrert og talt opp av selskapet, med mindre disse opplysningene allerede er tilgjengelige for dem. Medlemsstatene kan fastsette en frist for når slik anmodning må fremmes. En slik frist kan ikke være lengre enn tre måneder fra avstemningsdatoen.
Kommisjonen kan vedta rettsakter som nærmere fastsetter minimumskrav med hensyn til format og tidsfrister, jf. artikkel 3c nr. 3. Slike krav er fastsatt i gjennomføringsforordning (EU) 2018/1212.
10.4 Forslaget i høringsnotatet
I høringsnotat 31. januar 2019 foreslo departementet bestemmelser om bekreftelse og kontroll med elektronisk deltakelse. I høringsnotatet 18. november 2019 ble det foreslått mindre justeringer i ordlyden til forslaget i høringsnotatet av 31. januar 2019. For nærmere omtale av disse høringene vises det til Prop. LS (2020−2021) Endringer i aksjelovgivningen mv. (åpenhet om eierskap og deltakelse på generalforsamlingen) punkt 2.4 og 2.5.
Departementet foreslo å endre allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b om elektronisk deltakelse på generalforsamling og skriftlig stemmegivning før generalforsamling (forhåndsstemme). Det ble foreslått å innføre plikt for allmennaksjeselskaper til å sende elektronisk bekreftelse på mottatt stemme når avstemningen skjer elektronisk. Plikten ble foreslått å gjelde både der aksjeeieren deltar på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og ved elektronisk forhåndsstemmegivning.
I tillegg ble det foreslått at aksjeeiere som avgir sin stemme på generalforsamlingen, skal kunne be om bekreftelse på at stemmen er registrert og tatt med i avstemningen. Dette gjelder ikke hvis opplysningene allerede er tilgjengelige for aksjeeierne, for eksempel i protokollen.
Endringsdirektivet gir adgang til å fastsette en frist for å be om bekreftelse, oppad begrenset til tre måneder. I høringsnotatet ble det foreslått å ikke benytte denne adgangen. Det ble vist til at det ikke er et krav for når generalforsamlingsprotokollen skal gjøres tilgjengelig for aksjeeierne, og at aksjeeierne må ha anledning til å se protokollen før de eventuelt ber om bekreftelse.
Særlig om unoterte allmennaksjeselskaper
Endringsdirektivet gjelder bare for noterte allmennaksjeselskaper. I høringsnotatet ble det foreslått at plikten til å sende elektronisk bekreftelse på mottatt og gyldig registrert stemme, også skal gjelde for unoterte allmennaksjeselskaper. Det ble vist til at reglene er utformet med sikte på store selskaper med stor eierkrets, og at dette hensynet kan gjøres gjeldende også for unoterte selskaper.
I høringsnotatet vurderte departementet at de foreslåtte reglene om bekreftelse ved elektronisk stemmegivning, ikke vil innebære en stor administrativ byrde for selskapene. Det ble vist til at reglene forutsetter utvikling av elektroniske løsninger for bekreftelse, og at dette er løsninger som også kan benyttes av unoterte allmennaksjeselskaper. Det ble også vist til at slike elektroniske løsninger kan redusere de administrative byrdene for selskapene, ved behandling av anmodninger om bekreftelse på stemmegivning fra aksjeeierne.
10.5 Høringsinstansenes syn
Flere høringsinstanser har kommentert forslaget om at allmennaksjeselskaper skal sende bekreftelse på at elektroniske stemmer er mottatt, gyldig registrert og talt opp.
Den Norske Advokatforening støtter at et slikt krav innføres for både allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper. De skriver at dette er et rimelig minstekrav til elektroniske avstemningssystemer.
Også Den norske Revisorforening(Revisorforeningen) støtter departementets forslag. Revisorforeningen skriver at bekreftelse av elektronisk avgitt stemme kan styrke tilliten til generalforsamlinger som gjennomføres digitalt. Det kan ifølge Revisorforeningen bidra til å fremme bruken av digitale løsninger, som gir aksjeeierne bedre mulighet til å utøve sin eiermakt i praksis.
Regelrådet skriver at direktivet ikke stiller konkrete krav til hvordan elektronisk bekreftelse skal gis, og vektlegger derfor behovet for at forslaget gir selskapene tilstrekkelig frihet og handlingsrom til å finne egnede, effektive og kostnadsbesparende løsninger.
Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) skriver at reglene i allmennaksjeloven må tilpasses de ordninger vi har for å gjennomføre generalforsamlinger i dag. NHO skriver at slik de oppfatter den svenske utredningen av direktivets artikkel 3c nr. 2, så er bestemmelsen i praksis bare aktuell ved forhåndsstemmegivning. De ber departementet vurdere dette nærmere. NHO viser videre til at endringsdirektivets intensjon knyttet til stemmegivning, bør anses oppfylt ved opprettelse av fortegnelse over møtende aksjeeiere etter allmennaksjeloven § 5-13. Om forhåndsstemmegivning skriver NHO at det bør være tilstrekkelig for å oppfylle kravet i endringsdirektivet, at selskapet gir en generell bekreftelse på at aksjeeierens stemme er mottatt, uten at det er krav til å spesifisere hva stemmen går ut på.
Som kommentar til kravet i artikkel 3c nr. 2 andre avsnitt om bekreftelse på at stemmen er gyldig medregnet, skriver NHO at det først er på generalforsamlingen det blir endelig klart hvilke forslag aksjeeierne kan stemme over. Organisasjonen viser til at forslag kan bli satt frem, trukket eller endret på generalforsamlingen, så lenge saken er satt opp i innkallingen. NHO skriver at så langt det er mulig innenfor endringsdirektivet, bør ikke selskapet ha plikt til hverken å angi hvilke forslag det er avgitt stemmer over, eller forklare aksjeeiere hvorfor deres stemmer eventuelt ikke er regnet med.
Med hensyn til en eventuell tidsfrist for aksjeeierne for å be om bekreftelse, skriver NHO at det er en byrde for selskapene dersom aksjeeierne har en tidsubegrenset rett til å be om bekreftelse på at stemmen er registrert. Til slutt viser NHO til at forslaget må hensynta regler fastsatt av Kommisjonen i medhold av artikkel 3c nr. 3.
Oslo Børs ASA og Verdipapirsentralen ASA (VPS) skriver i felles høringsinnspill at siden forslaget ikke innebærer en begrensning med hensyn til hvor lang tid etter generalforsamlingen bekreftelse kan etterspørres, betyr det at opplysningene i prinsippet ikke kan slettes. De ber om at kravene til oppbevaringstid klargjøres, og at kravene til behandling av personopplysninger hensyntas.
10.6 Departementets vurdering
10.6.1 Bekreftelse og kontroll med elektronisk stemmegivning i noterte selskaper
Departementet foreslår at det innføres krav for allmennaksjeselskaper med aksjer notert på regulert marked (noterte selskaper) til elektronisk å bekrefte mottak av stemmen til den som har avgitt stemmen, ved elektronisk stemmegivning på generalforsamlingen. Det foreslås også at aksjeeiere innen fire uker etter generalforsamlingen, kan kreve bekreftelse fra selskapet på at stemmen er gyldig registrert og medregnet. Forslaget svarer i hovedsak til forslaget i høringsnotatet 31. januar 2019, og gjennomfører kravet i endringsdirektivet artikkel 3c nr. 2 første og andre avsnitt.
Regelrådet skriver at direktivet ikke stiller konkrete krav med hensyn til hvordan bekreftelse skal gis, og vektlegger betydningen av at eventuelle regler gir selskapene tilstrekkelig frihet og handlingsrom til å finne egnede, effektive og kostnadsbesparende løsninger.
Departementet ser betydningen av at selskapet har frihet til å finne egnede, effektive og kostnadsbesparende løsninger. Slike løsninger må imidlertid være i samsvar med minimumskravene i allmennaksjeloven med hensyn til gjennomføring av elektronisk generalforsamling, eller elektronisk deltakelse på fysisk generalforsamling. Kravene skal gi selskapene tilstrekkelig fleksibilitet til å finne egnede og effektive løsninger knyttet til gjennomføring av generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler, samtidig som de ivaretar aksjeeiernes rettigheter og sikrer en forsvarlig avvikling av generalforsamlingen. Departementet ser ikke behov for ytterligere regelendringer.
Departementet deler ikke NHOs synspunkt om at bekreftelse for avgitt stemme i praksis bare er aktuelt ved forhåndsstemmer. Direktivkravet er nøytralt utformet, og omfatter tilfeller hvor det også stemmes elektronisk på generalforsamlingen. Dette er også det som er lagt til grunn i den svenske gjennomføringen av direktivkravet i aktiebolagslagen § 69 og § 70.
Etter departementets syn kan heller ikke kravene i endringsdirektivet artikkel 3c oppfylles ved henvisning til fortegnelsen av møtende aksjeeiere etter allmennaksjeloven § 5-13. Departementet viser til at det ikke er et krav etter allmennaksjeloven § 5-13 at fortegnelsen skal inneholde opplysninger om hvordan stemmene er avgitt, eller om de er medregnet ved stemmegivningen i den enkelte sak på dagsorden.
NHO skriver at det først er på generalforsamlingen det endelig blir klart hvilke forslag aksjeeierne kan stemme over. Organisasjonen viser til at saker som er oppført i innkallingen kan bli trukket eller at nye forslag kan bli satt frem. NHO skriver at lovforslaget bør ta hensyn til dette innenfor direktivets rammer.
Departementet bemerker at forslaget ikke medfører endringer i allmennaksjelovens bestemmelser om adgang til å fremsette nye forslag som ikke er meddelt i innkallingen, endring av vedtak innenfor rammen av innkallingen eller aksjeeiernes adgang til å trekke forslag. Lovforslaget inneholder bare krav til at avgitte elektroniske stemmer skal bekreftes, og at aksjeeierne i etterkant av generalforsamlingen kan be om bekreftelse på om stemmen er gyldig avgitt og medregnet. Departementet ser derfor ikke behov for å endre forslaget.
NHO, Oslo Børs ASA og VPS viser til at endringsdirektivet åpner for at det kan fastsettes en tidsfrist for aksjeeierne til å be om bekreftelse på at stemmene er gyldig avgitt og medregnet. Høringsinstansene skriver at fraværet av slik tidsfrist medfører en byrde for selskapene, og at dersom det ikke er en frist, kan opplysningene i prinsippet ikke slettes.
Departementet er enig med høringsinstansene i at en tidsubegrenset rett til å be om bekreftelse, vil være en unødig byrde for selskapene. Departementet foreslår derfor at det settes en frist. Departementet viser til den svenske aksjeloven hvor fristen er fire uker etter generalforsamlingen, jf. aktiebolagslagen § 70 andre ledd. Departementet vurderer at en frist på fire uker vil gi aksjeeierne tilstrekkelig tid til å områ seg og be om bekreftelsen, samtidig som det ikke vil påføre selskapene en uforholdsmessig byrde. Departementet legger også vekt på at en bestemt frist kan virke konfliktreduserende.
Departementet foreslår en frist for aksjeeierne på fire uker etter generalforsamlingen, til å be om bekreftelse fra selskapet på at deres stemmer er gyldig avgitt og medregnet. Se lovforslagene til allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b.
10.6.2 Bekreftelse og kontroll med elektronisk stemmegivning i unoterte allmennaksjeselskaper
Departementet foreslo i høringsnotatet 31. januar 2019 at kravet til bekreftelse skal gjelde for alle allmennaksjeselskaper. Endringsdirektivet gjelder bare for noterte allmennaksjeselskaper.
NHO skriver i sitt høringsinnspill at organisasjonen ikke er enig i at forslaget skal få virkning for unoterte allmennaksjeselskaper, og skriver at dette fremstår som en overoppfyllelse av endringsdirektivet.
Etter departementets syn bør ikke næringslivet påføres unødige kostnader og administrative byrder. Ulike regler har imidlertid også en økonomisk kostnad. Departementet viser for øvrig til at flere bestemmelser i allmennaksjeloven gjennomfører direktivkrav for noterte selskaper. Noen av direktivkravene er bare gjennomført for noterte selskaper, mens andre gjelder for alle allmennaksjeselskaper. Eksempel på det første er allmennaksjeloven § 5-11 b om særregler for innkalling og informasjon i tilknytning til generalforsamlingen i noterte selskaper, som gjennomfører krav i aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 5 og 14. Reglene om elektronisk deltakelse på generalforsamling og forhåndsstemmegivning i allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b, som gjennomfører aksjonærrettighetsdirektivet artikkel 8 og 12, gjelder derimot for alle allmennaksjeselskaper.
Forslaget vil etter departementets vurdering ikke medføre vesentlig økte byrder for unoterte allmennaksjeselskaper. Departementet mener den foreslåtte reguleringen er et rimelig minstekrav til elektroniske avstemningssystemer i allmennaksjeselskaper. Kravet til bekreftelse på avgitt stemme kan dessuten, som Revisorforeningen skriver, fremme tilliten til avstemninger ved bruk av elektroniske hjelpemidler, og dermed bidra til økt elektronisk deltakelse på generalforsamlingen. Departementet opprettholder derfor forslaget i høringsnotatet om at reglene om bekreftelse og kontroll med elektronisk stemmegivning, også skal gjelde for unoterte allmennaksjeselskaper.
Se lovforslagene til allmennaksjeloven § 5-8 a og § 5-8 b.